Administración del Señor Lcdo. Lenin Moreno Garcés
Presidente Constitucional de la República del Ecuador
Miércoles 20 de enero de 2021 (R. O.374, 20–enero -2021 )
SUMARIO:
Págs.
FUNCIÓN EJECUTIVA
ACUERDOS:
MINISTERIO DEL AMBIENTE YAGUA:
MAAE-2020-027 Expídese el Instructivo para la conformación y funcionamiento del Comité de Gestión de Calidad de Servicio y el Desarrollo Institucional
MINISTERIO DE TELECOMUNICACIONES
Y DE LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN:
036-2020 Emítese la Norma técnica para el diagnóstico económico y criterios de priorización de trámites
RESOLUCIÓN:
EMPRESA PÚBLICA FLOTA
PETROLERA ECUATORIANA:
GGR-065-2020 Expídese el Reglamento para el ejercicio de la jurisdicción coactiva
Año II – N° 374- 58 páginas
Quito, miércoles 20 de enero de 2021
Miércoles 20 de enero de 2021 Registro Oficial N° 374
REPÚBLICA DEL ECUADOR
MINISTERIO DEL AMBIENTE Y AGUA ACUERDO MINISTERIAL No. MAAE-2020-027
Mgs. Paulo Arturo Proaño Andrade MINISTRO DEL AMBIENTE Y AGUA (E)
CONSIDERANDO:
Que el artículo 82 de la Constitución de la República del Ecuador dispone que «El derecho a la seguridad jurídica se fundamenta en el respeto a la Constitución y en la existencia de normas jurídicas previas, claras, públicas y aplicadas por las autoridades competentes»;
Que el numeral 1 del artículo 154 de la Constitución de la República del Ecuador confiere a las ministras y ministros de Estado la atribución para » (…) Ejercer la rectoría de las políticas públicas del área a su cargo y expedir los acuerdos y resoluciones administrativas que requiera su gestión (…)»;
Que el artículo 225 de la Constitución de la República del Ecuador dispone que «el sector público comprende: 1. Los organismos y dependencias de las funciones Ejecutiva, Legislativa, Judicial, Electoral y de Transparencia y Control Social (…)»;
Que el artículo 226 de la Constitución de la República del Ecuador, dispone que «Las instituciones del Estado, sus organismos, dependencias, las servidoras o servidores públicos y las personas que actúen en virtud de una potestad estatal ejercerán solamente las competencias y facultades que les sean atribuidas en la Constitución y la ley. Tendrán el deber de coordinar acciones para el cumplimiento de sus fines y hacer efectivo el goce y ejercicio de los derechos reconocidos en la Constitución*
Que el artículo 227 de la Constitución de la República del Ecuador, establece: «La administración pública constituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía, desconcentración, descentralización, coordinación, participación, planificación, transparencia y evaluación»;
Que el artículo 47 del Código Orgánico Administrativo prescribe que » (…) la máxima autoridad administrativa de la correspondiente entidad pública ejerce su representación para intervenir en todos los actos, contratos y relaciones jurídicas
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sujetas a su competencia. Esta autoridad no requiere delegación o autorización alguna de un órgano o entidad superior, salvo en los casos expresamente previstos en la ley»;
Que el artículo 65 del Código Orgánico Administrativo dispone que» (…) la competencia es la medida en la que la Constitución y la ley habilitan a un órgano para obrar y cumplir sus fines, en razón de la materia, el territorio, el tiempo y el grado»;
Que el artículo 128 del Código Orgánico Administrativo señala que el acto normativo de carácter administrativo » (…) es toda declaración unilateral efectuada en ejercicio de una competencia administrativa que produce efectos jurídicos generales, que no se agota con su cumplimiento y deforma directa»;
Que el artículo 130 del Código Orgánico Administrativo dispone que » (…) las máximas autoridades administrativas tienen competencia normativa de carácter administrativo únicamente para regular los asuntos internos del órgano a su cargo, salvo los casos en los que la ley prevea esta competencia para la máxima autoridad legislativa de una administración pública. La competencia regulatoria de las actuaciones de las personas debe estar expresamente atribuida en la ley»;
Que el artículo 23 del Código Orgánico del Ambiente, determina que » (…) el Ministerio del Ambiente será la Autoridad Ambiental Nacional y en esa calidad le corresponde la rectoría, planificación, regulación, control, gestión y coordinación del Sistema Nacional Descentralizado de Gestión Ambiental»;
Que el artículo 17 de la Ley Orgánica de Recursos Hídricos, Usos y Aprovechamiento del Agua señala que » (…) la Autoridad Única del Agua. Es la entidad que dirige el sistema nacional estratégico del agua, es persona jurídica de derecho público. (…) Es responsable de la rectoría, planificación y gestión de los recursos hídricos. Su gestión será desconcentrada en el territorio»;
Que el numeral 1 del artículo 3 de la Ley Orgánica del Servicio Público enumera las instituciones que comprenden la administración publica, las mismas que deben aplicar obligatoriamente las disposiciones contenidas en dicha ley, a saber: u (…) 1. Los organismos y dependencias de las funciones Ejecutiva, Legislativa, Judicial y Justicia Indígena, Electoral, Transparencia y Control Social, Procuraduría General del Estado y la Corte Constitucional; (.„)»;
Que el artículo 138 del Reglamento a la Ley Orgánica del Servicio Público establece que » (…) En las instituciones establecidas en el artículo 3 de la LOSEP, se integrará el Comité de Gestión de Calidad de Servicio y el Desarrollo Institucional que tendrá la responsabilidad de proponer, monitorear y evaluar la aplicación de las políticas, normas y prioridades relativas al mejoramiento de la eficiencia institucional (…)»;
Que el artículo 17 del Estatuto del Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva señala que «Los Ministros de Estado son competentes para el despacho
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de lodos los asuntos inherentes a sus ministerios sin necesidad de autorización alguna del Presidente de la República, salvo los casos expresamente señalados en leyes especiales (…)»;
Que el artículo i del Acuerdo Ministerial Nro. MDT-2018-0081 de fecha 25 de abril de 2018, se determina como objeto de la Norma Técnica para la Evaluación y Certificación de la Calidad del Servicio Público estableciendo » (…) los lineamientos, políticas, normas y procedimientos de carácter técnico y operativo para evaluación, certificación y mejora de la calidad de los servicios públicos en las instituciones del Estado»;
Que el artículo 2 del Acuerdo Ministerial Nro. MDT-2018-0081 prescribe que «Las disposiciones de esta Norma Técnica son de cumplimiento obligatorio para las instituciones del Estado determinadas en el artículo 3 de la Ley Orgánica del Servicio Publico – LOSEP, en concordancia con el artículo 1 de su Reglamento General’3;
Que el artículo 6 del Acuerdo Ministerial Nro. MDT-2018-0081 faculta a la máxima autoridad institucional o su delegado, para actuar » (…) como el patrocinador general para la mejora de la gestión y calidad de los servicios, y será responsable de: a) Conformar el Comité de Gestión de la Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional; b) Aprobar la planificación de las autoevaluaciones, remitido por el Comité de Gestión de la Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional; c) Asegurar la disponibilidad de los recursos necesarios para la implementación y mantenimiento del Modelo Ecuatoriano de Calidad y Excelencia de conformidad a lo establecido en esta Norma Técnica; d) Aprobar y remitir el informe de resultados de autoevaluación al Ministerio del Trabajo; y, e) Conocer el informe de resultados de la evaluación externa y aprobar el plan para la mejora de la gestión»;
Que el artículo 7 del Acuerdo Ministerial Nro. MDT-2018-0081 dispone al Comité de Gestión de Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional actuar » (…) de manera permanente y estará integrado de conformidad a lo establecido en el artículo 138 del Reglamento General a la LOSEP. Estará presidido por la máxima autoridad institucional o su delegado. Actuará en calidad de Secretario el Coordinador General de Planificación y Gestión Estratégica o quien hiciera sus veces»;
Que mediante Decreto Ejecutivo Nro. 1007 de fecha 4 de marzo de 2020, el Presidente Constitucional de la República, Lcdo. Lenin Moreno Garcés, dispuso la fusión del Ministerio del Ambiente y la Secretaría del Agua;
Que mediante Decreto Ejecutivo Nro. 1028 de fecha 1 de mayo de 2020, el Presidente Constitucional de la República, Ledo, Lenin Moreno Garcés, reformó el Decreto Ejecutivo Nro. 1007 de 04 de marzo de 2020, en los siguientes términos: «a) En la Disposición Transitoria Primera, que establece el plazo para culminar el procedo de fusión, Sustitúyase la expresión: «sesenta (60) días», por la siguiente: «noventa (90) días». (…)”;
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Que mediante Acuerdo Ministerial Nro. MDT-2020-0111 de fecha 06 de mayo de 2020 se emitió la Norma Técnica para la Mejora Continua e Innovación de Procesos y Servicios, cuyo artículo 1 determina que «La presente norma técnica tiene por objeto establecer lineamientos y procedimientos para la mejora continua e innovación de procesos y servicios en las entidades del Estado, con la finalidad de: a) Asegurar que las entidades provean productos y/o servicios, orientados a garantizar los derechos de los usuarios y satisfacer sus necesidades, requerimientos y expectativas, facilitando además el cumplimiento de sus obligaciones; b) Optimizar la eficiencia de las entidades a través del mejoramiento continuo e innovación de sus procesos y servicios institucionales; y, c) Incrementar la satisfacción de los usuarios internos y externos de las entidades»;
Que el literal e) del artículo 6 del Acuerdo Ministerial Nro. MDT-2020-0111 contempla como uno de los entes responsables de la mejora continua e innovación de procesos y servicios al: «Comité de Gestión de Calidad del Servicio y el Desarrollo Institucional»;
Que mediante Decreto Ejecutivo Nro.1067 de fecha 01 de junio de 2020, el Presidente Constitucional de la República, Lcdo. Lenin Moreno Garcés, nombró al Mgs. Paulo Proaño Andrade, como Ministro del Ambiente y Agua encargado;
Que mediante informe jurídico Nro. MAAE-CGAJ-2020-0825-M suscrito el 20 de agosto de 2020, la Coordinación General de Asesoría Jurídica, recomienda la suscripción del presente instrumento, «una vez que el instrumento jurídico ha cumplido con todas las formalidades del caso por el área requirente (…)»;
Que el artículo 5 del Acuerdo Ministerial Nro. MAAE-2020-023 de fecha 28 de agosto de 2020, con el que se expidió el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio del Ambiente y Agua, contempla dentro de su estructura el: «Comité de Gestión de Calidad del Servicio y el Desarrollo Institucional: De conformidad con el artículo 138 del Reglamento General a la Ley Orgánica del Servicio Público, el Ministerio del Ambiente y Agua cuenta con un Comité de Gestión de Calidad del Servicio y el Desarrollo Institucional, que tendrá la responsabilidad de proponer, monitorear y evaluar la aplicación de las políticas, normas y prioridades relativas al mejoramiento de la eficiencia institucional (…)»;
Que es necesario e imperativo contar con un Comité de Gestión de Calidad de Servicio y el Desarrollo Institucional propio para el Ministerio del Ambiente y Agua y su respectiva normativa interna para su correcto y óptimo funcionamiento,
En ejercicio de las atribuciones que establecidas en el numeral 1 del artículo 154 de la Constitución de la República, el Código Orgánico Administrativo y en el artículo 17 del Estatuto del Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva:
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ACUERDA
EXPEDIR EL INSTRUCTIVO PARA LA CONFORMACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE GESTIÓN DE CALIDAD DE SERVICIO Y EL DESARROLLO INSTITUCIONAL DEL MINISTERIO DEL AMBIENTE Y
AGUA
CAPÍTULO I DEFINICIÓN, OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
Art. i. Definición.- El Comité de Gestión de Calidad de Servicio y el Desarrollo Institucional del Ministerio del Ambiente y Agua, es el cuerpo colegiado que se incorpora en la gestión institucional, como una instancia interna de coordinación, articulación, formulación, monitoreo y evaluación de las políticas y acciones de la calidad de los servicios y procesos institucionales.
Art. 2. Objeto.- El presente Instructivo tiene como objeto definir la estructuración y funcionamiento del Comité de Gestión de Calidad de Servicio y el Desarrollo Institucional del Ministerio del Ambiente y Agua, y determinar las atribuciones, responsabilidades y facultades del mismo.
Art. 3. Ámbito.- El ámbito de acción del Comité de Gestión de Calidad de Servicio y el Desarrollo Institucional del Ministerio del Ambiente y Agua, será a nivel nacional, y se reunirá en la ciudad de Quito, provincia de Pichincha.
CAPÍTULO II
DE LA CONFORMACIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL COMITÉ
Art. 4. Conformación del Comité.- el Comité de Gestión de Calidad de Servicio y el Desarrollo Institucional del Ministerio del Ambiente y Agua actuará de manera permanente y estará integrado de conformidad a lo establecido en el art. 138 del Reglamento General a la Ley Orgánica del Servicio Público:
- La Máxima Autoridad o su delegado que será el/la Coordinador/a General Administrativo Financiero, quien lo presidirá y tendrá voz y voto;
- El/la Coordinador/a General de Planificación y Gestión Estratégica o quien hiciere sus veces, quien actuará en calidad de secretario y tendrá voz, pero no voto;
- Un responsable por cada uno de los procesos o unidades administrativas con voz y voto; y,
- El responsable de la Unidad de Administración del Talento Humano (UATH) o quien hiciere sus veces, quien tendrá voz, pero no voto.
En las unidades y/o procesos desconcentrados se deberá integrar comités locales, los cuales deberán coordinar sus actividades con el Comité de Gestión de Calidad de Servicio/y el Desarrollo Institucional v se reunirán a petición del Comité
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Art. 5. Conformación de los Comités Locales.- Los Comités Locales estarán conformados por:
- La máxima autridad zonal, quien lo presidirá.
- El responsable de la unidad de asesoría y apoyo zonal, y,
- Un responsable por cada uno de los procesos desconcentrados.
