Registro Oficial. 27 de AGOSTO del 2004

agosto 27, 2004

MES DEn AGOSTO DEL 2004 n Viernes, 27 de agosto del 2004 – R. O. No. 408 n TRIBUNAL CONSTITUCION n DR. JORGE A. MOREJON MARTINEZDIRECTOR FUNCIÓNn EJECUTIVA nn ACUERDOS: nn MINISTERIOn DEL AMBIENTE nn 064 Constituyese la Unidad Coordinadoran de Proyectos UCP. nn MINISTERIOn DE ECONOMÍAS nn 210 Delégase al ingenieron Vicente Páez, […]

MES DEn AGOSTO DEL 2004 n

Viernes, 27 de agosto del 2004 – R. O. No. 408 n TRIBUNAL CONSTITUCION n DR. JORGE A. MOREJON MARTINEZ
DIRECTOR FUNCIÓNn EJECUTIVA nn

ACUERDOS:

MINISTERIOn DEL AMBIENTE

064 Constituyese la Unidad Coordinadoran de Proyectos UCP.

MINISTERIOn DE ECONOMÍAS

210 Delégase al ingenieron Vicente Páez, Subsecretario General de Coordinación,n para que suscriba el Formulario de Votación de la Juntan Directiva del Fondo de Liquidez..

MINISTERIOn DE GOBIERNO:

0462 Apruébase la Ordenanzan que modifica parcialmente la Ordenanza de ampliación deln límite urbano de la cabecera cantonal de Santa Rosa, lan creación de las parroquias urbanas satélites Jumón,n Balneario Jambelí y la parroquia urbana Nuevo Santa Rosa.

MINISTERIOn DE RELACIONES
n EXTERIORES.

0000470-An Convenio Básicon de Cooperación Técnica y Funcionamiento entre eln Gobierno del Ecuador y World Wildlife Fund Inc. Y su addéndum.

ORDENANZAn METROPOLITANA:

0122n Cantónn Quito: Sustitutiva del Cáptalo I, del Título IV,n del Libro Coarto del Código Municipal, sobre espectáculosn públicos

ORDENANZAn MUNICIPAL:

0122n Cantónn Camilo Ponce Enríquez: Q«e regula el procedimienton parlamentario para funcionamiento del Concejo, de te comisionesn permanentes y especiales.. n

n nn nn

No. 064

Rubén Moreno Suquilanda
n MINISTRO DEL AMBIENTE (E)

Considerando:

Que el Acuerdo Ministerial No. 034 publicado en el Registron Oficial No. 559 de 19 de abril del 2002, extendió la vigencian de la Unidad de Coordinación del Proyecto PATRA (UCP-PATRA),n a partir del 15 de marzo del 2002, y en el artículo 3n del mencionado acuerdo se estableció que la UCP-PATRA,n podrá por decisión del Despacho

Ministerial ejecutar actividades de asesoría que sen relacionen con la gestión de proyectos a nivel nacionaln e internacional y la gestión administrativa-financieran de proyectos en ejecución y que pudieren ejecutarse enn el futuro a cargo del Ministerio del Ambiente;

Que desde la expedición del Acuerdo Ministerial No.n 034 hasta la presente fecha, la UCP-PATRA, en cumplimiento den convenios y memorandos de entendimiento suscritos con organismosn cooperantes nacionales e internacionales, ha realizado la gestiónn administrativa-financiera de proyectos con fondos nacionalesn e internacionales;

Que mediante oficio No. 02655 de 31 de julio del 2003, eln Procurador General del Estado considera legalmente procedenten la creación de un órgano de administraciónn de fondos de proyectos de cooperación internacional yn nacional en el Ministerio del Ambiente, siempre y cuando el Presidenten de la República mediante decreto ejecutivo cree dichan unidad como ente desconcentrado o autorice al titular del prenombradon Ministerio su creación;

Que mediante Decreto Ejecutivo No. 1251, publicado en el Registron Oficial No. 251 del 14 de enero del 2004, el Presidente de lan República autorizó al Ministro del Ambiente paran que mediante acuerdo ministerial constituya y reorganice la Unidadn Coordinadora de Proyectos – UCP, dependiente del Despacho deln Ministerio administrativa y financieramente desconcentrada, responsablen de la administración de los recursos nacionales e internacionalesn de los proyectos que ejecuta está Cartera de Estado;

Que es necesario y muy significativo que el Ministerio deln Ambiente afirme su autoridad ambiental y consolide la capacidadn nacional y gubernamental de negociación y gestiónn de proyectos; y, que a su vez es beneficioso para esta Carteran de Estado la consecución y obtención de flexibilidad,n rapidez y eficacia en la implementación de los procesosn precontractuales y contractuales, consiguiéndose con ellon ahorro de costos, economías de escala en los procesosn y una transferencia oportuna de los recursos provenientes den cooperación así como del aporte local desde eln Ministerio de Economía y Finanzas; y,

En ejercicio de la atribución otorgada por el artículon 17 del Estatuto del Régimen Jurídico Administrativon de la Función Ejecutiva,

Acuerda:

Art. 1.- Constituir la Unidad Coordinadora de Proyectos -n UCP, dependiente del Despacho del Ministro del Ambiente, desconcentradan administrativa y financieramente, responsable de la administraciónn de los recursos nacionales e internacionales de los proyectosn de cooperación que ejecuta esta Cartera de Estado, den acuerdo a los convenios y memorandos de entendimiento que sen encuentren suscritos con organismos cooperantes o que se suscribierenn en el futuro.

Art. 2.- La Unidad Coordinadora de Proyectos – UCP, cumplirán las disposiciones, funciones y responsabilidades contempladasn en este acuerdo ministerial, en su Reglamento Orgánicon Funcional y en su Manual de Operaciones; y estará conformadan por la Coordinación General,

Coordinación Administrativo-Financiera, Asesorían Jurídica, Asesoría Técnica y demásn dependencias que sean parte de la unidad.

Art. 3.- Aprobar el Reglamento Orgánico Funcional yn el Manual de Operaciones de la Unidad Coordinadora de Proyectos,n UCP, anexo al presente acuerdo ministerial.

