n

n AdministraciĆ³n del SeƱor Ec. Rafael Correa Delgado

n

n Presidente Constitucional de la RepĆŗblica del Ecuador

n

n MiĆ©rcoles 27 de Febrero de 2013 – R. O. No. 901

n

n SUMARIO

n

n Ministerio de CoordinaciĆ³n de Seguridad:

n

n Ejecutivo:

n

n Acuerdos

n

n 037 ExpĆ­dese el Reglamento Interno para la AdministraciĆ³n del Fondo Fijo de Caja Chica

n

n 038 ExpĆ­dese el Reglamento para la creaciĆ³n, administraciĆ³n y liquidaciĆ³n del fondo rotativo para la CoordinaciĆ³n General de Proyectos Especiales

n

n Ministerio de Transporte y Obras PĆŗblicas: CoordinaciĆ³n General JurĆ­dica:

n

n 013 DeclĆ”ranse de utilidad pĆŗblica los terrenos necesarios para la ejecuciĆ³n de los trabajos del proceso de licitaciĆ³n de obra NĀŗ LICO-DPG-005-2012

n

n Ministerio del Interior y Ministerio de Turismo:

n

n Acuerdo Interministerial

n

n 20130001 AplĆ­case al dĆ­a domingo 10 de febrero de 2013 el horario vigente para los dĆ­as sĆ”bados, para el expendio de bebidas alcohĆ³licas a nivel nacional

n

n Ministerio de InclusiĆ³n EconĆ³mica y Social:

n

n Extractos de Acuerdos

n

n 156 Expƭdanse varias normas tƩcnicas:

n

n Para la implementaciĆ³n de centros gerontolĆ³gicos del dĆ­a para personas adultas mayores

n

n 158 AgradĆ©cese la delegaciĆ³n desempeƱada por la seƱora Ana Maritza Quevedo TerĆ”n y otra, ante el ComitĆ© de AsignaciĆ³n Familiar de la Regional 3

n

n 160 Para la prestaciĆ³n de los servicios en centros de acogimiento institucional

n

n 161 Para la prestaciĆ³n de los servicios en las unidades de apoyo familiar – UAF

n

n 162 Para la implementaciĆ³n de centros residenciales para personas adultas mayores

n

n 163 Para la prestaciĆ³n de servicios de atenciĆ³n a las personas con discapacidad y sus familias

n

n 164 Para la implementaciĆ³n y funcionamiento de los servicios pĆŗblicos y privados de desarrollo infantil integral

n

n Extractos de Acuerdos

n

n 165 DetermĆ­nanse nueve coordinaciones zonales de gestiĆ³n administrativa y cuarenta distritos administrativos con competencia en varias circunscripciones territoriales

n

n 166 DelĆ©ganse a los(as) coordinadores(as) zonales y directores(as) distritales la representaciĆ³n y gestiĆ³n de calidad de las entidades operativas desconcentradas-EOD ante el Servicio de Rentas Internas

n

n Ministerio de Transporte y Obras PĆŗblicas: SubsecretarĆ­a de Puertos y Transporte MarĆ­timo y Fluvial:

n

n Resoluciones

n

n SPTMF 012/13 ApruĆ©banse las Normas para la NavegaciĆ³n por el Estero del Muerto y Matriz de Seguridad para la NavegaciĆ³n de Naves por el Estero del Muerto y para los muelles ubicados en dicho Estero

n

n Agencia Nacional Postal:

n

n 07-DE-ANP-2013 RefĆ³rmase la Norma TĆ©cnica para la PrestaciĆ³n del Servicio Postal Universal en el Ecuador

n

n Consejo Nacional de Electricidad:

n

n DE-2013-014 DelĆ©gase responsabilidades al Coordinador Nacional de RegulaciĆ³n

n

n DE-2013-015 DelƩganse atribuciones a varios ordenadores del gasto

n

n Gobiernos AutĆ³nomos Descentralizados: Ordenanzas Municipales:

n

n – CantĆ³n Daule: Que reglamenta la emisiĆ³n de la contribuciĆ³n especial de mejoras por las obras pĆŗblicas generadoras de dicho tributo efectuadas durante los aƱos 2011 y 2012

n

n – CantĆ³n San Pedro de Pimampiro: Que reglamenta la prestaciĆ³n de los servicios de agua potable y alcantarillado y que regula el cobro de la tasa o tarifas en la ciudad de Pimampiro

n

n 001-2013 CantĆ³n UrcuquĆ­: Reformatoria a la Ordenanza sustitutiva para la organizaciĆ³n, administraciĆ³n y funcionamiento del Registro Municipal de la Propiedad

n

n CONTENIDO

n n n

n No. 037

n

n

n

n Valm. Homero Arellano Lascano

n

n MINISTRO DE COORDINACIƓN DE SEGURIDAD

n

n

n

n Considerando:

n

n

n

n Que, el Ministerio de CoordinaciĆ³n de Seguridad fue creado mediante Decreto Ejecutivo No. 117-A del 15 de febrero de 2007, publicado en el Registro Oficial No. 33 del 5 de marzo de ese mismo aƱo;

n

n

n

n Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 589, de 17 de diciembre de 2010, el seƱor Presidente Constitucional de la RepĆŗblica nombrĆ³ al seƱor Valm. Homero Arellano Lascano, como Ministro de CoordinaciĆ³n de Seguridad;

n

n

n

n Que los literales a), d) y e) del Art. 77 de la Ley OrgĆ”nica de la ContralorĆ­a General del Estado, disponen que las mĆ”ximas autoridades, titulares y responsables de las instituciones del Estado, son responsables de los actos, contratos o resoluciones emanados de su autoridad, ademĆ”s de dirigir y asegurar la implantaciĆ³n, funcionamiento y actualizaciĆ³n del sistema de control interno, asĆ­ como el inciso segundo del Art. 9, que determina que serĆ” de responsabilidad de cada instituciĆ³n del Estado y tendrĆ” como finalidad primordial crear las condiciones para el ejercicio de control externo a cargo de la ContralorĆ­a General del Estado;

n

n

n

n Que, mediante Acuerdo Ministerial No. 12 de 2 de julio de 2009, el Sr. Ministro de CoordinaciĆ³n de Seguridad en funciones para la fecha, expidio el Reglamento para la AdministraciĆ³n del Fondo Fijo de Caja Chica del Ministerio de CoordinaciĆ³n de Seguridad;

n

n

n

n

n

n Que, a traves de Acuerdo No.39-CQ publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 87 de 14 de diciembre del 2009, el Contralor General del Estado expidiĆ³ las normas de control interno para las entidades, organismos del sector pĆŗblico y personas jurĆ­dicas de derecho privado que dispongan de recursos pĆŗblicos;

n

n

n

n Que, con Acuerdo Ministerial No. 0003 de 14 de enero de 2011, el seƱor Ministro de CoordinaciĆ³n de Seguridad (E), expidiĆ³ reformas al Reglamento para la AdministraciĆ³n del Fondo Fijo de Caja Chica del Ministerio de CoordinaciĆ³n de Seguridad;

n

n

n

n Que, el Ministerio de Finanzas, mediante Acuerdo Ministerial No. 086 de 09 de abril de 2012, publicado en el Registro Oficial No. 689 de 24 de abril de 2012, expidiĆ³ directrices para la aplicaciĆ³n de los fondos de reposiciĆ³n, entre otros, para los fondos de caja chica;

