MES DE ABRIL DEL 2005 n
DIRECTOR ENCARGADO
n FUNCIÓNn EJECUTIVA
n ACUERDO:
n MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS: nn
092-2005n Habilítasen el SIGEF Integrador Web 2005 (SI-WEB) y expídese eln «Manual del Usuario» anexo, para su aplicación obligatoria en las instituciones del Sector Públicon no Financiero, los cuales están disponibles en el portaln www.sigef.gov.ec.
nn
ORDENANZAn MUNICIPAL:
nn
-n Cantón Patate: Quen regula el pago de dietas y asistencia a sesiones ordinarias yn extraordinarias de los señores concejales. n
n nn
nn
EL MINISTRO DE ECONOMÍA
n Y FINANZAS
nn
Considerando:
nn
Que, según lo establecido en el numeral 6 del Art.n 179 de la Constitución Política de la Repúblican del Ecuador, corresponde a los ministros de Estado expedir lasn normas, acuerdos y resoluciones que requiera la gestiónn ministerial:
nn
Que, el Art. 21 de la Ley Orgánica de Responsabilidad,n Estabilización y Transparencia Fiscal dispone que lasn máximas autoridades de cada entidad u organismo del sectorn público, enviarán mensualmente al Ministerio den Economía y Finanzas, la información contable yn presupuestaria, dentro de los 30 días del mes siguiente,n de acuerdos con las normas técnicas expedidas por esten Portafolio;
nn
Que, el Art. 13 de la Ley Orgánica de la Contralor!n a General del Estado prescribe que la contabilidad gubernamentaln que se debe establecer y mantener en cada instituciónn del Estado será de conformidad con las políticasn y normas que al efecto expida el Ministerio de Economían y Finanzas;
nn
Que, mediante Acuerdo 331 del 30 de diciembre del 2003, publicadon en la Edición Especial No. 2 del Registro Oficial deln 30 de enero del 2004, se actualizó y codificó losn Principios del Sistema de Administración Financiera, losn Principios y Normas Técnicas de Contabilidadn Gubernamental y se sustituyó el Catálogo Generaln de Cuentas y el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos;
nn
Que, es necesario que las instituciones que conforman el Sectorn Público no Financiero, dispongan del Manual del Usuarion del SIGEF Integrador-Web, como una guía metodológican para la efectiva y correcta utilización de la herramienta,n que sirve para el cumplimiento de sus obligaciones respecto an la entrega oportuna de la información financiera, elaboradan conforme la normativa técnica expedida por este Portafolio,n de manera que permita su adecuado procesamiento para la generaciónn de la información agregada y consolidada; y,
nn
En uso de la facultad privativa para expedir políticas,n normas y procedimientos técnicos en materia de
n Contabilidad Gubernamental, n
nn
Acuerda:
nn
Art. 1. Habilitar el SIGEF Integrador Web 2005 (SI- WEB) yn expedir el «Manual del Usuario» anexo, para su aplicaciónn obligatoria en las instituciones del Sector Público non Financiero, los cuales están disponibles en el portaln www.sigef.gov.ec
nn
Art. 2. El presente acuerdo entrará en vigencia a partirn de la fecha de su publicación en el Registro Oficial.
nn
Dado en el Distrito Metropolitano de Quito, a 12 de abriln del 2005
nn
f.) Econ. Mauricio Yépez Najas, Ministro de Economían y Finanzas
nn
Es copia, certifico,
nn
f.) Sonia Jaramillo de Andrade, Secretaria General del Ministerion de Economía y Finanzas- 12 de abril del 2005.
nn
REPUBLICA DEL ECUADOR
nn
MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS
nn
· SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD
n GUBERNAMENTAL
nn
· PROYECTO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
n DEL SECTOR PUBLICO
nn
SIGEF INTEGRADOR WEB – 2005
nn
MANUAL DEL USUARIO
nn
Este documento es propiedad del Ministerio de Economían y Finanzas.
nn
Fecha última actualización: Quito, 21 de marzon del 2005.
nn
De ser indispensable incorporar modificaciones a este manual,n luego de la fecha de la última actualización,n se las indicará, al pie de esta nota, con rojo y precisandon las páginas en que consten, para su fácil identificación.
nn
CONTENIDO
n
Página
nn
1. INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………n
n 1.1 Objetivo………………………………. ..
n 1.2 Fundamentos legales para la entrega al MEF de la informaciónn financiera.
n 1.3 Aplicación de la normativa y consolidaciónn de la información……………
nn
2. FUNCIONALIDAD DEL «SIGEF INTEGRADOR 2005» (SIn – WEB 2005)………….
n 2.1 Ingreso al Directorio Institucional………..
n 2.2 Acceso a la Aplicación………………..
n 2.3 Descripción del Directorio Institucional…
n 2.4 Ingreso de información………………..
nn
3. ELABORACIÓN DE ARCHIVOS PLANOS.
nn
3.1 Existencia de información en libros de Excel………………………………….
n 3.2 Configuración del separador decimal en su PC..n .
n 3.3 Presupuesto inicial.
n 3.4 Asiento de apertura
n 3.5 Ejecución presupuestaria..
n 3.6 Balance de comprobación (Sumas y Saldos)……………………………………..
nn
4. CARGAR ARCHIVOS PLANOS……….
nn
4.1 Presupuesto inicial……………………
n 4.2 Asiento de apertura…………………….
n 4.3 Ejecución presupuestaria……………
n 4.4 Balance de comprobación……………
nn
5. DETALLE DE TRANSFERENCIAS…………
nn
6. CODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA………
nn
6.1 Presupuesto General del Estado……..
nn
6.2 Presupuesto de gobiernos seccionales y empresas…………………………..
nn
7. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS
nn
8. SUPRESIÓN DE PUNTOS EN CÓDIGOS
nn
1. INTRODUCCIÓN
nn
Uno de los principales objetivos del Sistema de Administraciónn Financiera (SAFI), regido por el Ministerio de Economían y Finanzas, es obtener la agregación y consolidaciónn de la información contable y presupuestaria de las entidadesn del Sector Público no Financiero, con la finalidad den conocer su situación financiera, realizar la planificación,n el seguimiento y evaluación de la administraciónn de los recursos públicos que efectúan y contarn con los insumos necesarios para la elaboración de estadísticasn fiscales y las cuentas nacionales.
