Registro Oficial No 770- Lunes 20 de Agosto del 2012 Suplemento

agosto 20, 2012

n n Administración del Señor Ec. Rafael Correa Delgado n n Presidente Constitucional de la República del Ecuador n n Lunes 20 de Agosto de 2012 – R. O. No. 770 n n n n SUPLEMENTO n n SUMARIO n n Agencia Nacional Postal: n n Ejecutivo n n Resoluciones n n 50-DE-ANP-2012 Expídese el […]

n Administración del Señor Ec. Rafael Correa Delgado

n Presidente Constitucional de la República del Ecuador

n Lunes 20 de Agosto de 2012 – R. O. No. 770

n SUPLEMENTO

n SUMARIO

n Agencia Nacional Postal:

n Ejecutivo

n Resoluciones

n 50-DE-ANP-2012 Expídese el Manual de administración de bienes muebles e inmuebles

n Comité de Comercio Exterior:

n 77 Autorízase la utilización de las licencias de importación concedidas por el MIPRO, que no fueron consumidas en su totalidad y que se encontraban vigentes a la fecha de adopción de la Resolución COMEX No. 66, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 725 de 15 de junio del 2012

n Ministerio de Justicia, Derechos Humanos y Cultos:

n Sentencia

n – Pueblo Indígena Kichwa de Sarayaku vs Ecuador

n Gobiernos Autónomos Descentralizados-Ordenanzas Municipales:

n – Cantón Caluma: Constitutiva del Concejo Cantonal de Planificación

n – Cantón Paltas: Para la aprobación del Plan de Desarrollo y de Ordenamiento Territorial del Gobierno Autónomo Descentralizado

n – Cantón San Fernando: Para la determinación y recaudación de la tasa de recolección de basura y aseo público

n – Cantón Quinsaloma: Que regula la formación de los catastros prediales urbanos y rurales, de determinación, administración y recaudación del impuesto a los predios urbanos y rurales para el bienio 2012-2013

n CONTENIDO

n n n

n No. 50-DE-ANP-2012

n María de los Ángeles Morales Neira

n DIRECTORA EJECUTIVA

n AGENCIA NACIONAL POSTAL

n Considerando:

n Que, el señor Presidente Constitucional de la República del Ecuador, mediante Decreto Ejecutivo No. 1207, publicado en el Registro Oficial No. 391, de fecha 29 de julio de 2008, expidió el Reglamento de los Servicios Postales que creó la Agencia Nacional Postal, como una Entidad adscrita al Ministerio de Transporte y Obras Públicas, encargada de la supervisión de todos los servicios postales tanto público como privados, para lo cual cuenta con las atribuciones suficientes para el ejercicio de las funciones encomendadas;

n Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 08 de fecha 13 de agosto de 2009, publicado en el Registro Oficial No.10, de fecha 24 de agosto de 2009, el señor Presidente de la República del Ecuador creó el Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información, como el órgano rector del desarrollo de las Tecnologías de la Información y Comunicación. El Decreto referido, en el artículo 22 reforma el artículo 9 del Reglamento de los Servicios Postales, expedido mediante Decreto Ejecutivo No. 1207, adscribiendo a la Agencia Nacional Postal al Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información;

n Que, mediante Acuerdo Ministerial No. 125, de fecha 28 de febrero de 2011, el señor Ministro de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información, ingeniero Jaime Guerrero Ruiz, acuerda encargar a la doctora María de los Ángeles Morales Neira, las funciones de Directora Ejecutiva de la Agencia Nacional Postal;

n Que, el literal l) del artículo 11 «De las atribuciones y responsabilidades de la Dirección Ejecutiva», del Reglamento Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Agencia Nacional Postal, publicado en el Registro Oficial No. 479, de fecha 02 de diciembre de 2008, establece la facultad para dictar normas de carácter operativo que tengan relación con el funcionamiento de la Entidad;

n Que, en virtud de lo determinado en la Norma de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y Personas Jurídicas de Derecho Privado que dispongan de Recursos Públicos, expedida a través del Acuerdo No. 39 de la Contraloría General del Estado, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 87, de fecha 14 de diciembre de 2009, se establecen las normas a ser aplicadas sobre la Administración de Bienes del Sector Público. Que, es necesario que la Agencia Nacional Postal cuente con un manual que norme los procedimientos internos para la administración de los bienes de la Entidad, el cual permita el cumplimiento de la normativa vigente para esta área en particular;

n En ejercicio de las atribuciones legales, la Agencia Nacional Postal;

n Resuelve:

n Artículo 1.- Expedir el Manual de Administración de Bienes Muebles e Inmuebles de la Agencia Nacional Postal que como anexo se adjunta a la presente Resolución. El referido Instrumento contiene los siguientes apartados:

n Codificación e Identificación de los Activos Fijos

n Ingreso de Bienes al Inventario y su Distribución;

n Movimiento Interno de Activos Fijos; y,

n Egresos de Activos Fijos.

n MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES

n MUEBLES E INMUEBLES DE LA AGENCIA

n NACIONAL POSTAL

n Glosario.- Para los efectos de este Instrumento, los términos indicados a continuación tendrán los siguientes significados:

n Acta de Entrega-Recepción: Documento elaborado por el equipo de trabajo de Activos Fijos que contiene la relación de bienes bajo la responsabilidad de un/a funcionario/a contratado/a por la Entidad.

