Administración del Señor Ec. Rafael Correa
Delgado
Presidente Constitucional de la República del
Ecuador
Lunes 06
de Julio de 2015 – R. O. No. 537
SUMARIO
Procuraduría General del Estado:
Ejecutivo:
Resoluciones
015 Apruébese el ?Manual de Administración,
Conservación y Custodia de Documentos
016 Díctese el Reglamento de Administración y
Custodia del Fondo Documental
Gobiernos Autónomos Descentralizados:
Ordenanzas
–
Cantón Pasaje: De adscripción del
Cuerpo de Bomberos de Pasaje al GADMP
–
Cantón Pasaje: De Constitución,
Organización y Funcionamiento de la Empresa Pública de Agua, Alcantarillado y
Aseo de Pasaje ?AGUAPAS EP?
002-2015 Cantón Simón Bolívar: Para la
aprobación de la actualización del Plan de Desarrollo y de Ordenamiento Territorial
del GADMCSB 2014-2019
CONTENIDO
Dr.
Diego García Carrión
PROCURADOR
GENERAL DEL ESTADO
Considerando:
Que,
de conformidad con lo previsto en la letra k) del artículo 3 de la Ley Orgánica
de la Procuraduría General del Estado, corresponde al Procurador General del
Estado: ?Expedir reglamentos, acuerdos, resoluciones e instructivos de carácter
general y particular, dentro del ámbito de su competencia?;
Que,
mediante Resolución No. 094 de 10 de octubre de 2013, publicada en el Registro Oficial Edición Especial No. 63 de
29 de octubre de 2013, se expidió el Reglamento Orgánico Funcional de
la Procuraduría General del Estado, que fue reformado mediante Resolución No.
115 de 13 de marzo de 2014, publicada en el Registro Oficial No. 217 de 2 de Abril de 2014;
Que,
mediante Resolución No. 127 de 28 de julio de 2014, publicada en el Registro Oficial Edición Especial No. 198 de 27 de octubre de
2014, se puso en vigencia el Estatuto Orgánico de Gestión por Procesos
de la Procuraduría General del Estado;
Que,
mediante Resolución No. 108 de 6 de mayo de 2010, el Procurador General del Estado aprobó el Manual
de Administración y Custodia de Documentos de la Procuraduría General del
Estado;
Que,
la Procuraduría General del Estado cuenta en sus dependencias con información
sensible, que debe ser manejada en forma técnica y sistematizada, aprovechando
la tecnología existente, que ayude a la organización, inventario y depuración
de los archivos, dentro de un proceso de mejoramiento continuo y actualización
permanente;
Que,
para el funcionamiento eficaz de la Procuraduría General del Estado, es
necesario establecer procedimientos para la administración y custodia de su
fondo documental, debiéndose contar para ello con una herramienta que permita
la consecución de esos fines; en consecuencia,
En uso
de la atribuciones conferidas por la Ley;
Resuelve:
Art.
1.- Aprobar el ?Manual de Administración, Conservación y Custodia de Documentos
de la Procuraduría General del Estado?, que consta como documento adjunto a
esta resolución.
Art.
2.- Deróguese la Resolución No. 108 de 6 de mayo de 2010.
Art.
3.- La presente Resolución entrará en vigencia a partir de esta fecha, sin
perjuicio de su publicación en el Registro
Oficial ; de su ejecución, encárguese el Secretario General de la Procuraduría
General del Estado. Dado en la ciudad de San Francisco de Quito, D. M., a 3 de junio
de 2015.
f.)
Dr. Diego García Carrión, Procurador General del Estado.
Esta
copia es igual al documento que reposa en el Archivo de la Secretaría General y
al cual me remito en caso necesario. Lo certifico.- Fecha: 8 de junio de 2015.-
f.) Dra. Lina Rosa Silva, Secretaria General, Procuraduría General del Estado.
MANUAL
DE ADMINISTRACIÓN,
CONSERVACIÓN
Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS
DE LA
PROCURADURÍA GENERAL DEL ESTADO
La
Secretaría General, es coordinadora, administradora y custodio del fondo
documental que contiene la información de la Institución
INTRODUCCIÓN
La
Procuraduría General del Estado, desde su creación en 1928 asumió un papel
protagónico en la vida jurídica del país, pues primordialmente se le entregó el
patrocinio del Estado y paralelamente la asesoría legal. En nuestros días,
frente a los cambios que se han producido en la legislación ecuatoriana a
partir de la emisión de la nueva Constitución de la República del Ecuador,
publicada en el Registro Oficial No. 449
de 20 de octubre de 2008, así como la creación y reforma de otras disposiciones legales y normativas, asume
nuevos retos y funciones como son: La representación judicial del Estado; el
patrocinio del Estado y de sus instituciones; el asesoramiento legal y la absolución
de las consultas jurídicas a los organismos y entidades del sector público con
carácter vinculante, sobre la inteligencia o aplicación de la ley, en aquellos
temas en que la Constitución o la ley no otorguen de los actos y contratos que
suscriban los organismos y entidades del sector público.