nn
Para facilitar la agregación y consolidaciónn de la información financiera, ésta debe estar estandarizadan a través del uso del clasificador presupuestario de ingresosn y gastos y el catálogo general de cuentas, constantesn en el Acuerdo Ministerial 182 del 29 de diciembre del 2001, publicadon en el Suplemento del Registro Oficial 249 del 22 de enero deln 2001 y sus actualizaciones. 1
nn
Para coadyuvar al logro de los objetivos propuestos, el Ministerion de Economía y Finanzas (MEF) dispone del software denominadon SIGEF Global, en el cual recibe la información financieran institucional, contable y presupuestaria, para procesarlan y generar los reportes agregados y consolidados requeridos porn los diferentes usuarios.
nn
Dentro del Sector Público no Financiero existen institucionesn .que disponen del sistema SIGEF Institucional, utilizadon para el procesamiento de su gestión financiera; pero tambiénn hay otras que no lo tienen y por tanto utilizan cualquier otron sistema informático o hasta procesos manuales, para eln registro de sus operaciones. Para rescatar la informaciónn financiera que producen las unas y las otras, el Organismo Rectorn de las Finanzas Públicas a puesto a su disposiciónn la herramienta informática «SIGEF Integrador 2005″n (SI-WEB 2005).
n ______________
n 1 Acuerdos Ministeriales 331. 237, 289. 290 y 322. ubicadosn en la Edición Especial No. 2 del Registro oficial deln 30 de enero del 2004 el primero y los siguientes en los Registrosn Oficiales 449 y 470 del 25 de octubre y 26 de noviembre del 2004n y el último del 17 de enero del 2005.
n 1.1 Objetivo
nn
El presente manual tiene como finalidad instruir a los contadoresn y analistas de presupuesto de las entidades del Sector Públicon no Financiero, respecto al procedimiento a seguir para ingresarn mensualmente al «SI-WEB 2005», la informaciónn financiera contable y presupuestaria institucional, quen recibirá el MEF, para la ulterior agregación yn consolidación de la información financiera.
nn
A más de la información mensual antes precisada,n en el mes de enero de cada año, se entregará aln MEF la siguiente información con corte al 31 de diciembren del año anterior, con sus correspondientes notas aclaratorias:
nn
· Balance de Comprobación «Acumulado»n (8 columnas);
nn
· Estado de Situación Financiera;
nn
· Estado de Resultados;
nn
· Estado de Flujo del Efectivo; y,
nn
· Estado de Ejecución Presupuestaria y sus anexos,n las cédulas presupuestarias de ingresos y gastos.
nn
1.2 Fundamentos legales para la entrega al MEF de la informaciónn financiera
nn
El Art. 97 de la Constitución Política de lan República del Ecuador, dice: ‘Todos los ciudadanos tendránn los siguientes deberes y responsabilidades, sin perjuicio den otros previstos en esta Constitución y la ley:»;n entre otros en su numeral 9, señala: «Asumir lasn funciones públicas como un servicio a la colectividad,n y rendir cuentas a la sociedad y a la autoridad, conforme a lan ley.».
nn
El Art. 120 de la «Suprema Ley» del Estado Ecuatorianon prescribe: «No habrá dignatario, autoridad, funcionarion ni servidor público exento de responsabilidades por losn actos realizados en el ejercicio de sus funciones, o por susn omisiones.».
nn
El Art. 121 dispone: «Las normas para establecer la responsabilidadn administrativa, civil y penal por el manejo y administraciónn de fondos, bienes o recursos públicos, se aplicaránn a los dignatarios, funcionarios y servidores de los organismon e instituciones del Estado.
nn
Los dignatarios elegidos por votación popular, losn delegados o representantes a los cuerpos colegiados de las institucionesn del Estado y los funcionarios y servidores públicos enn general, estarán sujetos a las sanciones establecidasn por comisión de delitos de peculado, cohecho, concusiónn y enriquecimiento ilícito. La acción para perseguirlosn y las penas correspondientes serán imprescriptiblesn y, en estos casos, los juicios se iniciarán y continuaránn aun en ausencia de los acusados. Estas normas tambiénn se aplicarán a quienes participen en estos delitos, aunquen no tengan las calidades antes señaladas; ellos seránn sancionados de acuerdo con su grado de responsabilidad.».
nn
Una de las formas de «rendir cuentas» a la sociedadn y a la autoridad, es a través de la entrega de la informaciónn financiera, que transparenta el cómo se han administradon y utilizado los «recursos públicos» puestosn a la disposición de los ciudadanos, al asumir funcionesn públicas. El Art. 13 de la Ley Orgánica de lan Contraloría General del Estado dispone: «Contabilidadn Gubernamental.- La Contabilidad Gubernamental, como parte deln sistema de control interno, tendrá como finalidades establecern y mantener en cada institución del Estado un sistema específicon y único de contabilidad y de información gerencialn que integre las operaciones financieras, presupuestarias,n patrimoniales y de costos, que incorpore los principios de contabilidadn generalmente aceptados aplicables al sector público, yn que satisfaga los requerimientos operacionales y gerencialesn para 11 toma de decisiones, de conformidad con las políticasn y normas que al efecto expida el Ministerio de Economían y Finanzas, o el que haga sus veces.».
nn
El Art. 21 de la Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilizaciónn y Transparencia Fiscal prescribe; «De la provisiónn de información.- Las máximas autoridades de cadan entidad u organismo del sector público enviarán,n mensualmente, dentro de los 30 días del mes siguiente,n al Ministerio de Economía y Finanzas, la informaciónn presupuestaria, financiera y contable, de acuerdo con las normasn técnicas, expedidas por ese Portafolio. Además,n remitirán trimestralmente la información de lan ejecución de sus planes operativos y de los planes den reducción de la deuda, si fuere del caso, para fines den consolidación y divulgación.».
nn
Con dichos antecedentes constitucionales y legales resultan claro y preciso señalar que la máxima autoridadn de cada institución pública, es la principal responsablen de la entrega de la información financiera al MEF, lan que debe producirse mensualmente y de acuerdo con los principiosn y normas técnicas expedidas por este Portafolio.
