Administración del Señor Ec. Rafael Correa Delgado
Presidente Constitucional de la República del Ecuador
Miércoles 25 de Febrero de 2015 –
R. O. No. 445
SUMARIO
SUPLEMENTO
Secretaria Nacional de la Administración Pública:
Ejecutivo:
Acuerdo
1043 Expídese la Norma Técnica de Gestión Documental y
Archivo
Gobiernos Autónomos Descentralizados: Ordenanza Provincial:
Ordenanza
–
Provincia de Napo: Que cambia la denominación
del patronato provincial de atención social prioritaria por ?Sumak Kawsay Wasi?
instituto de atención social prioritaria del GADP, y que regula su organización
y funcionamiento
CONTENIDO
Vinicio
Alvarado Espinel
SECRETARIO
NACIONAL DE LA
ADMINISTRACIÓN
PÚBLICA
Considerando:
Que, el
artículo 18 de la Constitución de la República, en su numeral segundo,
establece que es derecho de todas las personas el acceso a la información
generada en instituciones públicas o privadas que manejen fondos públicos o
realicen funciones públicas. Además del derecho de acceso universal a las
tecnologías de información y comunicación;
Que, el
artículo 227 de la carta magna, determina que: ?La administración pública constituye un servicio
a la colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia,
calidad, jerarquía, desconcentración, descentralización, coordinación,
participación, planificación, transparencia y evaluación?;
Que, el
artículo 379, numerales 3 y 4, de la Constitución de la República del Ecuador,
establece que son parte el patrimonio cultural tangible e intangible relevante
para la memoria e identidad de las personas y colectivos, y objeto de
salvaguardia del Estado, entre otros: ?3. Los documentos, objetos, colecciones,
archivos, bibliotecas y museos que tengan valor histórico, artístico,
arqueológico, etnográfico o paleontológico. 4. Las creaciones artísticas, científicas
y tecnológicas?.
Que, el
artículo 13 del Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la Función
Ejecutiva, prescribe que: ?La Secretaría
Nacional de la Administración Pública es una entidad de derecho público, con
personalidad jurídica y patrimonio propio, dotada de autonomía presupuestaria, financiera,
económica y administrativa, quien establecerá las políticas, metodologías de
gestión e innovación institucional y herramientas necesarias para el mejoramiento
de la eficiencia, calidad y transparencia de la gestión en las dependencias y
organismos de la Función Ejecutiva, con quienes coordinará las acciones que sean
necesarias para la correcta ejecución de dichos fines, y realizará el control,
seguimiento y evaluación de la gestión de los planes, programas, proyectos y procesos
de las entidades y organismos de la Función Ejecutiva que se encuentran en
ejecución, así como, el control, seguimiento y evaluación de la calidad en la gestión
de los mismos?;
Que, el literal
n) del artículo 15, del Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la
Función Ejecutiva, establece que es atribución del Secretario Nacional de la Administración
Pública: ?Expedir acuerdos, resoluciones, órdenes y disposiciones conforme a la
ley y el Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la Función
Ejecutiva, dentro del ámbito de su competencia?;
Que, el
artículo 10 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información
Pública, establece que: ?Es responsabilidad de las entidades públicas, personas
jurídicas de derecho público y demás entidades públicas, crear y mantener
registros públicos de manera profesional, para que el derecho a la información
se pueda ejercer a plenitud, por lo que, en ningún caso se justificará la ausencia
de normas técnicas en el manejo y archivo de la información y documentación
para impedir u obstaculizar el ejercicio de acceso a la información pública,
peor aún su destrucción??;
Que, la Ley
del Sistema Nacional de Archivos, en su artículo 1 define que: ?Constituye
Patrimonio del Estado la documentación básica que actualmente existe o que en adelante
se produjere en los archivos de todas las instituciones de los sectores
público, y privado, así como la de personas particulares, que sean calificadas como
tal (?)?;
Que, el
Objetivo No. 5 del Plan Nacional para el Buen Vivir 2013-2017, señala la
responsabilidad del Estado de garantizar el acceso al patrimonio debe estar
orientada hacia el fortalecimiento de redes de investigación, bibliotecas,
archivos, museos y sitios patrimoniales a nivel nacional, y que éstos deben
operar a través de un subsistema de memoria y patrimonio por medio de instituciones
nacionales que garanticen su acceso y circulación. El fin es garantizar la
protección, conservación, salvaguarda y difusión de los patrimonios como un
