Registro Oficial

Registro Oficial No 703 - Miércoles 02 de Marzo de 2016 Suplemento

Miércoles, 02 de marzo de 2016

Última modificación: Viernes, 29 de abril de 2016 | 18:20

Administración del Señor Ec. Rafael Correa Delgado                       

Presidente Constitucional de la República del Ecuador

Miércoles 02 de Marzo de 2016 - R. O. No. 703

 

SUPLEMENTO

 

SUMARIO

               

Servicio de Contratación de Obras:

 

Ejecutivo:

Resoluciones         

 

SECOB-DG-2015-0048 Expídese el Instructivo de Políticas de Tecnologías de Información y Comunicación y Uso de Servicios Informáticos

               

SECOB-DG-2016-0003 Expídese el Instructivo de Reposición de Documentos y Expedientes Administrativos

               

Fiscalía General Del Estado:

 

Judicial y Justicia Indígena    

 

FGE - 2015 087 Expídese el ?Manual de Procedimientos para la Utilización de los Aplicativos Informáticos Desarrollados e Implementados por las Operadoras del Servicio Móvil Avanzado (SMA), por parte del Subsistema de Reportes Telefónicos (SRT)?; y, el ?Manual de Cargos, Funciones y Responsabilidades para las y los Servidores del Subsistema de Reportes Telefónicos (SRT)?

 

 

CONTENIDO


 

No. SECOB-DG-2015-0000048

 

Ing. Salvador Jaramillo Vivanco

DIRECTOR GENERAL SERVICIO

DE CONTRATACIÓN DE OBRAS

 

Considerando:

 

Que, el artículo 18, numeral 2 de la Constitución de la República del Ecuador, publicada en el Registro Oficial 449, establece que toda persona, de forma individual o colectiva, puede acceder libremente a la información generada en entidades que realicen funciones públicas, exceptuándose la  reserva de la información a los casos expresamente establecidos en la ley;

 

 

Que, el numeral 19 del artículo 66 de la Constitución de la República del Ecuador señala que ?Se reconoce y garantizará a las personas: (...) El derecho a la protección de datos de carácter personal, que incluye el acceso y la decisión sobre información y datos de este carácter, así como su correspondiente protección. La recolección, archivo, procesamiento, distribución o difusión de estos datos o información requerirán la autorización del titular o el mandato de la ley?;

 

Que el artículo 66 de la Constitución establece: ?Se reconoce y garantizará a las personas: (...) 19. El derecho a la protección de datos de carácter personal, que incluye el acceso y la decisión sobre información y datos de este carácter, así como su correspondiente protección. La recolección, archivo, procesamiento, distribución o difusión de estos datos o información requerirán la autorización del titular o el mandato de la ley; (...) 25. El derecho a acceder a bienes y servicios públicos y privados de calidad, con eficiencia, eficacia y buen trato, así como a recibir información adecuada y veraz sobre su contenido y características...?;

 

Que el artículo 76 literal l) de la Constitución de la República del Ecuador dispone, que: ?Las resoluciones de los poderes públicos deberán ser motivadas. No habrá motivación si en la resolución no se enuncian las normas o principios jurídicos en que se funda y no se explica la pertinencia de su aplicación a los antecedentes de hecho?;

 

Que, el artículo 82 de la Constitución de la República del Ecuador señala que: ?El derecho a la seguridad jurídica se fundamenta en el respeto a la Constitución y en la existencia de normas jurídicas previas, claras, públicas y aplicadas por las autoridades competentes?;

 

Que, el numeral 6 del artículo 132 de la Constitución de la República del Ecuador establece que: ?(...) Se requerirá de ley en los siguientes casos: 6. Otorgar a los organismos públicos de control y regulación la facultad de expedir normas de carácter general en las materias propias de su competencia, sin que puedan alterar o innovar las disposiciones legales?;

 

Que, el artículo 226 de la Constitución de la República del Ecuador, dispone que ?las instituciones del Estado, sus organismos, dependencias, las servidoras o servidores públicos y las personas que actúen en virtud de una potestad estatal ejercerán solamente las competencias y facultades que les sean atribuidas en las Constitución y la ley??;

 

Que, el artículo 227 de la Constitución de la República del Ecuador determina que la administración pública constituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía, desconcentración, descentralización, coordinación, participación, planificación, transparencia y evaluación;

 