nn
1.3 Aplicación de la normativa y consolidaciónn de la información
nn
La información financiera producida en las entidadesn como resultado de la aplicación de la normativa del SAFI,n con cualquier sistema informático que dispongan (incluidon el SIGEF Institucional) o con procesos manuales, deberán ingresarse al SI-WEB 2005 en el transcurso de los treinta díasn del mes siguiente al cierre de cada período mensual; éstan corresponderá a la información acumulada hastan el mes anterior. Por ninguna razón se diferirán dicho cierre bajo el pretexto de realizar pagos o remitir aportesn fiscales o transferencias en el mes siguiente, correspondientesn al periodo anterior, ya que dichas operaciones afectan invariablementen al mes en que se ejecutan.
nn
Dicha normativa está destinada a estandarizar la informaciónn que producen los entes financieros públicos; a proporcionarn información confiable y oportuna, útil para lan toma de decisiones y para el control; a facilitar los procesosn de agregación y consolidación que tiene a su cargon la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental n del Ministerio de Economía y Finanzas, a viabilizar eln cumplimiento de la obligación de rendir cuentas a la sociedadn sobre el manejo de los recursos públicos; y, a prepararn la información que alimenta la generación de reportesn financieros de carácter internacional, como son las Cuentasn Nacionales, las Estadísticas Fiscales y la Cuenta Ahorro,n Inversión, Financiamiento de la Base Fiscal.
nn
2. FUNCIONALIDAD DEL «SIGEF INTEGRADOR
n 2005″ (SI – WEB 2005)
nn
La finalidad del SI-WEB 2005 es ingresar, mensualmente, lan información financiera producida en las instituciones,n mediante la «carga» de los archivos planos (.txt) deln asiento de apertura, la ejecución presupuestaria de ingresosn y gastos, los balances de comprobación de sumas y saldos,n y «digitando» el detalle de las transferencias recibidasn y entregadas; reportes que sirven para alimentar al sistema SIGEFn Global.
nn
2.1 Ingreso al Directorio Institucional
nn
El acceso a la herramienta se logra ingresando al portal www.sigef.gov.ec,n en el cual se observará la siguiente pantalla del Ministerion de Economía y Finanzas (Gráfico 1). En esta páginan consta bajo el título «Aplicaciones», el subtítulon «Directorio Institucional», al hacer un clic en eln se ingresa a la pantalla de «Acceso a la Aplicación».
nn
Gráfico 1: Pantalla general del MEF
n ANEXO GRAFICO 1
nn
2.2 Acceso a la Aplicación
nn
En la pantalla del Gráfico 2, el usuario digitarán los códigos de usuario y la clave que le ha proporcionadon el «MEF» previa solicitud llamando al teléfonon 1800-744333 (1800 sigef) del Proyecto de Administraciónn Financiera del Sector Público – SIGEF, los que sólon deberá conocer el personal autorizado y capacitado paran utilizar la aplicación; luego se hará un clic en
n «Entrar».
nn
Gráfico 2: Acceso a la aplicación
n ANEXO GRAFICO 2
nn
2.3 Descripción del Directorio Institucional
nn
Gráfico 3: Directorio Institucional
n ANEXO GRAFICO 3
nn
Gráfico 4: Mensajería
n ANEXO GRAFICO 4
nn
Gráfico 5: Mensajes
n ANEXO GRAFICO 5
nn
Gráfico 6: Información general
n ANEXO GRAFICO 6
nn
Gráfico 7: Información de dignatarios, funcionariosn y servidores
n ANEXO GRAFICO 7
nn
Gráfico 8: Cambio de clave
n ANEXO GRAFICO 8
nn
2.4 Ingreso de información
nn
El ingreso «mensual» de la información financieran al SI- WEB 2005, ocurre como se mencionó antes, cargandon archivos planos y digitando el detalle de transferencias; paran cargar o subir los archivos .txt y digitar el detalle de transferencias,n se observarán los procedimientos descritos en los numeralesn 4 y 5 de este Manual.
nn
El proceso para elaborar archivos .txt se detalla en el numeraln 3 que sigue, para guardar dichos archivos se recomienda crearn dentro de la raíz (C:) el directorio «Información-2005»;n allí podrán ser fácilmente ubicados paran subirlos al SI-WEB, o se los copiará a un disquete enn el drive (A:) en el caso de que no se disponga de i internetn en la institución y se deba acudir a algún lugarn con el fin de alquilar el servicio.
nn
En el año 2005, la primera información a cargarsen será la del Presupuesto Inicial:
nn
a) En el caso de las Instituciones del Gobierno Central, lasn Descentralizadas y Autónomas y las de Seguridad Social,n que constituyen el Presupuesto General del Estado, sus presupuestosn iniciales vienen ya «precargados» en el sisteman y debidamente cuadrados por fuentes de financiamiento; y,
nn
b) Las instituciones del Régimen Seccional Autónomon y las Empresas Públicas lo subirán mediante susn archivos txt.
nn
El siguiente paso será cargar el asiento de aperturan o inicial y la información contable y presupuestaria acumulada,n correspondiente a cada mes que se informe a partir de enero.
nn
3 ELABORACIÓN DE ARCHIVOS PLANOS
nn
3.1 Existencia de información en libros de Excel
nn
Los funcionarios y/o los servidores de los entes públicosn que disponen de sistemas informáticos, requeriránn a sus proveedores la emisión automática de losn archivos .txt para contar con ella y poder subirla al SI-WEBn 2005, o en su defecto exigirán que al menos se les permitan bajarla a Excel, para proceder luego a convertirlos; sea quen los dispongan o los conviertan, ingresarán la informaciónn en la forma indicada en el numeral 4.
n En las instituciones que no disponen de sistemas informáticos,n para iniciar el proceso de elaboración de los archivosn planos (.txt), la información contable y presupuestarian deberá estar disponible en libros en Excel; la estructuran y contenido de la información se precisa a continuación,n en los respectivos numerales de instrucción.
nn
Las columnas del libro de Excel que contienen conceptos yn códigos (cuentas y partidas), es indispensable se losn formatee tipo texto, en cambio, los campos que contiene valoresn monetarios, el formato será numérico; para hacerlon se elegirá en el menú principal de Excel la opciónn «Formato», en las opciones que se desprenden «Celdas»n y en la ventana de diálogo que aparece luego, elegir lan categoría «Texto» para el un caso y para eln otro, la categoría «Número», sin separadorn de miles y con dos posiciones decimales.
