Registro Oficial

Registro Oficial No.396- Viernes 28 de diciembre de 2018 Segundo Suplemento

Viernes, 28 de diciembre de 2018

 

Administración del Señor Lcdo. Lenin Moreno Garcés                                                                                     

             

   Presidente Constitucional de la República del Ecuador                                                                                  

 

Viernes  28  de diciembre  de 2018 (R. O.396, 28 -diciembre -2018) Segundo Suplemento

 

Año II – Nº 396

Quito, viernes 28 de diciembre de 2018

 

SUMARIO:

Págs.

FUNCIÓN DE TRANSPARENCIA Y CONTROL SOCIAL

ACUERDO:

CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO:

068-CG-2018 Expídese el Instructivo para la solicitud y trámite de informe previo a la suscripción de contratos complementarios

RESOLUCIÓN:

SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS,

VALORES Y SEGUROS:

SCVS-DSC-2018-0041 Expídense las normas de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos

No. 068-CG-2018

EL CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO

Considerando:

Que, la Constitución de la República del Ecuador en su artículo 211 establece que la Contraloría General del Estado es el organismo técnico encargado del control de la utilización de los recursos estatales y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos;

Que, el numeral 3 del artículo 212 de la referida Norma Fundamen­tal; y, en concordancia con éste, los artículos 7; 31, numeral 22; y, 95 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, entre las atribuciones del Organismo Técnico de Control incluyen la expedición de la normativa y demás regulaciones necesarias para el cumplimiento de sus funciones;

Que, el artículo 8 de le Ley Orgánica para la Eficiencia en la Contratación Pública, publicada en el Segundo Suplemento del

 

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Registro Oficial N° 966, de 20 de marzo del 2017, sustituyó el artículo 87 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, asignando al Contralor General del Estado la competencia para emitir informe previo a la suscripción de contratos complementarios, de conformidad con los términos previstos en la misma norma; y, disponiendo, adicionalmente, que en su Reglamento se determine la documentación a requerirse para estos efectos;

Que, el Contralor General del Estado, mediante Acuerdo N° 056-CG-2018, de 19 de octubre del 2018, publicado en la Edición Especial No. 595 del Registro Oficial, de 25 de octubre del 2018, expidió el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos Sustitutivo de la Contraloría General del Estado, reformado mediante Acuerdo N° 057-CG-2018, publicado en el Suplemento del Registro Oficial N° 363 de 08 de noviembre del 2018, en cuyo artículo 23 se establece como función de la Dirección Nacional Jurídica realizar el análisis técnico-legal y elaborar el informe previo a la suscripción de contratos complementarios; y,

Que, para el ejercicio eficaz de la competencia contemplada en el artículo 87 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, se requiere instrumentar la tramitación eficiente y oportuna de los informes previos a la suscripción de contratos complementarios siendo preciso, en tal virtud, que se encuentren concretamente determinados tanto la documentación que las entidades públicas requirentes deberán adjuntar a la solicitud de informe previo, como el procedimiento institucional que se observará para estos efectos,

En ejercicio de las atribuciones conferidas por el artículo 212, numeral 3, de la Constitución de la República del Ecuador y por los artículos 7; 31, numeral 22; y, 95 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado,

Acuerda:

EXPEDIR EL INSTRUCTIVO PARA LA

SOLICITUD Y TRÁMITE DE INFORME

PREVIO A LA SUSCRIPCIÓN DE CONTRATOS

COMPLEMENTARIOS

Art. 1.- Objeto.- El presente instructivo establece los requisitos, información y documentación que las entidades públicas requirentes deberán cumplir, proporcionar y adjuntar obligatoriamente a la solicitud de informe previo, así como el respectivo trámite administrativo interno que se observará para su emisión por parte de la Contraloría General del Estado, previo a la suscripción de contratos complementarios, de conformidad con lo previsto en el artículo 87 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública - LOSNCP

Art. 2.- Ámbito.- La Contraloría General del Estado emitirá el respectivo informe previo a la suscripción de contratos complementarios, de los contratos de obra y de los contratos de servicios de consultoría, en estricto acatamiento a lo previsto en el artículo 87 de la LOSNCP.

La emisión de dicho informe procederá respecto de las solicitudes de contratos complementarios cuyos contratos

principales se hayan suscrito con posterioridad a la entrada en vigencia de la Ley Orgánica para la Eficiencia en la Contratación Pública.

Art. 3.- Solicitud y emisión de informe previo.- La solicitud de informe previo a la suscripción de contratos complementarios será dirigida al Contralor General del Estado y estará suscrita por la máxima autoridad de la entidad pública requirente o su delegado, adjuntando la documentación que corresponda, conforme a lo previsto en el artículo 4 de este instrumento.

En caso de que la solicitud fuere presentada en las Direcciones Provinciales, éstas deberán remitirla, junto con toda la documentación anexa, a la Dirección Nacional Jurídica dentro de los tres (03) días subsiguientes a su recepción.

El Contralor General del Estado o su delegado, en el término máximo de treinta (30) días, contados a partir de la fecha de recepción de la solicitud en la Institución, emitirá el informe motivado que corresponda.

La revisión de la documentación y la preparación del respectivo informe estarán a cargo de la Dirección Nacional Jurídica, para lo cual la o el Director Nacional Jurídico dispondrá el análisis técnico y legal correspondiente; y, de considerarlo necesario, solicitará el apoyo de las unidades administrativas de la Contraloría que sean del caso. La Dirección Nacional Jurídica consolidará los análisis técnico y jurídico; y, elaborará el proyecto de informe previo, con la sumilla de los técnicos, el mismo que se someterá a consideración del Contralor General del Estado, o su delegado, para su pertinente suscripción.

Art. 4.- Documentación y requisitos.- Para presentar la solicitud de informe previo a la suscripción de un contrato complementario, las entidades solicitantes reunirán los siguientes requisitos y adjuntarán la documentación que a continuación se detalla:

A. DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN DE CARÁCTER GENERAL:

  1. Solicitud de informe previo al contrato complementario, suscrita por la máxima autoridad de la entidad requirente, o su delegado.
  2. Certificado de disponibilidad de recursos que cubra el monto del contrato complementario cuyo informe se solicita (Art. 90, LOSNCP).
  3. En el caso de contratos financiados por organismos multilaterales de crédito se remitirá el dictamen de "No Objeción " correspondiente.
  4. Certificado emitido por la máxima autoridad de la entidad requirente, o su delegado, de que el contrato principal se encuentra vigente.
  5. Copia del contrato principal y anexos. Si el contrato hubiere sido protocolizado, copia de la escritura pública correspondiente.

