Registro Oficial No 936- Jueves 18 de Abril de 2013 Suplemento

abril 23, 2013

n n Administración del Señor Ec. Rafael Correa Delgado n n Presidente Constitucional de la República del Ecuador n n Jueves 18 de Abril de 2013 – R. O. No. 936 n n SUPLEMENTO n n SUMARIO n n Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración: n n Ejecutivo n n Acuerdo n n 000037 […]

n Administración del Señor Ec. Rafael Correa Delgado

n Presidente Constitucional de la República del Ecuador

n Jueves 18 de Abril de 2013 – R. O. No. 936

n SUPLEMENTO

n SUMARIO

n Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración:

n Ejecutivo

n Acuerdo

n 000037 Expídese el ?Reglamento de Administración de Asignaciones Ingresos y Egresos en el Exterior?

n Ministerio del Ambiente: Dirección Provincial de los Ríos:

n Resoluciones

n 01 ?Estación Base de Telefonía Celular EBC Quinsaloma?, ubicada en el cantón Quinsaloma

n 02 ?Fumigaciones Aéreas e Instalaciones de la Base de Aerofumigación Los Pérez?, ubicada en el cantón Valencia

n 03 ?Fumigaciones Aéreas e Instalaciones de la Base de Aerofumigación Estrella?, ubicada en el cantón Puebloviejo

n 04 ?La Dolores?, ubicada en el cantón Ventanas

n 05 ?San Pablo?, ubicada en el cantón Quevedo

n 06 ?Los Ángeles 2?, ubicada en el cantón Ventanas

n 07 Compañía Quicornac S.A., ubicada en el cantón Vinces

n 08 Compañía Plantaciones de Balsa Plantabal S.A., ubicada en el cantón Quevedo

n 09 ?María Mercedes?, ubicada en el cantón Puebloviejo

n Gobiernos Autónomos Descentralizados: Ordenanzas Municipales:

n – Cantón Pangua: Primera reforma a la ordenanza general normativa para la determinación, gestión, recaudación e información de la contribución especial de mejoras por obras de carácter público ejecutadas dentro de la jurisdicción

n 003-2013 Cantón Riobamba: De exoneración de costos de tasas y aranceles y del Registro de la Propiedad para las adjudicaciones otorgadas por el Ministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca

n CONTENIDO

n n n

n No. 000037

n EL MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES,

n COMERCIO E INTEGRACIÓN,

n SUBROGANTE

n Considerando:

n Que, de conformidad con el artículo 154, numeral 1 de la Constitución de la República, les corresponde a las Ministras y Ministros de Estado: ?Ejercer la rectoría de las políticas públicas del área a su cargo y expedir los acuerdos y resoluciones administrativas que requiera su gestión?;

n Que, el artículo 226 de la Carta Magna señala que las Instituciones del Estado, sus organismos, dependencias, las servidoras o servidores públicos y las personas que actúen en virtud de una potestad estatal ejercerán solamente las competencias y facultades que les sean atribuidas en la Constitución y la ley. Tendrán el deber de coordinar acciones para el cumplimiento de sus fines y hacer efectivo el goce y ejercicio de los derechos reconocidos en la Constitución;

n Que, el artículo 227 de la Constitución de la República del Ecuador manifiesta que la administración pública constituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía, desconcentración, descentralización, coordinación, participación, planificación, transparencia y evaluación;

n Que, de conformidad con el artículo 4 de la Ley Orgánica del Servicio Exterior, le compete al Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, bajo la dirección del Ministro, dirigir y coordinar todas las labores oficiales de carácter internacional, así como el trabajo de las misiones diplomáticas y oficinas consulares;

n Que, el artículo 7 de la Ley Orgánica de Servicio Exterior, prescribe: ?El Ministerio de Relaciones Exteriores expedirá las normas, acuerdos y resoluciones del Ministerio, el de las misiones diplomáticas y de las oficinas consulares?;

n Que, el Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas en su artículo 115 dispone que ninguna entidad u organismo público podrán contraer compromisos, celebrar contratos, ni autorizar o contraer obligaciones, sin la emisión de la respectiva certificación presupuestaria;

n Que, el Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas en su artículo 178 establece que, los Funcionarios/as responsables que hubieren contraído compromisos, celebrado contratos o autorizado o contraído obligaciones sin que conste la respectiva certificación presupuestaria serán destituidos del puesto y serán responsables personal y pecuniariamente;

n Que, el artículo 179 del antes referido Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas señala que la máxima autoridad de cada entidad y organismo público y los funcionarios y servidores encargados del manejo presupuestario, serán responsables por la gestión y cumplimiento de los objetivos y metas, así como de observar estrictamente las asignaciones aprobadas, aplicando las disposiciones contenidas en el presente código y las normas técnicas;

n Que el artículo 17 del Estatuto de Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva señala que los ministros de Estado son competentes para el despacho de todos los asuntos inherentes a sus Ministerios sin necesidad de autorización alguna del Presidente de la República, salvo los casos expresamente señalados en leyes especiales;

n Que, el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, publicado en el Registro Oficial Suplemento No. 139, 2 de mayo de 2011, en su artículo 8, numeral 4.1.1, letra b) numeral 8, contempla una de las atribuciones del Ministro de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, expedir los acuerdos y las resoluciones de carácter interno que normen la gestión institucional;

n Que, en el Informe de Auditoría DA4-0030-2009, correspondiente al período enero 2006 ? diciembre 2008, efectuado al Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, la Contraloría General del Estado, recomienda que las asignaciones para gastos operativos de las Misiones en el Exterior, Oficinas Consulares y Representaciones ante Organismos Internacionales, sean manejados a través de Fondos Rotativos;

