CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

 

 

Autor: Dr. Paúl Arellano.

 

Con el avance de la tecnología, los documentos digitales van ganando mayor espacio en nuestras vidas, es así que utilizamos y solicitamos desde partidas de nacimiento, certificados de antecedentes penales, certificados de propiedad de vehículos, certificados biométricos de identidad, certificados de gravámenes, facturas electrónicas, entre otros.

Para hacerlos valer en un juicio, nos hemos visto en la necesidad de materializar estos documentos, lo que se puede realizar ante Notario Público.

Por lo tanto, es importante conocer la normativa que regula estos documentos y su validez, por lo que me he permitido recopilar lo más importante de estas disposiciones que nos será de utilidad en la vida diaria.

Reglamento a la Ley de Comercio Electrónico

Art. 3.- Información escrita. - Se entiende que la información contenida en un mensaje de datos es accesible para su posterior consulta cuando:

a) Ha sido generada y puede ser almacenada en un lenguaje electrónico / informático y formato entendible por las partes involucradas en el intercambio de información y sus respectivos sistemas informáticos de procesamiento de la información, pudiéndose recuperar su contenido y el de los remitidos o anexos correspondientes en cualquier momento empleando los mecanismos previstos y reconocidos para el efecto; y,

b) Se puede recuperar o se puede acceder a la información empleando los mecanismos previstos al momento de recibirlo y almacenarlo, y que deberán detallarse y proporcionarse independientemente del mensaje de datos a fin de garantizar el posterior acceso al mismo.

Las publicaciones que las leyes exijan por escrito, sin perjuicio de lo establecido en dichas leyes, podrán adicionalmente efectuarse en medios electrónicos en forma de mensajes de datos.

Cumplidos los requisitos de accesibilidad, el mensaje de datos tiene iguales efectos jurídicos que los documentos que constan por escrito.

Esta disposición es aplicable a los Certificados Únicos Vehiculares, Certificados de Nacimiento, Partidas de Defunción electrónicas otorgadas por el Registro Civil, Registro Único de Contribuyentes, Registro de Directivas, y código QR.

Materialización de documentos electrónicos

Para la diligencia notarial de materialización de documento electrónico es necesario tomar en cuenta lo siguiente:

  1. La materialización del documento electrónico, mensaje de datos, o página web, no cambia su naturaleza ni lo convierte en documento público.
  2. La certificación de un correo electrónico materializado debe realizarlo únicamente la persona que envía o la que recibe el correo electrónico, ya que podría violarse el derecho a la intimidad y el secreto de correspondencia establecido en la Constitución.
  3. El peticionario debe ingresar con su usuario y contraseña a su correo electrónico en el computador asignado de la notaría donde se imprimirá el correo enviado o recibido y el o los documentos que consten como adjuntos, el notario a su vez guardará una copia en el libro de diligencias.
  4. La materialización de páginas web, debe realizarse a pedido de la parte interesada, nunca puede hacerlo el notario de oficio. 
  5. La certificación mediante materialización de mensajes de datos como WhatsApp, Messenger, o publicaciones en redes sociales, como Facebook, o Instagram, etcétera, debe realizarse la certificación de la página Web, desde el computador de la Notaría con el usuario que solicita la certificación, que a su vez es quien va a utilizar esa certificación.
  6. El peticionario debe comparecer personalmente a solicitar la certificación portando su cédula de ciudadanía y papeleta de votación, o pasaporte de ser el caso, e indicar por escrito el uso que va a dar a ese documento.
  7. La certificación mediante materialización debe ser del documento electrónico original, es decir no se puede certificar mensajes de datos reenviados, correos electrónicos reenviados, ya que pierden su naturaleza de original, y pueden ser susceptibles de modificación o adulteración y no serviría como prueba.

 

Diferencias entre Certificación de Documentos Electrónicos Materializados y Desmaterialización de Documentos Electrónicos.

La principal diferencia consiste en que la certificación constituye la materialización del documento electrónico, es decir hacerlo físico, llevarlo al papel mediante impresión, utilizando el computador y equipos de la notaría ante el notario público que da fe de esa materialización; mientras que la desmaterialización de un documento consiste en volver un documento físico original en electrónico, ante el notario público con su firma electrónica, conforme lo define la Ley de Comercio Electrónico y su reglamento. 

