TƉCNICAS PARA MEDIACIƓN Y ARBITRAJE
Negociadores extrajudiciales

Por: Dr. Manuel Posso ZumƔrraga
Consultor Privado en Calidad, Productividad y Seguros Sociales

E N NUESTRA PROFESIƓN , en nuestra vida familiar, y en la administraciĆ³n de la Ā«cosa pĆŗblicaĀ», experimentamos la sensaciĆ³n de vivir en un mundo complicado, donde la AdministraciĆ³n de justicia produce, inseguridad e impunidad jurĆ­dica, donde nuestras leyes son direccionadas a intereses creados para destruir la institucionalidad pĆŗblica y privada, los problemas de los ecuatorianos en las relaciones con el Estado y entre particulares, han perdido todo signo de confianza en casi todas las Instituciones de control jurĆ­dico del Estado.

En esta etapa de indefensiĆ³n jurĆ­dica, es cuando se tiene que provocar otras formulas mĆ”s Ć”giles y sencillas de negociar nuestras propuestas, nuestros proyectos y nuestros conflictos, y es allĆ­ donde surge con fuerza los Centros de MediaciĆ³n y Arbitraje con la participaciĆ³n activa de las partes en conflicto y/ o someter sus problemas en forma extrajudicial, con soluciones que tengan un carĆ”cter de sentencias obligatorias para las partes, con ahorro de tiempo y recursos econĆ³micos y el consabido estrĆ©s que produce la burocracia indolente.

La capacitaciĆ³n a los negociadores extrajudiciales

Una negociaciĆ³n exitosa defendiendo nuestras propias ideas en forma extrajudicial, deberĆ­a bastarnos para hacer evolucionar el ambiente del que nos sentimos responsables, aplicando a todos nuestros problemas , conflictos, acuerdos, propuestas, Convenios, etc., la siguiente metodologĆ­a

CuƔndo y por quƩ defender nuestras propias ideas

Para defender adecuadamente nuestras propias ideas, fuera de juicio, y para llegar a cabo una negociaciĆ³n con Ć©xito, hay que adoptar un cierto comportamiento Ā«a prioriĀ» basados en ciertas convicciones, actitudes, y tĆ©cnicas sencillas como las siguientes:

a. Conceder a la otra parte o al interlocutor, el derecho a la diferencia de opiniĆ³n, o criterio, afirmando la propia identidad;
b. Creer en la posibilidad de enriquecer nuestro conocimiento gracias al acuerdo, mediante los recursos del interlocutor o persona o empresa con quienes vamos a negociar;
c. Estar convencido de que una negociaciĆ³n exitosa aporta beneficios a todos los interlocutores o partes;
d. Admitir que defender adecuadamente las propias ideas no es sinĆ³nimo de imposiciĆ³n de nuestros criterios o formulas, sino de enriquecerse de conocimientos mediante una confrontaciĆ³n de ideas;
e. No temer defender las propias ideas o propuestas, sin autocensura y sin obstinaciĆ³n en caso de posibles desacuerdos.

Saber evolucionar una conversaciĆ³n

Saber hacer evolucionar una conversaciĆ³n de manera positiva, es lograr tomar la decisiĆ³n final de comĆŗn acuerdo con el interlocutor o parte en conflicto. En otros tĆ©rminos para tener Ć©xito en una argumentaciĆ³n que lleve a una decisiĆ³n en comĆŗn es necesario:

a. Respetar el encadenamiento de un cierto nĆŗmero de fases de la negociaciĆ³n;
b. No abordar una fase de la negociaciĆ³n sin que la anterior haya agotado, actuar en contrario es bloquear la negociaciĆ³n;
c. No obstinarse en caso de bloqueo en una fase, sino mƔs bien regresar a la fase anterio;
d. Estar convencido de que cada uno de los interlocutores puede encontrar una ventaja en la decisiĆ³n final;
e. Sensibilizar a quien no lo esta suficientemente motivado para entrar en la negociaciĆ³n o en la discusiĆ³n de sus ideas

