n
n Administración del Señor Ec. Rafael Correa Delgado
n
n Presidente Constitucional de la República del Ecuador
n
n Viernes 10 de Mayo de 2013 – R. O. No. 951
n
n SUPLEMENTO
n
n SUMARIO
n
n Servicio Nacional de Aduana del Ecuador:
n
n Ejecutivo:
n
n Resoluciones
n
n SENAE-DGN-2013-0124-RE Expídense los Manuales Específicos para la Administración de los Fondos de Caja Chica y Rendir Cuentas
n
n Superintendencia de Economía Popular y Solidaria:
n
n Transparencia y Control Social
n
n SEPS-IGPJ-2013-009 Expídese el Reglamento para Tramitar Denuncias
n
n SEPS-INEPS-IGPJ-2013-010 Díctase el Reglamento especial de intervenciones y liquidaciones y calificación de interventores y liquidadores de cooperativas
n
n SEPS-INEPS-IGPJ-2013-011 Expídese el Reglamento especial para calificación de auditores internos y externos de las organizaciones bajo control de esta Superintendencia
n
n SEPS-SGE-DNRO-2013-016 Expídese el Instructivo para la reserva o denegación de denominación de las organizaciones de los sectores asociativos y cooperativistas sometidos al control y supervisión de esta Superintendencia
n
n CONTENIDO
n n n
n
n
n
n Guayaquil, 22 de abril de 2013.
n
n
n
n SERVICIO NACIONAL DE ADUANA DEL
n
n ECUADOR
n
n
n
n Considerando:
n
n
n
n Que el numeral 3 del artículo 225 de la Constitución de la República del Ecuador expresamente señala que son entidades del Sector Público, los organismos y entidades creados por la Constitución o la ley para el ejercicio de la potestad estatal, para la prestación de servicios públicos o para desarrollar actividades económicas asumidas por el Estado.
n
n
n
n Que el artículo 227 de la Constitución de la República del Ecuador señala que la administración pública constituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía, desconcentración, descentralización, coordinación, participación, planificación, transparencia y evaluación.
n
n
n
n Que en el Capítulo I, Naturaleza y Atribuciones, Título IV de la Administración Aduanera, regulado en el Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones, publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 351 del 29 de diciembre de 2010, se señala: ?El servicio de aduana es una potestad pública que ejerce el Estado, a través del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, sin perjuicio del ejercicio de atribuciones por parte de sus delegatarios debidamente autorizados y de la coordinación o cooperación de otras entidades u órganos del sector público, con sujeción al presente cuerpo legal, sus reglamentos, manuales de operación y procedimientos, y demás normas aplicables??.
n
n
n
n Que, de conformidad a las competencias y atribuciones que tiene el Director General del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, se encuentra determinado en el literal l) del Art. 216 del Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones, ?? l. Expedir, mediante resolución los reglamentos, manuales, instructivos, oficios circulares necesarios para la aplicación de aspectos operativos, administrativos, procedimentales, de valoración en aduana y para la creación, supresión y regulación de las tasas por servicios aduaneros, así como las regulaciones necesarias para el buen funcionamiento de la administración aduanera y aquellos aspectos operativos no contemplados en este Código y su reglamento??
n
n
n
n Que, mediante Decreto Ejecutivo Nº 934, de fecha 10 de noviembre del 2011, el Econ. Xavier Cardenas Moncayo, fue designado Director General del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, de conformidad con lo establecido en el artículo 215 del Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones; y el artículo 11, literal d) del Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva
n
n
n
n Que es necesario que el Servicio Nacional de Aduana del Ecuador en cumplimiento a la Norma de Control Interno 405-08, expedida por la Contraloría General del Estado en el Acuerdo No. 039-CG ?Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y Personas Jurídicas de Derecho Privado que disponga de Recursos Públicos?; para la atención de pagos urgentes y de valor reducido, cuente con su propia normata, que regule la administración de las Cajas Chicas y Fondos a Rendir Cuentas a nivel nacional.
n
n
n
n Que con Decreto Ejecutivo 3410 publicado en Registro Oficial No. 5 del 22 de enero de 2003 se expide el texto unificado de la principal legislación secundaria del Ministerio de Economía y Finanzas, donde se establece los montos y utilización de los fondos fijos de Caja Chica.
