Administración del Señor Lcdo. Lenin Moreno Garcés
Presidente Constitucional de la RepĆŗblica del Ecuador
Martes 23 de junio de 2020 (R.O. 696, 23ā junio -2020) EDICIĆN ESPECIAL
SERVICIO NACIONAL DE GESTIĆN DE RIESGOS Y EMERGENCIAS
RESOLUCIĆN SNGRE-017-2020
EXPĆDESE EL PROCEDIMIENTO
PARA GESTIĆN DE MANTENIMIENTO
VEHICULAR, VERSIĆN 2.0
– Martes 23 de junio de 2020 Edición Especial NĀŗ 695 – Registro Oficial
RESOLUCIĆN Nro. SNGRE-017-2020
MARĆA ALEXANDRA OCLES PADILLA
DIRECTORA GENERAL
SERVICIO NACIONAL DE GESTIĆN DE RIESGO los Y EMERGENCIAS
CONSIDERANDO:
QUE, la Constitución de la RepĆŗblica del Ecuador en el artĆculo 154, numeral 1, establece: āA las ministras y ministros de Estado, ademĆ”s de las atribuciones establecidas en la ley, les corresponde: 1. Ejercer la rectorĆa de las polĆticas pĆŗblicas del Ć”rea a su cargo y expedir los acuerdos y resoluciones administrativas que requiera su gestión (…);
QUE, la Constitución de la RepĆŗblica del Ecuador en su artĆculo 226, establece: āLas instituciones del Estado, sus organismos, dependencias, las servidoras o servidores pĆŗblicos y las personas que actĆŗen en virtud de una potestad estatal ejercerĆ”n solamente las competencias y facultades que les sean atribuidas en la Constitución y la Ley, teniendo el deber de coordinar acciones para el cumplimiento de sus fines y hacer efectivo el goce y ejercicio de los derechos reconocidos en la ConstituciónĀ»;
QUE, la Constitución de la RepĆŗblica del Ecuador en el artĆculo 227, expresa: Ā«la administración pĆŗblica constituye un servicio a la colectividad que se rige por las principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquĆa, desconcentración, descentralización, coordinación.
QUE, la Constitución de la RepĆŗblica del Ecuador en el artĆculo 389, seƱala que: Ā«El estado los desastres de origen natural o antrópico mediante la prevención ante el riesgo, la mitigación de desastres, la recuperación y mejoramiento de las condiciones sociales, económicas y ambientales, con el objetivo de minimizar la condición de vulnerabilidad El sistema nacional descentralizado de gestión de riesgo estĆ” compuesto por las unidades de gestión de riesgo de todas las Instituciones pĆŗblicas y privadas en los Ć”mbitos local, regional y nocional. El Estado ejercerĆ” la rectorĆa a travĆ©s del organismo tĆ©cnico establecido en la ley. TendrĆ” como funciones principales, entre otras:
1. Identificar los riesgos existentes y potenciales, internos y externos que afecten al forma territorio ecuatoriano.
2. Generar, democratizar el acceso y difundir información suficiente y oportuna para gestionar adecuadamente el riesgo.
3. Asegurar que todas las instituciones y privadas incorporen obligatoriamente, y en forma transversal, la gestión de riesgo en su planificación y gestión.
4. Fortalecer en la ciudadanĆa y en las entidades pĆŗblicas y privadas capacidades para identificar los riesgos inherentes a sus respectivos Ć”mbitos de acción, informar sobre ellos, e incorporar acciones tendientes a reducirlos.
5. Articular las instituciones para que coordinen acciones a fin de prevenir y mitigar los riesgos, asĆ como para enfrentarlos. recuperar y mejorar las condiciones anteriores a la ocurrencia de una emergencia o desastre.
6. Realizar y coordinar las acciones necesarias para reducir vulnerabilidades y prevenir, mitigar, atender y recuperar eventuales efectos negativos derivados de desastres o emergencias en el territorio nacional.
