n
n Administración del Señor Ec. Rafael Correa Delgado
n
n Presidente Constitucional de la República del Ecuador
n
n Jueves, 03 de Mayo de 2012 – R. O. No. 695
n
n
n
n
n
n SUPLEMENTO
n
n
n
n SUMARIO
n
n
n
n
n
n Servicio Nacional de Aduana del Ecuador:
n
n
n
n
n
n Resoluciones
n
n
n
n DGN-DSG-DNT-DMN-JCM-RE-0662 Expídese el ?Instructivo de Sistemas para la Utilización del Sistema de Gestión Documental QUIPUX
n
n
n
n
n
n Secretaría Nacional de Transparencia de Gestión:
n
n
n
n
n
n SNTG-001-2012 Apruébase la Programación Anual de la Política Pública de la SNTG
n
n
n
n
n
n Ordenanzas Municipales:
n
n
n
n
n
n
n
n – Gobierno Cantonal de Pindal: De urbanismo, construcciones y ornato
n
n
n
n
n
n – Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón La Libertad: Que reforma a la Ordenanza sustitutiva que reglamenta la determinación, administración, control y recaudación del impuesto de patentes municipales
n
n
n
n
n
n
n
n CONTENIDO
n
n
n n
n n
n
n
n Nº DGN-DSG-DNT-DMN-JCM-RE-0662
n
n
n
n SERVICIO NACIONAL DE ADUANA DEL ECUADOR DIRECCIÓN GENERAL
n
n
n
n Considerando:
n
n
n
n Que el numeral 3 del artículo 225 de la Constitución de la República del Ecuador expresamente señala que son entidades del Sector Público, los organismos y entidades creados por la Constitución o la ley para el ejercicio de la potestad estatal, para la prestación de servicios públicos o para desarrollar actividades económicas asumidas por el Estado;
n
n
n
n Que el artículo 227 de la Constitución de la República del Ecuador señala que la Administración Pública constituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía, desconcentración, descentralización, coordinación, participación, planificación, transparencia y evaluación;
n
n
n
n Que en el Capítulo I, Naturaleza y Atribuciones, Título IV de la Administración Aduanera, regulado en el Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones, publicado en el Suplemento del Registro Oficial Nº 351 del 29 de diciembre del 2010, se señala: ?El servicio de aduana es una potestad pública que ejerce el Estado, a través del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, sin perjuicio del ejercicio de atribuciones por parte de sus delegatarios debidamente autorizados y de la coordinación o cooperación de otras entidades u órganos del sector público, con sujeción al presente cuerpo legal, sus reglamentos, manuales de operación y procedimientos, y demás normas aplicables??;
n
n
n
n Que, de conformidad a las competencias y atribuciones que tiene el Director General del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, se encuentra determinado en el literal l) del Art. 216 del Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones, ?? l. Expedir, mediante resolución los reglamentos, manuales, instructivos, oficios circulares necesarios para la aplicación de aspectos operativos, administrativos, procedimentales, de valoración en aduana y para la creación, supresión y regulación de las tasas por servicios aduaneros, así como las regulaciones necesarias para el buen funcionamiento de la administración aduanera y aquellos aspectos operativos no contemplados en este Código y su reglamento??;
n
n
n
n Que, mediante Decreto Ejecutivo Nº 738, de fecha 21 de abril del 2011, el Econ. Santiago León Abad, fue designado Director General del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, de conformidad con lo establecido en el artículo 215 del Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones; y el artículo 11, literal d) del Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva; y,
n
n
n
n En tal virtud, el Director General del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, en ejercicio de la atribución y competencia dispuesta en el literal l) del artículo 216 del Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones, publicado en el Suplemento del Registro Oficial Nº 351 del 29 de diciembre del 2010,
n
n
n
n Resuelve:
n
n
n
n PRIMERO.- Expedir el ?Instructivo de Sistemas para la Utilización del Sistema de Gestión Documental QUIPUX?.
n
n
n
n DISPOSICIÓN FINAL
n
n
n
n Notifíquese del contenido de la presente resolución a las subdirecciones generales, direcciones nacionales, direcciones distritales y direcciones técnicas de Área del Servicio Nacional de Aduanas del Ecuador.
n
n
n
n Publíquese en la página Web del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador y encárguese a la Dirección de Secretaría General del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador el formalizar las diligencias necesarias para la publicación de la presente en el Registro Oficial.
n
n
n
n La presente resolución entrará en vigencia a partir de su publicación en el Registro Oficial.
n
n
n
n Dada y firmada en el Despacho Principal de la Dirección General del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, en la ciudad de Santiago de Guayaquil, el 21 de noviembre del 2011.
n
n
n
n
n
n f.) Econ. Xavier Cárdenas Moncayo, Director General, Servicio Nacional de Aduana del Ecuador.
n
n
n
n
n
n SERVICIO NACIONAL DE ADUANA DEL ECUADOR.- Certifico que es fiel copia de su original.- f.) Ilegible, Secretaría General SENAE.
n
n
n n
n n
n
n
n
n
n INSTRUCTIVO DE SISTEMAS PARA LA UTILIZACIÓN DEL SISTEMA
n
n DE GESTIÓN DOCUMENTAL
n
n QUIPUX
n
n
n
n NOVIEMBRE 2011
n
n
n n
n CUADRO DE RESUMEN
n n
n DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO
n n
n Este documento describe las herramientas Administrativas del Sistema de Gestión Documental QUIPUX
n n
n OBJETIVO
n n
n Estandarizar las actividades de recepción, registro, derivación, respuesta de la documentación oficial, interna y externa.