n

n

n

n Que, a travĆ©s de Decreto Ejecutivo No. 988 de 29 de diciembre de 2011, publicado en el Registro Oficial No. 618 de 13 de enero de 2012, el seƱor Presidente Constitucional de la RepĆŗblica emite disposiciones que tiene por objeto ?… regular la implementaciĆ³n del Servicio Integrado de Seguridad ECU ? 911, como herramienta tecnolĆ³gica integradora de los servicios de emergencia que prestan los Cuerpos de Bomberos, las Fuerzas Armadas, la PolicĆ­a Nacional e instituciones que conforman el Sistema Nacional de Salud?, para lo cual se encuentra en ejecuciĆ³n la implementaciĆ³n y puesta en marcha de Centros Operativos del SIS ECU ? 911 nacionales, zonales y locales, que estarĆ”n bajo la autoridad del Ministerio de CoordinaciĆ³n de Seguridad;

n

n

n

n Que, mediante Acuerdo Ministerial No. 027 de 11 de junio de 2012, el Ministro de CoordinaciĆ³n de Seguridad expidiĆ³ el Reglamento Interno para la AdministraciĆ³n del Fondo Fijo de Caja Chica del Ministerio de CoordinaciĆ³n de Seguridad;

n

n

n

n Que, mediante oficio No. MINFIN-STN-2013-0572-O de 6 de febrero de 2013, el Ministerio de Finanzas respecto a la apertura de Fondos de Caja Chica para los Centros SIS ECU-911 manifiesta: ?Que en conformidad con el Acuerdo Ministerial No. 086 de 9 de abril de 2012, con el que se emiten las directrices, entre otras, las del fondo de reposiciĆ³n de caja chica, donde se especifica el objetivo, la obligatoriedad de aperturar en las Unidades Administrativas sin presupuesto bajo su dependencia, se cree conveniente la creaciĆ³n de fondos para los Centros Operativos SIS-ECU-911, sustentados en un reglamento interno que observe la citada norma, mismos que servirĆ”n exclusivamente para gastos emergentes y de poca cuantĆ­a?;

n

n

n

n Que, el artĆ­culo 165 del CĆ³digo OrgĆ”nico de PlanificaciĆ³n y Finanzas PĆŗblicas, establece que las entidades y organismos del sector pĆŗblico, pueden establecer fondos de reposiciĆ³n para la atenciĆ³n de pagos urgentes, de acuerdo a las normas tĆ©cnicas que para el efecto emita el ente rector de las Finanzas PĆŗblicas; y,

n

n

n

n Que, es necesario disponer de un instrumento que norme los procedimientos para la utilizaciĆ³n de recursos financieros asignados a travĆ©s del fondo fijo de caja chica, a fin de racionalizar los desembolsos de este mecanismo de pago; asi como, adecuarlo a la normativa vigente,

n

n

n

n

n

n En ejercicio de las facultades que le confieren el artĆ­culo 154, numeral 1, de la ConstituciĆ³n de la RepĆŗblica del Ecuador y el artĆ­culo 17 del Estatuto del RĆ©gimen JurĆ­dico Administrativo de la FunciĆ³n Ejecutiva,

n

n

n

n Acuerda:

n

n

n

n Expedir el presente Reglamento Interno para la AdministraciĆ³n del Fondo Fijo de Caja Chica del Ministerio de CoordinaciĆ³n de Seguridad.

n

n

n

n ArtĆ­culo 1.- Objetivo y Finalidad.- El presente Reglamento Interno tiene por objeto regular y establecer las normas y la utilizaciĆ³n del fondo de caja chica, a fin de que Ć©ste cumpla con el propĆ³sito para el cual se lo autoriza, y asĆ­ permitir un rĆ”pido y eficiente manejo administrativo para el normal desarrollo de las actividades institucionales.

n

n

n

n El fondo fijo de caja chica tiene como finalidad pagar obligaciones no previsibles, urgentes y de valor reducido y puede ser institucional o para proyectos y programas.

n

n

n

n ArtĆ­culo 2.- Ɓmbito de AplicaciĆ³n.- Este Reglamento Interno es de aplicaciĆ³n obligatoria y exclusiva para las unidades administrativas del Ministerio de CoordinaciĆ³n de Seguridad, asĆ­ como para el Proyecto Sistema Nacional de Comando y Control para la Seguridad Ciudadana C4I2, actualmente denominado como Servicio Integrado de Seguridad ECU-911, con sus respectivos Centros Nacionales, Zonales y Locales.

n

n

n

n ArtĆ­culo 3.- ConstituciĆ³n del Fondo.- El Ministerio de CoordinaciĆ³n de Seguridad para atender las necesidades institucionales, constituye los fondos de caja chica para: el Despacho Ministerial; SecretarĆ­a TĆ©cnica; CoordinaciĆ³n General Administrativa Financiera; GestiĆ³n Administrativa; Transporte y Centros SIS ECU-911 ubicados a nivel nacional.

n

n

n

n Artƭculo 4.- Lƭmites.- Los montos que se asignan en calidad de fondo de caja chica, serƔn los siguientes:

n

n

n

n Despacho Ministerial QUINIENTOS 00/100 DƓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMƉRICA (USD 500,00);

n

n

n

n Centros SIS ECU-911 QUINIENTOS 00/100 DƓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMƉRICA (USD 500,00);

n

n

n

n SecretarĆ­a TĆ©cnica TRESCIENTOS 00/100 DƓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMƉRICA (USD 300,00);

n

n

n

n CoordinaciĆ³n General Administrativa Financiera DOSCIENTOS 00/100 DƓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMƉRICA (USD 200,00);

n

n

n

n GestiĆ³n Administrativa DOSCIENTOS 00/100 DƓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMƉRICA (USD 200,00); y,

n

n

n

n Transporte DOSCIENTOS 00/100 DƓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMƉRICA (USD 200,00).

n

n

n

n ArtĆ­culo 5.- LĆ­mite del desembolso.- No existe lĆ­mite para los desembolsos en cada compra, siempre y cuando no superen

n
n

n

n

n los techos establecidos en el artĆ­culo precedente.

n

n ArtĆ­culo 6.- Responsable del Fondo.- Los Gerentes de los Centros SIS ECU-911 y los responsables de las unidades administrativa autorizadas para el manejo del fondo de caja chica designarĆ”n por escrito a un (a) servidor (a) a nombramiento como responsable de la administraciĆ³n del fondo fijo de caja chica, quien ademĆ”s deberĆ” coordinar su labor con la autoridad que le designĆ³.

n

n

n

n Si en los Centros SIS-ECU-911 y en las unidades administrativas no existe personal a nombramiento, por excepciĆ³n se aceptarĆ” que se designe a algĆŗn servidor (a) a contrato como responsable del fondo.

n

n

n

n Dicho servidor(a) administrador (a) del fondo fijo de caja chica, es responsable pecuniaria y administrativamente del uso y custodia de los valores, por lo cual, de conformidad con el artĆ­culo 8 del Reglamento para Registro y Control de Cauciones, Acuerdo No. 015-CG de 25 de junio de 2003, publicado en el Registro Oficial No. 120 del 8 de julio de 2003, deberĆ”n rendir una cauciĆ³n equivalente al valor fijo del fondo. Las cauciones se pueden constituir segĆŗn lo dispuesto en el artĆ­culo 4 del Reglamento de cauciones, dicha responsabilidad implica la obligaciĆ³n de requerir al proveedor, los comprobantes de venta debidamente pre-numerados y autorizados, o facturas resultantes del gasto de cada una de las adquisiciones, a efecto de justificar el movimiento econĆ³mico realizado, mediante la liquidaciĆ³n de los valores entregados y recibidos, luego de lo cual debe archivarlos cronolĆ³gicamente hasta que solicite la reposiciĆ³n del fondo.