7. Garantizar financiamiento suficiente y oportuno pura el funcionamiento del Sistema, y coordinar la cooperación internacional dirigida a la gestión de riesgoā;
QUE, la Constitución de la RepĆŗblica del Ecuador en el artĆculo 390, establece: Ā«Los riesgos se gestionarĆ”n bajo el principio de descentralización subsidiaria, que implicarĆ” la responsabilidad directa de las Instituciones dentro de su Ć”mbito geogrĆ”fico. Cuando sus capacidades futra la gestión del riesgo sean insuficientes, las instancias de mayor Ć”mbito
Registro Oficial – Edición Especial N* 695 Martes 23 de junio de 2020 – 3
territorial y mayor capacidad técnica y financiera brindarÔn el apoyo necesario con respeto a su autoridad en el territorio y sin relevarlos de su responsabilidad»;
QUE, el Código OrgĆ”nico de Organización territorial. AutonomĆa y Descentralización en el artĆculo 140, establece: Ā«La gestión de riesgos que incluye las acciones de prevención, reacción, mitigación, reconstrucción y transferencia, para enfrentar todas las amenazas de origen natural o antrópico que afecten al territorio se gestionarĆ”n de manera concurrente y de forma articulada por todos los niveles de gobierno de acuerdo con las polĆticas y los planes emitidos por el organismo nacional responsable, de acuerdo con la Constitución y la ley.
Los gobiernos autónomos descentralizados municipales adoptarÔn obligatoriamente normas técnicas para la prevención y gestión de riesgos en sus territorios con el propósito de proteger las personas, colectividades y la naturaleza, en sus procesos de ordenamiento territorial.
Para el caso de riesgos sĆsmicos los Municipios expedirĆ”n ordenanzas que reglamenten la aplicación de normas de construcción y prevención.
La gestión de los servicios de prevención, protección, socorro y extinción de incendios, que de acuerdo con la Constitución corresponde a los gobiernos autónomos descentralizados municipales, se ejercerĆ” con sujeción a la ley que regule la materia Pura tal efecto, los cuerpos de bomberos del paĆs serĆ”n considerados como entidades adscritas a los gobiernos autónomas descentralizados municipales, quienes funcionarĆ”n con autonomĆa administrativa y financiera, presupuestaria y operativa, observando la ley especial y normativas vigentes a las que estarĆ”n sujetosĀ»
QUE, la Ley de Seguridad PĆŗblica y del Estado en el artĆculo 11 literal d), establece que: āDe los órganos ejecutores: Las órganos ejecutores del Sistema de Seguridad PĆŗblica y del Estado estarĆ”n a cargo de las acciones de defensa, orden pĆŗblico, prevención y gestión de riesgos, conforme lo siguiente: (…) d) De la gestión de riesgos.- La prevención y las medidas para contrarrestar, reducir y mitigar los riesgos de origen natural y antrópico o para reducir la vulnerabilidad, corresponden a las entidades pĆŗblicas y privadas, nacionales, regionales y locales. La rectorĆa la ejercerĆ” el Estado a travĆ©s de la Secretaria Nacional de Gestión de Riesgosā;
QUE, el Reglamento a la Ley de Seguridad PĆŗblica y del Estado en el artĆculo 3, establece que: āDel órgano ejecutor de Gestión de Riesgos.- La Secretaria Nacional de Gestión de Riesgos es el Ć”rgano rector y ejecutor del Sistema Nocional Descentralizado de Gestión de Riesgos. Dentro del Ć”mbito de su competencia le corresponde:
a) Identificar los riesgos de orden natural o antrópico, para reducir la vulnerabilidad que afecten o puedan afectar al territorio ecuatoriano;
b) Generar y democratizar el acceso y la difusión de información suficiente y oportuna para gestionar adecuadamente el riesgo:
c) Asegurar que las instituciones públicas y privadas incorporen obligatoriamente, en forma transversal, la gestión de riesgo en su planificación y gestión:
d) Fortalecer en la ciudadanĆa y en las entidades pĆŗblicas y privadas capacidades para identificar los riesgos inherentes a sus respectivos Ć”mbitos de acción:
e) Gestionar el financiamiento necesario para el funcionamiento del Sistema Nacional Descentralizado de Gestión de Riegos y coordinar la cooperación Internacional en este Ômbito:
f) Coordinar los esfuerzos y funciones entre las instituciones públicas y privadas en las fases de prevención, mitigación, la preparación y respuesta a desastres, hasta la recuperación y desarrollo posterior;
g) Diseñar /pogromos de educación, capacitación y difusión orientadas u fortalecer las capacidades de las instituciones y ciudadanos para la gestión de riesgos: y,
h) Coordinar la cooperación de la ayuda humanitaria e información para enfrentar, situaciones emergentes y/o desastres derivados de fenómenos naturales, socionaturales o antrópicos a nivel nacional e internacional»;
4 ā Martes 23 de junio de 2020 Edición Especial NĀŗ 695 – Registro Oficial
QUE, el Reglamento a la Ley de Seguridad PĆŗblica y del Estado en el artĆculo 16, establece que: āLas disposiciones normativas sobre gestión de riesgos son obligatorias y tienen aplicación en todo el territorio nacional El proceso de gestión de riesgos incluye el conjunto de actividades de prevención, mitigación, preparación, alerta, respuesta, rehabilitación y reconstrucción de los efectos de los desastres de origen natural, socio-natural o antrópicoĀ».
