Administración Básica de Personal

Jueves, 24 de noviembre de 2005

 

Dr. Manuel Posso Zumárraga

ESTE ARTÍCULO ESTÁ ENFOCADO y destinado a las personas que necesitan saber algo más acerca del comportamiento humano en las Organizaciones, es decir sin mirar si son empresas públicas o privadas, de servicios o de producción. Con éste referente, se trata de sacar un mayor aprovechamiento del principal capital en su empresa o institución, "el Hombre" y el mejoramiento continuo de los procesos y su racionalización de operaciones.

Son los seres humanos los que hacen que una organización triunfe o fracase y por tanto el objetivo principal de la Administración básica de personal es potenciar la concepción del recurso humano como función directiva, facilitando a los interesados herramientas específicas que permitan identificar las diferentes dimensiones de gestión en el área de recursos humanos.

La Función de los Recursos Humanos

Es muy conocido que para formular todo proyecto de contenido técnico, jurídico, social, económico, o de cualquier otro carácter, empieza por un diagnóstico de la Organización, es fijarse objetivos concisos, medibles hacia donde quiere llegar su Organización, es Planificar; es decir, fijarse metas cuantificables, formularse estrategias y aplicar correctamente las operaciones administrativas a través del recurso más valioso que tiene una Organización "el Recurso Humano", que ayude a proyectar políticas de personal que permitan el desarrollo, la transformación, el crecimiento y en especial el cambio de actitudes en el manejo del personal de tu Organización.

Con esta óptica para formar una Institución triunfadora, la Organización básica de personal empieza por definir la clase de cultura reorganizacional que queremos, hacia donde queremos llegar con nuestros objetivos, los obstáculos y los retos que debemos enfrentar; es en general, analizar nuestras fortalezas, nuestras oportunidades, nuestras debilidades y nuestras amenazas (FODA), estableciendo un modelo de comunicación que rompa esquemas tradicionales en el manejo de personal (emisor-receptor, trabajador-empleador) que hagan desaparecer la barrera imaginaria que divide al manejo de personal entre patronos y trabajadores.

Objetivos de la Organización (Empresas Públicas y/o Privadas)

Toda Organización sea de producción o de servicios persigue producir y elevar la calidad de vida de sus trabajadores.

Meta.- Es el incrementar la producción o el servicio al usuario en función de la demanda del mercado en porcentajes superiores a los planificados y/o presupuestados en un periódico o ciclo inmediatamente anterior al ejecutado.

Estrategia.- Es un "Cómo" de una Organización, es decir la implantación de programas para incrementar la producción o mejorar el servicio, desarrollando procesos de Círculos de Calidad Total, Reingeniería de procesos, contratación por fuera, mecanización de la empresa y lo que es más importante, la capacitación masiva del recurso humano.

Programación.- Son las actividades específicas para lograr una mejor producción y el mejoramiento continuo del servicio en un lapso o período del tiempo en un sector o área de la Empresa o Institución.

Clases de Organización:

Entre las clases de Organización tenemos: Formal, Informal y Real.

Estructura Formal de una Empresa

Toda Organización sin interesar su naturaleza jurídica, o sus objetivos, sea pública o privada se clasifica en Lineal, Funcional y por Comités.
1.- Organización Lineal.- Se enmarca en aquellas organizaciones técnicas en las que no existe diversificación de funciones por la escasa organización del trabajo, funciona en las llamadas microempresas, en organizaciones verticales como las del Ejército, el Clero, etc.
2.- Organización Funcional.- A medida que la Empresa o Institución va creciendo y se mejoran los sistemas de información se permite una descentralización en la toma de decisiones bajo los principios administrativos de unidad de dirección y unidad de mando.
3.- Organizaciones por Comités.- Son un complemento de la organización funcional, con la intervención de los denominados Comités de Gestión con nivel Asesor, generalmente integrados por las cúpulas de la Organización en donde abiertamente se conocen, discuten y resuelven los problemas a través de la aplicación de instrumentos o directrices administrativas emanados por los órganos colegiados.

¿ Qué se entiende por Organización ?

Es la disposición, arreglo, orden con una finalidad, es decir, es el conjunto de elementos personales y/o ideales que implican la existencia de planes, programas, estrategias y la adecuación a ellos en el desenvolvimiento armónico de la Empresa o Institución.

Organigrama Estructural

Es la sinopsis, (dibujo) esquema de la organización de la empresa entidad o una tarea específica que señala la distribución de los cuadros administrativos por áreas de gestión.

Organigrama Posicional

Es la distribución específica de las jerarquías o categorías de puestos desempeñados por el personal directivo, ejecutivo u operacional de una Empresa o Entidad (Jefe de Personal de Contabilidad Técnico en Servicios de Producción, Director Administrativo, Financiero. etc.).

Orgánico Funcional

Detalla la relación de autoridad y dependencia entre cada una de las unidades administrativas así como sus funciones principales.

Manual de cargos

Es una descripción de la relación de autoridad y dependencia entre cargos de igual o diferente nivel, es decir define el perfil del puesto que la Entidad o Empresa requiere para cumplir sus objetivos y metas.