n

n

n

n El responsable de la custodia y manejo del fondo mantendrĆ” en su poder el fondo en dinero en efectivo, con el objeto de atender en forma oportuna e inmediata cualquier solicitud de adquisiciĆ³n o pago requerido por las autoridades y servidores (as) que pertenezcan a la unidad asignada. Por ningĆŗn concepto podrĆ”n mantener este fondo en cuenta corriente o ahorros a tĆ­tulo personal.

n

n

n

n En caso de rotaciĆ³n, traslado, vacaciones, enfermedad, comisiĆ³n o ausencia temporal, justificada del servidor(a) encargado de la custodia, manejo y control del fondo fijo de caja chica, es obligaciĆ³n del Jefe inmediato comunicar inmediatamente el particular a la CoordinaciĆ³n General Administrativa Financiera, asĆ­ como realizar inmediatamente un memorando, al cual se adjunte el resumen de caja chica con los documentos de respaldo y papeleta de depĆ³sito del dinero no utilizado, con la finalidad de liquidar el fondo a nombre de dicho servidor(a) y crear un nuevo fondo a nombre del custodio (a) entrante, previa autorizaciĆ³n del Coordinador General Administrativo Financiero. El custodio (a) entrante, cumplirĆ” las mismas funciones del saliente.

n

n

n

n ArtĆ­culo 7.- Obligaciones del Responsable del Fondo.- El servidor (a) designado (a) como responsable del fondo deberĆ” cumplir con las siguientes obligaciones:

n

n

n

n Cumplir con las disposiciones del presente Reglamento Interno y la normativa vigente aplicable;

n

n

n

n Retirar y mantener en efectivo la transferencia que se le asigne a su cuenta personal para el manejo del fondo, en un tƩrmino mƔximo de 48 horas de realizada (considerando dƭas hƔbiles);

n

n

n

n Justificar con los documentos autorizados el uso de los fondos de la caja chica, caso contrario, serƔn debitados de sus haberes los valores no sustentados;

n

n

n

n Adquirir de manera inmediata los insumos necesarios para resolver situaciones urgentes que impidan la normal gestiĆ³n de la instituciĆ³n, de conformidad con los lĆ­mites establecidos en el presente Reglamento Interno;

n

n

n

n Tramitar la reposiciĆ³n del fondo fijo de caja chica adjuntando la justificaciĆ³n documentada. Esta reposiciĆ³n se aplicarĆ” cada mes de manera obligatoria y cuando se haya consumido al menos el 60% del fondo asignado;

n

n

n

n Liquidar el fondo asignado a su custodia de conformidad con el presente Reglamento Interno; y,

n

n

n

n Proporcionar la informaciĆ³n requerida para los arqueos y auditorĆ­a

n

n

n

n

n

n ArtĆ­culo 8.- Prohibiciones del Responsable del Fondo.- Al servidor (a) designado (a) como responsable del fondo se le prohibe:

n

n

n

n Adquirir con este fondo insumos o servicios previstos en la programaciĆ³n regular realizada para la unidad administrativa, a menos que estos se hubieran consumido y su adquisiciĆ³n fuera urgente;

n

n

n

n Mantener en su cuenta personal los valores asignados por caja chica mƔs de 48 horas, considerando dƭas hƔbiles;

n

n

n

n Utilizar el fondo de caja chica para el pago de bienes y servicios en beneficio personal, anticipo de viĆ”ticos, subsistencias, alimentaciĆ³n, sueldos, horas extras, prĆ©stamos, donaciones, multas, agasajos, suscripciĆ³n a revistas y periĆ³dicos, arreglos florales, compra de activos fijos, decoraciones de oficinas (no incluye mantenimientos menores ni adquisiciĆ³n de sĆ­mbolos patrios), movilizaciĆ³n relacionada con asuntos particulares, insumos de cafeterĆ­a y, en general, gastos que no tienen el carĆ”cter de no previsibles o urgentes y de menor cuantĆ­a.

n

n

n

n Solo en el caso del despacho ministerial se podrĆ” adquirir con caja chica arreglos florales e insumos de cafeterĆ­a.

n

n

n

n La adquisiciĆ³n de agua para consumo humano se realizarĆ” mediante los procesos establecidos en la Ley OrgĆ”nica del Sistema Nacional de ContrataciĆ³n PĆŗblica, sin aplicar cajas chicas;

n

n

n

n Otorgar prƩstamos y cambiar cheques personales;

n

n

n

n Aceptar facturas o notas de venta con informaciĆ³n

n

n incompleta o adulterada, que no estĆ©n a nombre del Ministerio de CoordinaciĆ³n de Seguridad, y que no cumplan con la reglamentaciĆ³n vigente correspondiente a los comprobantes de venta, retenciĆ³n y documentos complementarios; y,

n

n

n

n Contravenir las disposiciones referentes al manejo del fondo de caja chica.

n

n

n

n ArtĆ­culo 9.- UtilizaciĆ³n del fondo.- El fondo fijo de caja chica, se puede utilizar para la adquisiciĆ³n en efectivo de bienes, servicios y otros pagos que tienen el carĆ”cter de imprevisibles y/o urgentes y que son necesarios para dar agilidad en el funcionamiento de la entidad, tales como:

n

n

n

n AdquisiciĆ³n de Ćŗtiles de aseo, siempre y cuando no exista en stock;

n

n

n

n AdquisiciĆ³n y arreglo de cerraduras y seguridades; copias de llaves;

n

n

n

n Compra de partes, piezas, insumos y repuestos para una mejor conservaciĆ³n y mantenimiento de vehĆ­culos y bienes muebles en general de la instituciĆ³n;

n

n

n

n Pago de reparaciones menores de vehĆ­culos oficiales;

n

n

n

n AdquisiciĆ³n de suministros y materiales de valor reducido, que por su naturaleza no puedan mantenerse en stock;

n

n

n

n Compra de repuestos para reparaciones menores en las instalaciones de agua, energƭa elƩctrica, telƩfono, plomerƭa y albaƱilerƭa en los inmuebles que ocupan las dependencias del Ministerio;

n

n

n

n Pago de mano de obra para reparaciones menores de los bienes muebles e inmuebles donde funcionan las dependencias ministeriales;

n

n

n

n Pago de documentos, especies, formularios o solicitudes oficiales;

n

n

n

n Pagos efectuados que se deriven de la obtenciĆ³n de derechos o registros notariales, autenticaciĆ³n y certificaciĆ³n de documentos, reconocimientos de firmas, del Registro de la Propiedad, fiscales, municipales, bancarios, judiciales, movilizaciones para notificaciones judiciales, gastos para diligencias judiciales y otros de similar naturaleza; asĆ­ como tambiĆ©n copias de procesos judiciales, escritos o piezas procesales;

n

n

n

n Pago de fletes que no sean susceptibles de envƭo por correo o valija aƩrea; y,

n

n

n

n Fotocopias de planos, mapas y otros documentos oficiales que por sus caracterĆ­sticas especiales y tĆ©cnicas no puedan realizarse en las fotocopiadoras del Ministerio; y que se requieran cuando un funcionario se encuentre asignado a alguna gestiĆ³n oficial en otra entidad o instituciĆ³n dentro de la ciudad o que se encuentren en comisiĆ³n de servicios en cualquier otra ciudad del paĆ­s.

