Registro Oficial No 709- Miércoles 23 de Mayo de 2012 Suplemento

mayo 24, 2012

n n Administración del Señor Ec. Rafael Correa Delgado n n Presidente Constitucional de la República del Ecuador n n Miércoles 23 de Mayo de 2012 – R. O. No. 709 n n n n n n n n SUPLEMENTO n n n n SUMARIO n n n n n n Junta Bancaria del Ecuador: […]

n Administración del Señor Ec. Rafael Correa Delgado

n Presidente Constitucional de la República del Ecuador

n Miércoles 23 de Mayo de 2012 – R. O. No. 709

n SUPLEMENTO

n SUMARIO

n Junta Bancaria del Ecuador:

n Ejecutivo

n Resoluciones

n JB-2012-2146 Sustitúyase el Capítulo IV Normas para la prevención de lavado de activos para las instituciones del sistema financiero, del Título XIII del Libro I de la Codificación de Resoluciones de la Superintendencia de Bancos y Seguros y de la Junta Bancaria

n JB-2012-2147 Sustitúyase el Capítulo I Normas de prevención de lavado de activos para las personas naturales y jurídicas que integran el sistema de seguro privado del Título X, del Libro II de la Codificación de Resoluciones de la Superintendencia de Bancos Seguros

n Ordenanzas Municipales:

n – Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Balsas: Que implementa el Sistema de Participación Ciudadana del cantón

n – Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pujilí: Que expide la segunda reforma a la Ordenanza para la organización, administración y funcionamiento del Registro Municipal de la Propiedad del cantón

n CONTENIDO

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n Nº JB-2012-2146

n LA JUNTA BANCARIA

n Considerando:

n Que la Ley para Reprimir el Lavado de Activos fue reformada por la Asamblea Nacional en su denominación y contenido, reforma que consta publicada en el Suplemento del Registro Oficial Nº 352 de 30 de diciembre de 2010; Que en el Título XIII ?Del control interno?, del Libro I ?Normas generales para la aplicación de la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero? de la Codificación de Resoluciones de la Superintendencia de Bancos y Seguros y de la Junta Bancaria, consta el Capítulo IV ?Normas de prevención de lavado de activos para las instituciones del sistema financiero?;

n Que es necesario actualizar la citada norma, para lograr un mayor apego a las disposiciones contenidas en la Ley de Prevención, Detección, y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, así como a las recomendaciones internacionales para prevenir el lavado de activos y el financiamiento de delitos; y,

n En uso de la atribución legal que le otorga la letra b) del artículo 175 de la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero,

n Resuelve:

n En el Libro I ?Normas generales para la aplicación de la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero? de la Codificación de Resoluciones de la Superintendencia de Bancos y Seguros y de la Junta Bancaria, efectuar la siguiente reforma:

n ARTÍCULO 1.- Sustituir el capítulo IV ?Normas de prevención de lavado de activos para las instituciones del sistema financiero?; del título XIII ?Del control interno?, por el siguiente:

n ?CAPÍTULO IV.- NORMAS DE PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS PARA LAS INSTITUCIONES DEL SISTEMA FINANCIERO

n SECCIÓN I.- GLOSARIO DE TÉRMINOS

n ARTÍCULO 1.- Los términos utilizados en el presente capítulo, deben ser interpretados de acuerdo con las siguientes definiciones:

n Actividades de alto riesgo.- Aquellas que por sus características particulares representan un mayor riesgo para las instituciones que integran el sistema financiero de ser utilizadas en el cometimiento de los delitos de lavado de activos y financiamiento de delitos;

n Alta gerencia.- Nivel jerárquico dentro de la organización que cuenta con autonomía para tomar decisiones. La integran los presidentes y vicepresidentes ejecutivos, gerentes generales, vicepresidentes o gerentes departamentales y otros profesionales responsables de ejecutar las decisiones del directorio u organismo que haga sus veces, de acuerdo con las funciones asignadas y la estructura organizacional definida en cada institución;

n Apoderado.- Persona legalmente facultada para actuar a nombre de otra en los ámbitos que se acuerden por ambas partes por medio de un contrato de representación o mandato. Las actuaciones del apoderado se consideran responsabilidad del titular o poderdante, salvo que el mandatario exceda las atribuciones del contrato de representación;

n Banco pantalla.- Entidad que no tiene presencia física y que no es filial de un grupo financiero regulado, cuya constitución, organización y funcionamiento no está permitido y con las cuales las instituciones controladas no pueden celebrar convenio de corresponsalía alguno;

n Beneficiario final.- Se refiere a las personas naturales que son propietarias finales del producto de una transacción o tienen el control final de un cliente y/o de la persona en cuyo nombre se realiza la transacción. Comprende a aquellas personas que ejercen el control efectivo sobre una persona jurídica o acuerdo legal;

n Categoría.- Nivel en el que la institución del sistema financiero ubica a un cliente por el riesgo que éste representa;

n Cliente.- Persona natural o jurídica con la que una institución del sistema financiero establece, de manera directa o indirecta, ocasional o permanente, una relación contractual de carácter financiero, económico o comercial;

n Cliente ocasional.- Persona natural o jurídica que, al amparo de un contrato, desarrolla eventualmente negocios con las instituciones del sistema financiero;

n Cliente permanente.- Persona natural o jurídica que, al amparo de un contrato, mantiene una relación comercial habitual con una institución del sistema financiero;

n Cliente potencial.- Persona natural o jurídica que ha consultado por los servicios o productos de la institución del sistema financiero y que puede estar interesado en acceder a un producto o servicio diferente o nuevo;

