Registro de empleadores

 

 Para efectos de la afiliación el registro del empleador se lo debe realizar a través del Portal del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social www.iess.gob.ec.

 

 El empleador, con su Registro Único de Contribuyente RUC o cédula de identidad, debe efectuar el registro respectivo, debiendo para su uso, obtener la correspondiente clave a través de los mecanismos dispuestos por el IESS.

Los empleadores que tengan Registro Único de Contribuyente, efectuarán el registro con el número del RUC, validado con el Servicio de Rentas Internas.

 Los empleadores que tienen cédula de identidad y los empleadores domésticos, deben aplicar el registro con su número de cédula de identidad.

 La condición de afiliado sin relación de dependencia no limita la posibilidad de tener la calidad de empleador cuando tenga trabajadores, debiendo llenar el registro correspondiente en el IESS.

 Para los trámites que el empleador requiera en los Centros de Atención Universal del IESS o ventanillas de atención, debe presentar única y exclusivamente la cédula de identidad y los documentos que se encuentren requeridos por ley.

Datos del registro de empleador

El registro de empleador debe contener los siguientes datos:

 1. Determinación de la naturaleza de la persona: jurídica o natural;

 1.1 Para el caso de la persona jurídica el número de Registro Único de Contribuyentes RUC, razón social y comercial, nombres y apellidos completos del representante legal con el número de cédula de identidad; y,

1.2 Para el caso de la persona natural el número de cédula de identidad.

 2. Determinación de su ubicación en el sector económico de conformidad con la Constitución de la República;

3. Tamaño de la empresa de acuerdo a la definición establecida en el Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones y su respectivo Reglamento;

4. Actividad;

 5. Tipo de empleador;

 6. Domicilio del empleador y en caso de la persona jurídica del representante legal;

 7. Ubicación del establecimiento, empresa o lugar en donde se realiza la actividad laboral;

 8. Números telefónicos fijo y/o móvil;

 9. Estado del empleador;

 10. Aceptación del contrato para el uso de la clave;

11. Registro del correo electrónico y la aceptación para recibir avisos y notificaciones electrónicas a través de este medio; y,

12. Otra información que requieran las diversas Áreas del Negocio, debidamente aprobadas por el Director General.

Obtención de la clave del empleador

 La clave de empleador es automatizada y debe obtenerse de acuerdo a las condiciones establecidas en el correspondiente contrato para el uso, de conformidad con lo previsto en la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos.

 Este trámite se lo realiza en línea a través del Portal Institucional, www.iess.gob.ec, de conformidad con el formulario establecido por la Dirección Nacional de Afiliación y Cobertura.

 Falta de registro

En los casos en que las personas naturales, personas jurídicas u organizaciones corporativas mantengan trabajadores y no se encuentren registrados como empleadores en el sistema informático, el servidor de la Unidad o Grupo de Trabajo Provincial de Afiliación y Cobertura procederá a ingresarlos en el sistema con el número de la cédula de identidad o del Registro Único de Contribuyentes (RUC), del empleador o representante legal; y, registrará todas las novedades con la clave del servidor.

 En el ámbito de la construcción, se tiene como empleador al dueño de la obra o al contratista.

 Se exceptúan de la afiliación a cargo del empleador, a las personas que en el ámbito de la construcción o similares realicen reparaciones locativas en domicilios particulares con una duración menor a treinta (30) días; y, siempre que sean contratados directamente por el dueño del inmueble a reparar. Para estos casos la afiliación se efectúa como trabajador sin relación de dependencia.

Cuando se trata de una sentencia ejecutoriada emitida por la autoridad judicial competente, el servidor de la Unidad o Grupo de Trabajo Provincial de Afiliación y Cobertura, verificando previamente que la información no se encuentra registrada en el sistema, procederá a ingresar al empleador con el número de la cédula de identidad o del Registro Único de Contribuyentes (RUC); y, registrará todas las novedades con la clave del servidor.

 Modificación y actualización de datos

 La modificación y actualización de datos en el registro de empleadores, se practicará por el mismo bajo su exclusiva responsabilidad, a través del Portal Institucional, www.iess.gob.ec.

 El registro de novedades, en el sector público o privado, debe realizarse dentro de los plazos previstos en el artículo 73 de la Ley de Seguridad Social. El incumplimiento de estas obligaciones puede generar responsabilidades al empleador.

