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n Administración del Señor Ec. Rafael Correa Delgado
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n Presidente Constitucional de la República del Ecuador
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n Lunes 03 de Diciembre de 2012 – R. O. No. 843
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n SUPLEMENTO
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n SUMARIO
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n Ministerio de Educación:
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n Ejecutivo
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n Acuerdos
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n 0466-12 Expídese el Instructivo de Gestión Documental y de Archivos
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n Ministerio del Interior:
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n 3019-A Refórmase el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos
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n Resoluciones
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n 0232 Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca: Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de la Calidad del AGRO-AGROCALIDAD:
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n Expídense los costos del tarifario para el laboratorio de calidad de la leche
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n 0241 Deléganse funciones a los coordinadores de los procesos desconcentrados de AGROCALIDAD
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n Gobiernos Autónomos Descentralizados: Ordenanzas Municipales:
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n – Cantón Arenillas: Que regula la conformación y funcionamiento del Consejo de Planificación
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n – Cantón Caluma: Que reglamenta el otorgar ayudas sociales en el Patronato Municipal y Amparo Social
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n – Cantón El Tambo: Para la aprobación del Plan de desarrollo y de ordenamiento territorial
n
n – Cantón General Antonio Elizalde (Bucay): Reformatoria que precisa los límites cantonales en función de los títulos históricos que reposan en los archivos del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal
n
n – Cantón Pastaza: Sustitutiva a la Ordenanza que establece y regula el Sistema de Estacionamiento Rotativo Ordenado Tarifado en la Ciudad de Puyo, Cantón y Provincia de Pastaza, ?SEROTP?
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n
n Consejo se la Judicatura:
n
n – A la publicación de la Resolución 164-2012 dictada por el Pleno del Consejo de la Judicatura el 20 de noviembre del 2012 y publicada en el Segundo Suplemento del Registro Oficial 837 del 23 de noviembre del 2012
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n CONTENIDO
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n Gloria Vidal Illingworth
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n MINISTRA DE EDUCACIÓN
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n Considerando:
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n Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 154, numeral 1, de la Constitución de la República, a las Ministras y Ministros de Estado les corresponde ejercer la rectoría de las políticas públicas del área a su cargo y expedir los acuerdos y resoluciones administrativas que requiera su gestión;
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n
n
n Que la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, en su artículo 1 garantiza el ejercicio del derecho fundamental de las personas a la información conforme a las garantías consagradas en la Constitución de la República en los artículos 91 y 92;
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n
n
n Que la administración pública constituye un servicio a la colectividad que, entre otros, se rige por los principios de legalidad, eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía y coordinación, según señalan los artículos 227 de l Constitución de la República y 4 del Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva;
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n
n Que de acuerdo a los artículos 114, 115 y más pertinentes del Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva, los titulares de las unidades administrativas y el personal al servicio del Ministerio de Educación que tuviesen a su cargo la resolución o el despacho de los asuntos, serán responsables directos de su tramitación, del cumplimiento de la obligación legal de dictar resolución expresa en plazo y ajustada a lo dispuesto por el ordenamiento jurídico, y de adoptar las medidas oportunas para evitar y eliminar toda anormalidad o retraso en la tramitación de los procedimientos;
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n
n Que en el segundo suplemento del Registro Oficial 417 de 31 de marzo de 2011, se expidió la Ley Orgánica de Educación Intercultural, cuyo artículo 25 señala que la Autoridad Educativa Nacional estará conformada por cuatro niveles de gestión, uno de carácter central y tres de gestión desconcentrada: zonal intercultural y bilingüe, distrital intercultural y bilingüe, y circuitos educativos interculturales y bilingües;
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n
n Que mediante Acuerdo Ministerial No. 020-12 de 25 de enero de 2012, publicado en la edición especial del Registro Oficial
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n 259 de 7 de marzo del mismo año, se expidió el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio de Educación, que confiere atribuciones y responsabilidades a los niveles de gestión de la Autoridad Educativa Nacional;
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n
n Que el artículo 29 del citado Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, determina como misión de la Coordinación General de Secretaría General, el ?Controlar técnica y administrativamente la gestión documental, archivo y atención ciudadana, por medio de políticas, normativas, protocolos, objetivos y estrategias que garanticen la atención eficiente, eficaz y oportuna al usuario interno y externo?;
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n
n Que el Sistema Nacional de Archivos – SINAR, expidió con el carácter de obligatorio el Instructivo de «Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos», publicado en el Registro Oficial 67 de 25 de julio de 2005, en el que se dicta la normativa para administrar la documentación actual y la que se genere en todas las Instituciones del Sector Público y Privado con participación del Estado; Que con Acuerdo 718, publicado en el Registro Oficial 597 de 25 de mayo de 2009, se expidió el ?Instructivo para normar el uso del Sistema de Gestión Documental QUIPUX para las entidades de la Administración Pública Central?;
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n
n Que la organización, conservación y custodia de la documentación coadyuva a que las diferentes unidades administrativas y órganos del nivel de gestión desconcentrado del Ministerio de Educación puedan, cumpliendo los principios de legalidad, eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía y coordinación, atender los requerimientos de los usuarios; así como garantiza su derecho al acceso a la información pública, previsto en la Constitución de la República y la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública;
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n
n Que mediante memorando Nº MINEDUC-CGSG-2012- 1026-MEM de 5 de noviembre 2012, el señor Eduardo Meneses, remite informe técnico correspondiente al Instructivo del Archivo Documental del Ministerio de Educación; y,
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n
n Que la documentación ministerial constituye un testimonio de la gestión cumplida por el Ministerio de Educación, por lo que es necesario dictar el instructivo que regule los procedimientos que permitan estandarizar la aplicación de los procesos documentales en todas sus unidades administrativas y en los órganos del nivel de gestión desconcentrado.