nn
3.2 Configuración del separador decimal en su PC
nn
La aplicación SI-WEB 2005 tiene una serie de controlesn y validaciones que tienen que cumplirse para que los datos ingresadosn puedan ser guardados, entre los principales comprueba que: losn totales del Debe y Haber sean iguales; los códigos den las cuentas de Nivel 1 ó 2 utilizadas existan en el Catálogon General de Cuentas; el clasificador presupuestario exista; lasn longitudes de las partidas correspondan a lo indicado en el numeraln 6; el Compromiso y el Devengado no superen la Asignaciónn Codificada, el número de columnas sea el debido en cadan reporte; que la asignación inicial de Ingresos y Gastosn sean iguales; que cuadren el presupuesto por fuentes de financiamiento,n etc.
nn
Para optimizar el rendimiento del SI-WEB 2005, se debe configurarn en su PC el punto (.) como separador decimal y la coma (,) comon separador de miles, para hacerlo se seguirá el siguienten procedimiento:
nn
Gráfico 9: Inicio del proceso de Configuraciónn de su PC
n ANEXO GRAFICO 9
nn
Gráfico 10: Menú Inicio
n ANEXO GRAFICO 10
nn
Gráfico 11: Categoría opciones regionales den idiomas y de fecha y hora.
n ANEXO GRAFICO 11
nn
Gráfico 12: Elegir tarea para cambiar formato
n ANEXO GRAFICO 12
nn
Gráfico 13: Selección de la viñeta «Opcionesn regionales» y el botón «Perzonalizar»
n ANEXO GRAFICO 13
nn
Gráfico 14: Modificar símbolos decimal y den separación de miles
n ANEXO GRAFICO 14
nn
3.3 Presupuesto inicial
nn
Los presupuestos de las entidades que constituyen el Presupueston General del «Estado se cargan automáticamente a lan aplicación; las demás instituciones del Sectorn Público no Financiero elaborarán el archivo planon (.txt) de sus presupuestos iniciales y observarán el procedimienton de carga descrito en el numeral 4 de este Manual.
nn
A continuación y como ejemplo, con datos del ejercicion fiscal 2005, se elabora el archivo plano del presupuesto inicialn de una entidad del régimen seccional autónomo,n las que deberán cargar el archivo plano del presupueston inicial.
nn
En los municipios la estructura de la partida varían según se trate de ingresos o gastos, como se explica enn el numeral 6.2 de este Manual.
nn
En la hoja de Excel, los campos necesarios para elaborar eln archivo .txt del presupuesto inicial de ingresos y gastos sonn 3: código de la partida presupuestaria, denominaciónn de la partida y los valores de la asignación inicial;n para hacerlo se seguirán los siguientes pasos:
nn
a) Ubicar el presupuesto inicial de ingresos y gastos en eln libro de Excel donde se halle, el cual tendrá la estructuran que se presenta en el Gráfico 15;
nn
Gráfico 15: Presupuesto inicial institucional
n ANEXO GRAFICO 15
n b) Copiarlo en un nuevo documento en blanco de Excel asín (ver Gráfico 16): hacer un clic en el vértice izquierdon de la hoja de cálculo, sobre la fila 1 y a la izquierdan de la columna A, para seleccionar el rango a copiar; presionarn el icono «Copiar»; luego el icono «Nuevo»,n en el cual, ubicándose en la primera fila y columna sen usará el icono «Pegar»;
nn
Gráfico 16: Copia a un nuevo documento
n ANEXO GRAFICO 16
nn
c) En la copia obtenida en el nuevo documento, eliminar lasn filas de encabezamiento, totales, separaciones y las líneas,n hasta que el archivo quede como en el Gráfico 17. Verificarn que no hayan filas ni columnas en blanco, que los códigosn de partidas no tengan puntos de separación (ver numeraln 8); la columna de valores (C), como se precisó en el numera!n 3, debe configurarse usando la opción Formato, Celdas,n categoría Número, con dos decimales y sin separadorn de miles (Observar diferencia entre los gráficos 16 yn 17 en el contenido de la columna C). Se recomienda además,n eliminar al menos 5 filas y columnas en blanco, contiguas a lan información;
nn
Gráfico 17: Eliminar elementos en el nuevo documento
n ANEXO GRAFICO 17
nn
d) En el menú principal elegir la opción «Archivo»,n en ella «Guardar como»; al hacerlo aparece la ventanan de diálogo (Gráfico 18), en la que se seleccionarán el directorio «Información-2005», que es donden se desea guardar el archivo plano, se le dará el nombren que el usuario estime apropiado para su fácil identificaciónn (Ppto-Inicial), luego en «Guardar como tipo», elegirn «Texto delimitado por tabulaciones» y finalmente «Guardar»;n y,
nn
Gráfico. 18: Definiciones para guardar el archivo plano
n ANEXO GRAFICO 18
nn
e) Tras elegir el botón «Guardar» en la pantallan anterior, aparecen los siguientes mensajes (Gráficos 19n y 20), en los que se utilizará los botones «Aceptar»n y «Si», respectivamente.
nn
Gráfico 19: Mensaje 1
n ANEXO GRAFICO 19
nn
Gráfico 20: Mensaje 2
n ANEXO GRAFICO 20
nn
Finalmente para cerrar el nuevo documento que contiene eln presupuesto inicial de ingresos y gastos, que sirvió paran elaborar el archivo plano en la forma descrita hasta el Gráficon 20, se elegirá «Archivo» en el menú principaln y luego la opción «Cerrar»; al hacerlo aparecerán el mensaje que consta en el Gráfico 21, en el cual deberán presionarse el botón «No» para poder salir.n
nn
Gráfico 21: Salir del nuevo libro de Excel
n ANEXO GRAFICO 21
nn
3.4 Asiento de apertura
nn
Para elaborar el «archivo .txt» del asiento de apertura,n los campos necesarios son 4: códigos de cuentas, denominaciónn de las mismas y los valores del Debe y Haber; para hacerlo sen observará el procedimiento que se detalla a continuación.
