MAYO DE 2006
DIRECTOR
FUNCIÓN EJECUTIVA
ACUERDOS:
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
SECRETARIA GENERAL:
n
208 ExpÃdese el Instructivo Interno para la Administración de la Correspondencia.
n
MINISTERIO DE BIENESTAR SOCIAL:
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0414 Apruébase el estatuto y concédese personerÃa jurÃdica al Comité Promejoras «San Cristóbal de los Pinos 4ta. Etapa», con domicilio en la parroquia Conocoto, cantón Quito, provincia de Pichincha.
n
0415 Refórmase el Estatuto del Comité Pro Mejoras «Santa Mónica», con domicilio en el Distrito Metropolitano de la ciudad de Quito, provincia de Pichincha.
n
0416 Apruébase el estatuto y concédese personerÃa jurÃdica a la Fundación de Desarrollo Social «Charlotte», con domicilio en el Distrito Metropolitano de la ciudad de Quito, provincia de Pichincha.
n
0417 Declárase disuelta y liquidada a la Fundación Solidaridad y Desarrollo Comunitario FUSDECO «Consuelo Benavides Cevallos», con domicilio en la ciudad de Quito, provincia de Pichincha.
n
RESOLUCIONES:
MINISTERIO DEL AMBIENTE:
n
025 RatifÃcase la aprobación del Estudio de Impacto Ambiental y Plan de Manejo Ambiental para el Proyecto «Planta Extractora de Aceite de Palma Africana», ubicada en San Lorenzo, provincia de Esmeraldas..
n
026 Apruébase el Estudio de Impacto Ambiental y el Plan de Manejo Ambiental del Proyecto para la Construcción del Puente Juan León Mera y otórgase Licencia Ambiental al Ilustre Municipio de Ambato.
n
SECRETARIA NACIONAL DE TELECOMUNICACIONES:
n
SNT-2006-0067 ExpÃdese el Instructivo de delegación de atribuciones y de firmas para documentos oficiales..
n
SUPERINTENDENCIA DE BANCOS:
n
CalifÃcanse a varias personas para que puedan ejercer diferentes cargos de peritos avaluadores en las instituciones del sistema financiero:
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SBS-INJ-2006-0196 Arquitecta Ruth Acacia Alvarez Carvallo..
n
SBS-INJ-2006-0197 Ingeniero civil Héctor Ignacio Mero Cisneros.
n
SBS-INJ-2006-233 AmplÃase la calificación otorgada al ingeniero agrónomo Gustavo Fabián Carrera Moreno.
n
SBS-INJ-2006-0240 Doctor en contabilidad y auditorÃa Marcelo David Morillo Muñoz
n
SBS-INJ-2006-0241 Licenciada en contabilidad y auditorÃa Dolores del Carmen Esparza Jaya.
n
ORDENANZAS MUNICIPALES:
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– Gobierno Municipal del Cantón Patate: Para la provisión de los servicios de agua potable y alcantarillado.
n
– Gobierno Municipal del Cantón Sigchos: Que sanciona el Plan de Desarrollo Estratégico.
n
– Gobierno Local Municipal del Cantón Yacuambi: Que reglamenta la determinación, recaudación, administración y control del servicio del camal municipal.
n
– Cantón Centinela del Cóndor: Que reglamenta y pone en vigencia el Plan de Desarrollo Cantonal.
n
– Gobierno Cantonal de Sucre: Reformatoria a la Ordenanza que reglamenta la Estructura Orgánica por Procesos.
n nn
nn
Roosevelt Chica Zambrano
n SECRETARIO GENERAL DE LA PRESIDENCIA
n DE LA REPUBLICA
nn
Considerando:
nn
Que una vez cumplidas con las obligaciones establecidas enn el proceso de implementación del Módulo de Correspondencian del Sistema de Información para la Gobernabilidad Democrática,n SIGOB, se requiere de un instrumento que sea de aplicaciónn obligatoria para el uso del mencionado sistema;
nn
Que mediante oficio No. SlGOB-05-49 de 8 de junio del 2005,n el Coordinador General del SIGOB-PR manifiesta que el presenten instrumento ha sido preparado por la Unidad de Correspondencian y revisado por el equipo del SIGOB; y,
nn
En ejercicio de la facultad que le confieren las letras a)n y f) del Art. 2 del Decreto Ejecutivo No. 1148, publicado enn el Registro Oficial No. 251 de 14 de enero del 2004,
nn
Acuerda:
nn
EXPEDIR EL INSTRUCTIVO INTERNO PARA LA ADMINISTRACION DE LAn CORRESPONDENCIA EN LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA.
nn
CAPITULO I
nn
GENERALIDADES
nn
Art. 1.- Objeto.- El presente instructivo tiene por objeton establecer el procedimiento, principios, funciones y responsabilidadesn de los servidores de la Presidencia de la República, paran la recepción, direccionamiento, registro y entrega den la correspondencia; y en general para la administraciónn del «Sistema de Gestión de Correspondencia».
nn
Art. 2.- Principios.- La gestión documental estarán al servicio de los intereses generales y se desarrollarán con fundamento en los principios de transparencia, igualdad,n moralidad, eficiencia, eficacia, economÃa, celeridad en imparcialidad.
nn
Sección I
nn
De las comunicaciones oficiales
nn
Art. 3.- Comunicación oficial.- Es toda documentación,n que de conformidad con lo que establece el artÃculo 5n de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Informaciónn Pública, contiene información pública, yn se produce o recibe durante el desarrollo de las funciones yn competencias legalmente asignadas a la Presidencia de la Repúblican o a sus funcionarios, y sean radicados mediante el «Sisteman de Gestión de Correspondencia».
nn
Art. 4.- Del grado de confidencialidad de las comunicacionesn oficiales.- Las comunicaciones oficiales, se clasificaránn dentro del Sistema de Gestión de Correspondencia paran su respectivo trámite según su grado de confidencialidadn en:
nn
a) Normal: Son las comunicaciones que ingresan a travésn de la ventanilla única de recepción de documentosn del Departamento de Correspondencia, dirigidas a la Presidencian de la República, como entidad y a sus funcionarios enn calidad de tales, y cuyo contenido es de conocimiento público;n y,
nn
b) Reservada o confidencial: Son las comunicaciones que ingresann a través de la ventanilla única de recepciónn de documentos del Departamento de Correspondencia, dirigidasn a la Presidencia de la República, y a sus funcionariosn en calidad de tales y cuyo contenido debe ser conocido únicamenten por su destinatario. Esta correspondencia se definirán asÃ, cuando el sobre o empaque que la contiene lleve implÃcitan la categorÃa de confidencial o reservada por parte deln remitente.
