Administración
del Señor Ec. Rafael Correa Delgado
Presidente Constitucional de la República del
Ecuador
Sábado 20
de Febrero de 2016 – R. O. No. 695
SUPLEMENTO
SUMARIO
Ministerio de Industrias y Productividad:
Ejecutivo:
Acuerdo
16 011 Expídese el Instructivo de Gestión de
Convenios
Ministerio de Industrias y Productividad:
Resoluciones
16 049 Expídense las disposiciones generales
para que los productos importados bajo reglamentación técnica ecuatoriana
puedan ser etiquetados y/o reetiquetados en destino
Ministerio de Justicia, Derechos Humanos y
Cultos: Sistema Nacional de Rehabilitación Social:
0003 Apruébese y expídese el Reglamento del
Sistema Nacional de Rehabilitación Social
Instituto de Fomento al Talento Humano:
003-CB-IFTH-2015 Apruébense las Bases de
Postulación de Becas Nacionales- Subprograma Nacional Nivel Básico y
Bachillerato para Personas con Discapacidad en instituciones educativas
especializadas y de educación ordinaria inclusiva
Consejo de la Judicatura:
Judicial y Justicia Indígena
018-2016 Del recurso de apelación respecto a
los incidentes en materia de familia, mujer, niñez y adolescencia
Corte Constitucional:
Causas
0034-15-IN Acción pública de
inconstitucionalidad. Legitimados activos: Luis Fernando Torres Torres y otros
0075-15-IN Acción pública de
inconstitucionalidad. Legitimados Activos: Fanny Esther Uribe López, Ángel
Ramiro Vilema Freire, Mirtha Alexandra Cedeño Martínez, Jairo Alberto Gusqui
López y Steven Romero García
Gobiernos Autónomos Descentralizados:
Ordenanza Municipal:
Ordenanza
–
Cantón Shushufindi: Que expide la
tercera reforma a la Ordenanza que regula el comercio en el cantón
CONTENIDO
MINISTRO
DE INDUSTRIAS
Y
PRODUCTIVIDAD
Considerando:
Que,
de conformidad con lo dispuesto en el artículo 154, numeral 1, de la
Constitución de la República, a las ministras y ministros de Estado les
corresponde: ?Ejercer la rectoría de las políticas públicas del área a su cargo
y expedir los acuerdos y resoluciones administrativas que requiere su gestión?;
Que,
mediante Acuerdo Ministerial No. 14 286, de 9 de octubre de 2014, publicado en
el Registro Oficial No. 372 de 11 de noviembre
de 2014, se expidió la Política que norma los convenios; acuerdos de
cooperación y contratos de comodato que se deriven de convenios, y los actos relativos
a la terminación y liquidación;
Que,
con Acuerdo No. 15 048 el Ministerio de Industrias y Productividad, expidió el
Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio de
Industrias y Productividad, que establece las atribuciones y responsabilidades
de las unidades técnicas de esta Cartera de Estado; y,
Que,
es necesario emitir un instructivo en donde se determine detalladamente, el
procedimiento y requerimientos para la suscripción de los convenios marco y
específicos, en el cual se especifique la gestión de cada una de las unidades involucradas
del MIPRO, lo cual permitirá un mejor control en su generación, ejecución,
liquidación y cierre de los mismos.
En
ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales;
Acuerda:
Expedir
el siguiente Instructivo de Gestión de Convenios del Ministerio de Industrias y
Productividad
CAPÍTULO
I
De las
Clases de Convenios y Contratos
Art.
1.- El Ministerio de Industrias y Productividad (MIPRO), puede suscribir
convenios con entidades públicas, y personas naturales y jurídicas privadas
nacionales o extranjeras, con o sin transferencia de recursos.
Art. 2.-
Convenios con entidades públicas:
Gobierno
Central (Función Ejecutiva), no habrá restricción en la transferencia de
recursos que se realice entre entidades del Gobierno Central, en las que se determine
el cumplimiento de propósitos comunes; para lo cual se deberán cumplir con los
requisitos y procedimientos establecidos en el Acuerdo No. 14 286 y este
Instructivo.