La
Procuraduría General del Estado, tiene bajo su responsabilidad el manejo de
documentación vinculada directamente con el sustento legal del Estado, acervo documental
que debe ser manejado bajo criterios técnicos y uniformes.
El
presente Manual de Administración y Custodia de Documentos, es concordante con
el marco normativo vigente y está diseñado bajo principios administrativos, disposiciones
legales y normativa técnica pertinente.
Dr.
Diego García Carrión, Procurador General del Estado.
PRESENTACIÓN
La
Procuraduría General del Estado cuenta en sus dependencias con información
sensible que debe ser manejada en forma técnica y sistematizada.
Para
ello se procedió a:
Revisar
la organización y el inventario de la documentación existente en los distintos
archivos, aplicando criterios técnicos para una adecuada clasificación,
ordenamiento e identificación de dicha documentación;
Revisar
los sistemas para registrar y procesar la información básica de cada fondo
documental; y,
Revisar
y depurar el proceso, subprocesos e instructivos que se aplican en cada una de
las actividades que ejecutan las secretarías institucionales.
Aprovechando
la tecnología existente y los procedimientos establecidos, que conllevan
diferentes tipos de consulta, se accede en forma ágil y oportuna a la
información procesada, que constituye el fondo documental de la Institución.
Se
pretende un manual claro y sencillo que sirva de soporte para la organización,
inventariado, depuración y custodia de los archivos, el mismo que debe ser el
inicio de un proceso de mejoramiento y actualización permanente que conseguirá el
perfeccionamiento de esta herramienta administrativa y con ello la mejora de
los niveles de atención a los usuarios.
NORMATIVA
QUE SUSTENTA EL PRESENTE MANUAL
Constitución
de la República, Registro Oficial Nro.
449 de 20 de octubre de 2008.
Ley
del Sistema Nacional de Archivos. Registro Oficial Nro. 265, de de Junio de 1982.
Reglamento
a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Registro Oficial Nro. 517 de 20 de junio de 1983. Reforma:
Decreto Ejecutivo 1346 publicado en el Registro Oficial Nro. 830 de 14 de noviembre de 2012.
Instructivo
para la Digitalización de Archivos de los Registros de Datos Públicos. Resolución
de la DINARDAP 114; Registro Oficial Nro. 724 de 14 de junio de 2012; reforma: R.O.
Suplemento 100 de 14 de octubre de 2013.
Reglamento
Interno del Archivo Intermedio ?Archivo General de la Administración?. Registro
Oficial Nro.1 del 11 de agosto de 1992.
Instructivo
de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos. Registro Oficial Nro. 67 del 25 de julio de 2005.
Ley
Orgánica de la Procuraduría General del Estado. Registro Oficial Nro. 312, de 13 de Abril del 2004; reforma
publicada en el Registro Oficial Nro.
154 de 3 de enero de 2014.
Estatuto
Orgánico de Gestión por Procesos de la Procuraduría General del Estado. Registro
Oficial Nro. 198, de 27 de octubre de
2014.
Reglamento
Orgánico Funcional. Registro Oficial Suplemento
Nro. 63, de 29 de octubre 2013; reforma Registro Oficial Nro. 217 de 2 abril de 2014.
Ley
Orgánica de Transparencia y Acceso a la información Pública. Registro Oficial 337 del 18 de mayo del 2004.
Reglamento
de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la información Pública. Decreto
Ejecutivo No. 2471; Registro Oficial Nro. 507, del 19 de Enero del 2005; reforma
Decreto Ejecutivo 163, Registro Oficial Nro. 33 de 7 de junio de 2005.
Reglamento
General de Bienes del Sector Público. Acuerdo de la Contraloría General del
Estado No. 25; Registro Oficial Nro. 378
de 17 de octubre de 2006; reformas: Acuerdo de la Contraloría General del
Estado No. 37, publicado en Registro Oficial
Suplemento Nro. 287 de 11 de Julio del 2014 y, Acuerdo de la Contraloría
General del Estado Nro. 44, publicado en Registro Oficial Suplemento Nro. 317 de 22 de Agosto del 2014.