nn
Art. 5.- Del grado de prioridad de las comunicaciones oficiales.-n Las comunicaciones oficiales se clasificarán dentro deln Sistema de Gestión de Correspondencia para su respectivon trámite por su grado de prioridad en:
nn
a) Rutina: Son las comunicaciones que deben ser tratadas bajon el procedimiento normal teniendo en cuenta los principios den eficiencia, eficacia y celeridad; y,
nn
b) Urgente: Son las comunicaciones que por su alto grado den importancia, plazo o término judicial, una vez recibidasn deberán ser inmediatamente trasladadas al funcionarion o a la unidad correspondiente.
nn
Art. 6.- De los medios de recepción de las comunicacionesn oficiales.- Las comunicaciones oficiales se clasificaránn dentro del Sistema Gestión de Correspondencia, segúnn los medios de recepción en:
nn
a) Mensajero: Todo documento que ingresa por la ventanillan única del Departamento de Correspondencia, portada porn una persona a quien se le ha delegado la responsabilidad de entregarlo;
nn
b) Correo: Toda comunicación entregada en la ventanillan única, enviada a través de una empresa dedicadan a prestar el servicio de trasporte y entrega de correspondencia.n A todo documento ingresado por este medio se le deberán adjuntar la guÃa correspondiente;
n c) Fax: Documento recibido por esta vÃa;
nn
d) Correo electrónico: Comunicación recibidan vÃa e-mail; y,
nn
e) Casillero judicial: Toda notificación, citaciónn o documento judicial que sea depositado en el correspondienten casillero judicial de la Presidencia de la República.n Esta documentación será retirada todos los dÃasn por un funcionario de la Presidencia de la República,n e ingresada inmediatamente al Sistema de Gestión de Correspondencian de la institución, a fin de que en el mismo dÃan y con la urgencia del caso, sea enviada a la dependencia respectivan para su conocimiento y trámite correspondiente.
nn
Art. 7.- De los medios emisores y receptores de las comunicacionesn oficiales.- Las comunicaciones oficiales se clasificaránn según sus medios emisores o receptores en:
nn
a) Comunicaciones oficiales externas: Son las comunicacionesn que ingresan a través del Departamento de Correspondencian al Sistema de Gestión, dirigidas a la Presidencia de lan República, y a sus funcionarios en calidad de tales, entregadasn ya sea en la ventanilla única de recepción de documentos;n depositadas en el casillero judicial; o en cada dependencia enn el caso de documentación recibida vÃa fax o correon electrónico y que son codificadas y numeradas al momenton de su registro. El código asignado para estas comunicacionesn es «Ext» y la numeración se iniciarán cada año calendario a partir del 00001. Este númeron será el único que identificará el documento;n y,
nn
b) Comunicaciones oficiales internas: Son las comunicacionesn que se originan, producen o elaboran en las dependencias de lan Presidencia de la República a través del Sisteman de Gestión de Correspondencia y se clasifican en:
nn
o Comunicación oficial interna – externa: Es la comunicaciónn que se produce o elabora en cualquier dependencia de la Presidencian de la República, dirigida a otras entidades públicasn o privadas o a personas naturales y/o jurÃdicas, la misman que se registrará y tramitará por los funcionariosn responsables en cada dependencia.
nn
o Comunicación oficial interna – interna: Es la comunicaciónn que se produce – entre funcionarios de las distintas dependenciasn de la Presidencia de la República por razones del servicion y en desarrollo de las funciones a ellos asignadas.
n Las comunicaciones internas serán identificadas por eln codificador asignado a cada dependencia y por una numeraciónn consecutiva, la misma que cada año calendario se iniciarán partiendo de 00001.
nn
Sección II
nn
De la Correspondencia Personal
nn
Art. 8.- Correspondencia personal.- Son todas las comunicacionesn de carácter privado que llegan a la entidad a tÃtulon personal, citando o no el cargo del funcionario, las cuales non generarán trámites para la Presidencia de la República,n esta correspondencia sólo se definirá asÃ,n cuando el sobre o empaque que la contiene haga explÃcitan la categorÃa de personal. Comprende también entren otras, documentos bancarios, tarjetas, invitaciones (a excepciónn de las invitaciones oficiales dirigidas a las autoridades den la Presidencia de la República). Esta correspondencian no generará ningún trámite, ni responsabilidadn para la Presidencia de la República.
nn
Para efectos de control y descargo, la correspondencia personaln será registrada únicamente en la Base de Datosn Interna que administra el Departamento de Correspondencia.
nn
Las dependencias encargadas de la administración deln recurso humano sea este civil, militar o policial, que prestan su servicio en la Presidencia de la República, estánn en la obligación de remitir mensualmente al Departamenton de Correspondencia, los listados de personal actualizados conn el fin de facilitar el proceso de recepción y distribuciónn de la correspondencia personal.
nn
CAPITULO II
nn
DE LA RECEPCION Y REGISTRO DE LAS COMUNICACIONES
nn
Art. 9.- Recepción por ventanilla única.- Lan recepción de las comunicaciones oficiales siempre se harán a través de la ventanilla única ubicada en el Palacion de Gobierno.
nn
Art. 10.- Recepción vÃa fax o correo electrónico.-n Cuando una dependencia de la Presidencia de la Repúblican reciba una documentación vÃa fax o correo electrónicon y considere que la misma debe ser ingresada al Sistema de Gestión,n deberá enviarla al Departamento de Correspondencia conn el fin de proceder a su recepción, registro y trámite.
nn
Antes de que las dependencias de la Presidencia de la Repúblican procedan a remitir al Departamento de Correspondencia los documentosn que han recibido vÃa fax o correo electrónico,n deberán revisar si estos están completos; si enn ellos consta el nombre tanto del remitente como tambiénn del destinatario; la o las firmas de responsabilidad; y, quen su contenido sea legible.