Gobiernos
Autónomos Descentralizados (GADs) y demás instituciones que no pertenezcan a la
Función Ejecutiva, la planificación de los proyectos así como los modelos de
gestión deberán sujetarse a lo establecido en el Decreto Ejecutivo No. 502 de
11 de octubre de 2010, publicado en el Suplemento al Registro Oficial No. 302 de
18 de octubre de 2010, que establece las Políticas Obligatorias de
Ejecución de Presupuestos de Inversión, para lo cual, se requiere autorización
de la transferencia de recursos por parte del Ministerio Coordinador de la
Producción, Empleo y Competitividad (MCPEC), y, aprobación del modelo de
gestión del programa o proyecto.
En los
convenios con GADs se debe cumplir el Compromiso Presidencial 22373 de 5 de
agosto de 2014 y el Protocolo emitido por el Ministerio de Finanzas aprobado
por la Presidencia de la República.
Art.
3.- Convenios con Personas Naturales o Jurídicas Privadas nacionales o
extranjeras: se podrán celebrar convenios con:
Personas
Naturales o Jurídicas con y sin fines de lucro, sin transferencia de recursos,
los que deberán cumplir con el procedimiento común a todos los convenios.
Personas
Naturales o Jurídicas sin fines de lucro, con transferencia de recursos además
a los requisitos comunes a todos los convenios se observará lo que determina el
Art. 89 del Reglamento al Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas,
y resoluciones que para el efecto dicte el Consejo Sectorial de la Producción.
Las
donaciones o asignaciones no reembolsables a personas naturales o jurídicas
privadas sin fines de lucro, excepto instituciones de educación superior, deben
ser:
Exclusivamente
para temas dentro del ámbito de las competencias del Ministerio de Industrias y
Productividad, de conformidad con la ley; Responder a un proceso de planificación
que permita evidenciar con claridad los objetivos, metas, productos y/o
servicios públicos que están prestando a través de organismos privados;
Constar
en el presupuesto institucional: y,
En los
convenios debe estipularse claramente el plazo de vigencia de la donación, es
decir, no deberá contemplar renovación tácita e indefinida; debiendo de manera
previa al proceso de renovación evaluar los resultados obtenidos.
Art.
4.- Convenios de Cooperación Internacional: En los acuerdos de cooperación
internacional las cláusulas serán acordadas por las partes, no serán contrarias
a lo prescrito en la legislación nacional. El procedimiento será el siguiente:
1.- El área técnica responsable emitirá
el informe técnico cumpliendo los requisitos establecidos en el Acuerdo No. 14
286, y los artículos 7 y 8 del presente Instructivo.
2.- El informe técnico se remitirá a la
Coordinación General de Planificación y Gestión Estratégica, para que dicha área,
emita el informe favorable de ser del caso.
3.- Con el informe favorable de la
Coordinación General de Planificación y Gestión Estratégica, el área técnica requirente
remitirá los informes, al Viceministro competente para que autorice la
suscripción del convenio o acuerdo internacional;
4.- Con la autorización de suscripción,
el Viceministro, solicitará a la Coordinación General Jurídica la elaboración
del referido instrumento legal.
En tal
sentido, deléguese a los Viceministros del MIPRO, en el ámbito de su
competencia, otorgar y suscribir los convenios y acuerdos de cooperación
internacional, así como, los actos relativos a la terminación y liquidación de los
mismos.
5.-
Una vez suscrito, el convenio internacional, se remitirá a la Secretaria
General, quien enviará un ejemplar original numerado y fechado al Ministerio de
Relaciones Exteriores y Movilidad Humana, para su correspondiente archivo
Art.
5.- Contrato de Comodato.- No podrán realizarse contratos de comodato o
préstamo de uso con personas naturales o jurídicas de derecho privado.
Para
la suscripción de contratos de comodato o préstamo de uso con personas
jurídicas de derecho público se requiere:
Los
bienes deberán ser de propiedad del MIPRO, y, encontrarse plenamente descritos
y valorados, sujetándose a las normas especiales propias de esta clase de
contrato.
Informe
previo de la Dirección Administrativa, producto de la constatación física en la
que se describa el estado de los bienes
debiendo cumplir en todo momento con el procedimiento que para el efecto
dispone el Reglamento de Control y Utilización de Bienes del Sector Público.