n Colaboradores cercanos.- Incluye a aquellas personas que se benefician del hecho de ser cercanos a la persona políticamente expuesta, tales como, sus colaboradores de trabajo, asesores, consultores y socios personales;

n Corresponsal.- Institución financiera nacional o del exterior con la cual se mantiene relaciones comerciales o bancarias, previa firma de un convenio;

n Criterios de riesgo.-Son los elementos sustentados que bajo cada factor de riesgo previamente definido, permiten evaluar dicho factor;

n Debida diligencia.- Es el conjunto de políticas, procesos y procedimientos que aplica la entidad, a sus accionistas, clientes, empleados, corresponsales y mercado, para evitar que se la utilice como un medio para el cometimiento de lavado de activos o financiamiento de delitos;

n Debida diligencia mejorada, reforzada o ampliada.- Es el conjunto de políticas, procesos y procedimientos diferenciados, más exigentes, exhaustivos y razonablemente diseñados, en función de los resultados de la identificación, evaluación y diagnóstico de los riesgos, que aplica la entidad para prevenir el cometimiento del lavado de activos y el financiamiento de delitos;

n Debida diligencia simplificada.- Es el conjunto de políticas, procesos y procedimientos, que bajo la responsabilidad de la institución, conforme su perfil de riesgo, aplica con menor intensidad a sus clientes para prevenir que se la utilice como un medio para el cometimiento del delito de lavado de activos o del financiamiento de delitos;

n Elementos de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos.- Son las políticas, procesos, procedimientos documentados formalmente, estructura organizacional, sistema de control interno, infraestructura tecnológica, capacitación y formación del personal y divulgación de normas y principios orientados a prevenir el lavado de activos y el financiamiento de delitos;

n Empresa pantalla.- Es la compañía que no tiene una presencia física en el país donde fue legalmente constituida y autorizada para funcionar, ni en ningún otro país;

n Etapas de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos.- Se refiere a la identificación, medición, control y monitoreo del riesgo de lavado de activos y financiamiento de delitos;

n Factores de riesgo.- Son parámetros que permiten evaluar las circunstancias y características particulares de clientes, productos y servicios, canal y situación geográfica, con la finalidad de determinar la probabilidad de ocurrencia e impacto de una transacción inusual;

n Financiamiento de delitos.- Actividad por la cual cualquier persona deliberadamente provea o recolecte fondos o recursos por el medio que fuere, directa o indirectamente, con la intención ilícita de que sean utilizados o a sabiendas que serán utilizados, en todo o en parte para cometer un acto o actos delictivos;

n Financiamiento del terrorismo.- Actividad por la cual cualquier persona deliberadamente provea o recolecte fondos o recursos por el medio que fuere, directa o indirectamente, con la intención ilícita de que sean utilizados o a sabiendas que serán utilizados, en todo o en parte para cometer un acto o actos de terrorismo, por una organización terrorista o por un terrorista;

n Instituciones del sistema financiero.- Son aquellas entidades que se encuentran sujetas a la supervisión, vigilancia y control de la Superintendencia de Bancos y Seguros;

n Lavado de activos.- Es el mecanismo a través del cual se oculta o disimula la naturaleza, el verdadero origen, ubicación, propiedad o control de los activos provenientes de actividades ilegales, tanto en moneda nacional como extranjera, para introducirlos como legítimos dentro del sistema económico de un país;

n Mercado.- Es el conjunto de personas y organizaciones que participan de alguna forma en la compra y venta de los bienes y servicios o en la utilización de los mismos. Para definir el mercado en el sentido más específico, hay que relacionarle con otras variables, como el producto o una zona determinada;

n Método de reconocido valor técnico.- Es una sucesión de pasos documentados, ligados entre sí por un propósito verificable, comprobable, operativo y fidedigno, que en función de sus clientes, productos y servicios, canal, ubicación geográfica, entre otros, las instituciones financieras deben usar para segmentar la información del cliente, establecer perfiles transaccionales, de comportamiento y de riesgo, aplicar procesos de monitoreo y reportar inusualidades;

n Ocupación.- Es la actividad económica o labor que habitualmente desempeña el cliente, tanto al inicio como durante el transcurso de la relación comercial;

n Oficial de cumplimiento.- Es el funcionario que forma parte de la alta gerencia, calificado por la Superintendencia de Bancos y Seguros, responsable de verificar la aplicación de la normativa inherente a la prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos, ejecutar el programa de cumplimiento tendiente a velar por la observancia e implementación de los procedimientos, controles y buenas prácticas necesarios para la prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos;

n Paraísos fiscales.- Son aquellos territorios o estados que se caracterizan por tener legislaciones impositivas y de control laxas, y que han sido clasificados como tales por el Servicio de Rentas Internas.

n Perfil de comportamiento del sujeto de análisis.- Son todas aquellas características propias y habituales del sujeto de análisis, asociadas con su información general y con el modo de utilización de los servicios y productos que ofrece la institución;

n Perfil transaccional del sujeto de análisis.- Es el parámetro máximo determinado por la entidad, de las acreencias netas de todos los productos consolidados del sujeto de análisis, en función de la situación y actividades económicas que realiza mensualmente este cliente, sobre el cual se debe confrontar su transaccionalidad. En la medida que varíen los factores que determinen este perfil, este debe actualizarse;

n Perfil de riesgo.- Es la condición de riesgo que presenta el cliente tanto por su perfil de comportamiento y su perfil transaccional que le pueden exponer a la entidad a la ocurrencia de sucesos con implicaciones en lavado de activos o financiamiento de delitos;

n Persona políticamente expuesta.- Es la persona que desempeña o ha desempeñado funciones públicas destacadas en el país o en el exterior, que por su perfil