n Agencia Nacional Postal: Entidad encargada de la supervisión de los servicios postales tanto público como privados, cuyas funciones son las de regular y controlar la prestación del servicio postal y velar por la eficiencia de los mismos, garantizando la protección de los derechos de los usuarios. Se la denominará también como Entidad, Institución o ANP.

n Almacén General: Espacio físico para el almacenamiento de suministros y materiales que se proveerá a los/las usuarios/as a través del procedimiento establecido y para el almacenamiento provisional de bienes muebles adquiridos en tanto se hace la entrega a el/la usuario/a.

n Alta: Ingreso de un bien en los registros de inventario por adquisición, donación, transferencia y/o dación de pago y que incrementa el patrimonio de la Entidad.

n Asignación: Entrega de un bien, que se hace a el/la usuario/a.

n Avalúo: Valor asignado al bien por un tercero debidamente facultado para su alta, cuando no se tiene el documento que certifique su precio de compra o para efectuar su enajenación.

n Baja: Salida de un bien de los registros de inventario por enajenación, donación, destrucción, robo, entre otros, y que disminuye el patrimonio de la Entidad.

n Bien Compuesto: Activo fijo que tiene varios componentes independientes, como por ejemplo computadores, servidores, entre otros.

n Bien Único: Activo fijo que no tiene componentes.

n Cambio entre Usuarios/as: Movimiento para cambiar la asignación y responsabilidad de un bien a solicitud de el/la usuario/a registrado/a.

n Caución: Garantía que presta una persona u otra en su lugar para asegurar el cumplimiento de una obligación actual o eventual.

n Codificación: Es el medio por el cual se identifica un activo fijo mediante una numeración predeterminada.

n Componente: Parte de un todo que unido a otros forman un bien compuesto, sus características principales son:

n 1) Identificables por su marca, modelo, serie;

n 2) Permiten adherir el código de identificación diseñado para el efecto;

n 3) Intercambiables bajo control; y,

n 4) Su reposición no afecta al costo del bien compuesto.

n Contenidos: Conjunto de mobiliario y equipos que están localizados dentro de las instalaciones y edificios de la Entidad.

n Custodio: Guardalmacén, funcionario/a encargado/a de la recepción, registro y custodia de los bienes de la Agencia Nacional Postal.

n Dación en Pago: Acto en virtud del cual el deudor realiza a título de pago, la entrega de una prestación diversa de la debida al acreedor, quien acepta recibirla en sustitución de ésta.

n Depreciación: Disminución contable del valor del bien de acuerdo con los porcentajes que establece la Ley.

n Destino Final: Determinación de los bienes dados de baja del inventario, que pueden ser enajenación, donación o destrucción.

n Donación: Entrega de un bien a título gratuito por parte de él/la propietario/a a favor de un tercero.

n Edificios: Conjunto de construcciones debidamente terminadas, que forman parte del patrimonio de la Entidad.

n Enajenación: Venta a título oneroso de un bien a favor de un tercero.

n Etiqueta de Identificación: Membrete colocado a un bien, que contiene el número progresivo de control asignado por el equipo de trabajo de Activos Fijos.

n Expediente: Archivo en el cual se integra toda la documentación que es generada por las diferentes áreas de la Entidad.

n Extravío o Pérdida: Es cuando la ubicación o localización de un bien es desconocida por el/la usuario/a, a quien le fue asignado el mismo mediante el ?Acta de entrega-recepción?. y. Factura: Documento expedido por el/la vendedor/a de un bien, que ampara la propiedad legal del mismo.

n Funcionarios/as Públicos/as: Son todos/as los/las servidores/as o trabajadores/as de la Agencia Nacional Postal; quienes para efectos del presente Manual serán los/las usuarios/as de los bienes de la Entidad.

n aa. Hurto: Sustracción fraudulenta de cosa ajena con ánimo de apropiarse sin violencia ni amenazas contra las personas, ni fuerza en las cosas.

n bb. Inventario Físico: Proceso de la verificación física y documental de los bienes muebles que integran el patrimonio de la Entidad, para actualizar los registros de control del equipo de trabajo de Activos Fijos.

n cc. Número de Inventario: Número progresivo asignado a un bien por el equipo de trabajo de Activos Fijos, para su identificación, registro y control.

n dd. Patrimonio: Conjunto de bienes muebles e inmuebles propiedad de la Entidad, que se encuentran registrados contablemente en el inventario de la misma.

n ee. Robo: Es el acto por el cual a través de violencia o amenazas en contra de las personas o fuerza en las cosas, una persona sustrajere fraudulentamente una cosa ajena, con ánimo de apropiarse de ella.

n ff. Seguro: Contratación que realiza la Entidad con un tercero, para que éste reponga o repare los bienes muebles e inmuebles que sufran algún daño a consecuencia de un siniestro.

n gg. Siniestro: Daño total o parcial que puede sufrir un bien mueble o inmueble, causado por fenómenos naturales (sismo, rayo, tormenta, erupción volcánica, etc.) o por personas o bienes (colisión, choque, vandalismo, robo, asalto, incendio, volcadura, caída, etc.).