Art. 4.- Son funciones de la Unidad Coordinadora de Proyectos,n UCP:

a) Ser responsable de la ejecución administrativa-financieran de los proyectos a su cargo, incluyendo la organizaciónn de los procesos de licitación y concursos, preparaciónn y presentación de los requerimientos de desembolsos, manejon de las cuentas de los diferentes proyectos y preparaciónn de 103 informes requeridos, conjuntamente con los coordinadoresn ojetes de cada uno de los proyectos;

b) Planificar conjuntamente con los coordinadores o jefesn de cada uno de los proyectos, el seguimiento y evaluaciónn de los proyectos, de conformidad con lo estipulado en el Manualn de Operaciones cuando se trate de proyectos nacionales;

c) Coordinar con la adecuada aplicación de los procedimientosn y normas contenidas en los convenios suscritos con las entidadesn cooperantes o de crédito internacionales que financiann los diferentes proyectos;

d) Apoyar en los procesos de negociación con las entidadesn cooperantes o de crédito que financian los diferentesn proyectos;

e) Implementar los sistemas administrativos complementariosn a los establecidos en los convenios de cooperación o préstamosn para la ejecución oportuna y ágil de los proyectos;

f) Controlar que los trabajos contratados con terceros sen ejecuten de conformidad con las normas y especificaciones técnicasn establecidas en los contratos, especialmente en lo relacionadon con plazos y el uso adecuado de los recursos humanos, materiales,n naturales y financieros, conjuntamente con los coordinadoresn o jefes de cada uno de los proyectos;

g) Observar la fiel aplicación de los lineamientos,n políticas y directrices emitidas por el Despacho Ministerialn y organismos crediticios con los que se haya suscrito los conveniosn de préstamo;

h) Recopilar, analizar y procesar la información económican y financiera relacionada con los proyectos financiados con cooperaciónn o con créditos de entidades nacionales y extranjeras;

i) Coordinar el fiel cumplimiento de las obligaciones y compromisosn financieros derivados de la ejecución de los conveniosn suscritos;

j) Coordinar con la Dirección Financiera, Direcciónn de Planificación del MAE y demás dependencias deln Ministerio, la asignación y transferencia oportuna den los fondos de contraparte nacional acordada en los conveniosn financiados con la cooperación o crédito nacionaln e internacional;

k) Coordinar con el Despacho Ministerial, el diseñon de proyectos y el orden de prioridad que la UCP debe aplicarn para su participación en la elaboración de dichosn proyectos a ser financiados con cooperación o créditosn nacionales o internacionales;

l) Coordinar y definir ámbitos de acción conn las organizaciones con las cuales se requiera acordar políticasn y coordinar procesos de ejecución de proyectos de interésn para el Ministerio del Ambiente;

m) Verificar que la ejecución de los proyectos se ajusten a los criterios de factibilidad técnica, económica,n social y ambiental, recomendando en caso de ser necesario, lan aplicación de estrategias, prioridades y técnicasn que garanticen la rentabilidad económico-social de losn proyectos;

n) Cumplir las disposiciones legales y reglamentarias relacionadasn con la ejecución de los proyectos financiados por losn organismos cooperantes o de crédito nacionales o extranjeros;

o) Informar a las entidades cooperantes o de créditon el avance, evaluación y remisión de fondos, contempladosn contractualmente en los convenios suscritos para la ejecuciónn de los proyectos, conjuntamente con los coordinadores o jefesn de cada uno de los proyectos;

p) Desarrollar en conjunto con otras instancias dentro deln MAE o con otras entidades públicas o privadas, propuestasn de proyectos así como llevar adelante la coordinaciónn de proyectos especiales que sean de interés del Despachon Ministerial;

q) Proponer estrategias de levantamiento de fondos que permitann apoyar a la sustentabilidad financiera del Ministerio y de lan UCP; y,

r) Coordinar con el Despacho Ministerial las publicacionesn relacionadas con la ejecución de los proyectos, conjuntamenten con los coordinadores o jefes de cada uno de los proyectos.

Art. 5.- Son responsabilidades del Coordinador General den la UCP:

a) Ejercer la administración general de los proyectosn a cargo de la UCP, así como dirigir y ejecutar las actividadesn necesarias para el cumplimiento cabal de las funciones encomendadasn a la UCP;

b) Suscribir contratos de acuerdo a lo prescrito en los conveniosn y memorandos de entendimiento con los organismos cooperantes,n previo el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes;

c) Firmar conjuntamente con el Coordinador Administrativon Financiero de la UCP los cheques para los pagos respectivos,n previa solicitud del Coordinador o Jefe del proyecto respectivo;

d) Seleccionar y contratar al personal de la Unidad de Coordinaciónn de Proyectos, particularmente a los servicios profesionales especializados,n de consultoría y al personal de apoyo administrativo yn financiero de la misma;

e) Dirigir y suscribir los contratos y los convenios correspondientesn para la buena marcha de los proyectos;

f) Emitir y remitir los informes financieros y la documentaciónn de administración de los proyectos, conforme a los conveniosn de préstamos y al Manual de Operaciones;

g) Presentar conjuntamente con el Coordinador o Jefe de proyecton respectivo, al Despacho Ministerial y al organismo cooperante,n informes semestrales de progreso y del estado financiero deln proyecto, o dentro del plazo establecido en los convenios y memorandosn de entendimiento suscritos con los organismos cooperantes o losn que se suscribieren en el futuro;

h) Recomendar al Ministro del Ambiente alternativas de soluciónn para solventar dificultades que se presentaren en la ejecuciónn de los convenios de proyectos firmados, e informar periódicamente,n sobre el estado y avance de los proyectos;

i) Coordinar acciones con las unidades operativas de la UCPn relacionadas con los proyectos financiados con organismos cooperantesn o de crédito del país o extranjeros, para que sen obtengan elevados niveles de productividad;