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n pueda exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de lavado de activos y financiamiento de delitos, por ejemplo, jefe de Estado o de un gobierno, político de alta jerarquía, funcionario gubernamental, judicial o militar de alto rango, ejecutivo estatal de alto nivel, funcionario importante de partidos políticos. Las relaciones comerciales con, los parientes dentro del segundo grado de consanguinidad o primero de afinidad y los colaboradores cercanos de una persona políticamente expuesta, implica que las instituciones del sistema financiero apliquen procedimientos de debida diligencia ampliados;

n Productos.- Son mecanismos o instrumentos financieros que de conformidad con la ley, ofertan las instituciones del sistema financiero;

n Profesión.- Actividad que ejerce una persona públicamente y que requiere de un conocimiento especializado y una capacitación educativa de alto nivel;

n Transacción económica inusual e injustificada.- Movimientos económicos realizados por personas naturales o jurídicas, que no guarden correspondencia con el perfil transaccional y de comportamiento establecido por la entidad y que no puedan ser sustentados o cuando aún siendo concordantes con el giro y perfil del cliente parezcan desmedidos e inusuales por su monto, frecuencia o destinatarios;

n Segmentación.- Es el resultado de definir, identificar, clasificar y analizar adecuadamente los grupos de sus clientes, en función de sus características y criterios de riesgos adoptados;

n Superintendencia de Bancos y Seguros.- Entidad encargada de la supervisión y control del sistema financiero con la finalidad de proteger los intereses del público en materia de prevención de lavado de dinero y financiamiento de delitos, verificar la existencia de políticas y cumplimiento de procedimientos para prevenir que se utilice al sistema financiero para lavar activos y/o financiar delitos;

n Unidad de Análisis Financiero (UAF).- Entidad legalmente facultada para solicitar y receptar con carácter de reservado información sobre transacciones cuyas cuantías superen los umbrales legales establecidos, así como aquellas consideradas inusuales e injustificadas, con el fin de realizar el análisis para determinar su esquema y origen; y,

n Usuario.- Es la persona natural o jurídica que, sin ser cliente de la institución controlada, recibe de ésta un servicio.

n SECCIÓN II.- DE LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

n ARTÍCULO 2.- Las instituciones del sistema financiero están obligadas a adoptar medidas de control, orientadas a prevenir y mitigar los riesgos que en la realización de sus transacciones, puedan ser utilizadas como instrumento para lavar activos y/o financiar delitos.

n Las medidas de prevención deben cubrir toda clase de servicios o productos financieros, sin importar que se realicen en efectivo o no, así como a toda clase de clientes permanentes u ocasionales, accionistas, directivos, funcionarios, empleados, proveedores y usuarios de la institución del sistema financiero.

n Las instituciones del sistema financiero deben, dentro de su reglamentación interna, contar obligatoriamente con políticas y procedimientos para prevenir el lavado de activos y el financiamiento de delitos acorde con lo señalado en el presente capítulo.

n Las sucursales, agencias, subsidiarias o afiliadas de instituciones financieras extranjeras radicadas en el Ecuador, observarán la normativa ecuatoriana para prevenir el lavado de activos y el financiamiento de delitos, sin perjuicio de aplicar las políticas y procedimientos exigidos por el país donde tenga su domicilio principal la matriz de dichas instituciones. En todo cado y para el efecto, se atenderá a las normas que fueren más exigentes entre las del país donde tuviere su domicilio principal la entidad receptora de la inversión o donde opere la sucursal o agencia en el exterior de la institución financiera local; y, las del Ecuador.

n ARTÍCULO 3.- Para los efectos del artículo anterior, los accionistas y los miembros del directorio u organismo que haga sus veces, así como los funcionarios y empleados de las instituciones del sistema financiero, deben observar lo previsto en la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, su reglamento general, leyes conexas y las disposiciones de este capítulo, así como también los convenios y acuerdos internacionales suscritos y ratificados por el Estado ecuatoriano.

n ARTÍCULO 4.- Las políticas que adopten las instituciones del sistema financiero y que deben constar en el ?Código de ética?, deben permitir la adecuada aplicación de medidas para prevenir de lavado de activos y el financiamiento de delitos y traducirse en reglas de conducta y procedimientos que orienten la actuación de los accionistas, miembros del directorio u organismo que haga sus veces, administradores, funcionarios y empleados.

n Las instituciones del sistema financiero deberán implantar como mínimo las siguientes políticas:

n 4.1 Impulsar a nivel institucional el conocimiento de la normativa legal, reglamentaria y operativa en materia de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos;

n 4.2 Asegurar el acatamiento de las disposiciones internas relacionadas con la prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos por parte de sus órganos internos de administración y de control, del oficial de cumplimiento, así como de todos los funcionarios y empleados;

n 4.3 Definir factores, criterios y categorías de riesgos de prevención de lavado de activos;

n 4.4 Establecer los lineamientos que adoptará la institución frente a los factores de riesgo de exposición al lavado de activos y financiamiento de delitos;

n 4.5 Establecer normas y procedimientos para la identificación, aceptación, permanencia y terminación de la relación comercial de clientes, de acuerdo a la categoría de riesgo definida por la institución controlada;

n 4.6 Determinar estrictos procedimientos para el inicio de las relaciones contractuales con los clientes; y, para el monitoreo de transacciones de aquellos clientes que por sus perfiles transaccional y de comportamiento, por las actividades que realizan, o por la cuantía y origen de los recursos financieros que administran pueden exponer, en mayor grado, a la entidad al riesgo de lavado de activos y financiamiento de delitos;

n 4.7 Establecer procedimientos para la selección y contratación de personal;

n 4.8 Designar al (los) responsable (s) de llevar la relación comercial o financiera con el cliente, quien (es) deberá (n) aplicar las políticas de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos;

n 4.9 Garantizar la reserva y confidencialidad de la información obtenida o generada, como parte del cumplimiento de este capítulo y conforme lo previsto en la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos;

n 4.10 Establecer sanciones por falta de aplicación de políticas o de ejecución de procesos de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos; y,

n 4.11 Precisar la exigencia de que los funcionarios y empleados antepongan el cumplimiento de las normas en materia de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos al logro de las metas comerciales.