QUE, el Reglamento a la Ley de Seguridad PĆŗblica y del Estado en el artĆculo 18, establece que: Ā«RectorĆa del Sistema.- El Estado ejerce la rectorĆa del Sistema Nacional Descentralizado de Gestión de Riesgos a travĆ©s de la Secretaria Nacional de Gestión de Riesgo, cuyas competencias son:
a. Dirigir, coordinar y regular el funcionamiento del Sistema Nacional Descentralizado de Gestión de Riesgos:
b. Formular las polĆticas, estrategias, planes y normas del Sistema Nacional Descentralizado de Gestión de Riesgos, bajo la supervisión del Ministerio de Coordinación de Seguridad, para la aprobación del Presidente de la RepĆŗblica.
c. Adoptar, promover y ejecutar las acciones necesarias fiara garantizar el cumplimiento de las polĆticas, estrategias, planes y normas del Sistema:
d. Diseñar programas de educación, capacitación y difusión orientados a fortalecer las capacidades de las instituciones y ciudadanos para la gestión de riesgos:
e. Velar por que los diferentes niveles e instituciones del sistema, aporten los recursos necesarios para la adecuada y oportuna gestión:
f. Fortalecer a los organismos de respuesta y atención a situaciones de emergencia, en las Ôreas afectadas por un desastre, para la ejecución de medidas de prevención y mitigación que permitan afrontar y minimizar su impacto en la población. y,
g. Formular convenios de cooperación interinstitucional destinados al desarrollo de la investigación cientĆfica, para identificar los riesgos existentes, facilitar el monitoreo y la vigilancia de amenazas, pura el estudio de vulnerabilidadesĀ».
QUE, mediante Decreto Ejecutivo Nro. 1046-A de 26 de abril del 2008, publicado en Registro Oficial Nro. 345 de 26 de mayo del 2008 se reorganiza la Dirección Nacional de Defensa Civil, mediante la figura de la Secretaria TĆ©cnica de Gestión de Riesgos adscrita al Ministerio de Coordinación de Seguridad Interna y Externa, adquiriendo por este mandato todas las competencias, atribuciones, funciones, representaciones y delegaciones constantes en leyes, reglamentos y demĆ”s instrumentos normativos que hasta ese momento le correspondĆan a la Dirección Nacional de Defensa Civil y a la Secretaria General del COSENA, en materia de Defensa Civil.
