Registro Oficial No.387- Lunes 08 de febrero de 2021

Lunes, 08 de febrero de 2021

 

 

Administración del Señor Lcdo. Lenin Moreno Garcés             

 

 

 Presidente Constitucional de la República del Ecuador    

    

 Lunes 08  de febrero de 2021 (R. O.387, 08–febrero -2021 )

 

 

 

 

 

SUMARIO:

 

Págs.

 

FUNCIÓN EJECUTIVA

 

ACUERDOS:

 

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUPERIOR,

 

CIENCIA, TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN:

 

SENESCYT-2020-081 Acéptese y regístrese la disolución

 

voluntaria y liquidación de la organización social

 

Fundación Pilares, domiciliada en el cantón

 

Guayaquil, provincia del Guayas

 

SECRETARÍA TÉCNICA

 

PLAN TODA UNA VIDA:

 

STPTV-STPTV-2020-0022-A Expídese el Reglamento

 

interno para el manejo y administración del

 

fondo fijo de caja chica

 

REGULACIÓN:

 

CORPORACIÓN FINANCIERA

 

NACIONAL BANCA PÚBLICA - CFN:

 

DIR-103-2020 Apruébese el manual de procedimientos

 

para la verificación en listas nacionales

 

e  internacionales  previa  vinculación  y

 

continuación de la elación comercial, contractual

 

o de negocios para prevenir el lavado de activos y

 

el financiamiento de delitos, como el terrorismo..  22

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Año II - Nº 387 - 57 páginas Quito, lunes 8 de febrero de 2021

 

Lunes 8 de febrero de 2021 Registro Oficial Nº 387

 

ACUERDO n.° SENESCYT-2020-081

 

AGUSTÍN GUILLERMO ALBÁN MALDONADO

SECRETARIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR,

 

CIENCIA, TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN

 

CONSIDERANDO:

 

Que,           la Constitución de la República del Ecuador en el artículo 66, numeral 13 consagra: “Se reconoce y garantizará a las personas:

 

13. “El derecho a asociarse, reunirse y manifestarse en forma libre y voluntaria”;

 

Que,           la carta magna en su artículo 154 numeral uno, dispone: “A las ministras y ministros de Estado, además de las atribuciones establecidas en la ley, les corresponde: 1. Ejercer la rectoría de las políticas públicas del área a su cargo y expedir los acuerdos y resoluciones administrativas que requiera su gestión.”;

 

Que,           la Constitución de la República del Ecuador en su artículo 226, dispone que “Las instituciones del Estado, sus organismos, dependencias, las servidoras o servidores públicos y las personas que actúen en virtud de una potestad estatal ejercerán solamente las competencias y facultades que les sean atribuidas en la Constitución y la ley. Tendrán el deber de coordinar acciones para el cumplimiento de sus fines y hacer efectivo el goce y ejercicio de los derechos reconocidos en la

 

Constitución”;

 

Que,           la propia Constitución en su artículo 227 dispone que: “La administración pública constituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía, desconcentración, descentralización, coordinación, participación, planificación, transparencia y evaluación”;

 

Que,           el artículo 350 de la norma suprema establece: “El sistema de educación superior tiene como finalidad la formación académica y profesional con visión científica y humanista; la investigación científica y tecnológica; la innovación, promoción, desarrollo y difusión de los saberes y las culturas; la construcción de soluciones para los problemas del país, en relación con los objetivos del régimen de desarrollo”;

 

Que,           la Constitución de la República del Ecuador en su artículo 385, manda: “El sistema nacional de ciencia, tecnología, innovación y saberes ancestrales, en el marco del respeto al ambiente, la naturaleza, la vida, las culturas y la soberanía, tendrá como finalidad: 1. Generar, adaptar y difundir conocimientos científicos y tecnológicos. 2. Recuperar, fortalecer y potenciar los saberes ancestrales. 3. Desarrollar tecnologías e innovaciones que impulsen la producción nacional, eleven la eficiencia y productividad, mejoren la calidad de vida y contribuyan a la realización del buen vivir”;

 

 

 

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Registro Oficial Nº 387 Lunes 8 de febrero de 2021

 

Que,           el artículo 130 del Código Orgánico Administrativo a tenor literal reza: “Competencia normativa de carácter administrativo. Las máximas autoridades administrativas tienen competencia normativa de carácter administrativo únicamente para regular los asuntos internos del órgano a su cargo, salvo los casos en los que la ley prevea esta competencia para la máxima autoridad legislativa de una administración pública.

 

La competencia regulatoria de las actuaciones de las personas debe estar expresamente atribuida en la ley.”;

 

Que,           la Ley Orgánica de Educación Superior, publicada en el Registro Oficial Suplemento n.° 298 de 12 de octubre de 2010, en su artículo 182 dispone que: “La Secretaría Nacional de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación, es el órgano que tiene por objeto ejercer la rectoría de la política pública de educación superior y coordinar acciones entre la Función Ejecutiva y las instituciones del Sistema de Educación Superior. […]”;

 

Que,           la Ley Orgánica de Educación Superior, respecto a las funciones de esta Secretaría de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación en su artículo 183 literales b) y j) establece: “b) Ejercer la rectoría de las políticas públicas en el ámbito de su competencia; / j) Ejercer las demás atribuciones que le confiera la Función Ejecutiva y la presente Ley.”;

 

Que,           el Código Civil en su artículo 577 determina: “Las corporaciones no pueden disolverse por sí mismas, sin la aprobación de la autoridad que legitimó su establecimiento. […]”

 

Que,           el artículo 579 ibídem dispone que: “Disuelta una corporación se dispondrá de sus propiedades en la forma que para este caso hubieren prescrito sus estatutos; y si en ellos no se hubiere previsto este caso, pertenecerán dichas propiedades al Estado, con la obligación de emplearlas en objetos análogos a los de la institución. Corresponde al Congreso señalarlos.”;

 

Que,           mediante Decreto Ejecutivo n.° 339 de 23 de noviembre de 1998, publicado en el Registro Oficial n.° 77 de 30 de noviembre de 1998, el entonces Presidente de la República decretó: “Art. 1.- Delégase (sic) a los ministros de Estado, para que de acuerdo con la materia de que se trate, aprueben los estatutos y las reformas de los mismos, de las fundaciones o corporaciones, y les otorguen la personalidad jurídica, según lo previsto en el Art. 584 del Código Civil.”;

 

Que,           el Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva, expedido mediante Decreto Ejecutivo n.° 2428 de 06 de marzo de 2002, publicado en el Registro Oficial n.° 536 de 18 de marzo de 2002, con sus posteriores reformas, en su artículo 11 literal k) establece: “ATRIBUCIONES Y DEBERES DEL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA.- El Presidente de la República tendrá las atribuciones y deberes que le señalan la Constitución Política de la República y la ley: / k) Delegar a los ministros, de acuerdo con la

 

 

 

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Lunes 8 de febrero de 2021 Registro Oficial Nº 387

 

materia de que se trate, la aprobación de los estatutos de las fundaciones o corporaciones, y el otorgamiento de personalidad jurídica, según lo previsto en el Art. 584 del Código Civil;”;

 

Que,           el primer inciso del artículo 17 del Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva, señala: “DE LOS MINISTROS.- Los Ministros de Estado son competentes para el despacho de todos los asuntos inherentes a sus ministerios sin necesidad de autorización alguna del Presidente de la República, salvo los casos expresamente señalados en leyes especiales. […]”;

 

Que,           el artículo innumerado segundo del artículo 17-2 del Estatuto ibídem, determina:

 

...- De las Secretarías.- Organismos públicos con facultades de rectoría, planificación, regulación, gestión y control sobre temas específicos de un sector de la Administración Pública. Estarán representadas por un secretario que tendrá rango de ministro de Estado.”;

 

Que,           el Reglamento para el Otorgamiento de Personalidad Jurídica a las Organizaciones Sociales, expedido a través del Decreto Ejecutivo n. °193 de 23 de octubre de 2017, publicado en el Registro Oficial Suplemento n.° 109 de 27 de octubre de 2017, en su artículo 7 dispone: “Deberes de las instituciones competentes para otorgar personalidad jurídica.- Para otorgar personalidad jurídica a las organizaciones sociales sin fines de lucro, que voluntariamente lo requieran, las instituciones competentes del Estado, de acuerdo a sus competencias específicas, observarán que los actos relacionados con la constitución, aprobación, reforma y codificación de estatutos, disolución, liquidación, registro y demás actos que tengan relación con la vida jurídica de las organizaciones sociales, se ajusten a las disposiciones constitucionales, legales y al presente Reglamento”;

 

Que,           el propio Reglamento en su artículo 20 establece: “Disolución Voluntaria.- Las organizaciones sujetas a este Reglamento, podrán ser disueltas y liquidadas por voluntad de sus socios, mediante resolución en Asamblea General, convocada expresamente para el efecto y con el voto de las dos terceras partes de sus integrantes.

 

Para el procedimiento de disolución y liquidación, la Asamblea General, en el mismo acto, deberá nombrar un liquidador, quien deberá presentar su informe en un plazo de 90 días, observando siempre las disposiciones que para el efecto determinen el estatuto y el Código Civil.

 

Los resultados de la disolución y liquidación se pondrán en conocimiento de la Cartera de Estado correspondiente, a fin de que se proceda a elaborar el Acuerdo Ministerial de disolución y liquidación”;

 

Que,           mediante Decreto Ejecutivo n. º 818 de 03 de julio de 2019, el señor Presidente Constitucional de la República, Lenin Moreno Garcés, designó a Agustín Guillermo Albán Maldonado como Secretario de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación;

 

 

 

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Registro Oficial Nº 387 Lunes 8 de febrero de 2021

 

Que,           por medio de Acuerdo Ministerial n.° 8 de 27 de noviembre de 2014, publicado en el Registro Oficial n.° 438 de 13 de febrero de 2015, la Secretaría Nacional de Gestión de la Política expidió el Instructivo para establecer procedimientos estandarizados en la trasferencia de expedientes de organizaciones sociales en aplicación del Reglamento para el Funcionamiento del Sistema Unificado de Información de las Organizaciones Sociales – SUIOS; con el objeto, entre otros, de habituar y establecer las competencias de las Instituciones del Estado para la regulación de las organizaciones sociales, otorgamiento de personalidad jurídica y más actos relacionados con la vida jurídica de las mismas;

 

Que,           mediante Acuerdo n.° 7218 de 21 de diciembre de 2004, el entonces Ministerio de Bienestar Social, otorgó la personalidad jurídica y aprobó el Estatuto de la Fundación Pilares.

 

Que,           con fecha 30 de abril de 2014, el Ministerio de Inclusión Económica y Social a través de oficio n.° MIES-CZ-8-2014-0302-OF, transfirió el expediente de la Fundación PILARES a la Secretaría de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación, de conformidad a lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo n.° 339 publicado en el Registro oficial n.° 77 de 30 de noviembre de 1998, vigente a esa fecha (Actualmente Derogado);

 

Que,           mediante Acta de Asamblea General Extraordinaria celebrada el 21 de julio de 2019 y, Acta de Asamblea General Ordinaria celebrada el 27 de septiembre de 2019, en apego a lo dispuesto en el artículo 54 literales a) y b) del Estatuto vigente de la organización, los miembros de la misma resolvieron la disolución y liquidación de la Fundación Pilares;

 

Que,           mediante Acta de Asamblea General Ordinaria de la Fundación Pilares de fecha 04 de octubre de 2019, se designó como liquidador al ingeniero Alex Miguel Reyes Ortega;

 

Que,           mediante oficio s/n, ingresado en esta Cartera de Estado con número único de trámite SENESCYT-CGAF-DGDA-2020-2297-E, los señores Alberto Javier Jaime Elizalde, Patricia Judith Reyes Ortega, Alex Miguel Reyes Ortega y Mónica de Lourdes Reyes Ortega, en sus calidades de miembros, liquidador y representante legal de la organización, respectivamente, de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento para el Otorgamiento de Personalidad Jurídica a las Organizaciones Sociales, remitieron a esta Secretaría de Estado los documentos habilitantes y sustentatorios de la disolución y liquidación de la organización, entre los cuales se encuentra el informe de liquidación, suscrito por el antes referido Liquidador de la Fundación Pilares, en el cual se certifica:

 

“[…] 1. La Fundación no ha ejercido ninguna actividad económica. 2. No tiene patrimonios de bienes muebles e inmuebles. 3. No existen ingresos económicos. 4. No ha ejercido actividades de crédito alguno. 5. No ha recibido apoyo gubernamental. 6. También se adjunta un Certificado del registrador de la Propiedad en donde no hay ninguna propiedad a nombre de dicha

 

 

 

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Fundación. / La Fundación no cuenta con ningún bien físico, las cuotas ordinarias dadas por sus socios voluntariamente eran utilizadas para gastos que generaba la fundación; como los del contador y movilización para los diversos proyecto y charlas que se realizaban periódicamente; todos los faltantes económicos eran adsorbidos voluntariamente por los miembros de la Fundación según sus propios recurso dando siempre un saldo encontraba (sic) que yo lo asumía. […]”; y, solicitaron, la disolución y liquidación de la Fundación PILARES; y,

 

Que,         mediante memorando n.° SENESCYT-CGAJ-2020-0412-MI de 24 de noviembre de 2020, el Coordinador General de Asesoría Jurídica de esta Secretaría de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación, estableció: “Con fundamento en el marco normativo previamente citado y de acuerdo al análisis jurídico realizado, es criterio de esta Coordinación General de Asesoría Jurídica, que la Disolución y Liquidación voluntaria de la FUNDACIÓN PILARES es procedente; en tal virtud, se recomienda a su autoridad que se disponga la elaboración del Acuerdo correspondiente de conformidad con lo determinado en el artículo 20 del Reglamento para el Otorgamiento de Personalidad Jurídica a las Organizaciones Sociales, expedido a través del Decreto Ejecutivo n.º 193 de 23 de octubre de 2017.”; con sumilla digital inserta en el sistema de Gestión Documental Quipux, en calidad de Secretario de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación se autorizó lo recomendado.