n El acápite ?lavado de activos y financiamiento de delitos? del código de ética, debe contener las políticas de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos a ser implementadas por las instituciones del sistema financiero, las que orientarán la actuación de los accionistas, miembros del directorio u organismo que haga sus veces, ejecutivos, funcionarios y empleados de la entidad para la adecuada aplicación de éstas, así como las sanciones derivadas de su incumplimiento. Además, las políticas, procesos y procedimientos deben estar contenidos en el manual de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos al que hace relación la sección IV de este capítulo, que establecerá, además, sanciones por su inobservancia.

n ARTÍCULO 5.- Las instituciones del sistema financiero deben establecer los procedimientos para la adecuada implementación y funcionamiento de los elementos y las etapas de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos. Como mínimo adoptarán los siguientes:

n 5.1 Aplicar los procesos que permitan identificar las condiciones básicas del perfil de riesgo del potencial cliente previo establecer una relación comercial;

n 5.2 Recopilar, confirmar y actualizar información de los clientes, determinando los niveles o cargos responsables de su ejecución;

n 5.3 Establecer perfiles transaccionales y de comportamiento del cliente, identificando los cambios y la evolución de los mismos y sus actualizaciones;

n 5.4 Implementar metodologías y procedimientos para detectar transacciones económicas inusuales e injustificadas, así como su oportuno y eficiente reporte a la Unidad de Análisis Financiero UAF;

n 5.5 Mantener procesos para cumplir oportunamente con los reportes que, de acuerdo a la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, deben remitir a la Unidad de Análisis Financiero – UAF;

n 5.6 Atender los requerimientos de información planteados por autoridad competente;

n 5.7 Establecer las sanciones por incumplimiento de las disposiciones contenidas en las normas sobre prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos, y los procesos para su imposición; y,

n 5.8 Llevar a cabo una adecuada aplicación de las políticas conozca a su accionista, conozca a su cliente, conozca su empleado, conozca su mercado y conozca su corresponsal.

n ARTÍCULO 6.- Las políticas y procedimientos de control de que tratan los artículos anteriores deben ser definidos en una matriz de riesgo sobre la base de factores y criterios de riesgo establecidos por la institución del sistema financiero.

n Los factores de riesgo, describirán la clasificación general de los componentes de riesgo de lavado de activos y financiamiento de delitos, y al menos considerarán a los clientes, productos y servicios, canal y situación geográfica. Estos factores permitirán determinar la probabilidad de ocurrencia e impacto de una operación inusual.

n Los criterios de riesgos que se identifique serán desagregados conforme a las características y circunstancias de cada factor de riesgo y permitirán valorar los riesgos inherentes.

n La desagregación de los factores de riesgo y sus características permitirán a las instituciones del sistema financiero construir la matriz de riesgos.

n La consolidación de criterios y factores de riesgos, mediante categorías previamente definidas, permitirán a través de matrices de riesgos, segmentar a los clientes y obtener su perfil de riesgo y combinar el riesgo de cada uno de los factores diseñados.

n La metodología que se adopte, según las necesidades y características de cada institución, deberá permitir el diseño de subfactores y subcriterios de riesgo y cuidará que las ponderaciones y categorías que se implemente se ajusten a la operatividad de la institución.

n La metodología general deberá ser documentada y aprobada por el directorio u organismo que haga sus veces. Las actualizaciones de factores, criterios, categorías y ponderaciones las aprobará o ratificará al menos semestralmente el comité de cumplimiento.

n Los resultados que se obtenga de la matriz de riesgo servirán de base para la realización del monitoreo permanente, adoptando las medidas de debida diligencia que corresponda.

n Los mecanismos de control adoptados por las instituciones del sistema financiero serán aplicados a todas las transacciones y de manera reforzada a aquellas cuyas cuantías individuales sean iguales o superiores a diez mil dólares (US$ 10.000.00) o su equivalente en otras monedas, así como a las transacciones múltiples cuyo monto, en conjunto, dentro de un periodo de treinta (30) días igualen o superen los diez mil dólares (US$ 10.000.00) o su equivalente en otras monedas, cuando sean transacciones únicas, es decir, sean realizados en beneficio de una misma persona.

n ARTÍCULO 7.- La Superintendencia de Bancos y Seguros supervisará que las políticas y procedimientos para prevenir el lavado de activos y financiamiento de delitos, adoptados por las instituciones del sistema financiero, concuerden con las disposiciones legales vigentes, la normativa contenida en este capítulo y con los correspondientes tratados y convenios internacionales suscritos y ratificados por el Estado ecuatoriano; así mismo, supervisará el grado de aplicación y cumplimiento de los controles, políticas y procedimientos adoptados para la prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos por las instituciones del sistema financiero.

n Este organismo de control, de ser el caso, formulará observaciones respecto de la aplicación de las citadas políticas y procedimientos, así como sobre el contenido y estructura del código de ética y manual de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos y exigirá se adopte los correctivos pertinentes.