QUE, mediante Decreto Ejecutivo Nro. 42 de 10 de septiembre de 2009, publicado en Registro Oficial Nro. 31 de 22 de septiembre del 2009, la Secretarla técnica de Gestión de Riesgos, pasa a denominarse Secretaria Nacional de Gestión de Riesgos, que ejercerÔ sus competencias y funciones de manera independiente, descentralizada y desconcentrada:
QUE, mediante Decreto Ejecutivo Nro. 103 de 20 de octubre 10 2009, publicado en el Registro Oficial Nro. 58 de 30 de octubre del 2009, se reforma el Decreto Ejecutivo Nro. 42 y se le da el rango de Ministro de Estado al Secretario/a Nacional de Gestión de Riesgos;
QUE, el 13 de febrero de 2013, la Secretaria Nacional de Administración Pública emitió la Norma Técnica de Administración por procesos, la misma que es de uso y cumplimiento obligatorio para las instituciones de la Administración Pública Central. Institucional y que dependen de la Función Ejecutiva:
QUE, mediante Resolución Nro. SGR-023-2015, de 20 de marzo de 2015, el Ing. JosĆ© Luis Asencio Mera. Subsecretario General de la Secretaria de Gestión de Riesgos, emitió el Ā«Manual de Procedimiento de Gestión de Mantenimiento de VehĆculosĀ»;
QUE, mediante Decreto Ejecutivo Nro. 62 de OS de agosto de 2043, se reforma el Estatuto de RĆ©gimen JurĆdico Administrativo de la Función Ejecutiva y se aƱade a continuación del
Registro Oficial – Edición Especial NĀŗ 695 Martes 23 de junio de 2020 – 5
artĆculo 16, donde la Función Ejecutiva se organiza en Secretarias, entre ellas se seƱala a la Secretaria de Gestión de Riesgos;:
QUE, mediante Resolución Nro. SGR-039-2014, de 03 de junio de 2014, se expidió el Estatuto OrgĆ”nico de Gestión Organizacional por Procesos de la Secretaria de Gestión de Riesgos, en el que entre otras Gestiones, establece que la Gestión Administrativa seƱala como Producto y Servicio de su responsabilidad Ā«Plan anual de mantenimiento preventivo y correctivo de bienes muebles e inmuebles. Reporte de asignación y control de vehicular…ā;
QUE, mediante Acuerdo Nro. 1573, de 22 de abril de 2016, el Sr. Pedro Solines Chacón Secretario Nacional de la Administración Publica, expidió la Norma Técnica de Prestación de Servicios y Administración por Procesos, la misma que es de aplicación y cumplimiento obligatorio para todas las entidades de la Administración Pública Central. Institucional y que dependen de la Función Ejecutiva;
QUE, mediante Decreto Ejecutivo Nro. 8 de 24 de mayo de 2017, el Lcdo. Lenin Moreno GarcĆ©s, Presidente Constitucional de la RepĆŗblica del Ecuador, nombra como Secretaria de Gestión de Riesgos, a MarĆa Alexandra Ocles Padilla:
QUE, mediante Resolución Nro. 111, de 02 de agosto de 2017, el Dr. Diego GarcĆa Carrión. Procurador General del Estado, expidió el Instructivo Interno de la ProcuradurĆa General del listado para la aplicación del Reglamento Sustitutivo para el Control de los VehĆculos del Sector PĆŗblico y de las Entidades de Derecho Privado que disponen de Recursos PĆŗblicos:
QUE, el Decreto Ejecutivo 534 de Techa 03 de octubre del 2018, seƱala que el Presidente de la RepĆŗblica. Lcdo. Lenin Moreno, dispuso la transformación de la SecretarĆa de Gestión de Riesgos (SGR) en el Servicio Nacional de Gestión de Riesgos y Emergencias, como entidad de derecho pĆŗblico, con personalidad jurĆdica, dotada de autonomĆa: y.
QUE, mediante memorando Nro. SNGRE.-CGPGE-2020-0139-M, de 06 de febrero de 2020, el Mgs. Diego Cabrera Bowen. Coordinador General de Planificación y Gestión EstratĆ©gica, remitió a la MĆ”xima Autoridad Institucional, el āProcedimiento para gestión de mantenimiento vehicular, versión 2.0″; y, solicitó la institucionalización de la misma, y la derogación de la Resolución Nro. SGR-023-2015, que acoge el āManual de Procedimiento de gestión de mantenimiento de vehĆculos versión 1.0āā expedida el 20 de marzo de 2015;
QUE, mediante sumida de fecha 11 de lebrero de 2020, inserta en la hoja de rula del memorando Nro. SNGRE-CGPGE-2020-0139-M, de 06 de febrero de 2020, la MÔxima Autoridad Institucional, dispuso: «AUTORIZADO»;
Con los antecedentes expuestos, en el ejercicio de las facultades legales y atribuciones establecidas en el numeral I del artĆculo 154 de la Constitución de la RepĆŗblica del Ecuador;
RESUELVE:
ArtĆculo 1.- EXPEDIR el āProcedimiento para gestión de mantenimiento vehicular, versión 2.0″, cuyo propósito es establecer un enfoque de administración por procesos las actividades involucradas en el mantenimiento vehicular para la conservación y cuidado de los vehĆculos del Servicio Nacional de Gestión de Riesgos y Emergencias que permitan el optimo funcionamiento del parque automotor y cumplir las necesidades de movilización de los (as) servidores (as) de manera oportuna.
