Autora: Ab. Rosana Castro Arroyo, MSc

El Acuerdo a Largo Plazo (Call off through contracts) es llamado así por sus siglas en inglés (LTA). Esta modalidad de contratación es practicada por las Naciones Unidas, misma que ha desarrollado una guía de mejores prácticas para compartir el acuerdo de largo plazo entre sus organismos (Harmonized Procedures on LTA Sharing).

Las Naciones Unidas es una organización internacional, que tiene un régimen de extraterritorialidad; es decir, se encuentra admitida en el Derecho Internacional como una ficción jurídica, considerada fuera de los límites territoriales de una jurisdicción.

La colaboración entre los organismos de las Naciones Unidas en cuanto a los LTA puede darse de tres formas principales, como: 1) compartir información sobre el LTA; 2) adoptar LTA existentes, establecidos por otros organismos de las Naciones Unidas (operaciones canguro o piggy backing; y, 3) establecer LTA de forma conjunta.

Por ejemplo, el Fondo de población de las naciones unidas (UNFPA); el Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia (UNICEF); el Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD); la Comisión Económica para América Latina y el Caribe (CEPAL), Organización Internacional para las migraciones (OIM), etc; usan el Acuerdo a Largo Plazo o Licitaciones para comprar productos, como: a) alcohol líquido, alcohol en gel, jabón sólido y jabón líquido; b) crema para pañalitis para bebés, etc. Para la contratación de servicios, como: a) mantenimiento, reparación y monitoreo de las alarmas de incendio e intrusión o robo para edificios; b) servicios de apoyo de diseño y programación de soluciones tecnológicas, ciencia de datos y análisis y visualización de datos; c) Alquiler de vehículos tipo Pick Up Doble Cabina 4×4; etc.

¿Cómo se escoge al proveedor?

Para eso la contratista o el comprador debe realizar una investigación de mercado, sobre si el producto o servicio a contratar o comprar no ha sido previamente adquirido. Cada organismo crea y establece su propia base de datos, de acuerdo a las necesidades que presente; esta base de datos incluye potenciales proveedores, a quienes se les evalúa, lo siguiente: 1) su capacidad técnica (entrega de productos; 2) su capacidad económica (liquidez); 3) el compromiso de gestión para cumplir con los términos de referencia, con el contrato y condiciones generales; 4) su capacidad de producción para entregar productos o servicios post-venta; 5) El cumplimiento de normas de calidad, normas nacionales e internacionales.

Los vendedores, proveedores, contratistas o licitadores deberán estar inscritos en el Global Marketplace de Naciones Unidas (UNGM), que es el portal común de adquisiciones del sistema de los organismos de las Naciones Unidas, es una base de datos donde se encuentran los proveedores a nivel mundial.

¿Qué son los LTA?

 Son un contrato, en el que intervienen un comprador o contratante y un vendedor, proveedor, contratista o licitador; este instrumento protege un negocio jurídico, un modelo estratégico de negocio. Son el instrumento por medio del cual, se facilitan las relaciones comerciales a largo plazo de organismos internacionales con diferentes proveedores locales o internacionales.

Los LTA deben ser suscritos por escrito, debe haber la voluntad y capacidad de las partes intervinientes, deben tener objeto y causa lícita.

Los LTA pueden incluir lo siguiente: 1) número y nombre del proyecto; 2) términos de referencia (que son dados por la entidad contratante o compradora; es decir, son términos comerciales aplicables a la compra de servicios o de bienes preseleccionados, realizados en virtud del LTA), como: i) precios; ii) descuentos; iii) pagos; iv) entrega y embalaje; v) los términos y condiciones generales; y, vi) otros especiales que sean pertinentes de acuerdo al caso; 3) órdenes de compra; 4) registro sanitario válido y vigente; 5) la autorización del uso de la marca, representación o propiedad de esta; 6) costos fijos en los productos o servicios; 7) un período específico de tiempo, que puede ir desde 1 año hasta tres años, tienen un período de posibilidad de ampliación y siempre fijan un tiempo máximo de duración.

¿Qué clausulas generales tienen los LTA?