CAPÍTULO III
DE LAS ATRIBUCIONES DEL COMITÉ Y FUNCIONES DE SUS MIEMBROS
Art. 6. Atribuciones del Comité y Funciones de sus Miembros.- El Comité de Gestión de Calidad de Servicio y el Desarrollo Institucional del Ministerio del Ambiente y Agua deberá reunirse de forma trimestral con la finalidad de:
- Proponer la aplicación de políticas, normas y prioridades relativas al mejoramiento de la eficiencia institucional;
- Monitorear el cumplimiento de las políticas, normas y prioridades relacionadas con la mejora continua e innovación de procesos y servicios;
- Evaluar los resultados de las políticas, normas, objetivos e indicadores estratégicos que tienen relación con el desempeño de los procesos y servicios;
- Disponer las acciones que sean requeridas para el mejoramiento de la eficiencia institucional en función de la evaluación periódica de resultados;
- Aprobar y remitir a la Máxima Autoridad institucional o su delegado la planificación de las autoevaluaciones elaborada por la unidad de planificación y gestión estratégica o quien hiciera sus veces;
- Promover el desarrollo de las autoevaluaciones de la institución, de acuerdo a los lineamientos establecidos en la Guía Metodológica de Aplicación del Modelo Ecuatoriano de Excelencia;
- Definir el alcance de la autoevaluación;
- Aprobar la conformación del equipo de proceso de mejora continua que incluirá a los autoevaluadores;
- Conocer y analizar los resultados de las autoevaluaciones y difundirlos en el nivel territorial correspondiente;
- Conocer y analizar el informe de evaluación externa enviado por el Ministerio de Trabajo o quien hiciere sus veces;
- Garantizar el avance de la implementación del plan para la mejora de la gestión;
- Coordinar con los órganos rectores en el ámbito de su competencia la implementación del plan para la mejora a la gestión;
- Definir el o los servicios institucionales entregados en forma de producto y/o servicios que van a ser medidos y evaluados; y,
- Garantizar el avance de la implementación de las acciones correctivas generadas a partir de la medición y evaluación de la percepción de la calidad de los servicios públicos que deberán estar incluidos en el plan para la mejora de la gestión.
En caso de no reunirse en los plazos previstos de considerará que las áreas de mejoras identificadas han sido priorizadas inmediatamente por el Coordinador de Planificación y Gestión Estratégica o quien haga sus veces, recayendo la responsabilidad de sus
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consecuencias operativas, administrativas y técnicas en el mismo Comité. En tal caso, el Coordinador General de Planificación y Gestión Estratégica o quien haga sus veces, deberá coordinar las actividades dispuestas en este Reglamento y la normativa vigente, en articulación con las instituciones rectoras de acuerdo a sus competencias.
Art. 7. Atribuciones del/la Presidente/a del Comité.- Son atribuciones del/la Presidente/a del Comité de Gestión de Calidad de Servicio y el Desarrollo Institucional del Ministerio del Ambiente y Agua, sin perjuicio de lo establecido en la Norma Técnica de Administración por Procesos, las siguientes:
- Presidir el Comité de Gestión de Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional de la institución;
- Convocar a sesiones ordinarias y extraordinarias a través del/a Secretario/a del Comité;
- Ser el voto dirimente cuando exista un empate en la votación;
- Presidir las sesiones ordinarias y extraordinarias con facultad de ser el caso, para suspenderlas de forma justificada;
- Aprobar el orden del día;
- Legalizar conjuntamente con el secretario y miembros del Comité, las actas de las sesiones y/o actas resolutivas;
- Autorizar la asistencia de otros servidores o funcionarios con carácter informativo que, sin ser miembros del Comité, podrán participar en reuniones específicas, en calidad de asesores u observadores;
- Ordenar y vigilar la ejecución de los acuerdos alcanzados; e,
- Informar oportunamente sobre los temas tratados en el Comité a la Máxima Autoridad, cuando el presidente del Comité de Gestión de Calidad de Servicio y el Desarrollo Institucional del Ministerio del Ambiente y Agua sea su delegado;
Art. 8. Atribuciones del o de la Secretario/a del Comité.- Son atribuciones del o de la Secretario/a del Comité de Gestión de Calidad de Servicio y el Desarrollo Institucional del Ministerio del Ambiente y Agua, las siguientes:
- Elaborar las actas de las sesiones, dando fe de su veracidad y contenido, con el visto bueno del Presidente;
- Mantener y custodiar el archivo del Comité de Gestión de Calidad de Servicio y el Desarrollo Institucional del Ministerio del Ambiente y Agua, que contendrá las actas de sesiones, convocatorias, listado de asisten cia, órdenes del día, informes y otros documentos relacionados a la gestión del Comité; mismos que serán entregados mediante acta cuando culmine sus funciones;
- Expedir certificaciones de las actas del Comité, cuando sea debidamente requerido;
- Requerir de los miembros del Comité, las propuestas que tengan para la elaboración del orden del día;
- Preparar el orden del día y presentarlo para aprobación del o la Presidente/a;
- Redactar las convocatorias a las sesiones previamente requeridas por el/la» Presidente/a, las que se realizarán, tanto por escrito y/o por cualquier medio electrónico institucional y deberán contener el orden del día, la indicación del lugar y la documentación sobre los temas que se vayan a tratar;
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g) Constatar el quórum en cada reunión e informar al o la Presidente/a del Comité de Gestión de Calidad de Servicio y el Desarrollo Institucional;
h) Dar lectura del orden del día respectivo, así como del acta de la sesión anterior;
i) Controlar la asistencia a cada reunión, medíante un registro escrito;
j) Dar seguimiento a los acuerdos y resoluciones del Comité de Gestión de Calidad de Servicio y el Desarrollo Institucional del Ministerio del Ambiente y Agua;
k) Presentar al o la Presidente/a los informes de actividades y avance de cumplimiento de los mismos;
l) Mantener un registro numerado de las actas de las sesiones, las que una vez aprobadas serán suscritas por los miembros del Comité;
m) Guardar reserva y confidencialidad sobre los temas que trate el Comité; y,
n) Cumplir con otras funciones que le sean atribuidas por el o la Presidente/a del Comité.
Art. 9. Atribuciones de los Comités Locales.- Son Atribuciones de los Comités Locales las siguientes:
- Asegurar la provisión de los servicios a nivel desconcentrado;
- Monitorear el cumplimiento de las políticas, normas y prioridades relacionadas con la mejora continua e innovación de procesos y servicios a nivel desconcentrado; y,
- Coordinar cualquier acción relacionada con la temática de procesos y servicios con el Comité de Gestión de Calidad de Servicio y el Desarrollo Institucional.
CAPÍTULO IV
DE LAS CONVOCATORIAS, SESIONES, PROCEDIMIENTOS, QUÓRUM,
RESOLUCIONES Y OBLIGACIONES
Art. 10. Convocatorias.» Es atribución del o de la Secretario/a del Comité de Gestión de Calidad de Servicio y el Desarrollo Institucional, previo el cumplimiento de las formalidades establecidas y por disposición del o la Presidente/a, convocar a reuniones ordinarias o extraordinarias, las mismas que deberán realizarse por tanto por escrito y/o por cualquier medio electrónico institucional, señalando el orden del día aprobado, la documentación de los asuntos a tratarse, la fecha, hora y lugar donde se efectuará la sesión.
Art. 11. Sesiones.- El Comité de Gestión de Calidad de Servicio y el Desarrollo Institucional del Ministerio del Ambiente y Agua, se reunirá en sesiones ordinarias y extraordinarias:
- Sesiones Ordinarias.- El Comité de Gestión de Calidad de Servicio y el Desarrollo Institucional del Ministerio del Ambiente y Agua, se reunirá ordinariamente una vez cada noventa (90) días. En dichas reuniones se abordarán los temas determinados en la convocatoria. Las reuniones ordinarias, serán convocadas con al menos tres (3) días hábiles de anticipación;
- Sesiones Extraordinarias.- El Comité de Gestión de Calidad de Servicio y el Desarrollo Institucional del Ministerio del Ambiente y Agua, podrá reunirse extraordinariamente por así haberlo dispuesto el o la Presidente/a y tratará asunto»
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puntuales, considerados emergentes o impostergables. Las reuniones extraordinarias podrán convocarse por lo menos con veinticuatro (24) horas de anticipación.
Art. 12. Procedimiento para las Sesiones.- Las sesiones ordinarias y extraordinarias se realizarán en la sede del Ministerio del Ambiente y Agua, salvo que por razones debidamente justificadas, de emergencia o fuerza mayor, deban efectuarse en un lugar distinto ó a través de reuniones efectuadas por videoconferencia; para cualquiera de los casos las decisiones que se tomen deberán constar por escrito en un acta preparada para el efecto, se llevarán a cabo tomando en cuenta el siguiente procedimiento:
- Constatación del quórum presente, por parte del o la Secretario/a;
- Instalación de la reunión por parte del o la Presidente/a;
- Lectura del orden del día a cargo del o la Secretario/a y aprobación por parte del o la Presidente/a;
- Lectura del acta de la reunión anterior a cargo del o la Secretario/a;
- Tratamiento, análisis y resolución de los temas constantes en el orden del día, con la participación y propuestas de los miembros del comité;
- Los miembros del comité formularán propuestas, mismas que serán puestas a consideración del pleno y de ser necesario se tomará votación para la aprobación o negación;
g) Asuntos varios propuestos por los miembros, en sesiones ordinarias; y, h) Conclusión de la reunión con determinación de la hora.
Art. 13. Del Quórum.- Para la instalación de las sesiones ordinarias o extraordinarias del Comité de Gestión de Calidad de Servicio y el Desarrollo Institucional del Ministerio del Ambiente y Agua, se requerirá la presencia de al menos la mitad más uno de sus miembros.
Art. 14. De las Actas de las Sesiones.- Los resultados de cada sesión se registrarán en la denominada «Acta de Sesión», que contendrá el lugar, fecha y hora de instalación, nómina de asistentes, orden del día, los temas tratados, intervenciones, resolución por cada punto, hora de conclusión y la firma de todos los miembros que asistan a la respectiva reunión, conforme al Anexo 1.
Art. 15. Ausencias y Suplencias.- En caso de impedimento para asistir a una sesión, los miembros del Comité de Gestión de la Calidad de Servicio y el Desarrollo Institucional del Ministerio del Ambiente y Agua, justificarán su ausencia por escrito dirigido al o la Presidente/a con copia al o la Secretario/a, pudiendo designar suplentes que los represente, con al menos cuatro (4) horas de anticipación.
Art. 16. Invitados a las Sesiones.- De acuerdo a la temática y previa autorización del Presidente, podrán ser invitadas a participar de las reuniones otras autoridades del Ministerio del Ambiente y Agua y/o sus adscritas quienes tendrán voz pero no voto.
Art. 17. Resoluciones.- Las resoluciones adoptadas por el Comité de Gestión de/la Calidad de Servicio y el Desarrollo Institucional del Ministerio del Ambiente y Agua, son
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de carácter vinculante y obligatorio; su adopción será por mayoría simple, es decir, por la mitad más uno de los presentes.
Art. 18.- Obligaciones de los Miembros.- Todos los miembros del Comité de Gestión de Calidad de Servicio y el Desarrollo Institucional del Ministerio del Ambiente y Agua deberán observar lo siguiente:
- Cumplir y hacer cumplir en el ámbito de su competencia, las decisiones adoptadas en sesión, en el ámbito de su competencia, aun cuando no haya asistido a las mismas;
- Asistir puntualmente a las sesiones ordinarias y/o extraordinarias una vez convocados y debidamente notificados con el orden del día, por sí o por interpuesta persona, en cuyo caso, debe mediar la correspondiente justificación escrita y designación, según corresponda;
- Confirmar su asistencia a las reuniones, por cualquier vía, al o la Secretario/a del Comité;
- Toda reunión del Comité de Gestión de Calidad de Servicio y el Desarrollo Institucional del Ministerio del Ambiente y Agua iniciará a la hora determinada en la convocatoria, de no agotarse el tratamiento del orden del día, el o la Presidente/a, podrá suspender la reunión y convocarla para un nuevo día, para la continuación de la misma; y,
- En caso de que, por asuntos relativos a las actividades propias de la gestión institucional, no haya sido posible la realización o culminación de una reunión, previa convocatoria del o la Presidente/a, se la efectuará o reanudará en un plazo máximo de cinco días.
DISPOSICIONES GENERALES
PRIMERA.- En todo lo no contemplado en el presente Reglamento, el Comité de Gestión de Calidad de Servicio y el Desarrollo Institucional del Ministerio del Ambiente y Agua se sujetará a lo dispuesto en la Ley Orgánica del Servicio Público, su Reglamento y demás disposiciones conexas emitidas por autoridad competente.
SEGUNDA.- Disponer la aplicación del «Acta de Sesión», Anexo i del presente Acuerdo Ministerial, a todas las sesiones del Comité de Gestión de Calidad de Servicio y el Desarrollo Institucional del Miniserio del Ambiente y Agua.
DISPOSICIÓN DEROGATORIA
ÚNICA. – Deróguese expresamente el Acuerdo Ministerial No. 002 de 03 de febrero de 2014 y publicado en el Registro Oficial No. 187 de 19 de febrero de 2014; y, la Resolución No. 840 de 05 de diciembre de 2013, publicada en el Registro Oficial No, 148 de 20 de diciembre de 2013; así como todas aquellas disposiciones y normas de igual o menor jerarquía que se opongan al contenido de este Acuerdo Ministerial.
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DISPOSICIONES FINALES
PRIMERA.- La ejecución de este Acuerdo estará a cargo de la Coordinación General de Planificación Gestión Estratégica.
SEGUNDA.- De la publicación en el Registro Oficial encárguese a la Coordinación General Administrativa Financiera, a través de la unidad correspondiente.
TERCERA.- De la comunicación y publicación en la página web encárguese a la Dirección de Comunicación Social.
CUARTA.- El presente Acuerdo Ministerial entrará en vigencia a partir de su suscripción, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.
Comuníquese, publíquese y cúmplase.
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Dado en el Distrito Metropolitano de Quito, a 17 de septiembre de 2020.
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ACUERDO MINISTERIAL No. 036 -2020
EL MINISTRO DE TELECOMUNICACIONES Y DE LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN
CONSIDERANDO:
Que, el numeral 1 del artículo 154 de la Constitución de la República confiere a las ministras y ministros de Estado, además de las atribuciones establecidas en la ley, la rectoría de las políticas públicas del área a su cargo; así como la facultad de expedir los acuerdos y resoluciones administrativas que requiera su gestión;
Que, el artículo 226 de la Constitución de la República indica que: «Las instituciones del Estado, sus organismos, dependencias, las servidoras o servidores públicos y las personas que actúen en virtud de una potestad estatal ejercerán solamente las competencias y facultades que les sean atribuidas en la Constitución y la ley. Tendrán el deber de coordinar acciones para el cumplimiento de sus fines y hacer efectivo el goce y ejercicio de los derechos reconocidos en la Constitución»;
Que, el artículo 227 ibídem dispone que: «La administración pública constituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía, desconcentración, descentralización, coordinación, participación, planificación, transparencia y evaluación»;
Que, el objeto de la Ley Orgánica para la Optimización y Eficiencia de Trámites Administrativos es disponer la optimización de trámites administrativos, regular su simplificación y reducir sus costos de gestión, con el fin de facilitar la relación entre las y los administrados y la Administración Pública y entre las entidades que la componen.
