Información y Certificados de la Superintendencia de Compañías

Viernes, 21 de marzo de 2014

Información y Certificados de la Superintendencia de Compañías

 

Mediante Resolución No.3 de la Superintendencia de Compañías, publicada en el Registro Oficial 923 de 1 de abril de 2013, se establecieron las disposiciones para la concesión de informaciones y certificaciones por parte de la Superintendencia de Compañías, a las sociedades mercantiles, sucursales de compañías y empresas extranjeras, las asociaciones que éstas formen y las compañías holding que voluntariamente formen hubieren formado grupos empresariales, sometidos a su control, vigilancia y fiscalización.

Solicitudes

Las solicitudes o peticiones de informaciones y certificaciones que deban realizarse por escrito expresarán, de manera clara y concreta, los datos o documentos a que se contrae su petitorio.

Cuando la solicitud sea oscura o genérica, se pedirá la aclaración y concreción pertinentes para dar curso al requerimiento respectivo.

Los peticionarios de información no podrán exigir a la Superintendencia que cree, evalúe, analice o produzca información de la que no disponga.

Informaciones

De manera general, las informaciones podrán ser solicitadas a través del portal web institucional de la Superintendencia de Compañías.

 

a)            Información a terceros.-  La Superintendencia mantendrá a disposición del público, el Directorio de Compañías Activas a nivel nacional, a través del cual los usuarios tendrán acceso a determinada información de las compañías:

i.              Número y fecha de resoluciones de actos societarios.

ii.            Notaría y fecha en que se otorgaron escrituras o protocolizaron documentos.

iii.           Datos relativos a inscripciones en el Registro Mercantil.

iv.           Nómina de administradores o representantes legales.

v.            Nómina de socios o accionistas, propietarios, tenedores, beneficiarios, y todas aquellas personas que sean titulares de algún derecho sobre acciones, participaciones, partes beneficiarias o cualquier otro título societario.

vi.           Informes de administradores, de auditoria externa y los informes de los comisarios.

 

Para acceder a las informaciones señaladas en el numeral V, los terceros deberán cumplir los requisitos previstos en el artículo 6 de la Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos.

b)        Informacion a entidades del sector público.-  La Superintendencia de Compañías está obligada a conferir a las entidades del sector público que soliciten a través del portal web institucional, una o más de las siguientes informaciones:

i.          Las mencionadas en el literal a).

ii.         Una relación histórica sobre la constitución de la compañía y de uno o más actos societarios posteriores.

iii.        Las normas estatutarias relativas a la representación legal de la compañía.

iv.        Los nombres de las personas que, según los registros de la Superintendencia de Compañías, aparecieren como administradores.  

v.         Los nombres de los apoderados de las asociaciones sometidas al control institucional, así como de los supervisores de las sociedades que, con sus acreedores, se hubieren sometido a concordato.

c)        Informacion a funcionarios públicos de nivel jerárquico superior.- El Superintendente de Compañías podrá conferir a los representantes de los organismos o entidades previstos en el Art. 225 de la Constitución, con carácter reservado, la información que se concrete a los documentos señalados en los artículos 20 ó 23 de la Ley de Compañías, o a los datos contenidos en ellos.

Así mismo cuando el Fiscal General, los Ministros Fiscales Distritales, los Agentes Fiscales, los Jueces y Tribunales de la República y Tribunales de Conciliación y Arbitraje, solicitaren por escrito se les concederá, con el carácter de reservado, la información mencionada y la relacionada con las resoluciones de intervención e informes del interventor o interventores.

d)        Informacion al Superintendente de Bancos o su delegado.- El Superintendente de Bancos o su Delegado podrán solicitar al Superintendente de Compañías o su delegado, datos concernientes a cualquier sociedad sujeta al control y vigilancia de esta última Superintendencia de conformidad con lo prescrito en el artículo 197 de la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero en concordancia con el artículo 456 de la Ley de Compañías.

e)        Informacion a asambleístas.- La Superintendencia de Compañías está obligada a proporcionar información documentaría a los asambleístas que la soliciten. En tal caso, lo hará en los términos de los artículos 75 y más pertinentes de la Ley Orgánica de la Función Legislativa, en el plazo de quince días.

f)         Informacion al Presidente del Consejo Nacional de Participación Ciudadana y Control Social, a la Secretaria Nacional de Transparencia de Gestión y a la Defensoría del Pueblo.- Cuando para verificar los fundamentos de los casos que se hayan sometido a investigación de la Secretaría Nacional de Transparencia de Gestión, dicho organismo requiera información a la Superintendencia de Compañías, ésta deberá proporcionarla que corresponda.

