Información
y Certificados de la Superintendencia de Compañías

Mediante Resolución No.3 de la Superintendencia de Compañías,
publicada en el Registro Oficial 923 de 1 de abril de 2013, se establecieron
las disposiciones para la concesión de informaciones y certificaciones por parte
de la Superintendencia de Compañías, a las sociedades mercantiles, sucursales de
compañías y empresas extranjeras, las asociaciones que éstas formen y las
compañías holding que voluntariamente formen hubieren formado grupos empresariales,
sometidos a su control, vigilancia y fiscalización.

Solicitudes

Las solicitudes o peticiones de informaciones y
certificaciones que deban realizarse por escrito expresarán, de manera clara y
concreta, los datos o documentos a que se contrae su petitorio.

Cuando la solicitud sea oscura o genérica, se pedirá la
aclaración y concreción pertinentes para dar curso al requerimiento respectivo.

Los peticionarios de información no podrán exigir a la
Superintendencia que cree, evalúe, analice o produzca información de la que no
disponga.

Informaciones

De manera general, las informaciones podrán ser solicitadas
a través del portal web institucional de la Superintendencia de Compañías.

a)
Información
a terceros.-
La
Superintendencia mantendrá a disposición del público, el Directorio de Compañías
Activas a nivel nacional, a través del cual los usuarios tendrán acceso a
determinada información de las compañías:

i.
Número y fecha de resoluciones de actos
societarios.

ii.
Notaría y fecha en que se otorgaron escrituras
o protocolizaron documentos.

iii.
Datos relativos a inscripciones en el
Registro Mercantil.

iv.
Nómina de administradores o representantes
legales.

v.
Nómina de socios o accionistas, propietarios,
tenedores, beneficiarios, y todas aquellas personas que sean titulares de algún
derecho sobre acciones, participaciones, partes beneficiarias o cualquier otro
título societario.

vi.
Informes de administradores, de auditoria
externa y los informes de los comisarios.

Para acceder a las informaciones señaladas en el numeral
V, los terceros deberán cumplir los requisitos previstos en el artículo 6 de la
Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos.

b) Informacion a entidades del sector público.- La Superintendencia de Compañías está obligada
a conferir a las entidades del sector público que soliciten a través del portal
web institucional, una o más de las siguientes informaciones:

i. Las mencionadas
en el literal a).

ii. Una
relación histórica sobre la constitución de la compañía y de uno o más actos
societarios posteriores.

iii. Las normas
estatutarias relativas a la representación legal de la compañía.

iv. Los nombres
de las personas que, según los registros de la Superintendencia de Compañías,
aparecieren como administradores.

v. Los nombres
de los apoderados de las asociaciones sometidas al control institucional, así
como de los supervisores de las sociedades que, con sus acreedores, se hubieren
sometido a concordato.

c) Informacion a funcionarios públicos de
nivel jerárquico superior.-
El Superintendente de Compañías
podrá conferir a los representantes de los organismos o entidades previstos en
el Art. 225 de la Constitución, con carácter reservado, la información que se
concrete a los documentos señalados en los artículos 20 ó 23 de la Ley de Compañías,
o a los datos contenidos en ellos.

Así mismo cuando el Fiscal General, los Ministros
Fiscales Distritales, los Agentes Fiscales, los Jueces y Tribunales de la
República y Tribunales de Conciliación y Arbitraje, solicitaren por escrito se
les concederá, con el carácter de reservado, la información mencionada y la
relacionada con las resoluciones de intervención e informes del interventor o
interventores.

d) Informacion al Superintendente de Bancos
o su delegado.-
El Superintendente de Bancos o su Delegado
podrán solicitar al Superintendente de Compañías o su delegado, datos
concernientes a cualquier sociedad sujeta al control y vigilancia de esta
última Superintendencia de conformidad con lo prescrito en el artículo 197 de
la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero en concordancia con el
artículo 456 de la Ley de Compañías.

e) Informacion a asambleístas.- La
Superintendencia de Compañías está obligada a proporcionar información
documentaría a los asambleístas que la soliciten. En tal caso, lo hará en los
términos de los artículos 75 y más pertinentes de la Ley Orgánica de la Función
Legislativa, en el plazo de quince días.

f) Informacion al Presidente del Consejo
Nacional de Participación Ciudadana y Control Social, a la Secretaria Nacional
de Transparencia de Gestión y a la Defensoría del Pueblo.-

Cuando para verificar los fundamentos de los casos que se hayan sometido a investigación
de la Secretaría Nacional de Transparencia de Gestión, dicho organismo requiera
información a la Superintendencia de Compañías, ésta deberá proporcionarla que
corresponda.