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  1. Proyecto de contrato complementario cuyo informe previo se solicita, en el que conste el objeto específico, plazo, monto y forma de pago.
  2. Valor del contrato principal reajustado, de ser el caso (Art. 85, inc. 1, LOSNCP).
  3. Copia de los contratos complementarios suscritos con anterioridad a la solicitud, con indicación de sus valores reajustados, de ser el caso; y, la determinación del porcentaje de los mismos en relación al contrato principal.
  4. Justificación y detalle del valor del contrato complementario objeto de la solicitud.
  5. Justificación técnica, jurídica y económica del requerimiento.
  6. Informes del Administrador y/o Fiscalizador del contrato principal en los que se evidencie la necesidad de suscribir un contrato complementario.
  7. Para el caso de contratistas que tengan la calidad de asociaciones o consorcios, copia de la escritura pública en la que conste su constitución y vigencia (Art. 67, LOSNCP; y, Art. 31, Codificación Resoluciones SERCOP - Resolución No. RE-SERCOP-2016-0000072)

B. DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN EN EL CASO DE CONTRATOS COMPLEMENTARIOS DE CONTRATOS DE OBRA: No obstante la presentación de los documentos y el cumplimiento de los requisitos de carácter general, para el caso de contratos complementarios de contratos de obra, a la solicitud de informe previo se adjuntará además:

  1. Informe de los contratistas y funcionarios que elaboraron los estudios precontractuales, respecto a si existe la justificación técnica para la firma de órdenes de trabajo y diferencias en cantidades de obra que superen el quince por ciento (15%) del valor del contrato principal (Art. 23, inc. final, LOSNCP).
  2. Certificado emitido por la máxima autoridad de la entidad requirente, o su delegado, de que las obras y modificaciones motivo del contrato complementario aún no han sido ejecutadas o implementadas.
  3. Calificación de las causas imprevistas o técnicas para celebrar el contrato complementario, aprobadas por la fiscalización y la administración del contrato. (Art. 144, Reglamento Gral. LOSNCP)
  4. Justificación y detalle del valor del contrato complementario que incluya:

Cuadro de rubros, unidades, cantidades, precios unitarios y precios totales del contrato

principal, cuyas cantidades se aumentan, disminuyen o suprimen por efecto del contrato complementario que se suscribiría. Estos valores serán reajustados a la fecha en la que se decidió efectuar el contrato complementario cuyo informe previo se solicita.

Cuadro de rubros, precios unitarios y precios totales que se crean. Los precios corresponderán a la fecha en la que se decidió efectuar el contrato complementario cuyo informe previo se solicita.

Cálculo del monto del contrato complementario cuyo informe previo se solicita; esto es, la suma algébrica de los siguientes montos:

(+) De rubros que se crean.

(+) De rubros del contrato principal cuyas cantidades se Incrementan.

(-) De rubros del contrato principal cuyas cantidades se disminuyen.

(-) De rubros del contrato principal cuyas cantidades se suprimen.

Los precios unitarios de los rubros creados corresponderán a la fecha en la que se decidió efectuar el contrato complementarlo cuyo informe previo se solicita.

  1. Con la finalidad de verificar los umbrales establecidos en los artículos 87, 88 y 89 de la LOSNCP, se adjuntará copia de los contratos complementarios con sus respectivos montos, órdenes de trabajo y documentos suscritos por diferencia de cantidades.
  2. Justificativos técnicos de la creación, aumento, disminución y/o supresión de cantidades de cada uno de los rubros que se afectarían en virtud de las modificaciones, aprobados por la fiscalización y la administración del contrato.
  3. Respecto a los rubros nuevos o que se crean, se detallará y presentará la siguiente documentación:

Análisis de precios unitarios.

Informe con firma de responsabilidad de la unidad que corresponda de la entidad contratante, que determine la existencia o no de precios referenciales actualizados en relación a los rubros nuevos.

Especificaciones técnicas aprobadas por las instancias correspondientes, de cada uno de los rubros que se crean.

Documento emitido por la unidad que corresponda de la entidad contratante, que

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determine si existen o no precios referenciales en la entidad y la forma en que se establecieron los precios unitarios de los rubros nuevos. (Art. 86, LOSNCP).

  1. Planos que reflejen las modificaciones relacionadas al contrato complementario cuyo informe previo se solicita, los mismos que deberán contener las firmas de responsabilidad tanto de los diseñadores originales aceptando las modificaciones, como de quienes las elaboraron y aprobaron.
  2. Memoria detallada de cálculo del valor reajustado del contrato principal, a la fecha en que se decidió efectuar el contrato complementario cuyo informe previo se solicita.
  3. Memoria detallada de cálculo de los valores reajustados de los contratos complementarios anteriores, a la fecha en que se decidió efectuar el contrato complementario cuyo informe previo se solicita.
  4. Memoria detallada de cálculo de la(s) fórmula(s) de reajuste de precios y su(s) cuadrilla(s) tipo, observando lo siguiente:

Si únicamente se crean rubros: fórmula(s) y cuadrilla(s) tipo considerando exclusivamente ese lote de rubros.

Si únicamente se disminuyen v/o suprimen cantidades de rubros del contrato principal: fórmula(s) y cuadrilla(s) tipo considerando las cantidades y rubros contractuales afectados por esas disminuciones o supresiones. Estas fórmulas servirán para reliquidar los valores pagados del contrato principal.

Si únicamente se incrementan las cantidades de rubros del contrato principal: fórmula(s) y cuadrilla(s) tipo considerando ese lote de rubros, los análisis de precios unitarios reajustados y los denominadores a la fecha en que fueron reajustadas (fecha en la que se decidió efectuar el contrato complementario cuyo informe previo se solicita).

Si se crean rubros, se disminuyen y/o suprimen, se aumentan cantidades de rubros del contrato principal: se remitirán la fórmula(s) y cuadrilla(s) tipo para el reajuste de precios de aquellos rubros que se crean; y, la(s) fórmula(s) y cuadrilla(s) tipo considerando los aumentos, disminuciones o supresiones de cantidades de rubros del contrato principal que, en este último caso, servirá para reliquidar los reajustes pagados con cargo al contrato principal.

C. DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN EN EL CASO DE CONTRATOS COMPLEMENTARIOS DE CONTRATOS

DE SERVICIOS DE CONSULTORÍA: No obstante la presentación de los documentos y el cumplimiento de los requisitos de carácter general señalados, para el caso de contratos complementarios de contratos de servicios de consultoría, a la solicitud de informe previo se adjuntará además:

  1. Aquellos documentos inherentes a la naturaleza propia del servicio de consultoría que corresponda.
  2. Cuadro comparativo de los Términos de Referencia negociados en el contrato principal, en los contratos complementarios que se hubieren suscrito con anterioridad; y, en el contrato del cual se solicita informe previo, cuadro en el que se evidencien las modificaciones a los alcances de dichos contratos y su incidencia en los costos, considerados en cada caso.
  3. Términos de Referencia y oferta económica negociada, de ser el caso.

Art. 5.- Solicitud de documentación y/o aclaraciones y presentación de documentación adicional.- Si la documentación remitida por la entidad pública requirente no se encontrare completa o fuere necesaria la presentación de documentación adicional y/o aclaraciones, la Contraloría General del Estado podrá solicitar, mediante oficio, la documentación y/o aclaraciones que estime pertinentes, en cuyo caso el término de treinta (30) días establecido en la ley para la emisión de informe previo, se contará a partir de la fecha de recepción de la última documentación ingresada por la entidad pública requirente, tanto en atención a una solicitud expresa de la Contraloría General del Estado, como cuando se trate de documentación adicional y/o alcances a la solicitud de informe previo.

Art. 6.- Motivación e informe desfavorable.- El informe previo a la suscripción de contratos complementarios que emita la Contraloría General del Estado estará debidamente motivado e incluirá la determinación expresa de las causas legales, económicas y/o técnicas que lo fundamenten.

La falta de presentación tanto de la documentación que corresponda al proceso de contratación respectivo, acorde a lo detallado en el artículo 4 del presente Instructivo, como de la documentación adicional y/o aclaraciones que se hubieren solicitado, ocasionará la emisión de informe desfavorable.

Sin perjuicio de ello la entidad requirente, luego de la notificación del informe desfavorable y por una sola ocasión, podrá presentar documentos adicionales de carácter técnico y/o jurídico que aporten con elementos relevantes y criterios de análisis que justifiquen la suscripción del contrato complementario.

La Contraloría General del Estado dispondrá de un término de treinta (30) días, contados a partir de la recepción de la

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documentación adicional, para emitir el pronunciamiento correspondiente.

DISPOSICIONES GENERALES

Primera.- La emisión del informe previo del que trata el presente Instructivo de ningún modo exime a las entidades contratantes ni a sus servidores de la observancia de disposiciones legales, reglamentarias, estatutarias y de cualquier otra índole, inherentes al cumplimiento de sus funciones, al control interno y al aseguramiento de la calidad en los procesos de contratación pública. En este contexto, tampoco restringe en medida alguna la ejecución de las respectivas acciones de control posterior a cargo de la Contraloría General del Estado. Toda decisión y resolución de carácter administrativo, financiero, contable y legal adoptada en materia de contratación pública, será de estricta responsabilidad de la institución del Estado que la haya emitido.

Segunda.- Las consultas e inquietudes que surjan respecto a la aplicación del presente Instructivo serán absueltas por el Contralor General del Estado o su delegado, de conformidad con las competencias y responsabilidades estatutarias.

DISPOSICIÓN TRANSITORIA

Única.- Las disposiciones del presente Instructivo serán de observancia y cumplimiento obligatorio para las entidades contratantes, hasta la expedición y vigencia de las normas reglamentarias a las que hace referencia el penúltimo inciso del artículo 87 de la LOSNCR

DISPOSICIÓN FINAL

El presente instructivo entrará en vigencia a partir de su suscripción, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.

Dado, en el Despacho del Contralor General del Estado, en la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano, a 17 de diciembre del 2018.

Comuníquese,

f.) Dr. Pablo Celi de la Torre, Contralor General del Estado, Subrogante.

Dictó y firmó el Acuerdo que antecede, el señor doctor Pablo Celi de la Torre, Contralor General del Estado, Subrogante, en la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano, a los diecisiete días del mes de diciembre del año 2018.- CERTIFICO.

f.) Dr. Luis Miño Morales, Secretario General de Gestión Institucional.

No. SCVS-DSC-2018-0041

Ab. Víctor Anchundia Places

SUPERINTENDENTE DE COMPAÑÍAS,

VALORES Y SEGUROS (E)

Considerando:

Que el artículo 213 de la Constitución de la República establece que las Superintendencias son organismos técnicos de vigilancia, auditoría, intervención y control de las actividades económicas, sociales y ambientales, y de los servicios que prestan las entidades públicas y privadas, con el propósito de que estas actividades y servicios se sujeten al ordenamiento jurídico y atiendan al interés general;

Que el artículo 431 de la Ley de Compañías dispone que la Superintendencia de Compañías ejerza el control y vigilancia de las compañías nacionales anónimas, en comandita por acciones, de economía mixta, de responsabilidad limitada y de las empresas extranjeras que ejerzan sus actividades en el Ecuador, cualquiera que fuere su especie;

Que el artículo 5 de la Ley Orgánica de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del F inane ¿amiento de Delitos, señala cuáles son los sujetos obligados a reportar a la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE);

Que mediante resolución No. SCVS-DSC-2018-0029 del 17 de julio del 2018, publicada en el Registro Oficial No. 319, de 4 de septiembre de 2018, la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros expidió las Normas de Prevención de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y otros Delitos;

Que es necesario revisar la normativa expedida por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, sobre prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, con el objeto de que guarde la debida correspondencia y armonía con las disposiciones de la Ley que regula esta materia.

Que el artículo 433 de la Ley de Compañías faculta al Superintendente de Compañías, Valores y Seguros, a expedir los reglamentos necesarios para el buen gobierno, vigilancia y control de las compañías.

Y, en uso de las facultades que le confiere la Ley.

Resuelve:

EXPEDIR LAS NORMAS DE PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO Y OTROS DELITOS.

Art. 1.- Ámbito.- La presente normativa regula las políticas, procedimientos y los mecanismos para prevenir el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y otros delitos, que deberán observar los sujetos obligados o compañías, reguladas por la Superintendencia de

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Compañías, Valores y Seguros, que se dediquen a las actividades establecidas en el artículo 5 de la Ley Orgánica de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos.