n SECCIÓN III.- RESERVA Y CONFIDENCIALIDAD

n ARTÍCULO 8.- Los accionistas, los miembros del directorio u organismo que haga sus veces, los ejecutivos, funcionarios, empleados, representantes legales y auditores internos y externos, en su doble función de auditores y comisarios, apoderados y asesores de las instituciones del sistema financiero, no podrán dar a conocer a persona no autorizada y en especial a las personas que hayan efectuado o intenten efectuar transacciones económicas inusuales e injustificadas, que se ha comunicado sobre dichas transacciones a las autoridades competentes y guardarán absoluta reserva al respecto.

n Igualmente, están prohibidos de poner en conocimiento de clientes o personas no autorizadas los requerimientos de información realizados por autoridad competente o que dicha información ha sido proporcionada.

n El desacato a esta disposición, obliga al funcionario o empleado que conozca de ella a llevarla a conocimiento del oficial de cumplimiento, quién a su vez, previo análisis, comunicará el hecho al comité de cumplimiento, organismo que dará a esta información el mismo tratamiento que a un reporte de operación inusual e injustificada, informando si es el caso a la Unidad Análisis Financiero UAF, para que traslade a la Fiscalía General del Estado los nombres de los funcionarios o empleados que hubieran transgredido esta prohibición.

n SECCIÓN IV.- DEL MANUAL DE PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE DELITOS

n ARTÍCULO 9.- Las instituciones del sistema financiero deben contar con un manual de prevención del lavado de activos y financiamiento de delitos, que establezca políticas, procesos y procedimientos que deben ser aplicados para evitar que se las utilice para lavar activos o financiar delitos.

n ARTÍCULO 10.- El manual de prevención del lavado de activos y financiamiento de delitos debe contener al menos los siguientes aspectos:

n 10.1 La descripción de funciones, responsabilidades y facultades de los directores, administradores, funcionarios y empleados de la institución, en materia de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos, enunciadas de forma que su cumplimiento pueda ser objeto de seguimiento y verificación, así como las sanciones por su incumplimiento;

n 10.2 Descripción de la metodología y los procedimientos para la recopilación, confirmación y actualización de la información de los clientes, determinando los niveles o cargos responsables de su ejecución;

n 10.3 La descripción de la metodología y los procedimientos para el establecimiento de perfiles transaccionales, de comportamiento y de riesgo, incluyendo los procesos de actualización permanente;

n 10.4 Los procedimientos para la aplicación de los procesos de monitoreo permanentes;

n 10.5 Los procedimientos para el oportuno reporte interno y externo de transacciones con montos sobre los umbrales y con transacciones inusuales e injustificadas;

n 10.6 Los sistemas de capacitación y evaluación en materia de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos;

n 10.7 La jerarquía, funciones y nivel de responsabilidades asignadas tanto al directorio u organismo que haga sus veces, comité de cumplimiento, oficial de cumplimiento y demás funcionarios en relación con la prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos en la institución;

n 10.8 Las políticas y procedimientos para la conservación de documentos;

n 10.9 Las políticas y procedimientos para impedir la utilización indebida de desarrollos tecnológicos para lavado de dinero o financiamiento del terrorismo, a través de canales como dinero electrónico, cajeros automáticos u otras redes de depósito y transacciones no personales;

n 10.10 El proceso a seguir para atender los requerimientos de información presentados por autoridad competente; y,

n 10.11 La singularización del funcionario que tiene como responsabilidad excepcionar a los clientes de la obligación de suscribir el formulario de licitud de fondos.

n ARTÍCULO 11.- El manual debe permanecer actualizado y contener los procedimientos de las medidas para prevenir el lavado de activos y financiamiento de delitos de todos los productos y servicios que ofrezca la institución. Debe ser distribuido, física o electrónicamente, a todos los accionistas, directores, funcionarios y empleados de la institución controlada, dejando evidencia de su recepción.

n SECCIÓN V.- DE LA DEBIDA DILIGENCIA Y SUS PROCEDIMIENTOS

n ARTÍCULO 12.- Las instituciones del sistema financiero están obligadas a aplicar procedimientos de debida diligencia, que implican:

n 12.1 Establecer mecanismos para la recopilación verificación y actualización de la identidad de los clientes, cuando:

n 12.1.1. Se inicie la relación comercial o contractual; y,

n 12.1.2. Existan cambios en la información del cliente en relación con la existente en la base de datos. Bajo ninguna circunstancia se creará o mantendrá cuentas anónimas cifradas, con nombres ficticios o se usará cualquier otra modalidad que encubra la identidad del titular. Las instituciones deben evitar establecer relaciones comerciales con sociedades o empresas comerciales constituidas al amparo de legislaciones extranjeras que permitan o favorezcan el anonimato de los accionistas o administradores, incluyendo en esta categoría a sociedades anónimas cuyas acciones sean emitidas al portador; o, que dichas legislaciones impidan la entrega de información. Si la institución del sistema financiero tuviere dudas acerca de la veracidad de la información proporcionada por el cliente, o exista incongruencia con los datos que sobre él se haya obtenido con anterioridad, estará obligada a verificar dicha información y a reforzar las medidas de control;

n 12.2 Establecer el perfil transaccional mensual del sujeto de análisis, considerando como mínimo la información obtenida de la actividad económica, de los productos a utilizar, del propósito de la relación comercial, de la transaccionalidad histórica en la institución si la hubiera y del análisis efectuado;

