Autor: Ab. Paúl Arellano
Una de las principales funciones del notario es el de dar fe pública de los actos, acuerdos y contratos que solemniza con su presencia, los mismos que está en la obligación de guardarlos ordenadamente y custodiarlos a fin de garantizar su perdurabilidad en el tiempo y dotarles de seguridad jurídica, sin embargo muy pocos conocen los diferentes libros y archivos que se encuentran a cargo del notario, los cuales los analizamos a continuación:
- ARCHIVAR MINUTAS POR DOS AÑOS.
- FORMAR LOS LIBROS: PROTOCOLO, DILIGENCIAS, CERTIFICACIONES. OTROS Y ARRENDAMIENTOS.
Para formar el libro de protocolo y archivo de minutas se estará a lo que expresa la Ley Notarial.
Para formar los libros: diligencias, certificaciones, otros y arrendamientos, debemos aplicar la Resolución 216-2017 y las Directrices expedidas por el Consejo de la Judicatura, que en su Art. 4. Establece: El Sistema Informático Notarial tiene como objeto:
- a) Permitir el registro, control y verificación de la información de los actos, contratos, certificaciones, inscripciones y diligencias notariales generadas en cada una de las notarías en su celebración y otorgamiento; los mismos que constan en los libros de protocolo, diligencias, inscripción de arrendamientos, certificaciones, en el de otros actos notariales y demás libros que prevea la ley;
En este artículo aparte de determinar el objeto de este reglamento, vemos la introducción de los libros a cargo de los notarios, que no están establecidos en la Ley, pero que se introducen en el Sistema Informático Notarial como son los libros de: diligencias, inscripción de arrendamientos, certificaciones, y el de otros actos notariales.
La Ley Notarial solo establece la obligación del libro de PROTOCOLO, su forma, estructura y organización; y al referirse a las diligencias establece que debe llevarse una síntesis de las diligencias practicadas diariamente, lo que evidencia una falta de compatibilidad entre la norma especial y el reglamento.
Protocolo
Es el archivo más importante cuya organización y custodia se encuentra a cargo del notario, razón por la cual es importante conocer lo siguiente:
Contenido
El Artículo. 22 establece “Los protocolos se forman anualmente con las escrituras matrices y los documentos públicos o privados que el notario autoriza e incorpora por mandato de la Ley o por orden de autoridad competente o a petición de los interesados.
Los protocolos pertenecen al Estado. Los notarios los conservarán en su poder como archiveros de los mismos y bajo su responsabilidad”.
Conformación
El Artículo. 23 dispone que “Los protocolos se formarán anualmente y se dividirán en libros o tomos mensuales o de quinientas fojas cada uno, debiendo observarse los requisitos siguientes:
1) Las fojas estarán numeradas a máquina o manualmente; (número secuencial)
2) Se observará rigurosamente el orden cronológico de modo que una escritura de fecha posterior no preceda a otra de fecha anterior;
3) A continuación de una escritura seguirá la que le corresponde de acuerdo con el respectivo orden numérico que debe tener cada escritura;
4) Todo el texto de una escritura será de un mismo tipo de letra;
5) Las fojas de una escritura serán rubricadas por el notario en el anverso y el reverso; y,
6) Las minutas presentadas para ser elevadas a escrituras públicas, deberán ser parte de un archivo especial mantenido por dos años que llevarán los notarios una vez autorizada la escritura pública respectiva
Comentario:
De este artículo es importante resaltar el hecho del orden cronológico que en la práctica debe guardar relación con el extracto que es generado por el Sistema Informático Notarial, por otra parte la conservación de las minutas,
El Artículo 24 establece: “Cada protocolo tendrá al fin un índice alfabético de los apellidos de los otorgantes con la correspondencia al folio en que principien las respectivas escrituras y la determinación del objeto sobre que versen.”
Comentario:
Con la implementación del sistema informático notarial, la generación del índice es automática, y permite la descarga en formato PDF y Excel, es decir es un índice digital, que contiene varios datos e información que incluye el número de protocolo, cuantía, otorgantes, número de factura, etcétera.
Adicionalmente con el número secuencial se puede verificar en la página web del Consejo de la Judicatura la existencia del protocolo, diligencia, inscripción o certificación.
Testamentos
Respecto a los Testamentos, es importante conocer que se debe incorporar al protocolo cuando se trate de testamentos abiertos o testamentos cerrados, para esto debemos revisar el Artículo. 25 que establece: “Los testamentos abiertos que autoricen los notarios formarán parte del protocolo y de las cubiertas de los cerrados se dejará en el una copia firmada por el testador, los testigos y el notario, en el acto mismo del otorgamiento”.
Comentario:
Es importante respecto a los testamentos cerrados también tomar nota en la copia de la cubierta que se incluye en el protocolo, si el testamento cerrado se deja en custodia del notario, o este queda en custodia del testador.