ArtĆculo 2.- ĆMBITO el procedimiento se aplicarĆ” en matriz y Coordinaciones Zonales del Servicio Nacional de Gestión de Riesgos y Emergencias.
ArtĆculo 3.- ENCARGAR a la Coordinación General Administrativa Financiera, a travĆ©s, de la Dirección Administrativa, la aplicación, control y monitoreo de la presente resolución.
6 – Martes 23 de junio de 2020 Edición Especial N° 695 – Registro Oficial
Articulo 4.- ACEPTAR las actualizaciones que se realicen a los documentos anexos del procedimiento, solicitadas por la Dirección Administrativa, debidamente autorizadas por la Coordinación General Administrativa Financiera: sin que sea necesario expedir una nueva resolución o modificar la presente, previa notificación de no afectación al procedimiento por parte de la Dirección de Servicios. Procesos y Calidad.
ArtĆculo 5.- DEROGAR la Resolución Nro. SGR-023-2015, de 20 de marzo de 2015, mediante la cual se emitió el Ā«Manual de Procedimiento de Gestión de Mantenimiento de VehĆculosĀ».
ArtĆculo 6.- PUBLICAR el contenido de la presente Resolución en el Registro Oficial y en el portal web del Servicio Nacional de Gestión de Riesgos y Emergencias.
Articulo 7.-. VIGENCIA la presente resolución entrarÔ en vigencia a partir de su suscripción, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.
Dada y firmada en el Despacho del Servicio Nacional de Gestión de Riesgos y Emergencias, en el cantón Samborondón, el diecinueve de febrero de dos mil veinte.
DIFĆNDASE, CĆMPLASE Y PUBLĆQUESE.-
Registro Oficial – Edición Especial NĀŗ 695 Martes 23 de junio de 2020 – 7
8 – Martes 23 de junio de 2020 Edición Especial NĀŗ 695 – Registro Oficial
CONTENIDO
PROPĆSITO
ALCANCE
MARCO LEGAL
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
LINEAMIENTOS GENERALES
LINEAMIENTOS ESPECĆFICOS
DETALLE DE ACTIVIDADES
DIAGRAMA DE FLUJO
ANEXOS
Registro Oficial – Edición Especial NĀŗ 695 Martes 23 de junio de 2020 – 9
PROPĆSITO
Establecer bajo un enfoque de administración por procesos las actividades involucradas en el mantenimiento vehicular para la conservación y cuidado de los vehĆculos del Servicio Nacional de Gestión de Riesgos y Emergencias que permitan el óptimo funcionamiento del parque automotor y cumplir las necesidades de movilización de los(as) servidores(as) de manera oportuna.
ALCANCE
Este procedimiento se aplicarĆ” en Matriz y Coordinaciones Zonales y abarca el conjunto de actividades requeridas desde la elaboración de la solicitud para inicio de mantenimiento vehicular hasta el archivo de la documentación en expediente individual del vehĆculo.