nn
Art. 11.- Horario de atención para la recepciónn de comunicaciones a través de la ventanilla única.-n El horario para la recepción de la correspondencia aln público, se establece de 08h30 a 17h00 en jornada continua,n de lunes a viernes, excepto cuando las jornadas sean de descanson obligatorio.
nn
Art. 12.- Procedimiento de recepción de comunicaciones.-n Todas las comunicaciones oficiales externas que ingresen a lan Presidencia de la República, deben ser recibidas a travésn de la ventanilla única del Departamento de Correspondencia;n para el efecto se cumplirá el siguiente procedimiento:
nn
a) Medidas de seguridad:
nn
1) Todo envÃo postal, documentación confidencial,n personal y en general aquella que se encuentre cerrada, serán revisada por el personal de seguridad de la Presidencia de lan República, de acuerdo a las normas y procedimientos quen respecto a seguridad de documentación se hayan establecido.
nn
Esta revisión no comprenderá el texto o contenidon que lleve implÃcito tal documentación.
nn
2) Se procederá con especial cuidado con la correspondencian que presente las siguientes señales:
nn
i. Direcciones escritas a mano o mal escritas.
nn
ii. TÃtulos incorrectos.
nn
iii. Especificación del cargo sin el nombre.
nn
iv. Errores de escritura en palabras comunes.
nn
v. Manchas aceitosas.
nn
vi. Carezcan de remitente.
nn
vii. Peso excesivo.
nn
viii. Sobre ladeado o desigual.
nn
ix. Excesivo material de seguridad como cintas, estampillas,n etc.
nn
x. Distracciones visuales.
nn
xi. Sonido de tictac.
nn
xii. Marcas con endosos restrictivos como «Personal»n o «Confidencial».
nn
xiii. Muestra una ciudad en la marca postal distinta a lan del remitente.
n 3) De notarse correspondencia con las caracterÃsticasn descritas en el numeral anterior, la persona encargada de sun recepción, deberá cumplir con las indicacionesn y recomendaciones señaladas en el manual provisto porn el personal de Seguridad de la Presidencia de la República.
nn
b) Revisión de documentación: Toda documentaciónn que no sea reservada, confidencia, o personal, será revisadan por el personal del Departamento de le Correspondencia y se trasladarán en sobre abierto, con la documentación respectiva;
nn
c) Verificación de los requisitos básicos den la correspondencia: Toda comunicación deberá cumplirn con los siguientes requisitos básicos para su ingreson al Sistema de Gestión de Correspondencia, para lo cualn se debe:
nn
o Verificar identificación tanto del remitente comon del destinatario.
nn
o Revisar la(s) firma(s) del documento y la copia idéntican al original presentado.
nn
o Verificar la cantidad de anexos que acompañan a lan comunicación.
nn
o Constatar la presencia de datos como teléfono, dirección,n o e-mail del remitente; y,
nn
d) Sellar fecha y hora de recibido: Para la recepciónn de la correspondencia se solicitará como requisito indispensablen contar con la copia idéntica al original o la guÃan con todos los datos de la comunicación, no se certificarán la recepción en sobres o en papeles sueltos.
nn
Art. 13.- Registro de comunicaciones oficiales.- Es el procedimienton por medio del cual, la Presidencia de la República registran la información y asigna un número únicon consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejandon constancia de la fecha, hora de recibo o envÃo, con eln propósito de oficializar su trámite y cumplir conn los términos de vencimiento que establezca la ley.
nn
Se consideran oficiales, las comunicaciones externas que seann recibidas y registradas en el Sistema de Gestión de Correspondencian y enviadas a través del Departamento de Correspondencia,n por lo tanto ningún funcionario de la Presidencia de lan República está autorizado a recibir y dar trámiten a las mismas a través de otras oficinas o dependencias.
nn
Art. 14.- Procedimiento para el registro de las comunicacionesn oficiales de origen externo en el Sistema de Gestión den Correspondencia.- Para proceder al ingreso de las comunicacionesn oficiales se deberá registrar los siguientes datos:
nn
1) Información general del emisor
nn
i. Apellido, nombre, vocativo.
nn
ii. Número de documento del emisor (cuando correspondan o este disponible).
nn
iü. Número de teléfono (cuando correspondan o esté disponible).
nn
iv. Fax (cuando corresponda o esté disponible).
nn
v. E-mail (cuando corresponda o este disponible).
nn
vi. Dirección personal (cuando corresponda o estén disponible).
nn
vii. Dirección laboral (cuando corresponda o estén disponible).
nn
2) Información institucional (cuando corresponda on esté disponible).
nn
i. Institución.
nn
ii. Cargo.
nn
Las únicas personas autorizadas para modificar el Directorion Institucional son los funcionarios pertenecientes al Departamenton de Correspondencia, quienes realizarán estas accionesn siguiendo el procedimiento encaminado a su buen mantenimiento.
nn
3) Información general del documento:
nn
Asunto o descripción: Resumen de una lÃnea quen debe caracterizar el contenido de la comunicación. Paran los temas que ingresan con mayor frecuencia regirse de acuerdon a estándares que facilitarán su búsquedan e identificación, los mismos que serán utilizadosn por los funcionarios del Departamento de Correspondencia, dentron del proceso de registro de la correspondencia al Sistema de Información
nn
Fecha de origen: Fecha en que la comunicación fue emitida.
nn
Número de origen: Código y número den registro de origen.
nn
Grado de reserva: Normal o reservada.
nn
Prioridad: Rutina, jurÃdico o urgente.
nn
Medio de recepción: Mensajero, correo, fax, correon electrónico o casillero judicial.
n
n Documento referencia: Referencia con comunicaciones internasn o externas procesadas con anterioridad. Este paso nos permiten la conformación del expediente de un determinado trámite.
nn
Destinatario: Nombre del funcionario que se hace responsablen de la gestión de la comunicación.
nn
Responsable: Nombre del funcionario y la dependencia que sen hace responsable de la gestión de la comunicación.
nn
Resumen del texto: Resumen objetivo y sintético deln contenido de la comunicación.