Que, el artículo 379, numeral 4, de la Constitución de la República del Ecuador, establece que son parte el patrimonio cultural tangible e intangible relevante para la memoria e identidad de las personas y colectivos, y objeto de salvaguardia del Estado, entre otros: ?4. Las creaciones artísticas, científicas y tecnológicas?;

 

Que, la Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos publicada en el Registro Oficial 162 de 31 de marzo de 2010, en su artículo 4, prescribe: ?Las instituciones del sector público y privado y las personas naturales que actualmente o en el futuro administren bases o registros de datos públicos, son responsables de la integridad, protección y control de los registros y bases de datos a su cargo. Dichas instituciones  responderán por la veracidad, autenticidad, custodia y debida conservación de los registros. La responsabilidad sobre la veracidad y autenticidad de los datos registrados, es exclusiva de la o el declarante cuando esta o este provee toda la información.?;

 

Que, la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información, publicada en el Registro Oficial Suplemento 337 de 18 de mayo de 2004, en su artículo 1, establece que el acceso a la información pública es un derecho de las personas garantizado por el Estado;

 

Que, la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, publicada en el Registro Oficial Suplemento 337 de 18 de mayo de 2004, en su artículo 5 determina: ?Información Pública.- se considera información pública a todo documento en cualquier formato, que se encuentre en poder de las instituciones públicas y de las personas jurídicas a las que se refiere esta Ley, contenidos, creados u obtenidos por ellas, que se encuentren bajo su responsabilidad o se hayan producido con recursos del Estado.?;

 

Que, el inciso segundo del artículo 10 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, señala que: ?Quienes administren, manejen, archiven o conserven información pública, serán personalmente responsables, solidariamente con la autoridad de la dependencia a la que pertenece dicha información y/o documentación, por las consecuencias civiles, administrativas o penales a que pudiera haber lugar, por sus acciones u omisiones, en la ocultación, alteración, pérdida y/o desmembración de documentación e información pública. Los documentos originales deberán permanecer en las dependencias a las que pertenezcan, hasta que sean transferidas a los archivos generales o Archivo Nacional.?;

 

Que, el inciso primero del artículo 23 de norma Ibídem, señala que: ?Los funcionarios de las entidades de la Administración Pública y demás entes señalados en el artículo 1 de la presente Ley, que incurrieren en actos u omisiones de denegación ilegítima de acceso a la información pública, entendiéndose ésta como información que ha sido negada total o parcialmente ya sea por información incompleta, alterada o falsa que proporcionaron o debieron haber proporcionado, serán sancionados, según la gravedad de la falta, y sin perjuicio de las acciones civiles y penales a que hubiere lugar ().?;

 

Que, de conformidad a lo dispuesto en el literal b) del artículo 2 del Estatuto de Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva, publicado en el registro oficial 536 de 18 de marzo de 2002, última reforma el 08 de abril de 2015, establece que: ?Este estatuto es aplicable principalmente a la Función Ejecutiva. Para sus efectos, la Función Ejecutiva comprende: ?b) Los Ministerios de Estado y los órganos dependientes o adscritos a ellos??

 

Que, el inciso segundo del artículo 13 del Estatuto del Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva establece que la Secretaría Nacional de la Administración Pública establecerá  las políticas, metodologías de gestión e innovación institucional y herramientas necesarias para el mejoramiento de la eficiencia, calidad y transparencia de la gestión en las entidades y organismos de la Función Ejecutiva, con quienes coordinará las acciones que sean necesarias para la correcta ejecución de dichos fines;

 

Que, el inciso final del artículo 22 de la Ley Orgánica de Servicio Público, publicada en el Registro Oficial Suplemento 294 de 6 de octubre de 2010, dispone que uno de los deberes de la o el servidor público es ?custodiar y cuidar la documentación e información que, por razón de su empleo, cargo o comisión tenga bajo su responsabilidad e impedir o evitar su uso indebido, sustracción, ocultamiento o inutilización.?;

 

Que, respecto al régimen disciplinario de los servidores públicos, el inciso primero del artículo 42 de la norma ibídem, indica que: ?La servidora o servidor público que incumpliere sus obligaciones o contraviniere las disposiciones de esta Ley, sus reglamentos, así como las leyes y normativa conexa, incurrirá en responsabilidad administrativa que será sancionada disciplinariamente, sin perjuicio de la acción civil o penal que pudiere originar el mismo hecho.?;