nn
a) Ubicar este archivo en el libro de Excel donde se halle,n el cual tendrá la estructura que consta en el Gráficon 22;
nn
Gráfico 22: Asiento de apertura
n ANEXO GRAFICO 22
nn
b) Copiarlo en un nuevo documento en blanco de Excel asín (ver Gráfico 23): hacer un clic en el vértice izquierdon de la hoja de cálculo, sobre la fila 1 y a la izquierdan de la columna A, para seleccionar el rango a copiar; presionarn el icono «Copiar»; luego el icono «Nuevo»,n en el cual ubicándose en la primera fila y columna sen usará el icono «Pegar»;
nn
Gráfico 23: Copia a un nuevo documento
n ANEXO GRAFICO 23
nn
c) En la copia obtenida en el nuevo documento, eliminar lasn filas de encabezamiento, totales, separaciones y las líneas,n hasta que el archivo quede como en el Gráfico 24. Verificarn que no hayan filas ni columnas en blanco, que los códigosn de cuentas no tengan puntos de separación (ver numeraln 8) y que las cuentas se hallen a los niveles 1 y 2, tal comon constan en el Catálogo General de Cuentas; las columnasn de valores (C y D), deben configurarse como se precisón en el numeral 3;
nn
Gráfico 24: Eliminar elementos en el nuevo documento
n ANEXO GRAFICO 24
nn
d) En el menú principal elegir la opción «Archivo»,n en ella «Guardar como»; al hacerlo aparece la ventanan de diálogo (Gráfico 25), en la que se seleccionarán el directorio «Información-2005», donde se desean guardar el archivo plano, le dará el nombre que el usuarion estime apropiado para su fácil identificación;n luego en «Guardar como tipo» al pie, elegir la opciónn «Texto delimitado por tabulaciones» y finalmente «Guardar»;n y,
nn
Gráfico 25: Definiciones para guardar el archivo plano
n ANEXO GRAFICO 25
nn
e) Tras elegir el botón «Guardar» en el pason anterior, aparecerán mensajes similares a los referidosn en los gráficos 19 y 20, a los que se responderán «Aceptar» y «Si», respectivamente.
nn
Finalmente para cerrar el libro de Excel que contiene el asienton de apertura, que sirvió para elaborar el archivo planon en la forma descrita hasta el Gráfico 25, se elegirán «Archivo» en el menú principal, luego la opciónn «Cerrar»; al hacerlo aparecerá el mensaje similarn al del Gráfico 21, en el cual deberá presionarsen el botón «No» para poder salir.
nn
3.5 Ejecución presupuestaria
nn
Como se puede observar en el Gráfico 26, los camposn de la ejecución presupuestaria de ingresos son 7: códigon de la partida, denominación, asignación inicial,n reformas, asignación codificada, devengado y saldo porn devengar; en cambio, los campos de la ejecución presupuestarian de gastos son 9: código de la partida, denominación,n asignación inicial, reformas, asignación codificada,n comprometido, saldo a comprometer, devengado y saldo por devengar.
nn
Los dos reportes serán unificados en un sólon archivo de Excel, como paso previo a la elaboración deln archivo plano; para hacerlo se seguirán los siguientesn pasos:
nn
a) Ubicar el reporte que contenga las cédulas presupuestariasn de ingresos y de gastos en el libro de Excel donde se hallen;
nn
Gráfico 26: Cédula presupuestaria de ingresosn y gasto
n ANEXO GRAFICO 26
nn
b) Copiarlo en un nuevo documento en blanco de Excel así,n (ver Gráfico 27): hacer un clic en el vértice izquierdon de la hoja de cálculo, sobre la fila 1 y a la izquierdan de la columna A, para seleccionar el rango a copiar; presionarn el icono «Copiar», luego el icono «Nuevo»,n en el cual ubicándose en la primera fila y columna sen usará el icono «Pegar»;
nn
Gráfico 27: Copia a un nuevo documento
n ANEXO GRAFICO 27
nn
c) En la copia obtenida eliminar en la cédula de ingresosn la columna saldo por devengar; al hacerlo se elimina tambiénn en la cédula de gastos la columna saldo a comprometer;n en esta última eliminar también la columna saldon por devengar;
n d) En la cédula de ingresos copiar la columna «Devengado»n a la columna ( G ) y en la columna ( F ) borrar el títulon y llenarla con ceros, como indica la flecha del Gráficon 28;
nn
Gráfico 28: Eliminar y aumentar campos en el nuevon documento
n ANEXO GRAFICO 28
nn
e) Eliminar filas de encabezamiento, totales, separacionesn y suprimir las líneas de división, hasta que queden como en el Gráfico 29. Verificar que no hayan filas nin columnas en blanco, que los códigos de las partidas non tengan puntos de separación; las columnas de valores (C,n D, E, F y G) deben configurarse como se precisó en eln numeral 3;
nn
Gráfico 29: Eliminar elementos en el nuevo documento
n ANEXO GRAFICO 29
nn
f) En el menú principal elegir la opción «Archivo»,n en ella «Guardar como»; aparecerá la ventanan de diálogo del Gráfico 30, donde se seleccionarán el directorio «Información-2005», donde se desean guardar el archivo plano, se le dará el nombre apropiado,n luego en «Guardar como tipo» al pie, elegir la opciónn «Texto delimitado por tabulaciones» y finalmente
n «Guardar»; y,
nn
Gráfico 30: Definiciones para guardar el archivo plano
n ANEXO GRAFICO 30
nn
g) Tras elegir el botón «Guardar» en el pason anterior, aparecerán mensajes similares a los referidosn en los gráficos 19 y 20, a los que se responderán «Aceptar» y «Si», respectivamente.
nn
Finalmente para cerrar el libro de Excel que contiene la ejecuciónn presupuestaria, que sirvió para elaborar el archivo planon en la forma descrita hasta el Gráfico 30, se elegirán «Archivo» en el menú principal y luego la opciónn «Cerrar»; al hacerlo aparecerá el mensaje similarn al del Gráfico 21, en el cual deberá presionarsen el botón «No» para poder salir.
