Registro Oficial No. 628 – Viernes 27 de Enero de 2012 SEGUNDO SUPLEMENTO

enero 30, 2012

n REGISTRO OFICIAL n Administración del Señor Ec. Rafael Correa Delgado n Presidente Constitucional de la República del Ecuador n Viernes, 27 de Enero de 2012 – R. O. No. 628 n SEGUNDO SUPLEMENTO n n n n n Ministerio de Cultura: n n 262-2011 Expídese el Reglamento de manejo y administración de los activos […]

n
n Ministerio de Cultura:
n
n 262-2011 Expídese el Reglamento de manejo y administración de los activos fijos no culturales y de uso de vehículos
n
n Corte Constitucional-Para el Período de Transición
n
n 031-09-SEP-CC Acéptase la acción extraordinaria de protección interpuesta por el doctor Gustavo Vega Delgado, Presidente del Consejo Nacional de Educación Superior (CONESUP), en contra de la sentencia pronunciada el día 5 de junio del 2009, por el señor Juez Tercero de Garantías Penales de Esmeraldas, doctor Benjamín Guevara Morillo, dentro de la acción de protección N.º 087-2009; déjase sin efecto todo el proceso de acción de protección ventilado por dicho Juez; y, dispónese que el Consejo de la Judicatura adopte cuanta medida administrativa y disciplinaria sea necesaria, encaminada a examinar la conducta del señor Juez Tercero de Garantías Penales de Esmeraldas, doctor Benjamín Guevara Morillo, de conformidad con lo establecido en el Código Orgánico de la Función Judicial
n
n
n 005-12-SEP-CC Declárase que no ha existido vulneración de derechos constitucionales y niégase la acción extraordinaria de protección planteada por el doctor Marco Fabián Zurita Godoy, Director Nacional de Asesoría Jurídica (E) y delegado del señor Presidente del Consejo de la Judicatura, en contra de la sentencia dictada el 20 de noviembre del 2009, por la Tercera Sala Especializada de lo Penal de la Corte Provincial de Justicia de Pichincha, dentro de la acción de protección Nº 664-09
n
n Ordenanzas Municipales:
n
n Concejo Cantonal de Machala: Que expide la Segunda reforma a la Ordenanza de creación, organización y funcionamiento del Registro Municipal de la Propiedad
n
n
n Gobierno Municipal del Cantón Taisha: De modificación por la cual el Gobierno Municipal del Cantón Taisha cambia de denominación a Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Taisha
n
n Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Vinces: Sustitutiva de cobro mediante el ejercicio de la jurisdicción coactiva de créditos tributarios y no tributarios que se adeudan
n
n
n Nº 262-2011
n
n Erika Sylva Charvet
n MINISTRA DE CULTURA
n
n Considerando:
n
n Que, la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 595 de 12 de junio del 2002, establece el Sistema de Control de los Bienes del Sector Público;
n
n Que, con Acuerdo No. 25 de 17 de octubre del 2006 y sus reformas, la Contraloría General del Estado emitió el Reglamento general sustitutivo para el manejo y administración de bienes del sector público que está publicado en el Registro Oficial 378 de 17 de octubre del 2006;
n
n Que, con Acuerdo No. 7 de la Contraloría General del Estado, publicado en el Registro Oficial No. 60 de 11 de abril del 2003 se expidió el Reglamento de responsabilidades por uso de vehículos oficiales;
n
n Que, con Acuerdo No. 001 de 10 de enero del 2011, se crearon las unidades operativas en la planta central, en las subsecretarías regionales, direcciones provinciales y direcciones culturales, dependientes de la UDAF Ministerio de Cultura;
n
n Que, es necesario que el Ministerio de Cultura garantice la correcta administración de los activos fijos institucionales; y,
n
n En uso de las atribuciones conferidas por el numeral 1 del artículo 154 de la Constitución de la República en concordancia con el artículo 17 del Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva,
n
n Acuerda:
n
n EXPEDIR EL REGLAMENTO DE MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS NO CULTURALES Y DE USO DE VEHÍCULOS DEL MINISTERIO DE CULTURA.
n
n CAPÍTULO I
n
n OBJETIVO, ÁMBITO Y RESPONSABILIDAD
n
n Art. 1.- OBJETIVO.- El presente reglamento tiene como objetivo establecer la normativa bajo la cual el Ministerio de Cultura y todas sus unidades operativas regularán el manejo, registro y contabilización de los activos fijos que forman parte del patrimonio institucional que no son de carácter cultural.
n
n Art. 2.- ÁMBITO DE APLICACIÓN.- El presente Reglamento regula el registro, control y mantenimiento de los bienes de larga duración no patrimoniales y otros bienes sujetos a control de las unidades técnicas y administrativas del Ministerio de Cultura a nivel nacional, adquiridos mediante compra, convenios, transferencias gratuitas de dominio, donaciones, comodato o cualquier otra modalidad y deberá ser observado por todos los funcionarios/as y servidores/as del Ministerio de Cultura, cualquiera sea el régimen laboral al que pertenezcan.
n
n Art. 3.- UNIDAD RESPONSABLE DEL CONTROL, REGISTRO Y MANTENIMIENTO DE LOS BIENES INMUEBLES.- La Dirección de Gestión Administrativa es la responsable a nivel nacional de la adquisición, registro, control, uso y enajenación de los bienes inmuebles institucionales y deberá coordinar sus acciones con la Secretaría de Gestión Inmobiliaria del Sector Público Inmobiliar y con los titulares de las unidades operativas desconcentradas y tratándose de bienes patrimoniales con el Instituto Nacional de Patrimonio Cultural.
n
n La Dirección de Asesoría Jurídica es corresponsable a nivel nacional, del correcto registro de los bienes inmuebles en el Registro de la Propiedad respectivo.
n
n
n Los titulares de las Unidades Operativas Desconcentradas (UOD) son responsables del mantenimiento y uso adecuado de los bienes inmuebles y deberán coordinar todas sus acciones con el Director de Gestión Administrativa del Ministerio de Cultura.
n
n
n CAPÍTULO II
n
n DE LOS BIENES
n
n Art. 4.- BIENES DE LARGA DURACIÓN SUJETOS A CONTROL.- Los bienes sujetos a control son aquellos que constituyen parte del activo fijo institucional, es decir, los bienes muebles e inmuebles utilizados de manera temporal o permanente en la gestión administrativa y reúna las siguientes características:
n
n Una vida útil mayor a un año; y, costo de adquisición mayor a cien dólares de los Estados Unidos de América y pueden ser bienes muebles de larga duración y bienes inmuebles.
n
n Art. 5.- DEL INGRESO DE LOS BIENES:
n
n DE LA ADQUISICIÓN DE LOS BIENES.- La adquisición de bienes puede ser bajo el procedimiento de contratación pública, donación, transferencia gratuita de dominio o por comodato;
n
n DE LA COMPRA DE BIENES.- La compra de bienes muebles e inmuebles deberá observar la normativa vigente para la administración de los recursos públicos, en particular, los procedimientos precontractuales y contractuales establecidos en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública (LOSNCP) y su reglamento de aplicación, el Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, las resoluciones que emita el Instituto Nacional de Compras Públicas, así como la normativa pertinente que emita el Ministerio de Finanzas, la Contraloría General del Estado y la Secretaría de Gestión Inmobiliaria del Sector Público Inmobiliar para su adquisición.