Factores que se aplican para la Clasificación de un Puesto

Los puestos o cargos se clasifican por el grado de responsabilidad y afinidad de funciones. El clasificador de puestos es una herramienta básica imprescindible sobre todo en la empresa privada para la administración eficiente del recurso humano que se quisiera incorporar a la Empresa o Institución.

Descripción de Factores

El perfil de un Cargo o Puesto de Trabajo, se selecciona o se clasifica atendiendo a los potenciales factores del aspirante en cuanto a educación, grado de experiencia, relaciones personales, grado de supervisión que ejerza y otras cualidades exigibles por cada empresa o entidad.

1.- Educación.- Este factor se refiere al grado de formación académica del aspirante necesaria para desempeñar con propiedad el cargo (Educación Primaria, media, superior y/o capacitación adicional).

2.- Experiencia.- Se refiere a la experiencia relacionada con el puesto que se supone capacita a una persona para en adición a los estudios académicos desempeñarlo eficientemente.

3.- Supervisión Ejercida.- Es la calidad o grado de supervisión o control que se ejerce sobre los trabajadores o funcionarios en una empresa o entidad.

4.- Relaciones Personales.- Se refiere a los contratos o comunicaciones que debe mantener el empleador o funcionario con sus compañeros, con el público usuario del servicio o de producción, respetando el nivel jerárquico de la empresa o institución.

5.- Cualidades Exigibles.- Este factor sirve para medir el grado de dificultad del pueblo o cargo y se refiere a iniciativa personal, donde mando, criterio, juicio, raciocinio, presentación, seguridad, habilidad para la toma de decisiones, personalidad definida, etc.

Los Procesos de Selección de Personal

Una vez que se ha realizado la planificación de la unidad, de haber conocido las necesidades de personal, la disponibilidad de recursos para la contratación, la verificación de las vacantes, etc, se inicia el verdadero proceso de selección de personal que no es otra cosa que ubicar a la persona más adecuada para el desempeño de un cargo, cuyo perfil mejor se ajuste al puesto vacante, o que se vaya a reubicar.

Etapas:

Este proceso de selección tiene cinco etapas a saber:

1ra: El reclutamiento.- Es la captación del mayor número de candidatos según el requerimiento o demanda que la empresa haya efectuado por diferentes medios (Prensa) captación que se lo realizará en el mercado de recursos humanos de la misma empresa o Institución o en el mercado de trabajo externo.

2da: Selección.- Es la instancia que nos permite determinar cuál es el candidato más idóneo, cumpliendo sub-etapas como la recopilación de carpetas de los aspirantes al cargo, la calificación, utilizando los factores previamente elaborados del puesto,y las pruebas de conocimiento y aptitud que usualmente son diseñados en formularios tipo en los que se consignan los datos del aspirante, la motivación que tiene el aspirante para efectuar su aplicación en la Empresa, su experiencia de trabajo en organizaciones afines, su estructura familiar, las expectativas que tienen de la Empresa o Entidad, la remuneración que espera, las destrezas y habilidades del candidato al cargo, etc. (Sin que esta guía de solicitud o entrevista sea una receta rígida, los requisitos dependen del grado de complejidad de la Empresa o del cargo solicitado".

3ra: La Inducción del Recurso Humano.- La inducción se refiere a la aceptación que la Empresa debe dar al aspirante al cargo, es decir proporcionarle el mayor grado de información sobre los objetivos de la empresa o Institución, su infraestructura física, de servicios o de producción administrativa, de personal, es decir en otras palabras ofrecerle el ambiente de Bienvenida al trabajador.

4ta: Evaluación del Desempeño.- Es la estimación o apreciación del desempeño del trabajo no de la persona; es decir al cargo a contratarse (Jefe de Personal, Secretaría, Consultor) etc, estimación que se lo evalúa otorgando un porcentaje de calificación a los factores de educación, experiencia relaciones personales, supervisión que ejerza, y otras cualidades que se exigen para cada cargo y/o aspirante.

5ta: Capacitación del Recurso Humano.- En términos generales se refiere a cualquier aleccionamiento o aprendizaje para algo positivo y en tratándose del recurso humano de una empresa o entidad a los estudios o prácticas para superar al nivel de conocimientos, la aptitud y técnica o la habilidad ejecutiva, que en lo individual se reflejará en una mejora de sus ingresos (sueldo o salario) o bajo la configuración de otro incentivo de carácter económico y/o social (especie) que tiene como finalidad determinar el impuesto a una mayor productividad, la eficiente atención en el servicio al usuario y lo que es más importante la capacitación y la superación del principal capital de una empresa o entidad en un enfoque de mejoramiento continuo.
"La capacitación es entonces una inversión para la empresa o entidad y un reconocimiento a la superación para el trabajador".

NOTA: Los criterios vertidos en este artículo, no necesariamente son reglas o recetas inamovibles, su aplicación y aprovechamiento dependen del buen criterio o juicio del Administrador de una empresa o Institución.

FUENTE: (SECAP)

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