Igual tratamiento se proporcionará a las solicitudes de
información que en el mismo sentido formule la Defensoría del Pueblo, la cual
será suministrada en un plazo máximo de ocho días, sin perjuicio de su eventual
extensión.

g) Informacion a administradores, liquidadores,
síndicos de la quiebra de compañías de comercio, supervisores y comisarios.-
Si se lo solicitare por escrito, la
Superintendencia de Compañías conferirá a quien apareciere en sus registros
como administrador, miembro del directorio o de otro órgano social equivalente,
liquidador, síndicos de la quiebra de las compañías de comercio, supervisores y
comisarios o integrantes del correspondiente órgano de fiscalización de una
determinada sociedad:

i. Información
relativa a la designación de interventor o interventores de la compañía
respectiva.

ii. Resolución
por la que se hubiere dispuesto la correspondiente intervención o el
levantamiento de la misma.

iii. Informes
presentados por el interventor.

iv. Documentos
que se señalan en los artículos 20 y 23 de la Ley de Compañías.

v. Informes jurídicos
generados en la Superintendencia de Compañías.

vi. Notificación
de transferencia de acciones y cesión de participaciones, efectuadas por el
representante legal de la compañía respectiva.

vii. Información
remitida por las sociedades extranjeras, socias de compañías nacionales.

Si el peticionario no apareciere como administrador, miembro
del directorio o de otro órgano social equivalente, liquidador, síndico de la
quiebra de las compañías de comercio, supervisor, comisario o integrante del
correspondiente órgano de fiscalización, no obstante serlo en realidad, deberá
acompañar a su solicitud el instrumento auténtico que acredite la calidad que
invoca.

Las informaciones solicitadas por los administradores y
liquidadores de las compañías serán concedidas siempre que la sociedad se
encuentre al día en el cumplimiento de obligaciones para con la
Superintendencia de Compañías y haya cumplido con su obligación de mantener
actualizada la dirección domiciliaria.

h) Informacion a socios y accionistas.-
Conforme al art.15 de la Ley de Compañías, el socio de la compañía de
responsabilidad limitada podrá solicitar al organismo de control cualquier
información referente a los documentos de la administración de la compañía de
que forme parte y que la Institución disponga en sus archivos.

El accionista de las compañías anónimas, en comandita por
acciones o de economía mixta, con el mismo fundamento legal, en ejercicio de su
derecho fundamental respecto a su calidad de accionista sólo tendrá derecho a
que se le confiera informaciones relativas a los balances generales, estado de
la cuenta de pérdidas y ganancias y memorias o informes de los administradores,
comisarios, y, cuando fuere del caso, los informes de los auditores externos y
peritos de la compañía respectiva. También lo tendrá para solicitar y obtener
informaciones concernientes a las actas de las juntas generales cuyas copias
reposen en el archivo institucional, e incluso para que se le conceda copia de
la notificación de la transferencia de acciones que hubiere recibido respecto a
la sociedad de que forme parte el peticionario.

Los socios y accionistas tendrán derecho a que se les
confiera: información actualizada de la conformación del elenco societario o
accionario, en su caso, de la compañía de la cual forman parte; de la copia de
los informes de los supervisores en los concursos preventivos; así como de los
informes de los delegados de la Institución a las juntas generales. Esta
información también se proporcionará, a los acreedores prendarios o
usufructuarios de acciones, que justifiquen instrumentalmente dicha calidad;
siempre que en uno y otro caso se disponga de tal información en los archivos
institucionales. En caso contrario, se dejará constancia del particular en la
respuesta.

Esta información será conferida y tratada con carácter de
reservado.