Acta
entrega recepción suscrita por los servidores encargados de la custodia o
administración de los bienes de la Coordinación General Administrativa
Financiera.
Con
estos documentos, el área técnica respectiva, solicitará a la Coordinación
General Jurídica la elaboración del contrato de comodato.
Art.
6.- Contrato de Donación o Transferencia Gratuita con entidades del sector
público.- se requiere:
Los
bienes de propiedad del MIPRO.
Informe
previo de la Dirección Administrativa, que declare que el bien mueble se
hubiere vuelto innecesario o inútil para la gestión del MIPRO.
Informe
de la Dirección Administrativa producto de la constatación física, en el que
conste el estado de los bienes. En el caso de bienes informáticos, eléctricos, maquinaria,
ó vehículos, deberá constar que no es posible o conveniente la venta de los
bienes muebles.
Informe
de la Dirección Financiera que determine el valor del bien, que será el que
conste en los registros contables del MIPRO.
Con
estos documentos el área técnica respectiva, solicitará a la Coordinación
General Jurídica la elaboración del acuerdo o contrato de donación respectivo.
CAPÍTULO
II
Del
Procedimiento y Trámite de los Convenios, y
Contratos
Art.
7.- Para solicitar la elaboración del convenio o acuerdo, el área técnica
requirente deberá contar previamente con:
1.-
Informe Técnico que contendrá:
Antecedentes,
competencia del requirente y justificación técnica del proyecto o convenio;
Informe
de riesgo de incumplimiento del Art. 12 letra a) de la Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado; (Anexo I)
Singularización
de quienes suscribirán el convenio, con señalamiento de la dirección para
notificaciones;
Objeto
del Convenio;
Compromisos
y obligaciones del MIPRO, y de la contraparte;
Plazo
del convenio;
Cronograma
con plazos parciales;
Designación
del administrador;
Designación
del funcionario que integrará la Comisión de Seguimiento;
Garantías,
multas de ser del caso
Modelo
de gestión;
Recomendación
para suscripción del convenio; y,
Firmas
de responsabilidad.
2.-
Para los convenios con transferencia de recursos además de los requisitos
generales, anteriormente descritos deberán contar con:
Certificación
de la Dirección Financiera de existencia y disponibilidad de fondos; e,
Informe
de la Coordinación General de Planificación y Gestión Estratégica.
Art.
8.- Documentos Habilitantes.-
Persona
natural: cédula y papeleta de votación o pasaporte de ser del caso;
Personas
jurídicas: Acto de creación y nombramiento de representante legal; y,
Documento
que avale que la contraparte no se encuentra en mora en el cumplimiento de
obligaciones con el MIPRO; y no existan convenios de plazo vencido pendientes
de terminación y liquidación (correo electrónico de la Dirección Financiera).
Art.
9.- La unidad requirente solicitará por escrito a la Coordinación General
Jurídica o a las Unidades de Asesoría Jurídica de las Coordinaciones Zonales
según corresponda, la elaboración del convenio, acuerdo de cooperación o contrato
de comodato o donación, adjuntando el informe técnico, documentos de respaldo y
habilitantes a través del gestor documental Quipux.
Art.
10.- Proyecto de Convenio.- La Coordinación General Jurídica o las Unidades de
Asesoría Jurídica de las Coordinaciones Zonales según el caso, elaborarán el proyecto
de convenio que contendrá como mínimo, las siguientes cláusulas:
Comparecientes
Objeto
Obligaciones
Plazo
total del convenio
Cronograma
con plazos parciales (como anexo)
Cláusula
de Seguimiento y Administración del Convenio.
Propiedad
Intelectual, Uso de la Información y de la Imagen Institucional
Responsabilidad
para Terceros y Relación Laboral.
Negligencia
de la Contraparte en la ejecución del convenio (convenios con transferencia de
recursos).
Terminación
del Convenio.
Controversias.
Documentos
Habilitantes.
Documento
que será remitido a la unidad requirente para su suscripción, con el respectivo
informe jurídico.
Las
máximas autoridades o sus delegados pueden firmar por separado o en forma
conjunta el convenio. Cada parte suscribiente se quedará con un ejemplar
original del convenio.