n n
n CUADRO DE RESPONSABILIDADES DE EMISIÓN
n n
n ELABORADO
n n
n
n n
n
n n
n
n n
n
n n
n NOMBRE
n n
n CARGO
n n
n ÁREA
n n
n FECHA
n n
n FIRMA
n n
n Ing. Janina Rodas Muñoz
n n
n Secretaria de Dirección General, Nacional y Distrital
n n
n Dirección Nacional de Mejora Continua y Tecnología de la Información
n n
n 09/11/2011
n n
n Ilegible.
n n
n
n n
n REVISIÓN
n n
n NOMBRE
n n
n CARGO
n n
n ÁREA
n n
n FECHA
n n
n FIRMA
n n
n Ing. Alberto Galarza
n n
n Jefe de Calidad y Mejora Continua
n n
n
n
n Dirección Nacional de Mejora Continua y Tecnología de la Información
n n
n 09/11/2011
n n
n Ilegible.
n n
n Ing. Javier Morales
n n
n Director de Mejora Continua y Normativa
n n
n Dirección Nacional de Mejora Continua y Tecnología de la Información
n n
n 09/11/2011
n n
n Ilegible.
n n
n APROBACIÓN
n n
n NOMBRE
n n
n CARGO
n n
n FECHA
n n
n FIRMA
n n
n Ing. Wilson Samaniego Vélez
n n
n Director Nacional de Mejora Continua y Tecnología de la Información (E)
n n
n 09/11/2011
n n
n Ilegible.
n n
n CUADRO DE ACTUALIZACIONES/REVISIONES/MODIFICACIONES
n n
n VERSIÓN
n n
n FECHA
n n
n RAZÓN
n n
n RESPONSABLE
n n
n 1
n n
n Octubre 2011
n n
n Versión Inicial
n n
n Ing. Janina Rodas
n n n n n n n n n n
n
n
n
n
n
n
n
n
n
n n
n
n ÍNDICE
n
n
n
n OBJETIVO???????????????………….. 3
n
n ALCANCE???????????????………….. 3
n
n RESPONSABILIDAD??????????…………… 3
n
n CONSIDERACIONES GENERALES??…?…………. 3
n
n PROCEDIMIENTO (TAREAS) ?????……………… 4
n
n ANEXOS????????????????……….. 19
n
n
n
n 1. OBJETIVO
n
n
n
n Acelerar los procesos de comunicación institucional, tanto interna como externa para agilizar el trabajo de la entidad, evitando el acumulamiento de documentos físicos, utilizando herramientas electrónicas que a su vez mejorarán el desempeño de las organizaciones.
n
n
n
n
n
n 2. ALCANCE
n
n
n
n Está dirigido a todos los servidores aduaneros, que realizan actividades de recepción, registro, derivación, respuesta de la documentación oficial interna y externa.
n
n
n
n
n
n 3. RESPONSABILIDAD
n
n
n
n La aplicación, cumplimiento y seguimiento de lo establecido en el presente instructivo es responsabilidad de los usuarios internos, de los funcionarios del Área de Movimientos y Traslados de la Dirección Nacional de Talento Humano, de los funcionarios del Área de Seguridades y de Soportes Técnicos de la Jefatura de Infraestructura Tecnológica y; de los funcionarios del Área de Sistemas de Información de la Jefatura de Desarrollo de Sistemas de la Dirección de Tecnologías de la Información, de los funcionarios de la Jefatura de Calidad y Mejora Continua de la Dirección de Mejora Continua y Normativa, y de sus superiores, de conformidad con las consideraciones generales y actividades indicadas en el presente manual.
n
n
n
n 4. CONSIDERACIONES GENERALES
n
n
n
n 4.1. El presente instructivo es un complemento del manual oficial del Sistema de Gestión Documental QUIPUX, elaborado por la Subsecretaría de Tecnologías de la Información, en el cual se indican las diferentes opciones que utilizará cada funcionario aduanero de acuerdo al perfil asignado según su cargo.
n
n
n
n 4.2. La Dirección Nacional de Talento Humano a través del Área de Movimientos y Traslados es la encargada de la elaboración, administración de los contratos de servicios ocasionales y acciones de personal, quienes deberán mantener la actualización de los cargos de los funcionarios y notificar de forma inmediata vía correo electrónico al Área de Seguridad Informática de la Jefatura de Infraestructura Tecnológica los cambios que existiesen.
n
n
n
n 4.3. La Dirección de Mejora Continua y Normativa a través de la Jefatura de Calidad y Mejora Continua, es la encargada de:
n
n
n
n 4.3.1. Verificar y confirmar los funcionarios a los cuales se les deberá crear un usuario en el Sistema de Gestión Documental QUIPUX.
n
n
n
n 4.3.2. Definir los perfiles de los funcionarios de Aduana del Ecuador que utilicen el Sistema de Gestión Documental QUIPUX.
n
n
n
n 4.3.3. Estandarizar las plantillas (institucional o por área) que se utilizará para cada documento interno o externo que se genere en la Aduana del Ecuador.