MARCO LEGAL
Ć¢ā Constitución de la RepĆŗblica del Ecuador
Ć¢ā Normas de Control Interno de la ContralorĆa General del Estado
Ć¢ā Norma TĆ©cnica de Administración por Procesos y Prestación de Servicios
Ć¢ā Reglamento Sustitutivo para el Control de VehĆculos del Sector PĆŗblico y de las Entidades de Derecho Privado que disponen de Recursos PĆŗblicos
Ć¢ā Estatuto OrgĆ”nico de Gestión Organizacional por Procesos de la Institución
Ć¢ā Resolución Nro. SNGRE-001-2020 Delegaciones y Autorizaciones para la Administración del Talento Humano; la ejecución de Procesos Administrativos, Contractuales, Financieros y de Planificación y Gestión EstratĆ©gica Institucional; y, para actuaciones JurĆdicas en el Servicio Nacional de Gestión de Riesgos y Emergencias
Ć¢ā Reglamento Interno para el Uso de VehĆculos de la Institución
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
Ć¢ā Mantenimiento preventivo: es la inspección periódica de los demĆ”s bienes con el objetivo de evaluar su estado de funcionamiento, identificar fallas, prevenir y poner en condiciones el bien para su óptimo funcionamiento, limpieza, lubricación y ajuste. Es tambiĆ©n en este tipo de mantenimiento en el que se reemplazan piezas para las cuales el fabricante, o su representante, ha identificado que tiene un nĆŗmero especĆfico de horas de servicio. 1
Ć¢ā Mantenimiento correctivo: es el conjunto de procedimientos utilizados para reparar un bien ya deteriorado. MedĆante el mantenimiento correctivo no solo se repara el bien ya deteriorado, sino que se realizan ajustes necesarios por fallas evidenciadas. 2
1 Reglamento Administración y Control de Bienes del Sector Público, art. 167.
2 IbĆdem, art. 167, literal a
10 – Martes 23 de junio de 2020 Edición Especial NĀŗ 695 – Registro Oficial
Ć¢ā Taller autorizado: centro de servicio tĆ©cnico que cuenta con un contrato de prestación de servicios para realizar el mantenimiento preventivo y/o correctivo de los vehĆculos de la Institución.
LINEAMIENTOS GENERALES
i. El(a) Director(a) Administrativo(a) / Directora) Zonal de Gestión de Riesgos serĆ” el(a) responsable de gestionar la contratación del mantenimiento preventivo / correctivo vehicular anual, previo a la ejecución del presente procedimiento y en observancia a lo establecido en el documento ADM-SGR-PR-09 Ā«Procedimiento para contratación pĆŗblica de bienes, servicios, consultarĆa y obras (fase precontractual)Ā»,
2. El(a) Responsable de Servicios Institucionales / Analista Administrativo Financiero Zonal, deberĆ” elaborar anualmente el documento ADM-SNGRE-FO-34 Ā«Plan de mantenimiento preventivo vehicularĀ» para los vehĆculos asignados a su jurisdicción durante los primeros quince (15) dĆas laborables de cada aƱo, el cual deberĆ” ser aprobado por el(a) Director(a) Administrativo(a) / Director(a) Zonal de Gestión de Riesgos.
3. Toda actualización requerida por el(a) Director(a) Administrativo(a) en el presente documento o en los formatos del mismo deberÔ ser autorizada por el(a) Coordinador(a) General Administrativo(a) Financiero(a) y comunicada alfa) Coordinador(a) General de Planificación y Gestión Estratégica para que a través del(a) Director(a) de Servicios, Procesos y Calidad se realice el registro y control correspondiente.
A. Los responsables del procedimiento de gestión de mantenimiento de vehĆculos institucionales deberĆ”n observar las normativas vigentes aplicables para realizar las actividades descritas en el presente documento.
LINEAMIENTOS ESPECĆFICOS
1. El Custodio de vehĆculo serĆ” el responsable de velar por el buen uso, cuidado, funcionamiento, protección y en caso de detectar anomalĆas en el vehĆculo deberĆ” solicitar autorización para inicio del mantenimiento preventivo / correctivo correspondiente, aplicando el formato ADM-SNGRE-FO-04 Ā«Solicitud de mantenimiento/Orden de trabajoĀ».
2. El(a) Director(a) Administrativo(a) / Director(a) Zonal de Gestión de Riesgos previo a la autorización del mantenimiento preventivo / correctivo vehicular, deberĆ” disponer la movilización del vehĆculo al taller autorizado, con el fin de obtener la proforma del servicio.
3. El(a) responsable de Servicios Institucionales / Analista Administrativo Financiero Zonal deberĆ” coordinarĆan el taller mecĆ”nico autorizado el horario de ingreso, mantenimiento y salida del vehĆculo, de tal forma que se realice en el menor tiempo posible y no afecte el normal desenvolvimiento de las actividades de la Institución.
