TÉCNICAS PARA MEDIACIÓN Y ARBITRAJE
Negociadores extrajudiciales

Por: Dr. Manuel Posso Zumárraga
Consultor Privado en Calidad, Productividad y Seguros Sociales

E N NUESTRA PROFESIÓN , en nuestra vida familiar, y en la administración de la «cosa pública», experimentamos la sensación de vivir en un mundo complicado, donde la Administración de justicia produce, inseguridad e impunidad jurídica, donde nuestras leyes son direccionadas a intereses creados para destruir la institucionalidad pública y privada, los problemas de los ecuatorianos en las relaciones con el Estado y entre particulares, han perdido todo signo de confianza en casi todas las Instituciones de control jurídico del Estado.

En esta etapa de indefensión jurídica, es cuando se tiene que provocar otras formulas más ágiles y sencillas de negociar nuestras propuestas, nuestros proyectos y nuestros conflictos, y es allí donde surge con fuerza los Centros de Mediación y Arbitraje con la participación activa de las partes en conflicto y/ o someter sus problemas en forma extrajudicial, con soluciones que tengan un carácter de sentencias obligatorias para las partes, con ahorro de tiempo y recursos económicos y el consabido estrés que produce la burocracia indolente.

La capacitación a los negociadores extrajudiciales

Una negociación exitosa defendiendo nuestras propias ideas en forma extrajudicial, debería bastarnos para hacer evolucionar el ambiente del que nos sentimos responsables, aplicando a todos nuestros problemas , conflictos, acuerdos, propuestas, Convenios, etc., la siguiente metodología

Cuándo y por qué defender nuestras propias ideas

Para defender adecuadamente nuestras propias ideas, fuera de juicio, y para llegar a cabo una negociación con éxito, hay que adoptar un cierto comportamiento «a priori» basados en ciertas convicciones, actitudes, y técnicas sencillas como las siguientes:

a. Conceder a la otra parte o al interlocutor, el derecho a la diferencia de opinión, o criterio, afirmando la propia identidad;
b. Creer en la posibilidad de enriquecer nuestro conocimiento gracias al acuerdo, mediante los recursos del interlocutor o persona o empresa con quienes vamos a negociar;
c. Estar convencido de que una negociación exitosa aporta beneficios a todos los interlocutores o partes;
d. Admitir que defender adecuadamente las propias ideas no es sinónimo de imposición de nuestros criterios o formulas, sino de enriquecerse de conocimientos mediante una confrontación de ideas;
e. No temer defender las propias ideas o propuestas, sin autocensura y sin obstinación en caso de posibles desacuerdos.

Saber evolucionar una conversación

Saber hacer evolucionar una conversación de manera positiva, es lograr tomar la decisión final de común acuerdo con el interlocutor o parte en conflicto. En otros términos para tener éxito en una argumentación que lleve a una decisión en común es necesario:

a. Respetar el encadenamiento de un cierto número de fases de la negociación;
b. No abordar una fase de la negociación sin que la anterior haya agotado, actuar en contrario es bloquear la negociación;
c. No obstinarse en caso de bloqueo en una fase, sino más bien regresar a la fase anterio;
d. Estar convencido de que cada uno de los interlocutores puede encontrar una ventaja en la decisión final;
e. Sensibilizar a quien no lo esta suficientemente motivado para entrar en la negociación o en la discusión de sus ideas

Fases de encadenamiento a una negociación exitosa

1. El acercamiento a su interlocutor o parte con quien vaya a negociar, lo que comúnmente se llama los primeros contactos.
2. El reconocimiento, es un contacto más personal.(comidas invitaciones) etc.;
3. El Consenso. Es el acuerdo preliminar de seguir dialogando sobre el tema;
4. El objetivo común. Es lo que va a lograrse conjuntamente, en negocio, es la búsqueda de una respuesta al deseo de las partes;
5. El intercambio de Información. Entre los interlocutores o partes para responder a la solución de la necesidad planteada;
6. La argumentación de sus ideas o propuestas o lo que se llama comúnmente el regateo;
7. La optimización de las posibles alternativas de solución;
8. La decisión de las partes o interlocutores en lo negociado, que puede formularse en un contrato, en un Acta, en el Acuerdo o en un Decreto para garantizar su cumplimiento.

Adoptar un estilo de negociación

Una negociación exitosa es una trilogía de elementos que define siete estilos de comportamiento, que se ilustran en el grafico siguiente:

– Estilo Misionero
– Estilo estrella
– Estilo Mimo
– Estilo Compañero de reflexión
– Estilo La piedra angular
– Estilo El ganador
– Estilo El matizado

Estilos de negociación exitosa

Informarse correctamente e informar en el momento oportuno

La vida con quienes nos rodean esta compuesta de intercambio constante de información, en forma verbal, escrita o por medio de publicidad. Dominar estos intercambios de información para una negociación exitosa en vital.
Es decir, para defender correctamente las propias ideas, hay que comunicar adecuadamente lo siguiente:

a) Informar para hacer saber, para ser reconocido y apreciado;
b) Escuchar para actuar oportunamente y evitar bloquear la dinámica del intercambio;
c) Evitar escuchar demasiado en ciertos momentos hablando mucho con los demás;
d) Evitar hablar demasiado sin escuchar ya que significa, andar a tientas acumulando errores. (Por ejemplo, el criticón que no aporta nada);
e) Evitar escuchar demasiado sin hablar, lo que supone crear desconfianza y ser subestimado;
f) Evitar instalarse sin hablar ni escuchar, es aislarse y ser desconocido.

Las relaciones entre las partes y los puntos de litigio

Cada vez que debemos defender o negociar ideas ante los demás, es necesario tomar en cuenta:

a) Identificar el interlocutor para adoptar un modelo de pensamiento aceptable y un comportamiento adecuado;
b) Hacerse identificar como alguien que presenta cualidades, competencias, es decir, es valorar al interlocutor;
c) Saber la reputación de la que uno goza (imagen);
d) Adaptar la calidad de relación para hacer participar a cada uno y enriquecer a unos y a otros.

Lo que se juega en una discusión o desacuerdo

Son muchas y variadas las cosas que se ventilan en una discusión. En todos los casos justifican el debate de las ideas, que supone la existencia de algo en juego, algo que hay que ganar, tomando en cuenta lo siguiente:

a) Apostar comprometerse, no temer correr riesgos, eventualmente calculados, sin los cuales es muy difícil ganar;
b) Crear, hacer un esfuerzo de imaginación para aumentar las posibilidades de ganar;
c) Evitar romper, reducir lo que anula las posibilidades de ganar y destruye todo lo que se ha emprendido;
d) Distinguir los desacuerdos basados sobre intereses de opinión identificando lo que realmente esta en juego.

La influencia del contexto en el desarrollo de la negociación

Todo lo que emprendemos se sitúa en un contexto particular, esencialmente determinado por el lugar y por el tiempo. Por consiguiente, significa que cualquier desarrollo de acción esta influida por el clima, por la cultura, por los hábitos y los modos de vida de las partes, y por esto es necesario tener en cuenta:

a) Conocer el contexto y su influencia para adaptarse y sacar provecho;
b) Comparar el medio o entorno en la cual se negocia;
c) Tener en cuenta todo lo que pueda frenar los intercambios;
d) Tener en cuenta todo lo que pueda acelerar el intercambio;
e) Asociar a cada persona con su sistema cultural en el momento de negociar con ella.

Los roles de los diferentes negociadores

En una negociación, para presentar o defender un punto de vista, es posible hacerse representar por un intermediario (Poder general o especial. A la inversa, uno puede verse abocado a asumir este rol. Ello implica el respeto de ciertas reglas:

a) El representante legal tiene la misma pertenencia que aquel a quien representa;
b) El facilitador establece la relación entre dos interlocutores valorando frente a cada uno los méritos del otro sin tomar partido;
c) El mediador pertenece a los dos bandos. Facilita los intercambios ya que defiende los dos puntos de vista por igual;
d) El arbitro, observa y juzga las dos posiciones confrontadas;
e) El interprete limita sus intervenciones a la forma de los intercambios. Ayuda a la logística, a veces hace de testigo de honor.

Argumentar correctamente

Para defender nuestras propias ideas con éxito, es necesario adoptar la sensibilidad del interlocutor e incluso, mostrarle las ventajas que la negociación representa para él, como por ejemplo:

a) Reflexionar en nombre del interlocutor con el fin de demostrarle que él, gana al adoptar nuestras ideas;
b) Ser consciente que en materia de ideas y beneficios no existen ni propuestas ni formulas o soluciones universales y definitivas;
c) Hacer un esfuerzo de imaginación a dos, construir a dos, es mucho más enriquecedor y mejor aceptado, que hacerlo aisladamente;
d) Anticiparse a los hechos, y correr riesgos necesarios.

El valor de un contrato, acta, decreto y sus límites

En toda negociación se llega a un final, a través de un Contrato, un Acta de finiquito, un Acuerdo por Decreto o Resolución administrativa, un Fideicomiso, un Convenio etc., mediante el cual una persona o Institución se compromete con otra recíprocamente, a cumplir con lo pactado, para esto es necesario saber:

a) Evaluar entre ambos interlocutores lo que cada uno puede aportar
b) Ser consciente de los limites de los compromisos y conocer las reglas de juego
c) Dominar el tema de la conversación
d) Defender el propio punto de vista con convicción
e) Reaccionar con soltura encontrando el camino viable entre los riesgos que comporta el progreso y las propuestas entupidas.

Preparese para ser competene en la negociación

Para que las negociaciones sean sustanciosas, hay que mantener la serenidad y una cierta perspectiva, como:

a) Ser competente para comprender, prever y dominar las situaciones que se presenten en el proceso
b) Ser consciente de las particularidades de la situación en la que nos hallamos
c) Guardar una cierta moderación respecto a nuestro propio juicio para transformar los fracasos en un trampolín hacia el progreso/ Ganar -Ganar, y,
d) Prepararse para evaluar los riesgos y triunfar, para convertimos en los motores del cambio, porque las ideas dirigen el mundo en cualquier aspecto de nuestra vida, familiar, laboral, o empresarial.

Nota. Estas formas de negociación son aplicables para toda clase de propuestas, conflictos, negociaciones colectivas ,litigios judiciales, acuerdos personales, negociaciones para Reformas , y de toda la actividad en que se presenten desacuerdos en las empresas públicas y privadas.