n
n
n
n 4.4. La Jefatura de Infraestructura Tecnológica a través del área de Seguridad Informática es la encargada de:
n
n
n
n 4.4.1. La creación de usuarios en el sistema, áreas de la institución, así como la actualización de los cargos y datos de los funcionarios, de acuerdo a la información tomada de la Dirección Nacional de Talento Humano.
n
n
n
n 4.4.2. Asignar los perfiles correspondientes a cada funcionario en base a lo indicado por la Jefatura de Calidad y Mejora Continua, administrar los accesos para el archivo virtual y físico, según lo definido por la Jefatura de Calidad y Mejora Continua.
n
n
n
n 4.4.3. Administrar el reinicio de claves de los funcionarios.
n
n
n
n 4.5. La Jefatura de Desarrollo a través del área de Sistemas de Información en coordinación con el área de Seguridades Informática es la responsable de cargar la información actual al sistema de gestión documental QUIPUX.
n
n
n
n 4.6. El sistema de gestión documental QUIPUX tiene las siguientes características: Conservación intacta de los documentos a lo largo del tiempo, acceso inmediato a los documentos independientemente del lugar geográfico, búsqueda de documentos definiendo criterios de acceso de forma flexible y fácil, consulta simultánea de varios lectores, reproducción y envío de documentos obviando el traslado físico, inviolabilidad de la información a través de mecanismos de seguridad digital, minimización de tiempos de distribución y consulta, ahorro de recursos físicos y económicos para gestionar los documentos, disminución de impresión de documentos, apoyo a la conservación del ambiente.
n
n
n
n 4.7. Usuario es alguien que realiza una tarea específica dentro del Sistema de Gestión Documental QUIPUX.
n
n
n
n 4.8. Bandeja de Entrada: Es una herramienta del Sistema de Gestión Documental QUIPUX que permite realizar el registro de documentos externos que llegan en forma física a la institución, y a su vez direccionar al área correspondiente para el respectivo trámite interno.
n
n
n
n 4.8.1. El manual de usuario para Bandeja de Entrada del Sistema de Gestión Documental QUIPUX es suministrado por la Subsecretaría de Tecnologías de la Información y puede consultarse en la ruta http://www.informatica.gob.ec/index.php/quipux-descargas
n
n
n
n 4.9. Bandeja de salida: es una herramienta del Sistema de Gestión Documental QUIPUX que permite realizar las operaciones relacionadas a la generación y recepción de documentos internos y externos, como por ejemplo: Elaborar un nuevo documento, recibir documentos, firmar electrónicamente documentos, enviar documentos, reasignar documentos, eliminar documentos, archivar documentos.
n
n
n
n 4.9.1. El manual de usuario para bandeja de salida del Sistema de Gestión Documental QUIPUX es suministrado por la Subsecretaría de Tecnologías de la Información y puede consultarse en la ruta http://www.informatica.gob.ec/index.php/quip ux-descargas.
n
n 4.10. Procedimiento para subrogación de cargos es suministrado por la Subsecretaría de Tecnologías de la Información y puede consultarse en la ruta http://www.informatica.gob.ec/index.php/quipuxdescargas
n
n
n
n 4.11. Existen opciones generales las cuales están asociadas a todos los perfiles, así como también opciones específicas que han sido definidas para cada perfil.
n
n
n
n 5. PROCEDIMIENTO (Tareas)
n
n
n
n A continuación se detallan las opciones generales que están disponibles para todos los servidores aduaneros y las opciones específicas para cada perfil:
n
n
n
n
n
n 5.1. Opciones generales disponibles para todos los funcionarios aduaneros:
n
n
n
n 5.1.1. Cambio de contraseña: Permite resetear la contraseña del usuario. (ver Figura 1 y 2).
n
n 
n
n 
n
n 5.1.2. Reinicio de Claves: En caso de olvido el usuario debe solicitar el reinicio de su clave vía correo electrónico al buzón de seguridad informática [email protected]
n
n
n
n 5.1.3. Activar Acciones sobre Documentos: Permite realizar las siguientes acciones: Regresar, Informar y Comentar, sobre un documento que se encuentre en la bandeja de reasignados. Para consultar más detalles sobre el uso de esta opción remítase a: ?Manual de Bandeja de Salida – Ítems: 5.6 Bandeja de Reasignados, 5.6.1 Acción de Regresar, 5.1.5 Acción de Informar, 5.1.7 Acción de Comentar?. (ver Figura 3.)
n
n 
n
n Figura 3.
n
n
n
n 5.1.4. Recepción de notificaciones al correo: Esta opción automática, permite al usuario tener conocimiento a través de su correo electrónico institucional, que ha recibido un documento en el sistema o alertas de documentos vencidos. (Ver Figura 4.).
n
n 
n
n
n
n Figura 4.
n
n
n
n 5.1.5. Creación de documentos de salida: Esta opción permite la creación de documentos para que el usuario u otro usuario lo suscriban. Los documentos de salida son: oficios, memorandos, circulares, acuerdos, resoluciones y providencias, pueden ser emitidos a usuarios de la misma institución, de otra institución o a ciudadanos. Para consultar más detalles sobre el uso de esta opción remítase a: ?Manual de Bandeja de Salida – Ítem: 3. Elaborar un nuevo documento?.
n
n
n
n
n
n 5.2. PERFIL A: Administrador
n
n
n
n Las siguientes opciones específicas están utilizables sólo para los funcionarios con Perfil A:
n
n
n
n
n
n 5.2.1. Administración del Sistema: Muestra en el menú la opción de administrar el sistema: cambio de contraseña, listas de envío, usuarios internos, ciudadanos, áreas, Instituciones y numeración de documentos. (Ver Figura 5).