n Que, mediante Acuerdo Ministerial No. 000092-B, de 09 de noviembre de 2011 publicado en el Registro Oficial Suplemento No.727 de 19 de junio de 2012, se expidió el Reglamento de Asignaciones y Gastos en el Exterior; el cual fue reformado mediante Acuerdo Ministerial 000024 de 30 de marzo de 2012;

n Que, es necesario que el Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, cuente con reglamentos y procedimientos financieros internos actualizados que permitan una correcta administración, aplicación y control de sus fondos;

n Que, mediante Acuerdo Ministerial No 086 de 9 de abril de 2012, el Ministerio de Finanzas incorpora a continuación del numeral 4.9.3 del Acuerdo Ministerial 447, publicado en el Suplemento del Registro Oficial Nº 259 de 24 de enero del 2008, las Normas Técnicas de los Fondos de Reposición;

n Que, la Subsecretaría del Tesoro Nacional del Ministerio de Finanzas, mediante oficio Nro. MINFIN-STN-2013-1277-0 de 19 de marzo del 2013, señala que el presente Reglamento se enmarca dentro de las normas técnicas y legales expedidas para la administración de fondos;

n Que, la Dirección de Asuntos Legales y Gestión Interna de esta Cartera de Estado, mediante Dictamen No. 266- DALGI-2013 del 26 de febrero del 2013, emite criterio favorable para la firma del presente instrumento por parte del señor Ministro de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración; y,

n En ejercicio de las atribuciones que le confieren el numeral 1 del artículo 154 de la Constitución de la República y el artículo 17 del Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva:

n Acuerda:

n EXPEDIR EL SIGUIENTE ?REGLAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE ASIGNACIONES INGRESOS Y EGRESOS EN EL EXTERIOR?.

n CAPÍTULO I

n Art. 1.- OBJETIVOS: El presente Reglamento tiene por objeto principal definir el ámbito de administración de los ingresos, asignaciones, gastos, fondos específicos y rotativos; y, de caja chica de las Oficinas en el Exterior, mediante normas prácticas adaptables inclusive al régimen impositivo tributario, laboral y cambiario del lugar de su ejecución.

n Establecerá en forma clara la información relacionada con el manejo adecuado de los recursos públicos, destinados a cubrir los requerimientos para el cabal desarrollo de las actividades en el exterior; y, proporcionará formularios de fácil y práctica aplicación, a fin de que se cuente con información eficaz, oportuna, veraz y homogénea que contribuya a la planificación del presupuesto y a la toma de decisiones.

n Art. 2.- ÁMBITO DE APLICACIÓN: El Reglamento de Administración de Asignaciones, Ingresos y Egresos en el Exterior, contiene normas y procedimientos de aplicación obligatoria para el manejo y registro de los recursos públicos y especialmente de los recursos económicos que transfiere el Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, para el funcionamiento operativo de las Oficinas en el Exterior.

n Los Jefes de las Oficinas en el Exterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 179 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, son directamente responsables del manejo de los recursos asignados; se entenderá por recursos públicos, todos los bienes, fondos, títulos, acciones, participaciones, activos, rentas, utilidades, excedentes, subvenciones y todos los derechos que pertenecen al Estado y a sus instituciones, sea cual fuere la fuente de la que procedan, inclusive los provenientes de préstamos, donaciones y entregas que, a cualquier otro título realicen a favor del Estado o de sus oficinas en el exterior, personas naturales o jurídicas u organismos nacionales o extranjeros.

n CAPÍTULO II

n GLOSARIO DE TÉRMINOS

n Art. 3.- GLOSARIO DE TÉRMINOS: Para los efectos de este Reglamento se utilizarán las siguientes definiciones:

n MRECI: Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración (Ecuador).

n Organismos de Control: La Contraloría General del Estado, Ministerio de Finanzas, Dirección de Auditoría Interna del MRECI y los demás que establezca la Constitución y la Ley.

n Jefe de Oficina en el Exterior: Los Embajadores, Cónsules, Representantes ante Organismos Internacionales, Embajadores-Representantes Regionales para Asuntos Comerciales; o, quienes ejerzan dichas funciones.

n Embajador: Es la máxima autoridad de la Embajada, ejerce la representación oficial del Ecuador ante el Estado acreditante conforme las normas internacionales; es designado por el Presidente de la República y depende del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración.

n Cónsul: Es quien ejerce la representación consular del Ecuador dentro de sus respectivas circunscripciones consulares, conforme a los tratados y convenios internacionales, las leyes y los reglamentos nacionales, es designado por el Ministro de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración.

n Representante del Ecuador ante Organismos Internacionales: Es el representante oficial del Estado ecuatoriano ante el organismo internacional, es designado por el Presidente de la República y depende del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración.

n Embajador – Representante Regional para Asuntos Comerciales: Es el representante regional para asuntos comerciales tiene como misión fortalecer la gestión de comercio exterior en el ámbito mundial, regional y subregional para los interés del Estado ecuatoriano en temas de promoción comercial de bienes y servicios, inversiones, sustitución de importaciones y/o transferencia de tecnologías, así como en negociaciones y defensa comercial.

n Ingresos: Los ingresos para las Oficinas en el Exterior constituyen los recursos remitidos por diferentes conceptos por parte del MRECI, así como intereses pagados por una institución financiera, las recuperaciones de impuestos, las devoluciones de garantías por arrendamientos de inmuebles, valores aportados por otras instituciones del Estado y otros.

n Egresos: Los egresos para las Oficinas en el Exterior, son erogaciones destinadas para adquirir bienes y contratar obras y servicios necesarios para el desarrollo de las actividades operacionales de las Oficinas en el Exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración.

n Administrador de Fondos: La administración y custodia del Fondo estará a cargo de los Jefes de las Oficinas en el Exterior, quienes serán responsables directos de las funciones encomendadas.

n Asignaciones para remuneraciones: Constituyen asignaciones para el pago de remuneraciones del personal del Servicio Exterior Ecuatoriano y personal contratado por el MRECI bajo Legislación laboral del país receptor con relación de dependencia.