n

n

n

n Como excepciĆ³n, el Despacho Ministerial podrĆ” utilizar el fondo fijo de caja chica para el pago de refrigerios, catering, decoraciones y/o arreglos florales, cuando se efectĆŗen reuniones de carĆ”cter oficial o cuando se produzcan visitas de funcionarios del exterior. Para justificar estos Ćŗltimos gastos el Coordinador General Administrativo Financiero certificarĆ” la lista de asistentes y/o los actos que ameriten estas erogaciones.

n

n

n

n ArtĆ­culo 10.- Manejo y uso de la caja chica.- En el manejo y uso del fondo de caja chica, se observarĆ” lo siguiente:

n

n

n

n Se incluirƔn solamente facturas o notas de venta, que por su naturaleza correspondan a los bienes y servicios determinados en el Art. 9;

n

n

n

n Los gastos efectuados por caja chica se resumirĆ”n en el formulario Ā«Vales de Caja ChicaĀ» (Anexo 1), el mismo que estarĆ” legalizado con firmas de responsabilidad del Ordenador del Gasto y del Administrador y Custodio del fondo.

n

n

n

n Tanto para el caso del Despacho Ministerial, SecretarĆ­a TĆ©cnica como para la CoordinaciĆ³n General Administrativa Financiera, el ordenador del gasto serĆ” el Coordinador General (a) Administrativo (a) Financiero (a), para los demĆ”s casos el ordenador del gasto serĆ” el responsable de la Unidad de GestiĆ³n Administrativa .

n

n

n

n Para los Centros SIS ECU 911, el ordenador de gasto serĆ” el Gerente de cada centro.

n

n

n

n Las facturas o notas de venta originales, que respalden el egreso de caja chica, se adjuntarƔn al formulario ?Vales de Caja Chica?.

n

n

n

n Para realizar el resumen de caja chica, se utilizarĆ” el formulario Ā«Resumen de Caja ChicaĀ» (Anexo 2), en el mismo se detallarĆ”n los valores de caja chica en orden numĆ©rico y cronolĆ³gico, y se anexarĆ” el formulario ?Vale de Caja Chica? y las facturas o notas de venta originales que respalden el egreso.

n

n

n

n

n

n ArtĆ­culo 11.- De las facturas o notas de venta.- Las facturas o notas de venta emitidas por los proveedores del bien o servicio, deben contener los requisitos establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Venta, RetenciĆ³n y DocumentaciĆ³n Complementaria requerida por el SRI para su emisiĆ³n, por lo que se considerarĆ”n vĆ”lidos siempre y cuando cumplan los siguientes requisitos:

n

n

n

n Nombre del proveedor, apellido y nombre cuando es persona natural; denominaciĆ³n o razĆ³n social del emisor en forma completa o abreviada cuando sea persona jurĆ­dica.

n

n

n

n NĆŗmero del RUC impreso.

n

n

n

n DenominaciĆ³n de documento.

n

n

n

n NĆŗmero de la autorizaciĆ³n otorgada por el SRI.

n

n

n

n Pre numerada.

n

n

n

n Fecha de validez.

n

n

n

n Que no presente borrones, tachones, ni enmendaduras.

n

n

n

n El valor deberĆ” estar escrito en letras y nĆŗmeros.

n

n

n

n Que mantenga un orden cronolĆ³gico de fechas.

n

n

n

n NĆŗmero de RUC, nombre y apellidos, denominaciĆ³n o razĆ³n social y nĆŗmero de autorizaciĆ³n otorgado por el SRI, del establecimiento grĆ”fico que realizĆ³ la impresiĆ³n.

n

n

n

n Emitido a nombre del Ministerio de CoordinaciĆ³n de Seguridad, constando el Nro de RUC 1768140390001, fecha del mes vigente, CoordinaciĆ³n General, telĆ©fono, detalle, subtotal, IVA tarifa 12% o 0%, total, rĆŗbrica del proveedor y de quien recibe el bien o servicio.

n

n

n

n ArtĆ­culo 12.- DevoluciĆ³n de las facturas o notas de venta.- En el caso de que la factura o nota de venta no cumpla con los requistos establecidos en el artĆ­culo 11 del presente Reglamento, el (la) responsable del manejo del fondo, procederĆ” con la devoluciĆ³n de aquellos que no cumplan con lo dispuesto en el Reglamento de comprobantes de venta, retenciĆ³n y documentos complementarios, emitido por el Servicio de Rentas Internas, ademĆ”s debe observar que los mismos no contengan borrones ni enmendaduras; y, no se aceptarĆ” la validez de una factura perteneciente a otro periodo.

n

n

n

n ArtĆ­culo 13.- Retenciones tributarias.- El manejo de los fondos fijos de caja chica debe cumplir con la normativa tributaria vigente, particularmente con lo dispuesto en el Reglamento de Comprobantes de Venta, RetenciĆ³n y Documentos Complementarios asĆ­ como el procedimiento tributario de reembolso de gastos en el paĆ­s establecido en el Reglamento de Ley OrgĆ”nica de RĆ©gimen Tributario Interno (LORTI).

n

n

n

n ArtĆ­culo 14.- De los formularios y registros.- Los formularios que se utilizan tanto para la justificaciĆ³n del gasto como para la reposiciĆ³n del fondo son:

n

n

n

n Formulario de Vale de Caja Chica (Anexo 1).

n

n

n

n Formulario de Resumen de Caja Chica (Anexo 2).

n

n

n

n Formulario de Arqueo de Caja Chica (Anexo 3).

n

n

n

n El formulario Ā«Vale de caja chicaĀ» debe ser numerado por cada gasto que se efectĆŗe, adicional a los requisitos antes descritos, debe constar el nombre del funcionario o servidor solicitante del fondo, el valor de la adquisiciĆ³n se registrarĆ” en nĆŗmeros y letras, la fecha y la firma del servidor que solicitĆ³ el desembolso y servirĆ”n de respaldo de todos los pagos realizados con el

n
n

n fondo fijo de caja chica, en caso de anular el formulario de vale de caja chica se anexarĆ” al resumen de caja chica

n

n

n

n El formulario Ā«Resumen de caja chicaĀ» deberĆ” ser numerado, servirĆ” para hacer constar el valor en nĆŗmeros y letras, el concepto, la fecha y las firmas de responsabilidad del funcionario que autorice el gasto y del custodio del fondo fijo de caja chica.

n

n

n

n El formulario ?Acta de Arqueo del Fondo de Caja Chica?, deberĆ” ser numerado, servirĆ” para hacer un arqueo de fondos en el cual se establecerĆ” el monto del fondo; la descomposiciĆ³n del fondo, en el cual se detallarĆ”n los valores de las facturas, notas de venta y el efectivo; y, las firmas del responsable del fondo y del delegado de la Unidad de GestiĆ³n Financiera.

n

n

n

n ArtĆ­culo 15.- ReposiciĆ³n del fondo.- Los administradores del fondo fijo de caja chica solicitarĆ”n a la CoordinaciĆ³n General Administrativa Financiera su reposiciĆ³n, cuando se haya agotado el fondo en el sesenta por ciento (60%) del monto establecido o mensualmente, utilizando el formulario Ā«Resumen de Caja ChicaĀ» (Anexo 2), al que adjuntarĆ”n el formulario ?Vale de Caja Chica? y las facturas o notas de venta originales que respalden el egreso.