n hh. Tarjeta de Control: Documento elaborado por el equipo de trabajo de Activos Fijos para registrar el ingreso de un bien a la Entidad y que contiene información básica de éste, como denominación, marca, modelo, número de serie, precio, fecha de adquisición, proveedor, etc.

n ii. Toma Física: Verificación y recuento individual de cada bien que conforma el patrimonio de la Entidad.

n jj. Usuario/a: Persona que tiene para uso oficial, bienes propiedad de la Entidad y que están bajo su responsabilidad en tanto no los transfiera a otro/a funcionario/a o los entregue al equipo de trabajo de Activos Fijos.

n kk. Valor de Adquisición: Costo original o de factura de un bien.

n ll. Valor de re Expresión: Costo de un bien a precio actual.

n mm. Valor de Reposición: Cantidad que implica la reposición de un bien en las mismas condiciones físicas que éste tenía al momento del robo, hurto, extravío o siniestro.

n Objetivo.- Establecer las políticas y procedimientos que deben observar los/las funcionarios/as públicos/as de la Agencia Nacional Postal en la administración, operación, control, recepción, custodia, uso y baja de los activos fijos que conforman el patrimonio de la Entidad; con la finalidad de asegurar el eficiente y racional aprovechamiento de los mismos, así como para el control y resguardo adecuado de los bienes inmuebles.

n Alcance.- Este manual es de aplicación obligatoria para todo el personal de la Agencia Nacional Postal.

n Responsables.- Serán responsables de la ejecución de este manual los/las funcionarios/as del equipo de trabajo de Activos Fijos de la Dirección Administrativa Financiera, liderado por el/la Guardalmacén.

n Desarrollo del procedimiento.-

n 5.1 Bases conceptuales.-

n Bienes de larga duración.- Constituyen todos los bienes tangibles o derechos de propiedad que dispone la Entidad, susceptibles de contabilizarse y reflejarse como tales en los estados financieros, siempre y cuando cumplan con las siguientes condiciones:

n Que sean bienes de propiedad de la Institución o entregados en comodato a ésta;

n Que sean destinados a actividades administrativas y/o productivas;

n Que generen beneficios económicos futuros;

n Que tengan una vida útil estimada mayor a un año; y,

n Que su costo de adquisición sea igual o mayor a USD $ 100 (Cien Dólares de los Estados Unidos de América).

n Las adquisiciones de software de base o de aplicación y versiones de actualización, se reconocerán como Bienes de larga duración, siempre y cuando cumplan los siguientes requisitos:

n Dispongan de licencia autorizada para el uso del producto;

n Constituyan propiedad privativa de la Institución;

n Susceptible de separarse del medio de instalación;

n Vida útil mayor a un año; y,

n Costo de adquisición igual o superior a USD $ 100 (Cien Dólares de los Estados Unidos de América).

n Bienes no considerados de larga duración.- Los bienes que por su costo inferior a USD $ 100 (Cien Dólares de los Estados Unidos de América), no reúnan las condiciones necesarias para ser clasificados como activos fijos, pero que tengan una vida superior a un año, tales como ciertos útiles de oficina, utensilios de cocina, vajilla, lencería, instrumental médico, instrumentos de laboratorio, libros, discos, videos, herramientas menores, etc., serán cargados a gastos y estarán sujetos a las Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos.

n Ingreso de bienes al patrimonio de la Entidad.- Todos los bienes que ingresen a la Entidad, ya sea por compra, transferencia gratuita y reposición; serán registrados como parte del patrimonio institucional; para cumplir con este objetivo la Institución establecerá los procedimientos y formularios correspondientes.

n Egreso de bienes.- Se da cuando la Entidad procede a la venta de los bienes a través de cualquiera de las modalidades previstas en la Ley, a saber: remate al martillo, remate en sobre cerrado y venta directa, también cuando se produce la baja o la transferencia gratuita de los mismos, procediendo a registrar el egreso de éstos del patrimonio institucional. Para efectos de la ejecución de este proceso, la Entidad ha diseñado los correspondientes procedimientos y formularios.

n Traspaso interno de activos fijos.- Es el traslado de los bienes, de una a otra Dirección de la Entidad; esta situación no afecta al patrimonio de la misma por constituir un movimiento interno. Este proceso se lo efectuará utilizando el formulario «Traspaso Interno de Activos Fijos», tal como se indica en el procedimiento establecido para el efecto.

n Entrega-recepción y actualización del inventario.- El cambio de los/las caucionados/as responsables del control y custodia de los bienes, obliga a efectuar la entrega-recepción de los bienes entre el/la custodio entrante y saliente, participando necesariamente el equipo de trabajo de Activos Fijos, la cual procederá a realizar la constatación física de los bienes en presencia de los respectivos custodios entrante y saliente; así como actualizar los registros correspondientes, situación que termina con la suscripción de la correspondiente ?Acta de entrega-recepción? y anexos respectivos.

n Reposición de bienes.- Los bienes desaparecidos o dañados totalmente sin justificación, serán sujetos de reposición, en cumplimiento de las disposiciones legales pertinentes, esta reposición será en bienes de iguales o similares características al perdido o dañado, o en valores a precios actuales de mercado, que equivale al precio actualizado.