Registro Oficial – Edición Especial NĀŗ 695 Martes 23 de junio de 2020 – 11
4. El Custodio de vehĆculo deberĆ” solicitar al taller la constancia escrita de la entrega / recepción del vehĆculo, donde se detallen las condiciones del vehĆculo, nĆŗmero de motor, nĆŗmero de chasis, accesorios y herramientas que dispone. En este documento deberĆ”n constar las firmas del(a) Responsable del Taller y el(a) Conductor(a) del vehĆculo.
5. El Custodio de vehĆculo deberĆ” verificar que los trabajos de mantenimiento realizados sean satisfactorios conforme a la Orden de Trabajo y/o Proforma emitida por el taller y se entreguen en el tiempo previsto, para lo cual elaborarĆ” el documento ADM-SNGRE-FO-33 Ā«Recepción del servicio a satisfacciónĀ», a fin de comunicar al(a) Director(a) Administrativo(a)/ Director(a) Zonal de Gestión de Riesgos.
6. Si el vehĆculo inmediatamente luego de salir del taller, habiendo recibido el mantenimiento respectivo, vuelve a presentar novedades por la cual fue ingresado inicialmente, se deberĆ” comunicar al(a) Director(a) Administrativo(a) / Director(a) Zonal de Gestión de Riesgos para que se disponga el ingreso del vehĆculo al taller autorizado aplicando la garantĆa tĆ©cnica vigente.
7. El(a) Responsable de Servicios Institucionales / Analista Administrativo Financiero Zonal deberĆ” llevar el registro fĆsico y digital de los mantenimientos, reparaciones y compra de repuestos y accesorios de todos los vehĆculos que son propiedad o se encuentran en prĆ©stamo de uso para la institución, en el documento ADM-SNGRE-FO-35 Ā«Registro de Mantenimiento vehicularĀ» segĆŗn la jurisdicción que corresponda.
DETALLE OE ACTIVIDADES
Nº Rol Actividad Descripción Documento y/o Registro
1. Custodio de vehĆculo Elaborar solicitud
para inicio de
mantenimiento Elabora solicitud para inicio de mantenimiento preventivo / correctivo vehicular. Ver lineamiento especifico No. 1. ADM-SNGRE-FO-04
Solicitud de
mantenimiento /
Orden de trabajo
2. Responsable de Servicios
Institucionales / Analista
Administrativo
Financiero Zonal Revisar y
gestionar
autorización para
inicio de mantenimiento Revisa y gestiona autorización para inicio de mantenimiento preventivo / correctivo vehicular. ADM-SNGRE-FO-04
Solicitud de
mantenimiento/
Orden de trabajo
12 – Martes 23 de junio de 2020 Edición Especial NĀŗ 695 – Registro Oficial
Nº Rol Actividad Descripción Documento y/o
Registro
3. Director(a)
Administrativo(a)/
Director(a) Zonal
de Gestión de
Riesgos Revisar solicitud
y autorizar
movilización del
vehĆculo a taller
para gestión de
proforma Revisa solicitud y autoriza movilización de vehĆculo a taller para gestión de proforma. Ver lineamiento especĆfico No. 2. ADM-SNGRE-FO-04
Solicitud de mantenimiento/ Orden de trabajo
4. Responsable de
Servicios Institucionales/
Analista
Administrativo
Financiero Zonal Gestionar movilización de vehĆculo a taller Gestiona el ingreso del vehĆculo al taller autorizado. Ver lineamiento especĆfico No. 3. Llamada telefónica
/ Correo
electrónico
institucional
enviado
5. Custodio de vehĆculo Movilizar vehĆculo a taller autorizado para
revisión Moviliza vehĆculo al taller autorizado, previa coordinación. ADM-SNGRE-FO-36
Orden de
movilización
6. Custodio de vehĆculo Solicitar y remitir
proforma para
mantenimiento
vehicular Solicita y remite la proforma para el mantenimiento preventivo/correctivo vehicular, previo a la inspección realizada por el taller. Proforma de
7. Responsable de Servicios
Institucionales/ Analista
Administrativo
Financiero Zonal Verificar
proforma y
solicitar
autorización para
mantenimiento
vehicular Verifica los Ćtems y valores de la proforma de mantenimiento y solicita la respectiva autorización. Proforma de mantenimiento
8. Director(a)
Administrativo(a)/
Director(a) Zonal
de Gestión de
Riesgos Revisar proforma
para
mantenimiento
vehicular Revisa proforma para mantenimiento preventivo/correctivo vehicular. Proforma de mantenimiento
9. Director(a)
Administrativo(a)/
Director(a) Zonal
de Gestión de Riesgos ¿Existen observaciones en la proforma? Si no existen observaciones en la proforma del mantenimiento preventivo/correctivo continúa con el numeral 92, caso contrario continúa con el numeral 9.1 No aplica
Registro Oficial – Edición Especial NĀŗ 695 Martes 23 de junio de 2020 ā 13
N* Rol Actividad Descripción Documento y/o Registro
9.1. Director(a) Administrativo(a) / Director(a) Zonal de Gestión de Riesgos Notificar negación a mantenimiento vehicular Notifica negación a solicitud de mantenimiento preventivo/correctivo vehicular, por observaciones en la proforma.