n
n
n
n Que con Acuerdo Ministerial No. 086 del 09 de abril del 2012, el Ministerio de Finanzas del Ecuador sustituyó a continuación del numeral 4.9.3 del Acuerdo Ministerial No. 447, publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 259 de 24 de enero del 2008, las normas técnicas para la creación y uso de fondos de reposición, a rendir cuentas y para Gestión de Liquidez de Entidades Públicas.
n
n
n
n Que el 20 de enero de 2009, la Gerencia General de la Corporación Aduanera Ecuatoriana mediante Resolución GG-81-2009 aprobó el Instructivo para la Administración de los Fondos de Caja Chica, el cual fue reemplazado por la Resolución No. DG-20-2011 del 12 de enero del 2011, la cual se encuentra vigente y debe ser actualizada.
n
n
n
n En tal virtud, el Director General del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, en ejercicio de la atribución y competencia dispuesta en el literal l) del artículo 216 del Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones, publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 351 del 29 de diciembre de 2010,
n
n
n
n Resuelve:
n
n
n
n EXPEDIR LOS MANUALES ESPECÍFICOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA Y RENDIR CUENTAS DEL SERVICIO NACIONAL DE ADUANA DEL ECUADOR.
n
n
n
n PRIMERO.- Aprobar la expedición de los Manuales Específicos para la Administración de Fondo de Caja Chica y Rendir Cuentas del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador.
n
n
n
n SEGUNDO.- Notifíquese el contenido de la presente Resolución a la Subdirección de Apoyo Regional, Direcciones Distritales, Direcciones Nacionales y Direcciones de Área en general, del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador.
n
n
n
n Publíquese en la Página Web del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador y encárguese a la Secretaría General del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador el formalizar las diligencias necesarias para la publicación de la presente en el Registro Oficial.
n
n
n
n
n
n La presente entrará en vigencia a partir de su expedición, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.
n
n
n
n Con sentimientos de distinguida consideración.
n
n
n
n Documento firmado Electrónicamente.
n
n
n
n f.) Econ. Pedro Xavier Cárdenas Moncayo, Director General. Servicio Nacional de Aduana del Ecuador.- Certifico, que es fiel copia de su original. f.) Ilegible, Secretaría General SENAE.
n
n
n n
n n
n
n
n
n
n MANUAL ESPECÍFICO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS FONDOS A RENDIR CUENTAS
n
n
n
n MARZO 2013
n
n
n
n HOJA DE RESUMEN
n
n
n n
n Descripción del Documento:
n n
n Procedimientos para la creación, utilización y liquidación de Fondos a Rendir Cuentas, creados para fines específicos de la Institución.
n n
n Objetivo:
n n
n Establecer el procedimiento que permita estandarizar la operatividad de la creación, utilización y liquidación del manejo de los Fondos a Rendir Cuentas, necesarios para cubrir las necesidades emergentes que se presenten en las Unidades Operativas institucionales.