n Contabilización de los activos fijos.- La contabilización se efectuará cuando los activos fijos se adquieran, construyan, fabriquen, se reciban o se reconozca el derecho al uso. Los activos fijos serán registrados inicialmente a su costo y si éste se desconoce se registrará el valor actual estimado al momento de la transferencia. Los intereses, las comisiones y otros gastos financieros que se incurran para la adquisición, construcción o fabricación, constituirán costos del activo hasta que se ponga en marcha, y se encuentre en condiciones de utilización, enajenación o concluya su construcción.

n La pérdida de valor de los activos, resultante de siniestros y otras causas imprevistas, se registrarán al momento de ser reconocido el evento, por la diferencia entre el valor neto en libros anterior al suceso y el monto recuperable estimado.

n El equipo de trabajo de Contabilidad de la Dirección Administrativa Financiera mantendrá un control individualizado de los activos fijos.

n Las adquisiciones de sistemas computacionales que incluyan equipos (hardware) y programas (software), se contabilizarán como activo fijo, cuando en la factura o contrato no se especifiquen los valores de cada concepto.

n Los activos fijos totalmente depreciados o los que se mantengan sin uso, serán controlados de forma que se identifiquen estas situaciones.

n Las obras en proceso de construcción, se registrarán segregadas de los demás activos fijos hasta su terminación. El valor de la construcción incluirá todos los costos directos e indirectos incurridos en la misma, tales como: planificación, estudios, diseño, cálculos, materiales, mano de obra, ingeniería, supervisión, administración, depreciación de los equipos utilizados, intereses y diferenciales en cambio que se devenguen por préstamos obtenidos para este fin.

n Adiciones, mejoras y reparaciones extraordinarias.- Cualquier desembolso o valor que tenga el efecto de aumentar la capacidad productiva de un activo fijo o de incrementar su vida útil, se registrará como aumento del valor en libros del activo fijo o como un activo independiente, según resulte más práctico para su control y depreciación. Este procedimiento contable no se seguirá en el caso de los costos normales necesarios para conservar la condición operativa del activo fijo, los cuales deberán cargarse a gastos. Las donaciones de bienes serán registradas con afectación directa al aporte patrimonial acumulado, las entregas como disminución y las recepciones como incremento.

n Contabilización en cuentas de orden.- Todos los bienes bajo custodia, control y responsabilidad de la Entidad que no sean de su propiedad, recibidos en fideicomiso, comodato o almacenaje, serán registrados contablemente en cuentas de orden, identificando a su propietario y el monto de la custodia. En el caso del arrendamiento de bienes, éstos serán controlados contablemente durante el período de vigencia del contrato tomando en cuenta el valor especificado en él.

n Costo histórico.- Las transacciones serán registradas al costo de adquisición, producción, construcción o intercambio, representado por la suma de dinero pactada al momento de su ocurrencia. Cuando se reciban bienes sin contraprestación, el registro contable será efectuado a su valor estimado a la fecha de la transacción.

n Estimaciones.- Para cuantificar las operaciones inexactas, se aplicarán las técnicas vigentes en la profesión, las regulaciones legales y si fuere necesario, se contará con el soporte documentado de especialistas.

n Depreciación.- Con el objeto de distribuir el costo del activo fijo durante su vida útil estimada, se registrará la depreciación que representará la estimación de la porción del valor del activo fijo que se va consumiendo a través del tiempo. Para este cálculo, se utilizará el método de línea recta, salvo que por causa justificada y en función de sus necesidades seleccione otro. Las depreciaciones serán acumuladas en una cuenta de valoración que se presentará restando al activo correspondiente; cuando un activo complete su vida útil, se mantendrá su depreciación acumulada y su costo hasta que sea dado de baja o sea revalorizado si fuere del caso.

n Responsabilidad en el uso y conservación de los bienes.- La responsabilidad directa por el uso, custodia y conservación de los bienes, corresponde a todos los servidores/as o trabajadores/as de las entidades y organismos del sector público, sujetos a la Ley Orgánica del Servicio Público, su Reglamento General y Código del Trabajo, a los cuales se les haya asignado determinados activos fijos para el desempeño de sus funciones y los que por delegación expresa se agreguen a su cuidado.

n En cada Dirección, deberán mantenerse los documentos y registros que permitan identificar con precisión a los responsables directos del uso y custodia, los cuales se ajustarán a la estructura y contenido que se señala en este Manual.

n La responsabilidad sobre el mantenimiento actualizado de documentos y registros, recae en los/las funcionarios/as que ejercen funciones directivas, de conformidad a la estructura orgánica específica de la Entidad, los cuales asignarán por escrito las funciones pertinentes a un/a funcionario/a específico/a, evitando en lo posible la concentración de funciones incompatibles y efectuará la correspondiente supervisión y vigilancia en forma continua.

n En relación a los bienes adquiridos, la responsabilidad respecto a la cantidad y calidad, recaerá en los/las funcionarios/as encargados/as del retiro y de la recepción que debe ser ejecutada normalmente por el/la funcionario/a caucionado/a.

n El/la titular de cada Dirección asume la responsabilidad sobre la custodia de los bienes asignados a ella, hasta tanto se legalice (recibí conforme) la entrega de los bienes, a el/la responsable directo de la custodia, mediante los documentos y registros respectivos.