n Fondos Específicos (fondos a rendir cuentas): Son creados para un fin definido, no están sujetos a reposición y se liquidan cuando se cumple el objetivo para el que fue creado.

n Fondos Rotativos: Son recursos financieros asignados para cubrir los egresos necesarios para el adecuado funcionamiento de las Oficinas en el Exterior y se mantendrán en la cuenta oficial de las mismas, está sujeto a reposición y liquidación al cierre del ejercicio fiscal en que fue asignado.

n Fondos Fijos de Caja Chica: Son recursos financieros asignados única y exclusivamente para cubrir gastos no previsibles, urgentes y de valor reducido en efectivo.

n Moneda de registro, reposición y liquidación: Moneda de circulación oficial en el Ecuador, en la actualidad dólares de los Estados Unidos de América.

n Moneda local: Moneda de circulación oficial en los países donde funcionan las Oficinas en el Exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración.

n Cuenta bancaria oficial: Es aquella cuenta abierta en una institución bancaria a nombre de la Oficina en el Exterior.

n Personal del Servicio Exterior ecuatoriano.- Servidor o servidora de esta Cartera de Estado, que es designado mediante acción de personal para cumplir funciones en las Oficinas en el Exterior.

n Personal contratado en el exterior: Personal que mantiene relación de dependencia con las Oficinas en el Exterior bajo la modalidad de contrato, por lo cual no son funcionarios de carrera.

n Remuneraciones: Estipendio mensual que reciben los servidores y servidoras del Servicio Exterior Ecuatoriano y el personal contratado.

n Documentos que respaldan los ingresos: Todos los documentos de ingreso, depósito o transferencia y estados de cuenta, que justifican y respaldan el registro en el comprobante de ingreso y libro bancos.

n Documentos que respaldan los egresos: Constituyen los roles de pagos debidamente firmados por los beneficiarios; comprobantes de venta; facturas comerciales; vales o tiquetes; recibos; comprobantes de pago de la seguridad social del personal contratado en el exterior; notas de débito; comprobante de la entidad cambiaria en donde se realizó la transacción de compra de divisas; vale de caja chica; estados bancarios; y, en general todo documento que sirva para su descargo y justificación contable. Los documentos de respaldo deben ser originales con su traducción no oficial al castellano los cuales deberán cumplir con los requisitos de emisión establecidos en la legislación local y deberán contener el detalle de los bienes y/o servicios adquiridos.

n Ejercicio Fiscal: Período comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre de cada año.

n Plan Operativo Anual (POA): Es el conjunto de actividades de carácter administrativo, operativo y logístico que llevará a cabo cada Oficina en el Exterior durante el ejercicio fiscal, aprobado por la Coordinación General de Planificación

n Certificación Presupuestaria: Es la verificación de la disponibilidad presupuestaria, conforme el presupuesto vigente asignado a esta Cartera de Estado.

n eSIGEF: Sistema de Administración Financiera, herramienta informática utilizada para registrar los ingresos y egresos de los recursos del Estado ecuatoriano.

n Art. 4.- FORMULARIOS A UTILIZARSE: Los formularios físicos y/o electrónicos que se utilizarán en el presente Reglamento son los que se indican a continuación:

n Comprobante de Ingreso;(Formulario 1)

n Comprobante de Egreso; (Formulario 2) 3. Cotización Activos de Larga Duración y Servicios; (Formulario 3)

n Liquidación de Fondos Específicos; (Formulario 4)

n Reposición o liquidación de Fondos Rotativos; (Formulario 5)

n Reposición de caja chica; (Formulario 6)

n Vale de Caja Chica; (Formulario 7)

n Registro de Pago de Remuneraciones; (Formulario 8-A y 8-B)

n Conciliación bancaria; (Formulario 9)

n Libro Bancos; (Formulario 10)

n Acta Entrega-Recepción; (Formulario 11);y,

n Arrendamiento Bienes Inmuebles (Formulario 12)

n Los formularios a los que hace referencia este artículo y los documentos de soporte contendrán el sello y firma indelegable del Jefe de Oficina en el Exterior, se conservarán en los archivos de las mismas y deberán ser completados conforme el instructivo (Anexo 1).

n La numeración de los formularios se realizará en forma cronológica y por separado, iniciando en el mes de enero y terminando en el mes de diciembre de cada año.

n
n

n CAPÍTULO III

n DE LA APERTURA DE LA CUENTA BANCARIA

n Art. 5.- APERTURA DE CUENTA BANCARIA: Los Jefes de las Oficinas en el Exterior, serán responsables de la apertura de una cuenta bancaria oficial a nombre de la Oficina en el Exterior en moneda local y en los casos que fuera necesario otra en moneda de envío, en un banco de reconocida solvencia de su localidad, mediante la cual administrará las asignaciones, ingresos y egresos. Al abrir una cuenta bancaria, se registrará la firma del Jefe de la Oficina en el Exterior y la del funcionario o funcionaria que lo reemplace en los casos eventuales de licencias por vacaciones, comisiones de servicio o ausencias justificadas.

n Se prohíbe a los Jefes de las Oficinas en el Exterior, transferir los valores depositados en la cuenta oficial a otras cuentas bancarias intermedias o personales; crear cuentas o fondos especiales y utilizar los recursos en otros fines que no sean los expresamente permitidos en este Reglamento.

n En caso excepcional, por causas debidamente justificadas y previa autorización del Ministerio de Finanzas, la Coordinación General Administrativa Financiera del MRECI, autorizará de forma motivada abrir una cuenta bancaria en un país diferente al de la sede, previo el informe del Jefe de la Oficina en el Exterior que avale tal apertura.

