El ABZ del uso óptimo de Software y el respeto de las leyes de propiedad intelectual.

Jueves, 24 de noviembre de 2005

 

El ABZ del uso óptimo de Software
y el respeto de las leyes de propiedad intelectual.

Por: Carlos Vera Quintana.
CORPECE

 

LA PREOCUPACIÓN DE TODA EMPRESA QUE TENGA un prestigio ganado o que quiera ganarse uno es su imagen.
La construcción de una imagen puede tener diversos factores, en pro y en contra. Una imagen de seriedad y respeto van de la mano con el éxito.
Es precisamente éste el punto por el cual comenzarán las acciones de quienes ejercen presiones legales para que su empresa cumpla con las leyes de propiedad intelectual en temas de Software pues a nadie le interesa ser públicamente promocionado como un infractor o un reo.
Un manejo eficiente del software al interior de una empresa tiene varias diferencias con respecto a la optimización de procesos y recursos en otras áreas por un hecho simple: El software es increíblemente fácil de copiar y reproducir ilegalmente.

Algunas recomendaciones para asegurar que Usted a la vez:

a) Dispone de los recursos de software necesarios en su empresa.
b) Está optimizando la inversión en Software
c) Está cumpliendo con la Ley de propiedad Intelectual

1. Evalúe los requerimientos de software de cada uno de los puestos de trabajo y funcionarios de su empresa. Pida a ellos mismos que elaboren un cuadro con sus funciones, el software que necesitan, la aplicación que le darán y el tiempo diario que usarán el programa requerido. Cada funcionario deberá elaborar independientemente este cuadro de requerimientos.

2. Haga que su Jefe de sistemas o los Jefes inmediatos de cada persona o Usted mismo según el caso revisen los cuadros elaborados para verificar los requerimientos y considere su validez tomando en cuenta aspectos como: Concuerdan los requerimientos del software con las funciones o tareas asignadas a cada funcionario?. Los tiempos de uso concuerdan con los objetivos trazados, los planes de trabajo y el tiempo de trabajo en sí?. Ajuste los cuadros para obtener datos más precisos de acuerdo a este proceso de afinamiento.

3. Compare los diversos requerimientos de los diferentes funcionarios y departamentos realizando un cruce de requerimientos. Por ejemplo si dos funcionarios piden el mismo paquete y lo van a usar parcialmente por horas o por días determinados, usted tiene allí un elemento para determinar que en lugar de 2 paquetes se podría comprar uno solo y repartir el tiempo de uso. Para ver la mejor forma de hacer esto, consulte el acuerdo de licencia y a su administrador de sistemas o proveedor. La solución podría ser instalar una sola copia en un solo PC y que se comparta éste PC de acuerdo a las necesidades.

4. Eduque y organice a su personal para que usen los recursos de la oficina eficientemente. Se dará cuenta que muchas personas son cómodas y no querrán moverse de sus sitios habituales, pero los costos de esta comodidad podrían ser altos. Haga un análisis costo beneficio de tener varios PCs con funcionalidades compartidas versus PCs con todas las funcionalidades. Es decir en un PC podría instalarse un procesador de palabras, en otro hoja electrónica, en otro PowerPoint, y emplearse los PCs de acuerdo a los requerimientos de las personas. La alternativa a esto es tener en los 3 PCs todos los programas juntos. Qué resulta más beneficioso en cuanto a tiempo e inversión de software.?

5. Hable con su proveedor de software para que analice la posibilidad de emplear el software como un servicio de acuerdo al concepto de las grandes corporaciones como Microsoft, Oracle o Autodesk. Es decir la posibilidad de tener licencias únicas instaladas en un servidor central que puede ser en su Intranet, con determinado número de usuarios y emplearlas de acuerdo a la demanda. (Licencias flotantes) Por ejemplo si 7 personas de su oficina han manifestado su requerimiento de un procesador de palabras el 50% del tiempo, es posible adquirir 3 licencias para un servidor y que las personas accedan a estas licencias. Es decir se tendrían 3 accesos simultáneos máximo. Eso cumpliría con su demanda, haría que la inversión se optimice y le permitiría cumplir con la Ley.

6. Dote de programas gratis a quienes puedan usarlos. Las ventajas de los gratis es el costo. Las desventajas es que tienen limitaciones de soporte y limitaciones de funciones. Sin embargo existen excelentes opciones sin costo para los usuarios que pueden emplearse para a la vez optimizar costos y evitar ilegalidades. Algunas de las fuentes más visitadas de software para bajarse son www.download.com o www.softonic.com

 El cuadro a continuación resume algunas características y comentarios al respecto del software gratuito, SG, y software pagado, SP

CARACTERÍSTICA

COMENTARIO
 El SP tiene soporte técnico

 Alguna vez ha intentado o necesitado obtenerlo?