Es importante tomar en cuenta que para la diligencia de desmaterialización de un documento original físico es necesaria la autorización de las partes que intervienen en el documento, autorización que debe constar en un documento físico o electrónico con las firmas de las partes aceptando tal desmaterialización y confirmando que el documento físico original y el documento desmaterializado (electrónico) son idénticos.

Factura Electrónica

La Ley de Comercio Electrónico establece la siguiente definición.

Factura electrónica: Conjunto de registros lógicos archivados en soportes susceptibles de ser leídos por equipos electrónicos de procesamiento de datos que documentan la transferencia de bienes y servicios, cumpliendo los requisitos exigidos por las leyes tributarias, mercantiles y más normas y reglamentos vigentes.

RIDE: es la representación impresa del documento electrónico.

Se recomienda certificar ante el notario el RIDE que es la representación del impresa del documento electrónico, conforme la Resolución del Servicio de Rentas Internas que establece las normas para la emisión u autorización de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios mediante comprobantes electrónicos.

 

Normas para la emisión u autorización de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios mediante comprobantes electrónicos

R.O. 3S-346 de 2014-10-02

Art. 5.- Del consentimiento. - Los emisores de comprobantes electrónicos deben contar con el consentimiento del consumidor o usuario antes de la emisión y envío del comprobante electrónico. Asimismo, los emisores instruirán satisfactoriamente al consumidor o usuario sobre la forma de acceder a la información de dicho comprobante, los medios (portal web, correo electrónico, entre otros.), los equipos y programas que requiere para ello.

Art. 6.- De la impresión. - Siempre que se hubiese trasmitido a la Administración Tributaria el comprobante electrónico, los emisores deberán imprimir y entregar el RIDE en los siguientes casos:

 a) Cuando no exista el consentimiento del usuario o consumidor para recibir el comprobante electrónico;

 b) Cuando la impresión sea requerida de manera expresa por el receptor, en el momento de la emisión o después; y,

 c) Cuando en la compra no se identifique al consumidor o usuario (consumidor final).

 La impresión de la representación del comprobante electrónico (RIDE) tendrá igual validez que los comprobantes establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios y su contenido podrá ser verificado con la información que reposa en la base de datos de la Administración Tributaria.

 

Manual de Usuario de Certificaciones Electrónicas.

 

La Subdirección Nacional de Gestión del Sistema Notarial, el día martes 05 de diciembre de 2017, notificó a los notarios del país:

 

“Considerando la reforma realizada a la Ley Notarial el 28 de diciembre de 2016, publicada el 30 de diciembre de 2016 en el Registro Oficial N°913, que entre otras disposiciones incrementó las modalidades para las certificaciones de documentos, el Consejo de la Judicatura reformó el Reglamento del Sistema Notarial Integral de la Función Judicial mediante Resolución 004-2017de 10 de enero de 2017.

 

Con este antecedente se pone en su conocimiento el presente manual que detalla consideraciones básicas para el correcto otorgamiento de certificaciones electrónicas.

 

Al existir legislación respecto a la protección de datos privados, deberá tenerse especial atención al momento de realizar este tipo de certificaciones para no vulnerar derechos establecidos, ni contravenir disposiciones en la normativa más adelante expuesta:

 

·Constitución de la República del Ecuador (Artículo 66 numeral 19)

·Código Orgánico Integral Penal (Artículo178)

·Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de datos (Artículo 9)

·Ley Orgánica de Comunicación (Artículo31)

·Ley Orgánica de Garantías Jurisdiccionales y Control Constitucional (Artículo 49)

 

Certificación de documentos materializados desde página web o de cualquier soporte electrónico

 

El procedimiento para la materialización del documento electrónico desde página web o de cualquier soporte electrónico es el siguiente:

 

1. Abrir la página web o el documento en soporte electrónico.

2. Seleccionar del catálogo del libro de certificaciones el acto “certificación de documentos materializados desde página web o de cualquier soporte electrónico”, ingresar el número de documentos materializados a certificar.

Luego de esto en la opción “Datos para Formulario” deberá ingresarse a la Página web y/o soporte electrónico en el campo “Descripción del documento”.