n CAPÍTULO IV

n PLAN OPERATIVO ANUAL

n Art. 6.- Del Plan Operativo Anual (POA): Las Oficinas en el Exterior deberán elaborar el Plan Operativo Anual conforme las directrices de la Coordinación General de Planificación, y con la participación de las Unidades Administrativas involucradas de este Portafolio, de acuerdo a la naturaleza de las actividades planificadas.

n El Plan Operativo Anual (POA) elaborado por las Oficinas en el Exterior será aprobado por la Coordinación General de Planificación, contendrá: Misión, Visión y los Objetivos que persigue el MRECI en el largo plazo, orientado hacia el cumplimiento de los derechos constitucionales, el régimen de desarrollo y el régimen del Buen Vivir -Sumak Kawsay.

n Las reprogramaciones del POA deberá efectuar la Coordinación General de Planificación con la participación de la Dirección Financiera, previa solicitud motivada del Jefe de la Oficina en el Exterior.

n CAPÍTULO V

n INGRESOS Y EGRESOS

n Art. 7.- DE LOS ADMINISTRADORES Y RESPONSABLES DEL MANEJO Y REGISTRO DE LOS RECURSOS: Los administradores de los recursos serán los Jefes de las Oficinas en el Exterior, quienes serán los responsables de la utilización, reposición y liquidación de los fondos.

n Los responsables del manejo y registro de los recursos serán funcionarios de nombramiento del Servicio Exterior ecuatoriano, en caso de que las Oficinas en el Exterior no cuenten con dichos servidores, podrán asignar estas funciones a personal contratado localmente, que tenga el perfil del puesto, siempre y cuando sean incluidos en la póliza de fidelidad de la Oficina y que en su contrato conste la obligación de rendir caución, de conformidad con lo previsto en el Reglamento para el Registro y Control de Cauciones, expedido por la Contraloría General del Estado.

n Art. 8.- DEL REGISTRO DE LOS INGRESOS: Forman parte de los ingresos de las Oficinas en el Exterior, los valores enviados por el MRECI, por concepto de remuneraciones, fondos específicos, fondos rotativos y cualquier otro valor originado por devoluciones.

n También serán fuente de ingresos de las Oficinas en el Exterior, debiendo previo a su utilización ser registrados, los siguientes conceptos conforme el procedimiento descrito para cada caso:

n Intereses pagados por el banco sobre saldos en las cuentas bancarias, los cuales deberán ser registrados por la Oficina en el Exterior en el módulo de ingresos del Sistema de Gestión Financiera eSIGEF;

n Las transferencias de recursos financieros provenientes de otras entidades públicas ecuatorianas se recibirán y registrarán previa la suscripción de notas reversales institucionales con el MRECI y autorización de uso de la cuenta bancaria de las Oficinas en el Exterior por parte del Ministerio de Finanzas. Los recursos deberán ser utilizados para el objeto específico del Convenio;

n Las transferencias de recursos financieros, bienes, obras, colecciones, libros, etc., de personas naturales o jurídicas privadas con fines específicos en calidad de donación en el exterior, se registrarán previo el correspondiente análisis y aceptación del Jefe de la Oficina en el Exterior;

n Las devoluciones de impuestos deberán ser registradas por la Oficina en el Exterior en el módulo de ingresos del sistema eSIGEF;

n Otros Ingresos no especificados en el presente reglamento, se solicitará a la Coordinación General Administrativa Financiera el procedimiento a seguir según el caso.

n Los ingresos generados por los conceptos mencionados deben ser registrados en el sistema eSIGEF, en el Libro Banco y Comprobante de Ingres, inmediatamente después de haberlos recibido en la cuenta bancaria.

n Las Oficinas en el Exterior anularán los cheques girados y no cobrados cuyo plazo haya prescrito, según la legislación bancaria de cada país receptor y procederán a registrar como ingreso, para que se concilie el saldo acreditado en la cuenta, dejando constancia de la obligación pendiente de pago en las notas explicativas de la conciliación bancaria.

n Las Oficinas en el Exterior no recibirán directamente aportes en efectivo ni por asignación presupuestaria provenientes de las diferentes Agregadurías; el MRECIQuito suscribirá las respectivas notas reversales institucionales y registrará el ingreso presupuestario.

n Las garantías por arrendamientos de oficinas y residencias constituyen cuentas por cobrar y deben ser reintegradas a la cuenta del MRECI con el fin de que la Dirección Financiera proceda a cerrar la misma.

n Art. 9.- COMPROBANTE DE INGRESO: Es el documento en el que se registra de forma cronológica y ordenada, el concepto y el valor del ingreso recibido; el documento contendrá de manera obligatoria lo establecido en el ?Comprobante de Ingreso? (Formulario No.1)

n Art. 10.- DEL REGISTRO DE LOS EGRESOS: Los egresos serán autorizados por el Jefe de la Oficina en el Exterior, quien firmará el respectivo comprobante de egreso conjuntamente con el responsable del registro contable.

n Los egresos sujetos a reposición se registrarán en el sistema eSIGEF, en el momento en que la Oficina en el Exterior efectúe la reposición.

n En los pagos a personas naturales, se adjuntará al Comprobante Egreso, la factura o recibo, y la copia del documento de identificación, pasaporte o documento de viaje.

n Los Jefes de las Oficinas en el Exterior que administren dos cuentas bancarias y deban transferir valores de una cuenta a otra, harán constar la transacción en el Comprobante de Ingreso y Egreso correspondiente.

n En los países sometidos a frecuentes devaluaciones monetarias, queda a discreción del Jefe de las Oficinas en el Exterior, el momento de la conversión de divisas, anteponiendo los intereses del Estado y deberá registrar en el concepto del Comprobante de Egreso el tipo de cambio en el que se efectúa la transacción.

n Cuando no sea posible obtener el comprobante bancario de divisas, se levantará un Acta suscrita por el Jefe de la Oficina en el Exterior y por un funcionario diferente al responsable de llevar los registros contables de asignaciones, ingresos y egresos, dejando constancia del valor cambiado, tipo de cambio obtenido y el cambio oficial del dólar a la fecha de la transacción.