n
n Para todas las adquisiciones de bienes muebles e inmuebles en forma previa a la convocatoria se deberá certificar la existencia de fondos suficientes a través de la correspondiente partida presupuestaria, y en el caso de compromisos plurianuales, la existencia futura de los recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contratación.
n
n Para el caso de la adquisición de los bienes inmuebles, la programación plurianual deberá estar debidamente aprobada por SENPLADES y el Ministerio de Finanzas.
n
n Con el fin de conseguir mejores condiciones de contratación y aprovechar las economías de escala las adquisiciones de muebles y equipos que deban ser entregados a las unidades operativas desconcentradas de este Portafolio pueden ser realizadas por la planta central del Ministerio de Cultura, en todos los casos, la Dirección de Gestión Administrativa coordinará con los titulares de las UOD para garantizar que los bienes adquiridos cumplan con las exigencias institucionales.
n
n Los procedimientos de compra de los bienes muebles e inmuebles se ajustarán a los montos y naturaleza de contratación establecidos en la LOSNCP, su reglamento de aplicación y resoluciones emitidas por el INCOP.
n
n La adquisición de los bienes muebles puede ser realizada a través de los siguientes procedimientos: Compras por catálogo, subasta inversa, licitación, cotización y menor cuantía en los términos establecidos en la LOSNCP y su reglamento de aplicación. La adquisición de bienes muebles cuyo valor no supere la ínfima cuantía deberá preferentemente sustentarse en tres cotizaciones, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 60 del Reglamento General de la LOSNCP y resolución del INCOP referente al uso de la casuística de la ínfima cuantía.
n
n Todas las adquisiciones de bienes muebles deberán constar en el Plan Anual de Compras (PAC) del año fiscal, en caso de no encontrarse la adquisición contemplada en el PAC deberá realizarse la correspondiente modificación del PAC de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 25 y 26 del Reglamento a la LOSNCP. Los PAC?S anuales elaborados por las UOD deberán ser aprobados por el Director de Gestión Administrativa del Ministerio de Cultura. Para la adquisición de los bienes inmuebles se estará a lo previsto en el artículo 58 de la LOSNCP.
n
n La adquisición de bienes deberá ser garantizada hasta su entrega total a conformidad con las garantías de fiel cumplimiento del contrato, de buen uso del anticipo y garantía técnica de acuerdo a los montos y forma de pago de los contratos, de conformidad a lo establecido en la LOSNCP y su reglamento de aplicación. El responsable de Tesorería o quien realice estas funciones en las UOD deberá verificar la vigencia de las garantías hasta la suscripción del acta recepción definitiva observando los plazos determinados para este efecto en el respectivo contrato. Deberá comunicar con cinco días de anticipación al vencimiento de las garantías al administrador de los contratos para que se le informe si debe solicitar la renovación o no de las garantías y en el caso de no tener respuesta sobre este tema comunicará a la aseguradora la renovación automática de la misma.
n
n Las afectaciones que pudieran ocasionar las demoras en la suscripción del acta entrega recepción serán responsabilidad del administrador de cada contrato; y,
n
n c) DE LA ESTANDARIZACIÓN DE EQUIPOS.- La Dirección de Gestión Administrativa, deberá garantizar que la adquisición de bienes muebles, equipos y vehículos tienda hacia una estandarización técnica y operativa, de tal manera que se faciliten las tareas de mantenimiento y adquisición de suministros sin afectar las actividades especializadas de la institución.
n
n CAPÍTULO III
n
n MODOS DE ADQUIRIR DEL REGISTRO,
n DEPRECIACIÓN Y RECEPCIÓN DE LOS BIENES
n
n Art. 6.- DE LA TRANSFERENCIA GRATUITA.- La transferencia gratuita de bienes a favor del Ministerio de Cultura, requerirá en todos los casos, incluidos los de las UOD, el informe favorable de la Dirección de Gestión Administrativa respecto de la conveniencia y utilidad de los del 2012 bienes recibidos en donación y de las posibilidades presupuestarias de garantizar su mantenimiento y/o reparación.
n
n La transferencia gratuita se formalizará a través de escritura pública o acuerdo suscrito entre los titulares de la entidad donante y del Ministerio de Cultura o sus delegados y se materializará a través de un acta entrega recepción suscrita entre los directores de Gestión Administrativa de las instituciones actuantes, o quienes hagan sus veces. Los bienes descritos en las actas de entrega recepción deberán ser valoradas, si no se dispone de los valores en libros, se dispondrá la valoración de los bienes a servidores de la Dirección de Gestión Administrativa.
n
n Art. 7.- DEL COMODATO DE BIENES.- El comodato o préstamo de uso de bienes a favor del Ministerio de Cultura procederá en el caso de bienes muebles siempre que se observe lo dispuesto por la Secretaría de la Administración Pública y en el caso de bienes inmuebles requerirá de forma obligatoria del informe favorable de la Secretaría de Gestión Inmobiliaria del Sector Público Inmobiliar.
n
n Cualquier adecuación o mejora en los bienes inmuebles recibidos en comodato deberá estar sustentado en el costo beneficio institucional para realizar tales erogaciones, considerando el número de años del comodato.
n
n Los contratos de comodato deberán considerar de manera obligatoria un plazo para que el Ministerio de Cultura pueda devolver los bienes recibidos en comodato.
n
n Art. 8.- DEL REGISTRO, INGRESO Y DEPRECIACIÓN DE LOS BIENES.- Adquiridos los bienes, el responsable de bodega de la planta central o el responsable administrativo tratándose de las unidades operativas desconcentradas, deberán realizar el ingreso de los bienes observando los siguientes procedimientos:
n
n a) Receptar copias certificadas de la documentación que respalda la compra del bien que le será remitida mediante memorando interno por el Director de Gestión Administrativa en el caso de la planta central y por el titular de la Subsecretaría o Dirección en el caso de la unidades operativas desconcentradas. La certificación de la documentación que respalda la compra del bien estará a cargo del Director de Gestión Financiera o el responsable financiero en el caso de las UOD.
n
n Los documentos son:
n
n Factura o contrato debidamente legalizados.
n
n Escritura pública debidamente inscrita, y certificación del Registro de la Propiedad en el caso de bienes inmuebles.
n
n Acta de entrega recepción de los procesos que por su naturaleza los bienes son entregados directamente del proveedor a la unidad requirente;
n
n b) Constatar físicamente la existencia del bien y revisar que sus características concuerden con las descritas en el contrato o factura que respalda la compra que deberá contener, los siguientes datos: Clasificación del bien, marca, tipo, año, modelo, color, serie, dimensiones, código, valor; y, otras características generales de acuerdo a la naturaleza del bien;
n
n c) Si el bien no cumple con las especificaciones que se encuentran en el contrato o factura se informará por escrito del particular al Director de Gestión Administrativa o al titular de la Subsecretaría o Dirección en el caso de la unidades operativas desconcentradas, para que inicie las acciones administrativas y/o legales que correspondan;
n
n d) Si el bien cumple con las especificaciones que se encuentran en el contrato o factura, recibir los bienes y suscribir las correspondientes actas de entrega recepción con los representantes legales de las empresas proveedoras o sus delegados. Si las compras o adquisiciones superan la ínfima cuantía, suscribirá obligatoriamente el acta entrega recepción el titular de la Dirección de Gestión Administrativa y en el caso de las unidades operativas desconcentradas el titular de esa unidad administrativa;
n
n e) Aperturar el kardex o registro histórico del bien, de acuerdo con el formato físico y/o electrónico establecido por la Dirección de Gestión Administrativa en el que se registrará la información relativa a la adquisición del bien, la vida útil, el código asignado, reparaciones, mantenimiento, traslados, entrega de los bienes a los custodios y cualquier otra información necesaria para el correcto control y registro. Para fines de control y hasta que se cuente con el sistema informático de inventarios del e-SIGEF, las UOD deberán remitir trimestralmente a cargo a la Unidad de Bodega de la Dirección de Gestión Administrativa, en medio impreso y electrónico, en los formatos que establezca esa Dirección, un consolidado de los bienes a cargo, así como el detalle de los movimientos de ingreso y egreso de los bienes en el trimestre respectivo; y,
n
n f) Remitir mediante memorando interno copia del acta entrega recepción de los bienes ingresados y el detalle de bienes y códigos asignados, al Director de Gestión Administrativa o al titular de la unidad operativa desconcentrada.