nn
3.6 Balance de comprobación (Sumas y Saldos)
nn
Para elaborar el archivo .txt del balance de comprobación,n los campos necesarios son: código y denominaciónn de las cuentas, columnas Debe y Haber para el balance de sumasn y columnas Deudor y Acreedor para el balance de saldos; paran hacerlo se observará el siguiente procedimiento:
nn
a) Ubicar el Balance de Comprobación de Sumas y Saldosn en el libro de Excel donde se halle, el cual deberá tenern la estructura que aparece en el Gráfico 31;
nn
Gráfico 31: Balance de comprobación
n ANEXO GRAFICO 31
nn
b) Copiarlo en un nuevo documento en blanco de Excel así,n (ver Gráfico 32): hacer un clic en el vértice izquierdon de la hoja de cálculo, sobre la fila 1 y a la izquierdan de la columna A, para seleccionar el rango a copiar; presionarn el icono «Copiar» y «Nuevo», en el cual ubicándosen en la primera celda se usará el icono «Pegar»;
nn
Gráfico 32: Copia a un nuevo documento
n ANEXO GRAFICO 32
nn
c) En la copia obtenida en el nuevo documento eliminar filasn y líneas, hasta que quede el archivo como en el Gráficon 33. Verificar que no hayan filas ni columnas en blanco, que losn códigos de cuentas no tengan puntos de separaciónn y que las cuentas se hallen a los niveles 1 y 2, tal como constann en el Catálogo General de Cuentas; las columnas de valoresn (C, D, E, y F), deben configurarse como se precisó enn el numeral 3;
nn
Gráfico 33: Eliminar elementos en el nuevo documento
n ANEXO GRAFICO 33
nn
d) En el menú principal elegir la opción «Archivo»,n en ella «Guardar como»; al hacerlo aparece la ventanan de diálogo (Gráfico 34), en la que se seleccionarán el directorio «Información-2005», donde se desean guardar el archivo plano, se le dará el nombre apropiado,n luego en «Guardar como tipo» al pie, la opciónn «Texto delimitado por tabulaciones» y finalmente «Guardar»;n y,
nn
Gráfico 34: Definiciones para guardar el archivo plano
n ANEXO GRAFICO 34
nn
e) Tras elegir el botón «Guardar» en el pason anterior, aparecerán mensajes similares a los referidosn en los gráficos 19 y 20, a los que se responderán «Aceptar» y «Si», respectivamente.
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Finalmente para cerrar el libro de Excel que contiene el balancen de comprobación de sumas y saldos, que sirvió paran elaborar el archivo plano en la forma descrita hasta el gráficon anterior, se elegirá «Archivo» en el menún principal y luego la opción «Cerrar»; al hacerlon aparecerá el mensaje similar al del Gráfico 21,n en el cual deberá presionarse el botón «No»n para poder salir.
nn
4 CARGAR ARCHIVOS PLANOS
nn
Al entrar al sistema y luego de digitar los datos de identificaciónn indicados en el numeral 2.2 de este manual, el SI-WEB muestran la pantalla del Gráfico 35, la cual reportará enn los recuadros de los diferentes meses, que informaciónn ha sido ingresada y las novedades que presenta, para lo que sen utilizan las siglas constantes al pie de la pantalla (B, S, X),n donde también se hallan sus significados; al ingresarn por primera vez, se hallarán los recuadros «vacíos»n y los mensajes en rojo, salvo en el caso de las institucionesn que conforman el Presupuesto General del Estado, en las cualesn aparecerá una «B» en la casilla del presupueston inicial, por la carga automática referida en el numeraln 3.3.
nn
En el recuadro de Estado, la letra A significa abierto y lan C cerrado el período; en el recuadro Sobregiro se hallarán la letra S en rojo o la N, según exista o no sobregirosn en partidas de gastos.
nn
Gráfico 35: Pantalla inicial del SI-WEB
n ANEXO GRAFICO 35
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4.1 Presupuesto inicial
nn
En las entidades que integran el Presupuesto General del Estado,n el presupuesto inicial ha sido cargado automáticamente,n lo cual se puede verificar entrando a la aplicación yn presionando el botón «Control», en la pantallan del Gráfico 36 indica tal hecho.
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Gráfico 36: Presupuesto inicial (PGE) precargado
n ANEXO GRAFICO 36
nn
En las instituciones fuera del Presupuesto General del Estado,n se observará el siguiente procedimiento para «cargar»n el presupuesto inicial:
nn
a) Se dará un clic sobre el botón que contienen el título «Presupuesto», como resultado aparecerán la siguiente pantalla:
nn
Gráfico 37: Carga del presupuesto inicial
n ANEXO GRAFICO 37
nn
b) Obtenido el archivo plano del presupuesto inicial, segúnn 3.3, se hará un clic en el botón «Examinar»n que está al pie de la página, para seleccionarn el archivo a cargar;
nn
c) Como consecuencia de la acción anterior aparecerán la ventana de diálogo que consta en el Gráficon 38, en la que en «Buscar en» se presionará eln botón (V) para desplegar su contenido y ubicar el directorion «Información-2005», donde el usuario guardón el archivo plano del presupuesto inicial; al ubicarlo harán un clic en el y luego en el botón «Abrir»;
nn
Gráfico 38: Ubicación del archivo
n ANEXO GRAFICO 38
n d) Al hacerlo el cuadro de texto que está al lado izquierdon del botón «Examinar» se llenará con eln nombre del directorio y archivo seleccionados, como se indican en el Gráfico 39; y,
nn
Gráfico 39: Ubicación en «Examinar»n del archivo a cargar
n ANEXO GRAFICO 39
nn
e) Ubicado el archivo plano se elegirá el botónn «Cargar»; como resultado de esta acción, enn la parte inferior de la pantalla (Gráfico 40) aparecerán un listado con los datos cargados, los cuales estaránn totalizados y se podrá observar 10 filas por página,n pudiendo el usuario desplazarse de una a otra haciendo un clicn en el número secuencial de ellas (1, 2, 3, etc.) o podrán mirar un número mayor de datos, usando la opciónn «Registros por Página» y usar los ascensoresn vertical y horizontal.
nn
Gráfico 40: Datos cargados por página
n ANEXO GRAFICO 40
nn
Ubicando el cursor en los títulos: Partida, Nombren de la Partida e Inicial de la información cargada y sen presiona en alguno de ellos, se obtendrá un ordenamienton de los datos en forma ascendente o descendente.
nn
De producirse algún error en la carga de algúnn archivo plano, cualquiera sea éste (4.1, 4.2, 4.3 y 4.4),n el sistema desplegará mensajes en color rojo en la parten inferior de la pantalla, los cuales deberán corregirsen en el archivo de Excel para repetir el proceso de carga, puesn el SI-WEB no permite realizar modificaciones directamente enn la pantalla
nn
Gráfico 41: Bajar a Excel los datos cargados
n ANEXO GRAFICO 41
nn
Los datos subidos al SI-WEB pueden ser bajados a una hojan de Excel por los usuarios, observar en el Gráfico 42;n para ello presionará el botón «Abrir en Excel»n que está en la parte inferior derecha de la pantalla yn podrán guardarla en una hoja de Excel, para fines de comprobación.