Certificaciones

La Superintendencia de Compañías podrá conceder las
certificaciones permitidas por la Constitución y la Ley, de acuerdo con el
Reglamento vigente.

a. Certificado de cumplimiento de
obligaciones.-
Los
certificados de cumplimiento de obligaciones de las compañías y de otras
entidades sometidas al control y vigilancia institucional, así como las copias
de estos documentos se otorgarán únicamente a través del portal web
institucional. Cualquier persona, podrá obtener un certificado en el que la
Superintendencia de Compañías acredite si la sociedad respectiva está o no al
día en el cumplimiento de sus obligaciones para con ella.

Si la compañía hubiere incumplido sus obligaciones para
con la Superintendencia en el certificado se indicarán los motivos de ese
incumplimiento, incluyendo la inobservancia de las obligaciones informativas
prescritas en los arts. 20 y 23 de la Ley de Compañías, la falta de
presentación de la documentación que las compañías extranjeras socias de las
compañías nacionales deben remitir a la Institución, el incumplimiento de las
relativas al pago de las contribuciones y multas, y las referentes a cualquier
acto societario posterior a la constitución previsto en el art. 33 de la ley,
que sin embargo de haber sido aprobado por la Institución, su trámite no
hubiere concluido por no haberse cumplido todas las formalidades dispuestas en
la respectiva resolución aprobatoria.

b. Certificaciones al cónyuge, a los
integrantes de las uniones estables y monogámicas y a los sucesores del socio o
accionista.-
La Superintendencia de Compañías podrá conferir
certificaciones al cónyuge, a los integrantes de las uniones estables y
monogámicas previstas en los arts. 68 de la Constitución y 222 y siguientes del
Código Civil, que documentadamente demuestren que el matrimonio o la referida
unión estable y monogámica existe bajo régimen de sociedad conyugal.

A sí mismo, a los sucesores del socio o accionista que
cumplan con las demostraciones instrumentales, se les podrá conferir copia
certificada de la documentación a la que tendría derecho el socio o accionista,
así como de los estados financieros presentados por la compañía respectiva.

Estas certificaciones serán conferidas y tratadas con
carácter de reservado.

c. Certificaciones a terceros.- La Superintendencia de Compañías estará
obligada a conferir a cualquier persona que lo solicite ingresando al portal
web institucional, la información y/o la imagen digitalizada de los documentos
relativos a la información a terceros mencionada anteriormente, según proceda.
Así mismo, se podrá solicitar por escrito cualquier otro documento no
puntualizado en el reglamento, siempre que no tenga el carácter de reservado.

Las copias certificadas de los informes jurídicos
generados por la institución se extenderán a quien demuestre interés directo en
los mismos, siempre que lo solicite por escrito y que en dicho informe no se
transcriba, refiera o comente información reservada que conste en un informe de
inspección o de control.

d. Certificaciones a Asambleístas, a la
Policía Nacional, a la Secretaria Nacional de Transparencia de Gestión y a la
Defensoría del Pueblo.-

La Superintendencia de Compañías conferirá a los asambleístas
peticionarios, a más de las copias certificadas que se indican previamente, la
información, y/o la imagen digitalizada de lo siguiente:

i. De los estados financieros y de los estado de
pérdidas y de ganancias de la compañía.

ii. De las
memorias e informes de administradores, comisarios y auditores externos.

iii. De las
comunicaciones de las transferencias de acciones o de cesión de participaciones,
que la Superintendencia de Compañías hubiere recibido de la sociedad
respectiva.

Lo dispuesto en esta norma se aplicará también a las
peticiones de certificaciones que dirija a la entidad la Policía Civil
Nacional, para efecto de las investigaciones dispuestas en la Ley de Control
del Consumo y Tráfico de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas. El mismo
tratamiento se dará a las solicitudes que la Defensoría del Pueblo formule a la
institución, conforme a lo dispuesto en el art. 21 de su Ley Orgánica.

e. Certificaciones a administradores,
liquidadores, supervisores y comisarios.-
Siempre que lo solicite por escrito, se
conferirá a la persona que apareciere en sus registros como representante
legal, presidente, miembro del directorio o de otro órgano social equivalente,
liquidador, supervisor o comisario de la compañía respectiva las
certificaciones mencionadas en el punto anterior, así como copias certificadas
o imagen digitalizada, de:

i. Conclusiones u observaciones que se hubieren extraído
de los informes de las inspecciones realizadas por la Superintendencia de
Compañías a la sociedad en que desempeñaren sus funciones.