 

 

EN EJERCICIO de las atribuciones conferidas por el artículo 154 numeral 1 de la Constitución de la República del Ecuador, el artículo 130 del Código Orgánico Administrativo, el artículo 1 del Decreto Ejecutivo n.° 339 de 23 de noviembre de 1998, los artículos 17 e innumerado segundo del 17-2 del Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva, el artículo 7 del Reglamento para el Otorgamiento de Personalidad Jurídica a las Organizaciones Sociales; y, el artículo 3 del Decreto Ejecutivo n.° 818 de 03 de julio de 2019.

 

 

ACUERDA:

 

Artículo Único.- Aceptar y registrar la Disolución voluntaria y Liquidación de la organización social FUNDACIÓN PILARES, con domicilio en el cantón Guayaquil, provincia del Guayas; de conformidad con lo determinado en el Reglamento para el Otorgamiento de Personalidad Jurídica a las Organizaciones Sociales, su Estatuto, el Código Civil ecuatoriano; y, las Actas de Asamblea General celebradas por la Fundación.

 

 

DISPOSICIONES FINALES

 

PRIMERA.- Notifíquese con el contenido del presente Acuerdo a la FUNDACIÓN PILARES.

 

 

 

 

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SEGUNDA.- Encárguese a la Dirección de Asesoría Jurídica de esta Cartera de Estado, la notificación del presente Acuerdo a la FUNDACIÓN PILARES.

 

TERCERA.- El presente acuerdo entrará en vigencia a partir de su expedición, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.

 

 

Dado en la ciudad de Quito, Distrito Metropolitano, a los ocho (8) días del mes de diciembre de 2020.

 

 

NOTIFÍQUESE Y PUBLÍQUESE.-

 

Firmado electrónicamente por:

AGUSTIN GUILLERMO

 

ALBAN MALDONADO

 

 

 

AGUSTÍN GUILLERMO ALBÁN MALDONADO

SECRETARIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR,

 

CIENCIA, TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Lunes 8 de febrero de 2021 Registro Oficial Nº 387

 

ACUERDO Nro. STPTV-STPTV-2020-0022-A

 

SRA. ISABEL MALDONADO VASCO

 

SECRETARIA TÉCNICA DEL PLAN TODA UNA VIDA

 

 

CONSIDERANDO:

 

Que, el numeral 1 del artículo 154 de la Constitución de la República del Ecuador, señala: "A las ministras y ministros de Estado, además de las atribuciones establecidas en la ley, les corresponde: 1. Ejercer la rectoría de las políticas públicas del área a su cargo y expedir los acuerdos y resoluciones administrativas que requiera su gestión (...)";

 

Que, conforme el artículo 226 de la Constitución de la República del Ecuador, dispone: “Las instituciones del Estado, sus organismos, dependencias, las servidoras o servidores públicos y las personas que actúen en virtud de una potestad estatal ejercerán solamente las competencias y facultades que les sean atribuidas en la Constitución y la ley. (...)”;

 

Que, el artículo 227 de la Constitución de la República del Ecuador establece: “La Administración Pública constituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía, desconcentración, descentralización, coordinación, participación, planificación, transparencia y evaluación.”;

 

Que, el artículo 233 de la Constitución de la República del Ecuador, establece: “Ninguna servidora ni servidor público estará exento de responsabilidades por los actos realizados en el ejercicio de sus funciones, o por sus omisiones, y serán responsables administrativa, civil y penalmente por el manejo y administración de fondos, bienes o recursos públicos. (...)”;

 

 

Que, el artículo 165 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, señala: “Las entidades y organismos del sector público pueden establecer fondos de reposición para la atención de pagos urgentes, de acuerdo a las normas técnicas que para el efecto emita el ente rector de las finanzas públicas. La liquidación de estos fondos se efectuará dentro del ejercicio fiscal correspondiente.”;

 

Que, el artículo 7 del Código Orgánico Administrativo dispone: “Art. 7.- Principio de desconcentración. La función administrativa se desarrolla bajo el criterio de distribución objetiva de funciones, privilegia la delegación de la repartición de funciones entre los órganos de una misma administración pública, para descongestionar y acercar las administraciones a las personas”

 

Que, el artículo 68 del Código Orgánico Administrativo establece: “Art. 68.- La competencia es irrenunciable y se ejerce por los órganos y entidades señalados en el ordenamiento jurídico, salvo los casos de delegación (...)”

 

Que, el artículo 69 del Código Orgánico Administrativo prevé: ““Art. 69.- Los órganos

 

 

 

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administrativos pueden delegar el ejercicio de sus competencias incluida la gestión, en: 1. Otros órganos o entidades de la misma administración pública jerárquicamente dependiente” (...)”

 

Que, en el literal e) del artículo 77 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, determina: “Máximas autoridades, titulares y responsables.- Los Ministros de Estado y las máximas autoridades de las instituciones del Estado, son responsables de los actos, contratos o resoluciones emanados de su autoridad. Además se establecen las siguientes atribuciones y obligaciones específicas: (...)

 

e) Dictar los correspondientes reglamentos y demás normas secundarias necesarias para el eficiente, efectivo y económico funcionamiento de sus instituciones (...)”;

 

Que, el artículo 22 de la Ley Orgánica del Servicio Público señala los deberes y responsabilidades de los servidores públicos, respecto al cumplimiento de la Constitución de la República, leyes, reglamentos y demás disposiciones expedidas de acuerdo con la ley;

 

Que, el Reglamento General del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, en su artículo 123 dispone: “Clausura.- (...) Las entidades como requisito previo para el cierre contable del ejercicio fiscal correspondiente, efectuarán los ajustes y regulaciones que permitan depurar los saldos de las cuentas que utilizan, entre otras: la de anticipos de fondos (incluidas las de fondos rotativos, cajas chicas fondos a rendir cuentas y fondos para fines específicos), las provisiones para incobrables, amortización de inversiones diferidas y prepagos, consumos de existencias, depreciaciones, acumulaciones de costos en proyectos y programas de inversión. (...)”

 

Que, mediante Reglamento General del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas establece: “Art. 123.- Clausura.- (...) Las entidades como requisito previo para el cierre contable del ejercicio fiscal correspondiente, efectuarán los ajustes y regulaciones que permitan depurar los saldos de las cuentas que utilizan, entre otras: la de anticipos de fondos (incluidas las de fondos rotativos, cajas chicas fondos a rendir cuentas y fondos para fines específicos), las provisiones para incobrables, amortización de inversiones diferidas y prepagos, consumos de existencias, depreciaciones, acumulaciones de costos en proyectos y programas de inversión. (...)”

 

Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 7 de 24 de mayo de 2017, publicado en el Segundo Suplemento del Registro Oficial No. 16 de 16 de junio de 2017, el señor Presidente Constitucional de la República, Lic. Lenin Moreno Garcés, dispone: “Artículo 2.- El Ministerio de Coordinación de Desarrollo Social se transformará en la Secretaría Técnica del “Plan Toda una Vida” (...)”;

 

Que, mediante Decreto Ejecutivo No.11 de 25 de mayo de 2017, publicado en el Segundo Suplemento del Registro Oficial No. 16 de 16 de junio de 2017, el señor Presidente Constitucional de la República, Lic. Lenin Moreno Garcés, dispone: “Artículo 4.- Créase la Secretaría Técnica del Plan “Toda una Vida”, adscrita a la Presidencia de la República, encargada de la ejecución de la Misión “Las Manuelas” y la coordinación para la implementación de la “Misión Toda una Vida” (...) DISPOSICIONES GENERALES PRIMERA.- Transfórmese el Ministerio de

 

 

 

 

 

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Coordinación de Desarrollo Social en la Secretaría Técnica del “Plan Toda una Vida” (...)”;

 

Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 447 de 12 de julio de 2018, el licenciado Lenin Moreno Garcés, Presidente Constitucional de la República del Ecuador, designó a la señora Isabel Maldonado Vasco, como Secretaria Técnica del Plan “Toda una Vida”;

 

Que mediante Decreto Ejecutivo No. 465 de 01 de agosto de 2018, se reforma el Decreto Ejecutivo No. 11, expedido el 25 de mayo de 2017, de la siguiente manera:

 

"Artículo 1.- Disponer la construcción del "Plan Toda una Vida", que se articulará mediante las siguientes Misiones y Programas: Ternura; Impulso Joven; Menos Pobreza, más Desarrollo; Mis Mejores Años; Casa para Todos y Las Manuelas". [...]

 

"Artículo 4.- Créase la Secretaría Técnica del Plan "Toda una Vida", adscrita a la Presidencia de la República, encargada de la coordinación para la implementación del "Plan Toda una Vida", sus Misiones y Programas.". [...];

 

Que mediante Decreto Ejecutivo Nro. 473 de 08 de agosto de 2018, se reforma el Decreto Ejecutivo Nro. 465, de 01 de agosto de 2018, y se dispone incorporar en el artículo 1 de dicho instrumento el término “Mujer”, como parte de las Misiones y Programas a través de los cuales se articula el “Plan Toda una Vida”;

 

Que mediante Decreto Ejecutivo No. 1009 de 04 de marzo de 2020, se reformo Decreto Ejecutivo No. 11 de 25 de mayo de 2017, de la siguiente manera: [...] “Sustitúyase en el artículo 7 por el siguiente:

 

“[...] a) Proponer al Comité Interinstitucional del Plan Toda una Vida, políticas, estrategias y lineamientos para la implementación de las Misiones del Plan Toda una Vida por parte de las instituciones ejecutoras;

 

  1. Articular la implementación de las Misiones del Plan Toda una Vida con las instituciones ejecutoras a nivel intersectorial de acuerdo el ámbito de sus competencias.

 

  1. Informar anualmente al Comité Interinstitucional respecto del seguimiento, avance y cumplimiento de las políticas establecidas en el Plan Toda una Vida por parte de las instituciones ejecutoras, en el marco de la articulación realizada;

 

  1. Ejecutar las acciones que permitan la identificación de personas con discapacidad y sus núcleos familiares que se encuentran en situación de pobreza y extrema pobreza, estableciendo mecanismos de seguimiento en la atención de sus necesidades; y,

 

  1. Ejecutar las acciones que permitan diseñar en los proyectos de vivienda de interés social del Plan "Toda una Vida", el componente de acompañamiento para la construcción, reconstrucción y fortalecimiento de comunidad”;

 

Que, mediante Acuerdo Ministerial No. 447 publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 259 de 24 de enero de 2008, reformado mediante Acuerdos Ministeriales Nos. 086 de 9 de abril del 2012, 216 de 31 de Julio del 2015 y 0189 de 10 de octubre de 2016, el Ministerio de Finanzas expide la Normativa del Sistema de Administración Financiera del Sector Publico, en el cual contempla las regulaciones relativas a caja chica;

 

Que, mediante Acuerdo Nro. 039 la Contraloría General del Estado establece dentro de las normas de control interno lo siguiente: Norma 200-05 señala en su parte pertinente:

 

 

 

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“(...) La delegación de funciones o tareas debe conllevar, no sólo la exigencia de la responsabilidad por el cumplimiento de los procesos y actividades correspondientes, sino también la asignación de la autoridad necesaria, a fin de que los servidores puedan emprender las acciones más oportunas para ejecutar su cometido de manera expedita y eficaz. Las resoluciones administrativas que se adopten por delegación serán consideradas como dictadas por la autoridad delegante.

 

El delegado será personalmente responsable de las decisiones y omisiones con relación al cumplimiento de la delegación”;

 

Que, la Contraloría General del Estado, a través de la Norma de Control Interno No. 405-08, letra d), señala: “Caja chica institucional y proyectos programados.

 

El uso de fondos en efectivo debe implementarse por razones de agilidad y costo. Cuando la demora en la tramitación rutinaria de un gasto imprevisto y de menor cuantía pueda afectar la eficiencia de la operación y su monto no amerite la emisión de un cheque, se justifica la autorización de un fondo para pagos en efectivo destinado a estas operaciones.