nn
Digitalizar imagen: Utilizando los medios tecnológicosn instalados en la Unidad de Correspondencia, toda comunicaciónn debe ser digitalizada de acuerdo a las normas que se emitan paran el efecto.
nn
Clasificación: Es un proceso que forma parte del registron de la correspondencia en el Sistema de Gestión, medianten el cual se clasifica la documentación de acuerdo a losn parámetros que se emitan al respecto.
nn
4) Registrar en el documento original y copias el númeron que el sistema emite del codificador institucional.
nn
Una vez finalizado el proceso de registro, el Sistema de Gestiónn de Correspondencia emite un número secuencial, el mismon que debe ser impreso en el documento manualmente y se lo identificarán por su color rojo.
nn
Art. 15.- De los requisitos para registro de las comunicacionesn oficiales.- Cuando una comunicación carezca de los datosn del remitente, de la firma de responsabilidad o su contenidon sea ilegible, el responsable del Departamento de Correspondencian tendrá la atribución de disponer que este documenton no sea registrado en el Sistema de Gestión de Correspondencia,n pero si será enviado para conocimiento a su destinatario.
nn
Art. 16.- Registro de las comunicaciones recibidas vÃan fax o correo electrónico.- La decisión con respecton a su registro en el Sistema de Gestión de Correspondencia,n es responsabilidad y competencia exclusiva de la dependencian donde estos hayan sido recibidos.
nn
Art. 17.- Registro de las comunicaciones reservadas o confidenciales.-n Este tipo de comunicaciones será registrada en el Sisteman de Gestión de Correspondencia, únicamente con losn datos disponibles del remitente, del destinatario institucionaln y el carácter de reserva o confidencialidad. El destinatarion será el único responsable del trámite yn control de esta clase de comunicaciones.
nn
Art. 18.- Del procesamiento de correspondencia personal.-n Toda la correspondencia identificada como personal se registrarán en la base de datos independiente del Departamento de Correspondencian y no dará lugar a ningún trámite por parten de la Presidencia de la República.
nn
La correspondencia como folletos, publicaciones periódicas,n material bibliográfico, sobres, paquetes que carezcann de un oficio, serán considerados como personales y seránn registrados únicamente en la base de datos independienten de la Unidad de Correspondencia y no generarán ningúnn trámite por parte de la Presidencia de la República.
nn
CAPITULO III
nn
DEL DIRECCIONAMIENTO Y ENTREGA DE LAS COMUNICACIONES
nn
Art. 19.- Direccionamiento de las comunicaciones.- Las comunicacionesn de carácter oficial que se reciban en la ventanilla única,n serán enviadas por el Departamento de Correspondencia,n de acuerdo a la respectiva guÃa de direccionamiento previamenten coordinada con las autoridades competentes.
nn
Art. 20.- Entrega de las comunicaciones.- Una vez registradan la comunicación en el Sistema de Gestión de Correspondencia,n se imprimirá una guÃa y se hará la distribuciónn por parte del Departamento de Correspondencia a las dependenciasn respectivas.
nn
El funcionario que reciba la guÃa de registro de lasn comunicaciones, verificará los datos registrados en lan guÃa con los de las comunicaciones; firmará y pondrán su nombre y apellido junto a la rúbrica como tambiénn la hora en que las recibe, inmediatamente a la llegada del funcionarion del Departamento de Correspondencia.
nn
Los responsables de la correspondencia de cada una de lasn dependencias deberán cerciorarse de que la documentaciónn recibida fÃsicamente también sea transferida electrónicamenten a través del Sistema de Gestión.
nn
En el evento de que vengan registradas en la guÃa comunicacionesn que no sean competencia de la dependencia a la cual se le entregó,n ésta realizará las devoluciones que sean del cason y a su vez transferirá de los registros del sistema aln funcionario del Departamento de Correspondencia, para que éstan realice el correcto direccionamiento de las comunicaciones.
nn
a) Horarios de entrega de comunicaciones.- Las comunicacionesn se entregarán en las diferentes dependencias de la instituciónn en el siguiente horario:
nn
Entre 08h30 a.m. y 09h15 a.m.
n Entre 10h30 a.m. y 11h15 a.m.
n Entre 14h00 p.m. y 14h45 p.m.
n Entre 16h30 p.m y 17h00 p.m.
nn
Art. 21.- Archivo de las guÃas de registro de comunicaciones.-n Los originales de las guÃas de registro de comunicaciones,n se archivarán en el Departamento de Correspondencia, yn serán conservadas en la misma por el plazo de un año.n Cumplido este plazo, se procederá a su envÃo aln Archivo General de la institución, para el trámiten que corresponda
nn
CAPITULO IV
nn
DE LA ELABORACION, REGISTRO, EDICION Y TRANSFERENCIA DE LASn COMUNICACIONES INTERNAS
nn
Art. 22.- De la elaboración.- Todas las comunicacionesn oficiales que se produzcan en las diferentes dependencias den la Presidencia de la República, deberán ser elaboradasn en el Sistema de Gestión de Correspondencia y tramitadasn en el mismo, la dependencia será responsable del contenidon y adicionalmente deberá:
nn
a) Verificar que las comunicaciones contengan los datos completosn del(los) destinatario(s). Nombre, cargo, entidad, dirección,n ciudad, provincia, paÃs;
n b) Confrontar el número de anexos;
nn
c) Constatar que el contenido del original sea idénticon al de las copias;
nn
d) Verificar que la comunicación esté debidamenten firmada; y,
nn
e) Que la comunicación cuente con el códigon y número secuencial asignado por el Sistema de Gestiónn de Correspondencia, con constancia de la fecha de registro.
nn
Ninguna comunicación debe ser fechada, ni numeradan manualmente. La fecha y el número lo genera el Sisteman de Gestión de Correspondencia en el momento de su registro.n Además, deberá citarse en la parte inferior izquierdan de las comunicaciones, la cantidad de folios y anexos que lasn acompañan.
nn
Las copias extras de las comunicaciones, se deberánn enunciar con los nombres, cargos, entidades, direcciones y elaborarn los sobres respectivos.
