Juntas Generales de Socios y Accionistas

Lunes, 29 de diciembre de 2014

 

Juntas Generales de Socios y Accionistas

 

Compañías de Responsabilidad Limitada, Anónimas, En Comandita por Acciones y de Economía Mixta

 

La convocatoria

 Las convocatorias a juntas generales de socios o accionistas se realizarán conforme lo dispone la Ley de Compañías en sus arts. 119 y 236, respectivamente; y, además se notificarán por correo electrónico.

Libro de datos personales 

El administrador facultado para hacer las convocatorias deberá, obligatoriamente tener a su cargo un libro en el que consten los datos personales de los socios, accionistas y comisarios, incluyendo dirección física y correos electrónicos para notificaciones, convocatorias, etc.

Para esto, los socios o accionistas y comisarios registrarán en la compañía, su dirección de correo electrónico, y cualquier modificación o cambio a la dirección electrónica registrada será comunicada formalmente por ellos.

Notificación electrónica

En la notificación se indicará con claridad la fecha, hora, lugar donde se realizará la junta, además de señalar los asuntos que serán tratados en la junta. Esta información se considerará cumplida si al respectivo correo se adjunta el aviso de la convocatoria efectuada en la prensa, o de la notificación personal realizada, indicando el nombre del periódico y su fecha de publicación. La notificación por correo electrónico se realizará en la misma fecha en que aparezca la publicación de la convocatoria por la prensa o se realice la convocatoria personal, si así lo establece el estatuto de la compañía. 

El administrador autorizado deberá notificar con la convocatoria a junta general, inexcusablemente a los socios o accionistas y comisarios que hubieren registrado su dirección electrónica.

Los socios o accionistas y los comisarios, tienen derecho a que el administrador les remita, adjunto al correo electrónico de notificación de la convocatoria, la información referente a los temas a tratar en la junta, con los correspondientes justificativos de respaldo y las pertinentes propuestas, con la única limitación de aquella cuya confidencialidad esté protegida por la ley, a la cual igualmente tendrán acceso, pero en la sede social. 

 

Los socios o accionistas son responsables de guardar el debido sigilo respecto de los proyectos de propuestas e informaciones a las que tuvieren conocimiento mediante este mecanismo de garantía de acceso a la información, y no podrán usarlos ni reproducirlos en forma alguna, bajo las responsabilidades civiles y penales a las que hubiere lugar. La sociedad podrá requerir la suscripción de convenios de confidencialidad para efectos del acceso a la información respectiva.  

Contenido de la convocatoria

La convocatoria contendrá:  

a. El llamamiento a los socios o accionistas, con la expresa mención del nombre de la compañía;

b. El llamamiento a los comisarios u órganos de fiscalización;

c. La dirección precisa y exacta del local en el que se celebrará la reunión, que estará ubicado dentro del cantón que corresponda al domicilio principal de la compañía;

d. La fecha y hora de iniciación de la junta. Tal fecha deberá corresponder a un día hábil y la hora deberá estar comprendida entre las 08:00 y las 20:00;

e. La indicación clara, específica y precisa de los asuntos que serán tratados en la junta, sin que sea permitido el empleo de términos ambiguos o remisiones a la ley, a sus reglamentos o al estatuto, y tratándose de uno o más de los actos jurídicos a los que se refiere el artículo 33 de la Ley de Compañías, la mención expresa del acto o actos que ha de conocer y resolver, la junta general en la reunión respectiva. Debiéndose precisar los artículos que se modifican del estatuto social y de ser integral la reforma, se tendrá que especificar el particular;

f. En caso de que la junta vaya a conocer los asuntos a los que se refiere el numeral 2) del artículo 231 de la Ley de Compañías, las indicaciones tanto de la dirección precisa y exacta del local en el que se encuentran a disposición de socios o accionistas los documentos señalados en el artículo 292 de la misma ley, como de que la exhibición de tales documentos está llevándose a cabo con quince días de anticipación a la fecha en que deba celebrarse la junta que ha de conocerlos; y,

g. Los nombres, apellidos y función de la persona o personas que hacen la convocatoria de conformidad con la ley y el estatuto. La convocatoria llevará la firma autógrafa del convocante y se archivará en el expediente de la junta respectiva. 