 

Que, el artículo 1 de la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensaje de Datos, dispone que ?Esta ley regula los mensajes de datos, la firma electrónica, los servicios de certificación, la contratación electrónica y telemática, la prestación de servicios electrónicos, a través de redes de información, incluido el comercio electrónico y la protección a los usuarios de estos sistemas.?;

 

Que, las Normas de Control Interno para la Entidades, Organismos del Sector Público y Personas Jurídicas de Derecho Privado que dispongan de recursos públicos, emitido por la Contraloría General del Estado, publicado en el Registro Oficial Suplemento 87 de 14 de diciembre de 2009, establece la responsabilidad respecto a la documentación ?405-04 Documentación de respaldo y su archivo.- La máxima autoridad, deberá implantar y aplicar políticas y procedimientos de archivo para la conservación y mantenimiento de archivos físicos y magnéticos, con base en las disposiciones técnicas y jurídicas vigentes.?;

 

Que, mediante Acuerdo No. 166, publicado en el Registro Oficial 445 de 25 de septiembre de 2013, la Secretaría Nacional de la Administración Pública expidió el Esquema Gubernamental de Seguridad dela Información, respecto al ámbito de aplicación el artículo 1 prescribe que ?Disponer a las entidades de la Administración Pública Central, Institucional y que dependan de la Función Ejecutiva el uso obligatorio de las Normas Técnicas Ecuatorianas NTE INEN-ISO/IEC 27000 para la Gestión de Seguridad de la Información?;

 

 

Que, el artículo 6, ibid, establece que ?es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad mantener la documentación de la implementación del EGSI debidamente organizada y registrada de acuerdo al procedimiento específico que para  estos efectos establezca la Secretaría Nacional de la Administración Pública?;

 

Que, el Objetivo No. 5 del Plan Nacional para el Buen Vivir 2013-2017, señala la responsabilidad del Estado de garantizar la protección, conservación, salvaguarda y difusión de los patrimonios como un bien común;

 

Que, la libertad de información está reconocida tanto en el artículo 19 del Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos, como en el artículo 13 de la Convención Interamericana de Derechos Humanos;

 

Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 49 de 22 de julio de 2013, se crea el Servicio de Contratación de Obras, como organismo de derecho público, con personalidad jurídica, autonomía administrativa, operativa y financiera, con domicilio en la ciudad de Quito, cuyo objeto es ?contratar las obras de infraestructura que requieran las instituciones de la Administración Pública Central e de Institucional. De igual manera podrá, previo requerimiento y en función su disponibilidad, contratar las obras de infraestructura de las demás entidades del sector público que así lo requieran.?;

 

Que el uso de sistemas de información y de redes electrónicas, incluida la internet, ha adquirido importancia para el desarrollo del comercio y la producción, permitiendo la realización y concreción de múltiples negocios de trascendental importancia, tanto para el sector público como para el sector privado;

 

Que es indispensable que el Servicio de Contratación de Obras cuente con herramientas jurídicas que le permitan el uso de los servicios tecnológicos, incluido el comercio electrónico y acceder con mayor facilidad a la cada vez más compleja red de los negocios internacionales; y,

 

Que, los miembros del Comité del Servicio de Contratación de Obras, a través del Acta No. AC-009-2015 de 29 de abril de 2015, resolvieron designar al Ing. Salvador Jaramillo Vivanco, como Director General del Servicio de Contratación de Obras a partir del 29 de abril de 2015; y, EN EJERCICIO de las atribuciones establecidas en el literal h) del artículo 10.1 del Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva y literales a), b) y e) del artículo 8 del Decreto Ejecutivo 731 de 11 de abril de 2011.

 

Resuelve:

 

Expedir el siguiente INSTRUCTIVO DE POLÍTICAS DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Y USO DE SERVICIOS INFORMÁTICOS DEL SERVICIO DE CONTRATACIÓN DE OBRAS.

 

Artículo 1.- Objeto.- El presente Instructivo tiene por objeto establecer políticas para la operación, el seguimiento, la mejora continua que normen los procedimientos, la regulación para el uso de los recursos informáticos y servicios de red que el Servicio de Contratación de Obras, proporciona a los funcionarios para su utilización en temas exclusivamente laborales según sus funciones.