n El/la funcionario/a encargado/a del manejo de los bienes, responderá por su uso adecuado y conservación, hasta tanto se produzca la entrega correspondiente, sobre la cual deberá dejarse constancia en los documentos y registros respectivos.

n En relación a los bienes de uso común, el/la titular de cada Dirección, establecerá normas internas específicas que permitan identificar a los/las responsables de su conservación y custodia.

n 5.2. Responsabilidades del equipo de trabajo de Activos Fijos.-

n Efectuar la recepción, ingreso, almacenamiento temporal, custodia y control de los bienes muebles y equipos institucionales;

n Llevar registros individuales actualizados de los bienes de la Entidad calificados como activos fijos, con los datos de las características generales y particulares como: marca, tipo, valor, año de fabricación, color, número de serie, dimensiones, código, depreciación, entre otros;

n Realizar la entrega de los bienes a los/las Directores/as Técnicos de Área y demás funcionarios/as de la Agencia Nacional Postal, mediante ?Acta de entregarecepción? debidamente legalizadas con las firmas de los/las responsables y de el/la custodio;

n Elaborar un catastro de los bienes inmuebles que posee la Entidad así como fichas individuales de la propiedad en la que consten planos, áreas y avalúos;

n Suministrar oportunamente a todas las dependencias, funcionarios/as, los muebles y equipos necesarios para sus labores, de acuerdo a la disponibilidad de los mismos;

n Efectuar periódicamente o rotativamente constataciones físicas de los bienes por lo menos una vez al año en forma normal o cuando sea requerida por la autoridad competente y cuando cambie el/la custodio general o el/la responsable del control en cada Dirección, a fin de determinar oportunamente las novedades con respecto a la utilización, ubicación y conservación de los activos fijos, especificando sus causas y presentando las recomendaciones que se estimen pertinentes;

n Verificar la calidad y estado de los bienes que han sido sujetos de reposición;

n Entregar al equipo de trabajo de Contabilidad el inventario anual actualizado de activos fijos, para la conciliación correspondiente;

n Colaborar en la formulación del Plan Anual de Adquisiciones de Activos Fijos;

n Participar por designación en los trámites de baja, remates y demás indicadas en el Reglamento General de Bienes del Sector Público;

n Mantener actualizado el catastro de predios que hayan sido sujetos de remate, expropiación, permuta, confiscación o reintegro, y presentar informes de la acción tomada;

n Intervenir en la recepción de los bienes adquiridos y verificar la conformidad con los contratos celebrados;

n Solicitar y coordinar el mantenimiento de bienes institucionales;

n Considerar y analizar la información relativa a los bienes de las diferentes Direcciones, para la determinación del activo total;

n Velar porque el/la funcionario/a inmediatamente responsable de la custodia y uso de un bien que haya desaparecido por hurto, robo o por cualquier hecho análogo, comunique a la máxima Autoridad de la Entidad, así como por la vigilancia o seguimiento de la tramitación de la respectiva causa penal;

n Mantener un control sobre el traslado interno de los bienes de una Dirección a otra;

n Llevar estadísticas de la información de los activos fijos, personas responsables de la custodia y uso, Direcciones donde se encuentran, grado de utilización y estado de conservación; y,

n Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales reglamentarias y demás normas pertinentes, establecidas para el sistema de administración de bienes.

n 5.2.1 Para suministros y materiales.-

n Recibir, ingresar, almacenar, custodiar y controlar los bienes destinados para el consumo interno, según las disposiciones vigentes sobre la materia;

n Mantener actualizado en cantidades, los registros auxiliares para el control de los bienes que son destinados para el consumo interno;

n Realizar la entrega-recepción de los suministros y materiales que sean requeridos por las Direcciones; previa realización del trámite interno respectivo;

n Elaborar detalles de las necesidades de materiales, según los requerimientos determinados;

n Elaborar comprobantes de egreso de bodega cuando se efectúen entregas de suministros y materiales;

n Controlar que los/las responsables del manejo y control de los inventarios para consumo interno en las distintas áreas administrativas mantengan información adecuada, confiable y oportuna para fines de conciliación con los registros del equipo de trabajo de Activos Fijos;

n Suministrar al equipo de trabajo de Contabilidad, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente un informe sobre el movimiento en los inventarios de los bienes para consumo interno que se hayan producido en el mes;

n Mantener salvaguardas físicas que permitan precautelar la seguridad y conservación de los inventarios bajo su responsabilidad;

n Realizar constataciones físicas en forma periódica o rotativa por lo menos una vez al año en forma normal o cuando sea requerida por la Autoridad competente, o por excepción cuando cambie el/la custodio, a fin de determinar oportunamente las desviaciones respecto a la utilización, control y ventas, especificando sus causas y presentando las recomendaciones necesarias;

n Colaborar en la formulación del Plan Anual de Adquisiciones;

n Efectuar la recepción de los bienes y equipos que deban estar bajo su responsabilidad y formular el correspondiente informe; y,

n Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales reglamentarias y demás normas pertinentes, establecidas para el sistema de administración de bienes.