n 12.3 Establecer el perfil de comportamiento considerando todas aquellas características propias y habituales del sujeto de análisis, asociadas con la información general, modo de utilización de los servicios y productos de la institución, entre otros;

n 12.4 Efectuar de forma permanente los procesos de monitoreo a todas las transacciones, de manera tal que se determine si la transaccionalidad del cliente se ajusta a los perfiles transaccional y de comportamiento establecidos;

n 12.5 Si se determina que existen transacciones que no guardan conformidad con los perfiles transaccionales y de comportamiento establecidos; o, si es que se encasillan dentro de las alertas establecidas, la institución está obligada a solicitar justificativos al cliente y a analizarlos, que de ser inexistentes o no razonables, corresponde reportar de manera oportuna a la Unidad de Análisis Financiero, conforme lo dispuesto en la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos; y,

n 12.6 La institución controlada deberá garantizar la aplicación de los procedimientos de reportes internos oportunos, que permitan, si es el caso, la recepción, análisis y pronunciamiento por parte del comité de cumplimiento de las transacciones inusuales e injustificadas.

n En el caso de personas jurídicas, el conocimiento del cliente supone, además, llegar a conocer la identidad de las personas naturales propietarias de las acciones o participaciones, o la identidad de quien tiene el control final del cliente persona jurídica, especialmente aplicando una debida diligencia ampliada a aquellos que directa o indirectamente posean el 25% o más del capital suscrito y pagado de la institución o empresa.

n Para la ejecución de los procedimientos contemplados en el presente artículo, la entidad dispondrá de recursos humanos suficientes, herramientas informáticas confiables y seguras, infraestructura adecuada independiente y segura y controles internos, que garanticen la calidad de la información de sus clientes, el establecimiento de perfiles transaccionales y de comportamiento reales, que detecten permanentemente las transacciones inusuales y viabilicen en forma oportuna los reportes de todas las transacciones inusuales e injustificadas.

n ARTÍCULO 13.- Toda institución del sistema financiero una vez aplicada la política ?Conozca a su cliente? deberá categorizar y ponderar el riesgo de cada uno de ellos. Esto permitirá en algunos casos tomar decisiones de no vinculación o de someterlos a una debida diligencia ampliada.

n ARTÍCULO 14.- Las instituciones del sistema financiero deben diseñar y adoptar el formulario de de solicitud de inicio de relación comercial en el que se incorporará como mínimo la información y documentación que se detalla a continuación:

n 14.1 Personas naturales, sociedades de hecho y cuentas en participación:

n 14.1.1. Nombres y apellidos completos;

n 14.1.2. Lugar y fecha de nacimiento;

n 14.1.3. Número de identificación: cédula de ciudadanía, cédula de identidad, documento de identificación de refugiado (visa 12 IV) o pasaporte vigente en el caso de los extranjeros;

n 14.1.4. Ciudad y país de residencia;

n 14.1.5. Dirección y número de teléfono del domicilio;

n 14.1.6. Dirección del correo electrónico, de ser aplicable;

n 14.1.7. Nombres y apellidos completos del cónyuge o conviviente, de ser aplicable;

n 14.1.8. Número de identificación del cónyuge o conviviente, de ser el caso;

n 14.1.9. Descripción de la actividad principal económica o no económica, independiente o dependiente, en este último caso el cargo que ocupa;

n 14.1.10. Detalle de los ingresos que provengan de las actividades económicas declaradas;

n 14.1.11. Propósito de la relación comercial;

n 14.1.12. Nombre, dirección, número de teléfono, fax y dirección de correo electrónico de la empresa, oficina o negocio donde trabaja, de ser aplicable;

n 14.1.13. Detalle de ingresos netos diferentes a los originados en la actividad principal, especificando la fuente;

n 14.1.14. Situación financiera: total de activos y pasivos;

n 14.1.15. Referencias personales, y/o bancarias y/o comerciales;

n 14.1.16. Declaración de origen lícito de recursos;

n 14.1.17. Firma y número del documento de identificación del solicitante;

n 14.1.18. Copia de la cédula de ciudadanía, cédula de identidad, documento de identificación de refugiado (Visa 12 IV) o pasaporte vigente; certificado de empadronamiento; y de ser aplicable el de su cónyuge o conviviente.

n 14.1.19. Confirmación del pago del impuesto a la renta del año inmediato anterior o constancia de la información publicada por el Servicio de Rentas Internas a través su página web, de ser aplicable;

n 14.1.20. Copia de los recibos de cualquiera de los servicios básicos. En caso de que en alguna localidad no existan dichos servicios, tal particular deberá constar en el expediente; y,

n 14.1.21. Constancia de revisión de listas de información nacionales e internacionales;

n 14.2 Personas jurídicas:

n 14.2.1. Razón social de las personas jurídicas, empresas, fundaciones y otras sociedades;

n 14.2.2. Número de registro único de contribuyentes o número análogo;

n 14.2.3. Objeto social;

n 14.2.4. Ciudad y país del domicilio de la persona jurídica;

n 14.2.5. Dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico, de ser el caso;

n 14.2.6. Actividad económica;

n 14.2.7. Nombres y apellidos completos del representante legal o apoderado; y, el número de documento de identificación; y, copia certificada de su nombramiento

n 14.2.8. Lugar y fecha de nacimiento del representante legal o apoderado;

n 14.2.9. Dirección y número de teléfono del domicilio del representante legal o del apoderado; y, dirección electrónica, de ser el caso;

n 14.2.10. Nómina actualizada de socios o accionistas, en la que consten los montos de acciones o participaciones, obtenida por el cliente en el órgano de control competente;