Por otra parte respecto a los testamentos abiertos, la obligación de no dar a conocer el contenido de las disposiciones testamentarias a terceros mientras el testador viva, salvo al mismo testador.
Libro de diligencias.
Está compuesto por aquellas diligencias que no forman parte del protocolo, y constan en el Artículo 18 de la Ley Notarial, las principales son:
Reconocimientos o Autenticación de Firmas
Se generará un acta original, la misma que reposará en el libro de Diligencias de la notaría, a más de la entregada al usuario.
Para el caso de la autenticación de firmas se solicitará dos originales de los documentos que requiere la autenticación, de los cuales el uno reposará en el libro de Diligencias de la notaría y el otro será entregado al usuario.
En los casos que exista un solo documento original, deberá incorporarse la copia del documento autenticado junto con un ejemplar del acta.
Formalización del Libro Diligencias en el Sistema Informático Notarial
El ingreso del número de fojas por acto, en el libro de Diligencias, se lo debe realizar en el Sistema Informático Notarial, con su respectiva formalización en un plazo máximo de 45 días.
Archivo
El archivo del Libro de Diligencias se lo realizará en tomos mensuales o de 500 fojas que como norma mínima de conservación de los documentos contenidos deberán encontrarse encuadernados permitiendo un adecuado manejo en la gestión notarial.
Las diligencias deben mantener el siguiente orden
- a) Como primera foja, el Acta o Razón de la certificación generada por el Sistema Informático Notarial, debidamente firmada por el notario en original y en el caso de los reconocimientos de firmas, también por las partes.
- b) Documentos que acrediten la diligencia. Todas las diligencias serán ordenadas conforme el código numérico secuencial del Sistema Informático Notarial.”
Libro de contratos de arrendamiento
Procedimiento
Tres ejemplares originales, y copias a color de los documentos que justifiquen la calidad de los comparecientes como son copias de cédulas de ciudadanía, de papeletas de votación, y de ser el caso nombramientos, Registro Único de Contribuyentes, poder, etcétera.
Una vez recibidos los documentos por el notario, procede a la revisión de los mismos, y de estar en orden y completa la documentación, procede a la inscripción, para lo cual ingresa los datos al Sistema Informático Notarial, se imprime el acta que contiene la razón de inscripción, que debe ser firmada por el peticionario y el notario, conforme la disposición notificada el 26 de septiembre de 2016 por parte del Doctor Hernán Calisto M., Director Provincial del Consejo de la Judicatura de Pichincha, en la que se puso en su conocimiento las directrices de cumplimiento obligatorio para la Gestión del Sistema Notarial.
Libro de certificaciones
Es importante para los notarios conocer las directrices del Consejo de la Judicatura referente a las certificaciones electrónicas y que lo transcribimos a continuación
Manual de Usuario de Certificaciones Electrónicas.
La Subdirección Nacional de Gestión del Sistema Notarial, el día martes 05 de diciembre de 2017, notificó a los notarios del país:
Considerando la reforma realizada a la Ley Notarial el 28 de diciembre de 2016, publicada el 30 de diciembre de 2016 en el Registro Oficial N°913, que entre otras disposiciones incrementó las modalidades para las certificaciones de documentos, el Consejo de la Judicatura reformó el Reglamento del Sistema Notarial Integral de la Función Judicial mediante Resolución 004-2017 de 10 de enero de 2017.
Al existir legislación respecto a la protección de datos privados, deberá tenerse especial atención al momento de realizar este tipo de certificaciones para no vulnerar derechos establecidos, ni contravenir disposiciones en la normativa más adelante expuesta:
- Constitución de la República del Ecuador (Artículo 66 numeral 19)
- Código Orgánico Integral Penal (Artículo178)
- Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de datos (Artículo9)
- Ley Orgánica de Comunicación (Artículo31)
- Ley Orgánica de Garantías Jurisdiccionales y Control Constitucional (Artículo49)
- CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS MATERIALIZADOS DESDE PÁGINA WEB O DE CUALQUIER SOPORTE ELECTRÓNICO
CERTIFICACIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS DESMATERIALIZADOS
- CERTIFICACIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTO ELECTRÓNICO
ORIGINAL
Libro de otros.
La creación del libro OTROS tiene como objetivo registrar el otorgamiento de copias de archivo de PROTOCOLOS y ARRENDAMIENTO, por lo tanto únicamente deberá incorporarse el extracto original generado en el SISTEMA INFORMÁTICO NOTARIAL y firmado por el notario.
El extracto generado por las razones marginales deberá incorporarse en original y firmado por el notario.
Adicionalmente a estos libros de soporte físico o papel, debe implementarse un archivo digital de los documentos electrónicos firmados electrónicamente.
Con las últimas reformas introducidas por la Ley Orgánica de Apoyo Humanitario y las Reformas introducida por la Ley reformatoria al Código Orgánico de la Función Judicial es necesaria la creación de libros o archivos electrónicos o digitales.
Espero que este artículo les haya sido de utilidad.