Autor: Dr. Paul Arellano Sarasti

Como respuesta a la realidad que vive no solo la sociedad ecuatoriana, si no a la realidad mundial, el hecho del avance tecnológico y la necesidad de evitar el contacto físico, surge la implementación del servicio notarial telemático, como un importante paso que sin duda revoluciona el servicio notarial y pone a Ecuador entre los primeros países de Latinoamérica en implementar este servicio; pero, en que consiste la “Telemática”

Es decir, al incorporarse al servicio notarial el uso de tecnología de la Información y Comunicación TIC, permite la implementación del servicio notarial telemático de manera virtual con el uso de las nuevas tecnologías.

La base legal de este importante avance tiene cuatro pasos que los detallamos a continuación:

La más importante, sin desmerecer a las otras normas, es sin duda la disposición Transitoria Décima Segunda de la Ley Orgánica de Apoyo Humanitario, que permite la comparecencia telemática con la misma eficacia que la física.

Es decir que los usuarios del servicio público notarial, pueden otorgar actos y contratos desde la comodidad de su casa, solo necesitan tener acceso a internet, un computador o tableta inteligente, y contra con una firma electrónica válida en el Ecuador.

PASOS A SEGUIR

1.Solicitud de actos notariales de forma electrónica

Los usuarios que requieren el servicio notarial podrán realizar solicitudes de actos notariales de forma electrónica, tomando en cuenta lo siguiente:

  1. La solicitud del acto notarial debe realizarse mediante correo electrónico personal del usuario que requiere el servicio, al correo propio de cada notaría, donde se incluya los siguientes datos:
  • Nombres y Apellidos
  • Cédula
  • Ciudad
  • Requerimiento
  1. Cada notaría debe contar con al menos una cuenta de correo electrónico con la que se debe dar servicio al usuario.
  1. El usuario solicitante y los demás intervinientes en el acto notarial, deberán contar con firma electrónica, las cuales serán validadas por el notario.
  1. El usuario podrá solicitar el servicio únicamente a la notaría en el cantón donde se encuentre ubicado. La o el notario ejercerá su función dentro del cantón de su competencia, dejando constancia en el acto, para lo cual, deberá verificar que en la petición conste una declaración de la o el requirente de que su ubicación es en el lugar donde ha requerido la prestación del servicio notarial. Si se solicita el servicio a una notaría de un cantón diferente al que el compareciente se encuentre físicamente, la solicitud será rechazada.
  1. La notaría deberá mantener activas la o las cuentas de correo electrónico, a las que se debe remitir los documentos y habilitantes de los actos notariales susceptibles de ser realizados telemáticamente considerando el artículo 18.2 de la Ley Notarial.
  1. La notaría debe incluir la información para el pago de los servicios a través de métodos seguros de pago en línea. Cada notaría deberá realizar las gestiones necesarias para su implementación, así como también socializar con los usuarios los métodos de pago aceptados.[1]

Otorgamiento del acto o contrato ante notario público vía telemática

El acto o contrato celebrado ante notario público vía telemática debe contar con la firma electrónica de todos los otorgantes, y la del notario autorizante, adicionalmente debe grabarse la videoconferencia incluida la firma del documento.

1.Comparecencia actos notariales telemáticos

La o el notario deberá analizar y revisar la documentación y habilitantes del acto notarial, luego de ello registrarán en el Sistema Informático Notarial el acto notarial temporal, de acuerdo al siguiente esquema:

  1. Para llevar a cabo la comparecencia, se realizará la conexión telemática mediante el uso de herramientas de videoconferencia, las cuales deben tener la capacidad de grabar desde el inicio hasta el fin el acto realizado, almacenando su contenido en la nube o de forma local. El notario deberá presidir la videoconferencia de manera indelegable.

De conformidad con el Art. 18.1 de la Ley Notarial, la petición deberá ser firmada electrónicamente por las y los comparecientes, quienes declararán cumplir los requisitos del artículo 27 del referido cuerpo normativo.

La plataforma de videoconferencia deberá garantizar la seguridad del acto notarial y le permitirá a la o al notario:

  • Ver,
  • Escuchar,
  • Interactuar con las o los comparecientes; y,
  • Constatar su capacidad, conocimiento y que su voluntad no esté viciada, de conformidad con lo establecido en el artículo 27 de la Ley Notarial.

La suscripción de los documentos notariales, se realizará durante la videoconferencia con las respectivas firmas electrónicas de todas y todos los otorgantes y de la notaría o del notario.

En el protocolo digital de las diligencias y actuaciones notariales telemáticas, se archivará la videoconferencia íntegra y completa, garantizando la seguridad de la actuación notarial de conformidad con la ley.

  1. Las cuentas de las plataformas de videoconferencia deberán ser adquiridas y gestionadas por cada notaría.
  1. Las herramientas de videoconferencia a utilizar, deben contar al menos con las siguientes características de seguridad:
  • Funciones de sala de espera.
  • Protección de acceso con contraseña.
  • Opciones de configuración para compartir pantalla, archivos y chat.
  • Bloqueo de reuniones una vez que todos los participantes se hayan conectado.
  • Cifrado de conexiones.
  • El anfitrión de la reunión debe tener la posibilidad de activar/desactivar el micrófono y cámara de video a los participantes.
  • Grabación de reuniones.
  1. Cada notaría, deberá mantener el historial de las grabaciones de las comparecencias de manera indefinida, de acuerdo a lo determinado en el Art. 22 de la Ley Notarial, para lo cual deberán realizar un estudio de las capacidades actuales y futuras de almacenamiento de acuerdo sus necesidades.[1]

No se puede realizar vía telemática

“Artículo 18.2. Sin perjuicio de que la petición y respuesta del servicio se pueda realizar de forma telemática, las siguientes diligencias o actos notariales se realizarán de forma presencial:

  1. Celebración de testamento cerrado;
  2. Autorización de salida del país de menores de edad;
  3. Apertura y publicación de testamento cerrado;
  4. Notificación de traspaso de créditos y traspaso o cesiones de derechos o créditos personales;
  5. Sorteos, apertura de casilleros u otra constatación física por parte de notarías o notarios;
  6. Autenticación de firmas puestas ante el o ella, en documentos que no sean escrituras públicas;
  7. Registro de firma física de servidoras o servidores y representantes legales de personas jurídicas; y,
  8. Dar fe de la supervivencia de las personas naturales.»[1]

Espero que esta información les sea de utilidad y les permita otorgar sus actos y contratos vía telemática de forma segura en la comodidad de su casa u oficina, en la notaría de su elección.

[1] Artículo 18.2 Ley Notarial, Reformado