Constitución y Registro de compañías vía electrónica

Viernes, 08 de agosto de 2014

 

Constitución y Registro de compañías vía electrónica

Proceso Simplificado

 

Para el proceso simplificado de constitución de compañías, utilizará el sistema informático de la Superintendencia de Compañías y Valores, al que se accederá a través del portal web institucional, www.supercias.gob.ec, el cual deberá mantenerse abierto para todos los usuarios en forma permanente e ininterrumpida.

La constitución y registro de compañías por el sistema simplificado de constitución por vía electrónica exige que el capital sea pagado únicamente en numerario y que las compañías no sean parte del mercado de valores.  

Clave de acceso

La Superintendencia de Compañías y Valores facilitará en su portal web institucional, una opción mediante la cual los usuarios se registren y generen una clave personal de acceso, a fin de ingresar al Sistema Informático y realizar el proceso simplificado de constitución y registro por vía electrónica.  

Sujetos que intervienen en el proceso

 

1. Usuario Solicitante.- Conjunto de accionistas o socios fundadores: el Usuario solicitante, el responsable de ingresar en el sistema la información veraz y necesaria para que se genere y concluya el proceso, para lo cual debe incorporar los documentos habilitantes;

2. Superintendencia de Compañías y Valores;

3. Notarios.- Deberá recoger las firmas de los otorgantes, o de sus representantes o apoderados; incorporar los habilitantes y las cláusulas de estilo exigidas por ley, y las de los administradores en los nombramientos; correspondiéndole posteriormente; firmar electrónicamente la versión digitalizada de éstos y continuar el proceso, en el sistema informático de la Superintendencia de Compañías y Valores;

4. Registradores Mercantiles.- También se incluye a los Registradores de la Propiedad que realicen funciones de llevanza de los libros del Registro Mercantil en aquellos cantones en donde no exista el funcionario específico.

5. Servicio de Rentas Internas.- En el presente proceso será responsable de generar electrónicamente el registro único de contribuyentes.

Proceso

Usuario solicitante

1. Ingresa al sistema (SCED), con su nombre de usuario y contraseña.

2. Selecciona la reserva de denominación aprobada, para la compañía a constituir.

3. Llena formulario "Solicitud de Constitución de Compañía" en el sistema.

4. Adjunta documentos habilitantes desmaterializados.

5. Selecciona la Notaría de su preferencia del listado de notarías activas.

El sistema consulta a la tabla de aranceles del Sistema Nacional de Registro Mercantil (SNRM) y del Consejo de la Judicatura y muestra los valores a pagar por servicios notariales y registrales; así como, los términos y condiciones del proceso por vía electrónica.

6. Si no está de acuerdo con los términos y condiciones, finaliza trámite.

7. Si está de acuerdo con los términos y condiciones, inicia el trámite.

 

Superintendencia de Compañías Y Valores - Sistema (SCED)

8. Asigna un número de trámite.

9. Genera la proforma única en la que constarán los valores por los servicios registrales.

10. Notifica mediante correo electrónico al Usuario solicitante, la información de la Notaria seleccionada, los valores que debe pagar por servicios notariales y registrales, el número de trámite generado y la institución bancaria donde debe realizar el pago.

11. Una vez que la institución bancaria realiza la consulta de los valores en línea, remite la información de los valores por cobrar al banco.

Usuario solicitante

12. Realiza el pago por los servicios notariales y registrales. El pago se puede efectuar por cualquiera de las formas establecidas en el convenio de recaudación suscrito para el efecto.

Superintendencia de Compañías Y Valores

13. Verifica que el pago se haya realizado.

14. Si el pago se realizó, notifica mediante correo electrónico al Notario y con un llamado del servicio web al Registro Mercantil, comunicando que el pago fue realizado. 

Notario

15. Ingresa al sistema (SCED).

16. Revisa que la información ingresada por el Usuario solicitante, coincida con los documentos habilitantes adjuntos.

17. Si existen observaciones, registra las observaciones en el sistema y devuelve el trámite al Usuario solicitante para que finalice con el trámite o corrija las observaciones y remita el trámite al Notario.

18. Asigna fecha y hora de cita para firmar escritura y nombramientos, y el sistema notifica mediante correo electrónico al Usuario, para que acuda personalmente a firmar los documentos correspondientes.

  • Mientras tanto, el Banco remitirá en línea la información de las recaudaciones realizadas.

19. El Usuario acude a la cita con el Notario en el día y a la hora establecida. En el caso de que el Usuario no se presente el día acordado, el Notario podrá asignar una nueva cita. Si el Usuario no se presenta en la segunda llamada, el Notario finaliza el trámite.

20. El Notario ingresa al sistema, recoge firmas autógrafas o electrónicas de socios o accionistas y administradores, y desmaterializa la escritura y los nombramientos.