Art.
11.- El área técnica responsable, una vez que se encuentre suscrito el
convenio, remitirá la totalidad de ejemplares para efectos de numeración y
fechado a la Secretaria General, un ejemplar original reposará en dicha oficina,
un ejemplar original para el área técnica, un ejemplar original para la
contraparte, y una copia para la Coordinación General o Unidad de Asesoría
Jurídica que elaboró el proyecto de convenio.
CAPÍTULO
III
Del Seguimiento
y Administración
Art.
12.- Constituyen instancias de seguimiento y control de los convenios, las
siguientes:
1.
Comisión de Seguimiento.
2.
Administrador del Convenio.
3.
Subsecretarios o Coordinadores Zonales.
Art.
13.- Comisión de Seguimiento: Estará integrada por un representante del
Ministerio de Industrias y Productividad; y un representante de la contraparte,
el mismo que será designado dentro del término de 5 días hábiles desde la
suscripción del convenio. La Comisión, se reunirá cuando las circunstancias así
lo ameriten, pero como mínimo cada dos meses.
El
delegado del MIPRO a la Comisión de Seguimiento será designado tanto en el
informe técnico como en el convenio.
A.-
Funciones y Responsabilidades de la Comisión de Seguimiento.
Realizar
informes motivados sobre:
Seguimiento
y evaluación de la ejecución del convenio, con recomendaciones al responsable
de la unidad competente del convenio para que arbitre las medidas conducentes a
su buena ejecución.
Cambios
al convenio, prórroga de plazo u otros que no afecten el objeto; y, terminación
anticipada.
Cumplimiento
del objeto del convenio y obligaciones de las partes, determinando en él, el
destino de los bienes adquiridos con los recursos del Ministerio, en base a
criterios de eficiencia, eficacia e impacto de ser el caso.
Emitir
el informe técnico relacionado con el destino de los bienes adquiridos en
virtud del convenio a prorrata de los aportes económicos del MIPRO.
Demás
funciones que se establezcan en el convenio.
Los
informes deberán estar debidamente suscritos por los responsables de
seguimiento.
B.-
Funciones y Responsabilidades del Funcionario del MIPRO que integra la Comisión
de Seguimiento.
Mantener
y administrar el expediente con la documentación de la fase pre-convenio y de
la ejecución del mismo, que formará parte del archivo de la unidad competente
del convenio, pero bajo su custodia
Ingresar
los documentos de la fase pre convenio, convenio, liquidación técnica,
liquidación económica, acta de finiquito, en el sistema informático del Ministerio
de Industrias y Productividad.
Informar
oportunamente y alertar al Administrador en caso de inconvenientes o
incumplimientos en la ejecución de los convenios.
Demás
funciones que se establezcan en el convenio.
En
caso de desvinculación del funcionario de la Comisión de Seguimiento del MIPRO,
previamente a su salida deberá entregar el expediente del convenio a su cargo
al funcionario que designe el administrador del convenio, quien a su vez verificará
que la información esté ingresada en el sistema informático; la unidad de RRHH
deberá verificar la entrega de dicha documentación, previa a la liquidación
correspondiente.
El
funcionario de la Comisión de Seguimiento que incumplieren con sus funciones
será responsable administrativa, civil y penalmente de su gestión, de conformidad
a lo establecido en la LOSEP y su Reglamento.
Art.
14.- Administrador: El administrador del convenio será designado en el informe
técnico y en el convenio Funciones y Responsabilidades del Administrador del Convenio:
Arbitrar
en forma inmediata las medidas conducentes a precautelar los intereses del
MIPRO, con fundamento en los informes de la Comisión de Seguimiento y del funcionario
del MIPRO que integra dicha comisión;
Aprobar
los cambios en el cronograma, dentro del plazo vigencia del convenio, con
fundamento en el informe favorable de la Comisión de Seguimiento, para lo cual
no se requerirá la suscripción de un convenio modificatorio;
Aprobar
las modificaciones y ampliaciones de plazo al convenio, y solicitar la
autorización del responsable de la unidad competente, con fundamento en el
informe de la Comisión de Seguimiento;
Determinar
en base al informe técnico motivado de la Comisión de Seguimiento, el destino
de los bienes adquiridos en virtud del convenio a prorrata del aporte económico
del MIPRO;
Consolidar
y aprobar la liquidación técnica-económica del convenio, expresando el grado de
cumplimiento de las obligaciones de la contraparte en relación al convenio,
dentro de un término no mayor a quince días, indicando:
Cumplimiento
del convenio.