 

Artículo 2.- Finalidad.- Contar con un instrumento normativo que permita controlar el uso de los recursos informáticos y servicios de red del Servicio de Contratación de Obras.

 

Artículo 3.- La Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicación del SERVICIO DE CONTRATACIÓN DE OBRAS en su calidad de controlador y administrador de la plataforma tecnológica institucional analizará los procesos, procedimientos, políticas y metodologías de trabajo, a fin de consolidarlos, estandarizarlos, optimizarlos y actualizarlos en coordinación con los departamentos y dependencias de la entidad, observando su especialidad y su objetivo institucional.

 

Artículo 4.- Todas las y los servidores deben cumplir el presente instructivo y prestar las facilidades del caso para la garantizar la seguridad de la información del SECOB.

 

DISPOSICIONES GENERALES

 

PRIMERA.- El cumplimiento de las disposiciones contenidas en este instructivo, no eximen de responsabilidades administrativas, civiles o penales derivadas de la mala administración, integridad, falta de control y protección y mal uso de los servicios informáticos, responsabilidades que deberán ser dictaminadas por la autoridad judicial competente, en caso de existir.

 

SEGUNDA.- La Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicación del Servicio de Contratación de Obras controlará el cumplimiento del presente instructivo e informará cada cuatro meses a la o al Oficial de Seguridad de la Información.

 

TERCERA.- La o el Oficial de Seguridad de la Información remitirá un informe al Comité de Seguridad de la Información con la finalidad de que éste tome las medidas pertinentes.

 

CUARTA.- Encárguese a la Dirección de Gestión Documental y Archivo la difusión de la presente Resolución.

 

 

DISPOSICIÓN TRANSITORIA

 

Las Políticas de Tecnologías de Información y Comunicación y Uso de Servicios Informáticos del presente instructivo, cada año a partir de su suscripción, serán sometidas a revisión en caso de existir cambios sustanciales o mejoras en el proceso de seguridad de la información.

 

 

DISPOSICIÓN FINAL

 

El presente instructivo entrará en vigencia a partir de la fecha de suscripción sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.

 

Notifíquese, comuníquese y cúmplase.-

 

Dado en Quito, Distrito Metropolitano, en el Despacho del Director General del Servicio de Contratación de Obras el 29 de diciembre de 2015.

 

f.) Ing. Salvador Jaramillo Vivanco, Director General, Servicio de Contratación de Obras.

No. SECOB-DG-2016-0003

 

Ing. Salvador Jaramillo Vivanco

DIRECTOR GENERAL

SERVICIO DE CONTRATACIÓN DE OBRAS

 

 

Considerando:

 

Que, el artículo 18, numeral 2 de la Constitución de la República del Ecuador, publicada en el Registro Oficial 449, establece que toda persona, de forma individual o colectiva, puede acceder libremente a la información generada en entidades que realicen funciones públicas, exceptuándose la reserva de la información a los casos expresamente establecidos en la ley;

 

Que, el numeral 19 del artículo 66 de la Constitución de la República del Ecuador señala que ?Se reconoce y garantizará a las personas: (...) El derecho a la protección de datos de carácter personal, que incluye el acceso y la decisión sobre información y datos de este carácter, así como su correspondiente protección. La recolección, archivo, procesamiento, distribución o difusión de esto datos o información requerirán la autorización del titular o el mandato de la ley?;

 

Que, el artículo 66 de la Constitución establece: ?Se reconoce y garantizará a las personas: (...) 19. El derecho a la protección de datos de carácter personal, que incluye el acceso y la decisión sobre información y datos de este carácter, así como su correspondiente protección. La recolección, archivo, procesamiento, distribución o difusión de estos datos o información requerirán la autorización del titular o el mandato de la ley; (...) 25. El derecho a acceder a bienes y servicios públicos y privados de calidad, con eficiencia, eficacia y buen trato, así como a recibir información adecuada y veraz sobre su contenido y características...?;

 

Que, el artículo 76 literal l) de la Constitución de la República del Ecuador dispone, que: ?Las resoluciones de los poderes públicos deberán ser motivadas. No habrá motivación si en la resolución no se enuncian las normas o principios jurídicos en que se funda y no se explica la pertinencia de su aplicación a los antecedentes de hecho?;

 

Que, el artículo 82 de la Constitución de la República del Ecuador señala que: ?El derecho a la seguridad jurídica se fundamenta en el respeto a la Constitución y en la existencia de normas jurídicas previas, claras, públicas y aplicadas por las autoridades competentes?;