Normas
Técnicas del Control Interno, Acuerdo de la Contraloría General del Estado No
39-CG, Registro Oficial Suplemento 87 de
14 de diciembre de 2009, última modificación R.O. 178 de 6 de febrero de 2014 Acuerdo
No. 006 CG-2014 Instructivo para la
entrega y recepción de documentación, información y archivos a cargo de los
funcionarios, servidores y trabajadores de la Procuraduría General del Estado. Resolución
Nro. 125; Registro Oficial Nro. 284 de
22 de septiembre de 2010.
Reglamento
para la Elaboración Manejo y Custodia de cierta documentación Oficial ,
publicado en el Registro Oficial Nro.
478 de 30 de marzo de 1954.
MANUAL
DE ADMINISTRACIÓN,
CONSERVACIÓN
Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS
DE LA
PROCURADURÍA GENERAL DEL ESTADO
CAPÍTULO
I
ASPECTOS
GENERALES
1.
OBJETO.-
El
presente Manual tiene por objeto establecer los procedimientos idóneos a fin de
que, el ingreso, tramitación, direccionamiento, producción y organización de
los documentos institucionales, se ejecuten bajo normas y criterios técnicos
uniformes, que permitan la sistematización de las actividades de
administración, custodia y archivo de documentos.
2.
ALCANCE.-
Las
áreas de acción encargadas de los procesos y procedimientos de la
administración, archivo y custodia de documentos son: la Secretaría General,
Unidad de Documentación y Archivo, Secretaría de la Regional 1 y las
Direcciones Regionales y Oficinas Provinciales.
Este
subproceso tiene dos fases diferenciadas:
La
primera fase inicia con la recepción en ventanilla y verificación de la
documentación presentada por el usuario, cumplido con lo cual se procede a la elaboración
de la hoja de ruta, digitalización de la documentación, búsqueda de
antecedentes, de ser el caso, direccionamiento a una de las Unidades Administrativas
de la Institución y concluye con el descargo en el libro correspondiente.
Aquellas Direcciones que reciban documentación en forma directa, (discos
compactos, correos electrónicos u otros) tienen la obligación de enviar a la
unidad de documentación y archivo para que la documentación sea ingresada y
digitalizada, a excepción de aquellas unidades que por la especialidad del
trabajo administran y custodian sus propios archivos y que están citadas en el
Art. 16 del Reglamento de Administración y Custodia del Fondo Documental de la
Procuraduría General del Estado.
La
segunda fase comienza con la recepción de la documentación o respuesta generada
por la Unidad Administrativa pertinente, se verifica que haya cumplido con
todos los requisitos formales, se remite al usuario (por medio de un Courier),
se crean las claves de correspondencia,
se procesa la hoja de ruta y se culmina el proceso con el archivo respectivo.
3.
RESPONSABLES.-
Como
actores del proceso de administración y custodia de documentos y archivos de la
Procuraduría General del Estado, son responsables todos los funcionarios y
servidores que bajo cualquier régimen laboral presten servicios en la Procuraduría
General del Estado.
4.
POLÍTICAS.-
Atención
a los usuarios: La atención a los usuarios internos y externos será con
agilidad, transparencia, calidad y calidez.
Técnica
de archivo: Para el archivo del fondo documental se utilizará el sistema
alfanumérico y cronológico.
Recepción
de documentos: Tanto la recepción de comunicaciones Oficial es dirigidas a la
Procuraduría General del Estado, como los oficios generados en las distintas
unidades administrativas para su respectivo despacho, se las receptará en el
horario de 8:30 a 17:00.
Entrega
de documentación por ventanilla: La entrega de comunicaciones Oficial es a los
requirentes se lo hará previa la presentación de la credencial que le identifique
como servidor de la entidad a la que se dirige la documentación. En caso de que
el destinatario sea una persona natural, presentará la cédula de identidad o ciudadanía,
pasaporte o licencia de conducir.
Acta
de entrega recepción de documentos: Cuando exista un cambio administrativo o
separación de la institución por cualquier motivo, incluyendo los casos de
comisión de servicios, el servidor firmará el acta de entrega recepción
pertinente, para precautelar la custodia de los documentos.
Obligatoriedad
en la atención de trámites: Cada Unidad Administrativa está en la obligación de
tener conocimiento de los trámites que son de su competencia y preparar las
respuestas correspondientes.