j) Presentar, conjuntamente con el Coordinador o Jefe de cadan proyecto, al Despacho Ministerial y organismos cooperantes losn respectivos estados financieros finales de los proyecto?, quen deberán ser dictaminados por auditores independientes,n aceptables para el organismo cooperante respectivo, y de acuerdon con las normas legales pertinentes, en el plazo previsto en losn convenios y memorandos de entendimiento suscritos con los organismosn cooperantes o los que se suscribieren en el futuro;

k) Controlar conjuntamente con el Coordinador o Jefe de proyecton respectivo, la eficiente utilización de los recursos aportadosn por el organismo cooperante y de la contraparte local de cadan proyecto;

l) Desarrollar estrategias de coordinación con lasn organizaciones con las cuales se requiera acordar políticasn de ejecución de proyectos dentro de sus respectivos ámbitosn de acción;

m) Coordinar con el Despacho Ministerial el desarrollo den proyectos de su interés, los mismos que podránn ser ejecutados en asocio con otras instancias del Ministerion del Ambiente y/o con organismos públicos o privados, nacionalesn o internacionales;

n) Coordinar con Asesoría Jurídica de la UCPn y los coordinadores o jefes de los proyectos los procesos pre-contractualesn y contractuales para la selección y contrataciónn de consultores y empresas consultoras y demás personaln o servicios necesarios para la ejecución de actividadesn del proyecto, de conformidad con los procedimientos establecidosn en la ley y los convenios y memorandos de entendimiento suscritosn con los organismos cooperantes o los que se suscribieren en eln futuro;

o) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones que se establecenn en los acuerdos, conveníosle operación, Manualn de Operación y el Reglamento Orgánico

Funcional de la unidad;

p) Colaborar con la Dirección de Asuntos Internacionalesn del Ministerio del Ambiente estrategias específicas den levantamiento de fondos para apoyar la sustentabilidad financieran y asistencia técnica en pro del fortalecimiento del Ministerion del Ambiente y de la UCP; y,

q) Supervisar y controlar las actividades de las unidadesn operativas de la UCP, disponiendo que se realicen las demásn actividades operacionales necesarias, para la buena gestiónn técnica jurídica, administrativa y financiera den cada proyecto.

Art. 6.- La Coordinación Administrativa Financieran de la UCP se encargara de la ejecución presupuestarian y será responsable de la misma y de la organizaciónn contable y financiera, de la administración de los recursosn asignados para la ejecución de los proyectos, bajo lan supervisión del Coordinador General.

Las responsabilidades y funciones de Coordinación General,n Coordinación Administrativo-Financiera, Asesorían Jurídica y Asesoría Técnica se establecenn en el presente acuerdo ministerial, en su Reglamento Orgánicon Funcional y en su Manual de Operaciones.

Art. 7.- La UCP podrá ejecutar actividades adicionalesn de asesoría y desarrollar proyectos, que sean definidosn como de interés especial para el Despacho Ministerialn y que sean encargados a esta unidad. Los mismos podránn ser ejecutados en asocio con otras dependencias del Ministerion del Ambiente y/o instituciones públicas o privadas, nacionalesn o internacionales, coadyuvando de esta forma al fortalecimienton institucional y a la sustentabilidad financiera del Ministerion y de la propia UCP.

Art. 8.- Disponer que la UCP colabore con la Direcciónn de Planificación y la Dirección de Asuntos Internacionalesn en la elaboración y mantenimiento de una base de datosn que sintetice y coordine la información de los distintosn proyectos bajo responsabilidad del Ministerio del Ambiente; conn el objeto de que esta base de datos dinámica coadyuven al uso racional y eficiente denlos recursos provenientes de lan cooperación nacional e internacional.

Art. 9.- Disponer que la UCP, colabore con la Direcciónn de Asuntos Internacionales del Ministerio del Ambiente en eln desarrollo de estrategias específicas de levantamienton de fondos y asistencia técnica que coadyuven al fortalecimienton financiero de la UCP.

Art. 10.- El Ministro del Ambiente podrá contar conn la asesoría de un cuerpo asesor del Despacho Ministerialn que apoye y coadyuve a una labor eficiente y transparente den la Unidad de Coordinación de Proyectos.

Este grupo asesor se constituirá función den una invitación formal del señor Ministro del Ambienten y estará conformado por al menos un representante de lan Subsecretaría de Inversión Pública del Ministerion de Economía y Finanzas, un representante del Instituton Ecuatoriano de Cooperación Internacional – INECI, un representanten de la Cooperación Multilateral, un representante de lan Cooperación Bilateral, un representante de Organismosn Internacionales No Gubernamentales y un representante del Comitén Ecuatoriano de Defensa de la Naturaleza y el Medio Ambiente -n CEDENMA.

Dicho grupo asesor se reunirá formalmente de acuerdon a las convocatorias realizadas por parte del Despacho Ministerial,n pero podrá solicitar reuniones adicionales para tratarn temas específicos, sugerir soluciones, recomendar candidatosn a la Coordinación General de la UCP en el caso de sern necesario y analizar asuntos relativos a la gestión den la UCP.

Art. 11.- Disponer que la UCP presente al Ministro del Ambiente,n los parámetros para que se fijen las respectivas tarifasn que podrían ser negociadas y cobradas por los serviciosn de asesoría o por la administración de fondos den los diferentes proyectos.

Art. 12.- Los responsables de los fondos administrados porn la UCP son el Coordinador General y el Coordinador Administrativo-Financieron de la unidad, los cuales se encargarán de la correctan y debida utilización de dichos recursos.

DISPOSICIONES GENERALES

PRIMERA.- La estructura y los proyectos de la anterior UCP-PATRAn pasarán a la nueva Unidad Coordinadora de Proyectos UCP,n a partir de la firma de este acuerdo ministerial, dejando a salvon los resultados de la futura auditoría de gestiónn que se dispone en el artículo pertinente.

SEGUNDA.- A partir de la vigencia del presente acuerdo y paran garantizar su cumplimiento, las unidades administrativas y técnicasn del Ministerio del Ambiente, prestarán todo el apoyo yn ejecutarán las acciones necesarias en coordinaciónn con la Unidad Coordinadora de Proyectos para su cabal desenvolvimiento.