n
n
n
n 
n
n Figura 5.
n
n
n
n 5.2.2. Cambio de Contraseña: Seguridad Informática debe activar la opción ?cambio de contraseña? del usuario, cuando sea solicitado vía correo electrónico, a través de la(s) opción: (Ver Figura 6 y 7).
n
n 
n
n 
n
n Figura 7.
n
n
n
n 5.2.2.1. El sistema automáticamente envía un correo al solicitante con el link de acceso para cambiar la contraseña del sistema (Ver Figura 8).
n
n 
n
n Figura 8.
n
n
n
n
n 5.2.3. Usuario Activo: Activa o desactiva el usuario. Se debe desactivar un usuario cuando el funcionario sale definitivamente de la Institución, por lo cual queda prohibido el acceso al sistema. Al momento de desactivar el usuario, el sistema muestra un listado de los usuarios existentes dentro del área a la que pertenece el funcionario que se está desactivando.
n
n
n
n 5.2.3.1. Renuncia o desvinculación de la institución: Seguridad Informática desactiva al usuario y realiza la reasignación de los temas pendientes del funcionario saliente hacia el inbox del nuevo funcionario a cargo, de no existir uno designado, esta reasignación se realiza al jefe inmediato, el mismo que derivará los documentos pendientes al funcionario que sea asignado como reemplazo. (Ver Figura 9 y 10).
n
n 
n
n 
n
n 5.2.3.2. El sistema automáticamente envía un correo al funcionario asignado para atender los trámites del funcionario saliente indicando lo siguiente: ?ha recibido un documento en el Sistema de Gestión Documental Quipux? (Ver Figura 11).
n
n 
n
n Figura 11.
n
n
n
n 5.2.3.3. Para los casos de Licencia por maternidad / paternidad, Comisión sin / con sueldo, calamidad doméstica, enfermedad y vacaciones, el jefe inmediato debe enviar un correo firmado electrónicamente al buzón [email protected], indicando el nombre del funcionario que será asignado como reemplazo. Al recibir este correo, Seguridad Informática debe proceder a realizar lo indicado en el instructivo de Subrogación de Cargo elaborado por la Subsecretaría de Tecnologías de la Información http://www.informatica.gob.ec/index.php/quipux-descargas.
n
n
n
n 5.2.3.4. Para el caso de traslados administrativos, el funcionario debe reasignar a su jefe inmediato los trámites pendientes que se encuentran en las bandejas de elaboración y recibidos. Seguridad Informática debe realizar el cambio de área del funcionario según lo dispuesto en la acción de personal.
n
n
n
n 5.2.3.5. Administrar carpetas virtuales: La configuración de carpetas virtuales se debe realizar para cada área de la institución y permite organizar en ubicaciones de carpetas virtuales los documentos de las mismas. (Ver figura 12)
n
n
n
n Organización de los niveles de Carpetas Virtuales.
n
n
n
n Administración de Carpetas Virtuales.
n
n
n
n Consultar Carpetas Virtuales.
n
n 
n
n Figura 12.
n
n
n
n 5.2.3.5.1.Organización de los niveles de carpetas virtuales: En esta opción debe establecer los niveles de profundidad que van a tener las carpetas virtuales por área, por ello debe seleccionar primero el área en la cual se desea parametrizar. Ejemplo se puede crear los siguientes niveles:
n
n
n
n Serie -> Subserie -> Expediente ?> Folder
n
n
n
n Para definir los niveles se debe seleccionar el área, ingresar el nombre para cada nivel y su descripción. Al finalizar se guarda los cambios dando clic en el botón ?Aceptar?. (Ver Figura 13).
n
n 
n
n
n
n Figura 13.
n
n
n
n 5.2.3.5.2.Administración de Carpetas Virtuales: En esta sección se va a crear las carpetas virtuales del área, según los niveles creados. Para ello se debe:
n
n
n
n Seleccionar el área.
n
n
n
n Realizar la creación del primer nivel, para lo cual se da clic en el link que dice ?Crear [Nombre dado al primer nivel]?, que se encuentra en la columna ?Acción? a lado derecho de la pantalla, se registra el nombre de la carpeta virtual y se da clic en ?Guardar?. (Ver Figura 14)
n
n 
n
n
n
n Figura 14.
n
n
n
n 5.2.3.5.3.Consultar Carpetas Virtuales: En esta funcionalidad se puede consultar las carpetas virtuales que ya están creadas y también imprimir. Se visualiza en forma jerárquica y en árbol. (Ver figura 15).
n
n
n
n 
n
n Figura 15.
n
n 5.3. PERFIL B: Todos
n
n
n
n Adicionalmente a las opciones generales listadas en el numeral ?5.1. Opciones Generales utilizables para todos los funcionarios aduaneros?, los funcionarios con Perfil B tienen disponibles las siguientes opciones específicas:
n
n
n
n 5.3.1. Firma Digital: Define si el usuario puede firmar digitalmente los documentos. Esta opción muestra al firmar un documento, el control ¿Firmar Digitalmente el documento. Para consultar más detalles sobre el uso de esta opción remítase a: ?Manual de Bandeja de Salida – Ítem: 3.4.4.1. Documento Firmado Electrónicamente?.