nn
Gráfico 42: Excel con los datos cargados
n ANEXO GRAFICO 42
nn
4.2 Asiento de apertura
nn
Para cargar el archivo plano del asiento de apertura se procederán así:
nn
a) Se dará un clic sobre el recuadro que contiene eln título «Contabilidad», como resultado aparecerán la siguiente pantalla:
nn
Gráfico 43: Carga del asiento de apertura
n ANEXO GRAFICO 43
nn
b) Obtenido el archivo plano del asiento de apertura, segúnn 3.4, se hará un clic en el botón «Examinar»n que está al pie de la página, para seleccionarn el archivo a cargar;
nn
c) Como consecuencia de la acción anterior aparecerán la ventana de diálogo que consta en el Gráficon 44, en la que en «Buscar en» se presionará eln botón (V) para desplegar su contenido y ubicar el directorion «Información-2005» donde el usuario guardón el archivo plano del asiento de apertura; al ubicarlo harán un clic en el y luego en el botón «Abrir»;
nn
Gráfico 44: Ubicación del archivo
n ANEXO GRAFICO 44
nn
d) Al hacerlo el cuadro de texto que está al lado izquierdon del botón «Examinar» se llenará con eln nombre del directorio y archivo seleccionados, como se indican en el Gráfico 45;
nn
Gráfico 45: Ubicación en «Examinar»n del archivo a cargar
n ANEXO GRAFICO 45
n e) Ubicado el archivo plano se elegirá el botónn «Cargar»; como resultado de esta acción, enn la parte inferior de la pantalla (Gráfico 46) aparecerán un listado con los datos cargados, los cuales estaránn totalizados y se podrá observar 10 filas por página,n pudiendo el usuario desplazarse de una a otra haciendo un clicn en el número secuencial de ellas (1, 2, 3, etc.) o podrán mirar un número mayor de datos, eligiendo la opciónn «Registros por Página» y usar los ascensoresn vertical y horizontal.
nn
Gráfico 46: Datos cargados por página
n ANEXO GRAFICO 46
nn
Ubicando el cursor en los títulos: Cuenta, Nombre den la Cuenta, Debe y Haber de la información cargada y sen presiona en alguno de ellos, se obtendrá un ordenamienton de los datos en forma ascendente o descendente.
nn
Nótese en el asiento de apertura que los valores monetariosn sólo pueden constar en la columna del Debe o el Haber,n según corresponda al saldo de las cuentas; no podránn cargarse valores con signo negativo. Si en el Debe consta unn valor, en el Haber constará 0.00 y viceversa; consecuentemente,n ninguna fila estará en blanco.
nn
Una vez realizada la carga de la información del presupueston inicial y del asiento de apertura, es decir terminado el proceson de carga de datos iniciales, se hará un clic en el recuadron del título «Control», lo que permitirán conocer algunos datos y efectuar la impresión de la páginan del Gráfico 47, en la que para enviar la informaciónn y habilitar el siguiente periodo, se presionará el botónn «Cerrar Período», lo cual permitirá remitirn la información que ha sido subida y habilitarán el sistema para proceder a subir la información del siguienten período.
nn
Gráfico 47: Pantalla de cierre y cambio de período
n ANEXO GRAFICO 47
nn
A más de la información del presupuesto inicialn y el asiento de apertura, cargada en la forma indicada en losn numerales 4.1 y 4.2, mensualmente deberá subirse la ejecuciónn presupuestaria, los balances de comprobación de «sumas»n y «saldos» y las transferencias recibidas y entregadasn debidamente detalladas, de enero a diciembre, para lo cual sen observarán similares procedimientos a los descritos anteriormente.n
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4.3 Ejecución presupuestaria
nn
Para cargar la ejecución presupuestaria se seguirán el siguiente proceso:
nn
a) Se dará un clic sobre el recuadro que contiene eln título «Presupuesto», como resultado aparecerán la pantalla del Gráfico 48;
nn
b) Obtenido el archivo plano de la ejecución presupuestaria,n según 3.5, se hará un clic en el botón «Examinar»,n para seleccionar el archivo a cargar;
nn
Gráfico 48: Carga de la ejecución presupuestaria
n ANEXO GRAFICO 48
nn
c) Como consecuencia de la acción anterior aparecerán la ventana de diálogo que consta en el Gráficon 49, en la que en «Buscar en» se presionará eln botón (V) para desplegar su contenido y ubicar el directorion «Información-2005» donde el usuario guardón el archivo plano de la ejecución presupuestaria del mesn de enero; al ubicarlo hará un clic en el y luego en eln botón «Abrir»;
nn
Gráfico 49: Ubicación del archivo
n ANEXO GRAFICO 49
nn
d) Al hacerlo el cuadro de texto que está al lado izquierdon del botón «Examinar» se llenará con eln nombre del directorio y archivo seleccionados, como se indican en el Gráfico 50; y,
nn
Gráfico 50: Ubicación en «Examinar»n del archivo a cargar
n ANEXO GRAFICO 50
n e) Ubicado el archivo plano se elegirá el botónn «Cargar»; como resultado de ésta acción,n en la parte inferior de la pantalla (Gráfico 51) aparecerán un listado con los datos cargados, los cuales estaránn totalizados y se podrá observar 10 filas por página,n pudiendo el usuario desplazarse de una a otra haciendo un clicn en el número secuencial de ellas (1, 2, 3, etc.) o podrán mirar un número mayor de datos, eligiendo la opciónn «Registros por página» y usar las barras den desplazamiento vertical y horizontal.
nn
Gráfico 51: Datos cargados por página
n ANEXO GRAFICO 51
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En caso de que eventualmente se susciten sobregiros se losn podrá identificar fácilmente, pues constaránn dentro del detalle y en la nota al pie, con color rojo, lo quen advertirá respecto a que ese problema amerita una inmediatan solución, a través del trámite y aprobaciónn de las reformas presupuestarias necesarias. Con los ascensoresn vertical y horizontal se podrá desplazar de un lado an otro, para observar el contenido del detalle de la carga realizada.