TERCERA.- El Subsecretario de Desarrollo Organizacional, eln Director Financiero y el nuevo Coordinador de la UCP, buscaránn alternativas que permitan canalizar los recursos necesarios quen faciliten el proceso de reorganización y fortalecimienton de las actividades de la nueva UCP en su etapa inicial.

CUARTA.- El personal de la UCP o planta técnica deberán estar conformado por profesionales contratados por la unidadn de acuerdo con el Manual de Operaciones y el Orgánicon Funcional de la unidad. Sus servicios serán contratadosn en la modalidad de prestación de servicios profesionales.

QUINTA.- Los gastos para cubrir las remuneraciones del personaln que se contrate para la Unidad Coordinadora de Proyectos deln Ministerio del Ambiente, serán financiados con cargo an los recursos de administración de los proyectos, previstosn en los convenios y en los memorandos de entendimiento.

SEXTA.- Los recursos que estaban bajo la administraciónn de la Unidad de Proyectos-PATRA, pasarán a ser administradosn por la nueva Unidad Coordinadora Proyectos, UCP.

SÉPTIMA.- El Coordinador General de la UCP serán designado por el Ministro del Ambiente.

DISPOSICIONES TRANSITORIAS

PRIMERA.- Disponer la realización de una auditorían de gestión de la anterior Unidad de Coordinaciónn del Proyecto PATRA, UCP-PATRA, en el lapso comprendido entren la promulgación del Acuerdo Ministerial No. 034, publicadon en el Registro Oficial No. 559 de 19 de abril del 2002 y la fechan de publicación del presente acuerdo ministerial.

SEGUNDA.- Disponer que las cuentas abiertas en el Banco Centraln del Ecuador y las cuentas rotativas de ingresos y de pagos enn los bancos corresponsales que actualmente maneja la Unidad den Coordinación de Proyectos UCP-PATRA, sean manejados porn la nueva UCP.

De la ejecución del presente acuerdo, encárguesen a la Subsecretaría de Desarrollo Organizacional y al Coordinadorn General de la nueva UCP.

El presente acuerdo entrará en vigencia a partir den la presente fecha, sin perjuicio de su publicación enn el Registro Oficial.

Dado en Quito, a los 27 días del mes de julio del 2004.

Comuníquese y publíquese.

f.) Rubén Moreno Suquilanda, Ministro del Ambienten (E).

ANEXO 1

REGLAMENTO ORGÁNICO FUNCIONAL DE LA UNIDAD CORDINADORAn DE PROYECTOS -UCP

OBJETIVO

Optimizar el uso de los recursos humanos, financieros y materialesn en la ejecución de proyectos con fondos nacionales e internacionales,n de acuerdo a los convenios y memorandos de entendimiento suscritosn con organismos cooperantes.

ALCANCE

Su alcance es nacional
n DEPENDE DE

Despacho del Ministro del Ambiente
n CONFORMADA POR:

· Coordinación General de la UCP.

· Coordinación Administrativa-Financiera den la UCP.

· Asesoría Jurídica.

· Demás dependencias que sean creadas a futuron como parte de la unidad.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Art. 1.- Son funciones de la Unidad Coordinadora de Proyectos,n UCP:

s) Ser responsable de la ejecución administrativa-financieran de los proyectos a su cargo, incluyendo la organizaciónn de los procesos de licitación y concursos, preparaciónn y presentación de los requerimientos de desembolsos, manejon de las cuentas de los diferentes proyectos y preparaciónn de los informes requeridos, conjuntamente con los coordinadoresn o jefes de cada uno de los proyectos;

t) Planificar conjuntamente con los coordinadores o jefesn de cada uno de los proyectos, el seguimiento y evaluaciónn de los proyectos, de conformidad con lo estipulado en el Manualn de Operaciones cuando se trate de proyectos nacionales;

u) Coordinar con la adecuada aplicación de los procedimientosn y normas contenidas en los convenios suscritos con las entidadesn cooperantes o de crédito internacionales que financiann los diferentes proyectos;

v) Apoyar en los procesos de negociación con las entidadesn cooperantes o de crédito que financian los diferentesn proyectos;

w) Implementar los sistemas administrativos complementariosn a los establecidos en los convenios de cooperación o préstamosn para la ejecución oportuna y ágil de los proyectos;

x) Controlar que los trabajos contratados con terceros sen ejecuten de conformidad con las normas y especificaciones técnicasn establecidas en los contratos, especialmente en lo relacionadon con plazos y el uso adecuado de los recursos humanos, materiales,n naturales y financieros, conjuntamente con los coordinadoresn o jefes de cada uno de los proyectos;

y) Observar la fiel aplicación de los lineamientos,n políticas y directrices emitidas por el Despacho Ministerialn y organismos crediticios con los que se haya suscrito los conveniosn de préstamo;

z) Recopilar, analizar y procesar la información económican y financiera relacionada con los proyectos financiados con cooperaciónn o con créditos de entidades nacionales y extranjeras;

aa) Coordinar el fiel cumplimiento de las obligaciones y compromisosn financieros derivados de la ejecución de los conveniosn suscritos entre UCP y los organismos cooperantes o de créditon nacionales y extranjeros;

bb) Coordinar con la Dirección Financiera, Direcciónn de Planificación del MAE y demás dependencias deln Ministerio, la asignación y transferencia oportuna den los fondos de contraparte nacional acordada en los conveniosn financiados con la cooperación o crédito nacionaln e internacional;

cc) Coordinar con el Despacho Ministerial, el apoyo a travésn de consultores, para el diseño de proyectos y el ordenn de prioridad que la UCP debe aplicar para su participaciónn en la elaboración de dichos proyectos a ser financiadosn con cooperación o créditos nacionales o internacionales;

dd) Coordinar y definir ámbitos de acción conn las organizaciones con las cuales se requiera acordar políticasn y coordinar procesos de ejecución de proyectos de interésn para el Ministerio del Ambiente;