Igual tratamiento se proporcionará a las solicitudes de información que en el mismo sentido formule la Defensoría del Pueblo, la cual será suministrada en un plazo máximo de ocho días, sin perjuicio de su eventual extensión.

g)        Informacion a administradores, liquidadores, síndicos de la quiebra de compañías de comercio, supervisores y comisarios.-  Si se lo solicitare por escrito, la Superintendencia de Compañías conferirá a quien apareciere en sus registros como administrador, miembro del directorio o de otro órgano social equivalente, liquidador, síndicos de la quiebra de las compañías de comercio, supervisores y comisarios o integrantes del correspondiente órgano de fiscalización de una determinada sociedad:

i.      Información relativa a la designación de interventor o interventores de la compañía respectiva.

ii.         Resolución por la que se hubiere dispuesto la correspondiente intervención o el levantamiento de la misma.

iii.        Informes presentados por el interventor.

iv.    Documentos que se señalan en los artículos 20 y 23 de la Ley de Compañías.

v.     Informes jurídicos generados en la Superintendencia de Compañías.

vi.        Notificación de transferencia de acciones y cesión de participaciones, efectuadas por el representante legal de la compañía respectiva.

vii.       Información remitida por las sociedades extranjeras, socias de compañías nacionales.

Si el peticionario no apareciere como administrador, miembro del directorio o de otro órgano social equivalente, liquidador, síndico de la quiebra de las compañías de comercio, supervisor, comisario o integrante del correspondiente órgano de fiscalización, no obstante serlo en realidad, deberá acompañar a su solicitud el instrumento auténtico que acredite la calidad que invoca.

Las informaciones solicitadas por los administradores y liquidadores de las compañías serán concedidas siempre que la sociedad se encuentre al día en el cumplimiento de obligaciones para con la Superintendencia de Compañías y haya cumplido con su obligación de mantener actualizada la dirección domiciliaria.

h)        Informacion a socios y accionistas.- Conforme al art.15 de la Ley de Compañías, el socio de la compañía de responsabilidad limitada podrá solicitar al organismo de control cualquier información referente a los documentos de la administración de la compañía de que forme parte y que la Institución disponga en sus archivos.

El accionista de las compañías anónimas, en comandita por acciones o de economía mixta, con el mismo fundamento legal, en ejercicio de su derecho fundamental respecto a su calidad de accionista sólo tendrá derecho a que se le confiera informaciones relativas a los balances generales, estado de la cuenta de pérdidas y ganancias y memorias o informes de los administradores, comisarios, y, cuando fuere del caso, los informes de los auditores externos y peritos de la compañía respectiva. También lo tendrá para solicitar y obtener informaciones concernientes a las actas de las juntas generales cuyas copias reposen en el archivo institucional, e incluso para que se le conceda copia de la notificación de la transferencia de acciones que hubiere recibido respecto a la sociedad de que forme parte el peticionario.

Los socios y accionistas tendrán derecho a que se les confiera: información actualizada de la conformación del elenco societario o accionario, en su caso, de la compañía de la cual forman parte; de la copia de los informes de los supervisores en los concursos preventivos; así como de los informes de los delegados de la Institución a las juntas generales. Esta información también se proporcionará, a los acreedores prendarios o usufructuarios de acciones, que justifiquen instrumentalmente dicha calidad; siempre que en uno y otro caso se disponga de tal información en los archivos institucionales. En caso contrario, se dejará constancia del particular en la respuesta.

Esta información será conferida y tratada con carácter de reservado.