n 5.3 Políticas para el uso, custodia y administración de Activos Fijos.-

n 5.3.1 Para el uso y manejo.-

n De acuerdo con la normativa legal vigente, todos los bienes propiedad de la Agencia Nacional Postal deberán estar debidamente resguardados;

n El/la usuario/a será la persona que directamente utiliza el bien para el desarrollo de sus actividades;

n Únicamente pueden ser usuarios/as, los/las funcionarios/as de la Agencia Nacional Postal debidamente contratados;

n Todos aquellos bienes que sean utilizados indistintamente por varias personas (dispensadores de agua, microondas, impresoras, etc.), o que se localicen en un área de uso común como (pasillos, auditorios, vestíbulos, salas de juntas, etc.), estarán resguardados por el/la Director/a Técnico/a de Área donde serán clasificados y registrados como de uso común. El control de estos bienes se llevará por separado;

n El uso y custodia de los bienes estará bajo la responsabilidad de el/la usuario/a, en tanto no los transfiera, intercambie o ponga a disposición del equipo de trabajo de Activos Fijos;

n Cuando el/la usuario de un bien requiera transferirlo o cambiarlo con otro usuario o darlo de baja, deberá contar con el visto bueno de su jefe/a inmediato e informar oportunamente a el/la Guardalmacén para que se lo realice mediante el formato correspondiente;

n El/la usuario/a del bien deberá notificar de inmediato a el/la Guardalmacén, el extravío, robo, destrucción o daños que sufran los bienes bajo su custodia, a fin de que esta área en coordinación con el/la responsable del bien o del suceso efectúe las gestiones para su recuperación o indemnización, así también deberá comunicar de los daños parciales o totales que sufra la etiqueta de identificación del número de inventario, para efectuar su reposición;

n El/la usuario/a deberá notificar a el/la Guardalmacén, cuando algún bien bajo su custodia ya no es de utilidad para el servicio;

n Cuando el/la usuario/a requiera utilizar fuera de las instalaciones de la Agencia Nacional Postal algún bien bajo su custodia, en forma previa deberá solicitar la autorización a el/la Director/a Administrativo/a Financiero/a quien dispondrá la elaboración del salvoconducto respectivo;

n Cuando algún funcionario/a, de la Agencia Nacional Postal necesite introducir o retirar algún bien de su propiedad de las instalaciones de la misma, deberá notificar del hecho al Guardalmacén, para el registro correspondiente;

n Todos los bienes de la Agencia Nacional Postal deben estar identificados por una etiqueta con el número de inventario, cuando esta etiqueta se dañe, deteriore o se desprenda, el/la usuario/a debe notificarlo inmediatamente a el/la Guardalmacén para su reposición;

n El levantamiento físico total del inventario se realizará cuando menos una vez al año y se realizarán en forma aleatoria muestreos físicos parciales; de conformidad a lo establecido en las Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos;

n La Agencia Nacional Postal no se hará responsable de la pérdida o daños que sufran los bienes propiedad de particulares que estén dentro de las instalaciones, así mismo estos bienes no pueden asegurarse con cargo al presupuesto institucional; y,

n Los activos fijos de la Institución se utilizarán únicamente para llevar a cabo labores institucionales y por ningún motivo para fines personales o particulares.

n 5.3.2 Para seguros y siniestros.-

n La Dirección Administrativa Financiera con el apoyo del subproceso Administrativo es la única área facultada para contratar las pólizas de seguros para los bienes muebles e inmuebles propiedad de la Agencia Nacional Postal;

n Las pólizas de seguros que contratará la Entidad se clasifican en:

n Equipo electrónico;

n Robo;

n Incendio;

n Vehículos; y,

n Fidelidad.

n En el caso de siniestros, la Dirección Administrativa Financiera es la única área de la Entidad facultada para efectuar las gestiones para la indemnización de los mismos;

n En el caso de siniestros a los vehículos, el/la usuario debe proceder de conformidad con el procedimiento que diseñe la Entidad para el efecto, de acuerdo al ordenamiento jurídico vigente; y,

n No se podrán asegurar bienes propiedad de particulares con cargo al presupuesto de la Agencia Nacional Postal a excepción de los bienes que están en comodato o que estén depositados en la Entidad a través de un convenio, en el cual este debidamente establecido esta situación.

n 5.3.3 Para el destino final.-

n La Dirección Administrativa Financiera con el apoyo del equipo de trabajo de Activos Fijos será la encargada de llevar a cabo las acciones pertinentes a la enajenación, donación y/o destrucción de los bienes muebles dados de baja por inutilidad en el servicio, así como de los bienes de consumo excedentes y de desecho como son: llantas, maderas, escombros de obra pública, papel de archivo, papel periódico, refacciones usadas, acumuladores, accesorios de cómputo, etc.;

n Cuando exista alguna disposición de carácter legal para el destino final de determinados bienes, su baja se efectuará con estricto apego a las mismas. (productos o desechos químicos, materiales contaminados, etc.);

n Las Direcciones podrán promover la donación hacia la Entidad, de bienes propiedad de terceros; en estos casos, para formalizar las acciones, el/la interesado/a deberá solicitar la intervención del equipo de trabajo de Activos Fijos, para que con base a sus facultades, lleve a cabo las gestiones para la formalización correspondiente;

n No se podrán donar bienes instrumentales en favor de los/las funcionarios/as de la Agencia Nacional Postal o de sus familiares; y,

n Solamente se podrán donar bienes propiedad de la Entidad en favor del Gobierno Central o Seccional, empresas de participación estatal, dependencias y entidades del sector público; y, organismos privados dedicados a la asistencia pública; educación y social; grupos sociales marginados, tomando en consideración la normativa legal vigente para esta materia.