3. Guardar la información y verificar el documento provisional.

4. Si todo está correcto facturar e imprimir la razón de certificación.

5. El notario deberá sentar la razón “Certificación de Documento Materializado” en cada foja materializada.

6. Archivar una copia física del o los documentos materializados en el Libro de Certificaciones con la respectiva razón.

 

Certificación electrónica de documentos desmaterializados

 

El procedimiento a seguirse para la desmaterialización de un documento físico originales el siguiente:

 

  1. Comprobarla originalidad del documento físico a desmaterializarse.
  2. Verificar en el documento físico, el acuerdo expreso para desmaterializar documentos conforme lo establece al Artículo 5 del Reglamento a la Ley de Comercio Electrónico Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos, este acuerdo deberá constar en el documento físico con las firmas de las partes aceptando tal desmaterialización y confirmando que el documento original y el documento desmaterializado son idénticos; si estuviere en una hoja distinta al documento original también deberá ser digitalizado en un mismo archivo.
  3. Seleccionar del catálogo del libro de certificaciones el acto “certificación electrónica documento desmaterializado” e ingresar el número de documentos a certificar.

 

Luego de esto en la opción “Datos para Formulario” deberá ingresarse en el nombre del documento original a desmaterializarse en el campo “Descripción del documento”.

 

  1. Guardar la información y verificar el documento provisional.

 

  1. Si todo está correcto facturar, imprimir y firmar la razón de “Certificación de documento desmaterializado”.

 

  1. Digitalizar (formato PDF) los documentos a desmaterializarse junto con la razón de certificación con la firma manuscrita.

 

  1. Firmar electrónicamente el documento. (El documento tendrá dos firmas, una manuscrita en la razón y otra electrónica).

 

Importante

El proceso detallado para instalar certificados, firmar electrónicamente y validar una firma electrónica se explica en el “Manual de Instalación, utilización y validación de firma electrónica” disponible en la siguiente dirección:

https://www.icert.fje.gob.ec/web/guest/descargas3

 

  1. Entregar al usuario el documento “Desmaterializado Certificado Electrónicamente” en un medio de almacenamiento electrónico (CD-Dispositivo de almacenamiento externo).

 

  1. Almacenar un respaldo del documento “certificado electrónicamente”, en un archivo electrónico de la notaría.

 

  1. Archivar la razón de “certificación de documento desmaterializado” en el Libro de Certificaciones con la respectiva firma manuscrita.

 

Certificación electrónica de documento electrónico original

 

El procedimiento a seguirse para realizar una certificación electrónica de un documento electrónico original (con firma electrónica) es el siguiente:

 

1. Verificar que el documento tenga obligatoriamente firma electrónica.

2. Abrir el documento (firmado electrónicamente) desde el soporte electrónico. (CD-Dispositivo de almacenamiento externo).

3. Validarla autenticidad de la firma electrónica del documento electrónico en la aplicación “Valid4ng” en la cual se verificará:

 

· La firma es íntegra

· Certificado de confianza

· Fecha de Validación

· Certificado reconocido

· Validación OCSP: el certificado no ha sido revocado

· Validado hoy

 

 

De no superar la validación el documento no podrá certificarse.

 

Importante:

 La aplicación “Valida4ng”y su manual de uso se encuentra disponible para su descarga e instalación en la siguiente dirección:

 

https://www.icert.fje.gob.ec/web/guest/descargas3

 

4. De ser validado con éxito, seleccionar del catálogo del libro de certificaciones el acto “Certificación Electrónica De Documento Electrónico” e ingresar el número de documentos electrónicos a certificar.

Luego de esto en la opción “Datos para Formulario” deberá ingresarse en el nombre del documento electrónico original en el campo “Descripción del documento”.

5. Guardar la información y verificar el documento provisional.

6. Si la validación fue correcta, facturar e imprimirla razón.

7. Firmar electrónicamente.

(El documento tendrá dos firmas electrónicas luego de su certificación, una la del propio documento original y otra la firma electrónica del notario).

8. Entregar al usuario el documento “certificado electrónicamente” en un medio de almacenamiento electrónico. (CD-Dispositivo de almacenamiento externo).

9. Almacenar un respaldo del documento “certificado electrónicamente”, en un archivo electrónico de la notaría.

10. Archivar la razón de “certificación electrónica de documento electrónico” en el Libro de Certificaciones con la respectiva firma manuscrita.

 

Importante:

Para este tipo de certificaciones electrónicas debe tomarse en cuenta que un documento electrónico original al momento de imprimirlo pierde su validez.

 

Por cuanto su firma electrónica no podrá ser validada para su certificación.”

 

Espero que este artículo les haya sido de utilidad, no se olvide de vista mi Blog en la página Web not64quito.com

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