n
n
n
n 5.3.2. Usuario público: Permite al usuario ser visto desde otras áreas de una misma institución y poder ver a usuarios jefes y públicos de otra área en la elaboración de documentos, se utiliza para la funcionalidad de reasignación de documentos. Para consultar más detalles sobre el uso de esta opción remítase a: ?Manual de Bandeja de Salida ? Ítem: 3.4.3 Acción de Reasignar?
n
n
n
n 5.4. PERFIL B1: jefes; directores; directores nacionales; subdirectores
n
n
n
n Adicionalmente a las opciones generales listadas en el numeral ?5.1. Opciones Generales utilizables para todos los funcionarios aduaneros?, los funcionarios con Perfil B1 tienen disponibles las siguientes opciones específicas:
n
n
n
n 5.4.1. Recibir documentos externos dirigidos: Permite al usuario recibir directamente documentos externos dirigidos a otro usuario. Esta funcionalidad se utiliza en bandeja de entrada o registro de documentos. Para consultar más detalles sobre el uso de esta opción remítase a: ?Manual de Bandeja de Entrada – Ítem: 3. 2. Dirigir a?.
n
n
n
n 5.4.2. Impresión de documentos: Muestra en el menú la opción ?Por Imprimir?, para imprimir los documentos que deberán ser enviados manualmente. Estos documentos serán impresos, firmados y enviados manualmente. Para consultar más detalles
n
n
n
n sobre el uso de esta opción remítase a: ?Manual de Bandeja de Salida – Ítem: 3.3. Opciones de Impresión e Ítem: 3.4.4.2 Documento firmado manualmente?.
n
n
n
n 5.4.3. Reportes: Permite visualizar reportes estadísticos de documentos recibidos por los usuarios de la institución. (Ver Figura 16).
n
n
n
n 
n
n Figura 16.
n
n
n
n 5.4.4. Firma Digital: Define si el usuario puede firmar digitalmente los documentos. Esta opción muestra al firmar un documento, el control ¿Firmar Digitalmente el documento? Para consultar más detalles sobre el uso de esta opción remítase a: ?Manual de Bandeja de Salida – Ítem: 3.4.4.1. Documento Firmado Electrónicamente?
n
n
n
n
n
n 5.4.5. Bandeja Compartida: En esta bandeja se encuentran los documentos de la Bandeja de Recibidos del Jefe del Área, quien podrá compartir su bandeja con uno o varios funcionarios de su misma área. Para ello debe enviar un correo al buzón [email protected], indicando el nombre del funcionario que tendrá acceso a la bandeja de recibidos del Jefe del área. Para consultar más detalles sobre el uso de esta opción remítase a: ?Manual de Bandeja de Salida – Ítem: 5.9. Bandeja Compartida?.
n
n
n
n 5.4.6. Omitir estructura orgánica funcional: Esta funcionalidad es habilitada solo para el Director General, la misma que permite reasignar documentos hasta segundo nivel jerárquico, saltándose la estructura orgánica funcional de la institución. Para consultar más detalles sobre el uso de esta opción remítase a: ?Manual de Bandeja de Salida ? Ítem: 3.4.3 Acción de Reasignar?.
n
n
n
n 5.5. PERFIL C: Secretaría
n
n
n
n Adicionalmente a las opciones generales listadas en el numeral ?5.1. Opciones Generales utilizables para todos los funcionarios aduaneros?, los funcionarios con Perfil C tienen disponibles las siguientes opciones específicas:
n
n
n
n 5.5.1. Manejar Archivo Físico: Permite a los usuarios buscar y ubicar documentos en el archivo físico de su respectiva Dirección. (Ver Figura 17).
n
n
n
n Ubicación Física de Documentos.
n
n
n
n Consultar Ubicación del Documento en el Archivo Físico.
n
n
n
n Nueva Ubicación Física.
n
n
n
n Consultar Estructura del Archivo Físico.
n
n 
n
n Figura 17.
n
n
n
n 5.5.1.1. Nueva ubicación física: En esta funcionalidad se debe crear las carpetas que representan al archivo físico, para ello se debe empezar creando la carpeta para cada uno de los niveles. Los nombres deben establecerse de acuerdo a cómo se tiene codificado cada uno de los archivadores físicos del área. Para crear la carpeta del primer nivel se deberá dar clic en el link que dice ?Crear [nombre dado al primer nivel]?, establecer el nombre, la sigla y guardar los cambios. (Ver Figura 18).
n
n 
n
n Figura 18.
n
n
n
n Una vez creada la carpeta correspondiente al primer nivel, se debe ir creando las carpetas de los niveles siguientes.
n
n
n
n 5.5.1.2. Ubicación física de documentos: Esta funcionalidad sirve para archivar un documento en una ubicación física determinada. Para esto se debe buscar el documento o los archivos que se desea archivar, se presentará una lista de documentos que cumplan con la condición de búsqueda, luego se debe seleccionar y dar clic en ?Archivar?. (Ver figura 19).
n
n 
n
n Figura 19.
n
n
n
n 5.5.1.2.1.Se desplegará una pantalla donde se debe seleccionar en donde se desea archivar, haciendo clic en la opción ?Seleccionar? para elegir la ubicación física en la cual se archivará el o los documentos, luego se debe hacer clic en ?archivar?. (Ver figura 20).
n
n 
n
n Figura 20.