n Art. 11.- COMPROBANTE DE EGRESO: Es el documento en el que se registra de forma cronológica y ordenada, el concepto y el valor de la erogación por obras, bienes o servicios recibidos, remuneraciones, viáticos y otros conceptos de egreso; el documento contendrá de manera obligatoria lo establecido en el ?Comprobante de Egreso? (Formulario No. 2).

n Art. 12.- FORMA DE PAGO: Los pagos se harán directamente a nombre de los beneficiarios, por el valor exacto de la obligación, podrán ser pagados mediante: cheques nominativos, transferencias bancarias, débitos automáticos y/o tarjeta de débito de la cuenta oficial.

n Los valores remitidos por el MRECI se utilizarán únicamente para el objeto que fueron enviados.

n Los egresos que realicen las Oficinas en el Exterior deben contar con la documentación que justifique el proceso de compra, para lo cual seleccionarán al proveedor que tenga la oferta más conveniente para los intereses del Estado ecuatoriano, para el efecto utilizará el Formulario No. 3 ?Cotización Activos de Larga Duración y Servicios?, de acuerdo con los rangos que se establecen a continuación:

n n

n DESDE

n n

n HASTA

n n

n REQUISITOS

n n

n $ 1.00

n n

n $ 1,000.00

n n

n Una proforma

n n

n $ 1,000.01

n n

n $ 1,500.00

n n

n Dos proformas

n n

n $ 1,500.01

n n

n En adelante

n n

n Tres proformas

n n

n Se prohíbe expresamente la subdivisión en la contratación de obras, bienes y servicios con el mismo objeto.

n Art. 13.- DE LOS EGRESOS QUE NO SE RECONOCEN: El Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, no reconocerán los egresos que a continuación se detallan:

n Contravengan las leyes y reglamentos vigentes;

n Pago de bienes y/o servicios personales.

n Pago de servicios básicos y otros de carácter personal de la residencia del Embajador ni de funcionario alguno de carrera o contratado que preste servicios en el exterior;

n Desembolsos que no cuenten con la autorización respectiva de los Jefes de las Oficinas en el Exterior o para casos específicos de la Coordinación General Administrativa Financiera;

n Gastos que no cuenten con los documentos de respaldo respectivos;

n Pagos de cuotas a organizaciones diplomáticas, consulares y otras similares, costos de bandejas, trofeos, premios en efectivo, ofrendas florales y tarjetas personales, tarjetas de invitación, despedidas, recepciones, alimentos, pagos a personal de servicio doméstico;

n Consumo de gasolina y combustible de los vehículos personales de los funcionarios de las Oficinas en el Exterior;

n Intereses y/o multas generados por el incumplimiento en el pago de las obligaciones, comisiones, protestos de cheques, que se genere a pesar de contar con la disponibilidad de recursos; y,

n Concesión de préstamos y/o anticipos al personal del Servicio Exterior ecuatoriano o personal contratado en el exterior.

n CAPÍTULO VI

n FONDO ROTATIVO

n Art. 14.- REGISTRO, SOLICITUD DE REPOSICIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL FONDO ROTATIVO: Cada Oficina en el Exterior efectuará una programación anual, la misma que se registrará en el Plan Operativo Anual (POA) que es elaborado y aprobado por la Coordinación General de Planificación, y está destinado a cubrir los gastos operativos que demande la Oficina en el Exterior. La Dirección Financiera transferirá los fondos correspondientes, previa certificación presupuestaria del monto total asignado. El Jefe de la Oficina en el Exterior será el responsable de la correcta administración y oportuna reposición del fondo.

n El Jefe de la Oficina en el Exterior podrá solicitar directamente a la Coordinación General de Planificación ajustes en el Plan Operativo Anual (POA) que le permita cumplir con actividades no programadas. Este incremento o modificación de su techo presupuestario le permitirá utilizar del fondo rotativo, la Dirección Financiera efectuará las reposiciones necesarias que cubran la modificación o incremento del techo presupuestario.

n Art. 15.- DE LA UTILIZACIÓN DEL FONDO ROTATIVO: Esta destinado a cubrir los egresos que demandan las Oficinas en el Exterior tales como:

n Pago mensual o trimestral de arriendos para oficinas y residencias. Todos los contratos de arrendamiento serán de responsabilidad del Jefe de la Oficina en el Exterior, quien deberá cumplir lo establecido en el Reglamento Especial para la Adquisición y Arrendamiento de Bienes Inmuebles en el Exterior, expedido mediante Decreto Ejecutivo 1342 del 31 de octubre de 2012, publicado en el Suplemento del Registro Oficial No 831 de 15 de noviembre de 2012, (Anexo 2). Adicionalmente se observará lo siguiente:

n En los casos de renovación de contratos de arrendamiento el Jefe de Oficina en el Exterior, analizará y aprobará la pertinencia de dicha renovación y, deberá incluirlo en su programación anual conforme lo establece el Art. 6 del presente Reglamento.

n Si se trata de renovación e incremento del canon de arrendamiento, el Jefe de la Oficina en el Exterior analizará y aprobará la pertinencia de dicha renovación, para lo cual deberá solicitar previamente la reprogramación en el Plan Operativo Anual (POA) a la Coordinación General de Planificación.

n Para la apertura de una nueva Oficina en el Exterior o por necesidad justificada de cambio de oficinas y residencias, el Jefe de la Oficina en el Exterior, previo a la suscripción del contrato de arrendamiento, deberá remitir a la Coordinación General Administrativa Financiera tres (3) opciones de oferta con los datos establecidos en el formulario ?Arrendamiento de Bienes inmuebles? (Formulario 12) y observar lo establecido en el Reglamento especial para la adquisición y arrendamiento de bienes inmuebles en el exterior.