Fases de encadenamiento a una negociaciĆ³n exitosa

1. El acercamiento a su interlocutor o parte con quien vaya a negociar, lo que comĆŗnmente se llama los primeros contactos.
2. El reconocimiento, es un contacto mƔs personal.(comidas invitaciones) etc.;
3. El Consenso. Es el acuerdo preliminar de seguir dialogando sobre el tema;
4. El objetivo comĆŗn. Es lo que va a lograrse conjuntamente, en negocio, es la bĆŗsqueda de una respuesta al deseo de las partes;
5. El intercambio de InformaciĆ³n. Entre los interlocutores o partes para responder a la soluciĆ³n de la necesidad planteada;
6. La argumentaciĆ³n de sus ideas o propuestas o lo que se llama comĆŗnmente el regateo;
7. La optimizaciĆ³n de las posibles alternativas de soluciĆ³n;
8. La decisiĆ³n de las partes o interlocutores en lo negociado, que puede formularse en un contrato, en un Acta, en el Acuerdo o en un Decreto para garantizar su cumplimiento.

Adoptar un estilo de negociaciĆ³n

Una negociaciĆ³n exitosa es una trilogĆ­a de elementos que define siete estilos de comportamiento, que se ilustran en el grafico siguiente:

– Estilo Misionero
– Estilo estrella
– Estilo Mimo
– Estilo CompaƱero de reflexiĆ³n
– Estilo La piedra angular
– Estilo El ganador
– Estilo El matizado

Estilos de negociaciĆ³n exitosa

Informarse correctamente e informar en el momento oportuno

La vida con quienes nos rodean esta compuesta de intercambio constante de informaciĆ³n, en forma verbal, escrita o por medio de publicidad. Dominar estos intercambios de informaciĆ³n para una negociaciĆ³n exitosa en vital.
Es decir, para defender correctamente las propias ideas, hay que comunicar adecuadamente lo siguiente:

a) Informar para hacer saber, para ser reconocido y apreciado;
b) Escuchar para actuar oportunamente y evitar bloquear la dinƔmica del intercambio;
c) Evitar escuchar demasiado en ciertos momentos hablando mucho con los demƔs;
d) Evitar hablar demasiado sin escuchar ya que significa, andar a tientas acumulando errores. (Por ejemplo, el criticĆ³n que no aporta nada);
e) Evitar escuchar demasiado sin hablar, lo que supone crear desconfianza y ser subestimado;
f) Evitar instalarse sin hablar ni escuchar, es aislarse y ser desconocido.

Las relaciones entre las partes y los puntos de litigio

Cada vez que debemos defender o negociar ideas ante los demƔs, es necesario tomar en cuenta:

a) Identificar el interlocutor para adoptar un modelo de pensamiento aceptable y un comportamiento adecuado;
b) Hacerse identificar como alguien que presenta cualidades, competencias, es decir, es valorar al interlocutor;
c) Saber la reputaciĆ³n de la que uno goza (imagen);
d) Adaptar la calidad de relaciĆ³n para hacer participar a cada uno y enriquecer a unos y a otros.

Lo que se juega en una discusiĆ³n o desacuerdo

Son muchas y variadas las cosas que se ventilan en una discusiĆ³n. En todos los casos justifican el debate de las ideas, que supone la existencia de algo en juego, algo que hay que ganar, tomando en cuenta lo siguiente:

a) Apostar comprometerse, no temer correr riesgos, eventualmente calculados, sin los cuales es muy difĆ­cil ganar;
b) Crear, hacer un esfuerzo de imaginaciĆ³n para aumentar las posibilidades de ganar;
c) Evitar romper, reducir lo que anula las posibilidades de ganar y destruye todo lo que se ha emprendido;
d) Distinguir los desacuerdos basados sobre intereses de opiniĆ³n identificando lo que realmente esta en juego.