n n
n Elaboración:
n n
n Nombre
n n
n Cargo
n n
n Área
n n
n Fecha
n n
n Firma
n n
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n
n Econ. Juan C. Borja
n
n
n n
n Tesorero General Aduanero
n n
n Dirección Nacional de Capitales y Servicios Administrativos
n n
n
n
n Marzo/2013
n n
n
n
n f.) Ilegible
n n
n Revisión:
n n
n
n n
n
n n
n
n n
n
n n
n Nombre
n n
n Cargo
n n
n Área
n n
n Fecha
n n
n Firma
n n
n CPA. Mariuxi Unamuno Mejía
n n
n Directora Financiera Aduanera
n n
n Dirección Nacional de Capitales y Servicios Administrativos
n n
n
n
n Marzo/2013
n n
n f.) Ilegible
n n
n Aprobación:
n n
n
n n
n
n n
n
n n
n
n n
n Nombre
n n
n
n n
n Cargo
n n
n Fecha
n n
n Firma
n n
n
n
n Ing. Grace Rodríguez Barcos
n n
n Directora Nacional de Capitales y Servicios Administrativos
n n
n
n
n Marzo/2013
n n
n
n
n f.) Ilegible
n n
n
n n
n REVISIONES/ACTUALIZACIONES
n n
n VERSIÓN
n n
n FECHA
n n
n RAZÓN DE LA MODIFICACIÓN
n n
n RESPONSABLE
n n
n 1
n n
n Marzo 2013
n n
n Versión Inicial
n n
n Ing. Grace Rodríguez Barcos
n n
n
n n
n
n n
n
n n
n
n n
n
n
n ÍNDICE
n
n
n
n 1.- OBJETIVO
n
n 2.- ALCANCE
n
n 3.- RESPONSABILIDAD
n
n 4.- NORMATIVA VIGENTE
n
n 5.- CONSIDERACIONES GENERALES
n
n 6.- PROCEDIMIENTO
n
n 7.- FLUJOGRAMAS
n
n 8.- INDICADORES
n
n 9.- ANEXOS
n n
n n
n
n
n 1. OBJETIVO
n
n
n
n Establecer el procedimiento que permita estandarizar la operatividad en la creación, utilización y liquidación del manejo de los fondos a rendir cuentas, necesarios para cubrir las necesidades emergentes que se presenten en las unidades operativas institucionales.
n
n
n
n El fondo a rendir cuentas constituye una cantidad de dinero asignada exclusivamente para satisfacer pagos en efectivo, originados por egresos que se deriven del cumplimiento de una actividad institucional específica y de urgente necesidad; como son los operativos realizados por la Dirección Nacional de Intervención y la Dirección Nacional de Unidad de Vigilancia Aduanera, entre otros.
n
n
n
n 2. ALCANCE
n
n
n
n Está dirigido a todos los funcionarios del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador que de forma directa o indirecta participen en el manejo de un fondo a rendir cuentas, principalmente a los que actúen como custodios del fondo y autorizadores de gasto del mismo.
n
n
n
n En especial está dirigido a:
n
n
n
n Dirección Nacional de Intervención.
n
n
n
n Dirección Nacional de Unidad de Vigilancia Aduanera.
n
n
n
n Dirección Nacional de Capitales y Servicios
n
n
n
n Administrativos.
n
n
n
n Dirección Financiera Aduanera.
n
n
n
n 3. RESPONSABILIDAD
n
n
n
n 3.1. La aplicación, cumplimiento y realización de recomendaciones de mejoras del y al presente instructivo, son responsabilidad del (la) Director(a) Nacional de Intervención, del (la) Director(a) Nacional de Unidad de Vigilancia Aduanera, del (la) Director(a) Nacional de Capitales y Servicios Administrativos, del (la) Director(a) Financiera Aduanera.
n
n
n
n 3.2. La supervisión del cumplimiento de lo establecido en el presente instructivo, le corresponde a todos los servidores de Dirección Financiera Aduanera y a los que cumplan las funciones de autorizadores del gasto.
n
n
n
n
n
n 4. NORMATIVA VIGENTE
n
n
n
n Constitución de la República del Ecuador, Registro Oficial 449, 20/octubre/2008.
n
n
n
n Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, Registro Oficial Suplemento 306, 22/octubre/2010.
n
n
n
n Código Orgánico de la Producción Comercio e Inversión, Registro Oficial Suplemento 351, 29/diciembre/2010.
n
n
n
n Ley Orgánica del Servicio Público, Registro Oficial Suplemento 294, 6/octubre/2010 y sus reformas.
n
n
n
n Reglamento a la Ley Orgánica del Servicio Público, Registro Oficial Suplemento 418, 1/abril/2011 y sus reformas.
n
n
n
n Ley de la Contraloría General del Estado, Registro Oficial Suplemento 595, 12/junio/2002 y sus reformas.
n
n
n
n Normas Técnicas de Control Interno de la Contraloría General del Estado – Acuerdo 39, Registro Oficial Suplemento 87, 14/diciembre/2009 y sus reformas.
n
n
n
n Normativa del Sistema de Administración Financiera del Sector Público, Acuerdo 447, Registro Oficial Suplemento 259, 24/enero/2008 y sus reformas.