Publicación de la convocatoria

Cuando la convocatoria se haga por la prensa, se publicará en uno de los periódicos de mayor circulación en el domicilio principal de la compañía, mediante aviso. La dimensión mínima del aviso de la convocatoria deberá ser de dos columnas por ocho centímetros, cuyo texto deberá tener, con letras muy visibles, el siguiente encabezado:

CONVOCATORIA A JUNTA GENERAL (DE SOCIOS, si la compañía es de responsabilidad limitada, o DE ACCIONISTAS, si es anónima, en comandita por acciones o de economía mixta), DE... (Nombre de la compañía).

Tiempo entre convocatoria y la junta general

Salvo que una norma estatutaria estableciere un plazo mayor, entre la fecha de publicación o  notificación de la convocatoria y la de reunión de la junta general, mediarán por lo menos ocho días, lapso en el cual, no se contará la fecha de publicación o notificación de la convocatoria, ni la de celebración de la junta.   

Para la publicación o notificación de la convocatoria y el cómputo del plazo se contarán todos los días; no así para la celebración de las juntas, las cuales sólo podrán celebrarse en días hábiles.

Segunda o tercera convocatoria

De no haberse realizado la reunión de la junta general en primera convocatoria, o de haberse realizado y luego clausurado por falta de quórum, la segunda convocatoria no podrá demorar más de treinta días, contados desde la fecha fijada para la primera reunión y deberá realizarse mediante nuevo aviso en los medios y forma determinados previamente. 

Cuando en las compañías anónimas, en comandita por acciones y de economía mixta, hubiere lugar a la tercera convocatoria, ésta no podrá demorar más de sesenta días contados desde la fecha fijada para la primera reunión, y se hará mediante nuevo aviso con arreglo a las normas antes expuestas. 

Al tratarse de la última convocatoria posible, es decir, de segunda o tercera convocatoria, según el caso, se hará constar que la junta se celebrará con el número de socios o accionistas que concurran. Si la junta hubiere quedado inconclusa, en la segunda convocatoria, o en la tercera, según corresponda, solo figurarán el punto o puntos por conocerse y resolverse, y ello no se tendrá, en ningún caso, como modificación del objeto de la reunión.

Solicitud para que el Superintendente convoque a junta general

 

Para que el Superintendente de Compañías y Valores disponga la convocatoria, el o los peticionarios deberán previamente comprobar que han agotado el procedimiento establecido en las normas de los artículos 120, 212 y 213 de la Ley de Compañías. 

En estos casos, el o los socios o accionistas que desearen ejercer este derecho, podrán presentar ante el Superintendente de Compañías y Valores una solicitud en ese sentido, a la cual adjuntarán la que hubieran hecho a los órganos administrativos o de fiscalización, según el caso, para la convocatoria a junta general.

En la convocatoria que hiciere la Superintendencia de Compañías y Valores no se requerirá que los comisarios sean convocados especial e individualmente según el artículo siguiente; tampoco se notificará a través de correo.

Convocatoria a comisarios

Los comisarios serán convocados especial e individualmente en el mismo aviso en el que se haga el llamamiento a junta general a los socios o accionistas de la compañía. El requisito de la especialidad en la convocatoria se cumplirá con el llamamiento expreso a los comisarios a reunión de junta general, y el de su individualización, con la mención en ella, de modo también expreso, de sus nombres y apellidos y de la dirección de cada uno  de ellos.

Petición para que el Superintendente o su delegado asista a junta general

La petición en la que se solicite la concurrencia del Superintendente de Compañías y Valores o de su delegado a junta general de una compañía sujeta a control de la institución, deberá ser presentada al menos con 48 horas de anticipación respecto de la hora en que deba comenzar la junta. 

La solicitud podrá formularla cualquier socio o accionista de la compañía; a la petición se acompañará copia de la convocatoria y de toda la información que se hubiere recibido a propósito de la junta.