nn
Art. 23.- Del registro.- Todas las dependencias de la Presidencian de la República dentro del proceso de elaboraciónn de las comunicaciones internas, para su registro en el sisteman realizarán el siguiente proceso seleccionando:
nn
a) El formato oficial del documento;
nn
b) El destinatario del directorio institucional y si no sen encuentra registrado se llenan los casilleros con los datos correspondientes,n sin incluirlo en el directorio, ya que las únicas personasn autorizadas para modificar esta base de datos, son los funcionariosn del Departamento de Correspondencia;
nn
c) El tÃtulo o asunto de la correspondencia;
nn
d) El grado de reserva que se le desea otorgar (normal o reservada);
nn
e) Su grado de prioridad (rutina, jurÃdico o urgente);
nn
f) El medio de envÃo que requiere el funcionario emisorn que se utilice para el traslado del documento en proceso de elaboraciónn (mensajero o correo);
nn
g) Si espera respuesta y la fecha estimada de la misma;
nn
h) Emisor que permite seleccionar el firmante del documento;n e,
nn
i) La edición del documento que permite ingresar aln formato desplegado y en modo de edición incorporar lan correspondencia deseada.
nn
Art. 24.- De la edición y transferencia.- Una vez finalizadan la edición de la comunicación, debe ser transferidan al siguiente funcionario responsable para su correcciónn y/o tramitación final. El proceso de transferencia entren funcionarios responsables genera el recorrido del documento yn cada funcionario participante dejará constancia de lasn modificaciones y/o correcciones realizadas al contenido del documenton en el sistema antes de realizar la mencionada transferencia aln siguiente funcionario responsable.
nn
Este proceso de transferencia y correcciones a travésn del Sistema de Gestión, se debe realizar hasta tener lan certeza de que la correspondencia será oficializada yn enviada al destinatario final, solo en ese momento se generarán el documento y será firmado.
nn
Art. 25.- De la tramitación final a un destinatarion externo de la Presidencia de la República.- Una vez finalizadan la edición y corrección de la comunicación,n se debe imprimir, firmar el original y las copias y despacharn a su destinatario por los medios que la dependencia crea másn conveniente.
nn
Art. 26.- De la tramitación final a un destinatarion interno de la Presidencia de la República.- Una vez finalizadon el proceso de elaboración de la comunicación oficial,n se deberá imprimir, firmar el original y las copias, despacharn a sus destinatarios, y realizar la transferencia electrónican del documento a (el) o (los) responsables a través deln Sistema de Gestión.
nn
El funcionario responsable recibirá de esta forma,n el documento fÃsico y en formato) electrónico yn en caso de que tenga que transferirlo a otro funcionario interno,n está en la obligación de hacerlo tambiénn por medio fÃsico y electrónico.
nn
Los funcionarios que reciban fÃsicamente documentaciónn proveniente de cualquier dependencia de la Presidencia de lan República, deberán verificar también sun envÃo electrónico.
nn
Art. 27.- Del óptimo uso del Sistema de Gestiónn de Correspondencia.- Tanto las comunicaciones externas como lasn internas cumplen dentro de la Presidencia de la Repúblican con flujos administrativos claramente definidos, los cuales debenn ser registrados correctamente en el Sistema de Gestiónn de Correspondencia por parte de los funcionarios responsablesn de cada dependencia, cumpliendo los pasos necesarios para quen a la hora de requerir información sobre un trámite,n se la obtenga de manera oportuna y confiable.
nn
El Departamento de Correspondencia monitoreará constantementen el completo y óptimo uso del Sistema de Gestiónn por parte de los funcionarios responsables y emitirá reportesn periódicos a la autoridad correspondiente, para los finesn administrativos respectivos.
nn
Art. 28.- Control de gestión sobre las comunicacionesn de rutina.- El Departamento de Correspondencia emitirán reportes quincenales sobre la gestión que se dén a las comunicaciones calificadas dentro del sistema como de rutina,n con el fin de brindar apoyo a las dependencias sobre el controln en el despacho de las mismas.
nn
Art. 29.- Control de gestión sobre las comunicacionesn urgentes.- El Departamento de Correspondencia emitirán reportes periódicos con información sobre la gestiónn que se dé a las comunicaciones clasificadas dentro deln Sistema como urgentes, y respecto a las comunicaciones que sen acogen a plazos y términos, con el fin de brindar apoyon respecto al control en el despacho de las mismas.
nn
Art. 30.- Del servicio de información a los usuariosn externos.- Los usuarios externos pueden solicitar informaciónn sobre los trámites del cual han sido objeto sus documentosn ya sea telefónicamente o acercarse personalmente a lan institución:
nn
a) En el primer caso los funcionarios del Departamento den Correspondencia están en la obligación de atendern a la persona que se comunique vÃa telefónica en indicarle el número de trámite asignado a su documenton asà como también el nombre de la dependencia, nombren de la persona que al momento de la llamada tiene bajo su responsabilidadn la comunicación y su respectiva extensión telefónica.n Los funcionarios de las dependencias de la Presidencia de lan República responsables de la documentación, estánn en la obligación de atender telefónicamente a losn usuarios externos cuando éstos los requieran y darlesn las indicaciones dispuestas por la máxima autoridad den la dependencia, respecto al estado de sus trámites; y,
nn
b) Cuando las personas se acercan personalmente a solicitarn información sobre sus trámites, estas deben acudirn al punto de atención al público instalado en lan Presidencia de la República, en donde sus funcionariosn contarán con el equipo necesario para brindar informaciónn sobre el número de trámite y la ubicaciónn de las comunicaciones; adicionalmente comunicarán telefónicamenten al usuario con la persona responsable del trámite a finn de que ésta le dé las indicaciones del caso.
nn
En ambas circunstancias los funcionarios de la Presidencian de la República deberán observar lo dispuesto enn el literal g) del Art. 25 de la Ley Orgánica de Servicion Civil y Carrera Administrativa y de Unificación y Homologaciónn de las Remuneraciones del Sector Público, el cual señalan la obligación de observar en forma permanente en sus relacionesn con el público, toda consideración y cortesÃa.