 

El fondo fijo de caja chica es un monto permanente y renovable, utilizado generalmente para cubrir gastos menores y urgentes denominados caja chica.

 

Los pagos con este fondo se harán en efectivo y estarán sustentados en comprobantes prenumerados, debidamente preparados y autorizados.

 

Los montos de los fondos de caja chica se fijarán de acuerdo a la reglamentación emitida por el Ministerio de Finanzas y por la misma entidad y serán manejados por personas independientes de quienes administran dinero o efectúan labores contables.

 

El manejo o utilización de un fondo de caja chica ahorrará tiempo y permitirá que las operaciones de valor reducido sean realizadas oportunamente.”;

 

Que mediante Memorando Nro. STPTV-CGAF-2020-0526-M de 28 de abril de 2020 mediante el cual la Coordinación General Administrativa Financiera requiere a esta Coordinación que “(.) en base a las directrices emitidas por el Ministerio de Economía y Finanzas y delegaciones de facultades y atribuciones expedida mediante Acuerdo Nro. STPTV-STPTV-2020-0001-A; considera necesario se actualice el "Instructivo para el manejo, administración, control, reposición y liquidación de fondos fijos de caja chica de la STPTV” aprobados mediante Acuerdo Ministerial No. DM-STPTUV-008-2018. (...)”

 

Que mediante Memorando Nro. STPTV-CGJ-2020-0280-M de 23 de junio de 2020 la Coordinación de Asesoría Jurídica remite el pronunciamiento de viabilidad jurídica del nuevo Reglamento de Fondo de Caja chica indicando lo siguiente: “III.- ANÁLISIS:

 

Luego del trabajo coordinado con las áreas que requirieron el documento materia de análisis, esta Coordinación cumple con informar que las modificaciones solicitadas son jurídicamente factibles en razón de que no se contrapone al principio de legalidad ni al ordenamiento jurídico, sino que por el contrario, facilita la gestión de la Secretaría Técnica del Plan “Toda una Vida”.

 

 

 

 

 

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Conforme a los antecedentes expuestos y la normativa citada se considera que para la emisión del Reglamento Interno para el manejo y la administración del Fondo Fijo de Caja Chica de la Secretaría Técnica del Plan "Toda una Vida" se requiere la voluntad de la máxima autoridad para suscribir el instrumento y en caso de que amerite se proceda con la delegación respectiva, observando la estructura institucional y la naturaleza de los cargos, para proceder con la firma del mencionado reglamento

 

IV.- PRONUNCIAMIENTO:

 

Esta Coordinación considera viable la reforma planteada por el áreas requirentes, por lo que, se pone a consideración de su autoridad para la aprobación necesaria para proceder con el trámite para la emisión para lo cual se adjunta el mencionado instrumento en documento temporal.

 

La presente revisión se realizó con base en la documentación enviada y responde a un análisis jurídico dentro del marco normativo vigente, esta Coordinación no se pronuncia sobre los elementos económico, financiero y/o técnico, mismos que son de exclusiva responsabilidad del área correspondiente de acuerdo a sus competencias.

 

(...)”.

 

Que, con fecha 30 de septiembre de 2020 se lleva a cabo vía virtual la reunión entre la Coordinación General Administrativa Financiera y la Coordinación Jurídica para revisar y definir la versión final del proyecto de Reglamento de Caja chica, documento que es analizado en los días ulteriores, llegando a la versión definitiva a ser presentada a la máxima autoridad.

 

 

Que, mediante Acuerdo Nro. STPTV-STPTV-2020-0019-A de 29 de octubre de 2020, la Secretaria Técnica del Plan Toda Una Vida, expidió Reforma Integral al Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Secretaría Técnica del Plan toda una Vida

 

“Artículo 10.- Estructura Descriptiva.- (...)

 

1.4.2. Nivel de Apoyo:

 

1.4.2.1. GESTIÓN DE COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA (...)

 

 

1.4.2.1.2. GESTIÓN FINANCIERA

 

Misión: Administrar, gestionar, suministrar y controlar los recursos financieros requeridos para la ejecución de los servicios, procesos, planes, programas y proyectos institucionales, en función de la normativa vigente.

 

Responsable: Director/a Financiero/a Entregables:

 

(....)

 

· Gestión de Contabilidad: (...)

 

3. Creación, regularización y liquidación de fondos. (...)

 

10. Informe de arqueo de caja chica y fondos rotativos. (...)”;

 

 

 

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Registro Oficial Nº 387 Lunes 8 de febrero de 2021

 

Que, mediante Acuerdo Nro. STPTV-STPTV-2020-0020-A de de 06 de noviembre de 2020 la Secretaria Técnica del Plan Toda una Vida expide las “DELEGACIONES DE FACULTADES Y ATRIBUCIONES PARA LA GESTIÓN DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA, ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y JURÍDICA DE LA SECRETARÍA TÉCNICA DEL PLAN TODA UNA VIDA CONFORME AL NUEVO ESTATUTO INSTITUCIONAL” que en su artículo 17 establece:“Artículo 17.- Delegar a el/la Director/a Financiero/a, para que a nombre y representación de la máxima autoridad, ejerza las facultades y atribuciones siguientes:

 

a. Aprobar los gastos de caja chica, de conformidad con los límites, montos, restricciones y demás disposiciones relativas a su uso, manejo y liquidación establecidas en la normativa pertinente; así como, autorizar la reposición de los mismos; (...)”

 

Que, mediante Memorando Nro. STPTV-CGAF-2020-1257-M de 13 de noviembre de 2020 la Coordinadora General Administrativa Financiera solicita a la Dirección de Asesoría Jurídica "(...) De igual forma se deja constancia de la importancia de actualizar el "Instructivo para el manejo, administración, control, reposición y liquidación de fondos fijos de caja chica de la STPTV”; por lo que me permito realizar una insistencia para su expedición. (...)"

 

Que, mediante Memorando Nro. STPTV-DAJ-2020-0737-M de 13 de noviembre de 2020 la Dirección de Asesoría Jurídica emite pronunciamiento de viabilidad jurídica del presente Reglamento.

 

Que, es indispensable normar el manejo, administración, control, reposición y liquidación de los fondos fijos de caja chica de la Secretaría Técnica del Plan “Toda una Vida”, a fin de establecer mecanismos que agiliten la atención de necesidades e imprevistos que podrían interrumpir el normal desarrollo de las diversas actividades institucionales supeditados a la generación, administración y erogación de recursos para satisfacer necesidades inmediatas de bienes y servicios; y,

 

En ejercicio de las facultades que le confieren el numeral 1 del artículo 154 de la Constitución de la República del Ecuador; el literal e) del artículo 77 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

 

Acuerda:

 

EXPEDIR EL REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA, DE LA SECRETARÍA TÉCNICA DEL PLAN “TODA UNA VIDA”

 

TÍTULO I

 

OBJETO, ÁMBITO Y FINALIDAD DEL FONDO DE CAJA CHICA

 

Artículo 1.- Objeto.- El objeto del presente Reglamento, es establecer las normas y los procedimientos para el manejo, administración, control y reposición del Fondo de Caja Chica de las diferentes unidades de la Secretaría Técnica del Plan Toda una Vida.

 

Artículo 2.- Ámbito.- El ámbito del presente Reglamento, está destinado a cubrir

 

 

 

 

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Lunes 8 de febrero de 2021 Registro Oficial Nº 387

 

obligaciones que por su característica no pueden ser realizados con los procesos normales de la gestión financiera institucional.

 

Artículo 3.- Finalidad.- La finalidad del Fondo de Caja Chica, es brindar facilidades a cada una de las unidades del Secretaría Técnica del Plan Toda una Vida, sobre las necesidades u obligaciones que resulten no previsibles, urgentes y de valor reducido y por ende deben ser atendidas de manera inmediata, observando las disposiciones emitidas en el presente reglamento.

 

 

TÍTULO II

 

CREACIÓN, MONTO, DESTINO, PROHIBICIÓN Y CONTROL

 

Artículo 4.- Creación, y manejo.- La Subsecretaría General; las Subsecretarías; las Coordinaciones; y las Direcciones de Área, podrán solicitar la creación del Fondo de Caja Chica, a través de sus titulares, o de ser el caso, encargados o subrogantes a el/la Coordinador/a Administrativo/a Financiero/a, mediante memorando justificando la necesidad y designando a el/la servidor/a custodio del Fondo de Caja Chica. Para el Despacho Ministerial podrá solicitar la creación del Fondo de Caja Chica a través de el/la Coordinador/a del Despacho.

 

El/la Coordinador/a Administrativo/a Financiero/a autorizará la creación del Fondo de Caja Chica de acuerdo al límite establecido en el presente reglamento, tomando como referencia las establecidas por el Ente Rector de las Finanzas Públicas.

 

Artículo 5.- Tipos y Cuantía.- De acuerdo a los requerimientos y necesidades de la Institución, se procederá a la creación de fondos de cajas chicas conforme a los siguientes límites en el monto:

 

-Para las máximas autoridades de entidades del sector público hasta quinientos dólares (USD 500.00);

 

-Para las unidades de: transporte, abastecimiento, mantenimiento hasta trescientos dólares (USD 300.00); y,

 

-Para las unidades administrativas en general, hasta doscientos dólares (USD 200.00).

 

El límite de desembolso en cada compra puede ser de hasta doscientos dólares (USD 200.00).

 

Artículo 6.- Autorizador del Fondo de Caja Chica.- El/la autorizador/a del fondo de caja chica será el titular, o de ser el caso, encargado o subrogante de la unidad requirente, quien deberá analizar los requerimientos de utilización de la caja chica y será responsable de autorizar y controlar el del fondo conforme al presente reglamento, y en el caso del Despacho Ministerial será el/la Coordinador/a del Despacho.

 

Artículo 7.- Custodio del Fondo de Caja Chica.- El/la servidor/a designado/a como custodio del fondo de Caja Chica, será responsable del uso, gestión de adquisición, reposición y rendición del fondo. Deberá pertenecer a la unidad que solicita la apertura del fondo, y no podrá tener funciones de registro, control previo ni aprobación de actividades financieras de la institución.

 

 

 

 

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Registro Oficial Nº 387 Lunes 8 de febrero de 2021

 

Artículo 8.- Utilización del fondo.-EI fondo de caja chica servirá para cubrir gastos menores por la adquisición de bienes y servicios de carácter imprevisible y/o urgente, como los siguientes:

 

  1. Adquisición de útiles de aseo, siempre y cuando no existan en stock;

 

  1. Pago de movilización urgente de servidores que deban realizar gestiones oficiales, siempre y cuando no se cuente con vehículos institucionales disponibles al momento de la necesidad;
  2. Adquisición y arreglo de cerraduras, seguridades, copias de llaves;
  3. Compra de partes, piezas, insumos y repuestos menores para una mejor conservación y mantenimiento de bienes muebles en general de la institución;
  4. Compra de repuestos para reparaciones menores en las instalaciones de agua, energía eléctrica, teléfono, plomería.
  5. Adquisición de suministros y materiales de valor reducido, que por su naturaleza no puedan mantenerse en stock;
  6. Pago de mano de obra para reparaciones menores de los bienes muebles o inmuebles
  7. Pagos de certificaciones bancarias, registros notariales, autenticación y certificación de documentos, reconocimiento de firmas, Registro de la Propiedad, fiscales, municipales, judiciales y otros de similar naturaleza; así como también copias de procesos judiciales, escritos o piezas procesales.
  8. Servicio de correo o valija aérea, terrestre o marítima cuando sea de total urgencia y que no haya podido ser enviado por el servicio de correo contratado
  9. Servicio de impresión y/o fotocopias de planos, mapas, y otros documentos oficiales.
  10. Otros que no excedan el monto establecido en el artículo 5 de este reglamento, siempre que el gasto sea permitido por la normativa vigente.

 

Adicionalmente el Despacho Ministerial podrá adquirir lo siguiente:

 

  • Arreglos florales para eventos oficiales organizados por la Institución, a los cuales asista la Máxima Autoridad Institucional;

 

  1. Insumos de Cafetería, tales como: azúcar o endulzante, café, té, servilletas, recipientes plásticos (vasos, platos y cucharas) y galletas.

 

  • Desayunos o almuerzos de trabajo organizados por la Institución, a los cuales asista la Máxima Autoridad o su delegado, de manera preferencial se deberá considerar la contratación con personas naturales o jurídicas pertenecientes a la Economía Popular y Solidaria (EPS), caso contrario se podrá contemplar la compra con otros proveedores que ofrezcan este tipo de servicios siempre y cuando esta actividad esté autorizada por el Servicio de Rentas Internas.

 

Para justificar estos gastos, el custodio de caja chica del despacho ministerial, certificaraÌ la lista de asistentes y/o los actos que ameriten estas erogaciones.