La presente normativa no incluye a las Bolsas de Valores, Casas de Valores y Administradoras de Fondos y Fideicomisos, ni a las compañías de seguro privado.

Art. 2.- Definiciones.- Para efectos de la presente normativa, se estará a las siguientes definiciones:

Activos: son los bienes; los activos financieros; las propiedades de toda clase, tangibles o intangibles; los muebles o inmuebles, con independencia de cómo se hubieran obtenido; y los documentos o instrumentos legales, sea cual fuere su forma, incluida la electrónica o digital, que acrediten la propiedad u otros derechos sobre dichos bienes, sean estos, entre otros, créditos bancarios, cheques bancarios o de viajero, acciones, títulos, obligaciones, letras de cambio, cartas de crédito, y los intereses, dividendos u otros ingresos o valores que se devenguen o sean generados por esos fondos u otros bienes.

Actividades de construcción: son las diligencias u operaciones de obra civil y las desarrolladas para la construcción de edificios, residenciales o no.

Actividades inmobiliarias: son las diligencias y operaciones que realiza, bajo cualquier modalidad contractual, directa o indirecta, el sujeto obligado con bienes inmuebles, sean propios o arrendados; y, aquellas relacionadas con el sector y por las cuales reciba una retribución.

Administración y mitigación del riesgo: es la obligación de dictar políticas, controles y procedimientos que les permitan a los sujetos obligados anular o reducir los riesgos que hayan identificado.

Agente: es la sucursal o establecimiento subordinado de una empresa. Es la persona, natural o jurídica, que tiene poder legal para actuar en nombre del sujeto obligado.

Beneficiario final: es toda persona natural que finalmente posee o controla a un cliente y/o la persona natural en cuyo nombre se realiza la transacción. Incluye también a las personas que ejercen el control efectivo final sobre una persona jurídica u otra estructura jurídica.

Categoría: es el nivel de riesgo que el cliente representa para la compañía.

Cliente: es la persona, natural o jurídica, con la que la compañía establece una relación contractual económica o comercial.

Cliente ocasional: es la persona natural o jurídica, que desarrolla una vez o esporádicamente negocios con la compañía controlada.

Cliente permanente: es la persona, natural o jurídica, que entabla habitualmente una relación económica o comercial con el sujeto obligado.

Compañías controladas: son las personas jurídicas que se encuentran sujetas a la supervisión, vigilancia y control de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.

Control interno financiero: es la aplicación de una política que comprenda el plan de organización, métodos y procedimientos del sujeto obligado, que influya en la confiabilidad de los registros contables y la veracidad de los estados financieros.

Concesión: es el otorgamiento de derechos de uso, de bienes inmuebles propios o arrendados, por parte de una persona jurídica a otra, natural o jurídica, para obtener rentas.

Corresponsal: es toda persona, natural o jurídica, domiciliada o no en el país, a la cual una compañía controlada le encarga ejecutar actividades comerciales en su nombre y al amparo de un convenio.

Criterios de segmentación: son los juicios o normas utilizados para identificar, clasificar y analizar adecuadamente los grupos de clientes de un sujeto obligado, en relación con la gestión del riesgo asignado a cada uno de ellos, para definir si las operaciones son o no inusuales.

Correos: es tanto la actividad comercial que consiste en transportar paquetes (encomiendas) o correspondencia, como la persona que tiene por oficio llevar y traer correspondencia de un lugar a otro.

Debida diligencia; Conozca a su cliente; Conozca a su empleado; Conozca a su mercado; Conozca a su Corresponsal; y Conozca su proveedor: son las políticas, mecanismos y procedimientos establecidos por los sujetos obligados a los que se refiere esta norma, que tienen como finalidad prevenir y controlar mejor la posibilidad del cometimiento de lavado de activos o financiamiento del terrorismo y otros delitos.

Declaración Patrimonial simple: Es la declaración patrimonial que comprende el conjunto de bienes, derechos y obligaciones, que tiene una persona o empresa, los pertenecientes a la respectiva sociedad conyugal o sociedad de hecho, de los hijos menores de edad, tanto en el país como en el extranjero.

Defraudación tributaria: Todo acto doloso por el cual se simule, oculte, omita, falsee, o engañe para inducir a error en la determinación de las obligaciones tributarias, o por los que se deja de pagar en todo o en parte los tributos realmente debidos, en provecho propio o de un tercero.

Factores de riesgo: son los elementos o características del cliente o de la operación, que determinan la mayor o menor probabilidad de que se trate de una operación inusual.

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Familiares y Personas Relacionadas de las Personas Expuestas Políticamente: Las relaciones comerciales o contractuales que involucren al cónyuge o a las personas unidas bajo el régimen de unión de hecho reconocido legalmente; o, a familiares comprendidos hasta el segundo grado de consanguinidad o primero de afinidad; a personas naturales o jurídicas de cualquier naturaleza, con las cuales una persona expuesta políticamente (PEP), se encuentre asociada o vinculada societariamente, o sus colaboradores cercanos, deberán ser sometidas a los mismos procedimientos de debida diligencia ampliada.

Financiamiento del terrorismo: es el aporte, la provisión o la colecta de activos o fondos realizada a través de cualquier medio, por una persona natural o jurídica, con la intención de que se utilicen, o a sabiendas de que serán utilizados, para financiar, total o parcialmente, la comisión de los delitos de terrorismo.

Inversión Inmobiliaria: es la compra de bienes inmuebles, la colocación de capital en el sector inmobiliario; o la renta que se obtiene, en calidad de propietario, arrendador o similares, por la explotación de bienes inmuebles.

Habitualidad: La habitualidad a la que se refiere el artículo 5 de la Ley se perfecciona cuando las personas naturales y jurídicas que tengan por actividad la comercialización de vehículos, embarcaciones, naves y aeronaves, así como la inversión e intermediación inmobiliaria y, la construcción, al menos realicen una sola operación o transacción que supere el umbral legal en el plazo de cuatro (4) meses.

Lavado de activos: es el proceso por el cual los bienes y ganancias monetarias de origen delictivo e ilícito, se invierten, integran o transforman en el sistema económico financiero legal con apariencia de haber sido obtenido de forma lícita y procurando ocultar su verdadera procedencia, así como su real propiedad y el ejercicio de su dominio y control. También se entiende como el mecanismo a través del cual se oculta el verdadero origen del dinero proveniente de actividades ilegales, tanto en moneda nacional como extranjera, para introducirlo como legítimo dentro del sistema económico de un país.