n
n Sobre la base de la información recibida, el Director de Gestión Administrativa o el titular de la unidad operativa desconcentrada solicitarán al Director de Gestión Financiera o al responsable financiero de la unidad ejecutora el registro contable de los bienes y de ser del caso el pago de los valores correspondientes, observando los niveles de autorización de pago delegados por la máxima autoridad del Portafolio.
n
n La depreciación y revaloración de los bienes estará a cargo de la Dirección de Gestión Financiera, en los términos que establece la normativa emitida por el Ministerio de Finanzas y utilizando la herramienta informática que este señale. La Dirección de Gestión Financiera supervisará que la depreciación y revaloración de bienes que realicen las UOD cumplan con las disposiciones del Ministerio de Finanzas y las directrices que esa unidad emita.
n
n Art. 9.- DE LA RECEPCIÓN MEDIANTE PERMUTA, DONACIÓN, TRANSFERENCIA GRATUITA O COMODATO.- En el caso de bienes recibidos mediante permuta, donación o transferencia gratuita la máxima autoridad del Portafolio o su delegado o el titular de las unidades operativas desconcentradas dispondrán, según corresponda, al Director de Gestión Administrativa en el caso de la planta central o al responsable administrativo en el caso de las unidades operativas desconcentradas realice el ingreso de los bienes observando los mismos procedimientos que los que refieren a la adquisición de bienes pero considerando la especificidad de los documentos que respaldan el ingreso de los bienes en cada una de las modalidades.
n
n En todos los casos de permuta o comodato de bienes se deberá establecer de manera obligatoria el valor comercial o de mercado de los bienes considerando el estado real de los mismos en forma previa a la suscripción de las correspondientes actas de entrega recepción. El Director de Gestión Administrativa en el caso de planta central o el titular de la unidad operativa desconcentrada dispondrán a un servidor distinto del responsable de bodega realice la valoración comercial de los bienes y establezca el avalúo de los mismos, considerando el costo de mercado del bien, el estado de conservación, obsolescencia o daño, etc. La valoración comercial de los bienes se sustentará en un informe técnico debidamente sustentado.
n
n Para el caso de donaciones o transferencia gratuita de bienes cuyas actas de entrega recepción no reflejen el valor de los mismos, se realizará el avalúo comercial en forma similar al referido en el párrafo anterior pero podrá ser realizado de manera excepcional en forma posterior a la suscripción de las respectivas actas entrega recepción.
n
n El avalúo de los bienes deberá ser considerado para el registro contable de los bienes y deberá ser remitido a la Dirección de Gestión Financiera tratándose de planta central o al responsable financiero en el caso de las unidades operativas.
n
n CAPÍTULO IV
n
n DE LA CUSTODIA, SEGURIDAD,
n MANTENIMIENTO, RESPONSABILIDAD, DEL
n HURTO Y EL ROBO
n
n Art. 10.- CUSTODIA Y SEGURIDAD.- Todo funcionario/a o servidor/a del Ministerio de Cultura tendrá asignado para el desempeño de sus funciones los bienes que sean necesarios, estará en la obligación de garantizar su protección, salvaguarda y debido uso. Deberá asimismo reportar a la Dirección de Gestión Administrativa o al responsable administrativo en el caso de las unidades operativas desconcentradas, a través del titular de la unidad administrativa a la que pertenezca, cualquier situación de mal estado u obsolescencia de los bienes con el fin de que sean reparados con oportunidad o sean renovados, de acuerdo con las posibilidades presupuestarias de la institución.
n
n La asignación de los activos fijos a favor del funcionario/a y servidor/a se realizará mediante acta entrega recepción suscrita por el funcionario/a o servidor/a que recibe los bienes, el servidor/a encargado del control de bienes y el Director de Gestión Administrativa o su delegado y tratándose de las unidades operativas desconcentradas de la máxima autoridad o el responsable administrativo o quien haga sus veces.
n
n En el caso de los despachos: ministerial y viceministerial, la custodia de los bienes, a excepción de las computadoras portátiles, calculadoras personales y teléfonos celulares, estará a cargo de las asistentes de cada despacho.
n
n Todo funcionario/a o servidor/a que tenga en uso y custodia bienes institucionales está obligado a cuidarlos y será responsable por cualquier daño o pérdida debido a su negligencia y falta de cuidado y de determinarse su responsabilidad estará obligado a la reposición monetaria o física del bien.
n
n En el caso de la planta central del Ministerio de Cultura el registro financiero de los bienes estará a cargo de la Dirección de Gestión Financiera y en el caso de las unidades operativas desconcentradas dicho registro estará a cargo del responsable financiero que será un servidor designado por el titular de la unidad operativa desconcentrada.
n
n La responsabilidad de los/as funcionarios/as y servidores/as concluye cuando se hayan devuelto los bienes a la Dirección de Gestión Administrativa o al servidor designado de las unidades operativas desconcentradas, mediante la correspondiente acta entrega recepción.
n
n Los subsecretarios y directores vigilarán que los/as servidores/as bajo su dirección hagan buen uso de los bienes públicos institucionales y en caso de detectar irregularidades comunicarán por escrito al Director de Gestión Administrativa o al servidor designado para el efecto en el caso de las unidades operativas desconcentradas, para que se adopten las medidas correctivas que fueren del caso.
n
n Tanto la planta central del Ministerio de Cultura como las unidades operativas desconcentradas deberán llevar el registro y control de los bienes de larga duración que se alimentará con la información que ingrese el responsable de activos fijos de cada unidad ejecutora.
n
n El sistema informático temporal de bienes contará con los formularios y aplicativos correspondientes para tramitar los ingresos y egresos de bienes, asignación, reasignación, préstamo, concesión y baja de bienes y emitirá los reportes de inventarios parciales, generales y por usuario de los bienes.
n
n
n Art. 11.- SEGURIDAD DE LOS BIENES:
n
n SEGURIDADES FÍSICAS.- Todos los activos fijos de la entidad deberán tener medidas físicas de protección contra pérdidas e incendios como extintores, alarmas, controladores de energía, controles de registro de visitas externas, seguridades electrónicas que faciliten la detección inmediata la salida de los bienes muebles de los espacios institucionales, acceso restringido a áreas sensibles y otras medidas que sean necesarias dadas las características de los bienes; y,
n
n CONTRATACIÓN DE SEGUROS CONTRA ROBOS Y SINIESTROS.- Todos los bienes muebles e inmuebles deberán contar con una póliza de seguros, para lo cual en forma inmediata a su adquisición y registro en los inventarios institucionales, la Dirección de Gestión Administrativa en coordinación con la Dirección de Gestión Financiera, se encargará de incluir los bienes nuevos en la póliza de seguros institucional. Por efecto de costo – beneficio y economías de escala, la contratación de los seguros institucionales a nivel nacional, estará a cargo de la Dirección de Gestión Administrativa.