La influencia del contexto en el desarrollo de la negociaciĆ³n

Todo lo que emprendemos se sitĆŗa en un contexto particular, esencialmente determinado por el lugar y por el tiempo. Por consiguiente, significa que cualquier desarrollo de acciĆ³n esta influida por el clima, por la cultura, por los hĆ”bitos y los modos de vida de las partes, y por esto es necesario tener en cuenta:

a) Conocer el contexto y su influencia para adaptarse y sacar provecho;
b) Comparar el medio o entorno en la cual se negocia;
c) Tener en cuenta todo lo que pueda frenar los intercambios;
d) Tener en cuenta todo lo que pueda acelerar el intercambio;
e) Asociar a cada persona con su sistema cultural en el momento de negociar con ella.

Los roles de los diferentes negociadores

En una negociaciĆ³n, para presentar o defender un punto de vista, es posible hacerse representar por un intermediario (Poder general o especial. A la inversa, uno puede verse abocado a asumir este rol. Ello implica el respeto de ciertas reglas:

a) El representante legal tiene la misma pertenencia que aquel a quien representa;
b) El facilitador establece la relaciĆ³n entre dos interlocutores valorando frente a cada uno los mĆ©ritos del otro sin tomar partido;
c) El mediador pertenece a los dos bandos. Facilita los intercambios ya que defiende los dos puntos de vista por igual;
d) El arbitro, observa y juzga las dos posiciones confrontadas;
e) El interprete limita sus intervenciones a la forma de los intercambios. Ayuda a la logĆ­stica, a veces hace de testigo de honor.

Argumentar correctamente

Para defender nuestras propias ideas con Ć©xito, es necesario adoptar la sensibilidad del interlocutor e incluso, mostrarle las ventajas que la negociaciĆ³n representa para Ć©l, como por ejemplo:

a) Reflexionar en nombre del interlocutor con el fin de demostrarle que Ć©l, gana al adoptar nuestras ideas;
b) Ser consciente que en materia de ideas y beneficios no existen ni propuestas ni formulas o soluciones universales y definitivas;
c) Hacer un esfuerzo de imaginaciĆ³n a dos, construir a dos, es mucho mĆ”s enriquecedor y mejor aceptado, que hacerlo aisladamente;
d) Anticiparse a los hechos, y correr riesgos necesarios.

El valor de un contrato, acta, decreto y sus lĆ­mites

En toda negociaciĆ³n se llega a un final, a travĆ©s de un Contrato, un Acta de finiquito, un Acuerdo por Decreto o ResoluciĆ³n administrativa, un Fideicomiso, un Convenio etc., mediante el cual una persona o InstituciĆ³n se compromete con otra recĆ­procamente, a cumplir con lo pactado, para esto es necesario saber:

a) Evaluar entre ambos interlocutores lo que cada uno puede aportar
b) Ser consciente de los limites de los compromisos y conocer las reglas de juego
c) Dominar el tema de la conversaciĆ³n
d) Defender el propio punto de vista con convicciĆ³n
e) Reaccionar con soltura encontrando el camino viable entre los riesgos que comporta el progreso y las propuestas entupidas.

Preparese para ser competene en la negociaciĆ³n

Para que las negociaciones sean sustanciosas, hay que mantener la serenidad y una cierta perspectiva, como:

a) Ser competente para comprender, prever y dominar las situaciones que se presenten en el proceso
b) Ser consciente de las particularidades de la situaciĆ³n en la que nos hallamos
c) Guardar una cierta moderaciĆ³n respecto a nuestro propio juicio para transformar los fracasos en un trampolĆ­n hacia el progreso/ Ganar -Ganar, y,
d) Prepararse para evaluar los riesgos y triunfar, para convertimos en los motores del cambio, porque las ideas dirigen el mundo en cualquier aspecto de nuestra vida, familiar, laboral, o empresarial.

Nota. Estas formas de negociaciĆ³n son aplicables para toda clase de propuestas, conflictos, negociaciones colectivas ,litigios judiciales, acuerdos personales, negociaciones para Reformas , y de toda la actividad en que se presenten desacuerdos en las empresas pĆŗblicas y privadas.