Actos preparatorios de la Junta General

El Secretario o, cualquier administrador de la compañía o, el delegado de la Superintendencia de Compañías, comenzará a formar la lista de asistentes al principiar la hora para la que fue convocada la reunión y dejará constancia de que se ha completado el quórum de instalación en el momento en que ello ocurra. Transcurrida una hora desde aquella que fue señalada en la convocatoria, sin que se haya obtenido el quórum, la junta se tendrá por no realizada y el secretario o quien hiciere sus veces, dejará constancia escrita del particular.

 

Lista de asistentes  

Se fundamentará en el libro de participaciones y socios, al tratarse de las compañías de responsabilidad limitada, y en el libro de acciones y accionistas, al tratarse de las compañías anónimas, en comandita por acciones y de economía mixta. Para tales efectos los administradores deberán llevar a la junta, bajo su responsabilidad, el libro correspondiente; no obstante, el representante legal encargado de dichos libros podrá mantener un respaldo magnético de éstos, el cual servirá para elaborar la lista de asistentes a falta del libro físico.

La falta del libro físico o magnético podrá suplirse con las siguientes acciones y documentos:

a) Compañías de responsabilidad limitada

- Confirmando la identidad de los socios que consten como tales, según las escrituras públicas del contrato constitutivo y de sus subsiguientes reformas.

- Según los certificados emitidos y no anulados, acorde al Libro de Socios y Talonario de Participaciones, el que podrá constar en medio físico o magnético.

- Mediante la presentación de las escrituras públicas de cesión de participaciones.

- A través de un certificado del Registro Mercantil que certifique la cesión.

b) Compañías anónimas, en comandita por acciones y de economía mixta

No podrá tener lugar la junta a falta del libro de acciones y accionistas, ya sea en medio físico o magnético.

c) Compañías anónimas o de economía mixta con acciones registradas en bolsa de valores o en otro mecanismo de negociación

- Podrá basarse en la nómina que para el efecto extienda el depósito centralizado de compensación y liquidación de valores, a cuyo cargo se halle el libro de acciones y accionistas, siempre que dicho certificado haya sido emitido con no más de dos horas hábiles de anticipación a la hora prevista para la iniciación de la junta. 

Para los efectos de aplicación de este reglamento se entiende horas hábiles las que transcurren en desde las 08:00 hasta las 20:00. 

Las personas que han adquirido acciones, o los derechos reales de usufructo o prenda sobre éstas, que les dieren derecho a participar y votar en las juntas generales; y dicha cesión o derechos no hubiesen sido aún inscritos en el Libro de Acciones y Accionistas de la compañía, tendrán pleno derecho a participar de la junta general convocada, con voz y voto por el total de sus acciones, para lo cual el representante legal deberá obligatoriamente inscribir conforme a la ley, en el acto, la cesión o constitución de derechos en el libro respectivo. 

En caso de que la cesión de acciones o los derechos constituidos sobre ellas no sean inscritos en el Libro de Acciones y Accionistas, el cesionario o derechohabiente tendrá derecho de participación en la junta general con voz y voto, debiendo informarse a los accionistas presentes, antes del primer punto del orden del día, sobre el incumplimiento del representante legal a lo ordenado en esta norma, para lo cual se dará completa lectura de éste artículo. Si aun así, no se diere acceso a la junta al cesionario o derechohabiente, es aplicable lo dispuesto en el cuarto inciso del artículo 189 de la Ley de Compañías.

Comparecencia y representación en junta

Los socios y accionistas pueden comparecer a las juntas generales, personalmente o representados por otra persona.

Comparecencia personal

Esta puede ser, físicamente o a través de videoconferencias. La junta general podrá instalarse, sesionar y resolver válidamente cualquier asunto utilizando videoconferencia, para lo cual, el socio o accionista será responsable de que su presencia se perfeccione a través de dicho medio de comunicación telemática. El socio o accionista dejará constancia de su comparecencia mediante un correo electrónico dirigido al Secretario de la junta, lo que deberá ser especificado en la lista de asistentes; debiéndose incorporar el correo al respectivo expediente.