n
n De convenir a los intereses institucionales, para la contratación de las pólizas de seguros se podrá contratar un asesor de seguros, observando para el efecto lo establecido en la Resolución de la Superintendencia de Bancos 814, publicada en el Registro Oficial 80 de 11 de agosto del 2005 que refiere a los asesores productores de seguros, intermediarios de reaseguros y peritos de seguros y lo establecido en la Disposición Transitoria del Decreto Ejecutivo 829, publicado en Registro Oficial No. 252 de 15 de enero del 2008, que fue reformada con Decreto Ejecutivo 1110, publicado en Registro Oficial No. 350 de 12 de junio del 2008 que determina que a partir del 1 de enero del 2009, cada institución deberá contratar por su cuenta un asesor productor de seguros que recibirá una remuneración por sus servicios y no podrá establecer la comisión establecida en el artículo 18 de la Resolución 814 antes señalada.
n
n Art. 12.- DE LA IDENTIFICACIÓN.- Todos los activos fijos de la institución, muebles e inmuebles, deben estar debidamente rotulados a través de un código de fácil identificación. Los bienes muebles deberán observar una señalética uniforme a nivel nacional de acuerdo con las directrices que emita la Dirección de Gestión Administrativa en coordinación con la Dirección de Comunicación del Portafolio.
n
n Art. 13.- DE LOS INVENTARIOS Y CONSTATACIÓN FÍSICA.- Sin perjuicio de la periodicidad de los informes que presenten los funcionarios encargados del uso o custodia de los bienes institucionales, el Director de Gestión Administrativa de conformidad con lo preceptuado en el Art. 12 del Reglamento general sustitutivo para el manejo y administración de bienes del sector público, dispondrá, por lo menos una vez al año, en el tercer trimestre, la inspección de los bienes muebles y equipos en la planta central y en las demás unidades operativas desconcentradas con el fin de verificar su estado y existencia y determinar los obsoletos, dañados, fuera de uso o perdidos, y según sea el caso, realizar los procesos de adquisición, remate, venta, transferencia gratuita, traspaso o recuperación. Dicha inspección podrá ser realizada directamente por la unidad operativa desconcentrada en el caso de los bienes bajo su custodia, con la supervisión del Director de Gestión Administrativa o su delegado.
n
n Los inventarios de activos fijos debidamente certificados deberán ser remitidos por el Director de Gestión Administrativa al Director de Gestión Financiera o a los jefes financieros de las unidades operativas como máximo hasta el 15 de diciembre de cada año y constituirán el soporte para la actualización contable de la información del módulo de bienes de larga duración en el sistema que establezca el Ministerio de Finanzas. La información original de soporte de nuevas adquisiciones o baja de activos deberá reposar en cada unidad ejecutora y estará a cargo del Jefe Financiero o quien cumpla estas funciones. En la planta central esta información será responsabilidad del Director de Gestión Financiera.
n
n Durante el proceso de verificación y constatación de inventarios de activos fijos, no se podrán realizar traspasos, bajas o donaciones con el fin de no afectar la exactitud de la información en proceso.
n
n Art. 14.- DE LOS REGISTROS.- Cada unidad operativa desconcentrada mantendrá el registro de los bienes en el sistema informático que defina el ente rector de las finanzas públicas o la Dirección de Gestión Financiera de este Portafolio y estará sustentado con las respectivas actas entrega recepción de los bienes en la que constará el nombre del servidor, código, detalle, estado y valor de los bienes entregados para su uso y conservación y las firmas correspondientes.
n
n El ingreso de los bienes al inventario de cada unidad operativa desconcentrada estará sustentado en la factura y en el acta entrega recepción de los bienes, suscrita por el proveedor o contratista y el servidor que tenga a su cargo el control y registro de los bienes institucionales. Al tratarse de donaciones, transferencias gratuitas de dominio, comodato o préstamo de uso se exceptuará la factura.
n
n Temporalmente y hasta que se encuentre en operación el módulo de inventarios en la herramienta e-SIGEF, el control de los bienes podrá ser llevado a través de hojas electrónicas a cargo del personal administrativo de la unidad ejecutora. La supervisión general a nivel nacional del correcto registro de los bienes, estará a cargo del Director de Gestión Administrativa.
n
n El Director de Gestión Financiera o el servidor encargado de los asuntos financieros de las unidades operativas realizará el registro contable de los activos fijos institucionales en lo referente al ingreso, depreciación, revaloración y baja de los bienes, de conformidad con la normativa expedida por el ente rector de las finanzas públicas y el órgano superior de control.
n
n El ingreso de los bienes inmuebles institucionales se realizará exclusivamente en la contabilidad de la planta central sobre la base de las escrituras de compra venta, donación, transferencia gratuita de dominio, comodato, etc.
n
n El Director de Gestión Administrativa será el responsable del debido registro de los bienes inmuebles en el Registro de la Propiedad del cantón correspondiente.
n
n En la suscripción de las actas y escrituras que respalden la adquisición de bienes inmuebles sea por compra, donación, comodato, transferencia gratuita, traspasos y convenios con organismos y entidades nacionales o internacionales actuará obligatoriamente el Director de Gestión Financiera y la máxima autoridad del Ministerio de Cultura.
n
n El sistema de registro de los bienes muebles e inmuebles deberá contener al menos los siguientes campos obligatorios:
n
n Unidad ejecutora que lleva el control de los bienes; b) Número de orden;
n
n Código del activo;
n
n Denominación específica del bien;
n
n Número de serie;
n
n Características específicas;
n
n Número y fecha de adquisición;
n
n Documento de adquisición: factura, escritura, convenio, notaría;
n
n Número del Registro de Propiedad en el caso de bienes inmuebles;
n
n Valor de adquisición;
n
n Depreciación acumulada;
n
n Valor en libros;
n
n Valor residual;
n
n Nombre del custodio;
n
n Unidad Administrativa en la que trabaja el custodio; y,
n
n Nombre del Jefe inmediato.
n
n Art. 15.- DE LA ENTREGA RECEPCIÓN.- Cuando se produzcan ingresos, salidas y traslados mayores a seis meses del personal de la institución, de manera obligatoria, se realizará la entrega – recepción de bienes muebles sujetos a control, para lo cual, el custodio de los bienes deberá comunicar este particular de manera directa al funcionario/a jerárquico superior o al Director de Gestión Administrativa en el caso de planta central o Jefe Administrativo, o quien cumpla esas funciones para que se realice la entrega recepción de los bienes que están bajo la responsabilidad y se suscriba el acta correspondiente, que será requisito obligatorio para la liquidación de haberes por cesación de funciones.