n Los valores que por concepto de garantía de arrendamiento de bienes inmuebles (oficina y residencia), deban cancelar las Oficinas en el Exterior serán transferidos por la Dirección Financiera, con la apertura de la cuenta por cobrar a nombre del Jefe de la Oficina en el Exterior.

n Las cuentas por cobrar por concepto de garantía de arrendamiento de bienes inmuebles, serán cerradas únicamente con el retorno de los valores a la cuenta del MRECI.

n En el caso de la terminación de funciones del Embajador éste deberá retornar los valores que por concepto de garantía de la residencia fueron entregados, cuando el nuevo Embajador no desee continuar con el contrato del bien o no se haya designado su reemplazo; si por el contrario, el Embajador entrante decide continuar con el arrendamiento del bien, los valores que por concepto de garantía hayan sido entregados deberán constar en el Acta Entrega Recepción (Formulario 11).

n Por motivos de cambio o cierre de la oficina, será el Jefe de la Oficina en el Exterior en funciones quien debe gestionar la recuperación de la garantía y retornar los valores a la cuenta del MRECI.

n Arrendamientos de mobiliarios (sillas, mesas, mantelerías, estantería), equipos informáticos y de amplificación de sonido, maquinarias, equipos y vehículos;

n Arrendamientos de locales para ferias, exposiciones y otros no considerados en ítems anteriores, que incluye arreglos y adecuaciones;

n Servicios básicos para el funcionamiento de las Oficinas en el Exterior, tales como: servicio de energía eléctrica, gas, agua, teléfono, Internet o correo, seguros de bienes muebles e inmuebles, televisión por cable. Se prohíbe el pago de los servicios básicos donde funciona la residencia del Embajador.

n En caso de que las residencias sean de propiedad del Estado y se encuentren desocupadas se pagarán los gastos por servicios básicos;

n Edición, impresión, reproducción y publicaciones oficiales;

n Envío de correspondencia y pago de fletes;

n Servicios de aseo y limpieza, dichas contrataciones no tendrán relación de dependencia con la Oficina en el Exterior;

n Cuotas de condominio, mantenimiento, siempre que no esté considerado en la renta del inmueble y se encuentre estipulado dentro del Contrato de arrendamiento;

n Mantenimiento y arreglos menores de muebles y enseres, maquinaria y equipo de oficina;

n Mantenimiento y reparación de equipos informáticos;

n Mantenimiento y reparación de vehículos oficiales;

n Mantenimiento y adecuaciones menores de los locales donde funcionan las Oficinas en el Exterior y de las residencias en el caso que sean de propiedad del Estado;

n Suscripciones de prensa escrita hasta un máximo de tres periódicos de mayor circulación;

n Combustible y lubricantes para los vehículos oficiales de propiedad del Estado, y rentados para actividades oficiales, debidamente comprobadas, acatando lo establecido en el Reglamento de Uso de Vehículos Oficiales del MRECI;

n Materiales y suministros de oficina y aseo, para lo cual es importante que la Oficina en el Exterior haga un plan de compras de acuerdo a las necesidades y al presupuesto aprobado, que debe estar a cargo de un funcionario que no sea el responsable de la administración del fondo, quien se comprometerá a llevar un control de ingresos y egresos, así como la custodia, con la finalidad de que mantenga un mínimo stock;

n Arreglos florales relativos a la conmemoración de la Independencia del Ecuador y del país en que se encuentra la Oficina en el Exterior; así como ferias, eventos culturales y demás eventos oficiales;

n Gastos bancarios, comisiones de transferencias tales como: recaudaciones consulares, remuneraciones, gastos de instalación y gastos de reinstalación del personal del Servicio Exterior ecuatoriano en cada una de las Oficinas en el Exterior;

n Pago de Viáticos, Movilizaciones, Subsistencias, Alimentación y Adquisición de Pasajes, conforme el Capítulo X del presente Reglamento;

n Eventos Públicos, Oficiales, Culturales y de Promoción Comercial en los cuales se podrá cubrir los gastos realizados por la compra de vino de honor o champagne del brindis, bocaditos, aguas y bebidas sin alcohol.

n En lo concerniente a eventos de promoción comercial, relacionada con ferias o degustaciones gastronómicas, se podrá efectuar gastos relativos a los ingredientes para la preparación de alimentos y otros gastos que involucren el mencionado evento que promocionen la gastronomía ecuatoriana;

n Difusión, información y publicidad (culturales y oficiales);

n Contrataciones de Estudios e Investigaciones;

n Consultoría, Asesoría e Investigación Especializada;

n Gastos de mudanzas o traslados de oficinas;

n Adquisición de bienes de larga duración, conforme al Capítulo IX del presente Reglamento; y,

n Otros necesarios para el adecuado funcionamiento de la Oficina en el Exterior, que no contravengan a la normativa conexa sobre la administración y uso de recursos públicos, previo análisis y aprobación del Jefe de la Oficina en el Exterior. En casos que requiera criterio técnico podrá solicitarlo a las Unidades Administrativas competentes del MRECI.

n Art. 16.- DE LA CUANTÍA DEL FONDO ROTATIVO: El monto establecido para la apertura del fondo, será equivalente al 50% del presupuesto aprobado del ejercicio fiscal vigente para cada Oficina en el Exterior, que se asignará de acuerdo a la liquidez financiera existente.

n Art. 17.- DE LA REPOSICIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL FONDO ROTATIVO: El Jefe de la Oficina en el Exterior, será el responsable del control previo al pago y de la reposición del fondo enviado, el mismo que lo registrará en el sistema eSIGEF, sobre la base del formulario de Reposición o Liquidación del Fondo Rotativo (Formulario 5). La transferencia de valores por concepto de reposición la realizará la Dirección Financiera, siempre y cuando el Jefe de la Oficina en el Exterior, solicite mediante memorando enviado por Quipux, para lo cual se deberá anexar el Comprobante Único de Registro (CUR) y el Comprobante de Reposición, generados en eSIGEF con las respectivas firmas de responsabilidad.