n 6. Referencias.-

n La Agencia Nacional Postal, para el ejercicio de las funciones de administración, manejo, custodia y control de los bienes de naturaleza permanente (Activos Fijos), que son utilizados en el desarrollo de las actividades administrativas, financieras y de otro orden, observa principalmente las siguientes disposiciones legales:

n Constitución de la República del Ecuador, publicada en el Registro Oficial No. 449 del 20 de octubre del 2008;

n Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas; publicada en el Registro Oficial No. 306 del 22 de octubre del 2010;

n Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 396 de 4 de agosto 2008;

n Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, publicado en el Registro Oficial suplemento No. 588 del 12 de mayo del 2009;

n Ley de Transferencia Gratuita a favor de los Colegios Técnicos del País, de los Bienes Muebles Obsoletos, publicada en el Registro Oficial No. 427 de abril 27 de 1981;

n Reglamento para la distribución de bienes muebles obsoletos o fuera de uso, en favor de Colegios Técnicos del país, publicado en el Registro Oficial No. 258 de agosto 27 de 1985;

n Reglamento sustitutivo de Responsabilidades Acuerdo 026 – CG – 2006 (12/10/2006) R.O. 386 (27/10/2006);

n Reformas al Reglamento de Utilización, Mantenimiento, Movilización, Control y Determinación de Responsabilidades, de los vehículos del Sector Publico Acuerdo 041 – CG – 2010 (07/10/2010) R.O. 306 (22/10/2010);

n Reformas al reglamento sustitutivo para uso del servicio de telefonía móvil celular: Roaming, Acuerdo 019 – CG – 2010 (29/04/2010) R.O. 192 (13/05/2010);

n Reformas al Reglamento sustitutivo para uso del servicio de telefonía móvil celular: Acuerdo 010 – CG – 2010 (04/02/2010) R.O. 136 (24/02/2010); – Reglamento sustitutivo para uso del servicio de telefonía móvil celular: Acuerdo 026 – CG – 2009 (26/08/2009) R.O. 23 (10/09/2009);

n Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público: Acuerdo 025 – CG – 2006 (03/10/2006) R.O. 378 (17/10/2006);

n Reglamento de Utilización, Mantenimiento, Movilización, Control y Determinación de Responsabilidades de los Vehículos del Sector Público y de las Entidades de Derecho Privado que Disponen de Recursos Públicos, en los términos previstos por el artículo 211 de la Constitución Política y por el Art. 4 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado: Acuerdo 007 – CG – 2003 (02/04/2003) R.O. 60 (11/04/2003);

n Reglamento sustitutivo al Reglamento de Enajenación de Activos Improductivos del Sector Público: Decreto Ejecutivo 2799 – 2002 (02/07/2002) R.O. 616 (11/07/2002);

n Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos: Acuerdo 039 – CG – 2009 (16/11/2009) R.O. 78 (01-12-2009) y Suplemento R.O. 87 (14/12/2009); y,

n Reglamento Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Agencia Nacional Postal; publicado en el R. O.479 (02/12/2008).

n A. CODIFICACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE LOS

n ACTIVOS FIJOS

n 1. Objetivo.- Diseñar y describir la codificación para el control contable y físico de los activos fijos de la Agencia

n
n

n Nacional Postal, la cual está diseñada en base a un número determinado de dígitos que ubicados en los diferentes campos o niveles, proveen información desagregada que permite conocer principalmente las diferentes clasificaciones y subclasificaciones de los bienes, su ubicación espacial o geográfica y su identificación individual; codificación a ser utilizada sea en procesos manuales o automatizados.

n 2. Alcance.- El procedimiento es utilizado en el equipo de trabajo de Activos Fijos.

n 3. Responsables.- Será responsable del cumplimiento de este procedimiento el/la Guardalmacén institucional.

n 4. Desarrollo del procedimiento.-

n La estructura de la codificación para el control físico de los activos fijos, se ha diseñado en base a un mínimo de catorce dígitos, que ubicados en los diferentes campos y niveles, proveen información desagregada y uniforme, permitiendo conocer la clasificación e identificación individual de los bienes.

n Los siete (7) primeros dígitos corresponden a la codificación prevista en el Catálogo General de Cuentas del Sistema de Contabilidad Gubernamental y los restantes siete (7) dígitos conforman el denominado código complementario para la identificación específica de los bienes.

n En primer término se describe las cuentas del «Catálogo General de Cuentas para los Activos Fijos» y luego se desarrolla la sección denominada «Códigos Complementarios para la Identificación Específica de los Bienes».

n Los aspectos citados en conjunto constituyen una guía para adecuar los procedimientos de registro y control, en función de la cantidad y naturaleza de los bienes.