 

El fondo de Caja Chica de Transporte servirá para cubrir:

 

  1. Compra de partes, piezas, insumos y repuestos menores para vehículos oficiales que por su valor o urgencia, no ameriten su adquisición a través de un procedimiento de compra;

 

  1. Peajes de vehículos Institucionales y dispositivos electrónicos de peaje;

 

 

 

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Lunes 8 de febrero de 2021 Registro Oficial Nº 387

 

  1. Arreglo de llantas;

 

  1. Parqueo de vehículos Institucionales;

 

  1. Compra de insumos de seguridad vehicular; reflectivos, cadenas, candados, tuercas entre otros;

 

  1. Compra de lubricantes (en caso de emergencia en comisiones de servicio institucional)

 

  1. Compra de combustible para vehículos institucionales, en lugares donde no exista la cobertura establecida en el contrato para la prestación del servicio.

 

Artículo 9.- Prohibiciones del uso: No podrá utilizarse el fondo de caja chica en los siguientes casos:

 

  1. Pago de bienes y servicios en beneficio personal de los servidores

 

  1. Anticipo para pago de viáticos

 

  1. Pago de alimentación, sueldo, horas extras

 

  1. Préstamos personales o cambio de cheques

 

  1. Pago de multas, donaciones, agasajos, etc

 

  1. Suscripciones a revistas y periódicos

 

  1. Adquisición de activos fijos

 

  1. Pago de servicios básicos

 

  1. Decoraciones de oficina (no incluye mantenimientos menores ni adquisición de símbolos patrios)

 

  1. Movilización relacionada con asuntos particulares de los servidores

 

  1. Adquisición de agua para consumo humano; estos procesos se realizarán según lo establecido en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.

 

  • Insumos de cafetería, a excepción del Fondo de Caja Chica del Despacho Ministerial

 

Bajo ningún aspecto se justificarán gastos que no estén contemplados en este Reglamento, o en cualquier procedimiento de carácter legal aplicable para esta clase de fondos.

 

Artículo 10.- De los formularios y registro.- Para la justificación del gasto y su reposición, se establecen los siguientes formularios que deberán ser llenados en forma completa:

 

  • Formulario de Vale de Caja Chica que se emitirá por cada gasto que se efectúe y contendrá concepto, valor de la adquisición en números y letras, fecha y firmas de responsabilidad del autorizador/a y custodio/a del fondo

 

  • Formulario de Resumen de Caja Chica que contendrá el detalle de los gastos efectuados y las firmas de responsabilidad del autorizador/a y custodio/a del fondo

 

Artículo 11.- De los desembolsos.- Los pagos que se realicen con el fondo de caja chica se harán únicamente en efectivo. Para los desembolsos se deberá adjuntar lo siguiente:

 

a) Facturas o notas de venta autorizadas por el Servicio de Rentas Internas, sin borrones, ni tachones, ni enmendaduras, ni adulteraciones, con los siguientes requisitos:

 

  1. Nombre del proveedor.- Apellido y nombre cuando se trate de una persona natural; denominación o razón social del emisor en forma completa o abreviada cuando sea una persona jurídica;

 

  1. RUC impreso;

 

 

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Registro Oficial Nº 387 Lunes 8 de febrero de 2021

 

  1. Denominación de documento;

 

  1. Número de la autorización otorgada por el SRI;

 

  1. Numeración del comprobante;

 

  1. El valor deberá estar escrito en letras y números;

 

  1. Las facturas y/o notas de venta deberán estar emitidas a nombre de la Secretaría Técnica del Plan “Toda una Vida” número de RUC 1768143140001, debiéndose generar el respectivo comprobante de retención, siempre y cuando corresponda.

 

  1. Descripción o concepto del bien transferido o del servicio prestado, indicando la cantidad y unidad de medida, cuando proceda;

 

  1. Precio unitario de los bienes o precio del servicio;

 

  1. Valor subtotal de la transacción, sin incluir impuestos;

 

  1. Descuentos o bonificaciones;

 

  1. Impuesto al valor agregado, señalando la tarifa respectiva;

 

  1. En el caso de los servicios prestados por restaurantes, debidamente calificados, la propina establecida por el Decreto Supremo No. 1269, publicado en el Registro Oficial No. 295 del 25 de agosto de 1971, dicha propina no será parte de la base imponible del IVA;
  2. Importe total de la transacción;

 

  1. Fecha de emisión;

 

  1. Firma del adquirente del bien o servicio, como constancia de la entrega del comprobante de venta.

 

  1. En caso de materiales de oficina y/o aseo se deberá adjuntar el correo, mediante el cual la Dirección Administrativa certifique la no existencia en bodega.

 

  1. En caso de movilización, adjuntará el correo en el cual la Dirección Administrativa certifique la no disponibilidad de vehículos. El monto que se otorgue será de acuerdo al tipo de vehículo a utilizarse, para caso de buses urbanos se entregará el costo establecido por la Ley de Transporte Terrestre Transito y Seguridad Vial, para caso de taxis se deberá adjuntar la respectiva factura conforme a las especificaciones establecidas en este reglamento, en el formulario de Vale de Caja Chica deberá detallar el lugar y la actividad que va a realizar.
  2. Para el caso de compra de desayunos, almuerzos de trabajo y/o reuniones de trabajo de la Máxima Autoridad, se adjuntará el detalle de los participantes a fin de justificar la cantidad de desayunos o almuerzos adquiridos con la firma de responsabilidad del autorizador y custodio del fondo de caja chica.

 

  1. Para el pago de peajes, parqueadero y/o combustible, se adjuntará la hoja del recorrido del vehículo y orden de movilización.

 

Artículo 12.- Obligaciones del Custodio.- El/la servidor/a designado deberá cumplir con las siguientes obligaciones:

 

  1. Cumplir con las disposiciones del presente Reglamento y la normativa vigente aplicable
  2. Retirar de su cuenta personal, en un término máximo de 48 horas (considerando días hábiles), el dinero asignado para el fondo de caja chica y custodiar el dinero en efectivo.

 

  1. Adquirir de manera inmediata los insumos necesarios para resolver situaciones urgentes que impidan la normal gestión de la institución, de conformidad con los límites establecidos en el presente Reglamento Interno;

 

  1. Verificar que los comprobantes entregados por el proveedor cumplan con las

 

 

 

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Lunes 8 de febrero de 2021 Registro Oficial Nº 387

 

condiciones señalados en el presente reglamento, caso contrario el valor del gasto no será considerado para la rendición ni reposición.

 

  1. Fotocopiar las facturas que son impresas en papel que no permita su conservación a través de tiempo, para una mejor preservación;

 

  1. Verificará y controlará que el uso de cada vale de caja chica se lo haga de manera cronológica, se encuentren fechados y debidamente llenado con las firmas de responsabilidad.
  2. Conservar los vales de caja chica, en una carpeta junto a los documentos de requerimientos, autorizaciones, certificados de satisfacción y facturas de manera cronológica incluso los vales anulados.

 

  1. Programar los montos del fondo asignado en relación a los ítems presupuestarios utilizados de manera recurrente y autorizados por el Ministerio de Economía y Finanzas, a fin de reservar el gasto para el respectivo año fiscal;

 

  1. Tramitar la reposición de la caja chica, previo a la justificación documentada y en los términos establecidos en el presente reglamento

 

  1. Proporcionar la información requerida para los arqueos, auditoría, liquidación y cierre.

 

Artículo 13.- Rendición y Reposición del fondo.- La rendición y reposición del fondo de caja chica se realizará cuando se haya consumido hasta el 60% del monto asignado, o por lo menos una vez al mes cualquiera sea el valor gastado, considerando que la fecha de los comprobantes sean del mes al que solicitan la reposición; para lo cual se adjuntará originales de: Formulario de Vale de Caja Chica por cada gasto, Formulario de Resumen de Caja Chica, comprobantes de venta y demás documentos establecidos en el artículo 11 del presente reglamento.

 

La rendición y reposición del fondo de caja chica será solicitada por el/la Autorizador/a del Fondo de Caja Chica a el/la Director/a Financiero/a hasta el 24 de cada mes, quien aprobará y autorizará la reposición de los gastos de conformidad con los límites, montos, restricciones y demás disposiciones relativas a su uso, manejo y liquidación establecidas en la normativa pertinente.

 

En caso de realizar gastos posteriores al día mencionado, los comprobantes de venta deberán tener fecha del mes siguiente.

 

La Dirección Financiera será la encargada de determinar la veracidad, legalidad y exactitud de los gastos según los datos consignados y de verificar que correspondan a las disposiciones contempladas en este Reglamento. Por ningún motivo el valor de la reposición podrá exceder al monto de la caja chica asignada.

 

Aquellos comprobantes de venta que no cumplan con lo dispuesto en el presente reglamento, serán devueltos y no serán considerados para su reposición. El custodio y autorizador del fondo de caja chica serán responsables y cubrirán con sus propios recursos el valor del desembolso en los casos que:

 

  1. No se cumpla lo estipulado en el presente reglamento

 

  1. Presenten documentos para reposición que no cumplan los requisitos exigidos por el reglamento de comprobantes de venta del SRI

 

  1. Las diferencias que se establezcan al liquidar el fondo

 

 

 

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Registro Oficial Nº 387 Lunes 8 de febrero de 2021

 

Una vez efectuado el control previo y de no existir observación, el/la Director/a Financiero/a repondrá el fondo de caja chica.

 

Artículo 14.- Control y arqueos sorpresivos.- Para asegurar el uso adecuado de los recursos del fondo de caja chica, el/la Director/a Financiero/a designará a un funcionario de su área, independiente de las funciones de registro, autorización y custodia de fondos para que realice arqueos periódicos y sorpresivos de conformidad con lo establecido en las Normas de Control de la Contraloría General del Estado.

 

De esta diligencia y de los resultados obtenidos se dejará constancia en un acta en la que constarán las novedades encontradas y será suscrita por las personas que intervinieron en el arqueo. En caso de desviaciones o mal manejo de fondos encontrados, el/la Director/a Financiero/a remitirá a la Contraloría General del Estado para la determinación de las responsabilidades y tomarán las acciones correctivas y legales correspondientes mediante la Dirección de Talento Humano.

 

Artículo 15.- Liquidación del fondo.- Se liquidará el fondo de caja chica en los casos de desvinculación, cambio de custodio, o cuando la unidad ya no lo requiera, para lo cual el Autorizador/a del Fondo, solicitará el cierre del mismo y remitirá la documentación original a el/la Director/a Financiero/a.

 

En caso de existir saldo, el custodio del fondo deberá depositar de inmediato los recursos disponibles en la cuenta de la institución. En caso de que no haya justificado los gastos realizados se descontará de su liquidación de haberes, el valor correspondiente.

 

Artículo 16.- De las sanciones.- Los servidores que han sido designados como Autorizador y Custodio de Fondo, serán responsables administrativa, civil y penalmente, por lo que deberán estar debidamente caucionados. En caso de incumplimiento a este reglamento, se procederá con las sanciones estipuladas en la LOSEP y su reglamento.

 

 

Disposición Generales

 

 

Primera.- En todo lo no previsto en este Reglamento, se regirá a lo dispuesto en el Código Orgánico de Finanzas Públicas, Normas de Control Interno, Reglamento para Registro y Control de Cauciones, Normativa y disposiciones emitidas por el Ministerio de Economía y Finanzas; y, más disposiciones legales y reglamentarias aplicables.

 

Segunda.- En caso de vacaciones, enfermedad, comisión de servicios o ausencia temporal del custodio del fondo de caja chica, el/la autorizador/a del fondo encargará a otro servidor/a de la misma área. Para lo cual suscribirá un acta de entrega – recepción que se enviará a la Dirección Financiera para su registro y control.

 

Tercera.- Para la aplicación del presente Reglamento la Coordinación General Administrativa Financiera ha elaborado los Formularios de Vale de Caja Chica y Formulario de Resumen de Caja Chica, que son anexos a este instrumento. Dichos Formularios podrán ser modificados por la Dirección Financiera de conformidad con la normativa vigente y los acuerdos y resoluciones que emita la entidad rectora de Economía y Finanzas.

 

 

 

 

 

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Lunes 8 de febrero de 2021 Registro Oficial Nº 387

 

Disposición Derogatoria Única.- A partir de la aprobación del presente Acuerdo Ministerial, se deroga y deja sin efecto el acuerdo ministerial No. DM-STPTUV-008-2018 de 11 de abril de 2018; y, las demaÌs normas de igual o inferior jerarquiÌa que se opongan al alcance y contenido del presente Acuerdo Ministerial.

 

Disposición Final.- El presente Acuerdo entraraÌ en vigencia a partir de la fecha de su suscripcioÌn, sin perjuicio de su publicacioÌn en el Registro Oficial. De su inmediata y obligatoria aplicacioÌn encaÌrguese a los senÌores Subsecretario/a General, Subsecretarios/as, Coordinadores/as, Directores/as; y, demaÌs servidoras y servidores de la institucioÌn.