n

n

n

n Todo pago realizado con el fondo fijo de caja chica tendrĆ” respaldo del respectivo formulario Ā«Vale de Caja ChicaĀ» (Anexo 1).

n

n

n

n El trĆ”mite de reposiciĆ³n, se lo harĆ” cuando el formulario Ā«Resumen de Caja ChicaĀ», y los anexos correspondientes sean revisados y no sean observados por los funcionarios responsables del control previo de la CoordinaciĆ³n General Administrativa Financiera.

n

n

n

n La solicitud de reposiciĆ³n del fondo de caja chica deberĆ” ser suscrita por el responsable del manejo del fondo con el visto bueno de la autoridad responsable de la unidad a la que se asignĆ³ el fondo, para el caso de los Centros SIS ECU 911 deberĆ” constar el visto bueno del Gerente; excepto del Despacho, que quien darĆ” el visto bueno es el Coordinador General Administrativo Financiero; las solicitudes de reposiciĆ³n se presentarĆ”n en la Unidad de GestiĆ³n Financiera hasta el 25 de cada mes. Las facturas o notas de venta, deberĆ”n corresponder al mes de la reposiciĆ³n; no se aceptarĆ”n facturas o notas de venta, de meses anteriores.

n

n

n

n Los Centros SIS ECU 911 deben considerar que el envĆ­o de la documentaciĆ³n deberĆ” ser con tres (3) dĆ­as de antelaciĆ³n a la fecha indicada en el inciso precedente.

n

n

n

n Una vez que se haya revisado y comprobado que todos los documentos que justifican los desembolsos son correctos, la Unidad de GestiĆ³n Financiera procederĆ” a tramitar el reintegro del fondo a nombre de la persona responsable del manejo y custodia.

n

n

n

n Al finalizar el ejercicio econĆ³mico, los funcionarios encargados de su manejo deben presentar en la Unidad de GestiĆ³n Financiera, la justificaciĆ³n del gasto efectuado con el Ćŗltimo fondo asignado y ademĆ”s el comprobante de depĆ³sito del valor no utilizado, en la cuenta perteneciente al Ministerio, para el efecto, la CoordinaciĆ³n General Administrativa Financiera notificarĆ” por escrito la fecha en la cual se debe presentar dicha justificaciĆ³n.

n

n

n

n

n

n Al iniciar el siguiente periodo fiscal, se asignarĆ” un nuevo fondo; toda solicitud de creaciĆ³n y reposiciĆ³n del fondo serĆ” dirigida a la CoordinaciĆ³n General Administrativa Financiera y su trĆ”mite procederĆ” previa revisiĆ³n por los funcionarios responsables del control.

n

n

n

n

n

n ArtĆ­culo 16.- Control y arqueos sorpresivos.- Para asegurar el uso adecuado de los recursos del fondo fijo de caja chica, se realizarĆ”n arqueos periĆ³dicos y sorpresivos por personas designadas por el Coordinador General (a) Administrativo (a) Financiero (a), que sean independientes de las funciones del registro, autorizaciĆ³n y custodia de fondos, para el efecto se utilizarĆ” el Formulario ?Acta de Arqueo del Fondo Fijo de Caja Chica? (Anexo 3). La realizaciĆ³n de estos arqueos se realizarĆ” de conformidad con lo establecido en la Norma General Nro. 405-09, inciso cuarto de Normas de Control de la ContralorĆ­a General del Estado, expedida con Acuerdo No. 039-CG y publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 87 de 14 de diciembre de 2009.

n

n

n

n En el caso de que los administradores del fondo de caja chica sean servidores(as) que presten sus servicios en esta Cartera de Estado bajo la modalidad de contrato de servicios ocasionales, de conformidad con lo establecido en las normas generales de control interno, a fin de precautelar la seguridad, integridad, pĆ©rdida, uso indebido u acto ilegal, los arqueos sorpresivos se deben realizar, mensual, bimensual o trimestralmente de tal manera que la rendiciĆ³n de cuentas sobre el manejo de este fondo estĆ© adecuadamente controlado; y, establecer las responsabilidades correspondientes si es del caso, de manera oportuna.

n

n

n

n Los resultados de los arqueos deben constar en actas, de las cuales se llevarƔ el correspondiente registro. Las desviaciones o mal manejo de fondos encontrados, constarƔ en dichas actas y una vez determinadas las responsabilidades se tomarƔn las acciones correctivas y legales correspondientes.

n

n

n

n

n

n Los valores de caja chica permanecerƔn en custodia del administrador (a) del fondo, en efectivo en una caja con seguridad, en la dependencia que labora.

n

n

n

n La CoordinaciĆ³n General Administrativa Financiera serĆ” la encargada de verificar el cumplimiento de las disposiciones contempladas en el presente Reglamento Interno.

n

n

n

n

n

n ArtĆ­culo 17.- De la contabilizaciĆ³n de los recursos del fondo.- La Unidad de GestiĆ³n Financiera verificarĆ”, analizarĆ”, liquidarĆ” y contabilizarĆ” los valores correspondientes a los recursos del fondo fijo de caja chica.

n

n

n

n

n

n ArtĆ­culo 18.- Normas Supletorias.- En todo lo no previsto en este Reglamento Interno, se estarĆ” a lo dispuesto en el CĆ³digo OrgĆ”nico de Finanzas PĆŗblicas, Ley OrgĆ”nica de la ContralorĆ­a General del Estado, normas de control interno, Reglamento Sustitutivo de Responsabilidades, Reglamento para Registro y Control de Cauciones, Normatividad emitida por el Ministerio de EconomĆ­a y Finanzas; y, mĆ”s disposiciones legales y reglamentarias aplicables.

n

n

n

n

n

n ArtĆ­culo 19.- IncorporaciĆ³n de Normas.- Si en lo posterior se modificaren las disposiciones legales o reglamentarias vigentes en el paĆ­s sobre fondo fijo de caja chica, Ć©stas se entenderĆ”n incorporadas al presente Reglamento en la parte pertinente.

n

n

n

n

n

n ArtĆ­culo 20.- De la ejecuciĆ³n del presente acuerdo.- EncĆ”rguese la ejecuciĆ³n del presente Acuerdo al Coordinador General Administrativo Financiero, y a los administradores del fondo fijo de caja chica.

n

n

n

n

n

n DisposiciĆ³n Derogatoria.- DerĆ³guese todas las disposiciones administrativas que se opogan al presente Reglamento Interno, emitidas con anterioridad, en especial el Acuerdo Ministerial No. 027 de 11 de junio de 2012.

n

n

n

n

n

n DisposiciĆ³n Final.- El presente Acuerdo entrarĆ” en vigencia a partir de la fecha de su suscripciĆ³n, sin perjuicio de su publicaciĆ³n en el Registro Oficial.

n

n

n

n

n

n Dado en la ciudad de San Francisco de Quito, DM, a 07 de febrero de 2013

n

n

n

n

n

n f.) Valm. Homero Arellano Lascano, Ministro de CoordinaciĆ³n de Seguridad.

n

n

n n

n

n

n ANEXO No.1 VALE DE CAJA CHICA

n

n

n

n ANEXO No. 2 RESUMEN DE CAJA CHICA

n

n

n

n ANEXO No. 3 ACTA DE ARQUEO DE FONDO DE CAJA CHICA

n

n alt

n

n alt

n

n alt

n n

n Fiel copia del original.- f.) Ilegible.