n 14.2.11. Certificado de cumplimiento de obligaciones otorgado por el órgano de control competente, de ser aplicable;

n 14.2.12. Estados financieros, mínimo de un año atrás. En caso de que por disposición legal, tienen la obligación de contratar a una auditoría externa, los estados financieros deberán ser auditados;

n 14.2.13. Confirmación del pago del impuesto a la renta del año inmediato anterior o constancia de la información publicada por el Servicio de Rentas Internas a través de su página web, de ser aplicable;

n 14.2.14. Copia de los recibos de cualquiera de los servicios básicos;

n 14.2.15. Declaración de origen lícito de recursos;

n 14.2.16. Copia de la escritura de constitución y de sus reformas, de existir éstas;

n 14.2.17. Documentos de identificación de las personas que sean firmas autorizadas de la empresa, o de quienes representen legalmente a la institución;

n 14.2.18. Nombres y apellidos completos del cónyuge o conviviente, del representante legal o apoderado, si aplica;

n 14.2.19. Documento y número de identificación del cónyuge o conviviente, del representante legal o apoderado, si aplica; y,

n 14.2.20. Constancia de revisión de listas de información nacionales e internacionales a las que tenga acceso la institución del sistema financiero.

n Si la actividad de un potencial cliente involucra transacciones en divisas internacionales, el formulario deberá contener espacios para recolectar al menos información relativa a: i) tipo de transacciones en divisas internacionales que normalmente realiza; y, ii) productos financieros que posea en divisas internacionales, especificando como mínimo: tipo de producto o servicio, identificación del producto o servicio, entidad, monto, ciudad, país y moneda.

n En caso de que el potencial cliente no cuente con alguno de los datos o documentación solicitada, y lo justifique razonablemente, se deberá consignar tal circunstancia en el formulario de vinculación suscrito por el responsable de la relación comercial. Los procedimientos implementados para la identificación del cliente, deben permitir la realización de las diligencias necesarias, a través de mecanismos que dispone la institución, para confirmar la veracidad de los datos suministrados por éste en el formulario de solicitud de inicio de relación comercial con la institución del sistema financiero.

n La institución del sistema financiero establecerá los mecanismos necesarios para actualizar los datos del cliente que varíen, según el producto o servicio de que se trate.

n Los procedimientos de conocimiento del cliente deberán ser aplicados independientemente de que el potencial cliente haya sido evaluado por otras instituciones del sistema financiero o empresas de seguros o compañías de reaseguros, aún cuando éstas pertenezcan al mismo grupo financiero.

n La actividad principal del cliente deberá ser clasificada, para el caso de las actividades económicas, y no económicas, conforme a las tablas que expida la Superintendencia de Bancos y Seguros para el efecto.

n ARTÍCULO 15.- Es deber permanente de las instituciones del sistema financiero identificar al (los) beneficiario (s) final (es) de todos los productos que suministren, que en todos los casos será una persona natural.

n Es responsabilidad de la institución del sistema financiero monitorear todas las transacciones de las cuentas que se mantengan en la institución. Especial atención ameritarán aquellas cuentas de clientes comerciales que acreditan terceros como canal de pago para la adquisición de bienes o servicios.

n ARTÍCULO 16.- En el caso de personas políticamente expuestas, las instituciones del sistema financiero deben establecer procedimientos más estrictos al inicio de las relaciones contractuales y durante el monitoreo de sus operaciones.

n Para el caso de los cargos públicos se deberá considerar, como mínimo, a partir del grado 4 determinado en la ?Escala de remuneración mensual unificada del nivel jerárquico superior? del Ministerio de Relaciones Laborales.

n En las situaciones descritas, las instituciones deben mantener mecanismos que permitan identificar los clientes que se adecuen a tales perfiles e implementar procedimientos de control y monitoreo más exigentes respecto de transacciones que realicen.

n El inicio y continuación de la relación comercial con personas políticamente expuestas, debe contar con la autorización de la alta gerencia.

n Si durante la relación contractual un cliente o beneficiario se convierte en persona políticamente expuesta, en los términos señalados en el presente artículo, la continuación de la relación comercial debe ser sometida a aprobación de la alta gerencia.

n La persona calificada por la institución del sistema financiero como políticamente expuesta, será considerada como tal hasta después de un (1) año de haber cesado en las funciones que desempeñaba.

n Las instituciones del sistema financiero deben realizar las gestiones tendientes a determinar si el origen de los fondos y patrimonio del cliente guardan relación con las actividades y capacidad económica de este, es decir, que la transaccionalidad de las personas políticamente expuestas se ajuste a los perfiles transaccionales y de comportamiento previamente levantados.

n Las instituciones del sistema financiero también aplicarán las medidas constantes en este artículo si uno o más de los accionistas de uno de sus clientes es una persona políticamente expuesta.

n ARTÍCULO 17.- Considerando que las campañas políticas exponen en mayor grado a las instituciones del sistema financiero al riesgo de lavado de activos y financiamiento de delitos, las entidades que ofrezcan productos a través de los cuales se reciban y administren recursos o bienes para las campañas políticas, deben diseñar y adoptar metodologías efectivas, eficientes y oportunas de identificación y conocimiento de los responsables económicos de dichas campañas, a fin de aplicar un control y monitoreo estricto de las transacciones que se realicen.

n Dichas metodologías deben permitir como mínimo:

n 17.1 Identificar las transacciones económicas inusuales y reportar las injustificadas vinculadas a donaciones o aportes, manejados a través del producto o servicio que ofrezca la institución financiera; e,

n 17.2 Identificar los responsables de la administración de los recursos de las campañas políticas autorizados para efectuar depósitos o cualquier tipo de acreditación a dichas cuentas, retiros, traslados o disponer de los bienes y realizar la debida diligencia.