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n
n En uso de las atribuciones que le confieren los artículos 154, numeral 1, de la Constitución de la República y 17 del Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva,
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n Acuerda:
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n Expedir el INSTRUCTIVO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE ARCHIVOS DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN.
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n Capítulo I
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n Normas Generales
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n Art. 1.- Ámbito.- El presente Instructivo regula los procedimientos de gestión documental del Ministerio de Educación y de sus órganos del nivel de gestión desconcentrado. No es aplicable a los documentos estudiantiles y expediente académico, que se rigen por lo dispuesto en el Reglamento General de la Ley Orgánica de Educación Intercultural y la normativa que expida la Autoridad Educativa Nacional.
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n
n De igual forma, la conservación y custodia de la documentación sustentatoria de transacciones financieras, operaciones administrativas o decisiones institucionales, así como sobre operaciones, contratos y otros actos de gestión importantes, se regirá por las Normas Técnicas de Control Interno, expedidas con Acuerdo de la Contraloría General del Estado Nº 39, publicado en el suplemento del Registro Oficial 87 de 14 de diciembre de 2009, y el instructivo de los procedimientos que aseguren la existencia de un archivo de esa documentación, que se expedirá por separado.
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n Art. 2.- Finalidad.- Este instructivo tiene la finalidad de garantizar la integridad, conservación y seguridad de los documentos públicos, en formato físico y digital, que reciben y generan, en el cumplimiento de sus atribuciones y responsabilidades, las unidades administrativas de esta Cartera, en todos sus niveles de gestión; así como la accesibilidad a estos documentos por parte de usuarios internos y externos.
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n Art. 3.- Obligatoriedad.- La aplicación de este Instructivo es obligatorio para todas las autoridades, funcionarios y trabajadores del Ministerio de Educación, en todos sus niveles de gestión. Los titulares de las unidades administrativas y su personal encargado de la custodia y administración de documentos y archivos, serán además los responsables de controlar el cumplimiento por parte del resto de funcionarios y trabajadores de lo previsto en el presente instructivo.
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n Art. 4.- Prohibición.- Se prohíbe el ingreso de documentación al Ministerio de Educación, en todos sus niveles de gestión, así como la tramitación de las solicitudes que contenga esa documentación; la generación y salida de documentación y su archivo, que no cumpla lo dispuesto en el presente Instructivo.
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n
n Art. 5.- Régimen.- La gestión documental y de archivos del Ministerio de Educación, en todos sus niveles de gestión, se regirá por el presente instructivo, la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública y su Reglamento, Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento, el «Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos», publicado en el Registro Oficial 67 de 25 de julio de 2005, y el ?Instructivo para normar el uso del Sistema de Gestión Documental QUIPUX para las entidades de la Administración Pública Central?, expedido con Acuerdo 718, publicado en el Registro Oficial 597 de 25 de mayo de 2009.
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n Capítulo II
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n De los Órganos de Gestión Documental y de Archivo
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n Art. 6.- Órganos.- Son responsables de la gestión de los documentos y de los archivos, los siguientes órganos:
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n a) El Archivo Central en el Ministerio de Educación y las secretarías de los órganos del nivel de gestión desconcentrado, del archivo pasivo; y,
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n
n b) Los responsables de las unidades administrativas, del archivo de oficina.
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n Art. 7.- Archivo Central y Secretarías desconcentradas.- Sin perjuicio de las establecidas en el Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos, son funciones del Archivo Central del Ministerio de Educación y de las secretarías de los órganos del nivel de gestión desconcentrado, las siguientes:
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n a) Dirigir, organizar, planificar, coordinar, controlar y supervisar las actividades de documentación y archivo con las unidades administrativas;
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n b) Controlar el cumplimiento de los períodos de transferencias documentales de los archivos de las unidades administrativas al Archivo Central o a las secretarías de los órganos del nivel de gestión desconcentrado;
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n
n c) Recibir, controlar y comprobar el inventario de la documentación de las unidades administrativas transferida al Archivo Central o a las secretarías de los órganos del nivel de gestión desconcentrado;
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n d) Custodiar y organizar la documentación transferida de las unidades administrativas al Archivo Central o a las secretarías de los órganos del nivel de gestión desconcentrado;
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n
n e) Llevar un inventario y registro de ubicación de los archivos que reposan en el Archivo Central o a las secretarías de los órganos del nivel de gestión desconcentrado;
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n
n f) Programar y ejecutar la conservación documental a través de medios informáticos disponibles como la digitalización, de acuerdo con las necesidades de las unidades administrativas; y,
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n
n g) Atender solicitudes de copias de documentos que reposan en el Archivo Central o en las secretarías de los órganos del nivel de gestión desconcentrado.
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n
n Art. 8.- Responsable del Archivo de oficina.- Los responsables de las unidades administrativas, tienen las siguientes funciones:
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n
n a) Cumplir las normas de gestión de la documentación y del archivo y el presente Instructivo;
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n
n b) Recibir mediante el Sistema de Gestión Documental QUIPUX y físicamente, los documentos que ingresen a la unidad administrativa y entregarlos al titular de la misma;
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n c) Actualizar el Sistema de Gestión Documental QUIPUX;
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n
n d) Digitalizar los documentos y expedientes, recibidos y generados en la unidad administrativa;
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n
n e) Controlar los documentos de ingreso y de salida;
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n
n f) Organizar, clasificar, foliar y archivar la documentación que ha finalizado el trámite;
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n
n g) Llevar el Inventario de Archivos actualizado;
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n
n h) Conservar la documentación según la «Tabla de Plazos de Conservación Documental»;
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n i) Atender las solicitudes de información de otras unidades administrativas y de usuarios externos, que hayan sido aprobadas por el titular de la unidad administrativa;
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n
n j) Prestar, controlar su uso y recuperar los documentos solicitados por los funcionarios del Ministerio de Educación, y registrar estos préstamos;
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n k) Evaluar periódicamente la documentación para su permanencia, eliminación o envío al Archivo Central o de las secretarías de los órganos del nivel de gestión desconcentrado;
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n
n l) Ejecutar las transferencias documentales, previa aprobación del titular de la unidad administrativa; y, m) Informar mensualmente a la Coordinación General de Secretaría General o secretaría del órgano del nivel de gestión desconcentrado, el número de documentación ingresada, número de solicitudes atendidas, número de solicitudes pendientes, número de días de retraso en la contestación.
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n
n Art. 9.- Designación de responsable del archivo de oficina. El titular de cada unidad administrativa, designará mediante memorando al funcionario responsable de custodiar y administrar el archivo. El archivo será considerado un activo al cuidado del responsable con todas las disposiciones que para el efecto constan en el Reglamento General de Bienes del Sector Público y más normativa concordante.
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n
n En caso de remoción, renuncia, reclasificación o cambio administrativo, mediante el cual dicho funcionario deje de realizar esas tareas, deberá realizar la entrega del Inventario Documental a su cargo, mediante acta de entrega-recepción, documento que deberá ser suscrito también por el titular de la unidad administrativa, y remitido a la Coordinación General de Secretaría General o secretarías de los órganos del nivel de gestión desconcentrado.
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n
n Capítulo III
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n De la Gestión Documental
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n Art. 10.- Procesos de gestión documental.- Los procesos de gestión documental son los siguientes: ingreso de documentación, generación de documentación y salida de documentación.
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n
n Art. 11.- Ingreso de documentación.- Los documentos que el Ministerio de Educación, en todos sus niveles de gestión, reciba de personas naturales o jurídicas, privadas o públicas, en forma personal, por mensajería o por el Sistema de Gestión Documental QUIPUX, cumplirán el siguiente proceso:
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n a) Recepción de documentación.- La recepción oficial de documentación externa, dirigida al Ministerio de Educación, sus autoridades y funcionarios, se realizará únicamente por el Archivo Central del Ministerio de Educación, o las secretarías de los órganos del nivel de gestión desconcentrado, a través de las ventanillas ubicadas para el efecto. Ninguna otra instancia o funcionario podrán recibir documentación externa para su trámite.
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n
n La documentación externa se recibirá de manera ininterrumpida en el horario de atención normal de la institución. Fuera de ese horario no se receptará documentación alguna, salvo autorización por escrito de la Coordinación General de Secretaría General o de la secretaría de los órganos del nivel de gestión desconcentrado.
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n
n b) Calificación de documentación.- Una vez recibidos los documentos externos en el Ministerio de Educación o sus órganos del nivel de gestión desconcentrado, el responsable de la recepción debe determinar el tipo de documentación de que se trate, según el siguiente detalle:
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n
n Documentación oficial: cuando el sobre o documento va dirigido a nombre del Ministerio de Educación, sus unidades administrativas, o sus órganos del nivel de gestión desconcentrado, con cargo a una autoridad o funcionario, o con el nombre y cargo de la autoridad o funcionario. Esta documentación, además, puede ser:
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n
n Documentación reservada o confidencial: cuando en el sobre consten impresas las palabras «RESERVADO O CONFIDENCIAL», que deberán estar cerrados;
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n
n Documentación urgente: cuando conste la leyenda «URGENTE»; trate de asuntos judiciales, acciones constitucionales, recursos administrativos, delegaciones a juicios, etc.; contenga solicitudes de acceso a la información de los ciudadanos; o requerimientos de información de la Asamblea Nacional, Consejo de Participación Ciudadana y Control Social, Contraloría General del Estado, Procuraduría General del Estado, Fiscalía General del Estado, Defensoría del Pueblo, Consejo de la Niñez y Adolescencia, Secretaría Nacional de Transparencia de Gestión.
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n
n Documentación personal: cuando en el sobre o documento esté impresa la leyenda «PERSONAL»; como en el caso de estados de cuenta, suscripciones personales y otros similares.; esta documentación no deberá ser recibida en el Ministerio de Educación. La documentación calificada como oficial, seguirá los procesos de apertura, registro y distribución previstos en los literales siguientes, con excepción de la categorizada como «RESERVADA O CONFIDENCIAL» o «URGENTE».
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n
n La autoridad o funcionario a quien se le haya remitido una documentación como personal, pero resulte ser oficial, deberá solicitar inmediatamente que se la ingrese al Sistema de Gestión Documental QUIPUX.
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n c) Apertura de documentación.- Los documentos recibidos y calificados como oficiales, serán abiertos y revisados por el responsable del registro, quien determinará si cumple con los siguientes requisitos para su recepción: estar dirigido a la institución, órganos del nivel de gestión desconcentrado, unidad administrativa, autoridad o funcionario; firma de responsabilidad; número de cédula de ciudadanía o identidad o pasaporte; dirección para notificaciones y correo electrónico. Si el documento contiene alguna solicitud de trámite, se adjuntará copia de cédula de ciudadanía o identidad y certificado de votación del último proceso electoral, del solicitante.
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n
n Si cumple los requisitos, receptará la documentación y sellará tanto el documento que ingresa, como el ejemplar del interesado, para registrar la fecha y hora de recepción; y firmará la recepción de la documentación en el ejemplar del interesado. Si no cumple los requisitos, debe devolver al interesado la documentación indicando los requisitos que le faltan. No se certificará la recepción, en sobres o en documentos distintos al recibido.
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n
n No se abrirá los sobres y la documentación cuando tenga las palabras «RESERVADO O CONFIDENCIAL», y cuando se trate de procesos de contratación pública.
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n
n d) Registro de documentación.- Cumplidos los procedimientos establecidos en los literales precedentes, el Archivo Central en el Ministerio de Educación y las secretarías de los órganos del nivel de gestión desconcentrado, digitalizarán la documentación oficial y la ingresarán en el Sistema de Gestión Documental QUIPUX; con excepción de los documentos con firma electrónica que ingresan a ventanilla, cuyos anexos se remitirán mediante guía al titular de la unidad administrativa destinataria.