n
n
n
n Resoluciones y Acuerdos del Ministerio de Finanzas.
n
n
n
n Resoluciones SENAE.
n
n
n
n Directrices Internas de la Dirección Nacional de Capitales y Servicios Administrativos.
n
n
n
n Circular Nro. MINFIN-STN-2013-0001 del 01 de febrero del 2013.
n
n
n
n 5. CONSIDERACIONES GENERALES
n
n
n
n 5.1. Definición.- El fondo a rendir cuentas constituye la cantidad de dinero asignada exclusivamente para satisfacer pagos en efectivo, originados por egresos que se deriven del cumplimiento de una actividad institucional específica y de urgente necesidad.
n
n
n
n Principalmente se utilizará para sufragar los gastos que demanden los operativos realizados por la Dirección Nacional de Intervención y la Dirección Nacional Unidad de Vigilancia Aduanera, entre otros.
n
n
n
n 5.2. Creación.- De requerirse la creación de un fondo a rendir cuentas, la solicitud deberá ser enviada por el (la) Director(a) Nacional o Distrital de la dependencia requirente a la Dirección Nacional de Capitales y Servicios Administrativos a través de un memorando Quipux con los justificativos y análisis técnico respectivo.
n
n
n
n Este fondo operará mediante crédito en la cuenta bancaria del custodio del mismo, quien podrá realizar retiros parciales con la finalidad de precautelar los valores a él asignados, a fin de contar con la disponibilidad de efectivo en forma inmediata.
n
n
n
n Será responsabilidad tanto del autorizador como del custodio requerir el equipamiento de seguridad necesario para precautelar la integridad de estos fondos.
n
n
n
n 5.3. Cuantía.- El manejo total de recursos financieros a través de fondos a rendir cuentas, no podrá exceder el 5% de la asignación presupuestaria anual de la institución, considerando los ítems presupuestarios que correspondan a los grupos de gasto de bienes y servicios de consumo corriente y de inversión.
n
n
n
n 5.4. Responsabilidad.- La responsabilidad del fondo recaerá sobre el custodio designado, así como también sobre el autorizador del gasto. Ambos responderán personal, pecuniaria y administrativamente por el uso de los recursos asignados.
n
n
n
n 5.5. Límite.- El límite máximo de cada fondo a rendir cuentas, será fijado anualmente de acuerdo a la reglamentación emitida por el Ministerio de Finanzas y a los montos máximos que se fijen para el efecto, a través de la herramienta informática EeSIGEF.
n
n
n
n 5.6. Utilización.- Con cargo a este fondo se podrán realizar todos los pagos que por su naturaleza se deriven y cumplan con la misión, visión, objetivos y actividades institucionales específicas y de urgente necesidad. Principalmente a lo que a operativos realizados por la Dirección Nacional de Intervención y la Dirección Nacional de Unidad de Vigilancia Aduanera, se refiere.
n
n
n
n Todo egreso de recursos realizado con el fondo, deberá tener el respaldo del ?comprobante de venta? respectivo y del ?formulario de autorización de uso de recursos? (Anexo 1), en el que debe constar básicamente la siguiente información: ? Fecha del requerimiento.
n
n
n
n Funcionario que realiza el requerimiento.
n
n
n
n Justificativo del requerimiento.
n
n
n
n Valor pagado en número y letras.
n
n
n
n Concepto del pago.
n
n
n
n Beneficiario del pago y su firma.
n
n
n
n Número y fecha del comprobante de venta pagado.
n
n
n
n Firmas de responsabilidad del custodio del fondo, del autorizador y del funcionario que realizó el requerimiento.