bien común
Que, el
artículo 5 del capítulo II del Decreto Ejecutivo No. 985 de fecha 29 de
diciembre de 2011 dispone: ?Suprímase (sic.) el Sistema Nacional de Archivos
como institución. El Archivo Nacional del Ecuador y sus seccionales funcionarán
como unidades de gestión desconcentrada del Ministerio de Cultura y cumplirán
las responsabilidades estatales establecidas en la Ley del Sistema Nacional de Archivos.?;
Que, mediante
Decreto Ejecutivo No. 1346 de 31 de octubre de 2012, se transfiere las
funciones del Archivo Intermedio a la Secretaría Nacional de la Administración Pública,
institución que incorporará en su estructura a la Dirección de Archivo de la
Administración Pública para el cumplimiento de las siguientes atribuciones: a)
Establecer los procedimientos de la gestión de archivos para las entidades de
la Administración Pública Central e Institucional; b) Elaborar e implementar
manuales, procedimientos y normas técnicas para la gestión del archivo, manejo
documental, racionalización de la gestión documental, conservación, custodia y
mantenimiento de documentos; c) Dictar recomendaciones para mejorar la administración
documental en las entidades de la Administración Pública Central e
Institucional; d) Recibir, administrar y custodiar los documentos de archivo de
la Administración Pública Central e Institucional, que tenga más de quince años
contados desde la fecha de expedición como lo establece el artículo 15 de la
Ley del Sistema Nacional de Archivo; e) Conferir copias certificadas del fondo
documental bajo su custodia, observando las normas legales y técnicas de la
materia; f) Elaborar propuestas y proyectos de digitalización de los archivos
bajo su custodia, así como los de las entidades de la Administración Pública Central
e Institucional; y, g) Las demás establecidas en leyes, reglamentos u otras
normas del ordenamiento jurídico;
Que, a través
de Decreto Ejecutivo No. 1384 de 13 de diciembre de 2012, se establece como
política pública el desarrollo de la interoperabilidad gubernamental como un esfuerzo
mancomunado y permanente de todas las entidades de la Administración Central
para compartir e intercambiar, entre ellas, por medio de las tecnologías de la
información y comunicación, datos e información electrónicos, necesarios en la
prestación de los trámites y servicios ciudadanos que presten las entidades,
así como en la gestión interna e interinstitucional;
Que, en
Acuerdo Ministerial No. 718 de 27 de julio de 2011, la Secretaría Nacional de
la Administración Pública, expide el Instructivo para Normar el Uso del Sistema
de Gestión Documental Quipux para las Entidades de la Administración Pública Central;
Que, es
necesario establecer como política pública en la Administración Pública
Central, Institucional y dependientes de la Función Ejecutiva, la gestión documental
y archivo, con visión estratégica como el punto de partida que permita promover
la defensa y protección de los derechos fundamentales como el de acceso a la información
pública, y permita mejorar la eficiencia, eficacia de los servicios que prestan
así como fortalecer la transparencia y rendición de cuentas a la ciudadanía.
En uso de las
facultades y atribuciones que le confiere el literal n) del artículo 15 del
Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva,
Acuerda:
Expedir la
Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo.
Artículo 1.-
Objeto.- El objeto del presente Acuerdo es difundir la Norma Técnica de Gestión
Documental y Archivo con su metodología, documentos que se adjuntan como anexo
al presente Acuerdo Ministerial, y por lo tanto forma parte integral del mismo.
Artículo 2.-
Ámbito de aplicación. Esta Norma Técnica es de aplicación obligatoria para
todas las entidades de la Administración Pública Central, Institucional y dependientes
de la Función Ejecutiva.
Artículo 3.- La
Subsecretaría de Servicios, Procesos e Innovación a través de la Dirección
Nacional de Archivo de la Administración Pública, será la dependencia encargada
de efectuar la coordinación, articulación interinstitucional, emisión de las
políticas, directrices, normativas y lineamientos, así como, de la generación
de programas y proyectos que sean necesarios para la implementación de la Norma
Técnica de Gestión Documental y Archivo.
DISPOSICIÓNES
GENERALES
PRIMERA.- La
Secretaría Nacional de la Administración Pública, a través de la Dirección
Nacional de Archivo de la Administración Pública, asistirá los requerimientos y
consultas técnicas efectuadas por personas naturales, entidades de la
Administración Pública Central, Institucional y que dependiente de la Función
Ejecutiva.
SEGUNDA.- La
Secretaría Nacional de la Administración Pública, a través de la Dirección
Nacional de Archivo de la Administración Pública, a fin de contribuir a una
mejor gestión documental y de archivo de la administración pública en general,
brindará cuando así se lo requiera, apoyo a las instituciones de las otras
funciones del Estado, Gobiernos Autónomos Descentralizados, Notarías, Registros
de la Propiedad y Mercantiles; así como aquellas instituciones obligadas a
cumplir con la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública,
en materia del presente Acuerdo.
DISPOSICIONES
TRANSITORIAS
PRIMERA.- Todas
las entidades de la Administración Pública Central, Institucional y que
dependen de la Función Ejecutiva deberán, en el plazo de ciento veinte (120)
días, contados a partir de la publicación del presente Acuerdo Ministerial,
deberán publicar sus herramientas metodológicas consistentes en el Cuadro
General de Clasificación Documental y la Tabla de Plazos de Conservación
Documental y los remitirán a la Secretaría Nacional de la Administración
Pública, para su validación y registro.
SEGUNDA.- La
Secretaría Nacional de la Administración Pública, en el plazo de dieciocho (18)
meses contados a partir de la publicación del presente Acuerdo Ministerial pondrá
a disposición de los sujetos obligados un Sistema Integral de Gestión
Documental y Archivo que se complemente al Sistema de Gestión Documental Quipux.
DISPOSICIÓN
FINAL
El presente
Acuerdo Ministerial derogará cualquier norma de igual o menor jerarquía, que se
contradigan u opongan al presente instrumento.
La presente
Norma Técnica entrará en vigencia a partir de su publicación en el Registro Oficial.
De su
ejecución encárguese a la Secretaría Nacional de la Administración Pública, a
través de la Dirección Nacional de Archivo de la Administración Pública, y a
todas las dependencias de la Administración Pública Central, Institucional y
que dependen de la Función Ejecutiva. Dado y aprobado en Quito D.M, a los 02 de
febrero de 2015.
Comuníquese y
publíquese.
f.) Dr.
Vinicio Alvarado Espinel, Secretario Nacional de la Administración Pública.
Es fiel copia
del original.- LO CERTIFICO.- Quito, 02 de febrero del 2015.- f.) Abg. Sofía
Ruiz G., Coordinadora General de Asesoría Jurídica (E), Secretaría Nacional de
la Administración Pública.
SECRETARÍA
NACIONAL DE LA
ADMINISTRACIÓN
PÚBLICA
DIRECCIÓN
NACIONAL DE ARCHIVO
NORMA TÉCNICA
DE GESTIÓN
DOCUMENTAL Y
ARCHIVO
Contenido
CAPÍTULO I
DE LOS
ALCANCES Y PRINCIPIOS GENERALES
DE LA NORMA
TÉCNICA
De los
alcances
Artículo 1.
Objeto
Artículo: 2.
Definiciones y Abreviaturas
Artículo 3.
Ente rector
De los
Principios Generales
Artículo 4. El
Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivo
Artículo 5.
Del ciclo vital del documento
Artículo 6. De
la política institucional en materia de gestión documental y archivo
Artículo 7. De
los documentos de archivo sujetos al procedimiento archivístico
Artículo 8.
Del patrimonio documental de la Nación Artículo 9. De la procuración de
recursos
CAPÍTULO II
DEL SISTEMA
INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Artículo 10.
Descripción, integración y funcionamiento del Sistema Institucional
Artículo 11.
Responsabilidades de las unidades
Artículo 12.
Del archivo de gestión o activo
Artículo 13.
De la Dirección de Gestión Documental y Archivo
Artículo 14.
Del Archivo Central
Artículo
15. De la
Comisión de Gestión Documental y Archivo de cada dependencia Artículo
16. Del
Archivo Intermedio
Artículo 17.
Del Archivo Nacional del Ecuador
CAPITULO III
DE LOS
PROCESOS RELATIVOS A LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Artículo 18.
De los procesos que deberá realizar el Sistema Institucional
Artículo19. De
los instrumentos de consulta y control de la gestión documental y archivo
Artículo 20.
Del registro de entrada y salida de correspondencia y control de la gestión
documental
Artículo 21.
De la identificación de documentos de archivo
Artículo 22.
De la integración y ordenación de expedientes
Artículo 23.
De la clasificación archivística por procesos
Artículo 24.
De la descripción documental
Artículo 25.
De la valoración documental
Artículo 26.
De las transferencias documentales
Artículo 27.
De la preservación de los archivos
Artículo 28.
De control de la gestión documental y archivo
CAPITULO IV
DE LOS
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
Artículo 29.
Características
Artículo 30.
Gestión
Artículo 31.
Sistema Informático Integral de Gestión Documental y Archivo
Artículo 32.
Conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo
Artículo 33.
De la digitalización y desmaterialización de impresos
Artículo 34.
Del tratamiento de los medios audiovisuales
CAPÍTULO V
PADRÓN
NACIONAL DE ARCHIVOS
Artículo 35.
De la integración del Padrón
Artículo 36.
Certificado de Registro
Artículo 37.
Indicadores de desempeño
CAPÍTULO I
DE LOS
ALCANCES Y PRINCIPIOS
GENERALES DE
LA NORMA TÉCNICA
De los
alcances
Artículo 1.
Objeto.- El objeto de la presente norma técnica es normar la gestión documental
y archivo para cada una de las fases del ciclo vital del documento así como la preservación
del patrimonio documental de la Nación con base en las buenas prácticas
internacionales, a fin de asegurar en el corto, mediano y largo plazo, el cumplimiento
de los requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de
los documentos de archivo, en beneficio de una gestión pública eficiente,
eficaz y transparente.
Artículo 2.
Definiciones y Abreviaturas.- A efectos de comprensión de los conceptos abordados en la
presente Norma Técnica se entenderá por:
APCID:
Entidades de la Administración Pública, Central Institucional y dependientes de
la Función Ejecutiva.
Archivo de
Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización
y consulta administrativa por las unidades productoras u otras que la
soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a
los asuntos iniciados.
Archivo
Central: Son aquellas unidades de archivo que dependen de la Dirección de
Gestión Documental y Archivo o quién haga sus veces, que custodian y
administran la documentación procedente de las distintas unidades productoras, una
vez que esta documentación ha finalizado su gestión administrativa, pero que
conserva todavía validez legal y puede ser requerida tanto por personas
naturales como jurídicas a efectos de verificación, acciones de habeas data o
en el ejercicio del derecho de acceso a la información pública contenida en
estos documentos.
Archivo
Intermedio: Es el que concentra la documentación que conforme a la Tabla haya cumplido
su plazo de conservación en el Archivo Central de las dependencias, y tendrá la
finalidad de llevar a cabo una acción eficaz de administración documental a
nivel nacional, para salvaguardar la documentación que por su importancia
histórica, económica, científica, cultural y social constituyen el Patrimonio Documental
de la Nación.
Archivo
Histórico: Es el que custodia y gestiona fondos documentales que constituyen el
Patrimonio Histórico, son la memoria colectiva de una nación, región o
localidad; testimonios que evidencian la experiencia humana y que deben conservarse
permanentemente dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y
la cultura.
ANE: Archivo
Nacional del Ecuador
Ciclo vital
del documento: Las etapas por las que sucesivamente pasan los documentos desde
su producción o recepción en una dependencia, hasta la determinación de su
destino final, que puede ser baja documental o conservación permanente en el Archivo
Nacional del Ecuador o en el Archivo Histórico que corresponda. Los tipos de
archivo que se contemplan en el ciclo vital del documento son: Archivo de
Gestión o Activo, Archivo Central, Archivo Intermedio y Archivo Histórico. La
Tabla autorizada por cada dependencia establecerá para cada serie documental
los plazos de conservación, los valores documentales, el destino final, la
técnica de selección y las condiciones de acceso.
Dependencia:
Todos los organismos, instituciones y entidades de la Administración Pública,
Central Institucional y dependientes de la Función Ejecutiva. Desmaterialización:
Es el proceso de transformación de documentos físicos a formato electrónico
caracterizándose porque cuentan con plena validez jurídica por medio de
certificación electrónica.
Dirección: Se
refiere a la Dirección de Gestión Documental y Archivo de cada dependencia o quien
haga sus veces.
Gestión
Documental y Archivo: Son los procesos integrales relacionados con la gestión
documental y archivo en las dependencias, cualquiera que sea su soporte; para
garantizar su integridad, autenticidad, fiabilidad y disponibilidad.
Instructivo:
Es una serie de explicaciones e instrucciones que son agrupadas, organizadas y expuestas
de diferente manera, en diversos soportes, para darle a un individuo la
posibilidad de actuar de acuerdo a cómo sea requerido para cada situación, su
objetivo primordial es orientar al usuario en los procedimientos a seguir a
través de una manera clara, detallada y precisa, de modo tal que la actividad a
realizar resulte sencilla y exitosa.
Metodología:
Es el conjunto de procedimientos racionales utilizados para alcanzar una gama
de objetivos que rigen una investigación científica, una exposición doctrinal o
tareas que requieran habilidades, conocimientos o cuidados específicos.