 

 

COMUNIÌQUESE Y PUBLIÌQUESE.-

 

 

Dado en Quito, D.M. , a los 24 día(s) del mes de Noviembre de dos mil veinte.

 

 

 

Documento firmado electrónicamente

 

SRA. ISABEL MALDONADO VASCO

 

SECRETARIA TÉCNICA DEL PLAN TODA UNA VIDA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Firmado electrónicamente por:

ISABEL

MALDONADO

 

 

 

 

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Registro Oficial Nº 387 Lunes 8 de febrero de 2021

 

 

RAZÓN: A solicitud de la Dra. Catalina Mosquera Jaramillo, Directora de Asesoría Jurídica, y de conformidad a lo establecido en el Artículo 47 de la Política Institucional de Gestión Documental y Archivo de la Secretaría Técnica del Plan “Toda Una Vida”, siento como tal que el documento que antecede en trece fojas útiles, es igual a su original que reposa en los archivos digitales del Sistema de Gestión Documental Quipux de la

Secretaría Técnica del Plan “Toda Una Vida” y que corresponde al Acuerdo Nro. STPTV-STPTV-2020-0022-A de 24 de noviembre de 2020 – “Reglamento interno para el manejo y administración del fondo de caja chica de la Secretaría Técnica Plan Toda Una Vida”, suscrito por la Sra. Isabel Maldonado Vasco, Secretaria Técnica del Plan Toda Una Vida.

 

Quito D.M., 29 de diciembre de 2020.

Firmado electrónicamente por:

PAULINA ALEXANDRA

SÁNCHEZ MONTALVAN

 

 

Ing. Paulina Sánchez Montalván

 

Dirección Administrativa

 

SECRETARÍA TÉCNICA DEL PLAN TODA UNA VIDA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Lunes 8 de febrero de 2021 Registro Oficial N° 387

REGULACIÓN DIR-103-2020

EL DIRECTORIO DE LA CORPORACIÓN FINANCIERA NACIONAL BANCA PÚBLICA

CONSIDERANDO:

Que, el articulo 226 de la Constitución establece el principio de legalidad, mismo que señala: "Las instituciones del Estado, sus organismos, dependencias, las servidoras o servidores públicos y las personas que actúen en virtud de una potestad estatal ejercerán solamente las competencias y facultades que les sean atribuidas en /a Constitución y la ley."

Que, el articulo 2 del Decreto Ejecutivo 868, publicado en el Registro Oficial N° 676 de fecha 25 de enero del 2016, con el que se reorganiza a la Corporación Financiera Nacional B.P., señala que dicha institución es: "una entidad financiera pública, dedicada al financiamiento del sector productivo de bienes y servicios, así como proyectos de desarrollo en el ámbito nacional e internacional. Buscará estimular la inversión productiva e impulsar el crecimiento económico sostenible, a través de apoyo financiero o no financiero a los sectores productivos, de bienes y servicios; así como de proyectos que contribuyan a la mejora de la competividad nacional."

Que, el numeral 12 del articulo 375 del Código Orgánico Monetario y Financiero, señala que es competencia del Directorio: "Aprobar los reglamentos internos".

Que, la Subgerencia General de Calidad y Desarrollo, mediante Memorando Nro. CFN-B.P.-SGCD-2020-0302-M de fecha 09 de diciembre de 2020, señala:

"Adjunto al presente se serviré encontrar el documento "Manual de procedimientos para la verificación en listas nacionales e internacionales previa vinculación y continuación de la elación comercial, contractual o de negocios para prevenir el lavado de activos y el financiamiento de delitos, como el terrorismo" y sus documentos relacionados, con la finalidad de que se incluya en el orden del día para conocimiento y aprobación del Directorio Institucional El documento escaneado se comparte en la carpeta pública debido a su tamaño.

Adjunto para el efecto, el pronunciamiento de la Gerencia de Riesgos remitido mediante memorando Nro. CFN-B.P.-GERI-2020-2433-M de 09 de diciembre de 2020:

"...Efectuado el análisis respectivo a los documentos enviados por la Gerencia a su cargo, la Gerencia de Riesgos concluye que la propuesta a los manuales no se contraponen con las políticas de administración integral de riesgos previstas en la normativa vigente       "

Así mismo para el efecto, el memorando Nro. CFN-B.P.-GEJU-2020-0488-M de 9 de diciembre de 2020, mediante el cual la Gerencia Jurídica emite su pronunciamiento:

"...Bajo tales antecedentes, esta unidad administrativa teniendo como referencia el memorando objeto de respuesta, dentro del ámbito estrictamente legal, así como de acuerdo a los principios de legalidad y seguridad jurídica, tipificados en los artículos 226 y 82 de la Constitución de la República del Ecuador, respectivamente; concluye que corresponde poner a conocimiento del Directorio de nuestra institución, el Manual de Procedimientos Para la Verificación en Listas Nacionales e Internacionales Previa Vinculación y Continuación de la Relación Comercial, Contractual o de Negocios para Prevenir el Lavado de Activos y el Financiamiento de Delitos, como el Terrorismo, de acuerdo a su facultad establecida en el apartado z. del literal b. del numeral 1.1.1. del articulo 13 del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Corporación Financiera Nacional

B.P..."

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Registro Oficial N° 387 Lunes 8 de febrero de 2021

Que, el ingeniero Eduardo González Loor, Gerente General, dispone dentro de la agenda de Directorio, se envíe para conocimiento y aprobación del Directorio el Manual de procedimientos para la verificación en listas nacionales e internacionales previa vinculación y continuación de la elación comercial, contractual o de negocios para prevenir el lavado de activos y el financiamiento de delitos, como el terrorismo, en atención al memorando Nro, CFN-B.P.-SGCD-2020-0302-M de fecha 09 de diciembre de 2020,

Debidamente motivado, en ejercicio de sus atribuciones.

RESUELVE

Articulo 1.. Aprobar el Manual de procedimientos para la verificación en listas nacionales e internacionales previa vinculación y continuación de la elación comercial, contractual o de negocios para prevenir el lavado de activos y el financiamiento de delitos, como el terrorismo,

Artículo 2.- Aprobar los siguientes documentos:

  • MP-PLV-01-PR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA VERIFICACIÓN EN LISTAS NACIONALES E INTERNACIONALES PREVIA VINCULACIÓN Y CONTINUACIÓN DÉ LA RELACIÓN COMERCIAL, CONTRACTUAL O DE NEGOCIOS PARA PREVENIR EL LAVADO DE ACTIVOS Y EL FINANCIAMIENTO DE DELITOS, COMO EL TERRORISMO
    • IT-PLV-01-PR-01 Instructivo de Trabajo para Tratamiento de Coincidencias en Listas Nacionales e Internacionales
    • IT-PLV-01-PR-02lnstnjctivo de Trabajo para Verificar Coincidencias en Listas Nacionales e Internacionales mediante el Sistema Risk Control Service
    • R-PLV-PR-01 Solicitud de revisión en Listas Nacionales e Internacionales
    • R-PLV-PR-02 Registro de atención de solicitudes de Revisión en Listas Nacionales e Internacionales vía Quipux
    • R-PLV-PR-03 Solicitud para pase a lista de aceptados
    • R-PLV-PR-04 Reporte de Consultas Listas de Aceptados

Artículo 3.- Contenido.-

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Lunes 8 de febrero de 2021 Registro Oficial N° 387

CONTENIDO GENERAL

1. OBJETIVO

  1. ALCANCE.........................................................................................................................
  2. ROLES Y/O RESPONSABLES..............................................................................................
  3. BASE LEGAL.....................................................................................................................
  4. POLÍTICAS........................................................................................................................

 

  1. Normativa Corporación Financiera Nacional B.P........................................................................
  2. Políticas Generales de Debida Diligencia.................................................................................

 

  1. De los negocios a través del Fondo Nacional de Garantía y Producto Banca de Segundo Piso...........
  2. De las Personas Políticamente Expuestas...............................................................................
  3. De los Vinculados...............................................................................................................
  4. De la Generación del Reporte de Constancia de Revisión en Listas Nacionales e Internacionales mediante el aplicativo Cobis Explorer por parte de Crédito de Primer Piso, Solución de Obligaciones y Tesorería (Manejo de Portafolio de Inversiones)
  5. De los accesos a la herramienta Risk Control Service para la consulta de listas nacionales e internacionales:…………………………………………………………………………………………………………
  6.  De la periodicidad de la revisión en listas nacionales e internacionales mediante el aplicativo Risk Control Service por parte de las áreas de Talento Humano y Administrativo:    ………………………………….
  7.  De la periodicidad de la revisión en listas nacionales e internacionales mediante el aplicativo informático disponible en los negocios a través del Fondo Nacional de Garantía:……………………………..
  8. De la periodicidad de la revisión en listas nacionales e internacionales mediante el aplicativo informático disponible en las negociaciones de Segundo Piso:…………………………………………………..
  9.  De la periodicidad de solicitud de Informe de revisión en listas nacionales e internacionales a la Gerencia de Cumplimiento por parte de las áreas de Negocios Fiduciarios, Captaciones. Comercio Exterior y Coactiva:………………………………………………………………………………………………………………
  10.  De la solicitud de "Pase a lista de aceptados"………………………………………………………………..
  11.  Del monitoreo de las coincidencias por parte de la Gerencia de Cumplimiento………………………….

6     DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS................................................................................

  1. Generación del Reporte de Constancia de Revisión en Listas Nacionales e Internacionales mediante aplicativo Cobis Explorer………………………………………………………………………………………………
  2. Verificación de coincidencias en Listas Nacionales e Internacionales mediante el aplicativo "Risk Control Service"…………………………………………………………………………………………………………
  3. Generación del Informe de Constancia de Revisión en Listas Nacionales e Internacionales mediante solicitud formal a la Gerencia de Cumplimiento…………………………………………………………………….
  4. Pase a lista de aceptados mediante el aplicativo Risk Control Service……………………………………

7     FLUJOGRAMAS.....................................................................................................................

  1. Generación del Reporte de Constancia de Revisión en Listas Nacionales e Internacionales mediante aplicativo Cobis Explorer………………………………………………………………………………………………
  2. Verificación de coincidencias en Listas Nacionales e Internacionales mediante el aplicativo "Risk Control Service"…………………………………………………………………………………………………………
  3. Generación del Informe de Constancia de Revisión en Listas Nacionales e Internacionales mediante solicitud formal a la Gerencia de Cumplimiento…………………………………………………………………….

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7.4 Pase a lista de aceptados mediante el aplicativo Risk Control Service...........................

  1. INDICADORES DE GESTIÓN................................................................................................
  2. CONTABILIZACIONES...........................................................................................................
  3. TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN..................................................................................
  4. DOCUMENTOS RELACIONADOS........................................................................................
  5. FORMULARIOS......................................................................................................................
  6. ANEXOS..................................................................................................................................

13.1 Reporte de Constancia de Revisión en Listas Nacionales e Internacionales................

14   GLOSARIO DE TÉRMINOS...................................................................................................

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Lunes 8 de febrero de 2021 Registro Oficial N° 387

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la verificación en Listas Nacionales e Internacionales por parte de los servidores de la Corporación Financiera Nacional B.P., para la identificación de coincidencias en Listas Nacionales e Internacionales como parte de la Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos, como el Terrorismo.

2. ALCANCE

Desde: La generación del Reporte o solicitud de Informe de Constancia de Revisión en Listas Nacionales e Internacionales.

Incluye: Los procedimientos para la generación de reportes sobre coincidencias en Listas Nacionales e Internacionales en los diferentes sistemas informáticos que dispone la Corporación Financiera Nacional B.P.; y el procedimiento para la solicitud de pase a Lista de Aceptados en el sistema de administración de listas.

Hasta: La gestión o tratamiento de coincidencias en Listas Nacionales e Internacionales establecidas en el presente manual y en el Manual de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, como el Terrorismo (ARLAFDT), por parte de los responsables de la aplicación de la debida diligencia, y de la vinculación, seguimiento o continuación de las relaciones comerciales, contractuales o de negocios.

No comprende: La aplicación de la Debida Diligencia Ampliada, la misma que debe ser consultada en el Manual de Administración de Riesgos de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, como el Terrorismo (ARLAFDT).

3. ROLES Y/O RESPONSABLES

 

ROLES Y/O CARGOS DESCRIPCIÓN DE RESPONSABILIDADES

Gerente de Cumplimiento

•  Recibir y reasignar la solicitud de Informe de Constancia de Revisión en Listas Nacionales e Internacionales.

•  Suscribir el Informe de Constancia de Revisión en Listas Nacionales e Internacionales.

•  Aprobar el pase a lista de aceptados luego de la revisión de la documentación presentada como soporte.

•  Suscribir el memorando de respuesta vía Quipux confirmando el pase a lista de aceptados.

Subgerente de Comercio Exterior/ Subgerente de Captaciones/ Subgerente de Coactiva/ Gerente de Negocios Fiduciarios

•  Solicitar el Informe de Constancia de Revisión en Listas Nacionales e Internacionales a la Gerencia de Cumplimiento.