Mercado: es el espacio o la jurisdicción geográfica donde se realizan las transacciones y operaciones de compra, venta o permuta de bienes y servicios de forma permanente o en fechas concretas.

Ocupación: es la actividad económica, laboral o profesional que desempeña el cliente, tanto al inicio y durante el transcurso de la relación comercial.

Oficial de cumplimiento: es la persona responsable de velar por la observancia e implementación de las políticas, controles y procedimientos necesarios para la prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, y de verificar la aplicación de la normativa existente sobre la materia.

Operaciones o transacciones económicas inusuales, injustificadas o sospechosas: son los movimientos económicos, realizados por personas naturales o jurídicas,

 

que no guarden correspondencia con el perfil económico y financiero que estas han mantenido en la entidad reportante y que no puedan sustentarse.

Origen de los fondos: Es la identificación de la actividad por la cual se obtuvieron los recursos económicos a ser utilizados en la transacción.

Paraíso Fiscal: es el país o territorio de nula o baja tributación, frecuentemente utilizado para rebajar, distorsionar, eludir u optimizar la carga tributaria de particulares o empresas.

Perfil del cliente: es el conjunto de elementos que permite a la compañía controlada determinar con aproximación el tipo, magnitud y periodicidad de las transacciones económicas o comerciales que el cliente utiliza durante un tiempo determinado.

Personas Expuestas Políticamente (PEP): Son todas aquellas personas naturales, nacionales o extranjeras, que desempeñan o han desempeñado funciones públicas destacadas en el Ecuador o en el extranjero en representación del país, hasta un año (1) después de haber culminado el cargo que originó tal calidad.

Proveedor: es la persona, natural o jurídica, que abastece a una empresa de material necesario (existencias) para que desarrolle su actividad principal.

Segmentación: es la actividad de clasificar a los clientes, de acuerdo a características similares que permitan considerarlos como homogéneos, con el fin de especializar los productos y servicios; o de ciertas variantes relacionadas con la gestión del riesgo.

Segmentación de mercado: es el proceso de dividirlo en grupos que tengan características semejantes, en cuanto a sus perfiles, actividades económicas, productos que venden o fabrican, servicios que prestan, zonas geográficas en que comercian, etc.

Señales de Alerta: son aquellos elementos o signos que evidencian los comportamientos particulares de los clientes y las situaciones atípicas que presentan las operaciones o transacciones que pueden encubrir actividades de lavado de activos o de financiamiento del terrorismo y otros delitos.

Sujetos obligados: son las compañías bajo el control de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros cuya actividad ha sido establecida en el artículo 5 de la Ley Orgánica de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos u otros que incorpore la Unidad de Análisis Financiero y Económico; Inclúyase los consorcios que realicen actividades citadas en la mencionada ley.

Art. 3.- Los sujetos obligados deben contar con políticas y procedimientos de control para prevenir el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y otros delitos de conformidad con lo establecido en las normas nacionales vigentes y la presente norma; y, adoptar medidas de control

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apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que puedan ser utilizados como instrumentos para realizar actividades vinculadas al lavado de activos y/o al financiamiento del terrorismo y otros delitos.

Art. 4.- Las políticas que adopten las compañías controladas para prevenir el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y otros delitos, deben considerar los siguientes parámetros:

  1. Establecer lineamientos que les permitan analizar, evaluar, monitorear y tratar con eficacia los riesgos que se hayan identificado.
  2. Asegurar que los miembros de la compañía tengan el conocimiento de las normas legales y reglamentarias relacionadas con la prevención de lavado de activos y el financiamiento del terrorismo y otros delitos y le den cumplimiento.
  3. Minimizar el grado de exposición inherente al lavado de activos y al financiamiento del terrorismo y otros delitos.

 

  1. Establecer las políticas para conocer al cliente, proveedor, colaborador, mercado y corresponsal, según el caso; y definir a los responsables de su implementación.
  2. Garantizar la reserva y confidencialidad de la información reportada conforme lo previsto en la Ley Orgánica de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, así como también de aquella información que se genera en cumplimiento de las políticas y procesos de prevención.
  3. Establecer sanciones a los colaboradores que no cumplan con las políticas y procedimientos aprobados en la compañía.

Art. 5.- Los procedimientos de prevención para el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y otros delitos, que adopte el sujeto obligado, deben permitir:

  1. Identificar al cliente, conocer y verificar su información con el objeto de establecer el perfil, y determinar si el volumen de operaciones guardan relación con la información que haya proporcionado.
  2. Identificar al colaborador, verificar su información y establecer un perfil, en base a su patrimonio declarado, para determinar si sus ingresos guardan relación con la información entregada.

5.3   Identificar a sus socios/accionistas, verificar su información y establecer un perfil, en base a sus patrimonios declarados, para determinar si su información financiera guarda relación con las inversiones realizadas en la compañía.

  1. Identificar al proveedor y verificar su información.
  2. Identificar al corresponsal y verificar su información.

 

  1. Detectar operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas para reportarlas oportunamente y con los sustentos del caso a la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE).
  2. Enviar a la Unidad de Análisis Financiero y Económico los reportes previstos por Ley, conforme con los lineamientos emitidos por dicha institución para el efecto.

5.8    Establecer los mecanismos que utilizará la compañía para conservar la información generada por el cumplimiento a la presente norma, así como identificar a los responsables de mantenerla.

5.9 Atender los requerimientos de información formulados por autoridades competentes.

Art. 6.- Los representantes legales o administradores, oficiales de cumplimiento, socios o accionistas, y empleados, están obligados a guardar reserva y confidencialidad respecto de las operaciones que llegan a su conocimiento en el ejercicio de sus funciones.

Expresamente se les prohíbe divulgar o entregar la información remitida por los clientes, colaboradores, proveedores y corresponsales; notificaciones o requerimientos que hubieren hecho las autoridades competentes, cualquier tipo de reporte enviado a la Unidad de Análisis Financiero y Económico, así como sus anexos.

En el caso de que el oficial de cumplimiento y/o el representante legal de la compañía conocieren de alguna violación en tal sentido, deberán comunicarlo de inmediato a la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE).

Art. 7.- Los auditores externos están obligados a guardar reserva y confidencialidad de la información que llega a su conocimiento en el ejercicio de sus funciones y expresamente se les prohíbe divulgar o entregar cualquier tipo de información remitida por el sujeto obligado.