n
n
n
n 5.5.1.3. Consultar ubicación del documento en el archivo físico: Esta funcionalidad permite consultar la ubicación física de un documento, para esto se debe ingresar el número o parte del número de documento en la caja de texto para realizar el filtro, luego se pone ?Buscar?. Cuando se encuentra al documento, se da clic en la opción ?Ver? para visualizar la ubicación física del mismo. (Ver Figura 21).
n
n 
n
n Figura 21.
n
n
n
n 5.5.2. Consultar documentos: Permite al usuario consultar documentos que pertenecen a otros usuarios de la misma área o de áreas con menor jerarquía. (Ver figura 22).
n
n 
n
n Figura 22.
n
n
n
n 5.5.3. Impresión de documentos: Muestra en el menú la opción ?Por Imprimir?, para imprimir los documentos que deberán ser enviados manualmente. Estos documentos serán impresos, firmados y enviados manualmente. Para consultar más detalles sobre el uso de esta opción remítase a: ?Manual de Bandeja de Salida – Ítem: 3.3. Opciones de Impresión e Ítem: 3.4.4.2 Documento firmado manualmente?.
n
n
n
n 5.5.4. Digitalizar documentos: Muestra en el menú la opción para asociar documento digital (imágenes). Para consultar más detalles sobre el uso de esta opción remítase a: ?Manual de Bandeja de Entrada – Ítem: 3.4. Cargar Doc. Digitalizado?.
n
n
n
n 5.5.5. Crear carpetas virtuales: Para la creación de una nueva carpeta virtual se enviará una solicitud vía correo electrónico a [email protected], especificando si la carpeta a crear es serie, subserie, expediente y folder; por ejemplo:
n
n
n
n Director Nacional de Intervención (serie)
n
n
n
n Consecutivo 2011(subserie)
n
n
n
n Enviados (expediente)
n
n
n
n Internos(folder)
n
n
n
n Externos (folder)
n
n
n
n 5.5.6. Recibir documentos externos dirigidos: Permite al usuario recibir directamente documentos externos dirigidos a otro usuario. Esta funcionalidad se utiliza en bandeja de entrada o registro de documentos. Para consultar más detalles sobre el uso de esta opción remítase a: ?Manual de Bandeja de Entrada ? Ítem: 3. Registro de Documentos Externos?.
n
n
n
n 5.5.7. Reportes: Permite visualizar reportes estadísticos de documentos recibidos por los usuarios de la institución. (Ver figura 23).
n
n 
n
n Figura 23.
n
n
n
n 5.5.8. Firma digital: Define si el usuario puede firmar digitalmente los documentos. Esta opción muestra al firmar un documento, el control ¿Firmar Digitalmente el documento?. Para consultar más detalles sobre el uso de esta opción remítase a: ?Manual de Bandeja de Salida – Ítem: 3.4.4.1. Documento Firmado Electrónicamente?.
n
n
n
n 5.5.9. Bandeja de entrada: Visualiza todos los documentos de la institución. Para consultar más detalles sobre el uso de esta opción remítase a: ?Manual de Bandeja de Entrada http://www.informatica.gob.ec/index.php/quipux-descargas?.
n
n
n
n 5.5.10. Creación de ciudadanos: Permite a un usuario ingresar nuevos ciudadanos en el sistema, para el definirlos como destinatarios en sus documentos. Para consultar más detalles sobre el uso de esta opción remítase a: ?Manual de Bandeja de Entrada – Ítem: 3.1.2. Crear Ciudadano e Ítem: 3.1.3. Edición de Ciudadano?.
n
n
n
n 5.5.11. Creación de documentos de entrada: Permite al usuario registrar documentos externos, Documentos que llegan a la institución de manera física, se registran y se digitalizan para que fluya internamente en la institución. Para consultar más detalles sobre el uso de esta opción remítase a: ?Manual de Bandeja de Entrada – Ítem: 3.1.2. Crear Ciudadano?
n
n
n
n 5.6. Perfil C1: Secretarias
n
n
n
n Adicionalmente a las opciones generales listadas en el numeral ?5.1. Opciones Generales utilizables para todos los funcionarios aduaneros?, los funcionarios con Perfil C1 tienen disponibles las siguientes opciones específicas:
n
n
n
n 5.6.1. Manejar el archivo físico: Permite a los usuarios buscar y ubicar documentos en el archivo físico de su respectiva Dirección. Para esto se tiene las siguientes opciones: (Figura 24).
n
n
n
n Ubicación Física de Documentos
n
n
n
n Consultar Ubicación del Documento en el Archivo Físico
n
n
n
n Nueva Ubicación Física
n
n
n
n Consultar Estructura del Archivo Físico
n
n 
n
n Figura 24.
n
n
n
n 5.6.1.1. Nueva ubicación física: En esta funcionalidad se debe crear las carpetas que representan al archivo físico, para ello se debe empezar creando la carpeta para cada uno de los niveles. Los nombres deben establecerse de acuerdo a cómo se tiene codificado cada uno de los archivadores físicos del área. Para crear la carpeta del primer nivel se deberá dar clic en el link que dice ?Crear [nombre dado al primer nivel]?, establecer el nombre, la sigla y guardar los cambios. (Ver Figura 25).
n
n 
n
n
n
n Figura 25.
n
n
n
n Una vez creada la carpeta correspondiente al primer nivel, se debe ir creando las carpetas de los niveles siguientes.