Certificaciones

La Superintendencia de Compañías podrá conceder las certificaciones permitidas por la Constitución y la Ley, de acuerdo con el Reglamento vigente.

a.         Certificado de cumplimiento de obligaciones.-  Los certificados de cumplimiento de obligaciones de las compañías y de otras entidades sometidas al control y vigilancia institucional, así como las copias de estos documentos se otorgarán únicamente a través del portal web institucional. Cualquier persona, podrá obtener un certificado en el que la Superintendencia de Compañías acredite si la sociedad respectiva está o no al día en el cumplimiento de sus obligaciones para con ella.

Si la compañía hubiere incumplido sus obligaciones para con la Superintendencia en el certificado se indicarán los motivos de ese incumplimiento, incluyendo la inobservancia de las obligaciones informativas prescritas en los arts. 20 y 23 de la Ley de Compañías, la falta de presentación de la documentación que las compañías extranjeras socias de las compañías nacionales deben remitir a la Institución, el incumplimiento de las relativas al pago de las contribuciones y multas, y las referentes a cualquier acto societario posterior a la constitución previsto en el art. 33 de la ley, que sin embargo de haber sido aprobado por la Institución, su trámite no hubiere concluido por no haberse cumplido todas las formalidades dispuestas en la respectiva resolución aprobatoria.

b.        Certificaciones al cónyuge, a los integrantes de las uniones estables y monogámicas y a los sucesores del socio o accionista.- La Superintendencia de Compañías podrá conferir certificaciones al cónyuge, a los integrantes de las uniones estables y monogámicas previstas en los arts. 68 de la Constitución y 222 y siguientes del Código Civil, que documentadamente demuestren que el matrimonio o la referida unión estable y monogámica existe bajo régimen de sociedad conyugal.

A sí mismo, a los sucesores del socio o accionista que cumplan con las demostraciones instrumentales, se les podrá conferir copia certificada de la documentación a la que tendría derecho el socio o accionista, así como de los estados financieros presentados por la compañía respectiva.

Estas certificaciones serán conferidas y tratadas con carácter de reservado.

c.         Certificaciones a terceros.-  La Superintendencia de Compañías estará obligada a conferir a cualquier persona que lo solicite ingresando al portal web institucional, la información y/o la imagen digitalizada de los documentos relativos a la información a terceros mencionada anteriormente, según proceda. Así mismo, se podrá solicitar por escrito cualquier otro documento no puntualizado en el reglamento, siempre que no tenga el carácter de reservado.

Las copias certificadas de los informes jurídicos generados por la institución se extenderán a quien demuestre interés directo en los mismos, siempre que lo solicite por escrito y que en dicho informe no se transcriba, refiera o comente información reservada que conste en un informe de inspección o de control.

d.        Certificaciones a Asambleístas, a la Policía Nacional, a la Secretaria Nacional de Transparencia de Gestión y a la Defensoría del Pueblo.-  La Superintendencia de Compañías conferirá a los asambleístas peticionarios, a más de las copias certificadas que se indican previamente, la información, y/o la imagen digitalizada de lo siguiente:

i.     De los estados financieros y de los estado de pérdidas y de ganancias de la compañía.

ii.     De las memorias e informes de administradores, comisarios y auditores externos.

iii.        De las comunicaciones de las transferencias de acciones o de cesión de participaciones, que la Superintendencia de Compañías hubiere recibido de la sociedad respectiva.

Lo dispuesto en esta norma se aplicará también a las peticiones de certificaciones que dirija a la entidad la Policía Civil Nacional, para efecto de las investigaciones dispuestas en la Ley de Control del Consumo y Tráfico de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas. El mismo tratamiento se dará a las solicitudes que la Defensoría del Pueblo formule a la institución, conforme a lo dispuesto en el art. 21 de su Ley Orgánica.

e.         Certificaciones a administradores, liquidadores, supervisores y comisarios.-  Siempre que lo solicite por escrito, se conferirá a la persona que apareciere en sus registros como representante legal, presidente, miembro del directorio o de otro órgano social equivalente, liquidador, supervisor o comisario de la compañía respectiva las certificaciones mencionadas en el punto anterior, así como copias certificadas o imagen digitalizada, de:

i. Conclusiones u observaciones que se hubieren extraído de los informes de las inspecciones realizadas por la Superintendencia de Compañías a la sociedad en que desempeñaren sus funciones.