n

n

n

n Documento que contiene doce (12) fojas Ćŗtiles.

n

n

n n n

n No. 038

n

n

n

n Valm. Homero Arellano Lascano

n

n MINISTRO DE COORDINACIƓN DE SEGURIDAD

n

n

n

n Considerando:

n

n

n

n Que, la ConstituciĆ³n de la RepĆŗblica en el artĆ­culo 292 establece que el Presupuesto General del Estado es el instrumento para la determinaciĆ³n y gestiĆ³n de los ingresos y egresos del Estado, e incluye todos los ingresos y egresos del sector pĆŗblico, con excepciĆ³n de los pertenecientes a la seguridad social, la banca pĆŗblica, las empresas pĆŗblicas y los gobiernos autĆ³nomos descentralizados;

n

n

n

n Que, el Ministerio de CoordinaciĆ³n de Seguridad fue creado mediante Decreto Ejecutivo No. 117-A del 15 de febrero de 2007, publicado en el Registro Oficial No. 33 del 5 de marzo de ese mismo aƱo;

n

n

n

n Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 589, de 17 de diciembre de 2010, el seƱor Presidente Constitucional de la RepĆŗblica nombrĆ³ al seƱor Valm. Homero Arellano Lascano, como Ministro de CoordinaciĆ³n de Seguridad;

n

n

n

n Que, los literales a), d) y e) del artĆ­culo 77 de la Ley OrgĆ”nica de la ContralorĆ­a General del Estado, disponen que las mĆ”ximas autoridades, titulares y responsables de las instituciones del Estado, son responsables de los actos, contratos o resoluciones emanados de su autoridad, ademĆ”s de dirigir y asegurar la implantaciĆ³n, funcionamiento y actualizaciĆ³n del sistema de control interno, asĆ­ como el inciso segundo del artĆ­culo 9, que determina que serĆ” de responsabilidad de cada instituciĆ³n del Estado y tendrĆ” como finalidad primordial crear las condiciones para el ejercicio de control externo a cargo de la ContralorĆ­a General del Estado;

n

n

n

n Que, de conformidad con lo establecido en el Estatuto OrgĆ”nico de GestiĆ³n Organizacional por Procesos del Ministerio de CoordinaciĆ³n de Seguridad, la CoordinaciĆ³n General de Proyectos Especiales, entre una de sus atribuciones y responsabilidades, es la de: ?Ejecutar Programas, proyectos o iniciativas emblemĆ”ticas especĆ­ficos de carĆ”cter intersectorial de corto y mediano plazo en el campo de la seguridad?;

n

n

n

n Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 988 de 29 de diciembre de 2011, el seƱor Presidente Constitucional de la RepĆŗblica emite disposiciones con el ?objeto de regular la implementaciĆ³n del Servicio Integrado de Seguridad ECU – 911, como herramienta integradora de los servicios de emergencia que prestan los Cuerpos de Bomberos, las Fuerzas Armadas, la PolicĆ­a Nacional e instituciones que conforman el Sistema Nacional de Salud?, para lo cual se encuentra en ejecuciĆ³n la implementaciĆ³n y puesta en marcha de Centros Operativos del SIS ECU-911 nacionales, zonales y locales, que estarĆ”n bajo la autoridad del Ministerio de CoordinaciĆ³n de Seguridad;

n

n

n

n Que, la Contralorƭa General del Estado, mediante Acuerdo No. 039 publicado en el Registro Oficial Suplemento No. 87 de 14 de diciembre de 2009, emite Normas TƩcnicas de Control Interno, entre las cuales, en la No. 405-08, literal e), se establece que el Fondo Rotativo, son valores fijos asignados para el cumplimiento de un fin especƭfico y se mantendrƔn depositados en una cuenta bancaria;

n

n

n

n Que, mediante Acuerdo Ministerial No. 086 de 09 de abril de 2012, el Ministerio de Finanzas sustituye las normas tĆ©cnicas constantes a continuaciĆ³n del numeral 4.9.3 del Acuerdo Ministerial No. 447, publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 259 de 24 de enero de 2008, entre las cuales, en el numeral 8.2., constan las relativas a Fondos Rotativos; y,

n

n

n

n Que, es necesario disponer de un instrumento que norme los procedimientos para la utilizaciĆ³n de recursos financieros asignados a travĆ©s del fondo rotativo, a fin de racionalizar los desembolsos de este mecanismo de pago; asi como, adecuarlo a la normativa vigente,

n

n

n

n En ejercicio de las facultades que le confieren el artĆ­culo 154, numeral 1, de la ConstituciĆ³n de la RepĆŗblica del Ecuador y el artĆ­culo 17 del Estatuto del RĆ©gimen JurĆ­dico Administrativo de la FunciĆ³n Ejecutiva,

n

n

n

n Acuerda:

n

n

n

n EXPEDIR EL REGLAMENTO PARA LA

n

n CREACIƓN, ADMINISTRACIƓN Y LIQUIDACIƓN

n

n DEL FONDO ROTATIVO PARA LA

n

n COORDINACIƓN GENERAL DE PROYECTOS

n

n ESPECIALES

n

n

n

n ArtĆ­culo 1.- Ɓmbito de AplicaciĆ³n.- El presente Reglamento norma la creaciĆ³n, administraciĆ³n y liquidaciĆ³n del fondo rotativo asignado a la CoordinaciĆ³n General de Proyectos Especiales del Ministerio de CoordinaciĆ³n de Seguridad, que se sujetarĆ” a los procedimientos establecidos en este cuerpo normativo, al CĆ³digo OrgĆ”nico de PlanificaciĆ³n y Finanzas PĆŗblicas, Ley OrgĆ”nica del Sistema Nacional de ContrataciĆ³n PĆŗblica, a las Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector pĆŗblico y personas jurĆ­dicas de derecho privado que dispongan de recursos pĆŗblicos; y, demĆ”s normas conexas; asĆ­ como, a los principios constitucionales de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquĆ­a, desconcentraciĆ³n, coordinaciĆ³n, participaciĆ³n, planificaciĆ³n, transparencia y evaluaciĆ³n.

n

n

n

n ArtĆ­culo 2.- Objetivo.- El Fondo Rotativo asignado a la CoordinaciĆ³n General de Proyectos Especiales del Ministerio de CoordinaciĆ³n de Seguridad, tiene por objeto cubrir las obligaciones y atender las necesidades urgentes, eventos no previsibles que no se realizan con los procesos normales de la gestiĆ³n administrativa-financiera institucional, relacionados exclusivamente con la actividad propia de los Centros ECU-911, procurando la disponibilidad inmediata de recursos para resolver dichas necesidades.

n

n

n

n

n

n ArtĆ­culo 3.- CreaciĆ³n y Apertura del Fondo.- La CoordinaciĆ³n General Administrativa Financiera del Ministerio de CoordinaciĆ³n de Seguridad, previa disposiciĆ³n de la mĆ”xima autoridad, deberĆ”n gestionar la apertura del Fondo Rotativo de acuerdo al monto fijado en el artĆ­culo 6 del presente Reglamento.

n

n

n

n Para la apertura del Fondo Rotativo, debe existir la respectiva disponibilidad y certificaciĆ³n presupuestaria correspondiente.