n
n En el caso de los servidores/as con traslado administrativo o comisión de servicios con o sin remuneración que no realizaren la entrega de los bienes debidamente legalizada, serán responsables directos del daño o pérdida que se produjeren durante su ausencia y responderán pecuniariamente por el arreglo o reposición de los bienes. La Dirección de Gestión Financiera realizará los descuentos que señale el informe del Director de Gestión Administrativa de la planta central o del responsable administrativo en el caso de las otras unidades operativas de sus remuneraciones futuras. En el caso de los servidores/as que cesen en funciones y su liquidación de haberes no sea suficiente para la reposición o arreglo de los bienes, la Dirección de Gestión Financiera comunicará por escrito a la Contraloría General del Estado para el establecimiento de las responsabilidades a que diere lugar y al Ministerio de Relaciones Laborales, a fin de que se los registre en la base de impedidos de ocupar cargos públicos, por constituirse en deudores del Estado Ecuatoriano.
n
n Art. 16.- DEL MANTENIMIENTO.- Es obligación del custodio de los bienes, su adecuado mantenimiento, cuidado, conservación y buen uso, por lo que, cuando notare que estos requieran de reparaciones deberá notificar por escrito al Jefe de la unidad administrativa a la que pertenece, para que se solicite su reparación al Director de Gestión Administrativa, en el caso de planta central, o, al Jefe Administrativo o quien haga esas funciones en el caso de las unidades operativas desconcentradas.
n
n Los gastos que realice la Dirección de Gestión Financiera o los responsables financieros de las unidades operativas desconcentradas por adiciones, mejoras y reparaciones extraordinarias que tengan como efecto aumentar la capacidad productiva de un bien de larga duración o incrementar su vida útil se registrará como aumento del valor del activo fijo en libros, mientras que aquellos que se realizan para conservar su condición operativa, se cargarán al gasto.
n
n El mantenimiento y reparación de los bienes deberán estar registrados en el kardex correspondiente para permitir el control del cumplimiento de las garantías por la adquisición y reparación de los mismos o para establecer la conveniencia de reposición de los bienes.
n
n Art. 17.- DEL TRASPASO INTERNO DE LOS BIENES.- Todo movimiento interno de bienes de larga duración y bienes sujetos a control, entre las diferentes dependencias de la institución o entre sus servidores deberá ser realizado por escrito y solo podrá ser efectuado previa autorización del Director de Gestión Administrativa o del titular de la unidad operativa desconcentrada, según corresponda.
n
n Art. 18.- DE LOS EGRESOS O BAJA DE LOS BIENES.- La baja de los activos fijos institucionales puede ser por enajenación: transferencia gratuita, remate, venta, por obsolescencia, pérdida fortuita, hurto, robo, etc.
n
n Para el egreso de bienes de larga duración y bienes sujetos a control, se deberá cumplir el trámite reglamentario que se establece en las cláusulas siguientes y se lo hará en todos los casos, aún en el caso de las unidades operativas desconcentradas previo informe de aprobación del Director de Gestión Administrativa y la autorización de la máxima autoridad o su delegado.
n
n Art. 19.- PÉRDIDA SIN RESPONSABILIDAD.- El descargo por pérdida sin responsabilidad del custodio se producirá cuando del informe emitido por el Director de Gestión Administrativa se demuestre que los bienes a su cargo o parte de ellos se perdieron por las siguientes causas:
n
n Robo o hurto, en el que no haya responsabilidad del custodio;
n
n Inundaciones;
n
n Incendios;
n
n Terremotos;
n
n Guerras; y,
n
n Otras causas de fuerza mayor o caso fortuito.
n
n Art. 20.- PÉRDIDA CON RESPONSABILIDAD.- Los custodios de los bienes u otros servidores/as tendrán responsabilidad por la pérdida total o parcial de los bienes institucionales, cuando estos hechos hayan ocurrido por negligencia, uso indebido o mala fe, de acuerdo con el informe del Director de Gestión Administrativa.
n
n Sin perjuicio de la imposición de otras sanciones, el servidor o servidora responsable deberá restituir el precio total del bien perdido o destruido del bien perdido, o de sus partes, según corresponda, a valor de mercado; valor de reposición que deberá constar en el informe del Director de Gestión Administrativa, aún si el seguro institucional hiciera la reposición del valor del bien.
n
n Art. 21.- DEL HURTO O ROBO DE LOS BIENES.- En caso de pérdida de los bienes institucionales, como consecuencia de hurto o robo, el servidor encargado de su uso y custodia, comunicará por escrito este hecho a la máxima autoridad, con copia al Jefe inmediato, dentro de las 48 horas siguientes al conocimiento del hecho, caso contrario, este asumirá en forma automática la responsabilidad de su reposición, con un bien de características similares al desaparecido, de acuerdo a los requerimientos que presente la Unidad de Bodega.
n
n
n En orden a lo dispuesto en el Art. 86 del Reglamento general sustitutivo para el manejo y administración de bienes del sector público, la máxima autoridad o su delegado presentará la denuncia a las autoridades correspondientes, sin perjuicio de otras acciones conducentes a comprobar la infracción y a identificar a los responsables.
n
n
n El seguimiento del trámite legal, hasta su sentencia final, será responsabilidad del servidor encargado de la custodia directa los bienes, y del servidor asignado de la Dirección de Asesoría Jurídica, de acuerdo a lo previsto en los Arts. 86 y 88 del Reglamento general sustitutivo para el manejo y administración de bienes del sector público, sin perjuicio de la supervisión que deben realizar los titulares de la Dirección de Asesoría Jurídica y de Gestión Administrativa de manera periódica el avance del proceso hasta su conclusión definitiva.
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n CAPÍTULO V
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n MODALIDADES DE EGRESO DE BIENES Y PROCEDIMIENTO
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n Art. 22.- MODALIDADES DE EGRESO DE BIENES.- El egreso de bienes se realizará de acuerdo a las siguientes modalidades:
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n Remate al martillo.
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n Remate en sobre cerrado.
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n Venta directa en privado.
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n Transferencia gratuita o donación.
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n Devolución de bienes entregados en comodato.
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n Baja de bienes inservibles u obsoletos.
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n Baja del bien por hurto, robo y caso fortuito.
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n Art. 23.- DE LOS PROCEDIMIENTOS PARA EL EGRESO DE LOS BIENES.- Realizado el proceso de verificación y constatación de activos, el servidor encargado del control de los activos fijos institucionales o quien haga sus veces en el caso de las unidades operativas desconcentradas elaborarán un informe técnico para conocimiento y aprobación del Director de Gestión Administrativa, en el que se establezca los bienes inservibles por deterioro u obsolescencia y de aquellos cuyos costos de operación o mantenimiento resultan tan onerosos que es más económico para la institución su reposición y los mecanismos de baja recomendados, esto es, remate, venta directa, donación, transferencia gratuita o destrucción.
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n El Director de Gestión Administrativa o el delegado de la máxima autoridad autorizarán la baja de los bienes, observando lo establecido en el Reglamento general sustitutivo para el manejo y administración de bienes del sector público y el presente reglamento de acuerdo con la modalidad o enajenación o baja que se explican en los artículos siguientes.
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n Art. 24.- DE LA CONFORMACIÓN DE LA JUNTA DE REMATES O VENTAS.- Se conforma la Junta de Remates o Ventas del Ministerio de Cultura para la enajenación y baja de los bienes de la planta central del Portafolio integrado por las siguientes personas: el Director de Gestión Administrativa como delegado de la máxima autoridad del Portafolio, el titular de la Dirección de Gestión Financiera o su delegado, el Director de Asesoría Jurídica o su delegado, y un Secretario que será un servidor de la Dirección de Gestión Administrativa que delegue el titular de esa unidad.