 Ante el requerimiento de cierre definitivo de un registro de empleadores, previamente se debe verificar documentadamente y en el sistema informático, que no existen obligaciones pendientes de pago, así como también responsabilidades patronales, notas de débito, planillas de aportes, préstamos o cualquier otra obligación pendiente. Adicionalmente se efectuará un cruce de información con el Servicio de Rentas Internas para verificar su estado. Esta labor estará a cargo de las Direcciones Provinciales.

 El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social debe registrar todas las actualizaciones y modificaciones que efectúe el empleador.

 Registro histórico de los representantes legales

El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social mantiene un registro histórico de todos los empleadores y representantes legales en el caso de las personas jurídicas según corresponda; así como de los administradores.

 La modificación o actualización del registro de empleadores no los exime de las responsabilidades generadas por las obligaciones en el período de gestión respectivo.

Cuando no se ha actualizado los datos del representante legal en el registro de empleadores del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, el servidor de la Unidad o Grupo de Trabajo Provincial de Afiliación y Cobertura debe efectuar el cruce de información con el Servicio de Rentas Internas para su actualización, formando parte del registro histórico, las Unidades de Negocio deben tomar en cuenta esta información para las acciones correspondientes.

Para efecto de la responsabilidad solidaria, la sustitución o reemplazo del representante legal y del administrador, no determina el cambio de registro de empleador otorgado en el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, ni tampoco le exime de la responsabilidad en el período de su gestión o mandato.

 Los liquidadores

Los liquidadores designados por los órganos de control competentes para el cierre de personas jurídicas no serán responsables solidarios por el incumplimiento de las obligaciones patronales de sus antecesores, excepto cuando por sus actividades propias y durante su período de gestión hubieren incurrido en incumplimiento con el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.

Cumplimiento del registro de novedades

Los registros de entrada, salida y novedades de los afiliados son de exclusiva responsabilidad del empleador o sujeto de protección, se lo debe efectuar de manera automática con la clave otorgada por el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, dentro de los términos determinados en la Ley de Seguridad Social.

 El incumplimiento en el registro de avisos de entrada, da lugar a una sanción del cuatro por ciento (4%) de la aportación causada por la última remuneración imponible de cada afiliado del que se hubiere emitido el registro de la novedad y estará a cargo del empleador.

 Cobro de las multas

 Corresponde a la Dirección Nacional de Afiliación y Cobertura generar planillas a cobro diferentes de las planillas de aportes, por concepto de multas generadas por aviso de entrada extemporáneo.

 El empleador o sujeto de protección debe cancelar las planillas a cobro emitidas por concepto de multas por ingreso extemporáneo del aviso de entrada, hasta quince (15) días del mes siguiente en que fue emitida la planilla.

 Si el empleador o sujeto de protección no cancela las multas establecidas por el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social dentro de los quince (15) días del mes siguiente en que fue emitida la planilla, se remitirá a la Dirección Nacional de Recaudación y Control de Gestión de Cartera para que proceda con el cobro.

 Sanciones establecidas en el Código Orgánico Integral Penal

 Al presentarse una reclamación en el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social relacionadas con el delito tipificada en el artículo 242 del Código Orgánico Integral Penal, corresponde a los servidores de la Unidad o Grupo de Trabajo Provincial de Afiliación y Cobertura, a través de la Dirección Provincial poner en conocimiento de las autoridades competentes, sin perjuicio de continuar con el procedimiento de cobro establecido en la Ley de Seguridad Social.

 “Art. 242.- Retención ilegal de aportación a la seguridad social.- La persona que retenga los aportes patronales o personales o efectúe los descuentos por rehabilitación de tiempos de servicio o de dividendos de préstamos hipotecarios y quirografarios de sus trabajadores y no los deposite en el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social dentro del plazo máximo de noventa días, contados a partir de la fecha de la respectiva retención, será sancionada con pena privativa de libertad de uno a tres años.

 Para el efecto, la o el afectado, el Director General o el Director Provincial del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, en su caso, se dirigirá a la Fiscalía para que inicie la investigación respectiva.

Si se determina responsabilidad penal de la persona jurídica, será sancionada con la clausura de sus locales o establecimientos, hasta que cancele los valores adeudados.”

 Fuentes:

 - Ley de Seguridad Social;

 - Código Orgánico Integral Penal;

 - Resolución CD-516-IESS.

Boletín Jurídico de la Cámara de Comercio de Quito

 

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