•  Solicitar el pase a lista de aceptados, en caso de aplicar

Jefe de Equipo Crédito /Gerente de Sucursal

• Suscribir el Reporte de Constancia de Revisión

 

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ROLES Y/O CARGOS

 

DESCRIPCIÓN DE RESPONSABILIDADES

Menor/ Subgerente de Tesorería

en Listas Nacionales e Internacionales.

•  Solicitar el pase a lista de aceptados, en caso de aplicar

Analista de Negocios / Oficial de Crédito

•  Generar el Reporte de Constancia de Revisión en Listas Nacionales e Internacionales desde el sistema Cobis Explorer.

•  Gestionar las coincidencias de acuerdo al instructivo IT-PLV-01-PR-01.

•  Suscribir el Reporte de Constancia de Revisión en Listas Nacionales e Internacionales.

•  Archivar el Reporte de Constancia de Revisión en Listas Nacionales e Internacionales físico y digital.

Analista - Especialista / Jefe Supervisor de la Gerencia de Negocios Financieros y Captaciones

•  Generar el Reporte de Constancia de Revisión en Listas Nacionales e Internacionales desde el sistema Cobis Explorer.

•  Gestionar las coincidencias de acuerdo al instructivo IT-PLV-01-PR-01.

•  Suscribir el Reporte de Constancia de Revisión en Listas Nacionales e Internacionales.

•  Archivar el Reporte de Constancia de Revisión en Listas Nacionales e Internacionales físico y digital.

Gerente Administrativa/ Gerente de Talento Humano

•  Solicitar el pase a lista de aceptados, en caso de aplicar

Especialista - Técnico de Talento Humano/ Analista de Adquisiciones/ Analista de Mantenimiento y Servicios Generales/ Técnico de Administración de Bienes y Avalúo

•  Revisar coincidencias en las Listas Nacionales e Internacionales de los sujetos a verificar mediante el aplicativo informático de acuerdo al documento IT-PLV-01-PR-02 "Instructivo de Trabajo para Verificar Coincidencias en Listas Nacionales e Internacionales mediante el Sistema Risk Control Service".

•  Gestionar las coincidencias de acuerdo al instructivo IT-PLV-01-PR-01 "Instructivo para el Tratamiento de Coincidencias en Listas Nacionales e Internacionales"

•  Archivar documentos de verificación en listas nacionales e internacionales físico y digital

 

Analista de Tesorería/ Secretado del proceso Coactivo/ Analista de Comercio

• Recibir y revisar informe de Constancia de

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ROLES Y/O CARGOS

DESCRIPCIÓN DE RESPONSABILIDADES

Exterior/ Administrador de negocios fiduciarios/Analista Fondo Nacional de Garantías/ Analista Segundo Piso

revisión en listas nacionales e internacionales.

•  Gestionar las coincidencias de acuerdo al instructivo IT-PLV-01-PR-01 "Instructivo para el Tratamiento de Coincidencias en Listas Nacionales e Internacionales".

•  Archivar documentos de verificación físico y digital

Jefe Nacional de Prevención de Lavado de Activos

•  Revisar la documentación remitida por el Analista de Cumplimiento mediante correo electrónico, previamente a pasar a lista de aceptados en el aplicativo Informático.

•  Remitir al Gerente de Cumplimiento los documentos para su respectiva revisión y aprobación.

Técnico / Analista de Cumplimiento

•  Revisar y registrar solicitud de Informe de Revisión en Listas Nacionales e Internacionales en el archivo de control de solicitudes R-PLV-PR-02 "Registro de atención de solicitudes de Revisión en Listas Nacionales e Internacionales vía Quipux",

•  Realizar la búsqueda en el aplicativo informático de acuerdo al documento IT-PLV-01-PR-02 "Instructivo de Trabajo para Verificar Coincidencias en Listas Nacionales e Internacionales mediante el Sistema Risk Control Service".

•  Realizar la revisión de los documentos de soporte y anexo entregados previamente a pasar a lista de aceptados en el aplicativo informático y solicitar mediante correo electrónico la revisión del Jefe Nacional de Prevención de Lavado de Activos

•  Pasar a lista de aceptados de acuerdo al documento "Manual de Usuario BW Risk Control Service".

•  Registrar solicitud en el registro operativo R-PLV-PR-04 Reporte de Consultas Listas de Aceptados.

•  Archivar física y digitalmente los documentos resultantes de (a verificación en listas nacionales e internacionales y pase a lista de aceptados.

 

 

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4. BASE LEGAL

  1. Ley Orgánica de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos.
  2. Reglamento a la Ley Orgánica de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos.

4.2.1 Artículos 5, 6 y 7 Del Capítulo I.- De la Relación con los sujetos obligados, medidas que deben aplicar, de la capacitación y difusión; Titulo I.- De los sujetos obligados a informar a la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE).

  1. Resolución No. UAFE-DG-VR-2017-0027; Expedir el instructivo de gestión del proceso para la emisión de certificados sobre información contenida en la base de datos de personas con sentencia condenatoria por delitos tipificados en la derogada ley de sustancias estupefacientes y psicotrópicas así como por delitos relacionados con sustancias catalogadas sujetas a fiscalización previstos en el Código Orgánico Integral Penal, COIP.
  2. Resolución No. UAFE-DG-SO-2017-0001; Expedir el procedimiento de no habitualidad dirigida a los sujetos obligados a reportar que se dedican a la comercialización de vehículos: e, inversión e intermediación inmobiliaria y a la construcción.
  3. Codificación de las Normas de la Superintendencia de Bancos, Libro I.- Normas de Control para las entidades de los sectores financieros público y privado, Título IX.- De la Gestión y Administración de riesgos, Capitulo VI.- Norma de Control para la Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos, como el Terrorismo (ARLAFDT)

 

  1. Articulo 2.- Definiciones,
  2. Articulo 4.- Administración de riesgos de lavado de activos y financiamiento de delitos, como el terrorismo (ARLAFDT)
  3. Articulo 5, 6, 7, 8.- Identificación, Medición o Evaluación, Control, Monitoreo
  4. Articulo 10.- Estructura organizacional
  5. Articulo 12.2.2.- Mecanismos de debida diligencia

4.6.     Codificación de Resoluciones Monetarias, Financieras, de Valores y Seguros; Libro II.- Mercado de Valores; Título XXII: Disposiciones Generales; Capítulo I: Normas para Prevenir el Lavado de Activos y el Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos en las Bolsas de Valores, Casas de Valores y Administradoras de Fondos y Fideicomisos.

  1. Artículos 10-26, De la Sección IV.- Políticas y Procedimientos sobre la Debida Diligencia
  2. Artículo 31- Reserva de la información, De la Sección Vil.- Reserva y Confidencialidad de la información
  3. Artículo 44.- Funciones del Oficial de Cumplimiento, De la Sección VIH.- Definición, Gestión, Control y aplicación de los mecanismos de prevención.

 

  1. Recomendaciones GAFI.
  2. Código Orgánico Monetario y Financiero. Artículos 216 y 217, Identificación de personas vinculadas. De la Sección VI.- De los activos, limites de crédito y provisiones.
  3. Código Orgánico Integral Penal, delitos considerados como determinantes del delito de lavado de activos identificados y tipificados en el Código Orgánico Integral Penal.

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5. POLÍTICAS

5.1. Normativa Corporación Financiera Nacional B.P

  1. Libro I- Operaciones; Título V.- Prevención Lavado de Activos; Subtítulo I.- Prevención de Lavada de Activos; Capítulo I.- Manual de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos, como el Terrorismo (ARLAFDT)
  2. Libro I.- Operaciones; Título I.- Operaciones Activas y Contingentes; Subtítulo l.- Política Operaciones Activas y Contingentes,
  3. Libro I.- Operaciones; Titulo I.- Operaciones Activas y Contingentes; Subtítulo II.- Manual Productos Financieros.
  4. Libro I.- Operaciones; Título III.- Gestión de Finanzas; Subtítulo I.- Políticas Operaciones Activas y Pasivas de Tesorería
  5. Libro I- Operaciones; Titulo II- Otras Operaciones; Subtítulo III.- Fíducía
  6. Libro I.- Operaciones; Título VI.- Reglamentos Operativos; Subtitulo I.- Reglamentos de Recuperación
  7. Libro II.- Administración; Título IV.- Recursos Humanos; Subtítulo I.- Política Talento Humano.

5.2. Políticas Generales de Debida Diligencia

5.2.1. Las disposiciones contenidas en el presente manual son de cumplimiento obligatorio para todo el personal de la Corporación Financiera Nacional B.P., dentro del proceso de vinculación y continuidad de las relaciones comerciales, contractuales o de negocios.

5.2.2. Los responsables de los procesos específicos que no se enmarquen dentro de este manual, para la obtención del reporte de constancia de revisión en listas nacionales e internacionales, deberán consultar a la Gerencia de Cumplimiento sobre el procedimiento para su solicitud.

5.2.3. En relación a la aplicación de la debida diligencia, para la obtención de la constancia de revisión de listas de nacionales e internacionales, en concordancia con lo establecido por los entes de control, para el inicio y continuación de las relaciones comerciales, contractuales o de negocios, los diferentes "Enlaces de Cumplimiento" deberán considerar lo siguiente:

•   Crédito de Primer Piso, Solución de Obligaciones y Negocios Financieros por el producto Programa de Financiamiento Bursátil: Generarán el reporte de Constancia de Revisión en Listas Nacionales e internacionales mediante el aplicativo Cobis Explorer.

•   Crédito de Segundo Piso: Para la vinculación de beneficiarios finales generarán el

reporte de Constancia en Listas Nacionales e Internacionales mediante el aplicativo definido para el efecto; y, para el seguimiento de los beneficiarios finales vigentes solicitarán la verificación a través de memorando vía Quipux dirigido al Gerente de Cumplimiento, adjuntando el registro operativo R-PLV-PR-01 "Solicitud de revisión en listas nacionales e internacionales" debidamente firmado por las partes,

•   Fondo de Garantía: Para la vinculación de afianzados se generará el mensaje de alerta por Constancia en Listas Nacionales e Internacionales mediante el aplicativo Cobis Garantías; y, para seguimiento de los afianzados solicitarán la verificación a través de memorando vía Quipux dirigido al Gerente de Cumplimiento, adjuntando el registro operativo R-PLV-PR-01 "Solicitud de revisión en listas nacionales e internacionales" debidamente firmado por las partes.

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•   Talento Humano y Administración de Bienes y Servicios: Realizarán la verificación de las listas nacionales e internacionales mediante el aplicativo "Risk Control Service".

•    Negocios Fiduciarios, Captaciones, Comercio Exterior (Corresponsales), Coactiva (Recuperación mediante ejercicio de la potestad coactiva): Solicitarán la verificación a través de memorando vía Quipux dirigido al Gerente de Cumplimiento, adjuntando el registro operativo R-PLV-PR-01 "Solicitud de revisión en listas nacionales e internacionales" debidamente firmado por las partes.

5.2.4.  Como parte de la debida diligencia, es responsabilidad de los servidores involucrados en el proceso de vinculación y continuación de las relaciones comerciales, contractuales o de negocios, la identificación del sujeto principal y sus relacionados, y el registro de la información en los sistemas informáticos, de manera clara, ordenada, completa y correcta, la cual debe verificarse por medios fehacientes, determinando la coherencia de la información declarada y la documentación presentada, esto en concordancia con las políticas establecidas en la normativa interna vigente, con la finalidad de generar correctamente el Reporte y/o Informe de Constancia de revisión en listas nacionales e internacionales.

5.2.5.  La identificación de los sujetos a verificar en listas nacionales e internacionales comprende el conocimiento de:

  1. Sujeto principal (persona natural, persona jurídica o figura legal)
  2. Cónyuge del sujeto principal persona natural
  3. Representante legal
  4. Cónyuge del Representante Legal
  5. Accionistas
  6. Beneficiario(s) Final (es)
  7. Garante
  8. Codeudor
  9. Fiador hipotecario
  10.  Constituyentes
  11.  Beneficiarios
  12.  Otros intervinientes para el caso de fideicomisos
  13.  Usuarios

5.2.6.  Es responsabilidad de la CFN B.P. identificar al beneficiario final como la (s) persona (s) natural

(es) que finalmente posee (n) directa o indirectamente como propietaria o destinataria recursos o bienes o tienen el control de un cliente, emisor u otro sujeto en análisis, y/o la persona natural en cuyo nombre se realiza la transacción. Incluye también a las personas naturales que ejercen el control efectivo final sobre una persona jurídica u otra estructura jurídica.

5.2.7.  Para el caso de personas jurídicas, la identificación de los accionistas, comprende llegar al conocimiento de las personas naturales propietarias de las acciones o participaciones, o la identidad de quien tiene el control final persona jurídica, que siempre será una persona natural; esto en concordancia con lo establecido en el Manual de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, como el Terrorismo ARLAFDT, en las Normas de Control para las entidades de los sectores financieros público y privado de la Superintendencia de Bancos y en la Codificación de Resoluciones Monetarias, Financieras, de Valores y Seguros,

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5.2.8. Para el caso de los consorcios, se deberá llegar a conocer la identidad de los que conforman este acuerdo legal.