ii. Informes jurídicos generados en la Superintendencia de Compañías, así como los rendidos por los delegados de la institución a las juntas generales

iii. Resoluciones de intervención o las de levantamiento de la misma, así como el oficio en que se designe al interventor o interventores de la compañía correspondiente y los informes del o los interventores.

iv. Notificaciones de transferencias de acciones y cesión de participaciones.

v. Documentación remitida por las sociedades extranjeras socias de compañías nacionales.

Si el peticionario no constare como representante legal, miembro integrante del directorio o de otro órgano social equivalente, comisario o integrante del correspondiente órgano de fiscalización, no obstante serlo en realidad, deberá acompañar a su solicitud el instrumento auténtico que acredite la calidad que invoca.

Las certificaciones antedichas solamente podrán conferirse a los administradores de las compañías siempre que tales compañías se encuentren al día en el cumplimiento de obligaciones para con la Superintendencia de Compañías.

f.  Certificaciones a jueces, tribunales y al Ministerio Publico.-  Siempre que lo soliciten, el Superintendente conferirá a los Fiscales y a los jueces y tribunales, incluidos los Tribunales de Conciliación y Arbitraje, copias certificadas de las resoluciones de intervención e informes del interventor o interventores, así como los documentos a los que se refieren los artículos 20 y 23 de la Ley de Compañías.

A instancia de cualquier juez o tribunal y del Ministerio Público, la Superintendencia de Compañías conferirá copias certificadas de las conclusiones ex traídas de los informes que se deriven de las inspecciones que haya realizado la entidad a la compañía que se precise en sus solicitudes.

Exhibición judicial de documentos.-  La Superintendencia de Compañías deberá exhibir los documentos existentes en sus archivos a los fiscales, jueces y tribunales de la República que lo soliciten, siempre que el pedido conste en la providencia respectiva y en ella se describa y precise claramente el objeto de la exhibición.

g.        Certificación que no am para la verdad y la exactitud del contenido.- En las imágenes digitalizadas de los estados financieros, así como en sus anexos, obtenida a través del portal web institucional, constará una certificación que acredite el hecho de su presentación, sin que la Superintendencia de Compañías asuma responsabilidad por la verdad o exactitud del contenido de dichos documentos, ni su correspondencia con los respectivos originales, toda vez que tales documentos deben reposar en el archivo de la respectiva compañía.

h. Certificación de autenticidad.-  Previa verificación con el original que repose en el expediente de la compañía a la que se refiera la solicitud, por pedido escrito de terceros, administradores, liquidadores, supervisores, comisarios, jueces, tribunales, Ministerio Público, y para exhibición judicial de documentos, los Secretarios Generales, los Directores de Registro de Sociedades o los Delegados de los Secretarios Generales, podrán certificar como auténtica cualquier copia fotostática de un estado financiero relativo a dicha compañía.

i. Concesión de compulsas.-  La Superintendencia sin otro requisito, ex tenderá compulsas de las copias de las escrituras públicas que se le hayan remitido, únicamente cuando, previa certificación del Notario, se justifique que no se la ha podido obtener en la Notaría respectiva.

No obstante, la Superintendencia de Compañías, sin otro requisito ex tenderá compulsas de las copias de las escrituras públicas que reposen en su archivo, cuando las peticiones correspondientes esté n suscritas por uno o más de los funcionarios públicos de nivel jerárquico superior o asambleístas, o por el funcionario competente de la Secretaría Nacional de Transparencia de Gestión, o de la Defensoría del Pueblo.

Código de Seguridad

Todas las imágenes digitalizadas que el usuario obtenga ingresando al portal web institucional, contendrán un código de seguridad que por su naturaleza prestará el valor de certificación de autenticidad, el cual podrá ser verificado ingresando al referido portal web institucional, formalidad que hará innecesaria la exigencia de ser validada de otra forma.

 Cámara de Comercio de Quito

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