Que, el artículo 31 de la Ley Orgánica para la Optimización y Eficiencia de Trámites Administrativos establece: «Del ente rector de la simplificación de trámites.- El ente rector de telecomunicaciones, gobierno electrónico y sociedad de la información tendrá competencia para ejercer la rectoría, emitir políticas, lincamientos, regulaciones y metodologías orientadas a la simplificación, optimización y eficiencia de los trámites administrativos, así como, a reducir la complejidad administrativa y los costos relacionados con dichos trámites; y controlar su cumplimiento «;
Que, el artículo 32 ibídem establece que a la entidad rectora de simplificación de trámites le corresponde, entre otras atribuciones, «2. Establecer los lincamientos necesarios para la elaboración de los planes de simplificación de trámites por parte de las entidades reguladas por esta Ley y verificar su cumplimiento (…) «;
Que, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 17 del Estatuto del Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva, los Ministros de Estado son competentes para el despacho de todos los asuntos inherentes a sus ministerios sin necesidad de autorización alguna del Presidente de la República, salvo los casos expresamente señalados en leyes especiales;
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Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 8, publicado en el Registro Oficial No. 10 de 24 de agosto de 2009, el Presidente de la República del Ecuador creó el Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información;
Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 784, de 04 de junio de 2019, el Presidente de la República del Ecuador designó al licenciado Andrés Michelena Ayala como Ministro de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información;
Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 982, de 28 de enero de 2020, se expidió la reforma al Reglamento General a la Ley Orgánica para la Optimización y Eficiencia de Trámites Administrativos;
Que, el artículo 4 del Reglamento General a la Ley Orgánica para la Optimización y Eficiencia de Trámites Administrativos establece: «Del ente rector de simplificación de trámites.- De conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgánica para la Optimización y Eficiencia de Trámites Administrativos la entidad rectora de telecomunicaciones, gobierno electrónico y sociedad de la información tendrá la competencia para ejercer la rectoría, regulación, planificación, coordinación, control, seguimiento y gestión de las acciones orientadas a la simplificación, optimización y eficiencia de los trámites administrativos, a fin de reducir la complejidad administrativa y los costos relacionados con dichos trámites «;
Que, el artículo 2 del Decreto Ejecutivo No. 982, de 28 de enero de 2020, dispone que: «El Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información será la entidad rectora en gobierno electrónico de la Función Ejecutiva (…) «.
Que, la Disposición Transitoria Cuarta del antedicho Decreto establece: «En el plazo máximo de (15) quince días contados a partir de la suscripción del presente Decreto, el ente rector de simplificación de trámites deberá emitir la norma técnica para el diagnóstico económico y criterios depriorización de trámites»;
Que, la Disposición Transitoria Quinta ibídem menciona que: «En el plazo máximo de (20) veinte días contados a partir de la emisión de la norma técnica para el diagnóstico económico y criterios de priorización de trámites, las entidades constantes en el artículo 2 de la Ley Orgánica para la Optimización y Eficiencia de Trámites Administrativos, deberán registrar y publicar sus trámites en el Registro Único de Trámites Administrativos. Dentro del mismo plazo de (20) veinte días improrrogables, las entidades deberán remitir al ente rector de simplificación de trámites el Plan Anual de Simplificación de Trámites de conformidad con la norma técnica para el diagnóstico económico y criterios de priorización de trámites; el incumplimiento de esta disposición deberá ser sancionada de conformidad con la normativa vigente.»
Que, la disposición transitoria sexta del Decreto No. 982 determina que «Una vez que las entidades hayan presentado el Plan Anual de Simplificación de Trámites, el ente rector de simplificación de trámites deberá aprobar u observar el Plan para su modificación en el plazo máximo de (15) quince días; en el caso de existir observaciones por parte del ente rector de simplificación de trámites las entidades tendrán el plazo de (3) tres días para subsanar y remitir dicho Plan».
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Que, mediante Acuerdo Ministerial No. 003-2020, de 10 de febrero de 2020 publicado en el Registro Oficial Nro. 358, de 17 de febrero de 2020, el Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información emitió la Norma Técnica para el Diagnóstico Económico y Criterios de Priorización de Trámites.
Que, con oficio No. MDT-SCSP-2020-0365-OF, de 23 de diciembre de 2020, se emitió el Informe del proceso de control a los resultados de los planes de simplificación de trámites administrativos institucionales (mayo a 22 de septiembre 2020), en el cual el Ministerio de Trabajo emitió varias recomendaciones, entre las cuales se encuentran las siguientes: mantener un control permanente de los enlaces (trámite en línea) que constan en las páginas web de las entidades públicas, debido a que en ocasiones presentan errores; establecer fechas máximas para entrega de resultados de las entidades, con el objeto de que el Ministerio de Trabajo pueda trabajar adecuadamente la etapa de control.
Que, mediante memorando No. MINTEL-SEGERC-2020-00294-M, de 29 de diciembre de 2020, el Subsecretario de Gobierno Electrónico y Registro Civil remitió el informe técnico para la Actualización de la Norma Técnica para el diagnóstico económico y criterios de priorización de trámites. Con sumilla inserta en el mencionado memorando, el Viceministro de Tecnologías de la Información y Comunicación del Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información aprobó el informe y autorizó la elaboración del Acuerdo Ministerial correspondiente.
En ejercicio de las atribuciones que le confiere el artículo 154, numeral 1, de la Constitución de la República del Ecuador:
ACUERDA:
EMITIR LA NORMA TÉCNICA PARA EL DIAGNÓSTICO ECONÓMICO Y CRITERIOS DE PRIORIZACIÓN DE TRÁMITES
CAPÍTULO I
DE LAS GENERALIDADES DE LA NORMA
Artículo 1.- Objeto:
La presente norma técnica tiene por objeto establecer disposiciones y parámetros para realizar el diagnóstico económico y la priorización de trámites que deberán aplicarse para la elaboración de los planes institucionales de simplificación de trámites, de conformidad con lo establecido en la Ley Orgánica para la Optimización y Eficiencia de Trámites Administrativos y su Reglamento General.
Artículo 2.- Ámbito de aplicación:
La presente norma técnica es de cumplimiento obligatorio para las instituciones previstas en el Artículo 2 de la Ley Orgánica para la Optimización y Eficiencia de Trámites Administrativos.
Artículo 3.- Términos y definiciones:
Para efectos de la presente norma, en adelante se utilizará los siguientes términos estandarizados.
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Administrado: Persona natural o jurídica que interactúa con la administración pública para cumplir una obligación, obtener un beneficio, servicio, resolución o respuesta a un asunto determinado.
Canales de atención: Constituyen los puntos presenciales o virtuales de interacción entre el administrado y la institución para realizar un trámite.
Carga administrativa: Es toda actividad de naturaleza administrativa que debe llevar a cabo el administrado para cumplir con las obligaciones establecidas en la ley y demás normativa vigente, expresada en términos de costo.
Costo del trámite: Se refiere a la tasa o tarifa que el administrado debe pagar a la institución por concepto del trámite.
Diagnóstico económico: Consiste en la determinación de un valor monetario para identificar los costos en los que incurren de forma directa o indirecta los administrados para realizar un trámite administrativo ante la administración pública.
Escenario estándar: Es el trámite definido por cada una de las instituciones en el cual se cumpla las condiciones estipuladas en el Artículo 4 de la presente norma técnica.
Estrategia de simplificación: Se refiere a los mecanismos de simplificación que deben aplicar las instituciones para simplificar los trámites. Estos mecanismos corresponden a lo establecido en el artículo 36 del Reglamento a la Ley Orgánica para la Optimización y Eficiencia de Trámites Administrativos.
Institución: Se refiere a las entidades, organismos, empresas públicas, y todos los definidos en el artículo 2 de la Ley Orgánica para la Optimización y Eficiencia de Trámites Administrativos.
Principio de Pareto. Principio estadístico que establece que, de forma general y para un amplio número de fenómenos, aproximadamente el 80% de las consecuencias proviene del 20% de las causas.
Priorización de trámites administrativos: Determinación de trámites priorizados a través de la aplicación de metodología para identificar aquellos que serán incluidos en el Plan Anual de Simplificación.
Requisito: Condición establecida en la normativa, que el administrado debe cumplir ante la administración, y que es parte de un trámite administrativo.
Requisitos preexistentes: Constituye aquella información que el administrado ya posee y es necesaria como requisito para la realización de un trámite.
Servicios externos: Se considera servicios externos cuando los requisitos necesitan pasar por la validación, refrendación o aprobación de otra institución ya sea púbica, privada o un profesional.
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Trámite administrativo: Conjunto de requisitos, actividades, diligencias, actuaciones y procedimientos que realizan las personas ante la Administración Pública o ésta de oficio, con el fin de cumplir una obligación, obtener un beneficio, servicio, resolución o respuesta a un asunto determinado.
Trámite automatizado: Se refiere al trámite en el que todas las actividades, tanto del administrado como de la institución, se realizan de manera automática.
CAPÍTULO II
DEL DIAGNÓSTICO ECONÓMICO DE TRÁMITES ADMINISTRATIVOS
Artículo 4.- Escenario estándar:
Las instituciones deberán definir el escenario estándar, considerando los siguientes parámetros:
a. El administrado cumple con todos los requisitos y condiciones del trámite administrativo.
b. No se presentaron observaciones por parte de la institución, que requieran subsanación por parte del administrado.
c. Tanto por parte del administrado, como por parte de la institución, se cumple con el procedimiento previamente establecido; es decir, que no se presentan reprocesos, devoluciones, cancelaciones ni suspensiones.
d. En caso de que el escenario estándar posea características diferentes ya sea por grupos de usuarios, diferentes jurisdicciones, diferentes requisitos, más de un canal de atención u otras variaciones, la institución deberá identificar el tiempo de respuesta de acuerdo a la variación que tenga mayor demanda.
La determinación de los cálculos correspondientes a la carga administrativa se deberá realizar con base en la definición del escenario estándar.
Artículo 5.- De las cargas administrativas:
Para el diagnóstico económico de los trámites administrativos y con el fin de determinar la carga administrativa que un trámite genera a los administrados en términos de valor monetario (dinero) y tiempo empleado (horas), se considerará los siguientes costos:
- Costo administrativo; y,
- Costo de oportunidad.
Artículo 6.- Costo administrativo:
El costo administrativo se mide a través de la identificación de todos los requisitos y procedimientos que los administrados realizan para dar cumplimiento a un trámite, los mismos que suponen costos de cumplimiento de requisitos, procedimiento y traslado.
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Para la determinación del costo administrativo, que se cuantificará en dólares de los Estados Unidos de Americanas instituciones deberán calcular por cada trámite:
a) Costos de cumplimiento de requisitos para el administrado:
Se deberá calcular el costo de cada requisito, considerando el valor mínimo que tendría que pagar el administrado para obtener cada requisito (sin considerar impuestos). El costo total de requisitos del trámite resultará de la sumatoria de estos valores.
Se considerarán únicamente aquellos requisitos que sean necesarios para la realización del trámite y que no estén contemplados como un requisito preexistente. En caso de que el trámite tenga un costo (tasa o tarifa) en la institución en la cual se lo realiza, se sumará el valor correspondiente.
Donde:
- CRT: Costos de cumplimiento de requisitos del trámite
- n: Número de requisitos del trámite en función de un escenario estándar
- CR: Costo del requisito
- CT: Costo del trámite
b) Costo de procedimiento realizado por el administrado:
Es el valor que se genera debido a las actividades que realiza el administrado presencialmente en la institución.
Para el costo del procedimiento, se calculará el valor considerando un escenario estándar. Para el cálculo se aplicará la siguiente fórmula:
TP x 1,5 SBU
CP =————————–
160
Donde:
- CP: Costo de procedimiento
- TP: tiempo de permanencia (horas)
- SBU: Salario Básico Unificado
- 160: horas por mes
- Tiempo de permanencia (TP): Es el tiempo que le toma al administrado permanecer presencialmente en la institución para realizar el trámite. En función de los siguientes canales de atención, se debe considerar lo siguiente:
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- El trámite se puede completar totalmente en línea: El costo del tiempo de permanencia será 0.
- El trámite no se puede completar totalmente en línea: El costo de permanencia se calcula en base a la suma de los tiempos de las veces que el administrado asiste a la institución de manera presencial.
c) Costo de traslado:
Se calcula sobre la base del número de veces que el administrado acude a la institución en un escenario estándar.
Para el cálculo se aplicará la siguiente fórmula:
CTr = NV x 1 Dólar Donde:
- CTr: Costo de traslado
- NV: Número de visitas a la institución
Una vez definidos los costos (requisitos, procedimiento y traslado), se obtendrá el costo mediante el siguiente cálculo, donde CA corresponde al costo administrativo.
CA = CRT + CP + CTr Donde:
- CA: costo administrativo
- CP: costo de procedimiento
- CRT: costo de requisitos del trámite
- CTr: costo de traslado
Artículo 7.- Costo de oportunidad:
El costo de oportunidad se mide a partir del tiempo que le toma al administrado realizar el trámite y estimando el valor económico que el administrado deja de percibir por realizar el trámite.
Para la definición de este costo, las instituciones deberán reportar los tiempos aproximados que le toma al administrado realizar por cada trámite, basada en el escenario estándar, las siguientes actividades.
a) Identificación y comprensión de los requisitos:
Para cada trámite, las instituciones identificarán si el emisor del requisito es el mismo administrado, una institución pública o un profesional/empresa privada. Los tiempos que se considerarán son los siguientes:
Administrado: 0,16 horas
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Público: 2 horas Privado: 1 hora
b) Realización de reuniones con el personal interno del administrado (en el caso de personas jurídicas) para la gestión del trámite:
Es el tiempo (horas) que le toma al administrado (persona jurídica) preparar la información a través de reuniones con su personal, para completar los requisitos.
En caso de que en el escenario estándar involucre a una persona natural, a este tiempo le corresponde el valor de 0.
Para cada requisito, en el caso de que sea emitido por otra institución pública, privada o un profesional/empresa privada, los tiempos que se considerarán son los siguientes:
Público: 2 horas Privado: 1 hora
c) Reuniones con personal de servicios externos:
Una vez identificado el emisor del requisito del literal a), la institución deberá estimar el tiempo que le toma realizar reuniones con personal de servicios externos.
En el caso de que el requisito no necesite de servicios externos, no se aplicará este criterio, por lo que a este tiempo le corresponde el valor de 0.
Los tiempos que se considerarán son los siguientes:
Público: 2 horas Privado: 1 hora
d) Recolección de información preexistente:
El ente rector definirá el tiempo requerido para reunir cada requisito preexistente, el cual deberá ser utilizado por las entidades para el cálculo del diagnóstico económico.
e) Elaboración y generación de nueva información:
Se refiere a un requisito que es solicitado por la institución y que el administrado no lo dispone, por lo cual se debe considerar el tiempo que le lleva al administrado obtenerlo en otra institución pública, privada o de algún profesional.
Las instituciones deberán estimar el tiempo requerido en horas para que el administrado pueda obtener nueva información.