Conservación
de documentos y de la información: La conservación es un conjunto de técnicas,
tratamientos y procedimientos de cualquier naturaleza, preventivos o curativos
que tienen por objeto garantizar la durabilidad de los soportes documentales y
la salvaguarda de la información en ellos contenida; por lo tanto, la
institución está obligada a establecer programas de seguridad para proteger y
conservar los documentos de las Unidades archivísticas, para lo cual incorporará
tecnologías de avanzada en la protección, administración y conservación de sus
archivos, empleando herramientas electrónicas, informáticas, ópticas o telemáticas debiendo
para el efecto realizar estudios técnicos.
El
acervo documental es la riqueza histórica de la Institución, en tal virtud los
servidores de la Procuraduría General del Estado y quien reciba tal
documentación, la custodiará y será el responsable de su cuidado a fin de
evitar deterioros, mutilaciones, deformaciones o adulteraciones de los
expedientes; en consecuencia, el responsable de la Unidad Administrativa o el
funcionario o servidor que solicitare en préstamo un expediente, deberá
devolverlo a la Unidad de Documentación y Archivo en el mismo orden cronológico
que lo recibió. De su parte la Unidad de Documentación y Archivo tendrá la
obligación de mantener un registro de tales préstamos y de recordar
periódicamente a los funcionarios, servidores o a la Unidad Administrativa a la
que pertenecen, que tales documentos están en su poder a fin de que se cumpla
el propósito del cuidado del acervo documental, de conformidad con el numeral 2
del artículo 69 del Reglamento Orgánico Funcional de la PGE.
Depuración
del fondo documental: operación mediante la cual se descartan, retiran,
excluyen o suprimen del expediente los documentos que no tienen valor primario.
La evaluación de toda la documentación y destrucción de aquella que no se la
utiliza se hará de conformidad con las disposiciones legales, con la intervención
de un Comité que se encargará de analizar, calificar y evaluar toda la
información existente y determinar los procedimientos a seguir, los períodos de
conservación de la documentación, los datos relacionados con el contenido,
número de carpetas o de hojas y notas explicativas del documento.
Normas
Técnicas del Control Interno, Acuerdo de la Contraloría General del Estado 39,
Registro Oficial Suplemento 87 de 14 de
diciembre de 2009, última modificación Acuerdo de la Contraloría General del Estado
No. 006 CG-2014, publicado en Registro Oficial
Suplemento 178 de 6 de febrero de 2014.
Generación
de documentos: Los funcionarios y servidores que estén a cargo de generar
documentos, se regirán a los formatos pre establecidos por Comunicación Social.
Actualización
permanente de inventarios: Serán responsables, la Unidad de Documentación y
Archivo, la Secretaría Regional 1, las Direcciones Regionales y Oficinas
Provinciales, quienes actualizarán permanentemente los inventarios del fondo
documental a su cargo.
Conservación
de los archivos:
La
Institución dotará de la infraestructura física y tecnológica necesaria para la
óptima conservación del fondo documental; para lo cual, se realizarán estudios
técnicos de conservación física, condiciones ambientales, operacionales, de seguridad
y reproducción de la información, así como el funcionamiento razonable del
sistema
5.
ORGANIGRAMA.-
6.
CADENA DE VALOR
Cadena
de valor: Modelo teórico que describe el curso de los procesos que agregan
valor al trabajo que desempeña la Secretaría General.
CAPÍTULO
II
ADMINISTRACIÓN
DEL ACERVO DOCUMENTAL
1.
OBJETIVO.-
Efectuar
el registro de los documentos y trámites que ingresan a la administración de la
Procuraduría General del Estado, de forma tal que permita un eficaz seguimiento
y control de los mismos durante las etapas de recepción, análisis,
distribución, procesamiento, emisión de respuestas, de la información y de
dictámenes
especiales, brindando una oportuna atención a los requerimientos solicitados
por el usuario.
2.
ALCANCE.-
Participan
en el presente proceso la Secretaría General, la Secretaría Regional 1, la
Unidad de Documentación y Archivo, y las Unidades de Gestión que procesan la información
recibida.
Participan
las áreas e Instituciones del Sector Público encargadas de la recepción y
distribución de la correspondencia
generada por la Procuraduría General del Estado, adicionalmente la
participación en el proceso no implica obligación de cumplimiento de este
manual, sino únicamente en cuanto a los requisitos para poder retirar documentación
de la PGE.
3.
RESPONSABLES.-
La
aplicación y cumplimiento de las normas y procedimientos relativos al capítulo
de administración de documentos, corresponde a los funcionarios y servidores de
la Secretaría General, la Unidad de Documentación y Archivo, la Secretaría de
la Regional 1 y las Direcciones Regionales y Ofi cinas Provinciales.
4.