n La estructura del catálogo de cuentas es la siguiente:

n n

n Dígito

n n

n Conceptos

n n

n Codificación

n n

n 1

n n

n TITULO

n n

n 9

n n

n 2

n n

n GRUPO

n n

n 99

n n

n 3

n n

n SUBGRUPO

n n

n 999

n n

n 4, 5

n n

n Mayor

n n

n 999 99

n n

n 6, 7

n n

n Auxiliar

n n

n 999 99 99

n n

n Códigos complementarios: que permiten la identificación específica del bien

n n

n Dígito

n n

n Conceptos

n n

n Codificación

n n

n 8, 9

n n

n Categoría

n n

n 99

n n

n 10, 11

n n

n Clase

n n

n 99 99

n n

n 12, 13, 14

n n

n Número consecutivo

n n

n 99 99 999

n n

n 15

n n

n Número de componente

n n

n 99 99 999 9

n n

n En el siguiente cuadro se describe un ejemplo de la codificación:

n n

n
n alt

n Ejemplo de codificación de un activo fijo con componentes:

n alt

n Ejemplo: En la tarjeta de control en el punto de características se deberá hacer constar: Mainboard Intel 6,1 memoria RAM de 8 GB DDR3 de 1333 MHZ, Disco duro de 500 GB SATA 7200 RPM, 2 tarjetas de red, lector de tarjetas, CASE ATX doble disipador, DVD Writer SATA 22X.

n Etiquetado: La identificación de los Activos Fijos se lo hará mediante la impresión de un código de barras.

n alt

n 5. Referencias.-

n – Catálogo de cuentas; y,

n – Normativa de Contabilidad Gubernamental Ministerio de Finanzas del Ecuador.

n 6. Registros.-

n Registro de codificación formulario No. RBODRC01:

n alt

n B. INGRESO DE BIENES AL INVENTARIO Y

n DISTRIBUCIÓN

n Objetivo.- Administrar, registrar, controlar y conocer adecuada y oportunamente conforme a las normas contables, legales e internas de la Agencia Nacional Postal, el alta de todos los bienes muebles e inmuebles que afectan el patrimonio de la Entidad en el rubro de activos fijos.

n Alcance.- Al Guardalmacén y proveedores/as de la Agencia Nacional Postal.

n Responsables.- Serán responsables de la ejecución de este acápite los funcionarios/as del equipo de trabajo de Activos Fijos.

n Desarrollo del procedimiento.-

n El/la Guardalmacén verifica que los bienes correspondan a los que se encuentra descritos en los documentos, debiendo constatar si se ajustan a los requerimientos y especificaciones técnicas solicitadas por las dependencias de la Entidad.

n Si en la recepción se encontraren novedades, no se recibirán los bienes y se comunicará inmediatamente a la máxima Autoridad o a el/la servidor/a delegado/a para el efecto; dichos bienes no serán recibidos hasta que cumplan con los requerimientos institucionales.

n Se sella la factura y se elabora el formulario de ingreso a Bodega, estos documentos se entregan al equipo de trabajo de Activos Fijos y al de Presupuesto.

n Se asigna número de inventario, adhiriéndole la etiqueta correspondiente al bien, se elabora la tarjeta de control correspondiente.

n Se debe notificar a la compañía aseguradora para su inclusión en la póliza de seguros.

n ?El comprobante de Ingreso a Bodega? se archiva en orden numérico y cronológico.

n Con la solicitud de el/la Director/a Técnico/a de Área procede a preparar el activo fijo a entregar.

n Se elabora el ?Acta de entrega-recepción?, suscribe el/la usuario del bien y se entrega el mismo.

n El/la guardalmacén actualiza la tarjeta de control y archiva el ?Acta de entrega-recepción?.

n A continuación se describe el proceso en diagrama de flujo:

n alt

n 6. Referencias.-

n Reglamento de Bienes del Sector Público;

n Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos; y,

n Normativa de Contabilidad Gubernamental Ministerio de Finanzas del Ecuador.

n Registros.-

n Tarjeta de control formulario No. RBODTC02.

n Anexos.-

n Comprobante de Ingreso a Bodega formulario No. FBODIB01:

n 8. Anexos.-

n Comprobante de Ingreso a Bodega formulario No. FBODIB01:

n alt

n Acta de entrega-recepción formulario No. FBODER02

n alt

n n

n C. MOVIMIENTO INTERNO DE ACTIVOS FIJOS

n n
n n

n Objetivo.- Establecer el procedimiento para efectuar el traslado de los activos fijos entre las Direcciones que conforman la Agencia Nacional Postal, ya sea en forma temporal o definitiva, previa solicitud de el/la funcionario/a.

n Alcance.- Todos los procesos de la Agencia Nacional Postal.

n Responsables.- Serán responsables de la ejecución de este apartado todos/as los/las funcionarios/as de la Agencia Nacional Postal.

n Desarrollo del procedimiento.-

n 4.1 Devolución del bien al equipo de trabajo de Activos Fijos.-

n El/la usuario/a que no requiera del bien a su cargo, con la autorización de el/la Director/a Técnico/a de Área, informará al/la Guardalmacén de la Entidad la intención de devolver el bien;

n El/la Guardalmacén en base al pedido formulado por el/la usuario/a, procederá a inspeccionar los bienes a ser devueltos y de haber conformidad, dejará constancia del particular en el formulario «Traspaso Interno de Activos Fijos», mismo que será legalizado y finalmente recibirá los bienes. El original del formulario legalizado quedará en poder de el/la Guardalmacén para la actualización de sus registros y la copia debe ser entregada a el/la usuario/a que hace la devolución de el o los bienes; y,