nn
CAPITULO V
nn
DEL ARCHIVO DE LA CORRESPONDENCIA
nn
Art. 31.- Del sistema de archivo de la Presidencia de la República.-n El Sistema de Gestión de Correspondencia será eln único medio de archivo electrónico de la comunicaciónn oficial y cada dependencia deberá archivar fÃsicamenten la correspondencia recibida una vez finalizado el proceso den gestión.
nn
CAPITULO VI
nn
IMAGEN CORPORATIVA
nn
Art. 32.- De la imagen corporativa de la Presidencia de lan República.- La Presidencia de la República adoptarán mediante circular interna de la SecretarÃa General den la Presidencia de la República, las formas para la presentaciónn y el manejo de las comunicaciones que emiten las diferentes dependenciasn de la Presidencia de la República. Los funcionarios autorizadosn para firmar las comunicaciones oficiales de la Presidencia den la República, son los responsables de la aplicaciónn y estricto cumplimiento de las normas establecidas en el presenten instructivo.
nn
Toda modificación o actualización que se deban hacer a las formas adoptadas, se realizará mediante acton administrativo, previa divulgación y oficializaciónn del nuevo documento, labor que será coordinada por lan SecretarÃa General de la Presidencia de la República.
nn
Art. Final.- El presente acuerdo entrará en vigencian a partir de la presente fecha, sin perjuicio de su publicaciónn en el Registro Oficial.
nn
Dado en el Palacio Nacional, en Quito, el 21 de abril deln 2006.
nn
f.) Roosevelt Chica Zambrano, Secretario General de la Presidencian de la República.
nn
Es fiel copia del original.- Lo certifico.
nn
f.) Dr. Armando Rodas Espinel, Subsecretario General de lan Administración Pública.
nn
nn
nn
Ab. Miguel MartÃnez Dávalos
nn
SUBSECRETARIO DE
n FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
nn
Considerando:
nn
Que, de conformidad con lo prescrito en el numeral 19 deln Art. 23 de la Constitución PolÃtica de la República,n el Estado Ecuatoriano reconoce y garantiza a los ciudadanos eln derecho a la libre asociación con fines pacÃficos;
nn
Que, según los Arts. 565 y 567 de la Codificaciónn del Código Civil, publicada en el Suplemento del Registron Oficial N° 46 de junio 24 del 2005, corresponde al Presidenten de la República, aprobar mediante la concesiónn de personerÃa jurÃdica, a las organizaciones den derecho privado, que se constituyan de conformidad con las normasn del TÃtulo XXX, Libro I del citado cuerpo legal;
nn
Que, mediante Decreto Ejecutivo 339 de noviembre 28 del 1998,n publicado en el Registro Oficial N° 77 de noviembre 30 deln mismo año, el Presidente de la República, delegón la facultad para que cada Ministro de Estado, de acuerdo al ámbiton de su competencia, apruebe y reforme los estatutos de las organizacionesn pertinentes;
nn
Que, mediante Decreto Ejecutivo N° 33 de abril 26 deln 2005, el Presidente Constitucional de la República, designan como Ministro de Bienestar Social al doctor Alberto Rigail Arosemena;n Secretario de Estado, de conformidad con el Art. 17 del Estatuton del Régimen JurÃdico Administrativo de la Funciónn Ejecutiva, es competente para el despacho de los asuntos inherentesn a esta Cartera de Estado;
nn
Que, mediante Acuerdo Ministerial N° 0081 de julio 6 deln 2005, el Ministro de Bienestar Social, delegó al Subsecretarion de Fortalecimiento Institucional, la facultad de otorgar personerÃan jurÃdica a las organizaciones de derecho privado, sinn fines de lucro sujetas a las disposiciones del TÃtulon XXX, Libro I de la Codificación del Código Civil,n publicado en el Suplemento del Registro Oficial Nº 46 den junio 24 del 2005;
nn
Que, la Dirección de AsesorÃa Legal del Ministerion de Bienestar Social, mediante oficio N° 2024-AL-PJ-ELM-2005n de octubre 28 del 2005, ha emitido informe favorable, para lan aprobación del estatuto y concesión de personerÃan jurÃdica del Comité Pro Mejoras «San Cristóbaln de Los Pinos 4ta. Etapa», con domicilio en la parroquian Conocoto, cantón Quito, provincia de Pichincha, por cumplidosn los requisitos establecidos en el Decreto Ejecutivo N° 3054n de agosto 30 del 2002, publicado en el Registro Oficial N°n 660 de septiembre 11 del mismo año y del TÃtulon XXX, Libro I de la Codificación del Código Civil,n publicado en Registro Oficial N° 46 de junio 24 del 2005;n y,
nn
En ejercicio de las facultades legales,
nn
Acuerda:
nn
Art. 1.- Aprobar el estatuto y conceder personerÃan jurÃdica al Comité Pro Mejoras «San Cristóbaln de Los Pinos 4ta. Etapa», con domicilio en la parroquian Conocoto, cantón Quito, provincia de Pichincha, con lasn siguientes modificaciones:
n PRIMERA: En el Art. 1, cámbiese: «TÃtulo XXIXn del Libro I del Código Civil», por: «TÃtulon XXX, Libro I de la Codificación del Código Civil,n publicado en el Suplemento del Registro Oficial N° 46 den junio 24 del 2005».
nn
SEGUNDA: Al final del Art. 10, agréguese: «Porn fallecimiento y por retiro voluntario».