Representación

Tratándose de participaciones o de acciones de propiedad de cónyuges, la representación de éstas la tendrá aquel que conste inscrito como socio o accionista en el respectivo libro. 

Salvo el caso de los padres que comparecieren representando a un hijo menor no emancipado, los representantes legales y convencionales de las personas naturales y jurídicas justificarán su calidad. En caso de duda, el Presidente o el Secretario podrán exigir la debida identificación de un asistente, mediante cédula de ciudadanía, pasaporte, RUC, etc. 

Cuando los accionistas o socios sean personas jurídicas, sus representantes deberán acreditar la representación legal o convencional mediante instrumentos auténticos; no se aceptarán copias sin las certificaciones debidas, ni nombramientos caducados a menos se justifique con una certificación del Registro Mercantil, que éstos se mantienen con vigencia prorrogada. 

 

El socio o accionista puede demostrar su representación mediante poder general o especial, incorporado a instrumento público o privado, documento que se presentará físicamente en la sesión o adjunto al correo electrónico del socio o accionista poderdante remitido al correo electrónico de la compañía o del representante legal (los originales se deben enviar dentro de los dos días hábiles siguientes al día de la celebración de la junta). Si el poder se otorga por instrumento privado y se remitiere adjunto al correo electrónico, el apoderado responderá frente a la compañía por su autenticidad y legitimidad.  

En la lista de asistentes debe dejarse constancia de la forma de comparecencia acorde a lo previsto en los artículos 19 y 20 del presente reglamento.

Indivisibilidad de la representación

La representación es indivisible y por lo tanto no podrá concurrir, deliberar y votar en junta más de un representante por el mismo representado.

Los socios o accionistas que estuvieren representados pueden, en cualquier momento, incorporarse a la junta general y reasumir directamente el ejercicio de sus derechos; en tal caso, no podrán modificar el voto ya emitido a su nombre por su representante, salvo que la junta haya resuelto la reconsideración del asunto  correspondiente.

Adicionalmente, el socio o accionista podrá asistir a la junta acompañado, hasta por dos asesores, que pueden ser legales, económico ? financiero o de otra índole que tenga relación con algún tema a tratar; a quienes el socio o accionista podrá delegar la intervención en las deliberaciones que se promovieren durante la reunión, pero no votar en ellas a nombre de su asesorado.

Prohibiciones para la representación convencional

No podrán ser designados representantes convencionales de un accionista en la junta general de una compañía anónima, en comandita por acciones y de economía mixta:

- Comisarios

- Administradores

- Miembros principales de los órganos administrativos y de fiscalización

- Miembros suplentes cuando hubieren intervenido por los principales durante el ejercicio económico, cuyas cuentas o informes vayan a ser objeto de conocimiento y resolución.

- Auditores externos de la sociedad, ni los administradores, ni los empleados de la empresa auditora.

 

 

Esta prohibición no comprende a los representantes legales de los socios o accionistas.  

Así mismo, no se aplicará esta prohibición si la compañía fuere de responsabilidad limitada. 

Quórum de instalación

En las compañías de responsabilidad limitada el quórum de instalación de la junta general se formará en función del capital social. En las compañías anónimas, en comandita por acciones y de economía mixta, tal quórum se establecerá sobre la base del capital pagado representado por las acciones que tengan o no derecho a voto.

En las compañías cuyas acciones o participaciones pertenezcan a una sola persona, las juntas generales se instalarán con la asistencia del socio o accionista único.

La sesión no podrá instalarse ni continuar válidamente sin el quórum señalado en la ley o en el estatuto, según se trate de primera o de segunda convocatoria a junta general, o bien de tercera, en los casos expresamente previstos en el artículo 240 de la Ley de Compañías para las compañías anónimas, en comandita por acciones y de economía mixta.

 

Artículo publicado en el Boletín Jurídico de la Cámara de Comercio de Quito

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