n
n
n
n 5.7. Gastos Permitidos.- En relación a los ítems presupuestarios autorizados por el Ministerio de Finanzas a través de la herramienta informática Esigef; se establece que los ítems asociados a los fondos por liquidar que se podrán utilizar para los gastos, serán únicamente los que se detallan a continuación:
n
n
n n
n ÍTEM
n n
n DESCRIPCION
n n
n 530106
n n
n SERVICIO DE CORREO
n n
n 530202
n n
n FLETES Y MANIOBRAS
n n
n 530203
n n
n ALMACENAMIENTO EMBALAJE Y ENVASE
n n
n 530204
n n
n EDICIÓN, IMPRESIÓN, REPRODUCCIÓN Y
n n
n PUBLICACIONES
n n
n 530301
n n
n PASAJES AL INTERIOR
n n
n 530401
n n
n MANTENIMIENTO DE TERRENOS
n n
n 530402
n n
n MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS, LOCALES
n n
n Y RESIDENCIAS
n n
n 530403
n n
n MANTENIMIENTO DE MOBILIARIOS
n n
n 530404
n n
n MANTENIMIENTO DE MAQUINARIAS Y
n n
n EQUIPOS
n n
n 530405
n n
n MANTENIMIENTO DE VEHICULOS
n n
n 530802
n n
n VESTUARIO LENCERIA Y PRENDAS DE
n n
n PROTECCION
n n
n 530803
n n
n COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES
n n
n 530804
n n
n MATERIALES DE OFICINA
n n
n 530805
n n
n MATERIALES DE ASEO
n n
n 530811
n n
n MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN,
n n
n ELÉCTRICOS, PLOMERÍA Y CARPINTERÍA
n n
n 530813
n n
n REPUESTOS Y ACCESORIOS
n n
n
n
n 570102
n n
n TASAS GENERALES, IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES, PERMISOS, LICENCIAS Y PATENTES
n n
n 570203
n n
n COMISIONES BANCARIAS
n n
n 570206
n n
n COSTA JUDICIALES
n n
n 531406
n n
n HERRAMIENTAS
n n
n 531411
n n
n PARTES Y REPUESTOS
n n
n
n
n Los gastos que no estén asociados a estos ítems, se considerarán como no permitidos; y los mismos serán de responsabilidad pecuniaria, tanto del custodio como del autorizador del gasto.
n
n
n
n
n
n 5.8. Prohibiciones.- No se podrá utilizar el dinero del fondo a rendir cuentas para el pago de los siguientes rubros:
n
n
n
n Servicios básicos (agua, luz, teléfono).
n
n
n
n Servicios personales.
n
n
n
n Viáticos y subsistencias.
n
n
n
n Anticipos de sueldo.
n
n
n
n Préstamos a funcionarios.
n
n
n
n Compra de activos fijos.
n
n
n
n Otros gastos no oficiales como: arreglos florales, fotografías, enmarcaciones, etc.
n
n
n
n 5.9. Certificación Presupuestaria.- Previo a la apertura del Fondo a Rendir Cuentas, se procederá a solicitar a la Dirección Financiera Aduanera la certificación de disponibilidad presupuestaria correspondiente, a fin de precautelar una apropiada ejecución del gasto y una documentada rendición de cuentas al momento de liquidar el fondo.
n
n
n
n 5.10. Reposición del Fondo.- La naturaleza de este fondo no permite su reposición. Los fondos a rendir cuentas se deberán liquidar una vez cumplido su fin específico y obligatoriamente a más tardar hasta el 15 de diciembre de cada año. Los saldos no utilizados deberán ser reintegrados a la institución a través de la Liquidación Manual Financiera respectiva.
n
n
n
n 5.11. Cierre del Fondo.- El autorizador del gasto o el (la) Director(a) Nacional de Capitales y Servicios Administrativos podrán solicitar el cierre del fondo a rendir cuentas por las siguientes causas:
n
n
n
n Cuando se haya comprobado que no se está cumpliendo el propósito del fondo.
n
n
n
n De no existir la necesidad, comprobándose que no se ha utilizado durante 90 días.
n
n
n
n Cuando el autorizador del gasto lo solicite oficialmente mediante memorando, indicando el motivo.
n
n
n
n Cuando se haya cumplido el fin específico para el cual fue aperturado.
n
n
n
n 5.12. Liquidación del Fondo.- Una vez que se haya cumplido con el objeto del fondo, o exista algún cambio tanto en el autorizador y/o en el custodio, se procederá con su liquidación.
n
n
n
n De existir algún saldo en efectivo no gastado, dicho valor se deberá ser devuelto al Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, deberán ser reintegrados a la institución a través de la Liquidación Manual Financiera (Anexo 3) respectiva.