Existencia
de obligaciones pendientes.
Cierre
del convenio.
Eventual
imposición de multas.
Ejecución
de garantías.
Sugerencia
del cobro de daños y perjuicios.
Otras
que conlleven a la recuperación de los recursos invertidos por el Ministerio.
Las
liquidaciones técnicas-económicas deberán ser aprobados por la Comisión de
Seguimiento.
Recibir
las garantías presentadas por la contraparte beneficiaria y entregarlas en
custodia al Dirección Financiera del MIPRO;
Informar
en caso de incumplimiento del convenio a la Dirección Financiera para la
ejecución de garantías;
Aplicar
a la contraparte las multas que correspondan con fundamento en el reporte que
realice el funcionario del Ministerio que integra la Comisión de Seguimiento; y,
Solicitar
a la Dirección Financiera emitir el informe económico de validación de los
justificativos, respecto de los informes
técnicos-económicos presentados por la Comisión de Seguimiento.
El
Administrador que incumpliere con sus funciones será responsable
administrativa, civil y penalmente respecto de su gestión, de conformidad a lo
establecido en la LOSEP y su Reglamento.
Art.
15.- Corresponde a los Subsecretarios o Coordinadores Zonales:
Supervisar
las actuaciones del administrador del convenio;
Adoptar
las medidas oportunas a fin de precautelar los intereses del MIPRO;
Aprobar
los informes del administrador para la liquidación técnica y económica de los
convenios; y,
Suscribir
el acta de finiquito y formulario de cierre de convenios adjunto.
Los
Subsecretario o Coordinadores Zonales que incumplieren con sus funciones, serán
responsables administrativa, civil y penalmente, respecto de su gestión, de
conformidad a lo establecido en la LOSEP y su Reglamento.
CAPÍTULO
IV
De la
Terminación del Convenio
Art.
16.- Terminación del Convenio: Los convenios descritos en éste instructivo,
podrán terminar por:
Cumplimiento
del objeto del convenio;
Cumplimiento
de obligaciones de las partes;
Cumplimiento
del plazo del convenio;
Mutuo
Acuerdo; y,
Unilateralmente.
Art.
17.- Procedimiento.- Para las causales de terminación previstas en el los
numerales 1, 2, y 3 del artículo precedente, se seguirá el siguiente
procedimiento:
Informe
motivado de la Comisión de Seguimiento en el que constará la liquidación
técnica-económica aprobada por el Administrador del Convenio o del Contrato.
El
informe anterior, se enviará al Subsecretario o Coordinador Zonal, con los
documentos habilitantes de respaldo, con firmas de responsabilidad, para su aprobación.
Para
los convenios sin transferencia de recursos, se levantará el acta de
terminación del convenio, emitida por el
responsable de la unidad técnica del convenio; y, el formulario de cierre del
convenio elaborado por la Dirección de Seguimiento, Planes, Programas y Proyectos
de la Coordinación General de Planificación y Gestión Estratégica.
Para
los convenios con transferencia de recursos, el informe de la liquidación
técnica económica, aprobado por el administrador del convenio y autorizado por el
Subsecretario o Coordinador Zonal, se remitirá a la Dirección Financiera con
los justificativos para su aceptación.
Una
vez aceptados los justificativos por la Dirección Financiera, se levantará el
acta de terminación del convenio emitida por el responsable de la unidad
técnica del convenio; y, el formulario de cierre del convenio adjunto.
Las
actas de terminación a las que se refiere este artículo se emitirán en tres
ejemplares originales, que se distribuirán de la siguiente forma: un original a
la Secretaria General, un original al área técnica responsable y una a la
contraparte; además se proporcionará una copia simple a la Dirección Financiera
y otra a la Dirección de Seguimiento, Planes, Programas y Proyectos de la
Coordinación General de Planificación y Gestión Estratégica
Art.