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f) Llenado de formularios, elaboración de solicitudes y reportes:
Para cada trámite, las instituciones deberán estimar el tiempo requerido por los administrados para llenar solicitudes, formularios u otros que sean requeridos.
g) Tiempo de traslados hacia y desde la institución:
De acuerdo al escenario estándar para cada trámite, se considerará el tiempo que toma al administrado trasladarse desde una ubicación, hacia y desde la institución. El número de traslados deberá ser el mismo número de veces identificado en el cálculo del costo de traslado (CTr – literal c) del artículo 6. Para efectos de cálculo del tiempo de traslado se considerará 2 horas por cada traslado.
h) Tiempo de respuesta:
Considerará el tiempo que a la institución le toma dar respuesta a un trámite desde que reciben la solicitud del administrado hasta la finalización del mismo, es decir, hasta la entrega del producto final.
i) Otras actividades relacionadas con el trámite:
Se refiere al tiempo adicional que le toma al administrado realizar actividades con la finalidad de obtener información para completar un requisito, y que no se haya considerado entre los literales a) hasta la h) del artículo 7 de la presente norma.
Las instituciones deberán estimar el tiempo que requiere el administrado para realizar estas actividades.
Una vez definidos los tiempos de las actividades establecidas en los literales que anteceden, se obtendrá el costo de oportunidad sumando cada actividad y multiplicando por el costo/hora mediante la siguiente fórmula:
Donde:
- CO: Costo de oportunidad
- m: Número de criterios aplicables del presente artículo de la norma técnica
- CCO: Tiempo de cada una de las actividades del presente artículo de la norma técnica
- SBU: Salario Básico Unificado
Artículo 8.- Diagnóstico económico de trámites:
El diagnóstico económico de un trámite, corresponde a la carga administrativa, misma que se calcula con base al costo administrativo y el costo de oportunidad, mediante la siguiente fórmula:
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CgA = CA + CO
Donde:
- CgA: carga administrativa
- CA: costo administrativo
- CO: costo de oportunidad
Para la división en grupos, se colocará en una tabla todas sus cargas administrativas, ordenándose de menor a mayor. Luego se realizará la sumatoria de las cargas administrativas de todos los trámites, obteniendo un valor total. Posterior a ello se aplicará el Principio de Pareto sobre el valor total, es decir, que la simplificación de trámites se realizará en los trámites que acumulan mayor carga administrativa en relación al valor total.
Carga
administrativa
(CgA)
Criterio
Menor
Primer grupo (Trámites con menor carga administrativa, determinado a través del Principio de Pareto 80%).
Mayor
Segundo grupo (Trámites con mayor carga administrativa, determinado a través del Principio de Pareto 20%).
CAPÍTULO III
DE LA PRIORIZACIÓN DE TRÁMITES ADMINISTRATIVOS
Artículo 9.- Esquema de puntuación:
Las instituciones, previo a la elaboración de su plan de simplificación de trámites institucionales, deberán realizar la priorización de los trámites a ser simplificados.
Para priorizar un trámite, se realizará un análisis de criterios básicos y adicionales basado en información que disponen las instituciones sujetas a esta norma técnica. Cada criterio será puntuado según los lineamientos presentes en esta norma.
Artículo 10.- Criterios básicos:
a) Demanda anual de los trámites:
Considerará el volumen anual de atenciones de las solicitudes que ingresan al año a cada institución para la gestión de un trámite en particular.
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Para determinar la puntuación, se colocará en una tabla todos los trámites con su correspondiente demanda anual. Los trámites sin demanda (demanda = 0) tendrán un puntaje de 0.
Para el resto de trámites (demanda mayor a cero) se ordenará de menor a mayor y se dividirá en 3 grupos que contengan la misma cantidad de trámites.
En caso de existir residuos en la división realizada para establecer los grupos, el residuo se ubicará en el último grupo.
En el caso de que varios trámites tengan igual valor de demanda, deberán colocarse en el mismo grupo en el que se ubique el primero de dichos trámites, es decir, trámites con igual valor de demanda no podrán ubicarse en diferentes grupos.
Una vez separados los trámites en los grupos, se asignará el puntaje correspondiente.
Grupos
Puntuación
Primer grupo (trámites con menor demanda, no incluye los trámites con demanda 0)
3
Segundo grupo (trámites con demanda intermedia)
6
Tercer grupo (trámites con mayor demanda)
10
b) Volumen de quejas asociadas a un trámite:
Considerará la cantidad de quejas recibidas en relación a un trámite durante un año. Estas quejas deberán estar documentadas en medios físicos y/o digitales.
Los trámites sin demanda (demanda =0) considerados en el ítem a) no serán considerados para este cálculo.
Para determinar la puntuación, se colocará en una tabla todos los trámites con sus correspondientes quejas. Los trámites sin quejas (volumen de quejas = 0) tendrán un puntaje de 0.
Para el resto de trámites (volumen de quejas mayor a cero), se dividirá en 2 grupos, según los rangos establecidos en la tabla y se asignará el puntaje correspondiente.
El cálculo del porcentaje de quejas se realizará mediante la siguiente fórmula:
Volumen de Quejas x 100
Porcentaje de Quejas =———————– ;——— ——-
Demanda anual
La puntuación se basará en la siguiente tabla:
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Grupo
Puntuación
Primer grupo (trámites con menor porcentaje de quejas)
4
Segundo grupo (trámites con mayor porcentaje de quejas) >1%
10
c) Costo para la administración pública:
En cada trámite, basado en un escenario estándar, se deberá estimar el costo incurrido en el costo de personal y recursos necesarios para su atención desde que el administrado entregó todos los requisitos hasta que la institución entregue el producto, respuesta o servicio requerido en el trámite. Se considerará:
• Costo de personal:
o Costo del personal para atender el trámite, se excluyen actividades realizadas automáticamente o que dependen del administrado. El tiempo deberá considerar únicamente el tiempo efectivo de trabajo del personal, no debe considerar el tiempo de espera o de movimiento.
• Costo de recursos:
o Se deberá considerar el costo directo en el que la institución debe incurrir para atender un trámite. Se debe considerar los insumos o materia prima necesaria así como cualquier otro que la institución considere pertinente.
El costo para la administración será el resultado de la sumatoria del tiempo de las actividades expresado en horas, multiplicado por un salario básico unificado más el coste de los recursos, mediante la siguiente fórmula:
Donde:
- CoP: Costo para la administración pública
- m: Número de actividades realizadas por la propia institución
- Ta: Tiempo de cada actividad expresada en horas
- SBU: Salario Básico Unificado
- Cr: Costo de recursos necesarios para la atención del trámite
Para determinar la puntuación, se colocará en una tabla todos los trámites con el costo para la administración, ordenándose de menor a mayor. Se dividirá en 3 grupos, en los que cada uno tenga la misma cantidad de trámites.
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En caso de existir residuos en la división realizada para establecer los grupos, el residuo se ubicará en el último grupo.
En el caso de que varios trámites tengan igual costo para la administración pública, deberán colocarse en el mismo grupo en el que se ubique el primero de dichos trámites, es decir, trámites con igual costo para la administración pública no podrán ubicarse en diferentes grupos.
Una vez separados los trámites en los grupos, se asignará el puntaje correspondiente.
La puntuación se basará en la siguiente tabla:
Grupos
Puntuación
Primer grupo (trámites con menor costo para la institución )
5
Segundo grupo (trámites con costo intermedio para institución)
10
Tercer grupo (trámites con mayor costo para la institución)
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d) Tiempo de respuesta:
Se refiere al tiempo de respuesta establecido en el Artículo 7, literal h de la presente norma técnica.
Para determinar la puntuación, se colocará en una tabla todos los trámites con el tiempo de respuesta. Se dividirá en 2 grupos, según los rangos establecidos en la tabla y se asignará el puntaje correspondiente.
La puntuación se basará en la siguiente tabla:
Grupo
Puntuación
Primer grupo (trámites con menor tiempo de respuesta) <=40 horas laborables
0
Segundo grupo (trámites con mayor tiempo de respuesta) >40 horas laborables
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e) Canal de atención:
Considerará los canales de atención a través de los cuales el administrado puede realizar el trámite:
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El trámite se puede completar totalmente en línea: Se considera trámite totalmente en línea cuando el administrado no requiere realizar ninguna interacción presencial con la institución.
El trámite no se puede completar totalmente en línea: Se considera este caso, cuando el trámite incluye al menos una actividad, incluido mecanismos de pago, en la que el administrado deba acudir presencialmente a la institución, para la realización de dicho trámite. Los trámites presenciales se consideran dentro de esta categoría.
La puntuación se basará en la siguiente tabla:
Grupo
Puntuación
El trámite se puede completar totalmente en línea.
0
El trámite no se puede completar totalmente en línea.
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Artículo 11.- Criterios adicionales:
En caso de que la institución disponga de información relacionada con los siguientes criterios, deberá incorporar al cálculo lo siguiente:
a) Necesidades ciudadanas:
Considerará aquellos trámites que se consideren como relevantes para los administrados, identificados mediante espacios de participación ciudadana como asambleas ciudadanas, silla vacía, entre otros y/o que posea información documentada de retroalimentación de la ciudadanía. A los trámites cuya necesidad ciudadana haya sido marcada como relevante por la institución se les asignará una puntuación extra de 5 puntos.
b) Susceptibilidad a corrupción:
Considerará aquellos trámites que sean objeto de denuncias de corrupción expresamente documentadas o aquellos que internamente hayan sido identificados como susceptibles de corrupción. Se asignará una puntuación extra de 10 puntos, conforme a la metodología que el ente rector establezca para este fin.
c) Volumen de devoluciones:
Considerará aquellos trámites en los que se identifique devoluciones recurrentes entre el administrado y la administración pública. En caso de que la institución posea información documentada de que se hayan realizado devoluciones de trámites al administrado, se asignará una puntuación extra de 5 puntos.
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Se considera devolución de un trámite, cuando los requisitos entregados o enviados por el administrado no cumplen con los requerimientos del trámite, y la institución procede a retornar los mismos al administrado para que solvente las novedades encontradas.
Artículo 12.- Identificación de trámites priorizados:
Una vez que se haya realizado el diagnóstico económico y se hayan aplicado los criterios de priorización a los diferentes trámites administrativos, se identificarán los trámites priorizados para simplificarse durante el año.
Para el efecto, se considerarán como trámites priorizados, los que resulten del cruce entre el diagnóstico económico y la priorización de trámites, de conformidad con el siguiente cuadro:
Trámites evaluados
Diagnóstico económico
Puntaje Menor 0 a 70
Puntaje Mayor >=71
Menor carga administrativa
Priorizar
Mayor carga administrativa
Priorizar
Priorizar
La lista de trámites priorizados de las instituciones será como máximo el 30% de sus trámites institucionales al año, para lo cual se considerará aquellos con mayor carga administrativa.
En el caso de que al finalizar el proceso de priorización, ninguno de los trámites de la institución resulte priorizado, la institución deberá incluir en el Plan de Simplificación de Trámites, al menos el trámite que de acuerdo a dicho proceso resulte con mayor carga administrativa. La institución podrá incluir en su plan otros trámites.
Para el listado de los trámites priorizados a simplificar en el año, las instituciones deberán identificar la siguiente información:
- Nombre del trámite.
- Clasificación.
- Normativa que sustenta el trámite.
- Identificación de requisitos por cada trámite.
- Diagnóstico económico del trámite.
- Tiempo que toma la resolución del trámite para el administrado.
- Dirección web en la que se demuestre que el trámite se encuentra publicado en la página institucional de cada institución.
- Dirección web en la que se demuestre que el trámite se encuentra publicado en el registro único de trámites administrativos (plataforma GOB.EC).
- Resultados del proceso de participación ciudadana por cada trámite priorizado, en el caso que corresponda.
- Relación del trámite con los programas institucionales, en el caso que corresponda.
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Además de los trámites que se identifiquen en la priorización, las instituciones deberán incorporar aquellos trámites que disponga el ente rector de simplificación de trámites.
CAPÍTULO IV
DE LA SIMPLIFICACIÓN DE TRÁMITES ADMINISTRATIVOS
Artículo 13.- Elaboración de los planes de simplificación de trámites institucionales:
Para la elaboración de los planes de simplificación de trámites, las instituciones deberán seleccionar la o las estrategias para simplificar cada trámite y cargar en la Plataforma GOB.EC las estrategias seleccionadas. Así también, las instituciones deberán incluir la descripción de cómo tienen planificado ejecutar la estrategia. La descripción de la ejecución de la estrategia debe ser consistente con la o las estrategias seleccionadas.
Para la ejecución de las estrategias, la institución deberá considerar todas las disposiciones normativas y metodológicas que sean aplicables a la estrategia seleccionada.
Las instituciones podrán optar por más de una estrategia de simplificación para cada trámite.
Las fechas que se coloquen en el literal c), deberán evidenciar una planificación que permita ejecutar el proceso de forma organizada y repartida a lo largo del ejercicio fiscal.
Además de los trámites que se identifiquen en la priorización, las instituciones deberán incorporar aquellos trámites que disponga el ente rector en simplificación de trámites.
El Responsable del Levantamiento de Trámites Administrativos (RAT) de cada institución remitirá el Plan de simplificación de Trámites Institucional, a través de la Plataforma GOB.EC, hasta el 15 de enero de cada año, al ente rector de simplificación de trámites, para su aprobación.
Artículo 14.- De las modificaciones a los planes de simplificación de trámites:
Los planes de simplificación de trámites aprobados por el ente rector, podrán ser modificados por las instituciones, por una única vez durante cada año fiscal, hasta dos (2) meses calendario antes de la fecha para su simplificación. Para este fin, las instituciones deberán solicitar por escrito al ente rector, la aprobación de la modificación al plan, para lo cual deberán presentar los justificativos correspondientes.
El ente rector de simplificación de trámites podrá aprobar o rechazar la solicitud de modificación al plan, para lo cual deberá pronunciarse en el término de cinco (5) días.
En caso de que la institución solicite la modificación de la fecha prevista para la simplificación de algún trámite, la fecha propuesta no deberá sobrepasar la fecha de ejecución del plan.
En ningún caso se podrá modificar el listado de los trámites priorizados establecido en el plan aprobado originalmente, salvo el caso de que la necesidad de una modificación al plan surja a partir de la expedición de nuevas leyes, decretos o cualquier otra normativa de mayor jerarquía
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que sea contraria a la que rige los trámites a ser modificados. En este caso, las instituciones podrán volver a solicitar modificaciones al plan hasta dos veces, con el respaldo correspondiente, hasta dos (2) meses calendario antes de la fecha para su simplificación.
Artículo 15.- Ejecución de los planes de simplificación de trámites institucionales:
Las instituciones sujetas al ámbito de aplicación de la Ley Orgánica para la Optimización y Eficiencia de Trámites Administrativos, realizarán las acciones necesarias para cumplir con la simplificación de los trámites que conste en su plan institucional aprobado, conforme lo establecido en dicha Ley.
Con el fin de garantizar el cumplimiento de los principios señalados en el artículo 3 de la Ley Orgánica de Optimización y Eficiencia de Trámites Administrativos, los planes anuales de simplificación de trámites, una vez aprobados, deberán ejecutarse hasta el 30 de septiembre de cada año.
Las instituciones deberán notificar el cumplimiento de la ejecución de los planes al ente rector de simplificación de trámites, hasta el 31 de octubre de cada año, adjuntando los documentos de soporte que respalden la simplificación de cada trámite.