n
n
n
n 5.6.1.2. Ubicación física de documentos: Esta funcionalidad sirve para archivar un documento en una ubicación física determinada. Para esto se debe buscar el documento o los archivos que se desea archivar, se presentará una lista de documentos que cumplan con la condición de búsqueda, luego se debe seleccionar y dar clic en ?Archivar?. (Ver figura 26).
n
n 
n
n Figura 26
n
n
n
n 5.6.1.2.1. Se desplegará una pantalla donde se debe seleccionar en donde se desea archivar, haciendo clic en la opción
n
n
n
n ?Seleccionar? para elegir la ubicación física en la cual se archivará el o los documentos, luego se debe hacer clic en ?Archivar?. (Ver figura 27).
n
n 
n
n Figura 27
n
n
n
n 5.6.1.3. Consultar ubicación del documento en el archivo físico: Esta funcionalidad permite consultar la ubicación física de un documento, para esto se debe ingresar el número o parte del número de documento en la caja de texto para realizar el filtro, luego se pone ?Buscar?. Cuando se encuentra al documento, se da clic en la opción ?Ver? para visualizar la ubicación física del mismo. (Figura 28).
n
n 
n
n Figura 28.
n
n
n
n 5.6.2. Consultar documentos: Permite al usuario consultar documentos que pertenecen a otros usuarios de la misma área o de áreas con menor jerarquía. (Ver figura 29).
n
n 
n
n Figura 29.
n
n
n
n
n
n 5.6.3. Impresión de documentos: Muestra en el menú la opción ?Por Imprimir?, para imprimir los documentos que deberán ser enviados manualmente. Estos documentos serán impresos, firmados y enviados manualmente. Para consultar más detalles sobre el uso de esta opción remítase a: ?Manual de Bandeja de Salida ? Ítem: 3.3. Opciones de Impresión e Ítem: 3.4.4.2 Documento firmado manualmente?.
n
n
n
n
n
n 5.6.4. Digitalizar documentos: Muestra en el menú la opción para asociar documento digital (imágenes). Para consultar más detalles sobre el uso de esta opción remítase a: ?Manual de Bandeja de Entrada ? Ítem: 3.4. Cargar Doc. Digitalizado?.
n
n
n
n
n
n 5.6.5. Crear carpetas virtuales: Para la creación de una nueva carpeta virtual se enviará una solicitud vía correo electrónico a [email protected], especificando si la carpeta a crear es serie, subserie, expediente y folder; por ejemplo:
n
n
n
n Director Nacional de Intervención (serie)
n
n
n
n Consecutivo 2011(subserie)
n
n
n
n Enviados (expediente)
n
n
n
n Internos(folder)
n
n
n
n Externos (folder)
n
n
n
n
n
n 5.6.6. Recibir documentos externos dirigidos: Permite al usuario recibir directamente documentos externos dirigidos a otro usuario. Esta funcionalidad se utiliza en bandeja de entrada o registro de documentos. Para consultar más detalles sobre el uso de esta opción remítase a: ?Manual de Bandeja de Entrada – Ítem: 3. Registro de Documentos Externos, Ítem: 3.1. Registrar e Ítem: 3.1.5. Registrar Anexos?.
n
n
n
n
n
n
n
n 5.6.7. Reportes: Permite visualizar reportes estadísticos de documentos recibidos por los usuarios de la institución. (Ver figura 30).
n
n 
n n
n Figura 30.
n
n
n
n 6. ANEXOS
n
n
n
n No hay anexos
n
n
n
n SERVICIO NACIONAL DE ADUANA DEL ECUADOR.- CERTIFICO: Que es fiel copia de su original.- f.) Ilegible, Secretaría General SENAE.
n
n
n n
n
n
n
n
n
n
n Nadia Ruiz Maldonado
n
n SUBSECRETARIA GENERAL DE
n
n TRANSPARENCIA DE GESTIÓN
n
n
n
n Considerando:
n
n
n
n Que, mediante Decreto Ejecutivo Nº 1511 de 29 de diciembre del 2008, publicado en el Tercer Suplemento del Registro Oficial Nº 498 de 31 de diciembre del 2008, se crea la Secretaría Nacional de Transparencia de Gestión, dotada de personalidad jurídica de derecho público, adscrita a la Presidencia de la República, pero con gestión desconcentrada, entidad con ámbito de acción nacional sobre las instituciones de la Administración Pública Central e institucional, inclusive en las instituciones autónomas que formen parte de ellas y de aquellas en las que las referidas administraciones sean accionistas o socias;
n
n
n
n Que, mediante Decreto Ejecutivo Nº 639 de 31 de enero del 2011, publicado en el Registro Oficial Nº 384 de fecha 14 de febrero del 2011, el economista Rafael Correa Delgado, Presidente Constitucional de la República del Ecuador, en ejercicio de las atribuciones que le confiere el numeral 9 del artículo 147 de la Constitución de la República del Ecuador, nombra a Edwin Leonardo Jarrín Jarrín, Secretario Nacional de Transparencia de Gestión;
n
n
n
n Que, mediante Resolución Nº SNTG-RH-009-2011 de 22 de febrero del 2011, Edwin Leonardo Jarrín Jarrín, Secretario Nacional de Transparencia de Gestión, designa a Nadia Ruiz Maldonado como Subsecretaria General de Transparencia de Gestión a partir del 22 de febrero del 2011;
n
n
n