ii. Informes jurídicos generados en la Superintendencia
de Compañías, así como los rendidos por los delegados de la institución a las
juntas generales

iii. Resoluciones de intervención o las de levantamiento
de la misma, así como el oficio en que se designe al interventor o
interventores de la compañía correspondiente y los informes del o los
interventores.

iv. Notificaciones de transferencias de acciones y cesión
de participaciones.

v. Documentación remitida por las sociedades extranjeras
socias de compañías nacionales.

Si el peticionario no constare como representante legal,
miembro integrante del directorio o de otro órgano social equivalente,
comisario o integrante del correspondiente órgano de fiscalización, no obstante
serlo en realidad, deberá acompañar a su solicitud el instrumento auténtico que
acredite la calidad que invoca.

Las certificaciones antedichas solamente podrán
conferirse a los administradores de las compañías siempre que tales compañías
se encuentren al día en el cumplimiento de obligaciones para con la
Superintendencia de Compañías.

f. Certificaciones a jueces, tribunales y al
Ministerio Publico.-

Siempre que lo soliciten, el Superintendente conferirá a los Fiscales y
a los jueces y tribunales, incluidos los Tribunales de Conciliación y
Arbitraje, copias certificadas de las resoluciones de intervención e informes
del interventor o interventores, así como los documentos a los que se refieren
los artículos 20 y 23 de la Ley de Compañías.

A instancia de cualquier juez o tribunal y del Ministerio
Público, la Superintendencia de Compañías conferirá copias certificadas de las
conclusiones ex traídas de los informes que se deriven de las inspecciones que
haya realizado la entidad a la compañía que se precise en sus solicitudes.

Exhibición judicial de documentos.- La Superintendencia de Compañías deberá
exhibir los documentos existentes en sus archivos a los fiscales, jueces y
tribunales de la República que lo soliciten, siempre que el pedido conste en la
providencia respectiva y en ella se describa y precise claramente el objeto de
la exhibición.

g. Certificación que no am para la verdad y
la exactitud del contenido.-
En las imágenes
digitalizadas de los estados financieros, así como en sus anexos, obtenida a
través del portal web institucional, constará una certificación que acredite el
hecho de su presentación, sin que la Superintendencia de Compañías asuma
responsabilidad por la verdad o exactitud del contenido de dichos documentos,
ni su correspondencia con los respectivos originales, toda vez que tales
documentos deben reposar en el archivo de la respectiva compañía.

h.
Certificación de autenticidad.-
Previa verificación con el original que
repose en el expediente de la compañía a la que se refiera la solicitud, por
pedido escrito de terceros, administradores, liquidadores, supervisores,
comisarios, jueces, tribunales, Ministerio Público, y para exhibición judicial
de documentos, los Secretarios Generales, los Directores de Registro de
Sociedades o los Delegados de los Secretarios Generales, podrán certificar como
auténtica cualquier copia fotostática de un estado financiero relativo a dicha
compañía.

i.
Concesión de compulsas.-

La Superintendencia sin otro requisito, ex tenderá compulsas de las
copias de las escrituras públicas que se le hayan remitido, únicamente cuando,
previa certificación del Notario, se justifique que no se la ha podido obtener
en la Notaría respectiva.

No obstante, la Superintendencia de Compañías, sin otro
requisito ex tenderá compulsas de las copias de las escrituras públicas que
reposen en su archivo, cuando las peticiones correspondientes esté n suscritas
por uno o más de los funcionarios públicos de nivel jerárquico superior o
asambleístas, o por el funcionario competente de la Secretaría Nacional de
Transparencia de Gestión, o de la Defensoría del Pueblo.

Código
de Seguridad

Todas las imágenes digitalizadas que el usuario obtenga
ingresando al portal web institucional, contendrán un código de seguridad que
por su naturaleza prestará el valor de certificación de autenticidad, el cual
podrá ser verificado ingresando al referido portal web institucional,
formalidad que hará innecesaria la exigencia de ser validada de otra forma.

Cámara de Comercio de Quito

CCQ