 

Que, el artículo 92 de la Carta Magna dispone: ?Toda persona, por sus propios derechos o como representante legitimado para el efecto, tendrá derecho a conocer de la existencia y a acceder a los documentos, datos genéticos, bancos o archivos de datos personales e informes que sobre sí misma, o sobre sus bienes, consten en entidades públicas o privadas, en soporte material o electrónico. Asimismo tendrá derecho a conocer el uso que se haga de ellos, su finalidad, el origen y destino de información  personal y el tiempo de vigencia del archivo o banco de datos...?;

 

Que, el numeral 6 del artículo 132 de la Constitución de la República del Ecuador establece que: ?(...) Se requerirá de ley en los siguientes casos: 6. Otorgar a los organismos públicos de control y regulación la facultad de expedir normas de carácter general en las materias propias de su competencia, sin que puedan alterar o innovar las disposiciones legales?;

 

Que, el artículo 226 de la Constitución de la República del Ecuador, dispone que ?las instituciones del Estado, sus organismos, dependencias, las servidoras o servidores públicos y las personas que actúen en virtud de una potestad estatal ejercerán solamente las competencias y facultades que les sean atribuidas en las Constitución y la ley??;

 

Que, el artículo 227 de la Constitución de la República del Ecuador determina que la administración pública constituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía, desconcentración, descentralización, coordinación, participación, planificación, transparencia y evaluación;

 

Que, el artículo 379, numerales 3 y 4, de la Constitución de la República del Ecuador, establece que son parte el patrimonio cultural tangible e intangible relevante para la memoria e identidad de las personas y colectivos, y objeto de salvaguardia del Estado, entre otros: ?3. Los documentos, objetos, colecciones, archivos, bibliotecas y museos que tengan valor histórico, artístico, arqueológico, etnográfico o paleontológico. 4. Las creaciones artísticas, científicas y tecnológicas?;

 

Que, la libertad de información está reconocida tanto en el artículo 19 del Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos, como en el artículo 13 de la Convención Interamericana de Derechos Humanos;

 

Que, la Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos publicada en el Registro Oficial 162 de 31 de marzo de 2010, en su artículo 4, prescribe: ?Las instituciones del sector público y privado y las personas naturales que actualmente o en el futuro administren bases o registros de datos públicos, son responsables de la integridad, protección y control de los registros y bases de datos a su cargo. Dichas instituciones responderán por la veracidad, autenticidad, custodia y debida conservación de los registros. La responsabilidad sobre la veracidad y autenticidad de los datos registrados, es exclusiva de la o el declarante cuando esta o este provee toda la información.?;

 

Que, la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información, publicada en el Registro Oficial Suplemento 337 de 18 de mayo de 2004, en su artículo 1, establece que el acceso a la información pública es un derecho de las personas garantizado por el Estado;

 

Que, la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, en su artículo 5 determina: ?Información Pública.- se considera información pública a todo documento en  cualquier formato, que se encuentre en poder de las instituciones públicas y de las personas jurídicas a las que se refiere esta Ley, contenidos, creados u obtenidos por ellas, que se encuentren bajo su responsabilidad o se hayan producido con recursos del Estado.?;

 

Que, el inciso segundo del artículo 10 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, señala que: ?Quienes administren, manejen, archiven o conserven información pública, serán personalmente responsables, solidariamente con la autoridad de la dependencia a la que pertenece dicha información y/o documentación, por las consecuencias civiles, administrativas o penales a que pudiera haber lugar, por sus acciones u omisiones, en la ocultación, alteración, pérdida y/o desmembración de documentación e información pública. Los documentos originales deberán permanecer en las dependencias a las que pertenezcan, hasta que sean transferidas a los archivos generales o Archivo Nacional.?;

 

Que, el inciso primero del artículo 23 de norma Ibídem, señala que: ?Los funcionarios de las entidades de la Administración Pública y demás entes señalados en el artículo 1 de la presente Ley, que incurrieren en actos u omisiones de denegación ilegítima de acceso a la información pública, entendiéndose ésta como información que ha sido negada total o parcialmente ya sea por información incompleta, alterada o falsa que proporcionaron o debieron haber proporcionado, serán sancionados, según la gravedad de la falta, y sin perjuicio de las acciones civiles y penales a que hubiere lugar ().?;

 

Que, de conformidad a lo dispuesto en el literal b) del artículo 2 del Estatuto de Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva, publicado en el registro oficial 536 de 18 de marzo de 2002, última reforma el 08 de abril de 2015, establece que: ?Este estatuto es aplicable principalmente a la Función Ejecutiva. Para sus efectos, la Función Ejecutiva comprende: ?b) Los Ministerios de Estado y los órganos dependientes o adscritos a ellos??