n Que, mediante Resolución Nº SNTG-044-2011 de 5 de septiembre del 2011, Edwin Jarrín Jarrín, Secretario Nacional de Transparencia de Gestión, en ejercicio de las facultades que le confiere el numeral 1 del artículo 154 de la Constitución de la República del Ecuador; el artículo 17 del Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva; el artículo 4 del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública; y, las disposiciones previstas en el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por proceso, resolvió delegar a la licenciada Nadia Ruiz Maldonado, en su calidad de Subsecretaria General de Transparencia de Gestión, entre otras las siguientes atribuciones administrativas: ?Artículo 1.- Delegar a la Subsecretaria General de Transparencia de Gestión, las siguientes atribuciones: (?) d) Aprobar planes, programas y proyectos presentados por las diferentes unidades administrativas?;
n
n
n
n Que, el artículo 254 de la Constitución de la República del Ecuador dispone que el sistema nacional de planificación establecerá los objetivos nacionales permanentes en materia económica y social, fijará metas de desarrollo a corto, mediano y largo plazo, que deberán alcanzarse en forma descentralizada, y orientará la inversión con carácter obligatorio para el sector público y referencial para el sector privado;
n
n
n
n Que, el artículo 2 de la Ley Orgánica de Responsabilidad; Estabilización y Transparencia Fiscal, establece que cada institución del sector público no financiero elaborará el plan plurianual institucional para cuatro años y planes operativos anuales que servirán de base para la programación presupuestaria y los remitirá al Ministerio de Economía y Finanzas, con las pro formas presupuestarias correspondientes;
n
n
n
n Que, el artículo 3 del Reglamento Sustitutivo al Reglamento a la Ley Orgánica de Responsabilidad; Estabilización y Transparencia Fiscal, establece que los planes de las entidades y organismos del sector público no financiero evidenciarán las relaciones costo beneficio de los gastos mediante indicadores que relacionen la valorización de los productos, resultados, metas o beneficios esperados en la ejecución de programas o proyectos, con el monto o valor de los recursos que se emplearán para lograrlos o con sus costos, relaciones que estarán de acuerdo con la metodología establecida por el Organismo Técnico de Planificación dependiente de la Presidencia de la República y que deberán ser verificadas en los procesos de evaluación;
n
n
n
n Que, para hacer viable la continuación de las funciones de la Secretaría Nacional de Transparencia de Gestión determinadas en el decreto de su creación, así como la misión y objetivos que se encuentra ejecutando, se ha generado la necesidad Institucional de proceder a la Aprobación de la Programación Anual de la Política Pública, con el fin de contar con los recursos financieros suficientes, para lo cual;
n
n
n
n Que, mediante memorando Nº SNTG-CGP-2012-0001-M de 26 de enero del 2012, Susana López Olivares, Coordinadora General de Planificación de la SNTG, remite la Programación Anual de Política Pública del Gasto Corriente y de Inversión correspondiente al ejercicio fiscal 2012, que contempla la Planificación Operativa Institucional 2012, así como también la planificación del Proyecto de Inversión aprobado para este año;
n
n
n
n Que, con fecha 26 de enero del 2012, mediante sumilla inserta en el memorando Nº SNTG–CGP-2012-0001-M, Nadia Ruiz Maldonado, en su calidad de Subsecretaria General de Transparencia de Gestión, aprueba la Programación Anual de Política Pública del Gasto Corriente y de Inversión correspondiente al ejercicio fiscal 2012; y,
n
n
n
n En ejercicio de las facultades que le confieren el numeral 1 del artículo 154 de la Constitución de la República del Ecuador y el artículo 17 del Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva,
n
n
n
n Resuelve:
n
n
n
n Artículo 1.- Aprobar la Programación Anual de la Política Pública de la Secretaría Nacional de Transparencia de Gestión, cuyo detalle se encuentra en las matrices anexas a la presente resolución.
n
n
n
n Artículo 2.- La presente resolución entrará en vigencia de manera inmediata, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial
n
n
n
n Comuníquese y publíquese.
n
n
n
n Dado en la ciudad de Quito, Distrito Metropolitano, a los veinte y seis días del mes de enero del 2012.
n
n
n
n f.) Nadia Ruiz Maldonado, Subsecretaria General de Transparencia de Gestión.
n
n
n
n SNTG.- SECRETARÍA NACIONAL DE TRANSPARENCIA DE GESTIÓN.- CERTIFICO: Que es fiel copia de los documentos que reposan en esta Secretaría.- Fecha. 30 de enero del 2012.- f.) Ilegible, Dirección Administrativa.
n
n 
n
n 
n
n 
n
n 
n
n
n
n 
n
n 
n
n 
n
n 
n
n 
n
n 
n
n
n
n
n
n
n PINDAL
n
n
n
n Considerando:
n
n
n
n Que, el Art. 264 de la Constitución Política del Ecuador, determina que los gobiernos municipales tendrán entre otras las siguientes competencias exclusivas: Planificar el desarrollo cantonal con miras a regular el uso y la ocupación del suelo urbano y rural;
n
n
n
n Que, el Art. 54, literal o) del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización establece como función de los gobiernos municipales la de regular y controlar las construcciones en la circunscripción cantonal, con especial atención a las normas de control y prevención de riesgos y desastres;
n
n
n
n Que, el literal c) del refer