ee) Verificar que la ejecución de los proyectos sen ajuste a los criterios de factibilidad técnica, económica,n social y ambiental, recomendando en caso de ser necesario, lan aplicación de estrategias, prioridades y técnicasn que garanticen la rentabilidad económico-social de losn proyectos;

ff) Cumplir las disposiciones legales y reglamentarias relacionadasn con la ejecución de los proyectos financiados por losn organismos cooperantes o de crédito nacionales o extranjeros;

gg) Informar a las entidades cooperantes o de créditon el avance, evaluación y remisión de fondos, contempladosn contractualmente en los convenios suscritos para la ejecuciónn de los proyectos, conjuntamente con los coordinadores o jefesn de cada uno de los proyectos;

hh) Desarrollar en conjunto con otras instancias dentro deln MAE o con otras entidades públicas o privadas, propuestasn de proyectos así como llevar adelante la coordinaciónn de proyectos especiales que sean de interés del Despachon Ministerial;

ii) Proponer estrategias de levantamiento de fondos que permitann apoyar a la sustentabilidad financiera del Ministerio y de lan UCP; y,

jj) Coordinar con el Despacho Ministerial las publicacionesn relacionadas con la ejecución de los proyectos, conjuntamenten con los coordinadores o jefes de cada uno de los proyectos.

Art. 2.- Son responsabilidades del Coordinador General den la UCP:

a) Ejercer la administración general de los proyectosn a cargo de la UCP, así como dirigir y ejecutar las actividadesn necesarias para el cumplimiento cabal de las funciones encomendadasn a la UCP;

b) Suscribir contratos de acuerdo a lo prescrito en los conveniosn y memorandos de entendimiento con los organismos cooperantes,n previo el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes;

c) Firmar conjuntamente con el Coordinador Administrativon Financiero de la UCP los cheques para los pagos respectivos,n previa solicitud del Coordinador o Jefe del proyecto respectivo;

e) Dirigir y suscribir los contratos y los convenios correspondientesn para la buena marcha de los proyectos;

f) Emitir y remitir los informes financieros y la documentaciónn de administración de los proyectos, conforme a los conveniosn de préstamos y al Manual de Operaciones;

g) Presentar conjuntamente con el Coordinador o Jefe de proyecton respectivo, al Despacho Ministerial y al organismo cooperante,n informes semestrales del progreso y del estado financiero deln proyecto, o dentro del plazo establecido en los convenios y memorandosn de entendimiento suscritos con los organismos cooperantes-o losn que se suscribieren en el futuro;

h) Recomendar al Ministro del Ambiente alternativas de soluciónn para solventar dificultades que se presentaren en la ejecuciónn de los convenios de proyectos firmados e informar periódicamente,n sobre el estado y avance de los proyectos;

j) Presentar, conjuntamente con el Coordinador o Jefe de cadan proyecto, al Despacho Ministerial y organismos cooperantes losn respectivos estados financieros finales de los proyectos, quen deberán ser dictaminados por auditores independientes,n aceptables para el organismo cooperante respectivo, y de acuerdon con las normas legales pertinentes, en el plazo previsto en losn convenios y memorandos de entendimiento suscritos con los organismosn cooperantes o los que se suscribieren en el futuro;

l) Desarrollar estrategias de coordinación con lasn organizaciones con las cuales se requiera acordar políticasn de ejecución de proyectos dentro de sus respectivos ámbitosn de acción;

m) Coordinar con el Despacho Ministerial el desarrollo den proyectos de Su interés, los mismos que podránn ser ejecutados en asocio con otras instancias del Ministerion del Ambiente y/o con organismos públicos o privados, nacionalesn o internacionales;

o) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones que se establecenn en los acuerdos,’convenios de Operación, Manual de Operaciónn y el Reglamento Orgánico Funcional de la unidad;

p) Desarrollar en coordinación con la Direcciónn de Asuntos Internacionales del Ministerio del Ambiente estrategiasn específicas de levantamiento de fondos para apoyar lan sustentabilidad financiera y asistencia técnica en pron del fortalecimiento del Ministerio del Ambiente y de la UCP;n y,

q) Supervisar y controlar las actividades de las unidadesn operativas de la UCP, disponiendo que se realicen las demásn actividades operacionales necesarias para la buena gestiónn técnica jurídica, administrativa y financiera den cada proyecto.

Art. 3.- Son responsabilidades del Coordinador Administrativon – Financiero de la UCP:

a) Realizar los registros contables de los recursos nacionalesn e internacionales de cada uno de los proyectos de acuerdo a lasn normas de contabilidad generalmente aceptadas y en cumplimienton de lo prescrito en el convenio y memorandos de entendimienton suscritos con los organismos cooperantes o los que suscribierenn en el futuro;

b) Manejar los fondos aportados por los organismos cooperantesn para cada uno de los proyectos, de acuerdo a lo prescrito enn los convenios y memorandos de entendimiento suscritos o los quen se suscribieren en el futuro y de acuerdo al Manual de Operaciónn de la UCP;

c) Manejar los recursos de contraparte local de cada uno den los proyectos;

d) Realizar los pagos imputables tanto a los aportes de losn organismos cooperantes como a la contraparte local de los proyectos,n previo el cumplimiento de los requisitos legales y los establecidosn en los convenios y memorandos de entendimiento respectivos;

e) Elaborar informes mensuales de estado financiero de losn proyectos, tanto del aporte de los organismos cooperantes comon de la contraparte local, con el objetivo de ser remitidos aln Despacho Ministerial y a los coordinadores o jefes de proyecton en el plazo máximo de quince días despuésn de concluido el mes al cual corresponde el estado financiero;

f) Realizar la adquisición de materiales y equiposn necesarios para la ejecución de las actividades del proyecto,n de conformidad con los procedimientos establecidos en la leyn y los convenios y memorandos de entendimiento suscritos con losn organismos cooperantes o los que se suscribieren en el futuro;

g) Proporcionar a los consultores y a los expertos localesn servicios de secretaria, oficinas, útiles de escritorio,n comunicaciones, transporte y cualquier otro apoyo logísticon que requieran para la realización eficiente de su trabajo,n de acuerdo a los contratos y convenios firmados;

h) Cooperar con la creación y mantenimiento de unan base de datos dinámica que refleje un control del estadon de los diferentes proyectos a cargo del Ministerio del Ambienten que se encuentren en ejecución; e,

i) Apoyar a la Coordinación General en cualquier otron asunto que le sea solicitado.