5.2.9. El registro o la actualización de los nombres, apellidos o razón social de los sujetos a verificar y sus relacionados en los sistemas informáticos de la entidad, debe ser igual a los datos consultados en la plataforma de la Dinardap, y para los casos que no utilicen Dinardap, la verificación debe efectuarse en la página del registro civil, base de datos del Servicio de Rentas Internas de acuerdo al Registro Único del Contribuyente, y/o en base al registro en la Superintendencia de Compañías, según corresponda.

5.2.10.  Los funcionarios de la CFN B.P., involucrados en los procesos de atención de los clientes potenciales o de los clientes vinculados a la entidad, o en los procesos de recepción de información por otros tipos de producto o servicio que ofrezcan las unidades administrativas o de negocios, deberán verificar a través de datos públicos otorgado por páginas webs o sistemas informáticos oficiales del Estado y determinar la concordancia, coherencia o razonabilidad de la información declarada. Los servidores responsables del ingreso o actualización de la información de los sujetos a verificar, deben comprometerse a mantener estricta reserva y confidencialidad de la información que reposa en los expedientes digitales y físicos, la misma que no debe ser puesta en conocimiento de personas involucradas, ni de terceros que no guarden relación con el proceso operativo; por lo que, en el caso de incumplimiento de lo indicado, se aplicarán las respectivas sanciones establecidas en el Manual de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos, como el Terrorismo (ARLAFDT).

5.2.11.  Es responsabilidad de los servidores que generan el Reporte de Constancia de Revisión en Listas Nacionales e Internacionales, aplicar la debida diligencia ampliada en los casos en que el nivel de riesgo del sujeto validado sea categorizado como ALTO dentro del reporte, y en los demás casos contemplados en la sección Debida Diligencia Ampliada del Manual ARLAFDT , y en el Articulo 12.1.1.1.11 de las Normas de Control para la Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos, como el Terrorismo de la Superintendencia de Bancos.

5.2.12.  De existir duda razonable respecto de las políticas y procedimientos establecidos en el presente manual, se debe realizar la consulta a la Gerencia de Cumplimiento, bajo los parámetros definidos en los Mecanismos de Consulta entre la Gerencia de Cumplimiento y demás áreas de la Entidad Financiera, de ser el caso, establecidos en el Manual ARLAFDT.

5.2.13.  En caso de que el sujeto en revisión no presente la información solicitada para gestionar las coincidencias presentadas conforme a lo establecido en el IT-PLV-01-PR-01 "Instructivo para el Tratamiento de Coincidencias en Listas Nacionales e Internacionales", se debe proceder acorde a la Política de Vinculación y Continuidad de las Relaciones Comerciales, Contractuales o de Negocios establecida en el Manual ARLAFDT,

5.2 De los negocios a través del Fondo Nacional de Garantía y Producto Banca de Segundo Piso

5.3.1. En los procesos de seguimiento de afianzados con garantía vigente del Fondo Nacional de Garantías y, de los beneficiarios del producto de Segundo Piso, en los casos que se presenten coincidencias en listas nacionales e internacionales resultados de las verificaciones masivas mediante la herramienta informática o solicitadas a la Gerencia de Cumplimiento, para el tratamiento de las mismas se deberá gestionar conforme a lo establecido en el IT-PLV-01-PR-01 "Instructivo para el Tratamiento de Coincidencias en Listas Nacionales e Internacionales".

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5.4 De las Personas Políticamente Expuestas

5.4.1 Generales

5.4.1.1    El inicio o continuación de la relación comercial, contractual o de negocios con personas expuestas políticamente (PEP), debe contar con la autorización de la alta gerencia. La citada autorización será también requerida si durante la relación comercial, contractual o de negocios el cliente, emisor, u otro sujeto en revisión se convierte en persona políticamente expuesta.

5.4.1.2    De acuerdo a lo indicado en las definiciones establecidas en la Norma de Control para la Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos, como el Terrorismo (ARLAFDT), donde se determina el concepto de Alta Gerencia, ésta la integran gerentes departamentales; por lo que las Gerencias responsables de la aprobación del inicio o continuación de la relación comercial, contractual o de negocios con Personas Políticamente Expuestas para la Corporación Financiera Nacional B.P., se detallan a continuación:

 

ÁREA DE GESTIÓN

RESPONSABLE

Crédito de Primer piso, Coactiva y Segundo Piso

Gerente de Sucursal mayor o menor

Negocios Especializados

Gerente de Negocios Especializados

Negocios Financieros y Captaciones

Gerente de Negocios Financieros y Captaciones

Negocios Fiduciarios

Gerente de Negocios Fiduciarios

Administración y Compras Públicas

Gerente Administrativo

 

Toda aprobación de inicio o continuación de relación comercial, contractual o de negocios con Personas Expuesta Políticamente PEP, debe ser informada mediante memorando vía Quipux a la Gerencia General.

5.4.2 De la aplicación de la debida diligencia ampliada:

5.4.2.1    Las relaciones comerciales, contractuales o de negocios con personas políticamente expuestas (PEP), son objeto de la aplicación de procedimientos de debida diligencia ampliada, y deberán contar con la aprobación de la alta gerencia para establecer y continuar las relaciones

5.4.2.2    Conforme a la categorización determinada en el Reglamento a la Ley Orgánica de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos; la cual también consta en el Manual de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos, como el Terrorismo (ARLAFDT), se considerarán los procedimientos de debida diligencia ampliada para la vinculación de clientes, emisores, u otros sujetos en revisión, y seguimiento o continuidad de operaciones o transacciones de personas consideradas como políticamente expuestas (PEP),

5.4.2.3 Las medidas de debida diligencia ampliada se aplicarán también a las personas naturales que representen legalmente o administren a los clientes personas jurídicas, cuando uno o más de sus accionistas sean una persona expuesta políticamente y posea, directa o indirectamente, el veinte por ciento (20%) o más del capital suscrito y pagado, o tengan la representación o administración en una organización sin composición accionaria.

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5.4.2.4         Las áreas administrativas y de negocios, deberán solicitar la siguiente información

a la persona identificada o que se haya declarado como Politicamente Expuesta (PEP):

  1. Certificación de la institución pública en la cual ejerce el cargo, donde se evidencie: cargo o función que desempeña o ha desempeñado, escala de remuneración mensual unificada del nive) jerárquico superior del Ministerio de Trabajo, años en el cargo o función actual.
  2. Declaración Juramentada presentada a la Contraloría General del Estado por inicio de funciones.
  3. Declaración Juramentada presentada a la Contraloría General del Estado periódica / fin de funciones, de ser el caso que no se encuentre en funciones.
  4. Declaración del Impuesto a la Renta de los 3 últimos años de la persona que ejerce o ejerció el cargo público.

5.4.2.5     El responsable de la aplicación de la debida diligencia como parte del proceso de debida diligencia ampliada realizará un análisis de variación patrimonial que permita evidenciar si el origen de los fondos y el patrimonio guardan relación con las actividades y capacidad económica del PEP, es decir, que la transacción o el acto contractual realizado por las personas expuestas políticamente (PEP) se ajustan a los perfiles económicos, transaccionales y de comportamiento previamente levantados; y, en caso de presentar ingresos de fuentes no identificadas, solicitar los justificativos respectivos; ésta información y análisis servirá de insumo para la aprobación de la Alta Gerencia, para la vinculación o continuación de la relación.

5.4.2.6     Cabe señalar que en materia crediticia, la Subgerencia de Riesgo de Crédito, siendo los encargados de realizar el análisis financiero (variación patrimonial) para el área de Crédito de Primer Piso en la etapa de vinculación, como parte de la debida diligencia ampliada de Personas Políticamente Expuestas que se realiza previo a la aprobación de relación comercial, contractual o de negocios, deberán verificar lo establecido en el Instructivo para el tratamiento de coincidencias en listas nacionales e internacionales IT-PLV-01-PR-01, cuando se trate de coincidencias con personas políticamente expuestas.

5.4.2.7     Si al inicio o durante el monitoreo de las relaciones comerciales, contractuales o de negocios, el sujeto a verificar se declara como Persona Expuesta Políticamente (PEP), y luego de la revisión en listas nacionales e internacionales, no se presenta la coincidencia exacta: se deberá solicitar al sujeto en análisis la información que permita identificarlo como tal, esto en base a los criterios de aplicabilidad, funciones y cargos públicos establecidos en el Reglamento a la Ley Orgánica de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y Del Financiamiento de Delitos, y en el Manual ARLAFTD.

Una vez validada la información e identificado al sujeto como Persona Políticamente Expuesta (PEP), se debe notificar vía Quipux a la Gerencia de Cumplimiento, con la finalidad de que se lo incluya en las listas de control de Personas Políticamente Expuestas (PEP), para la actualización de la base da datos, esto en concordancia con lo establecido en el Manual de Administración de las Bases de Datos para la Detección de Alertas o Inusualidades.

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5.4.2.8   La información del PEP que haya sido sometida a los procesos de debida diligencia ampliada y cuente con la aprobación de la Alta Gerencia, obligatoriamente debe actualizarse de manera anual, así mismo, si durante el mantenimiento de la relación comercial, contractual o de negocios se detectare que una persona natural o jurídica presenta coincidencia con personas expuestas políticamente, se debe aplicar lo establecido en el Manual ARLAFDT y en el presente manual operativo.

5.4.2.9   Para negocios mediante el Fondo Nacional de Garantías o Crédito de Segundo Piso, cuando se identifique coincidencia con Personas Expuestas Políticamente, se deberá solicitar a la Institución Financiera o a la institución intermediaria, el Certificado de Control Preventivo de Lavado de Activos correspondiente, y un documento que detalle los procesos de debida diligencia ampliada aplicados a las Personas Políticamente Expuestas por su entidad; además se deberá contar con la aprobación de la alta gerencia por parte de la Corporación Financiera Nacional B.P.

5.4.2.10 Cuando en el proceso de identificación del usuario, el responsable de la debida diligencia o atención del mismo, detecte que participa directa o indirectamente una persona políticamente expuesta o sus relacionados, se deberán aplicar los procesos de debida diligencia ampliada contempladas en el presente manual.

5.5  De los Vinculados

Para el caso de las coincidencias en Lista de Vinculados que se presenten como resultado de la verificación en listas nacionales e internacionales, éstas deberán ser notificadas a la Gerencia de Riesgos siendo ellos los responsables de la aplicación de los procesos establecidos dentro del marco normativo (Código Orgánico Monetario y Financiero), esto en concordancia a lo descrito en el IT-PLV-01-PR-01 "Instructivo para el Tratamiento de Coincidencias en Listas Nacionales e Internacionales".

5.6  De la Generación del Reporte de Constancia de Revisión en Listas Nacionales e Internacionales mediante el aplicativo Cobls Explorer por parte de Crédito de Primer Piso, Solución de Obligaciones y Tesorería (Manejo de Portafolio de Inversiones).

5.6.1    Del nivel de riesgo automático dentro del reporte

5.6.1.1 El nivel de riesgo del sujeto a verificar se determina con base a la información ingresada en los sistemas disponibles, por lo que se deben registrar los datos de: Nombre o Razón Social, Identificación, Nacionalidad, Provincia de residencia, Dirección, Oficina (sucursal), País, Canal de distribución, Tipo de persona, Patrimonio, Actividad económica y Producto del sujeto principal en el sistema COBIS, de tal manera que se asegure la confiabilidad de los reportes correspondientes dentro de este procedimiento.

5.6.2    De la generación del reporte automático de Constancia de Revisión en Listas desde el Cobís Explorer

5.6.2.1 Los usuarios responsables del ingreso o actualización de los datos del sujeto principal y sus relacionados en los sistemas informáticos de la entidad, son los únicos que podrán generar el Reporte de Constancia de Revisión en Listas Nacionales e Internacionales desde el aplicativo Cobis Explorer. Por lo que en caso de ausencia de los mismos, ya sea por motivos de vacaciones, ausencia

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temporal o permisos de ley, y se delegue el registro o actualización de los datos del sujeto principal y sus relacionados a otro funcionario, la jefatura del área respectiva debe comunicar a través de correo electrónico a la Gerencia de Cumplimiento, para conocimiento y respectivo control de la generación de reportes; así mismo se comunicará a la Gerencia de Cumplimiento cuando el funcionario se reincorpore a sus actividades habituales.