En caso de incumplimiento por parte del auditor externo, quien conociere del hecho y con los sustentos respectivos, deberá notificarlo a la Dirección Nacional de Prevención de Lavado de Activos de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.

Art. 8.- El Manual de Prevención establecerá las políticas y los procedimientos de control que adoptarán las compañías y dispondrá los mecanismos para tal finalidad.

El manual de prevención deberá contener al menos lo siguiente:

Políticas y procedimientos para vincular a clientes actuales y nuevos; colaboradores; proveedores y corresponsales; actualizar y verificar su información, incluida la aplicación de las políticas de debida diligencia.

Políticas y procedimientos para conservar y custodiar los registros operativos; así como, la información solicitada por las autoridades.

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Definir los canales de comunicación e instancias de reporte entre el oficial de cumplimiento y demás áreas de la compañía.

Atender oportunamente los reportes periódicos de acuerdo a la ley.

Revisar listas de información nacionales e internacionales, y procedimientos a seguir en caso de coincidencias.

Detectar señales de alerta de acuerdo a la naturaleza de los productos y servicios que ofrece la compañía.

Metodología de la herramienta que utiliza la compañía para determinar el perfil del cliente y su riesgo.

Establecer responsables en las áreas que intervienen en la aplicación de las diferentes políticas y procedimientos implementados por la compañía relacionados con la prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.

Imponer sanciones a los colaboradores y/o funcionarios del sujeto obligado por incumplimiento de las políticas y procedimientos adoptados.

Art. 9.- El mencionado manual deberá ser conocido por todo el personal y podrá ser actualizado, en caso de requerirlo el sujeto obligado.

Art. 10.- La Debida Diligencia es el conjunto de acciones que el sujeto obligado debe desarrollar para conocer adecuadamente a los clientes, colaboradores, proveedores y corresponsales reforzando el conocimiento de aquellos que por su actividad o condición sean sensibles al lavado de activos o al financiamiento del terrorismo y otros delitos.

Los procedimientos de debida diligencia permiten al sujeto obligado anticipar con relativa certeza los tipos de transacciones y operaciones que realizarán sus clientes y determinar aquellas que sean inusuales. Deberán aplicarse de acuerdo al riesgo que represente el cliente según el perfil obtenido en la aplicación de la matriz de riesgo. Si el cliente presenta mayores riesgos, los procedimientos de control deberán ser reforzados.

La Dirección Nacional de Prevención de Lavado de Activos dará las directrices para la elaboración del formulario de debida diligencia a aplicar.

Art. 11.- La política y los procedimientos de "Conozca a su cliente" buscan identificarlo adecuadamente e implican verificar y soportar los datos de los clientes actuales, ocasionales o permanentes.

La política se aplicará al inicio de la relación comercial o cuando existan cambios en la información de la base de datos del cliente.

Los datos obtenidos del cliente, deben incluir su capacidad económica, el origen de los fondos, volumen y

características de las transacciones y beneficiario final, lo que permitirá establecer el perfil del cliente y verificar que este se ajuste a sus actividades declaradas.

Art. 12.- En aquellos casos en los que, luego de obtenida y evaluada la información en base de las políticas adoptadas, existiera una duda razonable para la aceptación de una persona natural o jurídica como cliente, el sujeto obligado a través de su Representante Legal, deberá tomar la decisión de no iniciar una relación comercial o contractual, en unos casos; y en otros, deberá someterlos a una debida diligencia reforzada o ampliada.

Art. 13.- Los sujetos obligados al inicio de la relación comercial o contractual, deberán diligenciar un formulario que permita identificar a sus clientes, conocer la actividad económica que desarrollen y que contenga al menos la siguiente información:

13.1 Para las personas naturales:

Nombres y apellidos completos

Número de identificación: cédula de ciudadanía, cédula de identidad o pasaporte vigente

Nombres completos del cónyuge o conviviente

Dirección y número de teléfono del domicilio y trabajo

Correo electrónico, estableciéndose el personal y el laboral

Actividad económica

Ingresos y Egresos mensuales

Declaración de origen lícito de los recursos, que se aplicarán cuando los umbrales igualen o superen los montos establecidos en los artículos 23, 24,25 o 26 de la presente norma, según corresponda a cada sector.

Declaración del cliente si es Persona Expuesta Políticamente, familiar o colaborador cercano.

Firma del cliente y del empleado que recepta la información

13.2 Para personas jurídicas:

Razón social y número de Registro Único de Contribuyentes

Actividad económica.

Ingresos y egresos mensuales o anuales, según corresponda

Dirección y número de teléfono de la empresa.

Dirección electrónica o página web.

Nombres y apellidos completos, número de identificación, dirección del domicilio y número

 

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de teléfono del (los) representante(s) legal(es) y/o apoderados, según el caso.

Firma del representante legal o de la persona que realiza la operación en representación de la persona jurídica y del empleado que recepta la información.

Declaración del origen lícito de los recursos, se aplicarán cuando los umbrales igualen o superen los montos establecidos en los artículos 23, 24, 25, o 26 de la presente norma, según corresponda a cada sector, y deberá ser suscrita por el cliente.

Declaración de los directivos, administradores, socios o accionistas si son Personas Expuestas Políticamente, familiar o colaborador cercano.

Art. 14.- El sujeto obligado deberá abstenerse de realizar/ continuar transacciones comerciales en los siguientes casos:

En caso de que el cliente no proporcione alguno de los datos mínimos de información solicitada.

Cuando exista certeza de que el negocio se lo realiza por cuenta ajena, ocultando la información de beneficiario final o el origen de los fondos.

Cuando las personas naturales utilicen a las personas jurídicas como compañías pantalla o de fachada para realizar sus transacciones.

Cuando se trate de transacciones que de alguna forma lleven a presumir que están relacionadas con el lavado de activos o el financiamiento del terrorismo u otros delitos.

En los casos que el cliente, aun si este fuere persona jurídica y sus Representantes Legales, Socios o Accionistas, hayan sido condenados, estén siendo procesados o se encuentren bajo investigación por delitos de lavado de activos, financiamiento del terrorismo u otros delitos.

Cuando los datos del cliente consten en las listas nacionales e internacionales incluidas en los convenios internacionales suscritos por el Ecuador sobre los citados delitos.