 

Que, el inciso segundo del artículo 13 del Estatuto del Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva establece que la Secretaría Nacional de la Administración Pública establecerá las políticas, metodologías de gestión e innovación institucional y herramientas necesarias para el mejoramiento de la eficiencia, calidad y transparencia de la gestión en las entidades y organismos de la Función Ejecutiva, con quienes coordinará las acciones que sean necesarias para la correcta ejecución de dichos fines;

 

Que, la Disposición General Décimo Séptima del Código Orgánico Monetario y Financiero publicado en el Registro Oficial 332 de 12 de septiembre de 2014, determina que: ?Las instituciones del Estado, sus organismos, dependencias, y las personas que actúen en virtud de una potestad estatal, podrán intercambiar sin restricción alguna la información que posean, y que sea necesaria para el cumplimiento de sus objetivos. La información personal es reservada y no perderá tal condición por el intercambio con otras instituciones del Estado, a quienes se les trasladará dicha reserva.?;

 

Que, el inciso final del artículo 22 de la Ley Orgánica de Servicio Público, publicada en el Registro Oficial Suplemento 294 de 6 de octubre de 2010, dispone que uno de los deberes de la o el servidor público es ?custodiar y cuidar la documentación e información que, por razón de su empleo, cargo o comisión tenga bajo su responsabilidad e impedir o evitar su uso indebido, sustracción, ocultamiento o inutilización.?;

 

Que, respecto al régimen disciplinario de los servidores públicos, el inciso primero del artículo 42 de la norma ibídem, indica que: ?La servidora o servidor público que incumpliere sus obligaciones o contraviniere las disposiciones de esta Ley, sus reglamentos, así como las leyes y normativa conexa, incurrirá en responsabilidad administrativa que será sancionada disciplinariamente, sin perjuicio de la acción civil o penal que pudiere originar el mismo hecho.?;

 

Que, la Ley del Sistema Nacional de Archivo, publicada en el Registro Oficial 265 de 16 de junio de 1982, en su artículo 1 señala: ?Constituye Patrimonio del Estado, la documentación básica que actualmente existe o que en adelante se produjere en los archivos de todas las instituciones de los sectores públicos y privado (?)?

 

Que, las Normas de Control Interno para la Entidades, Organismos del Sector Público y Personas Jurídicas de Derecho Privado que dispongan de recursos públicos, emitido por la Contraloría General del Estado, publicado en el Registro Oficial Suplemento 87 de 14 de diciembre de 2009, establece la responsabilidad respecto a la documentación: ?405-04 Documentación de respaldo y su archivo.- La máxima autoridad, deberá implantar y aplicar políticas y procedimientos de archivo para la conservación y mantenimiento de archivos físicos y magnéticos, con base en las disposiciones técnicas y jurídicas vigentes.?;

 

Que, el inciso tercero del artículo 121 del Código de Procedimiento Civil, manifiesta que: ?Se considerarán como copias las reproducciones del original, debidamente certificadas que se hicieren por cualquier sistema.?;

 

Que, mediante Acuerdo No. 1043, publicado en el Registro Oficial 445 de 25 de febrero de 2015, la Secretaría Nacional de la Administración Pública expidió la Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo, respecto al ámbito de aplicación el artículo 2 prescribe que ?Esta Norma Técnica es de aplicación obligatoria para todas las entidades de la Administración Pública Central, Institucional y dependientes dé la Función Ejecutiva.?;

 

Que, el acápite V del artículo 13, de la Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo, señala que una de las atribuciones de la Dirección de Gestión Documental y Archivo es ?Supervisar el cumplimiento de los criterios, métodos, procesos y procedimientos para el ingreso, registro, producción, circulación, clasificación, descripción, concentración, uso, custodia, conservación, preservación, así como las transferencias documentales y destino final de los documentos de archivo -incluido el expurgo o depuración- que produce o  recibe cada unidad administrativa de la dependencia en el ejercicio de sus funciones o atribuciones.?;