n

n

n

n La CoordinaciĆ³n General Administrativa Financiera del Ministerio de CoordinaciĆ³n de Seguridad, solicitarĆ” a la SubsecretarĆ­a de TesorerĆ­a de la NaciĆ³n del Ministerio de Finanzas, la apertura de la cuenta corriente para el manejo del fondo rotativo, adjuntando el presente Reglamento y determinando el nombre del responsable de la cuenta del Fondo Rotativo.

n

n

n

n El Fondo Rotativo se apertura en una cuenta corriente en la Banca PĆŗblica o un banco autorizado por el Ministerio de Finanzas a nombre del Ministerio de CoordinaciĆ³n de Seguridad, cuya cuenta se deberĆ” registrar mediante firmas conjuntas del Responsable y Custodio del Fondo Rotativo.

n

n

n

n ArtĆ­culo 4.- Responsable del Fondo Rotativo.- Se designa al Coordinador General de Proyectos Especiales como responsable de la recepciĆ³n, administraciĆ³n, control y reposiciĆ³n del fondo rotativo.

n

n

n

n El Responsable del Fondo Rotativo, designarĆ”, por escrito, la persona que tenga a su cargo la custodia y la revisiĆ³n y manejo de la documentaciĆ³n del Fondo Rotativo, quiĆ©n ademĆ”s se encargarĆ” de la gestiĆ³n del mismo.

n

n

n

n ArtĆ­culo 5.- Atribuciones del Responsable y del Custodio del Fondo Rotativo:

n

n

n

n Del Responsable del Fondo Rotativo:

n

n

n

n Aperturar la cuenta corriente para el manejo del Fondo Rotativo;

n

n

n

n Velar por la adecuada utilizaciĆ³n de los recursos del Fondo Rotativo;

n

n

n

n Administrar adecuadamente el Fondo Rotativo, cumplirƔ y harƔ cumplir las normas contenidas en el presente Reglamento y demƔs normas legales, reglamentarias e instructivos relacionados con el manejo de dicho Fondo;

n

n

n

n Autorizar la ejecuciĆ³n de los gastos con cargo al Fondo Rotativo;

n

n

n

n Suscribir y remitir a la CoordinaciĆ³n General Administrativa Financiera la rendiciĆ³n documentada del fondo para su reposiciĆ³n o entrega definitiva;

n

n

n

n Suscribir tanto al inicio de su gestiĆ³n como al tĆ©rmino de la misma, el acta de entrega recepciĆ³n por los valores recibidos o entregados, los mismos que serĆ”n verificados con la conciliaciĆ³n bancaria;

n

n

n

n Proporcionar la informaciĆ³n que le sea requerida respecto al Fondo Rotativo;

n
n

n Tramitar la reposiciĆ³n del Fondo Rotativo previo a la justificaciĆ³n documentada. Esta reposiciĆ³n se aplicarĆ” de manera obligatoria cad mes para fines tributarios;

n

n

n

n Liquidar el fondo asignado antes de finalizar cada perĆ­odo fiscal, hasta la fecha establecida en el presente Reglamento;

n

n

n

n Responsabilizarse al momento de la emisiĆ³n de los cheques asĆ­ como de los comprobantes de egreso;

n

n

n

n Presentar la cuenta conciliada asĆ­ como la rendiciĆ³n documentada del fondo en caso de ser removido del cargo debido a transferencia, rotaciĆ³n, despido, renuncia o cualquier otro motivo; y,

n

n

n

n Reponer y liquidar los valores indebidamente desembolsados y los que errĆ³neamente no se hubieren retenido por concepto de impuestos.

n

n

n

n

n

n Del Custodio del Fondo Rotativo:

n

n

n

n Llevar los registros y formularios establecidos para la administraciĆ³n del Fondo de Rotativo;

n

n

n

n Realizar las labores de control previo al desembolso de los valores con cargo al Fondo Rotativo;

n

n

n

n Ejecutar los pagos debidamente autorizados por el Responsable del Fondo Rotativo;

n

n

n

n Verificar que cada factura o notas de venta, tiquetes o vales emitidos por mĆ”quinas registradoras, cumplan con las disposiciones previstas en las normas de facturaciĆ³n expedidas por el Servicio de Rentas Internas;

n

n

n

n Retener los impuestos que por ley corresponda;

n

n

n

n Expedir por duplicado el comprobante de retenciĆ³n de impuestos, por cada pago sujeto a retenciĆ³n, que se mantendrĆ” en un archivo ordenado numĆ©ricamente;

n

n

n

n Mantener actualizado el registro de retenciĆ³n;

n

n

n

n Elaborar las conciliaciones bancarias mensuales y solicitar a la Unidad de GestiĆ³n Financiera de la CoordinaciĆ³n General Administrativa Financiera, hasta el dĆ©cimo dĆ­a del mes siguiente, la revisiĆ³n mensual y validaciĆ³n de las mismas;

n

n

n

n Conservar en un archivo ordenado y completo, copias de los registros y de la documentaciĆ³n soporte de los pagos efectuados con cargo al Fondo Rotativo, asĆ­ como las comunicaciones contentivas de cifras relacionadas con las actividades financieras;

n

n

n

n Presentar la cuenta conciliada asĆ­ como la rendiciĆ³n documentada del fondo, en caso de transferencia, rotaciĆ³n, renuncia o cualquier otro motivo;

n

n

n

n Proporcionar la informaciĆ³n que se le solicite respecto a sus actividades, a fin de facilitar las labores de control posterior; y,

n

n

n

n Cumplir las disposiciones del presente reglamento y demƔs leyes, reglamentos e instructivos relacionados con el manejo del fondo.

n

n

n

n ArtĆ­culo 6.- Monto del Fondo Rotativo.- El monto asignado como Fondo Rotativo serĆ” de USD. 20.000,00 (VEINTE MIL 00/100 DƓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMƉRICA).

n

n

n

n ArtĆ­culo 7.- CuantĆ­a de los desembolsos.- La cantidad mĆ”xima por cada desembolso a travĆ©s del Fondo Rotativo, no podrĆ” exceder del valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0.0000002 por el Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente ejercicio econĆ³mico, incluido el IVA, equivalente a la Ć­nfima cuantĆ­a establecida por el INCOP.

n

n

n

n La cantidad mĆ­nima para efectuar desembolsos a travĆ©s de Fondo Rotativo serĆ” de USD.500,00 (QUINIENTOS 00/100 DƓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMƉRICA), incluido el IVA.

n

n

n

n ArtĆ­culo 8.- Monto de las adquisiciones y Procedimiento.- La adquisiciĆ³n de un bien o prestaciĆ³n de un servicio con aplicaciĆ³n al Fondo Rotativo se sujetarĆ” a los siguientes montos y requisitos:

n

n

n

n Desde 500,00 dĆ³lares de los Estados Unidos de AmĆ©rica hasta el valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0.0000002 por el Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente ejercicio econĆ³mico, incluido IVA, se sustentarĆ” con la obtenciĆ³n de tres pro formas, excepto si en el mercado existe un solo proveedor para vender el bien o prestar el servicio, y se aplicarĆ” el siguiente procedimiento:

n

n

n

n a.1. El Gerente de Proyecto del respectivo Centro ECU-911 o su delegado, remitirĆ” vĆ­a electrĆ³nica al Responsable del Fondo Rotativo los siguientes documentos: ?Requerimiento para Compras de Bienes y Servicios con Fondo Rotativo? (Formulario A); la certificaciĆ³n del guardalmacĆ©n o quien haga sus veces de cada Centro ECU-911, para las adquisiciones establecidas en el literal a) del artĆ­culo 9 del presente Reglamento; y, tres (3) pro formas y, el cuadro comparativo con firma de responsabilidad, que contenga el anĆ”lisis de las pro formas presentadas. En caso de que exista un solo proveedor el Gerente emitirĆ” un informe en este sentido y remitirĆ” Ćŗnicamente una pro forma.