  1. Previo a la generación del Reporte de Constancia en Listas Nacionales e Internacionales los usuarios responsables del ingreso de la información en el sistema COBIS, como parte de la debida diligencia, en caso de aplicar, deberán cargar la plantilla de relacionados de acuerdo al Manual de Usuario del Cobis Explorer (10. Vinculaciones).
  2. El Reporte de Constancia de Revisión en Listas Nacionales e Internacionales, como parte del monitoreo permanente en el inicio y continuación de la relación comercial, en vista de la actualización de las bases de datos la cual se realiza periódicamente, debe ser consultado como medida de prevención:

Para el caso de Crédito de Primer Piso:

  • Previo al inicio de la relación comercial (como potencial cliente)
  • Previo a los desembolsos futuros
  • Previo a restructuraciones o novaciones
  • Anualmente (actualización de información)

Para el caso de los Emisores (Programa de Financiamiento Bursátil)

  • Previo a la incorporación del emisor en el portafolio de inversiones
  • Anualmente (actualización de información)

5.6.5    Si al momento de realizar la actualización de la información del cliente persona jurídica en los sistemas informáticos, el funcionario responsable evidencia que existen cambios en la composición accionaria o de participación en la compañía, no notificados por el cliente, se deberá comunicar a la Gerencia de Cumplimiento tal novedad y proceder conforme a lo establecido en la Normativa de Crédito Vigente, respecto a las condiciones posteriores a la instrumentación y durante la vigencia del financiamiento Personas Jurídicas (Anexo F2).

Para el caso de las inversiones del Programa de Financiamiento Bursátil, cuando se trate del mismo sujeto a verificar en listas nacionales e internacionales para una posible inversión, el área de Tesorería no podrá actualizar los datos en el sistema, tampoco iniciar relaciones comerciales o de negocios, hasta que el área de crédito haya contado con la autorización respectiva conforme a lo establecido en las "Condiciones posteriores a la instrumentación y durante la vigencia del financiamiento Personas Jurídicas (Anexo F2)"\ y además cuente con la aprobación respectiva para actualizar la información en los sistemas informáticos.

5.7 De los accesos a la herramienta Risk Control Service para la consulta de listas nacionales e internacionales:

Las áreas de Talento Humano y Administrativo, deben solicitar a la Gerencia de Cumplimiento, mediante memorando vía Quipux, un acceso a la herramienta Risk Control Service para poder realizar la verificación de listas nacionales e internacionales, indicando el nombre completo, cargo y funciones del delegado encargado de realizar el proceso de revisión en la herramienta. Cualquier cambio en la delegación debe ser comunicado y solicitado mediante Quipux a la Gerencia de Cumplimiento.

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5.8  De la periodicidad de la revisión en listas nacionales e internacionales mediante el aplicativo Risk Control Service por parte de las áreas de Talento Humano y Administrativo:

  • El área de Talento Humano realizará la verificación en listas nacionales e internacionales previo la vinculación o inicio de la relación contractual en la etapa de preselección; y, trimestralmente a la base de empleados vigentes considerando lo establecido en la Política Conozca a su Empleado del Manual ARLAFDT como parte del monitoreo.
  • El área Administrativa realizará la verificación en listas nacionales e internacionales previo a la vinculación o inicio de la relación comercial o contractual con los proveedores; y. el seguimiento de la base de proveedores vigentes trimestralmente considerando lo establecido en la Política Conozca a su Proveedor del Manual ARLAFDT como parte del monitoreo, solicitándolo a la Gerencia de Cumplimiento.

5.9  De la periodicidad de la revisión en listas nacionales e internacionales mediante el aplicativo informático disponible en los negocios a través del Fondo Nacional de Garantía:

Para la vinculación de afianzados se realizará la verificación en listas nacionales e internacionales al inicio, cuando se reciben los datos del cliente por parte de la entidad receptora de la garantía crediticia, y previo a la generación del certificado de garantía definitivo,

-     El seguimiento de afianzados con garantía vigente se lo realizará mensual mente como parte del monitoreo, solicitándolo a la Gerencia de Cumplimiento.

5.10 De la periodicidad de la revisión en listas nacionales e internacionales mediante el aplicativo Informático disponible en las negociaciones de Segundo Piso:

-     Para la vinculación de beneficiarios finales se realizará la verificación en listas nacionales e internacionales al inicio, cuando se reciben los datos por parte de la IFI que solicita el financiamiento.

El seguimiento de beneficiarios finales vigente se lo realizará con periodicidad semestral como parte del monitoreo, solicitándolo a la Gerencia de Cumplimiento,

5.11 De la periodicidad de solicitud de Informe de revisión en listas nacionales e internacionales a la Gerencia de Cumplimiento por parte de las áreas de Negocios Fiduciarios, Captaciones, Comercio Exterior y Coactiva:

  • El área de Negocios Fiduciarios, solicitará el informe de verificación en listas nacionales e internacionales previo al inicio de la relación comercial, contractual o de negocios, y anualmente conforme a lo establecido en la Política Conozca a su Cliente del Manual ARLAFDT como parte del monitoreo de actualización de información,
  • El área de Captaciones, solicitará el informe de verificación en listas nacionales e internacionales previo a la vinculación o inicio de la relación comercial, contractual o de negocios; y, anualmente conforme a lo establecido en la Política Conozca a su Acreedor o Prestamista del Manual ARLAFDT, como parte del monitoreo.

El área de Comercio Exterior, solicitará el informe de verificación en listas nacionales e Internacionales previo a la vinculación o inicio de la relación comercial, contractual o de negocios; y, anualmente conforme a lo establecido en la Política Conozca a su Corresponsal del Manual ARLAFDT, como parte del monitoreo de actualización de información.

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- El área de Coactiva, solicitará el informe de verificación en listas nacionales e internacionales previo al inicio de la relación comercial o contractual que se efectúan en sus procesos; y, anualmente como parte del monitoreo.

5.12 De la solicitud de "Pase a lista de aceptados"

Para los casos que presenten coincidencias en listas de tipo restrictivas, y cuenten con la aprobación correspondiente para el inicio o continuación de la relación contractual, comercial o de negocios, conforme a lo establecido en el Manual ARLAFDT en las Políticas de vinculación y continuidad de las relaciones comerciales, contractuales o de negocios, el área responsable de la debida diligencia solicitará mediante Quipux dirigido a la Gerencia de Cumplimiento el "Pase a lista de aceptados", adjuntando los soportes respectivos y/o resolución del Comité de Cumplimiento en caso de aplicar.

Para el caso de coincidencia en la Lista de "VINCULADOS", se solicitará el "Pase a Lista de Aceptados", siempre y cuando exista como soporte el pronunciamiento del área de Riesgos y la respectiva aprobación de la Gerencia General.

5.13 Del monitoreo de las coincidencias por parte de la Gerencia de Cumplimiento

  1. En concordancia con las funciones contempladas en las normas de la Superintendencia de Bancos y demás normas de control, la Gerencia de Cumplimiento debe realizar el monitoreo constante de las coincidencias recibidas automáticamente a través de correo electrónico, y asesorar a las áreas de negocios y administrativas respecto a las políticas de cumplimiento contempladas en el Manual ARLAFDT y en los manuales de procedimientos operativos,
  2. El Gerente de Cumplimiento o su delegado pondrá en conocimiento de los gerentes responsables de cada área, las coincidencias presentadas en los sistemas informáticos, para que efectúen los controles y monitoreo correspondientes; además mantendrá una bitácora de seguimiento de sujetos con coincidencias en listas nacionales e internacionales, para fines de control de la aplicación de procedimientos y políticas establecidas en el presente manual, por parte de los responsables de la aplicación de la debida diligencia, y posteriores auditorias de cumplimiento.
  3. La Gerencia de Cumplimiento en su informe de actividades presentado ante el Comité de Cumplimiento mensualmente, informará sobre las estadísticas de las verificaciones realizadas por las distintas áreas reguladas en este manual, para la retroalimentación correspondiente de las novedades encontradas.

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8 INDICADORES DE GESTIÓN

 

N.

 

NOMBRE

DEL

INDICADOR

FORMULA DE

CALCULO

FUENTE

DE

VERIFICA

CIÓN

RESPONSABLE            DEL

INDICADOR

FRECUENCIA            DE

MEDICIÓN

MET

A

RESPONSA

BLE DEL

ANÁLISIS

1

% Gestión de coincidencias

(1-(Número coincidencias gestionadas/Núm ero       de

coincidencias detectadas))*"100

Informe de Verificación es

Gerente de

Cumplimiento

Mensual

95%

Jefe Nacional de Prevención de Lavado de Activos

2

% Solicitudes atendidas dentro del tiempo establecido

Número            de

solicitudes atendidas en el tiempo establecido       /

Total    de

solicitudes            de

verificación

Registro de requerimien tos

Gerente de

Cumplimiento

Mensual

95%

Jefe Nacional de Prevención de Lavado de Activos

9  CONTABILIZACIONES

No Aplica.

10 TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

*   Sistemas Cobis

♦  Risk Control Service

  • PCIE Cumplimiento
  • Sistema de Gestión Documental Quipux

11 DOCUMENTOS RELACIONADOS

 

CÓDIGO NOMBRE

IT-PLV41-PR-01

Instructivo de Trabajo para Tratamiento de Coincidencias en Listas Nacionales e Internacionales

IT-PLV-01-PR-02

Instructivo de Trabajo para Verificar Coincidencias en Listas Nacionales e Internacionales mediante el Sistema Risk Control Service

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Lunes 8 de febrero de 2021 Registro Oficial N° 387

12 FORMULARIOS

 

CÓDIGO

NOMBRE

FORMA

TIPO DE ARCHIVO

LUGAR Y

RESPONSABLE

ORDEN

TIEMPO DE

CONSERV.

R-PLV-

PR-01

Solicitud            de

revisión en

Listas

Nacionales       e

Internacionales

Físico

Activo

Gerencia          de

Cumplimiento

Fecha

10 años

Pasivo

Archivo de la Gerencia de Cumplimiento

Fecha

10 años

 

Registro            de

atención            de

solicitudes            de

 

Activo

Gerencia          de

Cumplimiento

Número de solicitud

10 años

R-PLV-

PR-02

Revisión en Listas Nacionales e Internacionales vía Quipux

Digital

Pasivo

Gerencia          de

Cumplimiento

Número de solicitud

10 años

R-PLV-

PR-03

Solicitud para pase a lista de aceptados

Físico

Activo

Gerencia          de

Cumplimiento

Fecha

10 años

Pasivo

Archivo de la Gerencia de Cumplimiento

Fecha

10 años

R-PLV-

PR-04

Reporte de Consultas Listas de Aceptados

Digital

Activo

Gerencia          de

Cumplimiento

Número de solicitud

10 años

Pasivo

Gerencia          de

Cumplimiento

Número de solicitud

10 años

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Registro Oficial N° 387 Lunes 8 de febrero de 2021

13 ANEXOS

13.1 Reporte de Constancia de Revisión en Listas Nacionales e Internacionales

SIN COINCIDENCIA

 

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Registro Oficial N° 387 Lunes 8 de febrero de 2021

14 GLOSARIO DE TÉRMINOS

 

TÉRMINO

DEFINICIÓN

ARLAFDT

Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos, como el Terrorismo.

ENLACES DE CUMPLIMIENTO

Son los responsables de las diferentes áreas de la estructura organizacional de la Institución

PEP

PEP: (Persona expuesta políticamente, en sus siglas en español). Son todas aquellas personas naturales, nacionales o extranjeras, que desempeñan o han desempeñado funciones públicas destacadas en e! país o en el extranjero en representación del país, sus familiares y colaboradores cercanos. En el Ecuador se hallan categorizados en el Reglamento General a la Ley Orgánica de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos.

SUJETO PRINCIPAL/ SUJETO A VERIFICAR/ SUJETO EN REVISIÓN

Es la persona natural, jurídica, instituciones financieras, otras figuras jurídicas o patrimonios con quien se desea establecer o continuar la relación comercial, contractual o de negocios.

 

Artículo 4.- Derogar los siguientes documentos; debido a que su información es obsoleta en base a lo detallado en el documento "POC-25 Absolver consultas de las unidades administrativas" y sus documentos relacionados:

  • POC-25 Carátula del procedimiento
  • POC-25 Descripción de actividades
  • POC-25 Flujograma
  • POC-25 Normas Internas
  • ISPOC-22 Solicitar validaciones a la unidad de cumplimiento
  • RPOC-20 Plantilla de datos
  • RPOC-22 Formulario de revisión de cumplimiento - Requerimientos vía correo electrónico
  • RPOC-26 Plantilla de datos -Negocios Fiduciarios y Titularización
  • RPOC-28 Formulario de revisión de cumplimiento - Negocios Fiduciarios y Titularización
  • RPOC-29 Certificación de CPLA para Administradoras de Fondos y Fideicomisos
  • RPOC-30 Certificación de CPLA Constructoras
  • RPOC-33 Formulario Conoce a tu Acreedor Persona Jurídica
  • RPOC-34 Formulario Conoce a tu Acreedor (Inglés)

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Lunes 8 de febrero de 2021 Registro Oficial N° 387

DISPOSICIONES

 

 FINALES: PRIMERA.- Remítase a la Gerencia de Calidad, para su difusión interna.

SEGUNDA.- La presente normativa entrará en vigencia a partir de su suscripción, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.

56

 

 

 

 

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