Art. 15.- La Debida Diligencia Reforzada o Ampliada es el conjunto de políticas, medidas de control y procedimientos razonablemente más rigurosas y exhaustivas que el sujeto obligado debe diseñar y aplicar a los clientes que por sus características, actividad económica, ubicación geográfica, entre otros, puedan considerarse mayormente expuestos al riesgo de lavado de activos, del financiamiento del terrorismo y otros delitos.

Las compañías controladas aplicarán procedimientos reforzados de debida diligencia en los siguientes casos:

15.1 Cuando los clientes y beneficiarios residan en países o territorios cuyos sistemas de prevención de lavado de

activos y financiamiento del terrorismo y otros delitos no cumplan o no implementen suficientemente los estándares internacionales en esas materias; o, cuando los fondos provengan de tales países o territorios.

15.2 Cuando los clientes y beneficiarios residan en países o territorios considerados como paraísos fiscales, con alto nivel de secreto bancario o fiscal; o, cuando los fondos provengan de tales países o territorios.

15.3    Cuando los clientes sean personas expuestas políticamente, familiares o colaboradores cercanos, en los términos previstos en esta norma.

  1. Cuando la fuente de riqueza provenga de actividades reconocidas como susceptibles al lavado de activos o al financiamiento del terrorismo y otros delitos.
  2. Cuando existan dudas sobre si los clientes actúan por cuenta propia.
  3. Cuando se realicen transacciones con clientes que no han estado físicamente presentes al inicio de la relación comercial, para su identificación.
  4. Cuando se trate de clientes que realicen actividades de alto riesgo como industrias químicas, bélicas, explosivos, etc.
  5. Cuando se trate de clientes no residentes en el país.

Art. 16.- Los sujetos obligados, en los casos señalados en el artículo precedente, deben aplicar políticas de debida diligencia reforzada o ampliada, tales como:

  1. Realizar la verificación extendida de la información suministrada por el cliente sobre sus actividades, evaluarla y archivarla.
  2. Para las personas jurídicas, cuya información no ha podido ser confirmada, realizar visitas con el fin de verificar su existencia real, prevenir que no sea un cliente de fachada y corroborar que la naturaleza del negocio y/o actividad sea la declarada.
  3. En caso de que el cliente, sea persona natural o jurídica, esté domiciliado en el extranjero, se solicitará documentos que sustenten su ubicación y actividad económica en el exterior.
  4. Documentar el origen de los fondos utilizados en la transacción para el pago de los productos y servicios que le proporcione el sujeto obligado.
  5. Cuando los clientes sean personas jurídicas, se deberá obtener información sobre los representantes legales, socios o accionistas mayoritarios.

Art. 17.- Para los clientes y operaciones calificadas por el sujeto obligado como de bajo riesgo, podrán aplicarse procedimientos de Debida Diligencia Simplificada.

El sujeto obligado podrá aplicar procedimientos de Debida Diligencia Simplificada y omitir la declaración de

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licitud de fondos, cuando se trate de instituciones estatales y municipales, con excepción de instituciones del sistema financiero y del sistema de seguros privados.

Art. 18.- La aplicación de la política "Conozca a su mercado" busca detectar sus particularidades y la de sus clientes, mediante una adecuada segmentación que permita identificar el nivel de riesgo real.

Art. 19.- La política "Conozca a su empleado/ colaborador", tenderá a que la compañía tenga un adecuado conocimiento y registro de todos los miembros del directorio u organismo que haga sus veces, miembros de los organismos de fiscalización o auditoría interna, socios o accionistas según sea el caso, representantes legales, administradores o apoderados, ejecutivos y empleados o personal temporal, identificándolos a través de la suscripción de un formulario que contenga por lo menos la siguiente información:

Nombres y apellidos completos.

Número de identificación: cédula de ciudadanía, cédula de identidad o pasaporte vigente.

Nombres completos del cónyuge y número de identificación.

Dirección y número de domicilio.

Dirección de correo electrónico.

Información económica:

Actividades económicas del cónyuge y del colaborador en el caso que tenga actividades adicionales a su trabajo en relación de dependencia.

Ingresos y gastos mensuales, incluir familiares en caso que aplique.

Declaración patrimonial simple.

Firma del colaborador

Adicionalmente se deberá verificar la información proporcionada por el colaborador y solicitar su actualización, de acuerdo a la periodicidad que la compañía ha establecido en el Manual de Prevención.

Art. 20.- La aplicación de la política "Conozca a su Proveedor" busca reforzar el control e incluye el conocimiento de los proveedores de bienes y servicios de la compañía, mediante el manejo de expedientes individuales en el que consten, documentos de los servicios o productos adquiridos, modalidades, montos y formas de pago, frecuencia de prestación de servicios y/o entrega de bienes.

La compañía debe solicitar la documentación e información relacionada con sus proveedores.

Previo al inicio de la relación comercial con el proveedor o distribuidor se establecerá un perfil de riesgos para

realizar la debida diligencia que corresponda; y se solicitará lo siguiente:

Copia del Registro Único de Contribuyentes, para proveedores nacionales y el documento de identificación tributaria, en caso de ser un proveedor extranjero.

Documento de identidad del proveedor, y en caso de ser persona jurídica, del representante legal.

Cuando el proveedor sea persona jurídica, diligenciar un formulario que contenga como mínimo la siguiente información:

Razón social y número de Registro Único de Contribuyentes

Actividad económica.

Ingresos y egresos mensuales o anuales, según corresponda.

Dirección y número de teléfono de la empresa.

Dirección electrónica o página web.

Nombres y apellidos completos, número de identificación, dirección del domicilio y número de teléfono del (los) representante(s) legal (es) y/o apoderados, según el caso.

Firma del representante legal o de la persona que realiza la operación en representación de la persona jurídica y del empleado que recepta la información.

Detalle de productos y servicios que ofrece en el mercado.

Cuando el proveedor sea persona natural, la información del formulario será la misma que antecede, con las modificaciones que correspondan, y adicionalmente se requerirá lo siguiente:

Nombres completos del cónyuge o conviviente.

Ingresos y egresos mensuales.

La actualización de información de los proveedores será de acuerdo a lo establecido en el Manual de Prevención.

Art. 21.- La aplicación de la política "Conozca su Corresponsal", deberá ser ejecutada por los sectores que cuenten con relaciones de corresponsalía con una o varias compañías. Para la aplicación de esta política, la compañía controlada debe conocer la naturaleza de la actividad comercial de sus corresponsales nacionales o internacionales, actualizar e intercambiar la documentación e información suministrada por estos, permisos de funcionamiento, firmas autorizadas, conocimiento de sus relaciones en el mercado, productos y servicios que ofrece.