n
n
n
n De modificarse el proceso de devolución de valores al Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, se lo realizará mediante el proceso que la máxima autoridad financiera disponga para tal efecto.
n
n
n
n
n
n 5.13. De las facturas y comprobantes de venta.- Todos los documentos probatorios como facturas y comprobantes de venta deben ser comprobantes autorizados por el Servicio de Rentas Internas, de conformidad con el Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención; así mismo, deberán llevar la leyenda ?CANCELADO? (sello o manual), lo que será responsabilidad de quien reporte el gasto.
n
n
n
n En todo caso, se observará estrictamente lo establecido en las disposiciones legales que en materia tributaria rigen sobre el particular; así como también, que los documentos que sustenten el egreso económico, sean originales, no contengan enmendaduras, tachones, borrones o alteraciones.
n
n
n
n 5.14. De los formularios.- Existen dos tipos de formularios asociados al manejo de los fondos a rendir cuentas, el formulario ?Autorización de uso de recursos? (Anexo 1) y el formulario ?Liquidación de fondo a rendir cuentas? (Anexo 2), los mismos que al presentarse para la liquidación, deberán ser debidamente suscritos por los funcionarios que tengan la calidad de custodios y autorizadores, deberá contar su sello y visto bueno, que se colocará en el espacio creado para el efecto. Así mismo deberá constar la firma del proveedor que se benefició del pago.
n
n
n
n 5.15. Del Control.- Para asegurar la utilización idónea de los recursos de los fondos a rendir cuentas, se realizarán arqueos periódicos sorpresivos a cargo de la Dirección Nacional de Capitales y Servicios Administrativos o Dirección Nacional de Auditoría Interna del SENAE.
n
n
n
n De la diligencia y de los resultados obtenidos, se dejará constancia en actas firmadas por las personas que intervinieron en el arqueo, en las que se determinarán las novedades que se presenten y que servirán de base para la toma de decisiones correctivas.
n
n
n
n De determinarse faltantes o sobrantes en los arqueos de caja, dichos valores deberán ser reintegrados a la institución a través de la Liquidación Manual Financiera respectiva (Anexo 3), sin perjuicio de la sanción administrativa a que se diera lugar.
n
n
n
n 5.16. CONSIDERACIONES PARA LA CREACIÓN DEL FONDO RENDIR CUENTAS
n
n
n
n 5.16.1. La máxima autoridad de la Dirección Nacional o Distrital, de ahora en adelante el ?Solicitante?, que requiera la creación de este tipo de Fondo, solicitará mediante memorando elaborado en el Sistema de Administración Documental ?QUIPUX?, a la Dirección Nacional de Capitales y Servicios Administrativos, la creación del fondo por a rendir cuentas, necesario para las operaciones de su dependencia.
n
n
n
n En el requerimiento, el solicitante deberá indicar el nombre y datos del o los custodios del fondo, del o los autorizadores del gasto, el valor requerido y un informe técnico que sustente dicho requerimiento; así también, tanto el custodio como el autorizador no deberán tener bajo su responsabilidad otros recursos económicos de la entidad, ni efectuarán labores contables.
n
n
n
n 5.17. CONSIDERACIONES PARA LA UTILIZACIÓN DEL FONDO RENDIR CUENTAS
n
n
n
n 5.17.1. Cada vez que sea necesario dentro de la operativa de la Unidad Administrativa que mantiene el fondo a rendir cuentas, realizar un pago, se solicitará al custodio del fondo el desembolso respectivo.
n
n
n
n 5.17.2. El custodio procederá a llenar el formulario ?Autorización de Uso de Recursos? por cada uno de los requerimientos, a los cuales adjuntará como sustento del gasto el comprobante de venta válido de los bienes menores o servicios adquiridos, así como toda la documentación de respaldo que sea pertinente.
n
n
n
n 5.17.3. El autorizador del fondo procederá a firmar el mismo formulario de manera que el gasto quede autorizado.