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n e) Distribución de documentación.- El responsable del ingreso remitirá por el Sistema de Gestión Documental QUIPUX, inmediatamente de registrados, todos los documentos ingresados y digitalizados, a los titulares de las respectivas unidades administrativas competentes en la materia que versa esa documentación, de conformidad con las atribuciones y responsabilidades establecidas en el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio de Educación. En ningún caso se asignará la documentación directamente a un funcionario.
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n
n Los documentos que por su competencia deban ser conocidos por la máxima autoridad, serán tramitados como urgentes y entregados inmediatamente al Despacho de la Ministra.
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n f) Documentación «RESERVADA O CONFIDENCIAL» o «URGENTE».- La documentación que llegue con el membrete de «RESERVADA O CONFIDENCIAL» se remitirá mediante guía al destinatario; y se registrará en el Sistema de Gestión Documental QUIPUX únicamente cuando, una vez abierto por el destinatario, determine que deba procederse como documentación oficial.
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n
n La documentación categorizada como «URGENTE», se registrará en el Sistema de Gestión Documental QUIPUX y se remitirá al titular de la unidad administrativa competente, en forma inmediata y prioritaria. Los requerimientos de información de la Asamblea Nacional o entidades de control, serán enviados al Despacho de la Ministra. Los documentos relacionados con asuntos judiciales, acciones constitucionales, recursos administrativos, delegaciones a juicios, etc., se remitirán al titular de la unidad de asesoría jurídica.
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n Art. 12.- Generación de documentación.-
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n
n a) Asignación del documento.- Una vez recibido un documento calificado como oficial, el titular de la unidad administrativa, el mismo día de recibido, verificará que la atención del documento sea de competencia de la unidad administrativa a su cargo y, si es así, lo asignará por el Sistema de Gestión Documental QUIPUX, a los funcionarios que se encargarán de la tramitación.
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n
n
n Los trámites que no requieran contestación, el titular de la unidad administrativa ordenará la acción de archivo con su firma y fecha; el funcionario encargado de la documentación y archivo de esa unidad administrativa, actualizará el sistema de gestión documental QUIPUX, y colocará físicamente el documento en la respectiva carpeta.
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n
n
n b) Tramitación.- Los titulares y los funcionarios de las unidades administrativas, que tuviesen a su cargo la resolución o el despacho de los asuntos, serán responsables directos de su tramitación, del cumplimiento de la obligación legal de dictar resolución expresa en plazo y ajustada a lo dispuesto por el ordenamiento jurídico, y de adoptar las medidas oportunas para evitar y eliminar toda anormalidad o retraso en la tramitación de los procedimientos.
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n
n Además, serán responsables del contendido del documento; debiendo verificar: que contenga datos completos del destinatario; el número de páginas o anexos; que el contenido del original y de las copias, sean idénticos; y, que la comunicación y copias estén debidamente firmadas por dicho titular.
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n
n Tanto el original, como las copias y anexos de los documentos que se generen en las unidades administrativas, llevarán al pie del documento, el nombre y apellido y la media firma (sumilla) de responsabilidad de los funcionarios y autoridades que intervinieron en su elaboración, revisión y aprobación. Si los documentos constan en más de una hoja, se registrará la sumilla en cada una de las hojas.
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n
n c) Elaboración del documento.- Los documentos se elaborarán por el órgano competente, ajustándose al procedimiento establecido; siendo obligación del titular de la unidad administrativa el verificar la norma que atribuye la potestad al órgano y a su titular para expedirlo.
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n
n El contenido de los documentos se ajustará a lo dispuesto por el ordenamiento jurídico y será determinado y adecuado a los fines del trámite respectivo. Contendrá la debida motivación, de conformidad con lo que dispone la Constitución y la ley y la normativa aplicable, con indicación clara de los fundamentos de hecho y las normas aplicables al caso, así como su relación; así como la indicación de los actos de simple administración, informes, estudios o actos de trámite que han conformado el procedimiento administrativo previo a la expedición del documento.
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n
n d) Control, registro, numeración y archivo del documento.-
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n
n Acuerdos ministeriales.- Los acuerdos ministeriales se expedirán en tres (3) ejemplares. La Coordinación General de Secretaría General es la responsable de su control, registro, numeración y archivo, y de enviarlo al Registro Oficial para su publicación
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n
n
n Resoluciones.- Las resoluciones se expedirán en tres (3) ejemplares: uno para el Archivo Central, para su archivo; uno para la unidad administrativa que generó el documento; y, otro, para el legítimo interesado. La Coordinación General de Secretaría General es la responsable de su control, registro, numeración y archivo.
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n
n Contratos y convenios.- Los contratos y convenios se expedirán en cuatro (4) ejemplares: uno, que se incorporará al expediente original; uno para la unidad administrativa-financiera; otro, para la unidad de asesoría jurídica; y el último, para el contratista o celebrante del
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n
n
n convenio. La unidad de Asesoría Jurídica es la responsable de su, registro, numeración y archivo; y la unidad Administrativa y Financiera es la responsable del control, registro, numeración y archivo de los documentos del expediente de los procesos precontractuales, de ejecución del contrato y de su terminación y liquidación.
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n
n Documentos de unidad administrativa.- Todo documento de una unidad administrativa se generará sólo por el titular de la misma, por medio del Sistema de Gestión Documental QUIPUX; dicho documento debe ser impreso en tres (3) ejemplares: el primero, para el archivo de la unidad administrativa que generó el documento, el mismo que se adjuntará al expediente del trámite; el segundo, será enviado al Archivo Central del Ministerio de Educación o a las secretarías de los órganos del nivel de gestión desconcentrado, para su archivo; y el tercero, se enviará al destinatario. Las copias para otras unidades administrativas se remitirán en forma digital mediante el Sistema de Gestión Documental QUIPUX. La unidad administrativa es responsable del control, registro, numeración y archivo de los documentos generados por la misma.