n Los citados mecanismos deben ser consignados en un documento suscrito por el representante legal de la institución controlada y el responsable económico de la campaña.

n ARTÍCULO 18.- En los casos de las transferencias de fondos que se detallan a continuación, las instituciones del sistema financiero deben identificar al ordenante y beneficiario de éstas, registrando con la transferencia o mensaje relacionado, a través de la cadena de pago, la siguiente información: nombres y apellidos, dirección, país, ciudad y entidad financiera ordenante. En caso de que el mensaje relacionado contenga información adicional debe capturarse la misma:

n 18.1 Transferencias internas de fondos que son las realizadas dentro del territorio nacional;

n 18.2 Transferencias internacionales, es decir, aquellas transacciones por las cuales salen o ingresan divisas al país;

n 18.3 Transferencias realizadas a través del sistema SWIFT; y,

n 18.4 Transferencias de fondos que ingresan a la cuenta del cliente, realizadas a través de remesadoras de dinero. Sin perjuicio de lo establecido, la institución del sistema financiero que mantenga relaciones con las empresas remesadoras de dinero, previa autorización de la alta gerencia, deberán suscribir un convenio en el que se establezca las responsabilidades sobre prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos de las partes. Antes de la suscripción del convenio, se requerirá a estas como mínimo la siguiente información:

n 18.4.1. Escritura de constitución y sus reformas de existir estas;

n 18.4.2. Permiso de funcionamiento otorgado por el ente de control en el país de origen y en el Ecuador;

n 18.4.3. Manual de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos; y,

n 18.4.4. Listado de sus corresponsales en el exterior.

n ARTÍCULO 19.- Las instituciones del sistema financiero aplicarán procedimientos de debida diligencia ampliados, como mínimo en los siguientes casos:

n 19.1 Al inicio de la relación comercial cuando sus clientes sean sociedades o empresas comerciales constituidas en el extranjero;

n 19.2 Los clientes o beneficiarios provienen o residen en países o territorios calificados por el Grupo de Acción Financiera Internacional GAFI, como no cooperantes o en países denominados paraísos fiscales, así como cuando existan estructuras complejas de cuentas, actividades y relaciones de estos clientes o beneficiarios;

n 19.3 Exista duda que el cliente actúa por cuenta propia o exista certeza de que no actúa por cuenta propia;

n 19.4 Cuando personas naturales utilicen personas jurídicas como empresas pantalla para realizar sus transacciones;

n 19.5 Si se realiza transacciones con clientes que no han estado físicamente presentes al inicio de la relación comercial en su identificación;

n 19.6 Con clientes que operan en industrias o actividades de alto riesgo;

n 19.7 Cuando se establezca y mantenga relaciones comerciales con personas expuestas políticamente;

n 19.8 Con clientes cuyo patrimonio supere los cuatrocientos mil dólares de los Estados Unidos de América (US$ 400.000,00) o su equivalente en otras monedas;

n 19.9 Con clientes no residentes;

n 19.10 En las transacciones que de alguna forma se presuma que están relacionadas con el terrorismo u organizaciones que ayudan o respaldan al terrorismo, o de manera general al crimen organizado;

n 19.11 En aquellas cuentas de clientes comerciales que son utilizadas por terceros como canal de pago para acreditar valores por la adquisición de bienes o servicios;

n 19.12 Cuando se realice transferencias o remesas de fondos que no estén acompañadas por una información completa sobre el ordenante y beneficiario, así como de todos los datos de la cadena de pago;

n 19.13 Las que correspondan a las señales de alerta definidas, entre las que constarán como mínimo las establecidas por el órgano de control; y,

n 19.14 En aquellos clientes que la institución los identifique con una categoría de riesgo mayor.

n ARTÍCULO 20.- Las instituciones del sistema financiero podrán aplicar medidas abreviadas o simplificadas en la identificación de clientes cuando:

n 20.1 Los productos provengan de una cuenta denominada básica;

n 20.2 El contratante sea una institución del sistema financiero, empresa de seguros o compañía de reaseguros sujeta al control de la Superintendencia de Bancos y Seguros;

n 20.3 El contratante sea una sociedad anónima que cotiza sus títulos en bolsa, que cumpla los requisitos para combatir el lavado de activos y financiamiento de delitos y se encuentre supervisado respecto el cumplimiento de esos controles;

n 20.4 El contratante sea una empresa pública o gubernamental

n La aplicación de las medidas abreviadas en los casos descritos se realizará en función del riesgo que cada uno de los clientes represente y será de responsabilidad exclusiva de las instituciones del sistema financiero.

n Las medidas abreviadas o simplificadas son facultativas y aplican únicamente para los casos detallados y para el proceso de recopilación de información sobre el cliente.

n Bajo ningún punto de vista, la aplicación de esta diligencia implicará el desconocimiento del sujeto, la falta de establecimiento de perfiles transaccionales y de comportamiento, la ausencia de monitoreo y la no generación de reportes de inusualidades.

n ARTÍCULO 21.- Para la adecuada aplicación de la política ?Conozca a su cliente?, las instituciones del sistema financiero, a más de cumplir con lo establecido en el artículo 12 de este capítulo, deben confirmar la información consignada en el

n
n

n formulario de solicitud de inicio de la relación comercial y monitorear permanentemente las transacciones de los clientes para determinar comportamientos inusuales que no se ajusten con los perfiles transaccionales y de comportamiento establecidos para el cliente, procedimientos que deben constar en el manual de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos.