CONVENCION DE LA HAYA
La Apostilla
Por: Alfonso Jaramillo R.
Maestro en Derecho Comparado
– Universidad de Bonn-
Sin embargo de que la palabra «apostilla» está definida por la Real Academia de la Lengua como la acotación que comenta, interpreta o completa un texto, ésta, desde la perspectiva estrictamente jurÃdica es el sello especial que la autoridad competente de un estado signatario del Convenio de la Haya sobre la Eliminación del Requisito de la Legalización de Documentos Públicos Extranjeros (Octubre 5 de 1961) estampa sobre un documento (que puede ser copia auténtica del original) a efectos de verificar su autenticidad en el ámbito internacional. Es decir que, por ejemplo, una partida de nacimiento emitida en España únicamente necesita de una apostilla para que sea reconocida como auténtica en Barbados (ambos paÃses suscriptores de la Convención de la Haya del 5 de Octubre de 1961).
Documentos sobre los que se puede aplicar la apostilla
El artÃculo 1 de la Convención Sobre Abolición del Requisito de Legalización para Documentos Extranjeros considera como documentos públicos los siguientes:
a) Los documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del ministerio público, o de un secretario, oficial o agente judicial;
b) Los documentos administrativos;
c) Los documentos notariales;
d) Las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas.
La Convención no se aplicará sobre los siguientes documentos:
a) a los documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares;
b) a los documentos administrativos que se refieran directamente a una operación mercantil o aduanera.
Autoridad competente para emitir una apostilla.
Las autoridades competentes para la emisión de la apostilla serán designadas por cada Estado contratante. La designación será notificada al Ministerio de Asuntos Exteriores de los PaÃses Bajos en el momento del depósito de su instrumento de ratificación o de adhesión o de su declaración de extensión. Las autoridades designadas deberán llevar un registro en el que se anotarán las apostillas expedidas con un número de orden, fecha y el nombre de la autoridad que expidió el sello o timbre (Art. 7 de la Convención).
PaÃses suscritos a la Convención de la Haya del 5 de Octubre de 1961
Los siguientes son los paÃses en los que funciona el sistema de «Apostilla»:
Alemania; Andorra; Antigua y Barbuda; Argentina; Armenia; Australia; Austria; Bahamas; Barbados; Belarus; Bélgica; Belice; Bosnia- Herzegobina; Botswana; Brunei Darussalam; Bulgaria; China (únicamente para documentos que van a ser utilizados en las zonas de administración especial de Hong – Kong y Macao); Chipre; Colombia; Croacia; Dominica; El Salvador; Eslovaquia; Eslovenia; España; Estados Unidos; Estonia; Fidji; Finlandia; Francia; Grenada; Grecia; Holanda; HungrÃa; Irlanda; Israel; Italia; Japón; Kasakastán; Lesotho; Letonia; Liechtenstein; Lituania; Luxemburgo; Malawi; Malta; Islas Marshall; Mauricio; Macedonia; México; Mónaco; Namibia; Nueva Zelanda; Niue; Noruega; Panamá; Portugal; Reino Unido; República Checa; Rumania; Samoa; San Marino; Suecia; Suiza; Serbia y Montenegro; Seychellen; San Cristóbal y Nevis; Santa LucÃa; San Vicente y las Granadinas; Sudáfrica; Surinam; Swazinlandia; Tonga; Trinidad y Tobago; TurquÃa; Venezuela.
Situación en nuestro paÃs
¿Pero qué sucede con paÃses como el Ecuador que no son suscriptores de este Convenio?. Pues que un documento debe someterse a un largo proceso de certificación en cadena en donde hay que acudir ante distintas autoridades para que se verifique la autenticidad de un documento.
En la práctica si se quiere, por ejemplo, que se tenga como auténtico un documento. – digamos un pase de año escolar – en España será necesario llevar el documento primero al Ministerio de Relaciones Exteriores, luego al consulado de España en el Ecuador, luego ante la autoridad competente en España para que certifique que la firma del cónsul acreditado en el Ecuador es auténtica y recién en ese punto estará listo el documento para ser reconocido como auténtico en España.
Los costos que requiere la prosecución de este trámite son elevados tanto para el interesado individualmente como para el paÃs en general.
Primero, el interesado debe pagar como mÃnimo el costo de tres tasas diversas, debe sacrificar, siendo austeros, unas cinco horas laborables (sin tomar en cuenta el tiempo que se utiliza en el paÃs receptor del documento). El paÃs pierde, en cambio, el tiempo productivo que está desperdiciándose en viajes, colas y esperas, pierde el bienestar de muchos habitantes que deben someterse a este incómodo trámite burocrático y pierde indirectamente los recursos que los usuarios deben pagar a entes estatales ajenos al paÃs.
La cristalización de la adhesión del Ecuador a la Convención de la Haya del 5 de Octubre de 1961, harÃa posible que se ahorren los ingentes costos mencionados lÃneas arriba y, por sobre todo, que miles de ecuatorianos eviten someterse a un, por decirlo menos, humillante y tedioso proceso de autenticación de documentos que se utilizarán precisamente en paÃses suscriptores de la Convención sobre la Apostilla.
La discusión de este tema en instancias estatales se ha iniciado desde hace pocos meses y más bien parece haber sido olvidada u opacada por el largo y singular instante electoral que nos rodea y aqueja.
Harto interesante serÃa que tanto el Ejecutivo como el Legislativo, tornen sus ojos a temas de singular importancia social como éste y hagan posible que el Ecuador se integre y actualice en el concierto internacional de naciones produciendo concomitantemente bienestar a miles de ecuatorianos dentro y fuera del paÃs.