18.- Procedimiento Terminación por Mutuo Acuerdo: Constituyen causales de
terminación por mutuo acuerdo:
Fuerza
mayor o caso fortuito de conformidad con lo establecido en la Ley; y,
La
voluntad de las partes de dar por terminado el convenio por convenir a los
intereses institucionales.
Para
el caso de fuerza mayor o caso fortuito de conformidad con lo establecido en la
Ley, se seguirá el siguiente procedimiento:
La
parte que se viere imposibilitada de cumplir con sus obligaciones notificará,
en el término de cuarenta y ocho horas de producido el hecho a la Comisión de Seguimiento.
La
Comisión de Seguimiento calificará la fuerza mayor o caso fortuito e informará
motivadamente al Administrador del convenio para que decida la suspensión de
actividades.
Concluido
el período de suspensión autorizada por el Administrador del Convenio, en el
que se ha subsanado la fuerza mayor o el caso fortuito se continuará con la ejecución
del convenio.
En
caso de que la suspensión se produjera por más de treinta días calendario,
previo informe de la Comisión de Seguimiento y con la liquidación técnica
económica aprobada por el Administrador, se procederá a la terminación de mutuo
acuerdo, de la cual se dejará constancia
en una acta que por parte del MIPRO, la suscribirá el responsable de la unidad
competente del convenio, a la cual se anexará como parte constitutiva la
liquidación debidamente autorizada por este funcionario; y, el formulario de
cierre del convenio. (Anexo II)
e) Si en la liquidación se determinare
perjuicios para el MIPRO imputables a la contraparte, éstos deberán ser aceptados
por la contraparte en el acta de terminación con compromiso de pago.
B. Por voluntad de las partes de dar
por terminado el convenio por convenir a los intereses institucionales, procede
cuando:
No se
ha ejecutado el objeto, ni las obligaciones del convenio, ni hubiere
transferencia de recursos de ningún tipo por parte del Ministerio de Industrias
y Productividad, ni de la contraparte; las partes podrán dar por terminado el
convenio, para lo cual se debe:
Contar
con el informe técnico motivado por parte de la Comisión de Seguimiento en el
que se justificará las razones por las que no se ejecutó el convenio.
Dicho
informe será aprobado por el Administrador y el Subsecretario o Coordinador
Zonal según corresponda, dejando constancia en una acta que suscribirá el responsable
de la unidad competente del convenio; y, el formulario de cierre del convenio
anexo.
En
caso de transferencia de recursos por parte del MIPRO, cuyos recursos no han
sido utilizados por la contraparte o se hayan sido utilizado en forma parcial, previamente
a la terminación por mutuo acuerdo, se requiere:
Informe
técnico motivado por parte de la Comisión de Seguimiento en el que se justificará
las razones por las que no se ejecutó el convenio, que será aprobado por el Administrador
y el Subsecretario o Coordinador Zonal según corresponda.
Informe
de liquidación técnica económica de la Comisión de Seguimiento que la integra,
liquidación que será aprobada por el Administrador.
El
administrador remitirá a la Dirección Financiera los justificativos para su
aceptación, una vez aceptados se levantará el acta de terminación por mutuo del
convenio emitida por el responsable de la unidad técnica del convenio; y, el
formulario de cierre anexo.
Las
actas de terminación a las que se refiere este artículo se emitirán en tres
ejemplares originales, que se distribuirán de la siguiente forma: un original a
la Secretaria General, un original al área técnica responsable y una a la
contraparte; una copia simple será proporcionada a la Dirección Financiera, y
otra a la Dirección de Seguimiento, Planes, Programas y Proyectos de la
Coordinación General de Planificación y Gestión Estratégica
Art.
19.- Procedimiento Terminación Unilateral Anticipada: Por incumplimiento del
beneficiario del convenio, o cuando las multas sobrepasen el cinco por ciento
del valor del aporte del MIPRO, para lo cual se deberá contar con:
Informe
motivado de la Comisión de Seguimiento o del funcionario del MIPRO.
Informe
de liquidación técnico-económico consolidada y aprobada por el Administrador.