DESCRIPCIÓN Y FLUJO DEL SUBPROCESO.-
4.1
Ingreso de Documentos.-
Recibir
y verificar la documentación presentada por el usuario, por Courier o Correos
del Ecuador; a excepción, de los documentos reservados y los determinados en el
Reglamento de Administración y Custodia del Fondo Documental de la Procuraduría
General del Estado, que son receptados directamente en la Secretaria General.
Verificar
que los anexos que se invocan en la petición son los que en realidad se
acompañan, esto es: el número de las fojas útiles, biblioratos, libros o
legajos, revistas, discos compactos y otros.
Cuando
la documentación no está completa se la devolverá al usuario;
Si la
documentación está completa, se imprimirá el sello de recepción y se continuará
con el trámite.
Determinar
el tipo de atención que se debe dar según el tipo de documentación
(Administrativos AD; y, Patrocinio JJ; se añadirá a este código las iniciales
del Procurador en funciones).
Imprimir
las hojas de ruta utilizando el Sistema de Documentación y Archivo.
Si la
documentación ingresada pertenece a un expediente existente, se la deberá
adjuntar al mismo, utilizando para la búsqueda el sistema de Claves de Correspondencia.
Remitir
al Jefe de Documentación y Archivo los expedientes de forma física y
electrónica para su control y revisión; finalizado este proceso, se remitirá la
documentación al Secretario General para su direccionamiento a la unidad
administrativa que corresponda.
El
Jefe de Documentación y Archivo actualizará los datos constantes en la hoja de
ruta en el Sistema de Gestión de Trámites.
Entregar
físicamente la documentación y la correspondencia a las unidades
administrativas, dejando constancia de su recepción en el registro ?Entrega de Documentación
Interna?.
5.
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
5.1
OBJETIVO.-
Digitalizar
la documentación que ingresa en forma Oficial
a la Procuraduría General del Estado, con la finalidad de respaldar esta
información en forma electrónica, la misma que estará disponible para los
usuarios internos y externos. Esta información digitalizada, puede servir
también, como una herramienta, para que las direcciones misionales puedan
estructurar sus archivos internos para un mejor manejo de la información.
5.2
ALCANCE.-
Participan
en el presente procedimiento los servidores de la Unidad de Documentación y
Archivo que fueren designados para el caso y los servidores designados para el cumplimiento
de estas actividades en la Dirección Regional 1, las Direcciones Regionales y
Oficinas Provinciales
5.3
RESPONSABILIDAD.-
La
aplicación, cumplimiento y seguimiento de las normas y procedimientos relativos
al capítulo de administración de documentos, es responsabilidad del Jefe de la
Unidad de Documentación y Archivo conjuntamente con el Secretario General; y,
funcionarios encargados de esta labor en la Secretaría Regional 1, en las
Direcciones Regionales y Ofi cinas Provinciales
5.4
DESCRIPCIÓN.-
Una
vez registrada física y electrónicamente la documentación, se digitaliza de
acuerdo al código y número de trámite que asigna el Sistema de Gestión de Trámites.
Estos datos están impresos en la Hoja de Ruta blanca A4.
Se
digitaliza tanto el pedido como los anexos.
Se
almacena en la librería correspondiente dependiendo de la codificación técnica
de archivo establecida en la Unidad.
Las
librerías de acuerdo al tema son:
Consultas
Contratos
Administrativos
Seriales
Delegaciones
Patrocinios:
Nacional e Internacional
Derechos
Humanos
Y las
que se crearen
Si la
documentación no contiene antecedentes, se la remite directamente al Jefe de
Documentación y Archivo, caso contrario funcionario responsable adjuntará los
antecedentes y continuará con el trámite.
6.
Despacho externo y archivo de documentos.-
Recibir
y verificar la documentación presentada por las diferentes unidades
administrativas para su despacho.
1.1.
Verificar que la documentación constante en la hoja de ruta y en el oficio de
salida esté completa.
1.2.
Solicitar la documentación faltante, en caso de no estar completa.
Asignar
el número secuencial y fecha correspondiente.
Registrar
los datos correspondientes en el libro de ?oficios despachados?.
Desglosar
las copias de la documentación saliente y entregarlas a las unidades
administrativas correspondientes.
Crear
las seriales, (el original al archivo histórico de la institución y copia al
Procurador General del Estado).
Ingresar
los datos en el Sistema de Gestión de Trámites.
Digitalizar
los oficios de salida utilizando el sistema informático utilizado por la
Institución..
Clasificar
y entregar la correspondencia a la mensajería institucional, al Courier o
Correos del Ecuador con el reporte diario para su distribución.