Finaliza el proceso. Correo electrónico institucional enviado
9.2. Director(a) Administra tivo(a) / Director(a) Zonal de Gestión de Riesgos Autorizar ejecución de mantenimiento vehicular Autoriza y comunica la procedencia para
ejecución del
mantenimiento vehicular. Proforma de mantenimiento sumillada / Correo electrónico institucional enviado
10. Custodio de vehĆculo Gestionar mantenimiento vehicular en taller Gestiona mantenimiento vehicular en el taller autorizado. Ver
lineamiento especifico No. 4 No aplica
11. Custodio de vehĆculo Recibir vehĆculo y verificar trabajos realizados Recibe vehĆculo y verifica los trabajos de mantenimiento realizados.
Ver lineamiento especĆfico No. 5. ADM-SNGRE-FO-33 Recepción del servicio a satisfacción
12. Custodio de vehĆculo Movilizar vehĆculo a Institución y remitir documentación de mantenimiento Moviliza vehĆculo a la Institución y remite toda documentación de respaldo correspondiente al mantenimiento realizado. Ver lineamiento especĆfico No. 6. Documentación del mantenimiento
13. Custodio de vehĆculo Entregar piezas y/o partes a GuardalmacĆ©n Entrega las piezas y /o partes reemplazadas en el mantenimiento al GuardalmacĆ©n de su jurisdicción. Aplica Ćŗnicamente si hay cambio de piezas y/o partes. ADM-SNGRE-FO-23 Acta de entrega recepción de bienes inservibles u obsoletos
Nº Rol Actividad Descripción Documento y/o Registro
14. Responsable de Servicios Institucionales/ Analista Administrativo Financiero Zonal Archivar documentación en expediente individual de vehĆculo Registra mantenimiento realizado y archiva documentación en el expediente individual del vehĆculo. Ver lineamiento especĆfico No. 7. ADM-SNGRE-FO-35 Registro de mantenimiento vehicular
14 – Martes 23 de junio de 2020 Edición Especial NĀŗ 695 – Registro Oficial
Registro Oficial – Edición Especial NĀŗ 695 Martes 23 de junio de 2020 – 15
ANEXOS
Formatos
Ć¢ā ADM-SNGRE-FO-04: Solicitud de mantenimiento /Orden de trabajo
Ć¢ā ADM-SNGRE-FO-23: Acta de entrega recepción de bienes inservibles u obsoletos
Ć¢ā ADM-SNGRE-FO-33: Recepción del servicio a satisfacción
Ć¢ā ADM-SNGRE-FO-34: Plan de mantenimiento preventivo vehicular
Ć¢ā ADM-SNGRE-FO-35: Registro de mantenimiento vehicular
Ć¢ā ADM-SNGRE-FO-36: Orden de movilización
16 – Martes 23 de junio de 2020 Edición Especial NĀŗ 695 – Registro Oficial
Registro Oficial – Edición Especial NĀŗ 695 Martes 23 de junio de 2020 – 17
18 – Martes 23 de junio de 2020 Edición Especial NĀŗ 695 – Registro Oficial
Registro Oficial – Edición Especial NĀŗ 695 Martes 23 de junio de 2020 – 19