Notificación
de incumplimiento al beneficiario realizada por el responsable de la unidad
competente del convenio, que se realice en el tiempo estipulado en el convenio.
Procedimiento:
1.- El beneficiario tendrá el término de
diez días, para que justifique debidamente el incumplimiento o cumpla sus obligaciones
en el plazo concedido.
2.- En caso de que el beneficiario o
contraparte en el término establecido en el numeral anterior no justifique su
incumplimiento, el responsable de la unidad competente, mediante resolución
dará por terminado el convenio unilateralmente y en forma anticipada, a dicha resolución,
se anexará la liquidación técnica económica debidamente autorizada por el
Administrador del convenio.
3.- El responsable de la unidad
competente del convenio, dispondrá se notifique con la Resolución en el plazo de
5 días hábiles al beneficiario o contraparte; y, en la misma Resolución
dispondrá a la Dirección Financiera se oficie a la compañía aseguradora a fin
de que se ejecute las garantías, otorgadas por el beneficiario.
4.- El Administrador del Convenio en un
término de 5 días, emitirá un informe motivado; y, de ser del caso solicitará a
la Coordinación General Jurídica, se inicie las acciones legales
correspondientes, debiendo remitir el expediente integro del convenio.
CAPÍTULO
V
Responsabilidades
Art.
20.- Coordinación General Jurídica.- Dentro del proceso de Gestión de Convenios
le corresponde a la Coordinación General Jurídica:
Elaborar
los proyectos de convenios solicitados por las unidades técnicas del MIPRO;
Verificar
la documentación adjunta a la solicitud de elaboración de los convenios;
Emitir
el informe jurídico previa firma del convenio; y,
Iniciar
las acciones legales según corresponda.
Una
vez que se ha realizado el análisis jurídico y revisión de la documentación de
respaldo, la Coordinación General Jurídica emitirá el memorando de respuesta a
la Unidad requirente para efectos de suscripción.
Art.
21.- Coordinación General de Planificación y Gestión Estratégica.- le
corresponde:
A la
Coordinación General Planificación y Gestión Estratégica:
Emitir
el informe técnico para los convenios con transferencia de recursos;
Emitir
el informe favorable para los convenios o acuerdos de cooperación
internacional; y,
El
seguimiento de los convenios.
2. A la Dirección de Seguimiento,
Planes, Programas y Proyectos:
Solicitar
reportes trimestrales a los responsables de las unidades competentes de los
convenios, sobre el monitoreo y visualización de los procesos ocurridos en las
diferentes etapas de ejecución.
Emitir
alertas de proximidad de vencimiento de convenios para la toma de decisiones
oportunas dentro de 15 días término.
Dar
seguimiento a los compromisos y obligaciones, previstos en los convenios.
Difundir
la metodología y formatos para el seguimiento de la ejecución de los convenios
a la Matriz y Coordinaciones Zonales, a fin de que sean aplicadas por las
comisiones de seguimiento y los administradores de los convenios.
Art.
22.- Coordinación General Administrativa Financiera:
Liquidación
financiera de los convenios;
Custodia
y ejecución de garantías;
Informe
sobre el estado de los bienes propiedad del MIPRO;
Informes
técnicos previos para los contratos de comodato, transferencias gratuitas o
donación; y,
Para
el caso de bienes entregados en comodato una vez terminado el comodato,
mediante informe técnico de la comisión de seguimiento aprobado por el
Administrador y autorizado por el Subsecretario o Coordinador Zonal, según sea
el caso, dispondrá a la Dirección Administrativa, para que realice el trámite previsto
en el Reglamento de Control y Utilización de Bienes del Sector Público.
Art.
23.- Unidades competentes: Son responsables de los convenios suscritos de
acuerdo a su competencia los Viceministros, Subsecretarios, Coordinadores
Generales y Zonales; y, les corresponde:
Supervisar
las actuaciones y gestión de la Comisión de Seguimiento y del Administrador;
Aprobar,
una vez que se ha cumplido con el procedimiento establecido el Acuerdo No. 14
286 las ampliaciones y modificaciones de convenio, especialmente de plazo; y,
Presentar
la solicitud de ampliación de plazo a la Coordinación General Jurídica en un
plazo mínimo de diez días antes del vencimiento del convenio.