n
n
n
n 5.17.4. Tanto el autorizador como el custodio de los Fondos, serán los responsables de mantener los respectivos formularios de recursos utilizados, así como sus respectivos soportes adjuntos, mientras el mismo se encuentre aperturado,
n
n
n
n
n precautelando su integridad en todo momento hasta realizar su liquidación.
n
n
n
n 5.17.5. En ningún momento se podrá mantener fondos utilizados sin su respectivo respaldo, caso contrario se sancionará conforme las normas vigentes.
n
n
n
n
n
n 5.18. CONSIDERACIONES PARA LA LIQUIDACIÓN DEL FONDO RENDIR CUENTAS.
n
n
n
n 5.18.1. Para liquidar el Fondo, se procederá a solicitar a la Dirección Financiera Aduanera la liquidación respectiva, adjuntando para el efecto todos los formularios ?Autorización de uso de Recursos? debidamente llenados y firmados, con toda la documentación de respaldo pertinente que lo sustente, así como también el comprobante de venta respectivo.
n
n
n
n Así mismo se deberá presentar el formulario ?Liquidación de Fondo a Rendir Cuentas? (Anexo 2), el cual constituye un resumen de cada formulario de autorización de uso de recursos.
n
n
n
n De existir algún saldo en efectivo no gastado, dicho valor deberá ser devuelto al Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, a través de la Liquidación Manual Financiera respectiva.
n
n
n n
n
n
n
n 6. PROCEDIMIENTOS
n
n
n
n 6.1. PARA LA CREACIÓN DEL FONDO RENDIR CUENTAS
n
n
n n
n No.
n n
n Actividad
n n
n Producto de Entrada
n n
n Descripción de
n
n Actividad
n n
n Responsable
n n
n Producto de
n
n Salida
n n
n 1
n n
n Solicita creación del Fondo.
n n
n Solicitud de Fondo
n n
n Mediante Memorando Quipux se solicita la creación del Fondo.
n n
n Dirección Nacional o Distrital requirente
n n
n Memorando Quipux
n n
n 2
n n
n Analiza requerimiento
n n
n Memorando Quipux
n n
n Analiza el requerimiento con los elementos técnicos de sustento
n n
n Dirección Nacional de Capitales y Servicios Administrativos
n n
n Aprobación o Rechazo de la solicitud.
n n
n 2.1
n n
n No se aprueba la solicitud de apertura de Fondo
n n
n Solicitud rechazada
n n
n Devuelve la solicitud indicando razones
n n
n Dirección Nacional de Capitales y Servicios Administrativos
n n
n Comunicación informando el rechazo y sus motivos.
n n
n 3
n n
n Solicita Certificación Presupuestaria
n n
n Solicitud Aprobada
n n
n Recibe la disposición y procede con la apertura del fondo
n n
n Jefatura de Presupuesto
n n
n Certificación Presupuestaria creada.
n n
n 4
n n
n Apertura el Fondo
n n
n Certificación Presupuestaria creada.
n n
n Se registra la apertura contable del Fondo
n n
n Jefatura de Contabilidad
n n
n Fondo creado en eSIGEF. Se genera solicitud de transferencia
n n
n 5
n n
n Transfiere los fondos al custodio
n n
n Orden de Transferencia
n n
n Se realiza la transferencia de valores al custodio
n n
n Unidad de Pagaduría
n n
n Fondos Transferidos al custodio.
n n
n 5.1
n n
n Informe transferencia
n n
n Información de Fondos Transferidos
n n
n Comunica que el valor del fondo ha sido acreditado
n n
n Unidad de Pagaduría
n n
n Informe de Fondos Transferidos.
n n
n 6
n n
n Recibe los fondos requeridos
n n
n Confirmación de Fondos Transferidos
n n
n Confirma la transferencia realizada
n n
n Solicitante- Custodio del Fondo
n n
n Confirmación de Recepción de los valores.
n n
n
n
n 6.2. PARA LA LIQUIDACIÓN DEL FONDO RENDIR CUENTAS
n
n
n n
n No.
n n
n Actividad
n n
n Producto de Entrada
n n
n Descripción de
n
n Actividad
n n
n Responsable
n n
n Producto de
n
n Salida
n n
n 1
n n
n Solicita liquidación de fondo
n n
n Requerimiento de liquidación de Fondo
n n
n Mediante Memorando Quipux se solicita la liquidación del Fondo.