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n Art. 13.- Salida de documentación.-
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n
n a) Despacho de documentación generada.- El Archivo Central en el Ministerio de Educación y las secretarías de los órganos del nivel de gestión desconcentrado, son responsables del despacho de los documentos de la Institución, dirigidos a usuarios externos. De manera excepcional, en casos urgentes, debidamente calificados por los Viceministros, Subsecretarios y Coordinadores Generales, Coordinadores Zonales o Directores Distritales, se podrá enviar la documentación institucional directamente desde las unidades administrativas.
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n
n
n Todo documento será enviado en original impreso inmediatamente y en el mismo día de recibido en el Archivo Central o secretaría del órgano del nivel de gestión desconcentrado, a su destinatario, sin perjuicio de que se envíe a través de otro medio electrónico.
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n
n
n En todos los casos, se conservará una copia para el archivo de la unidad administrativa que elaboró el documento, que será integrada al expediente respectivo; y otra copia que se archivará en el Archivo Central o secretaría del órgano del nivel de gestión desconcentrado, a fin de llevar un control sobre el número de oficios que salen de la institución.
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n
n
n b) Proceso para el envío.- Para el envío de documentación, el funcionario encargado de cada unidad administrativa remitirá la documentación en un sobre cerrado e identificando en forma clara el nombre del destinatario y su dirección exacta y teléfono de contacto, además de la respectiva guía en la que se indicará la fecha de entrega del documento, al Archivo Central del Ministerio de Educación o a la secretaría del órgano del nivel de gestión desconcentrado.
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n
n
n c) Documentación «CONFIDENCIAL» o «RESERVADA».- Si se trata de documentación de carácter reservado o confidencial, el sobre deberá estar cerrado y con las debidas seguridades, debiendo tener incorporada las leyendas «CONFIDENCIAL» o «RESERVADO», con la firma de responsabilidad. Solo podrán enviar documentación reservada o confidencial, los Viceministros, Subsecretarios y Coordinadores Generales, Coordinadores Zonales o Directores Distritales.
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n
n Art. 14.- Formación de expedientes.- Todo documento generado y despachado debe ser integrado al expediente respectivo, en forma secuencial, por el funcionario encargado de la documentación y archivo de las unidades administrativas.
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n
n Cada expediente se conformará con: el documento que inicia el trámite; sus anexos y/o antecedentes; toda la documentación que se reciba o genere en el proceso de atención del trámite; y, los documentos que finalizan el proceso, incluyendo las razones de notificación, en caso de expedición de un acto administrativo.
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n
n Todos los expedientes serán numerados y además su contenido foliado para asegurar su integridad y facilitar el acceso a la información.
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n
n Los expedientes, en original, de los acuerdos ministeriales, resoluciones, contratos y convenios se remitirán a la Coordinación General de Secretaría General para la foliación, archivo y custodia respectivos.
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n Art. 15.- Expedientes de procesos y actuaciones judiciales.- Los expedientes de procesos y actuaciones judiciales, se los elaborará y mantendrá observando el Reglamento sobre Arreglo de Procesos y Actuaciones Judiciales, expedido por la Corte Suprema de Justicia y publicado en el Registro Oficial 20 de 19 de junio de 1981.
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n Art. 16.- Digitalización.- Una vez despachada la documentación generada por una unidad administrativa, el funcionario encargado de la documentación y archivo debe proceder a digitalizar los documentos generados y sus expedientes, precautelando su integridad y el estado de conservación, de acuerdo al proceso técnico determinado por las Coordinaciones Generales de Secretaría General y Gestión Estratégica del Ministerio de Educación. El titular de la unidad administrativa será responsable de verificar que se cumpla con este proceso.
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n Art. 17.- Continuidad del trámite.- El funcionario encargado de la documentación y archivo de las unidades administrativas, será responsable de mantener la continuidad del trámite tanto de entrada como de salida, a fin de hacer posible la consulta en el Sistema de Gestión Documental QUIPUX, de todos los documentos generados en un determinado trámite.
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n Art. 18.- Control de la gestión documental.- El seguimiento y control del documento en trámite que se direccione al titular de una unidad administrativa, se efectuará por medio del Sistema de Gestión Documental QUIPUX.
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n
n El administrador del Sistema de Gestión Documental QUIPUX del Archivo Central o de la secretaría del órgano del nivel de gestión desconcentrado, informará cada tres meses al Coordinador General de Secretaría General o titular del órgano del nivel de gestión desconcentrado, respectivamente, aquellos trámites que se reporten como no atendidos a fin de tomarse los correctivos del caso según la normativa vigente.
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n
n Capítulo III
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n
n De la Gestión de Archivos
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n Art. 19.- Niveles de archivo.- Se reconocen los siguientes niveles de archivo:
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n a) Archivos de Oficina.- Son los archivos que se forman con los documentos que recibe y genera cada unidad administrativa.
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n
n La unidad administrativa es responsable de la custodia, conservación y uso de la documentación de los archivos cuya tramitación concluye en la misma, así como de la transferencia de la documentación considerada pasiva al Archivo Central, cuando el tiempo de retención de los documentos se haya cumplido. La documentación en este nivel de archivo deberá conservarse 6 años; cumplido este plazo, la documentación considerada pasiva debe ser transferida al Archivo Central.
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n
n b) Archivo Pasivo.- Está conformado por los documentos activos cuya consulta eventual permiten que se encuentre en ambiente diferente al archivo activo y que mantiene su valor documental, informativo o histórico que por su importancia pueden tener empleo en lo administrativo.
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n
n c) Archivo Central.- El Archivo Central es el responsable de la custodia, conservación y uso de la documentación considerada pasiva, proveniente de los archivos de oficina.