n

n

n

n a.2. Una vez recibida la documentaciĆ³n, el Responsable del Fondo Rotativo, de considerarlo pertinente autorizarĆ” la adquisiciĆ³n solicitada (Formulario B); una vez que se cuente con el Formulario B debidamente legalizado, el Custodio del Fondo Rotativo lo enviarĆ” vĆ­a electrĆ³nica al Gerente de Proyecto o su delegado; actividades que deberĆ”n cumplirse dentro de un (1) dĆ­a hĆ”bil de recibida la documentaciĆ³n.

n

n

n

n a.3. La adquisiciĆ³n del bien o servicio se formalizarĆ” con la suscripciĆ³n del ?Acta de Entrega RecepciĆ³n de Bienes y Servicios? (Formulario C); dentro de tres (3) dĆ­as hĆ”biles de suscrita la misma; toda la documentaciĆ³n original generada durante el proceso deberĆ” ser remitida al Custodio del Fondo Rotativo, incluida la factura original.

n

n

n

n a.4. Una vez recibida la documentaciĆ³n original, el Custodio realizarĆ” las labores de control previo al desembolso de los valores con cargo al Fondo Rotativo, elaborarĆ” el cheque para la firma del Responsable del Fondo Rotativo, efectuando las retenciones respectivas, mismo que serĆ” enviado al Gerente de Proyecto del respectivo Centro ECU-911 o su delegado, actividades que se efectuarĆ”n dentro de dos (2) dĆ­as hĆ”biles de recibida la documentaciĆ³n debidamente emitida.

n

n

n

n Los requerimientos que superen el valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0.0000002 por el Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente ejercicio econĆ³mico, deberĆ”n observar lo dispuesto en la Ley OrgĆ”nica del Sistema Nacional de ContrataciĆ³n PĆŗblica y no se utilizarĆ”n valores del fondo rotativo.

n

n

n

n Todas las adquisiciones de bienes o servicios que se realicen con aplicaciĆ³n al Fondo Rotativo, serĆ”n a nombre del Ministerio de CoordinaciĆ³n de Seguridad para los fines tributarios y contables respectivos.

n

n

n

n Los egresos se realizarƔn exclusivamente mediante cheque con la firma del Responsable y del Custodio del Fondo Rotativo.

n

n

n

n

n

n ArtĆ­culo 9.- Destino para el Uso del Fondo Rotativo.- Los recursos del Fondo Rotativo podrĆ”n ser utilizados en la adquisiciĆ³n de bienes y servicios que tengan la caracterĆ­stica de urgentes y que, adicionalmente no estuvieron considerados en el levantamiento de las necesidades que sirvieron de base para la formulaciĆ³n del Plan Anual de Contrataciones (PAC) y la pro forma presupuestaria de la Entidad, y que estĆ©n exclusivamente relacionados con la actividad propia de los Centros ECU- 911, como son:

n

n

n

n

n

n AdquisiciĆ³n de suministros y materiales de menor cuantĆ­a que por su naturaleza no sean susceptibles de mantener en la bodega, previa certificaciĆ³n del GuardalmacĆ©n o quien haga sus veces;

n

n

n

n Pago de trabajos de instalaciones y reparaciones referentes a plomerĆ­a, albaƱilerĆ­a, energĆ­a elĆ©ctrica y servicio telefĆ³nico;

n

n

n

n AdquisiciĆ³n de piezas, insumos, repuestos y reparaciones para los vehĆ­culos destinados a los Centros ECU-911;

n
n

n

n

n Arreglo emergente de muebles, enseres y equipos de oficina; y,

n

n Trabajos de imprenta.

n

n

n

n El Responsable y el Custodio del Fondo deberĆ”n coordinar y supervisar para que los fondos sean utilizados efectivamente en la adquisiciĆ³n de bienes y servicios urgentes, relacionados exclusivamente con la actividad propia de los Centros ECU-911, los que no podrĆ”n estar dentro de las prohibiciones establecidas en artĆ­culo 10 de este Reglamento.

n

n

n

n ArtĆ­culo 10.- ProhĆ­base los siguientes desembolsos o pagos con aplicaciĆ³n al Fondo Rotativo:

n

n

n

n AdquisiciĆ³n de insumos o servicios previstos en el PAC;

n

n

n

n AdquisiciĆ³n de bienes muebles o enseres de oficina que por su naturaleza constituyan activos fijos.

n

n

n

n Cambio de cheques personales o particulares;

n

n

n

n Gastos de nĆ³mina.

n

n

n

n Pago de servicios bƔsicos.

n

n

n

n Pago de servicios profesionales.

n

n

n

n Anticipo de remuneraciones bajo cualquier figura.

n

n

n

n Anticipo y pago de viƔticos.

n

n

n

n ContrataciĆ³n de ConsultorĆ­as.

n

n

n

n Por ningĆŗn concepto se emitirĆ”n a cargo al Fondo Rotativo cheques a favor del girador, en blanco o al portador.

n

n

n

n Transferir los valores depositados en la cuenta abierta para el manejo del Fondo Rotativo, a otras cuentas bancarias intermedias o personales, crear cuentas o fondos especiales y utilizarlas para otro fin.

n

n

n

n Para el pago de refrigerios y otros de igual naturaleza, de servidores pĆŗblicos e invitados, en eventos organizados por la instituciĆ³n.

n

n

n

n ArtĆ­culo 11.- ReposiciĆ³n del Fondo Rotativo.- La Unidad de GestiĆ³n Financiera de la CoordinaciĆ³n General Administrativa Financiera deberĆ” proceder con la reposiciĆ³n una vez revisada la legalidad, propiedad y veracidad de la documentaciĆ³n que justifique la necesidad de realizar un nuevo desembolso.

n

n

n

n Los documentos para la reposiciĆ³n deberĆ”n ser presentados hasta el 25 de cada mes, en la Unidad de GestiĆ³n Financiera de la CoordinaciĆ³n General Administrativa Financiera, la misma que serĆ” la encargada de revisar los documentos consignados en la solicitud de reposiciĆ³n del fondo.

n

n

n

n Los documentos que no cumplan con los requisitos legales establecidos serĆ”n devueltos al Responsable del fondo para que justifique debidamente, de no hacerlo los valores de los gastos respectivos serĆ”n restituidos por el Responsable del Fondo Rotativo. La reposiciĆ³n se realizarĆ” a nombre del Responsable del Fondo Rotativo, en no mĆ”s de cinco (5) dĆ­as laborables, de presentada la solicitud correspondiente. Los documentos que sustenten el egreso del Fondo Rotativo serĆ”n los siguientes:

n

n

n

n Requerimiento para Compras de Bienes y Servicios con Fondo Rotativo y AutorizaciĆ³n de Compra (Formulario A);

n

n

n

n CertificaciĆ³n del guardalmacĆ©n o quien haga sus veces de cada Centro ECU-911, para las adquisiciones establecidas en el literal a) del artĆ­culo 9 del presente Reglamento;

n

n

n

n Pro form