n El Jefe de la Oficina en el Exterior será el responsable de realizar oportunamente la reposición del Fondo, cuando se haya utilizado aproximadamente el 60%, con el fin de salvaguardar los saldos en las cuentas bancarias, para el adecuado funcionamiento de la oficina.

n En los países cuya legislación tributaria exija la presentación de facturas originales para la devolución de impuestos, se mantendrán copias en el archivo de la Oficina en el Exterior mientras concluye el trámite de recuperación de los mismos.

n Los documentos justificativos no deben contener borrones, tachones o enmendaduras que evidencien claramente que el documento ha sido adulterado.

n Para efectos de cumplir con los tiempos establecidos en las directrices de cierre dispuestos por el Ente Rector de la Finanzas Públicas, la Oficina en el Exterior liquidará en el sistema eSIGEF el fondo rotativo 15 días previos al cierre del ejercicio fiscal.

n Todo el proceso de ejecución y documentos que justifican los egresos serán analizados, supervisados y controlados por los respectivos Órganos de Control.

n CAPÍTULO VII

n FONDO FIJO DE CAJA CHICA

n Art. 18.- DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA: El fondo de caja chica tiene como finalidad pagar obligaciones no previsibles, urgentes y de valor reducido. Es un monto permanente y renovable que tiene como finalidad el pago en efectivo, que no puede ser cubierto mediante cheque o transferencia.

n El Jefe de la Oficina en el Exterior, autorizará la apertura del Fondo Fijo de Caja Chica, de hasta $500,00 dólares de los Estados Unidos de América, el cual será utilizado del Fondo Rotativo. Dichos egresos deben ser rendidos y liquidados en el Fondo Rotativo de acuerdo a la naturaleza de los mismos.

n El Jefe de la Oficina en el Exterior, podrá delegar por escrito la administración del Fondo Fijo de Caja Chica, sin que esta delegación signifique que su responsabilidad termina ante los Organismos de Control.

n Art. 19.- DE LA REPOSICIÓN DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA: El funcionario responsable del manejo del Fondo Fijo de Caja Chica, presentará obligatoriamente al Jefe de la Oficina en el Exterior, el formulario Reposición de Caja Chica (Formulario No. 6), al que se adjuntará los Vales de Caja de Chica (Formulario No. 7) con sus respectivos soportes: facturas, recibos y demás documentos que justifiquen el gasto. El Jefe de la Oficina en el Exterior adoptará las medidas necesarias, a fin de mantener los recursos necesarios en dicho fondo, la reposición deberá realizarse cuando se haya consumido al menos el 60% del fondo.

n CAPÍTULO VIII

n DEL FONDO ESPECÍFICO

n Art. 20.- UTILIZACIÓN DEL FONDO ESPECÍFICO: La Dirección Financiera creará fondos específicos previa solicitud del Jefe de la Oficina en el Exterior, con la debida autorización de la Coordinación General Administrativa Financiera, para las adquisiciones de obras bienes y servicios imprevistos que estén reprogramados en el POA, en los casos que el valor a utilizar sobrepase el monto de la creación del fondo rotativo.

n En el caso de las Oficinas en el Exterior que deban efectuar pagos anuales por concepto de arriendo de bienes inmuebles, deberán solicitar un Fondo Específico, previo el cumplimiento de los requisitos contemplados en el Art. 15 del presente Reglamento.

n Art. 21.- LIQUIDACIÓN DEL FONDO ESPECÍFICO: Al finalizar la ejecución del fondo específico, se elaborará un registro cronológico de todos los egresos realizados con cargo a dicho fondo, las cuales se detallarán obligatoriamente en el Formulario ?Liquidación de Fondos Específicos? (Formulario No. 4) al que se adjuntarán los documentos originales de soporte, el certificado del tipo de cambio y la traducción no oficial de los documentos en los que el idioma oficial no sea el español y serán registrados por la Oficina en el Exterior en el Sistema eSIGEF.

n CAPÍTULO IX

n BIENES DE LARGA DURACIÓN

n Art. 22.- DE LOS BIENES DE LARGA DURACIÓN: Conforme lo establece la Normativa de Contabilidad Gubernamental expedida por el Ministerio de Finanzas, son bienes tangibles o derechos de propiedad de la institución. Para efectos de este Reglamento se entenderán como bienes de larga duración los que cumplan las siguientes características:

n Bienes de propiedad institucional.

n Destinados a actividades administrativas y/o productivas.

n Generen beneficios económicos futuros.

n Con vida útil estimada mayor a un año.

n Costo de adquisición igual o mayor a cien dólares (US $ 100).

n Art. 23.- DE LA ADQUISICIÓN DE BIENES DE LARGA DURACIÓN: Previo a la adquisición de un bien de larga duración el Jefe de la Oficina en el Exterior deberá observar que el bien haya cumplido el tiempo de vida útil, conforme lo establecido en la Norma de Contabilidad Gubernamental 3.2.6.2 emitida por el Ministerio de Finanzas que señala: ?Los bienes de larga duración destinados a actividades administrativas, productivas o que se incorporen a proyectos o programas de inversión, se depreciarán empleando la siguiente tabla de vida útil? :

n n

n TIPO DE BIEN

n n

n VIDA UTIL

n ESTIMADA (años)

n n

n Maquinarias y equipos

n n

n 10

n n

n Muebles y enseres

n n

n 10

n n

n Equipos de Computación

n n

n 5

n n

n Vehículos

n n

n 5

n n

n Es requisito indispensable para la compra de cualquier bien de larga duración, sea ésta adquisición nueva o reemplazo, contar con un informe de necesidad debidamente motivado en el cual se adjuntarán los documentos de respaldo.