 1) Antecedentes descriptivos; 2) descripción de las partes participantes en el Contrato; 3) documentos que integran el contrato; 4) fecha de entrada en vigor; 5) período de vigencia del Acuerdo, Tarifas y condiciones de pago; 6) tiempo mínimo y máximo de duración del acuerdo; 7) consecuencias de los retrasos; 8) indemnización por daños y perjuicios; 9) Rescisión del Acuerdo; 10) notificaciones.

¿Qué ventajas y desventajas tienen los acuerdos a largo plazo?

Ventajas: 1) Fortalecimiento de los Negocios: La efectividad, el rendimiento, la eficiencia, la productividad, la calidad de los negocios se ven fortalecidas. En sí, la oferta de productos y servicios mejoran. Existe cumplimiento de la Garantía de Calidad y los Requisitos Legales desde el principio; 2) Reducción de costos:  Se evitan costos innecesarios, como el que ocasionan las nuevas licitaciones. Hay descuentos por compras en volumen; 3) Consolidación de la cadena de suministro: Los proveedores buscan la consolidación de su producto ofertado, esto será por un largo tiempo en el mercado, gracias a este acuerdo. Afinan nuevos productos afines a las necesidades de la empresa contratante o compradora; 4) Fijación de Precios: Los proveedores a través de este acuerdo acuerdan fijar los precios de su producto durante todo el tiempo que dure el acuerdo; es decir, precios cómodos que estén al alcance del contratante o comprador. 5) Mínimo de compras: No obligan a compras mínimas de un determinado producto o servicio; 6) Evaluación y Continuidad: Se evalúan los resultados y de ser positivos, existiría una continuidad del suministro.

Desventajas: 1) Temor: Los proveedores tienen temor al cambio, muchos no saben cómo crear una metodología de trabajo, como ser estratégicos. Tienen temor de asumir un riesgo; 2) Comunicación: Los proveedores o contratistas no manejan comunicación asertiva, que incluya a la empatía y al compromiso; 3) Negociación: No tienen una visión negociadora que incluya empatía, tolerancia y comprensión. No saben negociar su oferta técnica y, por ende, no pueden vender su producto o servicio o su oferta no cumple con las especificaciones técnicas dadas por la Compradora/ Contratista.

LTA en Ecuador

Los LTA no se encuentran regulados en la legislación ecuatoriana, pero en el país se realizan licitaciones bajo esta modalidad contractual, por ejemplo: la Organización Internacional para las migraciones (OIM) ofertó una Licitación para el “Mapeo de organizaciones de la diáspora ecuatoriana y de organizaciones de inmigrantes y migrantes retornados conformadas en las ciudades de Manta y Santo Domingo de los Tsáchilas; y diseño y elaboración de un mecanismo de participación entre las organizaciones mapeadas y los gobiernos locales en las ciudades seleccionadas”; el Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia (UNICEF) ofertó una Licitación para “la compra de cremas para pañalitis”, estos organismos de las Naciones Unidas han ofertado licitaciones en el Ecuador para cumplir con sus objetivos institucionales; en las que pueden ofertar o participar nacionales y extranjeros, sean personas naturales o jurídicas, solo deben cumplir con las especificaciones técnicas solicitadas, mismas que son de fácil y libre acceso; siempre se encuentran adjuntas a la convocatoria de licitación.

Cuando el contratante o comprador no encuentra al vendedor, proveedor, contratista o licitador adecuado o cuando las ofertas recibidas no cumplen con las especificaciones técnicas solicitadas; este decide prorrogar el plazo de cierre de la convocatoria, con la finalidad de que llegue el vendedor, proveedor, contratista o licitador requerido, que cumpla con las especificaciones técnicas y así poder cumplir con el objeto licitado.

Muchas personas naturales o jurídicas ecuatorianas no saben cómo ofertar bajo esta modalidad contractual, perdiéndose buenas oportunidades laborales, todo por desconocimiento del tema.

Si bien es cierto que los LTA no se encuentran tipificados en la legislación ecuatoriana, el Código Civil tipifica en su libro IV las obligaciones en general y los contratos.

A manera de conclusiones y de lo revisado anteriormente, cabe destacar que esta modalidad contractual es exclusivamente de los organismos de las Naciones Unidas, que no se encuentra regulado en la legislación ecuatoriana y que mantiene los precios fijos de los productos o servicios licitados.

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