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n
n La documentación en este nivel de archivo, deberá conservarse de acuerdo a la Tabla de Plazos de Conservación Documental. Los documentos de conservación permanente deberán ser transferidos al Archivo Histórico del Ministerio; o podrá pasar al Archivo Nacional de la Administración Pública, de considerarlo conveniente el Coordinador General de Secretaría General, previa autorización de la Máxima Autoridad y de acuerdo al artículo 18 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos.
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n
n d) Archivo Histórico.- El Archivo Histórico es aquel que conserva de manera permanente la documentación que habiendo perdido su incidencia legal, técnica, financiera, administrativa, estadística o de otra índole, mantiene su valor histórico.
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n
n e) Archivo auxiliar.- El Archivo Auxiliar se constituye con copias de la documentación generada en cada unidad administrativa.
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n Art. 20- Procesos de gestión de archivos.- Los procesos de gestión de archivos de aplicación general en el Ministerio de Educación y sus órganos del nivel de gestión desconcentrado, tienen como finalidad mantener la documentación debidamente organizada, inventariada y accesible para el uso de sus unidades administrativas. Para el Archivo Central y de las secretarías de los órganos del nivel de gestión desconcentrado, los procesos serán definidos por el Coordinador General de Secretaría General.
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n
n Los archivos de las unidades administrativas deberán aplicar los siguientes procesos:
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n
n
n a) Organización de los documentos en los archivos de oficina;
n
n
n
n b) Inventarios de documentos de archivo;
n
n
n
n c) Transferencia de documentos; y,
n
n
n
n d) Acceso a consulta de archivos.
n
n
n
n Art. 21.- Organización de los documentos en los archives de oficina.- Los archivos se organizarán de acuerdo a los siguientes criterios:
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n
n a) Los documentos se clasificarán respetando la procedencia del documento.
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n b) Los documentos se clasificarán y ordenarán en Series Documentales.
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n
n
n Los archivos principales se constituyen con documentos que tratan de asuntos, de personas o de temas, al agrupar los documentos referentes entre sí, formarán un expediente, el que podrá constar de uno o más cuerpos de cien (100) fojas cada uno. El agrupamiento de expedientes de similares asuntos, personas o temas forman las Series Documentales; igualmente el archivo principal se constituye con carpetas de una misma tipología documental que forman directamente Series Documentales.
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n
n
n Ordenación de las Series Documentales.- Se establecerá el criterio de ordenación, en relación a la función que cumple cada unidad administrativa y a la información que debe recibir y generar. En cada caso se escogerá el sistema de ordenación que resulte más conveniente para la localización y recuperación de los documentos en sus carpetas, archivadores o estantes.
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n
n Asignación de Series Documentales.- Para clasificar algún documento al momento de su archivo, sea físico o digital, debe utilizarse la denominación prevista en el Catálogo de Series Documentales del Ministerio de Educación. Es responsabilidad de los titulares de la unidad administrativa, al momento de generar algún documento, asignar la Serie Documental correcta de entre las series documentales autorizadas en el indicado Catálogo. Creación, modificación, o eliminación de Series Documentales.- El Coordinador General de Secretaría General receptará y analizará las solicitudes de creación, modificación o eliminación de Series Documentales. Las solicitudes que provengan de cualquier unidad administrativa de un órgano del nivel de gestión desconcentrado, deberán ser presentadas con el aval del titular de ese órgano. Con estos insumos y el informe técnico respectivo, el Coordinador General de Secretaría General aprobará o no la propuesta. En caso de no acogerse una propuesta de creación, modificación o eliminación de Series Documentales, se comunicará formalmente a través de un oficio al solicitante con las debidas fundamentaciones del caso. Se harán revisiones semestrales de evaluación y monitoreo.
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n c) Los archivos de oficina se clasificarán de acuerdo a la estructura que generan los documentos.
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n d) Los archivos auxiliares se constituyen con copias de los documentos generados por la unidad administrativa, y se organizan de forma numérica, cronológica o alfabética a nivel del orgánico-estructural.
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n Art. 22.- Herramientas para organización de los archivos.- Para la organización de los archivos se deben considerar tres herramientas básicas, que serán elaboradas por la Coordinación General de Secretaría General en coordinación con las unidades administrativas:
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n a) El Cuadro de Clasificación de Documentos de Archivo, en el que constan las Series Documentales existentes en cada una de las unidades administrativas.
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n b) Las Guías para la Formación de Archivos, que contienen los datos descriptivos de la Serie Documental que indican las actividades de la gestión del trámite, la base legal y los documentos que irán en el expediente.
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n c) La Codificación y Etiquetación de Carpetas, tomando como base la procedencia del archivo, en el siguiente orden: Nombre del Fondo Documental; Nombre de la unidad administrativa; nombre de la Serie Documental / Expediente; y, año(s) al que corresponda la documentación (desde / hasta).
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n Art. 23.- Inventarios de documentos de archivos.- Cada unidad administrativa elaborará y mantendrá actualizado el inventario de archivos, conformado por el listado completo de los expedientes y carpetas de esa unidad administrativa, con el fin de mantener un control de la documentación que se encuentra bajo su control.
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n
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n El inventario está sujeto a actualizaciones sea por incremento, transferencia o eliminación de archivos. El inventario de documentos deberá realizarse utilizando el formato que defina la Coordinación General de Secretaría General, que estará de acuerdo al Sistema de Información Documental QUIPUX.
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n En el caso de que la documentación se traspase por cualquier motivo a otro custodio, se realizará la constatación física en base al inventario documental y se legalizará la entrega con la suscripción del acta de entregarecepción, según el formato que defina la Coordinación General de Secretaría General, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 78 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
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n Art. 24.- Transferencia de documentos.- Con el fin de mantener dentro de cada unidad administrativa solamente el archivo activo, en el mes de enero de cada año se hará la transferencia física los archivos pasivos del archivo de oficina al Archivo Central o de las secretarías de los órganos del nivel de gestión desconcentrado, y de estos al Archivo Histórico. El traspaso se hará con las debidas Actas de Entrega-Recepción.
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n
n La unidad administrativa será la encargada de ejecutar el trabajo de preparación de los documentos, considerando lo siguiente:
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n a) Para efectuar esta transferencia los documentos deben estar organizados por series documentales, así como tener definido el plazo de conservación en los archivos de Oficina y Central;
n
n
n
n b) La transferencia de la documentación se efectuará una vez evaluada y eliminado el material de carácter transitorio o sin valor referencial;
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n
n
n c) Cada unidad administrativa deberá comunicar previamente al responsable del Archivo Central o de las secretarías de los órganos del nivel de gestión desconcentrado, su requerimiento para proceder a la transferencia documental, indicando la cantidad de expedientes y carpetas;
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n d) Colocar los documentos en cajas de retención, podrán etiquetarse (a lápiz- rotulación definitiva Archivo Central), con los siguientes datos: número de caja (orden secuencial por cada serie o unidad administrativa), año (s) (año inicial y final de los documentos que contiene la caja); nombre de la unidad administrativa que transfiere; nombre de la serie documental, y el número del Registro o Tomo de Transferencia de archivos en el que se detalla su contenido, llevando la numeración secuencial del Registro sin repetirlo;
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n
n e) Obtenida la autorización, se enviará al Archivo Central o de las secretarías de los órganos del nivel de gestión desconcentrado, por correo electrónico el formulario de «Transferencia de Documentos» que defina la Coordinación General de Secretaría General, con la información requerida;
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n
n
n f) Coordinadas las fechas de transferencia se procederá al envío físico de la documentación; y,
n
n
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n g) Con la entrega física se suscribirá el «Acta de Entrega- Recepción de Bienes Documentales», según el formato que defina la Coordinación General de Secretaría General, con la que se entregan los documentos al Archivo Central o de las secretarías de los órganos del nivel de gestión desconcentrado.
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n Capítulo IV
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n De los Plazos de Conservación Documental
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n Art. 25.- Plazos de conservación documental.- La documentación ministerial se conservará de conformidad con los plazos establecidos en la Tabla de Plazos de Conservación Documental (TPCD), conformada por un listado de las Series Documentales de los documentos recibidos o generados por las unidades administrativas, a los cuales se asigna el tiempo de conservación.
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n
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n Art. 26.- Comité de Valoración Documental.- La TPCD será elaborada por un comité integrado por el Coordinador General de Secretaría General, quien lo presidirá, un funcionario relacionado con la información contenida en la documentación, designado por el titular de la unidad administrativa correspondiente; y, el Coordinador General de Asesoría Jurídica. El comité podrá solicitar a la Dirección de Auditoría Interna el asesoramiento que considere conveniente.
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n Art. 27.- Determinación de plazos de conservación documental.- La determinación de los plazos considerará en la documentación:
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n
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n a) Su incidencia legal, técnica, financiera, administrativa, estadística o de otra índole;
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n
n
n b) Su condición histórica; y,
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n c) Su frecuencia de utilización para consulta.
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n
n
n Los plazos de conservación se aplicarán siempre y cuando los documentos correspondan a trámites concluidos y no existiere impugnaciones relacionadas a tal documentación, y deberán contarse a partir del último día al que corresponde el expediente o serie documental.
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n
n El plazo de conservación previsto para los documentos en el archivo de oficina y central y de las secretarías de los órganos del nivel de gestión desconcentrado, debe estar acorde con las disposiciones legales y las necesidades técnicas y administrativas. Estos plazos serán sugeridos por los administradores de la documentación ante el Comité de Valoración Documental.
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n El formato de la TPCD se deberá ajustar a la que se establece en el Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos, y podrá ser mejorado dependiendo de las características y necesidades propias de la documentación del Ministerio, por decisión del Comité.
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n Art. 28.- Elaboración de la TPCD.- Para la elaboración de la TPCD se debe seguir el siguiente proceso:
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n a) El funcionario encargado de la documentación y archivo de cada unidad administrativa, encargará a un funcionario para que proporcione la información de los plazos establecidos a cada serie documental, usando el formulario definido por la Coordinación General de Secretaría General, bajo la supervisión del titular de la unidad administrativa;
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n b) Los formularios con la información de la unidad administrativa serán entregados a la Coordinación General de Secretaría General, quien a su vez convocará al Comité de Valoración Documental para su análisis, valoración y determinación de plazos definitivos;
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n c) La TPCD una vez elaborada por el Comité de Valoración Documental, deberá ser presentada a la Máxima Autoridad para su aprobación y publicación en el Registro Oficial;
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n d) Los titulares de las unidades administrativas serán los responsables de incluir en la TPCD, las series documentales que se hayan incrementado en relación a su función, en la cual se establecerá el tiempo de conservación; y,
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n e) La Tabla de Plazos de Conservación Documental se debe mantener actualizada, y deberá ser revisada por lo menos una vez al año.
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n Art. 29.- Control de aplicación de TPCD.- La Coordinación General de la Secretaría General a través del Archivo Central, realizará el seguimiento de la aplicación de la Tabla de Plazos de Conservación Documental, establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la TPCD y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones.
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n Capítulo V
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n
n De la eliminación de documentación
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n Art. 30.- Eliminación de documentos.- Los documentos en soporte físico del Ministerio de Educación, en todos sus niveles de gestión, que han perdido su incidencia legal, técnica, financiera, administrativa, estadística o de otra índole, o que no tienen valor histórico, deberán ser digitalizados y, luego, destruidos, previa autorización del Consejo Nacional de Archivos; debiéndose seguir el siguiente proceso:
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n a) Las unidades administrativas del Ministerio y las secretarías de los órganos del nivel de gestión desconcentrado, mediante memorando, en enero de cada año remitirán el listado de documentos en soporte físico que, una vez vencido el plazo fijado en la Tabla de Plazos de Conservación Documental, deban eliminarse, a la Coordinación General de Secretaría General, quien consolidará el detalle a nivel institucional;
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n
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n b) El Coordinador General de Secretaría General solicitará la autorización correspondiente al Consejo Nacional de Archivos;
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n c) Autorizada la solicitud para la eliminación documental, se levantará un Acta de Baja de Bienes Documentales, según el formato definido por la Coordinación General de Secretaría General, y se procederá a aplicar la norma jurídica sobre reciclaje de documentos de la administración pública. El Acta tendrá tantas copias cuantas personas participen en el acto de eliminación, copias que servirán para que los comparecientes elaboren los informes pertinentes para revisión y aprobación de las máximas autoridades o sus delegados en las entidades correspondientes.
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n Art. 31.- Prohibición.- En ningún caso se eliminarán los documentos y archivos en formato digital.
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n Capítulo VI
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n
n Del acceso a la información
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n Art. 32.- Acceso a consulta de archivos.- Los ciudadanos, con interés legítimo, tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos, de acuerdo a las normas legales y reglamentarias pertinentes, y a que se les otorgue copias certificadas, previa solicitud debidamente fundamentada, y autorización expresa del titular de la unidad administrativa que tiene a su cargo los archivos y documentos, con excepción de los documentos considerados reservados.
n
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n Art. 33.- Consulta por usuarios externos.- El proceso para que un usuario externo pueda acceder a la documentación pública a cargo del Ministerio de Educación, en todos sus niveles de gestión, es el siguiente:
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n a) El peticionario deberá presentar una solicitud dirigida a la Ministra o titular del órgano del nivel de gestión desconcentrado, según el formato que defina la Coordinación General de Secretaría General y en la que se deberá hacer constar la identificación del solicitante, sea persona natural o jurídica: nombres y apellidos, número de cédula de ciudadanía o identidad, pasaporte o RUC, su dirección domiciliaria y correo electrónico; datos de la documentación requerida y motivo de la consulta; y la firma del solicitante;
n
n
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n b) El Coordinador General de Secretaría General, o su delegado, o el secretario del órgano del nivel de gestión desconcentrado, solicitará al titular de la unidad administrativa que corresponda la autorización y copia de la documentación original requerida, y la entregará al usuario externo, mediante oficio; y,
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n
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n c) Las solicitudes atendidas y los oficios de contestación, se archivarán en una carpeta específica denominada ?Solicitudes de acceso a la información?, ordenada alfabéticamente o por el número del Sistema de Gestión Documental QUIPUX, según sea el caso. Cada año, hasta la última semana del mes de febrero, las secretarías de los órganos del nivel de gestión desconcentrado remitirán a la Coordinación General de Secretaría General, el detalle de todas las solicitudes atendidas durante el año inmediato anterior, para que se consolide la información relacionada
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n
n y se la remita a la Defensoría del Pueblo para dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
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n Art. 34.- Consulta directa de documentos.- El usuario externo podrá acceder directamente a los documentos públicos, para lo que deberá presentar solicitud señalada en el artículo precedente y, una vez conferida la autorización por el titular de la unidad administrativa donde reposan los documentos, podrá consultar en el propio sitio del archivo, dentro de las instalaciones ministeriales y con vigilancia permanente del funcionario encargado de la custodia de la documentación y archivo de la unidad administrativa, aquellos documentos considerados de libre acceso.
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n
n
n El responsable de la custodia de la documentación y archivo proporcionará al solicitante los documentos requeridos, previa presentación y retención de la cédula de ciudadanía o una identificación y la verificación de que la documentación se encuentra completa y en buen estado. Una vez efectuada la consulta, el solicitante devolverá la documentación y, previa verificación del funcionario de que esté íntegra y en el estado en el que fue proporcionada, se le devolverá la cédula de ciudadanía o la identificación presentada, se registrará la atención, la fecha y la firma del solicitante.
n
n
n
n Art. 35.- Certificación de fotocopia de documentos.- El Coordinador General de Secretaría General, o su delegado, y el secretario de los órganos del nivel de gestión desconcentrado, son los únicos autorizados para certificar documentos a nombre del Ministerio de Educación y de sus órganos de gestión desconcentrados, respectivamente. Se seguirá las siguientes reglas:
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n
n
n a) Toda solicitud de fotocopia certificada de documentos que, en soporte físico o digital, reposan en los archivos del Ministerio de Educación, en todos sus niveles de gestión, deberá ser aprobada por el titular de la unidad administrativa que tiene a cargo el archivo donde consta el documento que se debe fotocopiar;
n
n
n
n b) Cuando la fotocopia provenga de un documento original, se certificará que es «fiel copia del original»;
n
n
n
n c) Cuando la fotocopia provenga de una copia de un documento original, se certificará que es «fiel copia de la compulsa»; y,
n
n
n
n d) Las peticiones de fotocopia certificada de documentos y las autorizaciones respectivas conferidas por los titulares de las unidades administrativas, se conservarán de forma permanente, en la Coordinación General de Secretaría General y las secretarías de los órganos del nivel de gestión desconcentrado.
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n Art. 36.- Consulta por usuarios internos.- Las unidades administrativas deben prestar los documentos y expedientes a otras unidades administrativas y sus funcionarios, que para el cumplimiento de sus atribuciones y responsabilidades necesitan consultarlos; para lo cual deben cumplir los siguientes requisitos:
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n
n a) Los documentos y expedientes a prestar, deberán estar relacionados con las funciones de la unidad administrativa requirente;
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n
n
n b) El préstamo de los documentos y expedientes procederá con solicitud del titular de la unidad administrativa, en la cual se designará al funcionario que recibirá dicha documentación, y deberá contar con la previa autorización del C