Artículo 16.- Seguimiento y evaluación de los planes de simplificación de trámites institucionales:
El ente rector de simplificación de trámites realizará el seguimiento y evaluación de los planes de simplificación de trámites institucionales bajo los lineamientos de la presente norma técnica.
Para respaldar la ejecución de los planes de simplificación de trámites, las instituciones deberán adjuntar al informe anual los productos de los entregables de las estrategias.
Los entregables de las estrategias deberán estar suscritos por el Responsable del Levantamiento de Trámites Administrativos (RAT) de cada institución.
En la siguiente tabla se presenta los diferentes entregables de las estrategias:
ESTRATEGIAS
ENTREGABLES
Revisión de requisitos
Documento/s que sustente la revisión de los requisitos del trámite y la aplicación de los requisitos actualizados.
Reingeniería o mejora de procesos
El entregable definido por la aplicación de la Norma Técnica Para la Mejora Continua e Innovación de Procesos y Servicios emitida por el Ministerio del Trabajo, en calidad de ente rector en Procesos.
Automatización y digitalización de los trámites
Manual de usuario u otro documento elaborado por la institución que evidencie que las actividades de un trámite, han sido automatizadas y que el sistema se encuentre en producción.
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Guillotina de trámites
Documento/s que sustente la eliminación del trámite y oficio en el que evidencie que de conformidad con el literal e. del artículo 17 del Reglamento General a la LOOETA, ha informado la eliminación del mismo al Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información.
Ventanillas únicas
Documento/s que indique los cambios realizados por la entidad para que en la ventanilla presencial, los administrados puedan realizar todas las acciones necesarias para el inicio de trámite.
Ampliación en la vigencia del producto otorgado como resultado del trámite
Documento/s que evidencie un cambio en la vigencia del producto, certificado, título habilitante u otro que otorgue la entidad y que el mismo se encuentre ya implementado.
Firma Electrónica
Documento/s que evidencie la incorporación de firma electrónica en el inicio del trámite, en alguna actividad relevante dentro del proceso y/o en la respuesta entregada al administrado. Esta implementación debe encontrarse en producción.
Interoperabilidad
Documento/s que contenga un informe técnico que describa las entidades con las que se está realizando el intercambio o consumo de información, así como los campos que están siendo consumidos. Este esquema debe encontrarse en producción
Pagos electrónicos
Documento/s que evidencie que la realización de pagos mediante diferentes mecanismos electrónicos, se encuentra disponible para los administrados.
Trámites en línea / Formularios digitales
Documento/s que evidencie que el trámite inicia en línea -pudiendo también algunas actividades estar digitalizadas – o si el trámite se realiza totalmente en línea, especificando el URL del formulario, mismo que deberá estar en producción.
Optimización de la calidad de los formularios digitales: Manual de usuario u otro documento elaborado por la institución que evidencie las mejoras realizadas en los formularios de un trámite y que los formularios se encuentren en producción.
Para respaldo de la disminución en costos obtenida como resultado del proceso de simplificación de los trámites, las instituciones deberán contar con el análisis de costo correspondiente, en el cual conste el porcentaje de variación del costo final con respecto al costo inicial.
El ente rector de simplificación de trámites en caso de verificar el incumplimiento y/o detectar problemas en la ejecución de los planes, notificará a las máximas autoridades de las instituciones responsables de dichos planes, a fin de que tomen las acciones correctivas y disciplinarias que correspondan.
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Artículo 17.- De los trámites no susceptibles a simplificación:
En caso de que la institución, durante la elaboración de su plan anual de simplificación de trámites, determine que uno o varios de sus trámites priorizados no se pueden simplificar, deberán informar al ente rector de simplificación de trámites con la justificación correspondiente, ante lo cual éste último emitirá su pronunciamiento. La institución deberá enviar el mencionado informe, previo al envío del Plan de Simplificación de Trámites.
Se podrá justificar que un trámite no es susceptibles de simplificación cuando se presenten los siguientes escenarios:
a) El trámite se encuentra completamente automatizado.
b) Existen tratados u otros instrumentos internacionales que imposibilitan realizar alguna modificación dentro del proceso para llevar a cabo la simplificación del trámite.
d) Temas inherentes a la naturaleza del trámite.
Artículo 18.- Del control del impacto económico de la simplificación de trámites:
Una vez concluida la implementación de los planes de simplificación de trámites institucionales, la institución deberá elaborar un informe de impacto económico de la simplificación de trámites, que incluya la carga administrativa (diagnóstico económico) de los trámites que fueron simplificados de conformidad con lo establecido en el capítulo II de la presente Norma Técnica.
El informe deberá incluir un cuadro comparativo de la situación anterior de cada trámite y los resultados obtenidos a través del proceso de simplificación. El cuadro comparativo deberá elaborarse conforme el siguiente formato:
Simplificación de trámites (AÑO)
Identificador del Trámite
Nombre
del
Trámite
Carga
Administrativa
Inicial
Carga
Administrativa
Final
Impacto (reducción de la carga administrativa)
(
Porcentaje
de
reducción
Carga Administrativa Inicial: Corresponde al valor obtenido en el diagnóstico económico de un trámite, realizado conforme el Artículo 8 de la presente norma técnica, previamente a la simplificación.
Carga Administrativa Final: Corresponde al valor obtenido en el diagnóstico económico de un trámite, realizado conforme el Artículo 8 de la presente norma técnica, posterior a la simplificación.
Impacto (reducción de la carga administrativa): Se calcula mediante la siguiente fórmula:
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Impacto = Carga Administrativa Inicial – Carga Administrativa Final.
Porcentaje de reducción: Se calcula mediante la siguiente fórmula:
Porcentaje de reducción = Impacto (reducción del costo) *100/ Carga Administrativa Inicial.
El informe de impacto económico de la simplificación de trámites deberá ser remitido al ente rector de simplificación de trámites, hasta el 30 de noviembre de cada año.
CAPÍTULO V
PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN DE LOS PLANES DE SIMPLIFICACIÓN DE
TRÁMITES ADMINISTRATIVOS
Artículo 19.- De la revisión de los Planes de Simplificación de Trámites:
Una vez que las instituciones hayan subido en la Plataforma GOB.EC sus planes de simplificación de trámites cada año, conforme lo establecido en la Ley para la Optimización y Eficiencia de Trámites Administrativos, el ente rector procederá con la revisión de los mismos.
El ente rector de simplificación de trámites realizará la revisión de los Planes de Simplificación de Trámites en diez (10) días término, dentro del cual, en caso de haber observaciones, serán remitidas a través de la Plataforma GOB.EC. En caso de no existir observaciones, se generará la aprobación a través de la Plataforma GOB.EC.
Las observaciones del ente rector serán emitidas en relación a los criterios establecidos en la presente norma técnica.
Una vez recibidas las observaciones realizadas por el ente rector, las instituciones contarán con diez (10) días término para subsanarlas y remitir nuevamente el plan a través de la Plataforma GOB.EC. En caso de no existir más observaciones, se generará la aprobación a través de la Plataforma GOB.EC en diez (10) días término.
DISPOSICIONES GENERALES
PRIMERA: El Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información mantendrá actualizada en la Plataforma GOB.EC la información, herramientas y/o directrices necesarias para que las instituciones puedan aplicar lo establecido en la presente norma técnica, incluyendo las adaptaciones necesarias, a fin de que las instituciones sujetas en el ámbito de aplicación envíen el diagnóstico económico y la priorización de trámites administrativos de conformidad con lo establecido en esta norma técnica.
SEGUNDA: Previo al diagnóstico económico y priorización de los trámites administrativos, las instituciones deberán encontrarse activas y con sus trámites registrados y publicados en la plataforma GOB.EC, de acuerdo al procedimiento definido para el efecto por parte del Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información.
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TERCERA: Las instituciones deberán realizar las acciones respectivas para que se encuentren disponibles y en normal funcionamiento las plataformas tecnológicas para la realización de trámites.
DISPOSICIONES TRANSITORIAS
PRIMERA: El Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información determinará los requisitos que se consideran como preexistentes.
SEGUNDA: Para la elaboración del Plan del Simplificación del año 2021, en el cálculo del literal d) Tiempo de respuesta, contemplado en el Artículo 7.- Costo de oportunidad, las instituciones podrán tomar el valor promedio de datos históricos del año 2019 o del 2020, únicamente para los trámites que por efectos de la emergencia sanitaria hayan incrementado los tiempos de respuesta.
A partir del año 2022, las instituciones deberán tomar los datos históricos del año previo.
DISPOSICIÓN DEROGATORIA
ÚNICA: Deróguese Acuerdo Ministerial No. 003-2020, de 10 de febrero de 2020, publicado en Registro Oficial Nro. 358, de 17 de febrero de 2020.
El presente Acuerdo Ministerial entrará en vigor a partir de su suscripción, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.
Lcdo. Andrés Michelena Ayala
MINISTRO DE TELECOMUNICACIONES
Y DE LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN
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Dado en la ciudad de Quito, Distrito Metropolitano, a 30 de diciembre de 2020.
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RESOLUCIÓN N° GGR-065-2020
EL GERENTE GENERAL
DE LA EMPRESA PÚBLICA
FLOTA PETROLERA ECUATORIANA
Considerando:
Que, el artículo 227 de la Constitución de la República prescribe que la Administración Pública se rige, entre otros, por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, planificación y transparencia;
Que, mediante Decreto Ejecutivo 1117 de 26 de marzo del 2012, publicado en el Registro Oficial 681 de 12 de abril del 2012, se creó la Empresa Pública Flota Petrolera Ecuatoriana EP FLOPEC en adelante «EP FLOPEC», cuyo objeto social es el transporte de hidrocarburos por vía marítima, desde y hacia los puertos nacionales y extranjeros; la prestación de servicios de transporte comercial, marítimo y fluvial de hidrocarburos y sus derivados; y demás actividades relacionadas; reformado a través del Decreto Ejecutivo No. 38 de 1 de julio de 2013, trasladó su domicilio a la ciudad y provincia de Esmeraldas:
Que, el artículo 1 del Código Orgánico Administrativo, al delimitar su objeto y ámbito de aplicación, declara que regulará el ejercicio de la función administrativa de los organismos que conforman el sector público;
Que, el artículo 14 del mismo Código Orgánico, al definir el principio de juridicidad, exige que la actuación administrativa se someta, entre otras, a sus disposiciones;
Que, el Libro III del Código Orgánico Administrativo, referente a los denominados Procedimientos Especiales, en su Título II desarrolla el Procedimiento de Ejecución Coactiva, expresando que los titulares de esta potestad son las entidades del sector público, previstas en la ley para estos efectos;
Que, la Cuarta Disposición General de la Ley Orgánica de Empresas Públicas establece que las empresas públicas gozan de jurisdicción coactiva, para la recaudación de los valores adeudados por sus clientes, usuarios o consumidores, potestad que se la ejercerá, de conformidad con la reglamentación de la entidad y más normativa conexa; y que, el número 16 del artículo 11 ibídem, faculta al Gerente General ejercerla de forma directa o a través de su delegado; y,
Que, es necesario actualizar el Reglamento para él Ejercicio de la Jurisdicción Coactiva de la Empresa pública Flota Petrolera Ecuatoriana, publicado en el
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Registro Oficial 467 de 26 de marzo de 2016, a fin de armonizarlo con las disposiciones del Código Orgánico Administrativo vigente.
VISTO el Informe Jurídico Esmeraldas, constante en el Memorando GJU-JPA-48-2020 dé 9 dé noviembre de 2020,
En ejercicio de las atribuciones previstas en el artículo 11, numeral 8, de la Ley Orgánica de Empresas Públicas.
RESUELVE:
Expedir el siguiente:
REGLAMENTO
PARA EL EJERCICIO DE LA JURISDICCIÓN COACTIVA
DE LA EMPRESA PÚBLICA FLOTA PETROLERA ECUATORIANA
TÍTULO I
PROCEDIMIENTO DE EJECUCIÓN COACTIVA
Capítulo I
Reglas Generales para el Ejercicio de la Potestad Coactiva
Art. 1. Objeto. El presente Reglamento tiene por objeto regular el procedimiento de ejecución coactiva de competencia de la EMPRESA PÚBLICA FLOTA PETROLERA ECUATORIANA, EP FLOPEC.
No se podrá iniciar este procedimiento en ausencia de la orden de cobro generada por el titular de la Gerencia Financiera, como órgano responsable de emitirla; instrumento que lleva implícita la facultad del titular de la Gerencia Jurídica, como órgano ejecutor, para proceder con el ejercicio de la coactiva.
Al procedimiento coactivo se aparejará el respectivo título de crédito.
Art. 2. Ámbito. La Empresa Pública Flota Petrolera Ecuatoriana ejercerá la acción coactiva para recaudar los valores adeudados por sus clientes, usuarios o consumidores, de conformidad con las correspondientes disposiciones legales.
Las obligaciones insolutas a recaudarse por este procedimiento, se contendrán en actos administrativos, títulos de crédito, títulos ejecutivos, facturas, cartas u órdenes de pago legalmente emitidas, asientos de libros de contabilidad, registros contables; y, en general, en cualquier instrumento público o privado del que conste la prestación dinerada a favor de la Empresa.
Art. 3. Competencia. De conformidad con lo dispuesto en el número 16 del artículo 11 de la Ley Orgánica de Empresas Públicas, el Gerente General tiene
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competencia para ejercer la acción coactiva de forma directa o a través de su delegado, en todo el territorio nacional.
La Gerencia Jurídica, goza de competencia para actuar como órgano ejecutor de la acción coactiva de EP FLOPEC, potestad radicada por delegación del Gerente General en el Gerente Jurídico titular o en quien lo subrogue funcionalmente.
Art. 4. Prescripción. La prescripción para el cobro de obligaciones se interrumpe por el reconocimiento expreso o tácito de la obligación por parte del deudor, o con la notificación con la orden de cobro.
La notificación no interrumpirá la prescripción, cuando la ejecución coactiva hubiere dejado de continuarse por más de cinco (5) años, salvo que la suspensión hubiere sido ordenada por decisión judicial.
La prescripción será declarada por el Gerente General, previo informe del Gerente Jurídico, de oficio o a petición de parte, o por los Tribunales de lo Contencioso Administrativo, por vía de impugnación o por vía de excepción al procedimiento de ejecución coactiva;
El ejercicio de la potestad de ejecución coactiva, una vez que se ha declarado prescrita la acción, acarreará la baja del título de crédito.
Art. 5.- Obligaciones determinadas y actualmente exigibles. La obligación es determinada cuando se ha identificado al deudor y se ha señalado con exactitud el monto adeudado.
La obligación es actualmente exigible desde el día siguiente a la fecha en que suceda:
- La notificación al deudor con el acto administrativo o el título en el cual se encuentra contenida la obligación;
- El vencimiento del plazo, cuando la obligación esté sujeta al mismo, sin perjuicio de la notificación;
- El cumplimiento o la falla de la condición, si se trata de una obligación sometida a condición suspensiva.