Art. 4.- Son responsabilidades del Asesor Técnico den cada proyecto:

a) Coordinar, por parte de la UCP, el desarrollo y la planificaciónn de los proyectos que hayan sido definidos como de interésn del Despacho Ministerial y responsabilizarse por su contenidon técnico, dichos proyectos podrán ser ejecutadosn en asocio con otras instancias del Ministerio del Ambiente y/on con organismos públicos o privados, nacionales o internacionales;

b) Recomendar al Coordinador General alternativas de soluciónn para solventar dificultades técnicas que se presentarenn en la ejecución de los convenios de préstamo firmadosn y en el avance de los proyectos;

c) Encargarse del mantenimiento y alimentación constanten de la base de datos dinámica de control de proyectos quen son responsabilidad del Ministerio del Ambiente; y,

d) Apoyar a la Coordinación General en cualquier otron asunto que le sea solicitado.

Art. 5.- Son responsabilidades del Asesor Jurídicon de cada proyecto:

a) Asesorar en aspectos de orden jurídico a la UCP;

b) Emitir criterios jurídicos en relación an las funciones y actividades de su responsabilidad;

c) Elaboración de documentos legales;

d) Llevar los procesos precontractuales y contractuales paran la selección y contratación de consultores y empresasn consultoras y demás personal o servicios necesarios paran la ejecución de actividades del proyecto, de conformidadn con los procedimientos establecidos en la ley, convenios y memorandosn de entendimiento suscritos con los organismos cooperantes o losn que se suscribieren en el futuro;

e) Organizar y mantener debidamente ordenados y actualizadosn los registros y archivos de la documentación referenten a las actividades y trámites a su cargo; y,

f) Las demás que le sean asignadas por el Coordinadorn General de la UCP.

Art. 6.- Son responsabilidades del Coordinador o Jefe de cadan proyecto:

a) Cumplir las disposiciones contempladas en su contrato,n respectivos términos de referencia y convenio o memorandon de entendimiento suscrito con el respectivo organismo cooperanten o los que se suscribieren en el futuro;

b) Planificar, conjuntamente con las subsecretaríasn y direcciones correspondientes del Ministerio del Ambiente lan ejecución de las diferentes actividades del proyecto yn hacer un permanente seguimiento y evaluación;

c) Organizar y dirigir la ejecución oportuna de todasn las actividades técnicas del proyecto;

d) Elaborar y preparar los modelos de documentos precontractuales,n listas cortas, especificaciones técnicas y términosn de referencia para la contratación de todas las consultoríasn y demás necesarias para el desarrollo del proyecto, enn coordinación las subsecretarías y direcciones correspondientesn del Ministerio del Ambiente;

e) Solicitar al Coordinador General de la UCP la contrataciónn de consultorías, servicios, obras, materiales y equipos;

f) Solicitar al Coordinar General de la UCP el pago respectivon por concepto de consultoría, servicios, obras, materialesn y equipos necesarios para la ejecución de las actividadesn técnicas del proyecto, previo el cumplimiento de los requisitosn contractuales respectivos»

g) Facilitar, supervisar y controlar el desarrollo de lasn consultorías y demás actividades técnicasn del proyecto, en coordinación con las subsecretaríasn y direcciones correspondientes del Ministerio del Ambiente;

h) Elaborar y presentar conjuntamente con el Coordinador Generaln de la UCP informes semestrales de progreso del proyecto que demuestrenn los logros alcanzados según objetivos y actividades, on en el plazo establecido en el convenio o memorando de entendimienton suscrito con el respectivo organismo cooperante, a fin de remitirlosn al Despacho Ministerial y al organismo cooperante;

i) Facilitar toda la información disponible para lan evaluación final del proyecto, la ejecución den las actividades previstas y la consecución de las metasn y objetivos propuestos del proyecto;

j) Presentar al Coordinador General de la UCP informes mensualesn de cumplimiento de sus actividades;

k) Conjuntamente con el Coordinador General de la UCP controlarn la eficiente utilización de los recursos aportados porn el organismo cooperante y la contraparte local;

l) Mantener informado al representante del organismo cooperanten sobre los aspectos financieros administrativos y técnicosn del proyecto; y,

m) Cumplir con las demás disposiciones, convenio on memorando de entendimiento suscrito con el respectivo organismon cooperante.

ANEXO 2

MINISTERIO DEL AMBIENTE

UNIDAD DE COORDINACIÓN DE
n PROYECTOS UCP

MANUAL DE OPERACIONES

Junio-2004

Tabla de Contenido

(Anexo 27AGT1)

7.1 Objetivos y alcances de la auditoría.

7.2 Informes financieros……………….

7.3 Procedimientos de auditoría………..

7.4 Informe de auditoría………………..

CAPITULO VIII.- PREPARACIÓN DE
n INFORMES…………………………………….

CAPITULO IX.- MANEJO Y
n ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS …….

9.1 Ingreso, trámite y despacho de documentos….

9.2 Evaluación, inventario y eliminación de
n documentos ……………………………………

9.3 Disposiciones generales………………………

CAPITULO X.- MANEJO FINANCIERO-ECONÓMICO………….n ……………………….

ANEXO (A) DEL MANUAL DE OPERACIONES ……………………………………………………..

INSTRUCTIVO DE CONTRRATACIONES DE LA UCP CON FINANCIAMIENTOn EXTERNO

ANEXO (B) DEL MANUAL DE OPERACIONES ………………………………………………………

INSTRUCTIVO PARA CONTRATACIÓN DE CONSULTORIAS Y ADQUISICIÓNn DE BIENES CON FINANCIAMIENTO EXTERNO …….