n Cuando se trate de adquisición de equipos, sistemas y paquetes informáticos se deberá solicitar el criterio técnico a la Dirección de Tecnología de la Información y Comunicaciones del MRECI, observando lo establecido en el Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de los Bienes del Sector Público.

n El Jefe de la Oficina en el Exterior, enviará a la Dirección de Tecnología la siguiente información para la emisión del criterio técnico:

n Informe de necesidad.

n Adjuntar inventario actualizado.

n Formulario No 3 con las respectivas proformas de acuerdo con los rangos establecidos.

n Art. 24.- VALORACIÓN DE BIENES DE LARGA DURACIÓN: Las inversiones en bienes de larga duración se deberán contabilizar al precio de compra, incluyendo los derechos de importación, fletes, seguros, impuestos no reembolsables, costos de instalaciones, o cualquier otro valor directamente atribuible para poner el bien en condiciones de operación y para que cumpla el objetivo para el cual fue adquirido. Los descuentos o rebajas comerciales se deducirán del costo de la adquisición.

n Una vez adquirido y valorado el bien de larga duración, la Oficina en el Exterior procederá a registrar su ingreso, con todas las características técnicas en el sistema de control de bienes eByE del Ministerio de Finanzas, en la siguiente dirección electrónica: http://ebye.finanzas.gob.ec/ebye/login/frmlogin.aspx.

n Art. 25.- DEL CONTROL DE BIENES DE LARGA DURACIÓN: Las Oficinas en el Exterior verificarán y controlarán los registros de los bienes a través del sistema de bienes eByE del Ministerio de Finanzas.

n Art. 26.- DE LA ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES DE LARGA DURACIÓN: Corresponde al Jefe de la Oficina en el Exterior, instrumentar los procesos a seguir en la planificación, provisión, custodia, utilización, traspaso, préstamos, enajenación, conservación, mantenimiento de medidas de protección y seguridad, así como en el control de los diferentes bienes muebles. Los bienes de larga duración se utilizarán únicamente para las labores institucionales.

n Art. 27.- DE LA CUSTODIA DE LOS BIENES DE LARGA DURACIÓN: La tenencia y conservación de los bienes corresponde a los Jefes de las Oficinas en el Exterior a través del custodio; el Jefe de la Oficina en el Exterior establecerá los mecanismos necesarios para la custodia física y seguridad que permita salvaguardar los bienes del Estado.

n Art. 28.- DE LA BAJA DE LOS BIENES DE LARGA DURACION: El Jefe de la Oficina en el Exterior, previo cumplimiento del procedimiento establecido en el Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público (Anexo 3), solicitará a la Coordinación General Administrativa Financiera la baja de los bienes de larga duración.

n En el caso de los equipos informáticos, previo a la baja se requerirá contar con un criterio técnico de la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones.

n Una vez concluido el proceso de baja de los bienes de larga duración, el Jefe de la Oficina en el Exterior con la presencia de al menos un funcionario suscribirá el Acta de baja de bienes en la que constará: la diligencia cumplida, lugar, fecha, autorización respectiva, descripción y codificación de los bienes, la misma que será suscrita en dos ejemplares por los funcionarios/as actuantes. Un ejemplar del acta se remitirá a la Dirección Financiera para el registro en el módulo de bienes del Sistema e-SIGEF y en el sistema eByE.

n Art. 29.- CONTROL DE VEHÍCULOS OFICIALES: Los vehículos de propiedad del Estado, que se encuentren en el exterior, serán destinados exclusivamente para uso oficial y no podrán ser utilizados para fines personales; la administración, reposición y mantenimiento, se regirá conforme a las normas vigentes sobre el uso de vehículos oficiales.

n CAPITULO X

n VIÁTICOS Y PASAJES

n Art. 30.- COMISIÓN DE SERVICIOS: Para efectos de este Reglamento, es el hecho administrativo mediante el cual el personal del Servicio Exterior y el personal contratado de la Oficina en el Exterior se traslada desde su lugar de trabajo a otro sitio o lugar dentro o fuera de la jurisdicción y durante un período determinado para el cumplimiento de actividades oficiales.

n Art. 31.- VIÁTICOS: El personal de la Oficina en el Exterior declarado en Comisión de Servicios que tenga que pernoctar en una localidad distinta a su domicilio y a la de su trabajo ordinario, tiene derecho a percibir un estipendio o valor diario en concepto de viático, para solventar su alojamiento y alimentación.

n Art. 32.- SUBSISTENCIAS Y ALIMENTACIÓN: Cuando el personal de la Oficina en el Exterior declarado en Comisión de Servicios, deba desplazarse fuera del lugar habitual de su trabajo, por una jornada de labor de 6 a 8 horas y su regreso se efectúe el mismo día, tendrá derecho al pago de subsistencias, que será el equivalente al 50% del valor del viático que corresponda.

n Se reconocerá el pago por alimentación, cuando la Comisión de Servicios deba realizarse fuera del lugar habitual de trabajo, de 4 a 6 horas laborables. El valor a pagar por concepto de alimentación será equivalente al 25% del viático diario que corresponda.

n En los contratos del personal contratado en el exterior, bajo relación de dependencia, deberá constar una cláusula en la cual se establezca que puede ser declarado en Comisión de Servicios para el cumplimiento de actividades oficiales. El cálculo y el pago se efectuarán conforme la legislación del país receptor.

n Art. 33.- NORMAS APLICABLES: Las Oficinas en el Exterior aplicarán el procedimiento y los coeficientes de cálculo establecidos en el ?Reglamento para el Pago de Viáticos, Movilizaciones, y Subsistencias en el Exterior, para las y los servidores y obreros públicos?, publicada en el Registro Oficial Suplemento 392, de 24 de Febrero de 2011, expedida por el Ministro de Relaciones Laborales; o, la n