 

Que, el inciso primero del artículo 21 de la Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo, indica que ?Los documentos de archivo, con independencia de su soporte físico o tipología documental, están sujetos al proceso archivístico completo: expedientación, clasificación, inventario, preservación, transferencias y disposición final.?;

 

Que, el inciso primero del artículo 27, de la Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo, dispone que ?Las dependencias deberán contar con la infraestructura física adecuada para la preservación de los documentos de archivo conforme a lo que establezcan los estándares internacionales y las políticas que emita la SNAP??;

 

Que, los incisos segundo, tercero y cuarto del artículo 28, de la Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo, indica que: ??Los servidores públicos de la dependencia obligados a elaborar acta de entrega-recepción al separarse de su empleo, cargo o comisión, deberán entregar a quienes los sustituyan los archivos que se encuentren bajo su resguardo, debidamente inventariados y registrados??;

 

Que, el Código de Procedimiento Civil, en su artículo 994, manifiesta que: ?En los casos de pérdida o destrucción de procesos harán fe: 1. La compulsa de la copia de los autos y sentencias que debe quedar en la secretaría de las cortes; y, 2. La compulsa de la copia de la demanda, contestación y sentencia de primera instancia.?

 

Que, mediante Acuerdo No. 166, publicado en el Registro Oficial Suplemento 88 de 25 de septiembre de 2013, la Secretaría Nacional de la Administración Pública acuerda el Esquema Gubernamental de Seguridad de la Información (EGSI), en su artículo 1 prescribe ?Disponer a las entidades de la Administración Pública Central, Institucional y que dependen de la Función Ejecutiva el uso obligatorio de las Normas Técnicas Ecuatorianas NTE INEN-ISO/IEC 27000 para la Gestión de Seguridad de la Información?;

 

Que, el artículo 6 del Acuerdo No. 166, la Secretaría Nacional de la Administración Pública acuerda el Esquema Gubernamental de Seguridad de la Información (EGSI), establece que ?es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad mantener la documentación de la implementación del EGSI debidamente organizada y registrada de acuerdo al procedimiento específico que para estos efectos establezca la Secretaría Nacional de la Administración Pública?;

 

Que, el Objetivo No. 5 del Plan Nacional para el Buen Vivir 2013-2017, señala la responsabilidad del Estado de garantizar la protección, conservación, salvaguarda y difusión de los patrimonios como un bien común;

 

 

Que, desde el mes de marzo del 2014 comenzó a funcionar la Dirección de Gestión Documental y Archivo, conforme a la Resolución No. SECOB-DG-2014-0006 de 27 de enero de  2014, actualmente derogada por la Resolución SECOBDG- 2014-0063.

 

Que, la misión de la Dirección de Gestión Documental y Archivo según el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, publicado en el Registro Oficial 197 de 23 de octubre de 2014, se encuentra encaminada a ?Dirigir, controlar y administrar el patrimonio documental de la institución, así como la asistencia y apoyo a las autoridades en los cuerpos colegiados de la institución y la certificación de los actos normativos y administrativos a fin de brindar una atención eficiente, eficaz y oportuna a los usuarios internos y externos del SECOB.?;

 

Que, en el marco de este instructivo es necesario establecer procedimientos técnico-jurídicos que permitan la existencia documental e informativa de los expediente de obra como patrimonio histórico del Estado;

 

Que, es necesario regular el procedimiento para reponer o recuperar, los documentos de expedientes de obras que reposan en los archivos de gestión o/y en el archivo central del SECOB; Que, es preciso tomar las medidas pertinentes a fin de evitar problemas legales que pueden generarse como consecuencia de la pérdida o deterioro de dichos documentos, cuya información es de carácter público;

 

Que, los miembros del Comité del Servicio de Contratación de Obras, a través del Acta No. AC-009-2015 de 29 de abril de 2015, resolvieron designar al Ing. Salvador Jaramillo Vivanco, como Director General del Servicio de Contratación de Obras a partir del 29 de abril de 2015; y,

 

EN EJERCICIO de las atribuciones establecidas en el literal h) del artículo 10.1 del Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva, y literales a), b) y e) del artículo 8 del Decreto Ejecutivo 731 de 11 de abril de 2011,

 

Resuelve:

 

Expedir el

 

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