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n En el caso de las unidades ejecutoras desconcentradas la junta de remates y ventas para la enajenación y baja de los bienes estará integrada por el titular de la Dirección de Gestión Administrativa, quien la presidirá, el titular de la unidad operativa desconcentrada o su delegado, el responsable financiero de la unidad operativa desconcentrada, un delegado abogado de la Dirección de Asesoría Jurídica y un Secretario que podrá ser un servidor administrativo de la unidad operativa desconcentrada.
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n Los miembros de las juntas de remates y ventas serán los responsables de asegurar que los procesos de remate o venta observen toda la normativa legal vigente sobre la materia.
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n Art. 25.- DEL REGISTRO DE LA BAJA DE LOS BIENES.- La conformación de las actas como el proceso de remate o venta estará respaldado en las respectivas actas y demás documentos que deben ser legalizados por todos sus integrantes, cuyo archivo estará a cargo del Director de Gestión Administrativa del Portafolio. Copia certificada de todo el expediente deberá remitirse a los responsables financieros de las unidades operativas a la que pertenecieron los bienes a efecto de que se realicen los registros contables pertinentes y se dé la baja en el módulo de activos institucionales.
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n Sobre la base del informe de la junta de remates y ventas, el titular de la Dirección de Gestión Administrativa, en el caso de la planta central o los titulares de la unidades operativas desconcentradas a la que pertenecieron los bienes enajenados, dispondrán según corresponda a la Dirección de Gestión Financiera o al responsable financiero en el caso de las unidades operativas desconcentradas, los registros de la baja de los bienes tanto en el kardex o registro histórico del bien como en el módulo contable de activos fijos.
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n Art. 26.- DE LOS DEBERES Y ATRIBUCIONES DE LA JUNTA DE REMATES Y VENTAS.- La junta de remates y ventas tendrá las siguientes atribuciones y deberes:
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n Verificar el estado y condición de los bienes susceptibles de remate o venta, señalados en el informe aprobado por el Director de Gestión Administrativa.
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n Definir la forma de enajenación de los bienes precautelando los intereses institucionales.
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n Cuando del análisis al inventario de activos se presuma que existen bienes muebles que tienen un gran valor histórico, deberá observar lo preceptuado en la codificación de la Ley de Patrimonio Cultural y su reglamento para evitar la pérdida o destrucción de dichos bienes patrimoniales.
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n Preparar la información sobre bienes institucionales susceptibles de enajenación a favor de las entidades educativas del Ministerio de Educación.
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n Elaborar el cronograma de actividades del proceso de remate o venta de bienes, donde conste entre otros el objeto y las bases, fechas y forma de exhibición de los bienes susceptibles de remate, fechas y formas de publicación, señalamiento del día y hora del remate y en general la forma en que se llevará el proceso de adjudicación.
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n Cumplir y hacer cumplir las leyes, reglamentos, instructivos y directivas atinentes a la materia.
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n Organizar y llevar a cabo los procesos de remates, ventas, transferencia o permuta de los bienes hasta su finalización.
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n Establecer los mecanismos y medios de difusión de los procesos de remate al martillo, remate en sobre cerrado, ventas, de acuerdo con el avalúo de los bienes a enajenar con un señalamiento del día, hora, lugar y condiciones del remate o venta y de la descripción, estado y condiciones de los bienes. En todos los casos será obligatoria la difusión del proceso a través de la página web institucional.
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n Solicitar a la Corte Provincial de Justicia la designación del martillador público en el caso del remate al martillo.
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n Designar comisiones específicas a sus miembros y peritos para el proceso de remate, si es del caso.
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n Establecer el plazo para la presentación de documentación e informes requeridos a las comisiones.
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n Proceder a la adjudicación de los bienes rematados o vendidos en forma directa y levantar la respectiva acta.
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n Disponer la baja de los bienes de los registros correspondientes.
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n Disponer si fuere del caso la designación o contratación de peritos avaluadores. Para el caso de bienes inmuebles el avalúo se realizará por peritos de la Dirección Nacional de Avalúos y Catastros de la Dirección de Avalúos y Catastros del Municipio donde está ubicado el bien.
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n Responder administrativa, civil y penalmente por cualquier información y actuación inexacta, que perjudique a los intereses de la entidad o que cause afectaciones a terceros.
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n Art. 27.- RETIRO DE EMBLEMAS, INSIGNIAS Y LOGOTIPOS.- Antes de la entrega ? recepción de los bienes, que se transfieren a cualquier título se deberán borrar todos los logotipos, insignias y más distintivos del Ministerio de Cultura, deberán ser retiradas las placas y canceladas las matrículas oficiales.
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n El Director de Gestión Administrativa o el titular de las unidades operativas desconcentradas deberá comunicar el remate o venta de los vehículos a la Agencia Nacional de Regulación y Control del Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial (ANRCTTTSV), como Agencia Nacional de Tránsito o al Gobierno Autónomo Municipal de la respectiva jurisdicción, que asuma el control del transporte terrestre y tránsito a efecto de que se realice el registro correspondiente.
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n Art. 28.- DE LA DONACIÓN DE LOS BIENES INSERVIBLES U OBSOLETOS AL MINISTERIO DE EDUCACIÓN.- La junta de remates y ventas de conformidad con lo que dispone la Ley 106 en beneficio de las instituciones educativas fiscales del país, publicada en Registro Oficial Suplemento 852 de 29 de diciembre de 1995, deberá remitir al Ministerio de Educación, en enero de cada año, la lista de bienes muebles incluyendo vehículos, que de acuerdo con el levantamiento de inventarios de diciembre del año inmediato anterior, han sido declarados como obsoletos o se hayan dejado de utilizar en la institución para que esa Cartera de Estado determine aquellos que sean de utilidad para las instituciones educativas fiscales del país, los que serán transferidos al citado Ministerio en forma directa y gratuita, observando las disposiciones del presente reglamento.
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n Sobre los bienes muebles que no hayan sido requeridos por el Ministerio de Educación, se procederá a su enajenación a través de remate al martillo, remate en sobre cerrado y/o venta directa.
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n En el caso de que del levantamiento de inventarios se determine que es posible la permuta de los bienes con otra institución pública o privada, estos no serán considerados en el detalle de bienes que se debe remitir al Ministerio de Educación, pues no se produce una baja de activos sino un cambio de los mismos en beneficio de los intereses institucionales. Igual procedimiento se adoptará para el caso de los vehículos institucionales que deban ser renovados y no se cuente con la disponibilidad presupuestaria suficiente.
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n No podrán intervenir en la venta de bienes del Ministerio de Cultura, por sí o por interpuesta persona, los funcionarios o servidores de la institución, sus cónyuges o convivientes en unión libre, sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad; equiparándose inclusive, como primero y segundo grado de afinidad, los familiares por consanguinidad de los convivientes en unión libre.
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n Tratándose de vehículos en forma previa a su enajenación vía remate o venta directa, el Director de Gestión Administrativa o el responsable administrativo de las unidades operativas desconcentradas deberá verificar que los vehículos no tengan impedimento o restricción para enajenar, para lo cual solicitará el certificado de gravámenes en la Agencia Nacional de Regulación y Control del Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial (ANRCTTTSV), como Agencia Nacional de Tránsito o al Gobierno Autónomo Municipal de la respectiva jurisdicción que haya asumido las funciones de transporte terrestre y control de tránsito.