Art. 6.- Orden de cobro. Es la actuación administrativa suscrita por el Gerente Financiero, mediante la cual se declara una obligación de pagar en favor de la EP FLOPEC, y, cuyo traslado al Gerente Jurídico, le faculta para el ejercicio de la acción de cobro..
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A la orden de cobro se aparejará la respectiva copia certificada del título o la fuente de la obligación a ser recaudada, en caso de que no haya sido efectuada dentro del mismo acto administrativo con el que se declaró la obligación.
Art. 7.- Procedimiento coactivo. Es el conjunto sistemático de actuaciones procesales que se ejercen privativamente y que inicia con la expedición de la orden de cobro, legalmente emitida por el Gerente Financiero y su remisión al Gerente Jurídico como órgano ejecutor, con el fin de que proceda a recaudar la obligación contenida de forma implícita en el título de crédito, al que se deberá adjuntar la orden de cobro.
Capítulo II
Inicio del Procedimiento Coactivo y Facilidades de Pago
Sección Primera
Título de Crédito y Pago Voluntario
Art. 8.- Título de crédito. Es la actuación administrativa que contiene de forma expresa una obligación determinada y actualmente exigible; y, su emisión autoriza a EP FLOPEC a ejercer su potestad de ejecución coactiva.
El procedimiento coactivo se ejerce aparejando el respectivo título de crédito, cuya emisión corresponde al titular de la Gerencia Financiera.
Estará respaldado en actos administrativos, títulos ejecutivos, facturas, cartas y órdenes de pago legalmente emitidos, asientos de libros de contabilidad, registros contables; y, en general, cualquier otra resolución, acto administrativo, sentencia o instrumento público en el que se declare la obligación del deudor, en favor de EP FLOPEC.
Art. 9.- Requisitos y contenido del título de crédito. El título de crédito contendrá los siguientes elementos:
- Como denominación de la entidad acreedora: EMPRESA PÚBLICA FLOTA PETROLERA ECUATORIANA; y, la identificación de la Gerencia Financiera como órgano emisor;
- Identificación del deudor;
- Lugar y fecha de emisión;
- Concepto por el que se emite, con expresión de su antecedente;
- Valor de la obligación que represente;
- La fecha desde la cual se devengan intereses;
- Liquidación de intereses hasta la fecha de emisión; y,
- Firma autógrafa o facsímil, firma electrónica del Gerente Financiero que lo autorice o emita, salvo en el supuesto de títulos de emisión electrónica, en cuyo
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caso, la autorización para su expedición se verificará de manera previa dentro del procedimiento administrativo.
Art. 10.- Intereses de la obligación. Las obligaciones contenidas en todo título de crédito o cualquier otro instrumento público o privado a favor de la Empresa Pública Flota Petrolera Ecuatoriana, devengarán intereses calculados a la tasa máxima de interés convencional, vigente y determinada por el Banco Central del Ecuador.
Los intereses serán calculados hasta la fecha en que se recaude la totalidad de la obligación.
Su cálculo y liquidación le corresponderá al titular de la Gerencia Financiera, como órgano competente para emitir la orden de cobro.
En el caso de obligaciones adeudadas por empresas públicas o entidades pertenecientes a la Función Ejecutiva, en vista de la prohibición legal de pagar intereses con fondos públicos, la liquidación no considerará intereses.
Art. 11.- Nulidad del título de crédito. La falta de alguno de los requisitos contenidos en el artículo 9 de este Reglamento, acarrea la nulidad del título de crédito. La declaratoria de nulidad implica la baja del título de crédito.
EP FLOPEC, dispondrá la baja de los títulos de crédito, siempre y cuando se demuestre que se hubieren vuelto incobrables y que su cuantía, incluidos los intereses, no supere los cuarenta dólares.
La declaratoria de nulidad de los títulos de crédito se realizará mediante resolución motivada expedida por el Gerente General, a la que se agregará la certificación de la Jefatura de Contabilidad de la Gerencia Financiera, que acredite que la cuantía del título de crédito, incluidos sus intereses, no supera los cuarenta dólares.
Adicionalmente, para la expedición de la resolución, el Gerente General contará con un informe jurídico motivado que justifique que el título es incobrable.
Art. 12. Inicio del Procedimiento Coactivo. El procedimiento coactivo iniciará con la existencia de una obligación determinada y actualmente exigible, contenida en el título de crédito y, fundada en la orden de cobro transmitida por la Gerencia Financiera a la Gerencia Jurídica
La orden de cobro está implícita en todo acto administrativo, resolución, sentencia o instrumento público en el que se declare una obligación a favor de la Empresa Pública Flota Petrolera Ecuatoriana.
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El procedimiento coactivo se suspenderá únicamente en virtud de la concesión de facilidades de pago, por la interposición cuando sea procedente de reclamo administrativo; o, la presentación de una demanda de excepciones.
Art. 13. Requerimiento de pago voluntario, A la Gerencia Jurídica, como órgano ejecutor le corresponderá notificar al deudor con el requerimiento de pago voluntario para que, dentro de los diez (10) días término, posteriores a su notificación, cancele voluntariamente la obligación.
Se prevendrá al deudor que, de no cumplir con la obligación en el plazo establecido, se procederá con la ejecución coactiva.
Todo requerimiento de pago debe notificarse junto con una copia certificada de la fuente o título en el cual consta la obligación.
Art. 14. Plazo para el pago voluntario. Se concederá el plazo de diez (10) días para el pago voluntario, dentro del cual el deudor, de ser el caso, podrá solicitar facilidades de pago, presentar una reclamación administrativa; o, interponer demanda de excepciones, suspendiéndose el inicio del procedimiento coactivo.
Art-15. Emisión de la orden de pago inmediato. Vencido el plazo para el pago voluntario, sin que se hubiere satisfecho la obligación requerida, ni solicitado facilidades de pago, ni presentado reclamación administrativa o demanda de excepciones, el titular de la Gerencia Jurídica, como órgano ejecutor, emitirá la orden de pago inmediato y dispondrá al deudor, sus garantes; o ambos, que paguen la deuda o dimitan bienes dentro del plazo de tres (3) días, contados desde el día siguiente al de la notificación con dicha orden previniéndoles que, de no hacerlo, se procederá al embargo de bienes equivalentes al total de la deuda por el capital, los intereses y las costas.
Sección Segunda Notificación
Art. 16, Notificación. Es el acto por medio del cual se pone en conocimiento del deudor el contenido de un acto administrativo, a efectos de que conozca el estado del proceso y disponga de la información pertinente para, de ser el caso, se pronuncie y ejerza los derechos y acciones de las que se considere asistido.
La notificación de la primera actuación de FLOPEC EP, se realizará personalmente, por boleta o a través del medio de comunicación que sea dispuesto por el titular de la Gerencia Jurídica.
La constancia de haberse realizado la notificación personal por medios electrónicos consistirá en un certificado emitido por el Secretario de Coactivas, que se anexará al expediente físico o electrónico, según corresponda y contemplará:
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1. El hecho de haberse enviado la notificación al correo electrónico proporcionado por el administrado para tales fines;
- El registro del sistema de la Empresa, del que se desprenda que el correo electrónico enviado no fue rechazado;
- La fecha y hora de envío de la notificación;
- El contenido íntegro de la comunicación; y,
- La identificación fidedigna del remitente y el destinatario.
El registro del sistema y el contenido íntegro de la comunicación podrán ser reemplazados por una copia física o digital.
En cualquiera de los casos, constituirán prueba suficiente del envío y recepción de la notificación.
Art. 17. Formas de notificación. Las actuaciones administrativas de EP FLOPEC, se notificarán por cualquier medio físico o digital que permita tener constancia de la transmisión y recepción de su contenido. Se practicará personalmente, por boletas, o a través de uno de los medios de comunicación.
Se observará lo dispuesto en el régimen general previsto en el Libro II, Capítulo IV del Código Orgánico Administrativo.
Art. 18.- Primera actuación. Cualquier acto administrativo inicial que sea emitido por la EP FLOPEC, en ejercicio de su potestad coactiva, constituye una primera actuación.
Art. 19.- Información inicial. En la primera actuación:
1. Se informará el correo electrónico que será utilizado por EP FLOPEC para el envío de notificaciones, a fin de que el administrado, bajo su exclusiva responsabilidad, se cerciore de que su sistema tenga habilitada la recepción de correos desde tal dirección de correo electrónico y no sea enviado a la bandeja de correos no deseados o su recepción esté impedida por algún antivirus u otro programa semejante;
2. Se requerirá señalar un correo electrónico para recibir notificaciones, advirtiendo al administrado la obligación de comunicar inmediatamente cualquier cambio al respecto. La comunicación de dicho cambio surtirá efecto desde el día siguiente al día de haberla puesto en conocimiento de EP FLOPEC; y,
3. El administrado tendrá la responsabilidad de que su sistema disponga de una capacidad no menor a veinticinco (25) megabytes para la recepción de las notificaciones que puedan ser remitidas por la Empresa.
Art. 20. Correos electrónicos. El administrado podrá señalar más de un correo electrónico para recibir notificaciones, como el de su abogado patrocinador u otras cuentas personales de correo.
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En estos casos, la notificación se realizará a todas las direcciones de correo electrónico señaladas por el administrado, sin perjuicio de la previa designación de una casilla judicial.
Sección Tercera Facilidades de Pago
Art. 21. Facilidades de pago. A partir de la notificación con el requerimiento de pago voluntario, el deudor podrá solicitar la concesión de facilidades de pago hasta antes del inicio de la etapa de remate.
Para estos efectos, la liquidación correspondiente incluirá los gastos en los que haya incurrido EP FLOPEC, hasta la fecha de la petición.
Presentada la solicitud de facilidades de pago no se podrá iniciar con la ejecución coactiva o ésta se suspenderá hasta que se emita la resolución que admita o rechace dicha petición, resolución que estará a cargo del titular de la Gerencia Jurídica.
Art. 22- Requisitos de la solicitud. Sin perjuicio del resto de requisitos establecidos en el artículo 275 del Código Orgánico Administrativo para la solicitud de facilidades de pago; la petición contendrá necesariamente:
- Indicación clara y precisa de la obligación respecto de la cual se solicita facilidades para el pago;
- Oferta de pago al contado de una cantidad no menor al 20% de la obligación;
- La forma y plazo en que se pagará el saldo; e,
- Indicación de la garantía por la diferencia no pagada de la obligación.
Art. 23. Restricciones para la concesión. No es posible otorgar facilidades de pago cuando:
- La garantía de pago por el saldo no sea suficiente o adecuada, en obligaciones cuyo capital supere los cincuenta (50) salarios básicos unificados;
- La o el garante o fiador no sea idóneo, en obligaciones cuyo capital sea igual o inferior a cincuenta (50) salarios básicos unificados;
- El monto de la cuota periódica ofertada a pagar por el deudor supere el 50% de sus ingresos durante el mismo período, en obligaciones cuyo capital sea igual o menor a cincuenta (50) salarios básicos unificados,
- La obligación ya ha sido objeto de concesión de facilidades de pago, siempre que la solicitud sea formulada por el mismo deudor que la presentó inicialmente, en lo que respecta a los títulos de crédito que contemplen responsabilidades subsidiarias y solidarias;
- Con la solicitud de facilidades, de pago se pretenda alterar le prelación de créditos del régimen común; y,
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6. La información disponible y/o los antecedentes crediticios del deudor incrementen el riesgo de no recuperar lo adeudado.
Art. 24. Tipos de garantías. Se podrán aceptar las siguientes garantías, con el fin de asegurar el pago de la obligación:
- Garantías personales, cuando se trate de obligaciones que no superen los tres (3) salarios básicos unificados;
- Garantía incondicional, irrevocable y de cobro inmediato, otorgada por un banco o institución financiera establecida en el país, o por su intermedio;
- Fianza instrumentada en una póliza de seguros, incondicional, irrevocable y de cobro inmediato, emitida por una compañía de seguros establecida en el país;
- Primera hipoteca de bienes raíces, siempre que el monto de la garantía no exceda del sesenta (60%) por ciento del valor del inmueble hipotecado, según el correspondiente avalúo catastral practicado por el municipio correspondiente para el primer día del año en el que el deudor solicita facilidades de pago; y,
5. Certificados de depósito a plazo emitidos por una institución financiera establecida en el país, endosados por el valor en garantía y a la orden de EP FLOPEC, cuyo plazo de vigencia sea mayor al tiempo establecido en la resolución de facilidades de pago.
Art. 25. Plazo para las facilidades de pago. El plazo para cancelar el saldo de la obligación se determinará considerando las siguientes reglas:
- Si la cuantía supera los diez mil dólares de los Estados Unidos de América (USD$10,000.00), el plazo para el pago del saldo adeudado será de hasta veinticuatro (24) meses, contados a partir de la fecha en que se dicte la resolución motivada concediendo facilidades de pago;
- Si la cuantía supera los seis mil (USD$ 6,000.00) yes de hasta diez mil (USD$ 10,000.00) dólares de los Estados Unidos de América, el plazo será de hasta dieciocho (18) meses;
- Si la cuantía supera los dos mil (USD$ 2,000.00) y es de hasta seis mil (USD$ 6,000.00) dólares de los Estados Unidos de América, el plazo será de hasta doce (12) meses; y,
- Si la cuantía es inferior o igual a dos mil dólares de los Estados Unidos de América (USD$ 2,000.00), el plazo será de hasta seis (6) meses.
Art. 26. Aceptación o rechazo de la solicitud de facilidades de pago.
Presentada la solicitud de facilidades de pago el titular de la Gerencia Jurídica o el servidor que él delegue, verificará que cumpla con todos los requisitos legales y que no incurra en ninguna de las restricciones.
Si la petición es rechazada o si el deudor infringe de cualquier modo los términos, condiciones, plazos; o, en general, disposiciones previstas en la resolución que concede facilidades de pago, el titular de la Gerencia Jurídica, como órgano ejecutor, iniciará o continuará con el procedimiento de ejecución coactiva, según
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corresponda; y, adoptará las medidas cautelares que se estimen necesarias. En cualquiera de los casos, se notificará al solicitante con la resolución adoptada.
La resolución mediante la cual se conceda o niegue la solicitud de facilidades de pago, será notificada dentro del término de veinte (20) días, contados a partir de la presentación de la solicitud.
Al conceder las facilidades de pago, el titular de la Gerencia Jurídica, podrá suspender las medidas cautelares adoptadas, siempre y cuando ello permita el cumplimiento de la obligación.
Capítulo III
Fase de Ejecución Coactiva
Art. 27. Titular de la acción coactiva. La Empresa Pública Flota Petrolera Ecuatoriana, es titular de la potestad de ejecución coactiva. El procedimiento coactivo será ejercido por el titular de la Gerencia Jurídica, en calidad de órgano ejecutor.