Norma Técnica:
Se refiere a la Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo emitida por la Secretaría
Nacional de la Administración Pública.
Plan
Institucional: Es el Plan Anual de Desarrollo de Gestión Documental y Archivo
elaborado en el contexto del Sistema Institucional de Gestión Documental y
Archivo.
Plan Anual
Nacional: Plan Anual de Desarrollo de Gestión Documental y Archivo elaborado en
el contexto de las entidades de la Administración Pública Central e
Institucional.
Procedimiento
de Archivo: Es el conjunto de acciones u operaciones a realizarse como: organización,
consulta, conservación y disposición final de los documentos, teniendo en cuenta
los principios de procedencia y orden original así como el ciclo vital y la
normatividad archivística.
SNAP:
Secretaría Nacional de la Administración Pública. XIX. Sistema Institucional:
Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo.
Sistema
Nacional: El Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivo.
Sujetos Obligados:
Las personas naturales o jurídicas sobre
las cuales recae el cumplimiento obligatorio de la presente Norma Técnica.
Cuadro: Cuadro
General de Clasificación Documental
Tabla: Tabla
de Plazos de Conservación Documental
Oficina
Productora: Nombre de la Unidad Administrativa o Académica que produce y conserva
la documentación tramitada en el ejercicio de sus funciones.
Para otros
conceptos relacionados con esta Norma Técnica se deberá consultar en el
glosario que emita la SNAP.
Ésta Norma
Técnica es parte de una estructura normativa que contendrá metodología,
instructivos y herramientas.
Artículo 3.
Ente rector.- Dentro de la Función Ejecutiva del Estado Ecuatoriano, en la
Secretaria Nacional de Administración Pública, se dispone la existencia de la Dirección
Nacional de Archivo de la Administración Pública como la dependencia
responsable de establecer la rectoría de la gestión documental y archivo de las
entidades de la APCID.
De acuerdo a
las atribuciones que le confiere el Estatuto del Régimen Jurídico y
Administrativo de la Función Ejecutiva y el Decreto Ejecutivo No. 1346 de 31 de
octubre de 2012, la Dirección Nacional de Archivo de la SNAP, tendrá las siguientes
atribuciones y responsabilidades:
Elaborar el
Plan Anual Nacional para las entidades de la APCID.
Establecer los
procedimientos de la gestión de archivos para los sujetos obligados al
cumplimiento de esta Norma Técnica;
Elaborar e
implementar manuales y normas técnicas para la gestión documental y archivo,
manejo documental, racionalización de la gestión documental, conservación,
custodia y mantenimiento de documentos;
Diseñar y
proponer proyectos de gestión documental y archivos que permitan innovar al gobierno
de la información en la Administración Pública.
Coordinar y
dirigir proyectos relacionados con la gestión documental y archivo, que a su
vez estén orientados a la mejora y modernización de la Administración Pública;
Emitir
recomendaciones para mejorar la administración documental.
Presentar y
validar propuestas y proyectos de digitalización y desmaterialización
electrónica;
Validar el
cumplimiento de directrices en la elaboración de herramientas metodológicas;
Validar el
cumplimiento de las directrices emitidas en la
Tabla de cada
dependencia en relación a la baja documental y emitir el dictamen final;
Dar claridad
cuando exista duda respecto a la interpretación de las disposiciones de la
presente Norma;
Conferir
copias certificadas del fondo documental bajo su custodia, observando las
normas legales y técnicas;
Ejercer las
demás atribuciones y responsabilidades delegadas por la autoridad competente,
y,
Las demás
establecidas en leyes, reglamentos u otras normas del ordenamiento jurídico.
De los
Principios Generales
Artículo 4. El
Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivo.- Es el conjunto de
dependencias y procesos de gestión documental y archivo articulados entre sí y
que tienen como finalidad coordinar las estrategias necesarias para la correcta
operación de los procesos y procedimientos a nivel nacional, así como la
preservación del patrimonio documental histórico de la Nación.
Artículo 5.
Del ciclo vital del documento.- Corresponde a las etapas por las que
sucesivamente pasan los documentos desde su producción o recepción en una
Dependencia, hasta la determinación de su destino final, que puede ser baja documental
o conservación permanente en el Archivo Nacional del Ecuador o en el Archivo
Histórico que corresponda. Los tipos de archivo que se contemplan en el ciclo
vital del documento son: Archivo de Gestión o Activo, Archivo Central, Archivo
Intermedio y Archivo Histórico.