nn
Al hacer un clic en el botón «Control», enn la pantalla se observará que la ejecución presupuestarian del mes de enero ha sido subida; si ésta ha tenido sobregiros,n es decir, se ha «devengado» valores mayores que lan asignación codificada en ingresos y/o en gastos.
nn
Luego sin cerrar el período, se presionará eln botón «Contabilidad» para continuar con el proceso.
nn
Gráfico 52: Ejecución presupuestaria subida
n ANEXO GRAFICO 52
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4.4 Balance de comprobación
nn
Para cargar el archivo plano del balance de comprobaciónn se procederá así:
nn
a) Se dará un clic en el botón «Contabilidad»,n como resultado aparecerá la siguiente pantalla:
nn
Gráfico 53: Carga del balance de comprobación
n ANEXO GRAFICO 53
nn
b) Obtenido el archivo plano del balance de comprobaciónn de sumas y saldos, según 3.6, se hará un clic enn el botón «Examinar» que está al pie den la página, para seleccionar el archivo a cargar;
nn
c) Como consecuencia de la acción anterior aparecerán la ventana de diálogo que consta en el Gráficon 54, en la que en «Buscar en» se presionará eln botón (V) para desplegar su contenido y ubicar el directorion «Información-2005» donde el usuario guardón el archivo plano del balance de comprobación de sumasn y saldos; al ubicarlo hará un clic en el y luego en eln botón «Abrir»;
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Gráfico 54: Ubicación del archivo
n ANEXO GRAFICO 54
nn
d) Al hacerlo el cuadro de texto que está al lado izquierdon del botón «Examinar» se llenará con eln nombre del directorio y archivo seleccionados, como se indican en Gráfico 55; y,
nn
Gráfico 55: Ubicación en «Examinar»n del archivo a cargar
n ANEXO GRAFICO 55
nn
e) Ubicado el archivo plano se elegirá el botónn «Cargar»; como resultado de esta acción, enn la parte inferior de la pantalla (Gráfico 56) aparecerán un listado con los datos cargados, los cuales estaránn totalizados y se podrá observar 10 filas por página,n pudiendo el usuario desplazarse de una a otra haciendo un clicn en el número secuencial de ellas (1, 2, 3, etc.) o podrán mirar un número mayor de datos, eligiendo la opciónn «Registros por página» y usar los ascensoresn vertical y horizontal.
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Gráfico 56: Datos cargados por página
n ANEXO GRAFICO 56
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Ubicando el cursor en los títulos: Cuenta, Nombre den la Cuenta, Sumas Debe, Sumas Haber, Saldo Deudor y Saldo Acreedorn de la información cargada y se presiona en alguno de ellos,n se obtendrá un ordenamiento de los datos en forma ascendenten o descendente.
nn
Al terminar la carga del balance de comprobación den sumas y saldos, automáticamente se activa el recuadron con el título «Detalle de Transferencias», enn el cual se ingresarán «digitando» los datosn precisados en el numeral 5 de este manual.
nn
5 DETALLE DE TRANSFERENCIAS
nn
Corresponde al detalle de aportes y transferencias corrientesn y de capital «recibidos» o «entregados» porn la institución, en los cuales aparece como «Auxiliar»n una entidad del Sector Público no Financiero, entre lasn que estará el Tesoro Nacional. Las cuentas en las cualesn se registra el «devengado» de este tipo de movimientosn son las Cuentas por Cobrar y por Pagar que constan a continuación:
nn
11315 Cuentas por Cobrar Aporte Fiscal Comente
nn
11325 Cuentas por Cobrar Aporte Fiscal de Capital
nn
11318 Cuentas por Cobrar Transferencias y Donaciones
n Corrientes
nn
11328 Cuentas por Cobrar Transferencias y Donaciones de
n Capital
nn
21358 Cuentas por Pagar Transferencias Corrientes
nn
21378 Cuentas por Pagar Transferencias de Inversión
nn
21388 Cuentas por Pagar Transferencias de Capital
nn
La lista de auxiliares» está disponible sólon para las transacciones ocurridas con las cuentas desde la 11318n hasta la 21388 del listado anterior y permite identificar a lasn entidades de las que se ha recibido o a las que se ha entregadon transferencias; de no encontrarse la institución requeridan en la lista, se seleccionará «Otros».
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La lista antes mencionada no está habilitada para lasn dos primeras cuentas (11315 y 11325), porque el únicon «Auxiliar» que ellas tienen es el Tesoro Nacional yn su relación ya está preestablecida.
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Gráfico 57: Detalle de transferencias
n ANEXO GRAFICO 57
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Haciendo un clic en el botón «Detalle de Transferencias»,n automáticamente aparecerán señaladas conn un punto a la izquierda (·) las cuentas que han tenidon movimiento en el transcurso del periodo al que corresponde eln Balance de Comprobación subido en el numeral anterior;n las cuentas «activadas» podrán ser una o varias.
nn
En la SI-WEB 2005 se ingresarán, de uno en uno, losn flujos deudores y acreedores de cada cuenta marcada con el punto;n para ingresar la información se dará un clic enn el botón «Añadir», al hacerlo apareceránn una fila de cuadros de texto en los que «se digitará»n el día, número de asiento, valor del Debe y/o deln Haber, con los que se registraron contablemente «todas yn cada una» de las transferencias recibidas y entregadas porn la institución, correspondientes al período quen se informa, hasta que cuadren con los valores que constan enn las casillas «Total Flujos» y se identificaránn a los remitentes o destinatarios de aquellas en la casilla «Auxiliar».
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Gráfico 58: Ingreso de transferencias del periodo
n ANEXO GRAFICO 58
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No deberán ingresarse valores por la suma de dos on más transferencias, aún cuando contablemente sen las hubiere agregado y registrado en un sólo asiento;n el requerimiento es detallarlas una por una. De haberse descontadon algún fideicomiso, de alguna transferencia, el valor an ingresarse será el total, no la diferencia resultante.
nn
Luego de digitar los datos de una fila: día (> 1n < 31), número de asiento, valores del Debe y Habern y de ubicar el «Auxiliar» del remitente o destinatarion de la transferencia, pulsar nuevamente el botón «Añadir»n para ingresar más registros. Si se requiriera bo