21. Adjunta documentos desmaterializados y firma electrónicamente la escritura y los nombramientos.

 

Superintendencia de Compañías Y Valores

22. Notifica mediante correo electrónico al Usuario sobre la generación de la escritura y los nombramientos.

23. Remite información de la escritura y los nombramientos al Sistema Nacional de Registro Mercantil.

Registro Mercantil

24. Ingresa al Sistema Nacional de Registro Mercantil (SNRM).

25. Recupera la información del trámite correspondiente.

26. Verifica el pago del trámite.

  • El Sistema de Constitución Electrónica y Desmaterializada, remitirá tanto los datos como los documentos firmados electrónicamente.

27. Ingresa el número de factura pre-impresa.

28. Selecciona la forma de pago e imprime la factura.

29. El SNRM genera automáticamente el número de repertorio y asigna al Revisor Legal.

30. El Revisor Legal verifica que los documentos del trámite cumplan con la normativa aplicable.

31. Revisa en los libros que no exista otros títulos que impidan la inscripción actual, y asigna el trámite automáticamente al Inscriptor designado.

32. El Inscriptor Revisa la información del trámite, ingresada por el Revisor Legal, para determinar si se encuentra correcta y completa.

33. Si existen causas para negar la inscripción, registra dicha negativa.

34. Si no existen causas para negar la inscripción, genera número de inscripciones e imprime las razones pertinentes y las actas de las inscripciones generadas. 

35. El Registrador Mercantil ingresa al Sistema Nacional de Registro Mercantil y firma tanto física como electrónicamente: las actas, las razones y la marginación, de ser el caso.

Dinardap - Sistema Nacional De Registro Mercantil

36. Remite la razón de inscripción o negativa firmada electrónicamente y los datos correspondientes al Sistema de Constitución Electrónica y Desmaterializada.

 

Superintendencia de Compañías Y Valores

37. Si se negó la inscripción, las facturas se enviarán por Correos del Ecuador a las direcciones definidas para el efecto.

38. Notifica mediante correo electrónico al Usuario y al Notario sobre la negativa de inscripción y la finalización del trámite. Fin del Procedimiento.

39. Si se inscribieron los documentos, notifica mediante correo electrónico al Municipio correspondiente sobre la inscripción realizada.

40. Genera número de expediente para la compañía.

41. Remite información de la compañía al Servicio de Rentas Internas.

Servicio de Rentas Internas

42. Valida la información recibida.

43. Genera el número de RUC para la compañía.

44. Remite el número de RUC al Sistema de Constitución Electrónica y Desmaterializada.

Superintendencia de Compañías Y Valores

45. Registra el número de RUC asignado a la Compañía.

46. Graba información del trámite de constitución en la base de datos de Registro de Sociedades.

47. Notifica la finalización del trámite de constitución a todos los participantes: Usuario solicitante, Notario, Registrador Mercantil y Servicio de Rentas Internas.

48. Notifica la finalización del trámite de constitución a las áreas de Registro de Sociedades y Control de la Superintendencia de Compañías y Valores.

 

 

Declaración juramentada

Dentro del contrato de constitución, deberá constar una declaración juramentada, en donde se indique que los socios o accionistas depositarán el capital social de la compañía en una institución bancaria, en cuenta aperturada a nombre de ésta.

Costos

El uso de la plataforma informática de la Superintendencia de Compañías y Valores, para la constitución y registro de compañías, mediante el proceso simplificado por vía electrónica, es gratuito. Sin embargo, el Usuario solicitante deberá cancelar los valores que se causen por los servicios notariales y registrales, pagos que se realizarán en las instituciones vinculadas al proceso, utilizando los aranceles o derechos fijados en leyes o demás disposiciones de aplicación general.

 

Control posterior

Las compañías que se constituyan mediante el proceso simplificado de constitución y registro por vía electrónica, de conformidad con las reformas a la Ley de Compañías y el presente Reglamento, quedarán sujetas a la vigilancia y control de la Superintendencia de Compañías y Valores, facultad que se ejercerá con posterioridad a su anotación en el Registro de Sociedades de este organismo de control.

Para esto, la compañía deberá presentar los documentos aplicables que justifiquen la correcta integración del capital social; siendo estos, el estado de situación financiera inicial, el comprobante de depósito y asiento de diario en la modalidad prevista para el efecto, documentación que debe presentarse en el plazo 30 días posteriores a la inscripción de la escritura de constitución en el Registro Mercantil, bajo pena de aplicarse sanciones pecuniarias o adecuarse a las causales de intervención o cancelación de inscripción en el Registro Mercantil, contempladas en la Ley de Compañías. 

 

Boletín Jurídico de la Cámara de Comercio de Quito

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