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n Art. 29.- DEL REMATE AL MARTILLO.
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n Se realizará la venta de bienes mediante este sistema, cuando se cumpla con las siguientes condiciones:
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n Si el informe realizado por la junta de remates y ventas determina que los bienes son inservibles u obsoletos o se hubieren dejado de usar, pero son susceptibles para la venta mediante el procedimiento de remate.
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n Que se cuente con la resolución de la máxima autoridad de la entidad que autoriza el remate al martillo.
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n Participarán en la venta de bienes mediante remate al martillo los miembros de las junta de remates y venta, integradas según lo estipulado en los artículos precedentes.
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n La junta de remates y ventas señalará el lugar, día y hora en que deba realizarse la diligencia de remate, la que será ocho días después del último aviso.
n
n La publicidad del remate que será responsabilidad de la junta de remates se deberá realizar utilizando la prensa local y radio locales, carteles, volantes o folletos y en la página web institucional con el fin de anunciar eficientemente los bienes a subastarse, indicando los días y horas de la subasta, lugar del remate, especificación de los bienes que van a rematarse, las bases respectivas y cualquier otro dato que estimare conveniente.
n
n La junta de remates deberá cumplir en todo lo que fuere pertinente en el Reglamento de Martilladores.
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n Art. 30.- DE LA VERIFICACIÓN Y RECEPCIÓN DE GARANTÍAS.- La Dirección de Gestión Financiera o el responsable financiero en el caso de las unidades operativas desconcentradas verificará que los interesados en el remate hayan entregado las garantías o hayan depositado el valor equivalente al mínimo del 20% del valor del avalúo del bien que les permite participar en el proceso de remate. Las garantías que otorgue el participante en el remate solo podrán ser de dos tipos: 1) Transferencia bancaria efectivizada a la cuenta de ingresos del Ministerio de Cultura; y, 2) Cheque certificado a nombre del Ministerio de Cultura.
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n Art. 31.- DE LA ENTREGA DE BIENES Y DEVOLUCIÓN DE GARANTÍAS.- El pago total de los bienes rematados deberá ser depositado por el ganador del remate en la cuenta autorizada de ingresos del Ministerio de Cultura en el Banco Corresponsal, dentro del siguiente día hábil al de la adjudicación.
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n Verificado el ingreso de los recursos a la cuenta institucional, en el plazo no mayor a diez días, desde la realización del depósito, mediante acta entrega recepción suscrita por el ganador del remate, el Director de Gestión Administrativa y el responsable de bodega en el caso de planta central, o, por el titular de la unidad operativa desconcentrada y el responsable administrativo de la misma unidad, se realizará la entrega de los bienes rematados. Las referidas actas en todos los casos deberán ser legalizadas por el Martillador Público actuante.
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n Todos los costos que signifique el pago de comisiones al Martillador Público deberán ser con cargo al presupuesto institucional, por lo que la junta de remates o ventas deberá verificar la existencia de la partida en forma previa al inicio del proceso.
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n Art. 32.- DE LA QUIEBRA DEL REMATE.- Si dentro del día hábil siguiente a la adjudicación no se hiciera el pago ofrecido, se declarará la quiebra del remate y en el mismo acto de declaratoria la junta de remates adjudicará los bienes al segundo mejor postor y así sucesivamente. La diferencia entre la primera postura y la segunda y de esta con la tercera y así sucesivamente pagará el postor o postores que hubieren provocado la quiebra, quienes deberán cubrir también todos los gastos en que incurriera la entidad por efecto de la quiebra.
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n Los valores a reintegrar por el o los postores que provocaren la quiebra serán descontados de la garantía presentada y el saldo restante les será reintegrado a través de transferencia bancaria a la cuenta de los postores. Si el valor de la garantía no fuese suficiente se solicitará a los postores fallidos el reintegro inmediato del valor a la cuenta de ingresos institucional, se realizarán tres notificaciones a día seguido y se dará un plazo no mayor a cinco días desde la primera notificación para el depósito de las diferencias. Si cumplido el plazo el valor de las diferencias no fuese depositado, el Director de Gestión Administrativa o el titular de las unidades operativas desconcentradas comunicarán a la máxima autoridad del Ministerio para que se notifique al Instituto Nacional de Compras Públicas para que se registre al postor que provocó la quiebra en la lista de contratistas incumplidos del sector público, a la Contraloría General del Estado para que se emitan los títulos de crédito correspondientes y al Ministerio de Relaciones Laborales para que se lo registre en el listado de deudores del Estado.
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n Cumplidas estas formalidades el Director de Gestión Administrativa podrá iniciar un nuevo proceso para la enajenación y venta de los bienes.
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n En el caso de que se hubiere formalizado la venta con el postor ganador, se devolverá las garantías de manera inmediata a los demás postores, mediante acta entrega si se trata de cheque certificado. En el caso de transferencias bancarias, la devolución deberá ser realizada por la Dirección de Gestión Financiera a pedido del Director de Gestión Administrativa en el caso de planta central; o por el responsable financiero de la unidad operativa desconcentrada a pedido del titular de la unidad operativa desconcentrada. La transferencia por devolución de garantías deberá ser realizada únicamente a la cuenta bancaria de los postores.
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n Art. 33.- SEGUNDO SEÑALAMIENTO.- Si no ha existido la suficiente acogida para proceder a la venta mediante remate, se procederá con el segundo señalamiento, de acuerdo al informe emitido por la junta de remates. El valor del avalúo será equivalente al 75% del considerado en el primer señalamiento. Si para el segundo señalamiento tampoco hay acogida se procederá con el mecanismo en sobre cerrado.
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n Art. 34.- DEL REGISTRO DE LA BAJA DE LOS BIENES POR REMATE AL MARTILLO.- El titular de la Dirección de Gestión Administrativa, en el caso de la planta central o los titulares de las unidades operativas desconcentradas a la que pertenecieron los bienes objeto de remate, receptará copia certificada del informe de la junta de remates y dispondrá el registro de la baja en el kardex o registro histórico del bien o bienes vendidos a la Dirección de Gestión Financiera o responsable financiero en el caso de las unidades operativas desconcentradas.
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n Art. 35.- DEL REMATE EN SOBRE CERRADO.- Se realizará la venta de bienes mediante este sistema, cuando se cumpla con las siguientes condiciones:
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n Si del informe realizado por la junta de remates y ventas, prevista en los artículos precedentes, se determina que los bienes son inservibles obsoletos o se hubieren dejado de usar, pero son susceptibles para la venta a través del mecanismo en sobre cerrado; y,
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n Que se cuente con la autorización de la máxima autoridad de la entidad o su delegado.
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n Participarán en la venta de bienes mediante remate en sobre cerrado los miembros de las juntas de remates, integradas según lo estipulado en el artículo 24 de este reglamento.
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n Se utilizarán los medios de publicidad descritos en el remate al martillo con el fin de garantizar que la publicidad del proceso sea eficiente.
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n Art. 36.- DE LA VERIFICACIÓN Y RECEPCIÓN DE GARANTÍAS.- La Dirección de Gestión Financiera o el responsable financiero en el caso de las unidades operativas desconcentradas recibirá de los interesados el sobre con las ofertas y el 10% del valor del bien como garantía hasta la hora límite señalada en la convocatoria. En cada uno de los sobres el Secretario de la junta de remates o ventas, se registrará el día y fecha de presentación.