PREFACIO

El acuerdo ministerial al cual se anexa en el presente Manualn de Operaciones ha sido emitido para normar la reestructuraciónn de la anterior UCP-PATRA y crear la nueva Unidad de Coordinaciónn de Proyectos – UCP. Esta unidad es dependiente del Despacho deln Ministro del Ambiente, desconcentrada administrativa y financieramente,n responsable de la administración de los recursos nacionalesn e internacionales de los proyectos de cooperación quen ejecuta esta Cartera de Estado, de acuerdo a los convenios yn memorandos de entendimiento que se encuentren suscritos con organismosn cooperantes o que se suscribieren en el futuro.

El presente /manual de operación ha sido el resultadon de una revisión minuciosa del anterior Manual de Operaciónn de la UCP-PATRA. A dicho manual se lo ha actualizado para corregirn cualquier inconsistencia con el marco legal vigente, en especialn en lo referente a la Ley de Contratación Públican y a la Ley de Consultoría. En el caso de que se traten de convenios internacionales, prevalecerá lo establecidon en los convenios de proyectos firmados con organismos internacionales,n de acuerdo a lo previsto en el Art. 17.1 de la Ley de Consultorían y Art. 53 de la. Ley de Contratación Pública.

El anterior Manual de Operación de la UCP-PATRA estuvon vigente desde la extensión de la vida legal de la UCP-PATRAn que se diera luego de la finalización del proyecto PATRAn sobre la base del Acuerdo Ministerial No. 034, publicado en eln Registro Oficial No. 559 de 19 de abril del 2002 y la fecha den la firma del presente acuerdo ministerial.

En el artículo 4 del presente acuerdo ministerial,n al cual se anexa este Manual de Operaciones se indica que lan UCP, podrá, por decisión del Despacho Ministerial,n ejecutar actividades adicionales de asesoría y desarrollon de proyectos que sean definidos como de interés especialn para el Despacho Ministerial. Los mismos podrán ser ejecutadosn en asocio con otras dependencias del Ministerio del Ambienten y/o instituciones públicas o privadas, nacionales o internacionales,n coadyuvando de esta forma al fortalecimiento institucional yn a la sustentabilidad financiera del Ministerio y de la propian UCP.

Entre las funciones de la UCP se destaca la responsabilidadn de la ejecución de proyectos, incluyendo todos los procesosn de contratación, nacionales o internacionales, para obras,n bienes y servicios, sea con personas naturales o jurídicas,n de acuerdo con las normas que se determinen en cada convenion de financiamiento o de donación y de fondos locales, observandon la legislación nacional.

La UCP, contará con el apoyo técnico de losn coordinadores o jefes de cada uno de los proyectos, asín como de las unidades especializadas del Ministerio del Ambiente.n Ello implicará la coordinación y facilitaciónn de las actividades que les correspondan, dentro de políticas,n estrategias y procedimientos únicos.

Para la ejecución de las diferentes actividades quen se le asignen a la UCP, es necesario contar con este Manual den Operaciones, que permite organizar el trabajo de la unidad sobren la base de un instrumento técnico-operativo para el desarrollon y control de las actividades en la ejecución de dichasn actividades, acorde con los lineamientos del Ministerio del Ambienten como ente rector y coordinador de la política ambientaln a nivel nacional.

CAPITULO I

DE LA UNIDAD DE COORDINACIÓN UCP

La función principal de la UCP, es prestar serviciosn administrativos y financieros a las unidades ejecutoras de proyectos,n conformadas en razón de los convenios de financiamienton externo y fondos nacionales recibidos de las contrapartes nacionalesn en los convenios internacionales.

Para ejercer esta función, celebrará un convenion con el titular (Coordinador Técnico) de la Unidad Ejecutoran del

Proyecto, en el que se determinarán el objeto, condicionesn y más obligaciones de las partes, duración, aportesn económicos para la prestación del servicio y otrosn que le fueren aplicables.

Otras funciones de la UCP son desarrollar actividades de asesorían para proyectos que sean identificados como de interésn especial para el Despacho Ministerial y desarrollar estrategiasn de levantamiento de fondos que coadyuven a la sustentabilidadn financiera de la unidad.

La ejecución y gestión de proyectos con fondosn locales o provenientes de fuente internacional, gestiónn administrativa- financiera de proyectos en ejecución yn que pudieren ejecutarse en el futuro a cargo del Ministerio deln Ambiente, y previa decisión del Despacho Ministerial,n serán realizados por la Unidad de Coordinaciónn de Proyectos (UCP), la misma que se ubicará en la ciudadn de Quito, y mantendrá oficinas en otras ciudades del territorion nacional si las necesidades de ejecución, así lon ameritan.

Todos los proyectos que se generen en el Ministerio del Ambienten que den lugar a la posible suscripción de convenios den financiamiento, donación, gerenciamiento o ejecución,n las unidades administrativas del Ministerio, sus ‘ funcionariosn o consultores específicamente contratados para desarrollarn proyectos en cualesquiera de sus fases, tomarán en cuentan el contenido del presente acuerdo ministerial, el Reglamenton Orgánico Funcional y de las normas de este Manual de Operaciones.

La UCP estará conformada por un grupo de profesionalesn de alto nivel, con la suficiente calificación y experiencia.n La UCP podrá contar con servicios profesionales especializadosn ocasionales, para tareas específicas de corto plazo.

Los costos requeridos para el adecuado funcionamiento de lan UCP, serán determinados en los diferentes convenios den financiamiento o de donación que estén a cargon del Ministerio del Ambiente, de los proyectos que desarrollen por decisión del Despacho Ministerial y de la implementaciónn de las estrategias de levantamiento de fondos que desarrolle.

La UCP, cumplirá las normas establecidas en este manual.

La UCP estará constituida por:

a) Coordinador General;

b) Asesoría Legal;

c) Coordinador Administrativo-Financiero; y,

d) Contará con un Comité Técnico de Contrataciones.

1.1 Ámbito de acción de la UCP

Colaborar con los coordinadores de los convenios en la planificación,n o ajustes periódicos de la misma, de las actividades anualesn que les correspondan, así como en la evaluaciónn del cumplimiento de las mismas.

