Principios fundamentales de la organización

Jueves, 24 de noviembre de 2005


LA ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA DE FERROCARRILES DEL ESTADO
Principios fundamentales de la organización

Por: Dr. Manuel Posso Zumárraga
Movimiento Académico de Abogados Progresistas

CUALQUIR PERSONA RACIONAL, admite que si las cosas se organizan mejor, la gente tendría mejores condiciones de vida que las actuales.

La mayoría de los ecuatorianos de cualquier estatus, alguna vez hemos tenido malas y buenas experiencias con el papeleo burocrático, las oficinas gubernamentales despersonalizadas, con empresas comerciales negligentes y con desgobiernos como los tres últimos, con intereses creados para que las cosas no funcionen, etc.

Pero las crisis tienen sus antecedentes, nada es casual, todo es causal, y la mala o nula organización, es una de las causas que producen desperdicios de recursos humanos, ineficiencia, poca productividad y perdidas millonarias a los Estados, a las empresas, a las familias etc.

¿Qué es la organización?

La palabra organice, tiene varias acepciones:

1. Formar un todo con partes dependientes y mutuamente relacionadas para producir una estructura definida y ordenada;

2. Organización es la subdivisión de acciones especializadas para sacar un producto o servicio final de calidad y bajo costo;

3. En el plano individual la "organización", es un factor clave para el éxito personal del que con frecuencia se carece;

4 . En un Estado, la organización es el gobierno productivo de un equipo de trabajo que brinda soluciones efectivas para la mayoría de una población.

Con estos conceptos genéricos, el logro de nuestras metas, sean estas pequeñas, medianas o grandes, requieren del conocimiento de la Organización.

¿Cómo administrar el tiempo, actividades y recursos de la forma mas eficiente y productiva ?

En este articulo, enfocaremos la parte de los principios fundamentales de la tecnología de la Organización , aplicable a cualquier empresa, o Gobierno, que según el titulo hemos escogido a la Empresa Nacional de Ferrocarriles del Estado (ENFE), por considerarla que en ella se conjugan la desatención de los Gobiernos de turno y la ausencia del principio administrativo de "organización".

La empresa de ferrocarriles del Estado

Comentarios generales sobre su situación actual de la ENFE :

1. Que los ferrocarriles no se organizaron en su totalidad, que su viabilidad decayó y dejaron de usarse;

2. Que la despreocupación de los Gobiernos de turno lo están hundiendo;

3. Que la competencia, referida a modernos medios de comunicación y transporte terrestre. fluvial , marítimo y de aviación los están relegando;

4. Que el sindicato se aburguesó y se perdió la defensa de clase.

La verdad que no se ha dicho, es la causa potencial.Los Ferrocarriles del Estado nacieron y vivieron demasiado " desorganizados " como para avanzar al mismo paso que las demandas de la sociedad , y declinaron su accionar, porque para tener un producto de calidad , su principal ingrediente de " organizarse " no estuvo presente en la mente de los ejecutivos de la ENFE.

Diferencias entre dirigir y hacer

Un grupo unido, está organizado de manera que permite los flujos y lograr acciones especializadas y completas, y a partir de esas acciones unificadas de grupo, se impulsa o se logra el producto final: Transporte de calidad con costos accesibles.

En otras palabras, existe una diferencia abismal entre dirigir y hacer que las cosas sucedan, y algunas personas en la Administración del Estado, en las Instituciones públicas y en el ENFE , tienen dificultad en separar estos dos conceptos.

Me explico. A veces sucede que una persona encargada de una actividad, tiene una comprensión deficiente de la "Organización" y por tanto ella trata de hacer todas las acciones. Si esto se hace en exceso, puede en efecto deshacer un grupo y volverlo inútil, en razón de que todos los miembros del grupo, excepto uno, carecen de funciones, al habérsele robado, ese monopolio de un solo hombre en acción "

Para una mejor comprensión, una persona competente a quien los grupos han defraudado con demasiada frecuencia, tiende a tomar todo a su cargo, en lugar de obligar al grupo a hacerlo bien y hacer que las cosas se organicen desde la primera vez.

Los organigramas

Cualquier actividad tiene una secuencia de acciones y debe tener puntos estables que no fluyan , para manejar las cosas que si fluyan.

Me explico. En una sala de máquinas de la ENFE por ejemplo, el combustible fluye hacia adentro y se transforma en movimiento que fluye hacia fuera. Es decir, en el ejemplo, alguien maneja las máquinas y alguien las repara. Todo esto puede hacer una sola persona, pero cuando aumenta el volumen de trabajo o demanda del servicio, uno tiene que planificar las acciones en un organigrama de aplicación obligatoria para todas las empresas.

Esto en el ejemplo de la ENFE se hace dividiendo el manejo y la separación en dos acciones , o creando dos actividades en el mismo organigrama.

Ilustremos el ejemplo:

 

 

 

Organización para la ENFE

La calidad y cantidad de un buen producto , depende en gran medida del Organigrama de la empresa y de los hats, o acciones que se deleguen a sus trabajadores.

Tomemos el ejemplo de la organización de un tren de la ENFE cuando esta empresa funcionaba:

El organigrama debe contener:

1. El maquinista
Acepta ordenes, observa las señales de manejo, mueve palancas y válvulas para regular el funcionamiento de su locomotora, para a su vez, transportar pasajeros y carga de un lugar a otro, en el tiempo planificado y con la seguridad debida.

1. La financiación
Se refiere a obtener un permiso para derechos de vía, tender rieles, construir locomotoras, vagones, instalaciones, edificios para almacenar y reparar las locomotoras, etc.

3. El producto final
Se refiere a los cargamentos de bienes o personas que se transporten en forma viable, en los cuales además intervienen otros sub-productos :

4. El costo de la nómina
En el ejemplo, muchos ejecutivos de la ENFE, creen que el dinero para la organización llega por si solo a la empresa a través de una pantalla de televisión. Es decir, el ejecutivo no tiene o no utiliza una mentalidad orientada al producto, o la capacidad para pensar en la secuencia que requiere el producto para obtener ingresos, y tiene la creencia generalizada que acudiendo a los Gobiernos de turno o al paternalismo del Estado, tiene solucionado su estatus laboral, sin darse cuenta de que lo que prima es el resultado del producto final.

Conclusiones:

En cualquier empresa, sea publica o privada para organizar algo que funcione, se necesita

1. Determinar cual es el producto final.
2. Revisar hacia atrás la secuencia de acciones para cada uno de los productos o servicios
3. Determinar los puestos de forma que los productos estén ordenados verticalmente para obtener canales de mando efectivos
4. Ajustar los flujos del organigrama
5. Asignar la secuencia de comunicaciones internas de la empresa
6. Elaborar acciones para obtener cada producto
7. Asignar personas a esos productos
8. Capacitar al trabajador para que conozca el organigrama, no como dibujo, sino como si la empresa fuera propia
9. Difundir todo lo que hace la empresa. Es decir, para tener un producto final de calidad, primero organice, para elevar la moral de sus trabajadores, organice, para sobrevivir sin el paternalismo del Estado, caso contrario, ustedes los sobrevivientes del Ferrocarril, observarán que los motines, las huelgas, los paros legales o ilegales en este país, están conformadas por miles de personas que han sido excluidas y no están en el Organigrama del país


Nota importante : Esta critica propositiva , no está dirigida a la Hermandad de Jubilados Ferroviarios del Ecuador , sino a los ejecutivos de la ENFE.

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