nn
Art. 2.- Registrar en calidad de socios fundadores de la citadan entidad a las siguientes personas:
nn
Apellidos Nombres Cc./Pas. Nacionalidad
n Andrade Tobar Jorge Humberto 170065708-1 Ecuatoriana
n Barbosa Jácome Manuel Germán 050152588-5 Ecuatoriana
n Ayala Padilla Héctor Fabián 170819657-9 Ecuatoriana
n Carrillo Rivadeneira Sandra Guadalupe 170979579-1 Ecuatoriana
n Carrillo Villarreal Jorge Marcelo 170094392-9 Ecuatoriana
n Durán Mora Milton Ricardo 170626082-3 Ecuatoriana
n Fiallos Cunache Martha MarÃa 170188515-2 Ecuatoriana
n Freire SantamarÃa Susana Raquel 172006678-4 Ecuatoriana
n Cauja Torres Luz MarÃa 170294952-8 Ecuatoriana
n Gualotuña Amagua Eddy Patricio 170563402-8 Ecuatoriana
n Aguilar Jiménez Sevigne Esperanza 110394423-5 Ecuatoriana
n Jurado Arcentales Carlos Armando 170173989-6 Ecuatoriana
n Lema Lema Edith Cristina 171131992-9 Ecuatoriana
n León Berrones Abdón Genaro 120021407-8 Ecuatoriana
n Aguayo Sevilla Luis Alberto 050080211-1 Ecuatoriana
n Moncayo Zambrano Teresa de Jesús 060048619-5 Ecuatoriana
n Moreno Felicita Luis AnÃbal 170505580-2 Ecuatoriana
n Morocho Patiño MarÃa Lucila 170421887-2 Ecuatoriana
n Reascos Revelo Bernardo Celestino 170313229-8 Ecuatoriana
n Reascos Rivera Santiago David 171292964-3 Ecuatoriana
n Simba Tobar Ricardo Vicente 170197703-3 Ecuatoriana
n Torres Lorgio Efrén 171336960-9 Ecuatoriana
n Castro Garcés Fabián Eduardo 170467017-1 Ecuatoriana
n Troya Acosta José Ricardo 090648888-7 Ecuatoriana
n Asociación de Bonarenses Residentes en Quito 1791834593001n Ecuatoriana
nn
Art. 3.- Disponer que el Comité Pro Mejoras «Sann Cristóbal de Los Pinos 4ta. Etapa», una vez adquiridon personerÃa jurÃdica y dentro de los 15 dÃasn siguientes, proceda a la elección de la Directiva de lan organización y ponga en conocimiento dentro del mismon plazo al Ministerio de Bienestar Social, para el registro pertinente,n igual procedimiento observará para los posteriores registrosn de la Directiva.
nn
Art. 4.- Reconocer a la asamblea general de socios como lan máxima autoridad y único organismo competente paran resolver los problemas internos del comité y al Presidenten como su representante legal.
nn
Art. 5.- La solución de los conflictos que se presentarenn al interior del comité, y de éste con otras, sen someterá a las disposiciones de la Ley de Arbitraje yn Mediación, publicada en el Registro Oficial N° 145n de septiembre 4 de 1997.
nn
PublÃquese de conformidad con la ley.
nn
Dado en Quito, a 11 de noviembre del 2005.
nn
f.) Ab. Miguel MartÃnez Dávalos, Subsecretarion de Fortalecimiento Institucional.
nn
Es fiel copia del original.- Lo certifico.- f.) Jefe de Archivo.-n 16 de noviembre del 2005.
nn
nn
nn
Ab. Miguel MartÃnez Dávalos
n SUBSECRETARIO DE
n FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
nn
Considerando:
nn
Que, de conformidad con lo prescrito en el numeral 19 deln Art. 23 de la Constitución PolÃtica de la República,n el Estado Ecuatoriano reconoce y garantiza a los ciudadanos eln derecho a la libre asociación con fines pacÃficos;
nn
Que, según los Arts. 565 y 567 de la Codificaciónn al Código Civil, publicada en el Suplemento del Registron Oficial N° 46 de junio 24 del 2005, corresponde al Presidenten de la República, aprobar mediante la concesiónn de personerÃa jurÃdica, a las organizaciones den derecho privado, que se constituyan de conformidad con las normasn del TÃtulo XXX, Libro I del citado cuerpo legal;
nn
Que, mediante Decreto Ejecutivo N° 339 de noviembre 28n de 1998, publicado en el Registro Oficial N° 77 de noviembren 30 del mismo año, el Presidente de la República,n delegó la facultad para que cada Ministro de Estado, den acuerdo al ámbito de su competencia, apruebe los estatutosn y las reformas a los mismos, de las organizaciones pertinentes;
nn
Que, mediante Decreto Ejecutivo N° 33 de abril 26 deln 2005, el Presidente Constitucional de la República, designón como Ministro de Bienestar Social al doctor Alberto Rigail Arosemena,n Secretario de Estado que de conformidad con el Art. 17 del Estatuton del Régimen JurÃdico y Administrativo de la Funciónn Ejecutiva, es competente para el despacho de los asuntos inherentesn a esta Cartera de Estado;
nn
Que, mediante Acuerdo Ministerial N° 0081 de julio 6 deln 2005, el Ministro de Bienestar Social, delega al Ab. Miguel MartÃnezn Dávalos, Subsecretario de Fortalecimiento Institucional,n la facultad de otorgar personerÃa jurÃdica a lasn organizaciones de derecho privado, sin fines de lucro, sujetasn a las disposiciones del TÃtulo XXX, Libro I de la Codificaciónn del Código Civil, publicada en el Suplemento del Registron Oficial N° 46 de junio 24 del 2005;
nn
Que, mediante Acuerdo Ministerial N° 802 de 8 de octubren de 1982, se concedió personerÃa jurÃdican y se aprobó el estatuto social del Comité Pro Mejorasn «Santa Mónica», con domicilio en la ciudad den Quito, provincia de Pichincha;
nn
Que, mediante Acuerdo Ministerial N° 1346 de 17 de septiembren de 1997, se aprobó las reformas al estatuto social deln referido comité;
nn
Que, en asamblea general de 20 de agosto del 2005, la organizaciónn ha introducido reformas al texto del estatuto social, habiéndosen dispuesto que su Directiva solicite al Ministerio de Bienestarn Social la aprobación, constituyendo parte integrante deln presente acuerdo ministerial el acta de dicha asamblea;
nn
Que, la Dirección de AsesorÃa Legal del Ministerion de Bienestar Social, mediante oficio N° 2101-AL-PJ-FADC-2005n de 31 de octubre del 2005, ha emitido informe favorable, paran la aprobación de las reformas al estatuto del Comitén Pro Mejoras «Santa Mónica», con domicilio enn la ciudad de Quito, provincia de Pichincha, por cumplidos losn requisitos establecidos en el Decreto Ejecutivo N° 3054 den agosto 30 del 2002, publicado en el Registro Oficial N° 660n de septiembre 11 del mismo año, y del TÃtulo XXX,n Libro I de la Codificación del Código Civil, publicadon en el Suplemento del Registro Oficial N° 46 de junio 24 deln 2005; y,
nn
En ejercicio de las facultades legales,
nn
Acuerda:
nn
Art. 1.- Aprobar las reformas introducidas al Estatuto deln Comité Pro Mejoras «Santa Mónica», conn domicilio en el Distrito Metropolitano de la ciudad de Quito,n provincia de Pichincha, con las siguientes modificaciones:
nn
PRIMERA: Añádase al final del artÃculon 1, el siguiente párrafo:
nn
«El comité, es una corporación de derechon privado, regulado por las disposiciones del TÃtulo XXX,n Libro I de la Codificación del Código Civil, publicadan en el Suplemento del Registro Oficial N° 46 de junio 24 deln 2005».