Art. 28. Atribuciones del Órgano Ejecutor. Son atribuciones del Gerente Jurídico, las siguientes:
a) Ejercer por delegación del gerente general de la Empresa Pública Flota Petrolera Ecuatoriana la jurisdicción coactiva;
- Evaluar y presentar al Gerente General los resultados de la ejecución coactiva;
- Determinar la necesidad de contratar abogados externos y/o consorcios jurídicos para el ejercicio de la acción coactiva y remitir la propuesta para conocimiento y autorización de la máxima autoridad o su delegado;
- Generar las especificaciones técnicas para la contratación de abogados externos y/o consorcios jurídicos;
- Administrar la contratación de abogados externos y/o consorcios jurídicos, de conformidad con las disposiciones legales vigentes y la normativa interna aplicable,
- Designar administradores de contrato dentro de su unidad administrativa, por cada contrato celebrado con abogados externos y/o consorcios jurídicos; y,
- Las demás que le faculte la Ley.
Art. 29. Medidas cautelares. Son aquellas que se adoptarán proporcional y oportunamente, con el fin de satisfacer la obligación contenida en el título de crédito y fundada en la orden de cobro.
El titular de la Gerencia Jurídica, como órgano ejecutor, podrá disponer en la misma orden de pago o posteriormente, el secuestro, la retención o la prohibición de enajenar bienes, así como solicitar la prohibición de ausentarse del país; sin que, para estos efectos, precise de ningún trámite previo.
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En ejercicio de [a competencia delegada, iel Gerente Jurídico adoptará el criterio general y prevaleciente de la menor afectación a los derechos de las personas.
El coactivado podrá solicitar que cesen las medidas cautelares presentando, a satisfacción del Gerente Jurídico, una póliza o garantía bancaria, incondicional y de cobro inmediato, por el valor total del capital, así las costas del procedimiento; y, cuando sean exigibles, los intereses devengados y aquellos que se generen en el siguiente año
Art. 30. Extinción de la obligación. Una vez efectuado el pago total de la obligación de conformidad con lo previsto en este Reglamento, el titular de la Gerencia Jurídica, dispondrá la extinción de la obligación, la baja del título de crédito y el archivo del proceso de ejecución.
Art. 31. Insolvencia o quiebra. La Empresa Pública Flota Petrolera Ecuatoriana, promoverá la declaración de insolvencia o quiebra del deudor, con todos los efectos previstos en la ley, en caso de que no se verifique el pago ni la dimisión de bienes y no existan bienes susceptibles de embargo, o el producto de su de remate no permita solucionar íntegramente la deuda. La insolvencia puede ser fortuita, culpable o fraudulenta.
Capítulo V
Embargo y Remate
Sección Primera
Embargo
Art. 32. Reglas generales del embargo. Si no se paga la deuda ni se dimiten bienes dentro del término previsto en la orden de pago inmediato, si la dimisión efectuada es maliciosa o manifiestamente inútil para alcanzar el remate, si los bienes dimitidos están situados fuera del país o son de difícil acceso; o, si éstos no alcanzan a cubrir la obligación, el órgano ejecutor ordenará el embargo de los bienes que estime suficientes para satisfacerla.
Para estos efectos el Jefe de Coactiva designará un depositario externo; y se observará lo establecido en las normas contenidas en el Libro Tercero, Título II, Capítulo Tercero, Sección Segunda del Código Orgánico Administrativo.
Art. 33. Límites del embargo. No podrán ser objeto de embargo los bienes que se detallan a continuación:
- Les sueldos de servidores públicos y las remuneraciones de los trabajadores; de igual modo, los montepíos, las pensiones remuneratorias que deba el Estado y a las pensiones alimenticias forzosas;
- Los bienes muebles de uso indispensable del coactivado y su familia excepto Sos que, ajuicio del Gerente Jurídico, se reputen suntuarios;
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- El patrimonio familiar;
- Los derechos cuyo ejercicio es enteramente personal, como los de uso y habitación;
- Los bienes raíces donados o legados con la expresión de no embargables, siempre que se haya hecho constar su valor al tiempo de la entrega por tasación aprobada judicialmente. En este caso, podrán embargarse únicamente por el valor adicional que adquieran posteriormente;
- La propiedad de los objetos que el coactivado posee fiduciariamente;
- Los libros, máquinas, equipos, instrumentos, útiles y más bienes muebles indispensables para el ejercicio de la profesión, arte u oficio del coactivado, sin limitación;
- Los uniformes y equipos de policías y militares, según su arma y grado;
- Las máquinas, enseres y semovientes propios de las actividades industriales, comerciales o agrícolas, cuando el embargo parcial traiga como consecuencia la paralización de la actividad o negocio; pero, en tal caso, podrán embargarse junto con la empresa deudora de la forma prevista en el artículo 168 del Código Tributario; y.
10. Los demás bienes que las leyes especiales y normativa aplicable declaren inembargables.
Sección Segunda Remate
Art. 34. Regias generales para el remate- Se aplicará el remate ordinario a todo bien para el que no se haya previsto un procedimiento específico.
La venta directa procederá cuando los bienes sean semovientes y el costo de su mantenimiento resulte oneroso, sean fungibles o de fácil descomposición, tengan fecha de expiración; y, en cualquier tipo de bienes, cuando tras el remate no se haya llegado a la realización del bien.
La práctica del avalúo, la recepción y calificación de posturas, el trámite y gestión del remate o la venta directa; y, la respectiva adjudicación, se efectuará de conformidad con las normas establecidas en el Libro Tercero, Título II, Capítulo Tercero, Secciones Tercera, Cuarta y Quinta del Código Orgánico Administrativo.
Para estos efectos, el Gerente Jurídico, observará también y subsidiariamente, las disposiciones contenidas en el Código Orgánico General de Procesos y en el Código Tributario.
Art. 35- Recepción de posturas. El aviso de remate se publicará en la página web de la empresa; y, además, por una vez, en un medio impreso de amplia circulación de la provincia de Esmeraldas; y si se trata de un bien inmueble, en el de amplia circulación del cantón en la que se encuentre el bien, con un término de por lo menos veinte (20) días de anticipación a la fecha del remate.
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SI en el cantón donde se ubica el bien no hay periódico local o, si el inmueble pertenece a dos jurisdicciones cantonales o provinciales, el aviso se publicará en un medio de amplia circulación de alcance nacional.
Los postores entregarán mediante depósito bancario o transferencia electrónica el 10% de la postura, en caso de que se proponga el pago al contado; o, el 15%, en caso de que se proponga el pago a plazos.
En el remate de bienes inmuebles se admitirán posturas en las que para el pago se propongan plazos que no excedan los cinco (5) años, contados a partir de la fecha del remate.
Para el remate de bienes muebles el pago se hará de contado, a menos que el Gerente Jurídico y el ejecutado convengan que se efectúe a plazos.
Las posturas se recibirán desde las cero hasta las veinticuatro horas del día señalado para el remate, período que contabilizará en el reloj del Jefe de Coactivas o su delegado, bajo exclusiva competencia y responsabilidad del servidor actuante. Al momento en el que el Jefe de Coactivas o su delegado declare de viva voz cerrado el remate, no se admitirá ninguna otra postura, declaración que será inapelable y no es susceptible de ningún reclamo.
En el caso de existir posturas iguales se preferirá la que haya ingresado en primer lugar, salvo que se trate de una postura del órgano ejecutor.
Los servidores de EP FLOPEC, así como sus cónyuges, convivientes y parientes hasta el cuarto grado de consanguineidad y hasta el segundo de afinidad, en ningún caso podrán participar como postores dentro del remate ni podrán adquirir los bienes que se subasten.
Art. 36. Calificación de posturas. Una vez acreditados los valores de las posturas, el Jefe de Coactivas señalará día y hora para la audiencia pública, en la que bajo su presidencia podrán intervenir los postores.
Se calificarán las posturas teniendo en cuenta la cantidad ofrecida, el plazo y demás condiciones, prefiriéndose las que cubran al contado el crédito, intereses y costas causadas.
El acto administrativo de admisión y calificación de las posturas se reducirá a escrito y se notificará dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes al de la realización de la audiencia, conteniendo el examen y la descripción clara, exacta y precisa de todas las posturas que se hubieren presentado.
Art. 37.-Adjudicación. Dentro del término de diez (10) días de notificado el Acto administrativo de calificación de posturas, el postor preferente consignará la
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totalidad del valor ofrecido para el pago de contado; hecho lo cual, el Gerente Jurídico emitirá la adjudicación que contendrá:
1. Los nombres y apellidos completos, cédula de ciudadanía, identidad o pasaporte, estado civil, del coactivado y del postor al que se adjudicó el bien;
- La individualización prolija del bien rematado con sus antecedentes de dominio y regístrales, si es del caso;
- El precio por el que se haya rematado;
- La cancelación de todos los gravámenes inscritos con anterioridad a su adjudicación; y,
- Los demás datos que considere necesarios.
Los gastos e impuestos que genere la transferencia de dominio, se pagarán con el producto del remate.
Las costas de la ejecución coactiva que incluirán el valor de los honorarios de peritos, interventores, depositarios y abogados externos, conforme al cálculo y liquidación que para estos efectos efectúe el Jefe de Coactiva, serán cargados a la cuenta del coactivado.
El Jefe de Coactiva dispondrá que, una vez notificada la adjudicación, se proceda a la devolución de los valores correspondientes a las posturas no aceptadas.
Si la cosa rematada es inmueble quedará hipotecada por lo que, en caso de que se haya ofrecido el pago a plazos, se inscribirá el gravamen en el correspondiente registro, al mismo tiempo que la transferencia de dominio.
Asimismo, la prenda se conservará en poder del acreedor prendario mientras se cancela el precio del remate.
Capítulo VI
Tercerías y Excepciones
Sección Primera
Tercerías
Art. 38. Tercerías coadyuvantes. Intervendrán como terceristas coadyuvantes los acreedores del coactivado, desde que se haya ordenado el embargo de bienes hasta antes de su remate, acompañando el título en el cual se funde su acreencia, con el objeto de que se satisfaga su crédito con el sobrante del producto del remate.
Art. 39. Tercerías excluyentes. Únicamente podrá proponerse junto con la presentación del título que justifique la propiedad, o con la protesta juramentada ante Notario de presentarlo posteriormente, en un término no menor de diez (10) ni mayor de (30) días desde efectuado el embargo.
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La tercería excluyente deducida con el respectivo título de dominio suspende el procedimiento de ejecución coactiva hasta que el juzgador competente la resuelva, salvo que el Gerente Jurídico prefiera embargar otros bienes, en cuyo caso dispondrá la cancelación del primer embargo.
Si se la deduce con protesta juramentada de presentar el título posteriormente, el procedimiento no se suspende, pero si llega a verificarse el remate, éste no surtirá efecto mientras no se tramite la tercería.
Para la gestión y demás efectos de las tercerías, se acatarán las normas contenidas en el Libro Tercero, Título II, Capítulo Cuarto, Sección Primera del Código Orgánico Administrativo. También aplicará subsidiariamente las disposiciones pertinentes del Código Tributario.
Sección Segunda
Excepciones
Art. 40. Trámite de excepciones. Se opondrán por parte del coactivado únicamente mediante la interposición oportuna de una demanda de excepciones ante el juzgador competente, dentro del término de veinte (20) días, contados a partir del día siguiente de la notificación del requerimiento de pago voluntario.
El conocimiento por parte de la Gerencia Jurídica sobre la interposición de la demanda de excepciones, interrumpe el procedimiento exclusivamente en el caso de que el coactivado justifique que:
- La respectiva demanda ha sido efectivamente interpuesta;
- Las excepciones propuestas correspondan a las previstas en los artículos 328 del Código Orgánico Administrativo y 316 del Código Orgánico General de Procesos; y,
- Se han rendido las garantías correspondientes.
Del patrocinio y seguimiento a la sustanciación del trámite de excepciones a la coactiva se encargará la Gerencia Jurídica, en defensa de los intereses institucionales.
Capítulo VIl
Costas y Gastos Procesales
Art. 41- Costas. Todo procedimiento de ejecución coactiva implica la obligación del coactivado de cancelar las costas inherentes al proceso, que se generaren con motivo de las gestiones de recaudación y cobro.
Los honorarios de los agentes externos que intervinieren en las gestiones, obtención de certificaciones, pago por transporte de bienes embargados, alquiler
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de bodegas, compra de candados o cerraduras de seguridad, pago de publicaciones, comisiones bancadas; y, cualquier otro gasto que derive del ejercicio de la acción coactiva, constituirán costas procesales, las mismas que serán determinadas, liquidadas y canceladas conforme a lo previsto tanto en este Reglamento.
Art. 42. Gastos. Todo valor sufragado por EP FLOPEC para satisfacer el crédito, constituirá parte integral de la obligación total del coactivado.
Los gastos serán determinados, liquidados y cancelados conforme a lo establecido en el artículo anterior, adjuntando en cada caso los justificativos correspondientes.
Art. 43, Honorarios- Los rubros por concepto de honorarios de abogados externos y/o consorcios jurídicos, depositarios, peritos y demás gestores que intervengan, serán legal y debidamente justificados bajo la responsabilidad del Jefe de Coactivas, revisados y aprobados por el Gerente Jurídico; y, se adicionarán a la liquidación de costas y gastos procesales que se cargará a la cuenta del coactivado, calculados en proporción al tiempo dedicado al caso respecto de los emolumentos que les corresponda recibir, de acuerdo a su contrato o designación.
EP FLOPEC realizará el pago de honorarios a los profesionales externos, en el tiempo, forma y más condiciones previstas en sus contratos o convenidas en su designación.
Art. 44. Depósito de los valores recaudados. Los valores que recaude EP FLOPEC, en el ejercicio de la acción coactiva, inherentes a la naturaleza propia de la obligación, a costas, gastos y honorarios, serán depositados en la cuenta bancaria del sistema financiero nacional, designada para este propósito por el Gerente Financiero.
Queda terminante y estrictamente prohibido a todos y cada uno de los servidores de la institución, así como a las demás personas que intervienen dentro de los procedimientos coactivos, recibir suma alguna de dinero, bienes, favores o cualquier otra dádiva por parte del coactivado o de terceros, bajo las prevenciones de ley correspondientes.
Capítulo VIl
Servidores de la Gerencia Financiera que intervienen en el proceso coactivo
Sección Primera
Funcionario liquidador de coactiva
Art. 45. Servidor a cargo. Actuará en calidad de Liquidador de Coactiva, el Gerente Financiero, quien la practicará en cada proceso recaudatorio en el
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término de diez (10) días, contados desde el siguiente día laborable en que reciba la solicitud escrita cursada por el Gerente Jurídico.
En caso de ausencia temporal del Gerente Financiero, actuará como liquidador el Jefe de Contabilidad o su delegado.
El Liquidador de Coactiva, entregará al Gerente Jurídico, un informe escrito de su gestión, de forma trimestral.
Sección Segunda
Funcionario recaudador
Art. 46. Servidor a cargo, Actuará como funcionario recaudador el Jefe de Tesorería.