Coordinar con las unidades ejecutoras de los convenios y conn las unidades administrativas del Ministerio del Ambiente, lan ejecución de acciones que corresponda, respetando lasn políticas y estrategias vigentes en la institución.

Responsabilizarse por la gestión administrativa y financieran de los compromisos adquiridos en los convenios, decidido asín por el Despacho Ministerial, incluyendo todos los procesos den licitación y concursos, preparación y presentaciónn de los requerimientos de desembolsos, manejo de las cuentas yn preparación de reportes.

Coordinar las operaciones de los diferentes convenios y canalizarn las relaciones de todos los actuantes con las diferentes entidadesn financieras y viceversa, en orden a la mayor eficiencia y a evitarn la duplicación de esfuerzos Implementar sistemas administrativosn complementarios a los establecidos en los diferentes convenios,n para la ejecución oportuna y ágil de las actividades.

Requerir a los coordinadores de los proyectos, y contrapartesn el cumplimiento cabal y oportuno de la programación cuandon Io amerite.

Contratar las auditorías externas que fueren necesariasn para el cabal cumplimiento de sus operaciones, previo el dictamenn favorable de la Contraloría General del Estado, de sern el caso.

Cumplir las demás funciones establecidas en los conveniosn de financiamiento, el Reglamento Orgánico Funcional, eln Manual de Operaciones y el acuerdo ministerial de su constitución.

Desarrollar y mantener en coordinación con la Direcciónn de Asuntos Internacionales una base de datos que sintetice yn coordine la información de los distintos proyectos bajon responsabilidad del Ministerio del Ambiente; con el objeto den que esta base de datos dinámica coadyuve al uso racionaln y eficiente de los recursos provenientes de la cooperaciónn nacional e internacional.

Desarrollar, con la colaboración de la Direcciónn de Asuntos Internacionales del. Ministerio del Ambiente, estrategiasn específicas de levantamiento de fondos y asistencia técnican que coadyuven al fortalecimiento institucional y sustentabilidadn financiera de la unidad.

CAPITULO II

LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LA UNIDAD DE COORDINACIÓN

2.1. Ámbito de Acción de la Coordinaciónn General:

Ejercer la administración general de la unidad, dirigirn y ejecutar las actividades necesarias para el cumplimiento cabaln de las funciones de la Unidad de Coordinación de Proyectosn – UCP.

Planificar y supervisar la ejecución de cada uno den los componentes, actividades y tareas y la participaciónn de las unidades ejecutoras de los convenios, estableciendo losn procedimientos adecuados de manejo que correspondan y un sisteman de control integral del proyecto, manteniendo canales de informaciónn entre coordinadores de los diferentes proyectos que se gestionenn y las unidades administrativas del Ministerio del Ambiente.

Seleccionar y contratar al personal de la Unidad de Coordinación,n los servicios profesionales especializados, de consultorían y al personal de apoyo administrativo de la misma.

Dirigir y suscribir los procesos contractuales, los contratosn y los convenios correspondientes para la buena marcha de la UCPn en relación con las unidades ejecutora de los convenios.

Emitir y remitir los informes financieros y la documentaciónn de administración de la unidad, conforme a los conveniosn de financiamiento.

Mantener vínculos directos en la ejecución den las actividades de la Unidad, con los entes financieros y conn el Ministerio de Economía y Finanzas y Créditon Público.

Participar en la elaboración de los términosn de referencia para la contratación de los servicios profesionalesn especializados, de consultorías y en los procesos de selecciónn de los mismos y remitirlas a los entes financieros para su non objeción.

Recomendar al Ministerio del Ambiente alternativas de soluciónn para solventar dificultades que se presentaren en la ejecuciónn de los convenios de financiamiento e informar periódicamente,n o cuando éste lo requiera, sobre el estado y avance den la unidad.

Supervisar las actividades de los consultores contratados,n del personal especializado, de consultoría y del personaln de apoyo administrativo de la unidad, requerirles informes mensualesn y cuando sean necesarios.

Absolver consultas y brindar soporte técnico y operacionaln a las unidades ejecutoras de los convenios de financiamiento,n de los planes, programas y proyectos impulsados.

Cumplir y hacer cumplir las demás funciones que sen establecen en los convenios de financiamiento, la legislaciónn nacional, el acuerdo ministerial de creación y reorganizaciónn de la Unidad y el Reglamento Orgánico Funcional.

2.2 De la Coordinación Administrativa-Financiera:

La Dirección Administrativa-Financiera de la UCP sen encargará de la ejecución presupuestaria y serán responsable de la misma y de la organización contablen y financiera, de la administración de los recursos asignadosn para la ejecución de la Unidad, bajo la supervisiónn del Coordinador General.

Iniciará la contabilidad de la Unidad con el primern aporte que se defina conjuntamente con la Subsecretarían de Desarrollo Organizacional y el Despacho Ministerial, fundamentándosen en el Sistema de Administración Financiera, los principiosn y normas técnicas de Contabilidad Gubernamental, el Catálogon General de Cuentas y las normas técnicas de presupuesto.

Producirá los estados financieros mensuales y a cualquiern fecha, a pedido del Coordinador General de la UCP o del Despachon Ministerial. Esta información permitirá el análisisn de la situación económica, y orientará lan oportuna toma de decisiones.

En el caso de la gestión de recursos provenientes den fuentes de crédito internacional, se sujetará an las normas contenidas en los convenios de crédito o den donación.

Tomará en consideración la siguiente forma den «autorización del gasto».

Los requerimientos de gastos serán solicitados deln Despacho Ministerial al Coordinador General.

Aceptada la solicitud de pago, una vez verificada su aplicabilidadn y legalidad, por parte del Coordinador General, el Director Administrativo-Financiero,n tras cumplir con procedimientos de control interno (establecimienton de documentos de soporte, seguridad en ausencia de errores, actividadn presupuestada, etc.) dispondrá el trámite paran el pago mediante cheque y su firma