nn
Segunda: Añádase en el Art. 20, el siguienten literal:
nn
«h) Ser registrados en el Ministerio de Bienestar Social».
nn
TERCERA: Añádase en el Art. 2, luego de la palabran «Conocoto», lo siguiente: «cantón Quito,n provincia de Pichincha».
nn
CUARTA: Añádase a continuación del Art.n 24, el siguiente artÃculo innumerado:
n Art. «Los conflictos internos del comité deberánn ser resueltos por organismos propios de la organizaciónn y con estricta sujeción a las disposiciones del presenten estatuto. En caso de no lograr solución a los conflictos,n los mismos serán sometidos a la resolución de losn centros y tribunales de Arbitraje y Mediación, cuya actan deberá ser puesta a conocimiento del Ministerio de Bienestarn Social. De igual manera procederá en caso de surgir controversiasn con otras organizaciones».
nn
QUINTA: Añádase al final del Art. 32, luegon de la palabra «religiosos», lo siguiente: «tampocon ejercerá actividades de crédito o de comercio».
nn
SEXTA: Añádase a continuación del Art.n 32, el siguiente artÃculo innumerado:
nn
Art. «El comité en sus actividades, expresamenten observará las ordenanzas municipales vigentes y que sen dictaren, que norman el ordenamiento urbano, y el saneamienton ambiental; asà como las normas y restricciones que impartann los demás organismos de control».
nn
Art. 2.- Disponer que el comité, cumpla sus fines yn sus actividades con sujeción al estatuto reformado enn esta fecha.
nn
Art. 3.- Reconocer a la asamblea general de socios como lan máxima autoridad, y único organismo competenten para resolver los problemas internos del comité, y aln Presidente, como su representante legal.
nn
Art. 4.- La solución de los conflictos que se presentaren,n al interior del comité, y de ésta con otras, sen someterá a las disposiciones de la Ley de Arbitraje yn Mediación, publicado en el Registro Oficial N° 145n de septiembre 4 de 1997.
nn
PublÃquese conforme a la ley.
nn
Dado en Quito, a 11 de noviembre del 2005.
nn
f.) Ab. Miguel MartÃnez Dávalos, Subsecretarion de Fortalecimiento Institucional.
nn
Es fiel copia del original.- Lo certifico.- f.) Jefe de Archivo.-n 16 de noviembre del 2005.
nn nn
nn
Ab. Miguel MartÃnez Dávalos
n SUBSECRETARIO DE
n FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
nn
Considerando:
nn
Que, de conformidad con lo prescrito en el numeral 19 deln Art. 23 de la Constitución PolÃtica de la República,n el Estado Ecuatoriano reconoce y garantiza a los ciudadanos eln derecho a la libre asociación con fines pacÃficos;
nn
Que, según los Arts. 565 y 567 de la Codificaciónn al Código Civil, publicada en el Suplemento del Registron Oficial N° 46 de junio 24 del 2005, corresponde al Presidenten de la República, aprobar mediante la concesiónn de personerÃa jurÃdica, a las organizaciones den derecho privado, que se constituyan de conformidad con las normasn del TÃtulo XXX, Libro I del citado cuerpo legal;
nn
Que, mediante Decreto Ejecutivo N° 339 de noviembre 28n de 1998, publicado en el Registro Oficial N° 77 de noviembren 30 del mismo año, el Presidente de la Repúblican delegó la facultad para que cada Ministro de Estado, den acuerdo al ámbito de su competencia, apruebe los estatutosn y las reformas a los mismos, de las organizaciones pertinentes;
nn
Que, mediante Decreto Ejecutivo N° 33 de abril 26 deln 2005, el señor Presidente Constitucional de la República,n designó Ministro de Bienestar Social al Dr. Alberto Rigailn Arosemena; Secretario de Estado que de conformidad con el Art.n 17 del Estatuto del Régimen JurÃdico y Administrativon de la Función Ejecutiva, es competente para el despachon de los asuntos inherentes a esta Cartera de Estado;
nn
Que, mediante Acuerdo Ministerial N° 0081 de julio 6 deln 2005, el Ministro de Bienestar Social, delegó al Ab. Migueln MartÃnez Dávalos, Subsecretario de Fortalecimienton Institucional, la facultad de otorgar personerÃa jurÃdican a las organizaciones de derecho privado, sin fines de lucro,n sujetas a las disposiciones del TÃtulo XXX, Libro I den la Codificación del Código Civil, publicada enn el Suplemento del Registro Oficial N° 46 de junio 24 deln 2005;
nn
Que, la Dirección de AsesorÃa Legal del Ministerion de Bienestar Social, mediante oficio N° 2117-AL-PJ-FADC-05n de noviembre 1 del 2005, ha emitido informe favorable para lan aprobación del estatuto y concesión de personerÃan jurÃdica a favor de la Fundación de Desarrollon Social «Charlotte», con domicilio en el Distrito Metropolitanon de la ciudad de Quito, provincia de Pichincha, por cumplidosn los requisitos establecidos en el Decreto Ejecutivo N° 3054n de agosto 30 del 2002, publicado en el Registro Oficial N°n 660 de septiembre 11 del mismo año y del TÃtulon XXX, Libro I de la Codificación del Código Civil,n publicado en el Suplemento del Registro Oficial N° 46 den junio 24 del 2005; y,
nn
En ejercicio de las facultades legales,
nn
Acuerda:
nn
Art. 1.- Aprobar el estatuto y conceder personer&