El recaudador cumplirá su función con estricto apego a la liquidación practicada para cada caso; e, informará mensualmente por escrito o cuando sea requerido, al Gerente Financiero y al Gerente Jurídico, detallando identidad del deudor, fecha de ingreso, fecha de contabilización del ingreso y montos valores recuperados desagregando el concepto.
TÍTULO II
UNIDAD DE COACTIVA
Capítulo I
Dependencia funcional y estructura administrativa
Art. 47. Conformación. La Unidad de Coactiva, cumple su misión bajo dependencia, responsabilidad, dirección y control del Gerente Jurídico; y la conforman los servidores de EP FLOPEC asignados para el desempeño de cada función y/o los ciudadanos contratados para este propósito.
La Unidad contará con los siguientes gestores permanentes o temporales,:,
- Jefe de Coactiva;
- Secretarios Abogados de Coactiva;
- Notificadores/citadores;
- Abogados gestores de la recaudación; y,
- Depositarios.
Se delega al Gerente Jurídico la selección, del personal que requiera Unidad de Coactiva, que será conformada por profesionales externos que cumplan el perfil exigido en este Reglamento, para que asuman las funciones antes señaladas; contratación que, dada la naturaleza de la prestación, será de carácter civil y no generará relación ni dependencia laboral con EP FLOPEC.
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Los profesionales contratados bajo contrato de servicios profesionales, con sujeción a las disposiciones de este Reglamento, percibirán los honorarios o estipendios regulados en esta normativa, para cada uno de ellos.
Sección Primera
Jefe de Coactiva
Art. 48- Designación y requisitos- El Jefe de Coactiva, será seleccionado por el Gerente Jurídico entre los servidores públicos de la Empresa o entre profesionales externos; tiene a su cargo las funciones y responsabilidades que le asigna este Reglamento.
El Jefe de Coactiva laborará a órdenes del Gerente Jurídico y asumirá las responsabilidades propias de la Unidad; así como, la jefatura y control del desempeño de los demás gestores identificados en el artículo anterior.
Para ser Jefe de Coactiva, se requiere acreditar tres años de experiencia en recuperación de cartera y poseer título de abogado o doctor jurisprudencia.
El Jefe de Coactiva externo, percibirá en concepto de honorarios mensuales, el valor equivalente a 10 salarios básicos unificados del trabajador en general.
Art. 49.-Atribuciones. Son atribuciones y obligaciones del Jefe de Coactiva, las siguientes:
- Supervisar, coordinar y evaluar el aspecto procesal y administrativo en las acciones de ejecución del procedimiento coactivo.
- Presentar cada mes al Gerente Jurídico y, cada vez que aquel le solicite, informe escrito sobre los resultados de la gestión coactiva de la Unidad;
- Supervisar el desarrollo procesal y administrativo en las acciones de ejecución coactiva;
- Remitir a la Gerencia Financiera, copias de documentación o informes que lesean requeridos;
- Solicitar al Gerente Jurídico la asignación o contratación de los gestores necesarios para el desarrollo del proceso de ejecución coactiva;
- Suscribir conjuntamente con el Gerente Jurídico y Secretario Abogado la Orden de Pago Inmediato prevista en el artículo 15 de este Reglamento, emitida al inicio del proceso de ejecución de la acción coactiva; y,
- Las demás que le confiere este Reglamento.
Sección Segunda
De los Secretarios Abogados de Coactiva
Art. 50- Actuación. Actuarán como secretarios abogados de cada proceso, los Especialistas Jurídicos de Patrocinio y Jefe de Contratación Pública de la
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Gerencia Jurídica y los profesionales externos designados por el Gerente Jurídico.
Para el ejercicio de la función de secretario abogado externo, se requiere tener el título de abogado o doctor en jurisprudencia, estar habilitado para el libre ejercicio de la profesión y contar como mínimo con dos años de experiencia en recuperación de cartera judicial y extrajudicial.
Art. 51. Responsabilidad específica. El secretario abogado, será responsable de impulsar el proceso de ejecución coactiva que le asigne el Jefe de Coactiva, en todas sus fases e incluso el proceso de excepción a la coactiva. Informará por escrito al Jefe de Coactiva, mensualmente y cada vez que aquel le disponga, sobre el resultado de sus actuaciones.
Art. 52. Reserva. Es obligación del secretario abogado, guardar absoluta reserva y sigilo respecto a los procesos que conozca en razón de su gestión, la obligación de reserva y sigilo no aplica con respecto a la información que debe proporcionar al Gerente Jurídico, Jefe de Coactiva y al administrador del contrato de servicios profesionales del gestor externo.
Art. 53. Honorarios. El secretario abogado externo por sus servicios profesionales, percibirá como honorarios el valor que se fije en su contrato, que no podrá superar el equivalente a 5 (cinco) salarios básicos unificados del trabajador en general.
Sección Tercera
Depositarios
Art. 54. Actuación. Actuarán en calidad de Depositario, los Especialistas Jurídicos 2 de la Gerencia Jurídica; y, en el caso de ser depositarios externos, serán designados por el Gerente General a solicitud del Gerente Jurídico,
El depositario tendrá responsabilidad personal, civil y penal, por el depósito, custodia y conservación de los bienes de toda clase que reciban en el ejercicio de sus funciones.
Los honorarios del depositario externo, se cargarán a la cuenta del coactivado y serán pagados una vez rematado el bien embargado.
Art. 55. Atribuciones. El depositario tendrá las atribuciones y responsabilidades previstas en el Código Orgánico de la Función Judicial, en el Capítulo III del Reglamento para el Funcionamiento de las Oficinas de Alguaciles y Depositarios, en las Normas para la Fijación de los Derechos que corresponden a los Depositarios, publicado en el Registro Oficial 453 de 24 de octubre del 2008, y demás normativa vigente.
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Para ser depositario, se requiere acreditar título de abogado o doctor en jurisprudencia
Art. 56- Informe de gestión. El Depositario informará por escrito al Jefe de Coactiva sobre los bienes que custodia, mensualmente o cuando sea requerido.
Art. 57. Suspensión. El Gerente Jurídico y el Jefe de Coactiva, podrán suspender en forma inmediata, al funcionario o gestor externo designado como depositario, que actúe negligentemente; y, si es funcionario de EP FLOPEC, solicitar a la Gerencia de Talento Humano, inicie el proceso sancionatorio correspondiente.
Sección Cuarta
De los notificadores citadores internos y externos
Art. 58. Estipendios. El notificador externo percibirá mensualmente por sus servicios hasta el equivalente a 4 Salarios básicos del trabajador en general, será designado por el Gerente General a solicitud del Gerente Jurídico.
Cuando la citación y o notificación la realice un servidor de la empresa, cuando corresponda, se aplicará el reglamento de viáticos de EP FLOPEC.
Sección Quinta
Gastos, Costas Judiciales y Honorarios Profesionales
Art- 59. Gastos y costas. Los gastos y costas que se generen en el trámite del procedimiento de ejecución del procedimiento coactivo y los honorarios de los abogados externos, peritos, depositarios y otros, serán cargados a la cuenta del deudor; debiendo en cada caso, adjuntarse los justificativos correspondientes.
Los gastos en que incurra el Jefe de Coactiva, el Secretario Abogado y notificador, necesarios para la gestión de cobro, tales como, pero sin limitarse a: movilización, personal a su cargo, recursos intelectuales y tiempo empleado, recursos materiales utilizados, impresiones y copias fotostáticas, se consideran parte de los honorarios pactados.
Para el reembolso, solamente se consideran costas y gastos generados por el procedimiento de ejecución coactiva, a los siguientes: certificados, copias notariadas, certificadas y compulsas, derechos de certificación y de inscripción en los correspondientes registros; y, otros documentos cuya obtención tenga costo.
Los justificativos originales por gastos y costas judiciales, deberán ser presentados al Jefe de Coactiva, dentro de las cuarenta y ocho (48) horas posteriores de haberse generado.
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Sección Sexta Reembolso de Gastos
Art. 60. Derecho. En la liquidación económica de los contratos de prestación de servicios profesionales, los gestores externos tendrán derecho al reembolso de gastos y costas judiciales, comprobados, justificados y presentados dentro del plazo establecido en este Reglamento; y, al cobro de honorarios profesionales de juicios que se hayan archivado por pago, hasta la fecha de la firma del Acta de Recepción final, que se suscribirá en el término de 15 días, contados desde el la posterior al de la notificación de la terminación del contrato o de la aceptación de la dimisión, de ser el caso..
Art. 61. Viáticos. En el caso de que el secretario abogado y notificador externos, tengan que trasladarse fuera del lugar del domicilio de la Empresa, para realizar gestiones inherentes a sus funciones, tendrán derecho al pago de viáticos o subsistencias de acuerdo al Reglamento de Viáticos de la EP FLOPEC.
Los viáticos serán aprobados por el Jefe de Coactivas.
Este derecho también le corresponde al Jefe de Coactivas, cuya movilización y viáticos deberán ser aprobados por el Gerente Jurídico.
Sección Séptima
Honorarios, derechos y aranceles de depositarios judiciales, martilladores y
peritos
Art. 62. Estipendio del depositario. El depositario externo, percibirá como derechos y aranceles, por cada diligencia ejecutada de embargo o secuestro, en la que intervenga, los valores constantes en el Capítulo IV del Reglamento para el Funcionamiento de las Oficinas de Alguaciles y Depositarios Judiciales y Normas para la Fijación de los Derechos que corresponden a los Depositarios Judiciales.
Cuando actúe como depositario un servidor de la Empresa, en el embargo o secuestro, en la liquidación de costas a cargo del coactivado, se cargará el equivalente al diez por ciento (10%) de una remuneración básica unificada, por concepto de derechos y aranceles por depositario. Esta suma no se entregará al servidor actuante.
Para el caso de embargo financiero o de valores retenidos en cualquiera de las entidades del sistema financiero nacional en cuentas del coactivado, que ejecute el servidor de la EP FLOPEC que actúe como depositario, no se cargará valor alguno por concepto de derechos y aranceles.
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Art. 63. Estipendio de martilladores y peritos. Para el pago de honorarios a martilladores y a peritos, se estará a lo dispuesto en el Reglamento de Martilladores y en la tabla de honorarios que rige para los peritos acreditados por el Consejo de la Judicatura, respectivamente.
DISPOSICIONES TRANSITORIAS
PRIMERA. – Los procedimientos iniciados con el Reglamento de Coactiva de EP FLOPEC, publicado en el Registro Oficial Suplemento 467 de 26 de marzo de 2015 continuarán tramitándose con dicho reglamento hasta su culminación.
SEGUNDA. – La Gerencia de Talento Humano en coordinación con la Gerencia Jurídica, en el plazo de 6 meses concluirá el proceso administrativo para la creación de la Jefatura de Coactiva, como unidad de la Gerencia Jurídica, conformada por los siguientes puestos a nombramiento: Jefe de Coactiva, secretario abogado, notificador y depositario.
DISPOSICIONES GENERALES
PRIMERA. – No podrán ser contratados como Jefe de Coactiva extemo, Secretarios – Abogados Externos, Depositarios Judiciales Externos y Peritos, personas que tengan vinculación por parentesco dentro del tercer grado de consanguinidad o segundo de afinidad, con el Gerente General y demás Gerentes de área de EP FLOPEC.
SEGUNDA. – La Gerencia Jurídica, patrocinará los juicios civiles y/o penales que se sigan en contra del Gerente General, los Ejecutores de Coactiva y demás servidores de la EP FLOPEC como consecuencia del procedimiento de ejecución coactiva, patrocinio que se lo seguirá realizando aun cuando cese la relación laboral entre dichos servidores y la EP FLOPEC, por cuanto los mismos actuaron investidos de una potestad o ejercicio de un cargo, a nombre de la Empresa Pública.
En el caso de que la Gerencia Jurídica, resuelva patrocinar dichos juicios a través de Abogados externos, estos contratos serán autorizados conforme a la reglamentación interna, y serán elaborados y administrados por dicha Gerencia, de acuerdo a la normativa aplicable.
TERCERA.- El Órgano Ejecutor de Coactiva, para efectos del trámite de los procedimientos de ejecución coactiva, observará las disposiciones del Reglamento sobre Arreglo de Procesos y Actuaciones Judiciales, expedido por la entonces Corte Suprema de Justicia y publicado en el Registro Oficial No. 20 de 19 de junio de 1981, en lo que fuere procedente y aplicable, especialmente
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en lo que se refiere al arreglo de los procesos, al desglose de documentos y actuaciones de jueces, secretarios, peritos y depositarios.
CUARTA. – Los valores correspondientes a costas procesales, no podrán ser cargados a personas jurídicas de derecho público, en conformidad con la disposición contenida en el segundo inciso del artículo 284 del Código Orgánico General de Procesos.
QUINTA. -Acorde a las necesidades de la empresa pública, la Gerencia General autorizará la conformación de uno o más Órganos Ejecutores de Coactiva.
SEXTA. – El personal de la Jefatura de Coactiva, gozará de los mismos beneficios que los servidores públicos de EP FLOPEC, referente a capacitaciones en temas inherentes a procedimientos de coactiva y Código Orgánico Administrativo.
SÉPTIMA.- Obligatoriamente el expediente de coactiva, deberá contener: el título de crédito, el auto de inicio del proceso de ejecución coactiva, registro de medias cautelares, las notificaciones realizadas por alguno de los medios contemplados en el presente reglamento, auto de levantamiento de medias cautelares en el caso que se hayan ordenado, liquidación económica, oficio de facilidades :de pago, cuando el coactivado lo solicite; auto concediendo facilidades de pago, auto archivo del procedimiento coactivo, las demás que determine la ley.
DISPOSICIONES FINALES
PRIMERA. – Los casos de duda que se presenten en la aplicación de este Reglamento, serán resueltos por la Gerencia Jurídica.
SEGUNDA. – Se dispone a Jefatura de Gestión Documental, gestione la inmediata publicación en el Registro Oficial del presente Reglamento y la publicación y distribución interna a cada una de las Gerencias de la Empresa.
TERCERA. – Se encarga el cumplimiento del presente Reglamento, a la Gerencia Jurídica y Gerencia Financiera de la EP FLOPEC.
CUARTA. – A partir de la vigencia del presente Reglamento, se deberá revisar y actualizar la normativa interna vigente, a fin de armonizar la misma con lo establecido en el presente Reglamento, por lo cual la Gerencia de Gestión Integral contará con el plazo de 30 días para actualizar el Sistema de Gestión Integral (SGI) con la información del presente instrumento.
QUINTA. – Derógase el Reglamento de Coactiva de EP FLOPEC, publicado
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Registro Oficial Suplemento 467 de 26 de marzo de 2015, así como todas sus reformas.
SEXTA. – En todo lo no previsto en el presente reglamento, se estará a lo dispuesto en el Código Orgánico Administrativo.
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SÉPTIMO. – El presente Reglamento para el Ejercicio de la Potestad de Ejecución Coactiva de la EP FLOPEC, entrará en vigencia a partir de esta fecha, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.