n n
n Director Nacional o Distrital
n n
n Memorando Quipux
n n
n 2
n n
n Recepta requerimiento
n n
n Memorando Quipux y documentación
n n
n Recibe solicitud y dispone su análisis
n n
n Dirección Financiera Aduanera
n n
n Documentación
n n
n 2.1
n n
n Recepta documentación
n n
n Documentación
n n
n Revisa y aprueba la liquidación del Fondo
n n
n Control Previo
n n
n Trámite válido para proceder a la liquidación.
n n
n 2.2
n n
n Recepta documentación
n n
n Documentación
n n
n Devuelve la solicitud indicando los motivos para su corrección.
n n
n Control Previo
n n
n Trámite no válido para proceder a la liquidación.
n n
n 2.3
n n
n Dispone el cobro
n n
n Trámite no válido para proceder a la liquidación.
n n
n Dispone el cobro mediante descuento de rol
n n
n Dirección Financiera Aduanera
n n
n Cobros de valores adeudados.
n n
n 3
n n
n Liquida el Fondo
n n
n Trámite válido para proceder a la liquidación.
n n
n Se procede a liquidar el Fondo en la Contabilidad institucional
n n
n Jefatura de Contabilidad.
n n
n Fondo liquidado.
n n
n
n
n 7. FLUJOGRAMAS
n
n
n
n 7.1. DEL PROCESO PARA LA CREACIÓN DEL FONDO RENDIR CUENTAS
n
n 
n
n 7.2. DEL PROCESO PARA LA LIQUIDACIÓN DEL FONDO RENDIR CUENTAS.
n
n 
n n
n 8. INDICADORES
n
n
n n
n #
n n
n Nombre del Indicador
n n
n Parámetros de Medición
n n
n Resultado Deseable
n n
n Instrumento o Técnica de Recolección
n n
n Periodicidad
n n
n 1.
n n
n Porcentaje de requerimientos de apertura de Fondos a Rendir Cuentas
n n
n Porcentaje de solicitudes atendidas
n n
n 100%
n n
n Manual en Excel, mediante el registro de las solicitudes recibidas y atendidas
n n
n Mensual
n n
n 2.
n n
n Porcentaje de requerimientos de Liquidación de Fondos a Rendir Cuentas
n n
n Porcentaje de solicitudes atendidas
n n
n 100%
n n
n Manual en Excel, mediante el registro de las solicitudes recibidas y atendidas
n n
n Mensual
n n
n
n
n MANUAL ESPECÍFICO
n
n PARA LA ADMINISTRACIÓN DE
n
n LOS FONDOS DE CAJA CHICA
n
n
n
n MARZO 2013
n
n
n
n HOJA DE RESUMEN
n
n
n n
n Descripción del Documento:
n n
n Procedimientos para la creación, utilización y liquidación de Fondos de Caja Chica.
n n
n
n n
n Objetivo:
n n
n Establecer el procedimiento que permita estandarizar la operatividad de la creación, utilización y liquidación del manejo de los
n
n Fondos de Caja Chica, necesarios para cubrir las necesidades emergentes que se presenten en las Unidades Operativas o
n
n Administrativas institucionales.
n n
n Elaboración:
n n
n Nombre
n n
n Cargo
n n
n Área
n n
n Fecha
n n
n Firma
n n
n
n
n Econ. Juan C. Borja
n
n
n n
n Tesorero General Aduanero
n n
n Dirección Nacional de Capitales y Servicios Administrativos
n n
n
n
n Marzo/2013
n n
n
n
n f.) Ilegible
n n
n Revisión:
n n
n
n n
n
n n
n
n n
n
n n
n Nombre
n n
n Cargo
n n
n Área
n n
n Fecha
n n
n Firma
n n
n CPA. Mariuxi Unamuno Mejía
n n
n Directora Financiera Aduanera
n n
n Dirección Nacional de Capitales y Servicios Administrativos
n n
n
n
n Marzo/2013
n n
n
n
n f.) Ilegible
n n
n Aprobación:
n n
n
n n
n
n n
n
n n
n
n