SOCIEDADES SUJETAS AL CONTROL DE LA SUPERTINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS
Nueva Normativa
Las compañías nacionales anónimas, en comandita por acciones, de economía mixta, de responsabilidad limitada y las que bajo la forma jurídica de sociedades constituya el Estado, las sucursales de compañías u otras empresas extranjeras organizadas como personas jurídicas y las asociaciones y consorcios que formen entre sí o con sociedades nacionales vigiladas por la entidad, y estas últimas entre sí y que ejerzan sus actividades en el Ecuador, y que se encuentren sujetas a la vigilancia y control de la Superintendencia de Compañías, enviarán a ésta, en el primer cuatrimestre de cada año (hasta el mes de abril), los estados financieros y sus anexos, mediante el portal web institucional, conforme al cronograma de acuerdo al noveno dígito del RUC.
Procedimiento
El representante legal deberá ingresar al portal web de la Superintendencia de Compañías a través del usuario y clave de la compañía, y digitar bajo su responsabilidad, los valores contenidos en dichos estados financieros y los siguientes datos dela compañía:
– Nombre
– Número de documento de identificación o RUC del contador
– Número de registro del contador,
– Número de personal ocupado -Número de Registro Nacional de Auditores Externos, RNAE (cuando esté obligado a presentar informe de auditoría)
– La fecha dela Junta General que conoció los estados financieros
– Los demás datos que requiera el formulario.
La compañía deberá encontrarse al día en la presentación de los estados financieros de los ejercicios económicos anteriores, a fin de poder enviar el estado financiero del último ejercicio económico; así mismo, el sistema no permitirá el envío de estados financieros que se presenten en cero o que no estén cuadrados.
Información que deberá ser entregada a la Superintendencia de Compañías
Posterior a este reporte, las compañías referidas anteriormente, excepto las sucursales u otras empresas extranjeras organizadas como personas jurídicas, y las asociaciones y consorcios que formen entre sí, enviarán electrónicamente a la Superintendencia de Compañías, la siguiente información:
a. Estados Financieros de acuerdo al siguiente detalle:
a.1. Compañías que se encuentran obligadas a presentar su información financiera conforme al Cronograma de aplicación de las Normas Internacionales de Información Financiera ?NIIF?: Estado de Situación Financiera, Estado del Resultado Integral que incluye otros Resultados Integrales, Estado de Flujos de Efectivo, Estado de Cambios en el Patrimonio, Notas a los Estados Financieros; las Conciliaciones de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad ?NEC? a las Normas Internacionales de Información Financiera ?NIIF?, de acuerdo a lo determinado en el párrafo 24 dela NIIF 1 y en la sección 35 dela Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades (NIIF para las PYMES),siendo éste el punto de partida para la contabilización según NIIF, por una sola vez en el año de adopción. Se exceptúan dela presentación de la conciliación, aquellas empresas en las que la resolución de disolución o liquidación se encuentra inscrita en el Registro Mercantil.
a.2. Compañías que se encuentran obligadas a presentar su información financiera de años anteriores aplicando las Normas Ecuatorianas de Contabilidad ?NEC?: Balance General y Estado de Resultados.
b. Informe o memoria presentado por el representante legal a la junta general de accionistas o socios que conoció y adoptó resoluciones sobre los estados financieros.
c. Informe del comisario, del consejo de vigilancia u otro órgano de fiscalización interna, presentados a la junta general de accionistas o de socios que conoció y adoptó la resolución sobre los estados financieros.
c.1. Las compañías de responsabilidad limitada presentarán este informe, únicamente si el estatuto dela compañía estableciere tal obligación.
d. Informe de auditoría externa, en el caso de estar obligada a contratarla, de acuerdo a las resoluciones emitidas por esta Superintendencia.
d.1. Para el caso de aquellas compañías que sean sujetos obligados, de conformidad con lo dispuesto en las Normas para la Prevención de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos, deberán anexar al informe anual de auditoría, el informe de verificación y grado de cumplimiento de las políticas, procedimientos y mecanismos internos implementados por dichos sujetos obligados.
e. Nómina de administradores y/o representantes legales con la indicación de los nombres y apellidos completos y denominación del cargo de los mismos.
f. Nómina de accionistas o socios inscritos en el libro de acciones y accionistas o de participaciones y socios, a la fecha del cierre del estado financiero;
g. Copia legible del RUC vigente;
h. Copia certificada del acta de la junta que aprobó los estados financieros;
i. Los demás datos que se establecen en el Reglamento.
Las sucursales o empresas extranjeras organizadas como personas jurídicas y las asociaciones o consorcios que formen entre sí, empresas extranjeras debidamente autorizadas para operar en el país y que estén sujetas a la vigilancia y control dela Superintendencia de Compañías, presentarán la misma información, excepto la constante en los literales b., c., f., h.
Las sociedades sujetas al control y vigilancia dela Superintendencia de Compañías, que ejercen control de conformidad con lo establecido en la NIC 27 (o la NIIF 10 en caso de haberla adoptado anticipadamente)y en la sección 9 dela Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades (NIIF para las PYMES), están obligadas a presentar los estados financieros consolidados, mismos que se presentarán vía electrónica, siguiendo los procedimientos de consolidación establecidos en la indicada norma contable, son los siguientes:
– Estado de Situación Financiera Consolidado
– Estado del Resultado Integral Consolidado
– Estado de Flujos de Efectivo Consolidado
– Estado de Cambios en el Patrimonio Consolidado
– Notas a los Estados Financieros
Las empresas que preparen estados financieros consolidados deberán remitir a este organismo los estados financieros consolidados auditados, y además, deberán enviar por separado, los estados financieros auditados de la controladora y de cada una de las subsidiarias (auditados, de ser aplicable en cada caso). Los estados financieros individuales, las conciliaciones de las Normas NEC a las Normas NIIF, y los estados financieros consolidados, serán enviados electrónicamente en los formularios previstos en el sistema.
La nómina de accionistas o socios, y la nómina de administradores, representantes o apoderados serán generadas automáticamente por el sistema, en base a la información que posee la Superintendencia de Compañías.
Adicionalmente, las compañías sujetas a la vigilancia y control de la superintendencia, enviarán de manera obligatoria la información sobre el número de personal ocupado en sus compañías, clasificándolo como:
? Directivos
? Administrativos
? De producción
? Otros
Incumplimientos y sanciones
A pedido del representante legal que se encontrare en imposibilidad de presentar los estados financieros y anexos dentro del plazo señalado, la Superintendencia de Compañías podrá otorgar una prórroga, por una sola vez, y hasta por 30 días; la solicitud deberá ser presentada antes del vencimiento del referido plazo legal, con la indicación dela causa del incumplimiento.
El incumplimiento en la presentación de los estados financieros y sus anexos dentro del plazo máximo establecido por la ley, será incorporado en el Informe de Obligaciones Pendientes para la compañía.
Así mismo, los representantes legales que no remitieren la información establecida, serán sancionados de conformidad con las disposiciones de los artículos 25 y 457 de la Ley de Compañías, hasta el cumplimiento de la obligación.
Cámara de Comercio de Quito
CCQ