CAPÍTULO
VI
De la
Liquidación y Cierre de Convenios
Art.
24.- De la comisión de seguimiento: el funcionario del Ministerio que integra
la Comisión de Seguimiento, realizará los informes técnicos-económicos
habilitantes para las liquidaciones y los presentará en un término no mayor a
ocho días contados a partir de la terminación o vencimiento del convenio al
Administrador para su revisión y aprobación.
El Informe
Técnico de liquidación de convenios deberá contener lo siguiente:
Antecedentes
y justificación técnica legal;
Informe
de cumplimiento parcial o total del objeto del convenio, tanto general como
específico o específicos;
Proyecto
y demás instrumentos de ejecución;
Verificación
y certificación del aporte de la contraparte y el cumplimiento de la Ley
Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, cuando corresponda;
Resumen
del monto presupuestado y gastado por componentes;
Conclusiones;
y,
Recomendaciones.
El
Informe Económico para la liquidación deberá contener lo siguiente:
Rubros
objeto de justificación económica detallados en forma cronológica, por
componente y sintetizada en un cuadro resumen;
Liquidación
económica con número de liquidación;
Nombre
de componente;
Valor
asignado a este componente;
Número
de hoja donde se ubica la factura legible que justifica el gasto;
Número
de factura;
Nombre
del Beneficiario;
Concepto
de la Factura;
Valor
sin IVA;
Documentos
que respalda la factura; y,
Total
de la liquidación.
Información
que deber cumplir con los formatos adjuntos establecidos por la Dirección
Financiera (Anexo III)
3. Cada comprobante de venta o factura
contendrá los siguientes documentos de respaldo:
Contrato
o pedido motivado para el gasto, de ser el caso; b) Acta de entrega-recepción
de cumplimiento de contrato o del gasto; e,
Ingreso
a bodega de los bienes adquiridos en caso de Institución Pública.
4.- El expediente con los informes
detallados en los numerales 1 y 2 de este artículo, debe estar numerado y acompañado
de los documentos habilitantes de respaldo en formato físico y digital.
Todos
los documentos que constituyen el informe financiero, deben estar numerados, a fin
de ubicar fácilmente las facturas y respaldos ya sean durante la evaluación o a
posteriori durante eventuales revisiones de los organismos de control.
Art.
25.- Del Administrador del Convenio: en la liquidación, corresponde al
Administrador del Convenios, lo siguiente:
Aprobar
la liquidación técnica-económica del convenio remitida por funcionario del
MIPRO que integra la Comisión de Seguimiento por para lo cual tendrá el plazo
máximo de ocho días;
Emitir
el informe motivado en el que conste el grado de cumplimiento de las
obligaciones de la contraparte en relación al proyecto, al convenio, y demás
instrumentos de ejecución;
Una
vez aprobado el informe técnico económico en el que se establece el
cumplimiento del convenio con determinación de no existencia de obligaciones pendientes
remitirá a la Dirección Financiera para su validación y pronunciamiento
correspondiente; y,
En
caso de incumplimiento dispondrá la aplicación de multas, la ejecución de garantías, y demás
acciones que conlleven a la recuperación de los recursos invertidos por el
Ministerio.
Art.
26.- De la Dirección Financiera: La Dirección Financiera, una vez que ha
recibido el informe técnico económico por parte del Administrador del convenio,
realizará el análisis correspondiente dentro del término de ocho días pudiendo
generarse las siguientes situaciones:
Aceptación
Total: se da cuando los justificativos son aceptados en su totalidad, lo que se
comunicará al Administrador para que proceda a la elaboración del acta de finiquito,
documento con el cual se cierra formalmente el convenio.
Aceptación
Parcial: se da cuando los justificativos se aceptan en forma parcial,
circunstancia que se informará al Administrador para que a través de la Comisión
de Seguimiento y dentro del plazo de 15 días se de a conocer a la contraparte
para que presente los justificativos necesarios. En caso de que la contraparte no
los presentare en el plazo establecido, la Comisión de Seguimiento informará al
Administrador para que éste a su vez indique a la Dirección Financiera; y, se establezca
el valor a ser reintegrado.