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n La garantía podrá ser realizada a través de transferencia interbancaria a favor de la institución o a través de cheque certificado, el oferente deberá acompañar copia certificada del documento de transferencia o el cheque certificado en el sobre cerrado de la oferta. La oferta deberá en todos los casos ofrecer el pago total en forma incondicional e irrevocable.
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n Art. 37.- DEL ANÁLISIS Y ADJUDICACIÓN DE OFERTAS.- En la fecha y hora señaladas se reunirá la junta de remates para abrir los sobres en presencia de los interesados, el Secretario de la junta leerá las propuestas, todos los miembros de la junta analizarán y calificarán las mismas y adjudicarán los bienes al mejor postor. La adjudicación al mejor postor será realizada mediante notificación escrita en cartel ubicado en la Dirección de Gestión Financiera o en el Área Financiera de las unidades operativas a todos los oferentes. El Secretario de la junta notificará por escrito a cada uno de los oferentes los resultados del remate dentro del día hábil siguiente a la fecha de adjudicación.
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n El adjudicatario pagará el saldo del precio mediante depósito en la cuenta de ingresos autorizada del Ministerio de Cultura y la Dirección de Gestión Financiera en el caso de planta central o el responsable financiero en el caso de las unidades operativas desconcentradas depositarán de manera inmediata, hasta el día siguiente hábil.
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n Art. 38.- DE LA ENTREGA DE BIENES Y DEVOLUCIÓN DE GARANTÍAS.- El pago total de los bienes rematados deberá ser depositado por el ganador del remate en la cuenta autorizada de ingresos del Ministerio de Cultura en el Banco Corresponsal, dentro del siguiente día hábil al de la adjudicación.
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n Verificado el ingreso de los recursos a la cuenta institucional, en el plazo no mayor a diez días, desde la realización del depósito, mediante acta entrega recepción suscrita por el ganador del remate, el Director de Gestión Administrativa y el responsable de bodega en el caso de planta central, o por el titular de la unidad operativa desconcentrada y el responsable administrativo de la misma unidad, se realizará la entrega de los bienes rematados.
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n Art. 39.- SEGUNDO SEÑALAMIENTO O DECLARATORIA DE DESIERTO.- Si cumplida la hora límite para la presentación de ofertas, no existiesen interesados, la junta declarará el proceso desierto y se procederá con el segundo señalamiento considerando el valor equivalente al 75% del avalúo del primer señalamiento, y sí tampoco hubiese oferentes, se aplicará el procedimiento para venta directa en privado, de acuerdo al informe emitido por la junta de remates.
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n Art. 40.- DE LA QUIEBRA.- Si el adjudicatario de la venta no ha cancelado el valor total de los bienes, la junta de remates declarará la quiebra de la venta y adjudicará los bienes a la siguiente mejor oferta.
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n La diferencia entre la primera oferta y la segunda y de esta con la tercera y así sucesivamente será cubierta por el oferente fallido, si el valor no fuese suficiente, se notificará al oferente fallido el reintegro inmediato a la cuenta de ingresos institucional, la notificación se realizará tres veces y a día seguido, el plazo para el depósito de valores será de cinco días hábiles posteriores a la primera notificación.
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n Art. 41.- DEL REGISTRO DE LA BAJA DE LOS BIENES POR REMATE EN SOBRE CERRADO.- El titular de la Dirección de Gestión Administrativa, en el caso de la planta central o los titulares de la unidades operativas desconcentradas a la que pertenecieron los bienes objeto de la venta, receptará copia certificada del informe de la junta de remates y dispondrá el registro de la baja en el kardex o registro histórico del bien o bienes vendidos a la Dirección de Gestión Financiera o responsable financiero en el caso de las unidades operativas desconcentradas.
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n Art. 42.- DE LA VENTA DIRECTA EN PRIVADO.- Se realizará la venta de bienes mediante este sistema, siempre y cuando se cumpla con las siguientes condiciones:
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n Que se hubiese llamado por dos veces al remate y no existiere interesados o las posturas presentadas no fueren admitidas.
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n Que los bienes fueren de tan poco valor y por lo tanto el producto del remate no satisfaga los gastos del mismo.
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n Que los bienes por su naturaleza estén sujetos a condiciones particulares de comercialización.
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n Participarán en la venta de bienes mediante venta directa en privado, los miembros de las junta de remate o venta, integradas conforme a lo previsto en el presente reglamento.
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n Art. 43.- DE LA RECEPCIÓN DE OFERTAS, VERIFICACIÓN DE LAS GARANTÍAS Y PRECIO DE LOS BIENES.- La Dirección de Gestión Financiera o el responsable financiero en el caso de las unidades operativas desconcentradas recibirá de los interesados el sobre con las ofertas y el 10% del valor del bien hasta la hora límite señalada en la convocatoria. En cada uno de los sobres recibidos se registrará el día y fecha de presentación.
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n El precio de venta de los bienes será el 100% del avalúo si se trata de bienes de poco valor o de bienes que estén sujetos a condiciones particulares de comercialización. Si se trata de bienes sujetos a procesos de remate desiertos luego de dos señalamientos, el precio de venta será equivalente al 50%, del avalúo considerado en el primer señalamiento.
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n Si en la fecha y hora señaladas para la apertura de los sobres, la junta determina que no se han presentado ofertas, se declarará desierto el proceso y se procederá a la transferencia gratuita.
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n Art. 44.- DE LA VENTA DIRECTA.- La venta directa de los bienes se efectuará por unidades o por lotes, según lo resuelva la máxima autoridad o el Director de Gestión Administrativa como su delegado. Para el efecto, se anunciará la venta por carteles que se fijarán en los lugares visibles y de acceso público que señalen estas autoridades y en la página web institucional. Para el caso de las unidades operativas desconcentradas y solo para avalúos de bienes que en total no superen los montos establecidos para menor cuantía, la disposición de la forma y lugar del remate será dado por el titular de la unidad operativa desconcentrada. En el caso de los bienes que superen el valor de menor cuantía se requerirá de manera obligatoria de la autorización de la máxima autoridad del Portafolio.
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n Los carteles indicarán el lugar al que se remitirán las ofertas, la fecha y la hora hasta las cuales se las recibirá, el lugar, la fecha y la hora en que tendrá lugar la apertura de los sobres y los demás particulares relativos a la clase y estado de los bienes, el lugar, fecha y hora en que los mismos pueden ser conocidos. La base de las ofertas se presentarán en sobre cerrado, acompañadas de las garantías correspondientes.
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n El pago del precio total será siempre a través de depósito en efectivo en la cuenta de ingresos institucional o mediante cheque certificado, por tanto, no se aceptarán ofertas de pagos a plazos.
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n Analizadas las ofertas, la junta de remates y ventas adjudicarán la venta y la notificarán mediante un cartel ubicado en la Dirección de Gestión Financiera de la planta central o en las áreas financieras de las unidades operativas desconcentradas, sin perjuicio de la notificación por escrito que se realizará a todos los oferentes dentro del día hábil siguiente.
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n Consignado el precio total de venta dentro del siguiente día hábil al de su adjudicación, se entregarán los bienes y se suscribirá la correspondiente acta de compra venta y entrega recepción de los bienes suscrita siguiendo las mismas disposiciones establecida para el mecanismo de remates.
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n Si se declarare desierta la venta