El SG es GRATIS

 Seguro? No hay costos ocultos en tiempo, falta de funciones, funciones no habilitadas sino solo en la versión "PRO" (pagada)?

El SP tiene actualizaciones constantes

 Si pero esto es parte de la estrategia de ventas o las actualizaciones son gratis?

El SG también tiene actualizaciones constantes

 Seguro las tendrá? Las necesitará UD? Serán gratis?

El SG es suficiente

 Está grabando datos vitales en formatos propietarios que quizás salgan del mercado por que son gratis? Cuidado!!!

El SP es mejor c!iente

 Lo es?

En conclusión UD decide pero analícelo seriamente y evite caer en ilegalidades.

 

Consideraciones

Qué consideraciones deben observarse a la hora de decidir entre software gratis o adquirir licencias comerciales:

1. Su presupuesto y reales necesidades.

2. La compatibilidad que se requiere con otros usuarios, clientes, etc. Es la versión de procesador de palabras que Ud., está adquiriendo compatible con la de sus clientes a quienes tiene que enviarle los reportes?

3. La facilidad de uso y las funcionalidades tanto del Software gratis como del software pagado. Son iguales, equivalentes, compatibles?

4. El Software gratis es simple de usar? Tiene las funciones necesarias y facilita el trabajo de los usuarios?

Por mi propia experiencia empecé hace mucho tiempo a combinar entre comprar software legal y usar versiones gratis así que tengo las siguientes conclusiones que a lo mejor aplican a Usted:

1. Comprar software legal se hace un habito. Uno gusta de los paquetes, de tener el CD, etc.

2. Este hábito puede ser ineficiente. Usted puede querer comprar la última versión de lo que sea solamente para estar "al día" . Un buen comprador analiza lo nuevo y ve si realmente le sirve, de modo que adquirirá una nueva versión sólo cuando sea necesario y no cuando se lo imponga el fabricante con su propaganda o tácticas de mercadeo. (Quién sigue usando Windows98 si estamos en el 2002!!!)

3. Algunas versiones de software gratis son muy buenas y reemplazan con eficiencia a las costosas suites de software pagado. Por ejemplo PC Suite 2002 (Es 2002!!!) de Software 602 es una excelente alternativa para algunos procesadores de palabras o suites de oficina. Y es GRATIS. Ud lo puede bajar de www.software602.com

4. Las personas que trabajan conmigo pedían cada uno todo el software del mundo. Según ellos requerían de todo para hacer su trabajo. Un análisis detallado, luego de una carta de la BSA que nos pedía listar el software en nuestra oficina, demostró:

a. Que no todos necesitaban TODO.
b. Que se muchos programas sólo se necesitaban para usar unas que otras funciones que otros no incluían o que los usuarios no sabían encontrar en otros programas.
c. Que la mayoría de usuarios tenía software que nunca usaba o necesitaba. A menudo lo usaban para propósitos personales lo que reducía su productividad (juegos, visualizadores que su trabajo no requiere, antivirus duplicados, etc.)
d. Los usuarios podían compartir el software instalado en una estación lo cual optimizó el tiempo y los costos.
e. Aun cuando tomábamos todas las precauciones siempre habían nuevas aplicaciones lo que indicó que teníamos que auditar a los usuarios.

Algunas recomendaciones:

1. No use software ilegal o haga copias ilegales del software. Más temprano que tarde lo lamentará.

2. Realice un instructivo claro sobre el uso de software en su oficina. Establezca quienes podrán instalar versiones y prohiba explícitamente a los usuarios traer sofwtare de sus casas o instalar software que no haya sido entregado por las personas autorizadas en la oficina. Penalice esta conducta.

3. Haga que cada funcionario en su oficina firme una carta aceptando ser el responsable del software instalado en su estación de trabajo y aceptando las responsabilidades en caso de que problemas legales por no seguimiento de los instructivos y políticas de su empresa.

4. En caso necesario, desabilite los CDs o unidades de entrada como disquetes para evitar instalaciones no autorizadas.

5. Audite periódicamente y sin previo aviso a sus usuarios y verifique la normalidad de las estaciones de trabajo y la legalidad del software instalado.

6. Haga un inventario de sus licencias de software y sepa siempre donde están, quién es el responsable, quién tiene los seriales, CDs originales, etc.

7. Lea los acuerdos de licencia y anote los puntos críticos de los mismos para no tener problemas.

8. Si no está de acuerdo con el acuerdo de licencia. No use el software devuélvalo.

9. Verifique la procedencia del software que adquiere. Las falsificaciones son muy hábiles. Adquiera software sólo donde distribuidores de prestigio y autorizados.

10. El principal problema es el sobredimensionamiento. Dimensione sus adquisiciones para adquirir lo justo y necesario.

11. La piratería es un delito. No lo olvide.

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