Autor: Ab. Paúl Arellano
La transformación digital es uno de los mayores desafíos que enfrenta el Estado como un eje fundamental de su modernización, la cual contribuirá a lograr una mejor calidad en la entrega de servicios a los ciudadanos y una mayor efectividad en la gestión.
El acceso a las tecnologías de la información y comunicación TIC garantizado en nuestra Constitución, se ha convertido en una necesidad primaria para todos los ciudadanos del mundo, la economía, la inmediatez de las transacciones y la omnipresencia son los grandes pasos de la era tecnología en la que vivimos.
Definición
El Gobierno electrónico “consiste en el uso de las tecnologías de la información y comunicación por parte de las entidades para transformar las relaciones con los ciudadanos, entre entidades de gobierno y empresas privadas a fin de mejorar la calidad de los servicios gubernamentales de los servicios ciudadanos, promover la interacción con empresas privadas, fortalecer la participación ciudadana a través del acceso a la información y servicios gubernamentales eficientes y eficaces y coadyuvar con transparencia, participación y colaboración ciudadana” (Art. 1, Decreto No. 981)
El 28 de enero del 2020, el Presidente de la República dictó el Decreto No. 981, en el cual entre otras cosas dispone la obligación de todas las autoridades, funcionarios y servidores públicos que en ejercicio de sus funciones suscriban documentos, deberán contar con un certificado de firma electrónica válido.
Todo documento que atribuya responsabilidad de elaboración, revisión, aprobación, emisión y/o certificación, deberá ser firmado electrónicamente.
Las autoridades, funcionarios públicos, servidores públicos que se nieguen a aceptar documentos firmados electrónicamente, validados en el sistema oficial, serán sancionadas conforme a la normativa vigente.
La Ley de Comercio Electrónico establece:
“Art. 2.- Reconocimiento jurídico de los mensajes de datos.- Los mensajes de datos tendrán igual valor jurídico que los documentos escritos. Su eficacia, valoración y efectos se someterá al cumplimiento de lo establecido en esta Ley y su Reglamento.”
“Art. 52.- Medios de prueba.- Los mensajes de datos, firmas electrónicas, documentos electrónicos y los certificados electrónicos nacionales o extranjeros, emitidos de conformidad con esta Ley, cualquiera sea su procedencia o generación, serán considerados medios de prueba. Para su valoración y efectos legales se observará lo dispuesto en el Código de Procedimiento Civil.
El Código Orgánico General de Procesos nos guía sobre el documento electrónico original en su artículo 202:
“Art. 202.- Documentos digitales.- Los documentos producidos electrónicamente con sus respectivos anexos, serán considerados originales para todos los efectos legales.”
Como ejemplo, el certificado electrónico de antecedentes penales, el certificado único vehicular, las facturas electrónicas, son documentos electrónicos válidos que no necesitan de certificación, basta con consultar su validez en la página web correspondiente.
El Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información será la entidad rectora en Gobierno Electrónico de la Función Ejecutiva.
En pocos meses tendremos acciones de personal, acuerdos ministeriales, comunicados, directrices, órdenes de pago, disposiciones entre otros con firma electrónica.
Pero este Decreto solo abarca la función ejecutiva; ¿Qué pasa con las demás funciones del Estado?
Se requiere la masificación del uso de firma electrónica, y de medios tecnológicos de comunicación en todas las funciones, y en todos los niveles tanto públicos como privados, de personas jurídicas y naturales.
La eliminación del papel, de trámites personales, burocráticos, de sumillas, y archivos físicos que demoran los trámites, y elevan el costo tanto para el Estado como para el usuario.
Es imperante la participación del ente encargado de validar un documento firmado electrónicamente, que pueda estar al alcance de todos los ciudadanos, en cualquier parte del país.
En la actualidad de conformidad al Artículo 18 numeral 5 de la Ley Notarial, los Notarios tienen la facultad de certificar documentos originales firmados electrónicamente, y disponen de una directriz del Consejo de la Judicatura para la validación de firmas electrónicas.
Este ente podría ser oficialmente el Notario, quien a través del sistema informático del Consejo de la Judicatura valide la firma electrónica del documento electrónico, que de ser necesario se lo materialice, es decir se lo lleve al papel.
Un ejemplo es Chile que aprobó una nueva Ley Notarial que incluye:
“a) Incorporar la obligación de notarios, conservadores y archiveros de contar con sistemas electrónicos y medios telemáticos para el adecuado archivo, tramitación y gestión de los documentos extendidos o protocolizados en la notaría, inscripciones efectuadas en el respectivo conservador, garantizando la seguridad, integridad y disponibilidad de la información contenida en él, debiendo mantener un estándar de tecnología que permita cumplir adecuadamente con este requisito.
b) Exigir a notarios, conservadores y archiveros contar con una página web, firma electrónica avanzada y sellado de tiempo.
c) Permitir la extensión de escrituras públicas mediante documentos electrónicos, así como también, protocolizar documentos, autorizar copias, entregar certificados y gestionar inscripciones por medios electrónicos.
d) Exigir que repertorios, registros o índices sean llevados de manera electrónica.
e) Establecer la obligación de los notarios de remitir al conservador competente la copia de los títulos relativos a bienes raíces o instrumentos sujetos a registro, para la respectiva inscripción.
f) Crear un repositorio digital de carácter nacional de responsabilidad del Servicio de Registro Civil e Identificación, para el adecuado archivo y gestión de los documentos extendidos y protocolizados en las notarías y de las inscripciones efectuadas en los conservadores.
g) Crear el Archivo Digital de Poderes, de responsabilidad del Servicio de Registro Civil e Identificación, el cual deberá ser consultado por el notario para verificar la existencia y vigencia de los mandatos en virtud de los cuales concurren a la celebración de actos jurídicos. Para estos efectos se establece la obligación del notario de remitir electrónicamente a este archivo, tan pronto se encuentre perfeccionado el instrumento respectivo en el que conste el mandato o poder, las constituciones de poderes, mandatos, representaciones, sus modificaciones o revocaciones que fueren otorgados ante él por escritura pública, reducidos a escritura pública o protocolizados en su registro. Se incluyen también en este Registro, los documentos apostillados en virtud del Convenio de la Apostilla, en los que conste un poder o mandato otorgado en el extranjero.
h) Crear el Registro Nacional de Interdicciones del Servicio de Registro Civil e Identificación, el cual facilitará la verificación, en cualquier parte del territorio, de la capacidad de las partes que concurren a la celebración de un acto jurídico.”
Reformas a la Ley Notarial
También en Ecuador se debe reformar la Ley Notarial, a fin de que se incorpore la escritura pública digital firmada electrónicamente, el archivo o protocolo electrónico, lo que ahorrará tiempo y dinero a los usuarios del sistema.
Este paso dado por el gobierno ecuatoriano en la implementación del gobierno electrónico sin duda ahorrará tiempo, dinero, y dará publicidad a los actos, lo que generará seguridad y bienestar.
Sin embargo todavía queda mucho por hacer, todas las funciones de gobierno y entidades públicas y privadas, personas naturales y jurídicas deben implementar la tecnología en sus transacciones, acuerdos, negocios y contratos, con la intervención del Estado para garantizar los derechos de los consumidores, actualizando las leyes caducas que se encuentran en la era del papel.
Espero este artículo les haya sido de utilidad, no se olvide de visitar mi página web not64quito.com