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En los contratos que las compañías de transferencia de dinero, de encomiendas o paquetes postales, nacionales o internacionales, suscriban con agentes comisionistas, giros postales o transferencias electrónicas, deberán incluir el sistema preventivo de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, debiendo realizar el monitoreo y supervisión de los clientes y conservar el respectivo soporte de lo actuado.

Art. 22.- Las compañías cuya actividad económica sea la transferencia de dinero, de encomiendas o paquetes postales, nacionales o internacionales deberán mantener el listado de los agentes comisionistas, giros postales o transferencias electrónicas vigentes hasta el 30 de enero de cada año a efectos de remitirlo a la Dirección Nacional de Prevención de lavado de activos, cuando la autoridad así lo requiera.

Art. 23.- Los sujetos obligados del sector comercializador de vehículos, sean nuevos o usados, incluidos a los intermediarios y/o comisionistas, deben registrar todas las operaciones y transacciones que realizan sus clientes. En el caso de transacciones u operaciones en beneficio de una misma persona, cuyos montos sean menores a los cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (USD. $ 5.000,00) mensuales o su equivalente en otras monedas, se requerirá información básica como número de identificación, nombres y apellidos completos, dirección y teléfono. Cuando las operaciones, individuales o conjuntas, por cliente igualen o superen este valor mensual, se solicitará como mínimo la información establecida en el artículo 13 de la presente resolución, y se aplicará los procedimientos de debida diligencia correspondiente

Art. 24.- Para el sector que se dedique a las actividades de la construcción e intermediación e inversión inmobiliaria, los sujetos obligados deben registrar todas las operaciones y transacciones que realizan sus clientes. En el caso de transacciones u operaciones en beneficio de una misma persona, cuyos montos sean menores a los diez mil dólares de los Estados Unidos de América (USD. $ 10,000.00) mensuales o su equivalente en otras monedas, se requerirá información básica como número de identificación, nombres y apellidos completos, dirección y teléfono. Cuando las operaciones, individuales o conjuntas, por cliente igualen o superen este valor mensual, se solicitará como mínimo la información establecida en el artículo 13 de la presente resolución, y se aplicará los procedimientos de debida diligencia correspondiente.

Art. 25.- Para el sector de alquiler de inmuebles, en aquellas transacciones u operaciones que en un mes sean realizadas en beneficio de una misma persona, cuyos montos sean menores a diez mil dólares de los Estados Unidos de América (USD $ 10.000,00) mensuales o su equivalente en otras monedas, el arrendador deberá mantener información básica como número de identificación, nombres y apellidos completos, dirección y teléfono. En el mismo caso, y si el monto iguala o supera los diez mil dólares de los Estados Unidos de América (USD $ 10.000,00) mensuales o su equivalente en otras monedas, deberá conservar como mínimo la información establecida en el artículo 13 de la presente resolución,

y dependiendo del tipo de cliente, se aplicarán los procedimientos de debida diligencia que correspondan.

Art. 26.- En el caso de los servicios de transferencia nacional o internacional de dinero o valores y el transporte nacional e internacional de encomiendas o paquetes postales, correos, para aquellas transacciones u operaciones que en un mes sean realizadas en beneficio de una misma persona, cuyos montos sean menores a los diez mil dólares de los Estados Unidos de América (USD $ 10.000,00) mensuales o su equivalente en otras monedas, se requerirá información básica como número de identificación, nombres y apellidos completos, dirección y teléfono. En igual caso, y si el monto iguala o supera los diez mil dólares de los Estados Unidos de América (USD $ 10.000,00) mensuales o su equivalente en otras monedas, se solicitará como mínimo la información establecida en el artículo 13 de la presente resolución, y se aplicarán los procedimientos de debida diligencia que correspondan.

Art. 27.- Para los otros sectores regulados por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros establecidos en el artículo 5 de la Ley Orgánica de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, se fijará el umbral para el registro de las transacciones u operaciones y de la información de sus clientes, cuando la Unidad de Análisis Financiero y Económico emita la resolución de notificación a los diversos sectores societarios.

Art. 28.- Si al realizar una transacción u operación se revela que no existe relación entre la cuantía y la actividad económica del posible cliente, o cuyo origen de fondos no pueda justificarse, a más de abstenerse, ya sea en el inicio de la relación comercial o al momento de continuar con la relación comercial, el sujeto obligado deberá conservar el expediente con la información recopilada y proceder con la elaboración y envío del Reporte de Operaciones Inusuales e Injustificadas a la Unidad de Análisis Financiero Económico.

Art. 29.- Si al realizar el monitoreo de las operaciones o transacciones, el oficial de cumplimiento detecta cambios en la información consignada, o en las características de la negociación original, la calificará como inusual y de no ser justificada deberá remitir el Reporte de Operaciones Inusuales e Injustificadas a la Unidad de Análisis Financiero Económico. En caso de no envío deberá contar con el informe que sustente las razones por la cuales no fue reportada, lo que formará parte del expediente del cliente.

Art. 30.- El sujeto obligado deberá mantener la información que corresponde a los reportes de operaciones o transacciones iguales o superiores al umbral legal, los reportes de operaciones inusuales e injustificadas ROII, los reportes de operaciones propias, los reemplazos de información ya reportada por el período de diez años, contados a partir del envío físico o carga de información del ROII o de la fecha de la última transacción o relación comercial o contractual. Para los efectos podrán conservar un archivo digital.

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Art. 31.- Los sujetos obligados remitirán a la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE) los reportes determinados en la Ley Orgánica de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, de acuerdo a los instructivos que dicho organismo dicte para el efecto.

Art. 32.- Le corresponde a la junta general de accionistas y/o de socios de la compañía controlada, cumplir las siguientes responsabilidades:

  1. Emitir las políticas generales para prevenir el lavado de activos y el ñnanciamiento del terrorismo y otros delitos.
  2. Aprobar el Manual para prevenir el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y otros delitos, así como sus actualizaciones, en caso de haberlas.

 

  1. Designar y remover de sus funciones al oficial de cumplimiento, quien deberá tener el perfil, cumplir con los requisitos exigidos, y no encontrarse incurso en las prohibiciones para ocupar el cargo.
  2. Conocer y aprobar, hasta el 31 de enero de cada año, el plan de trabajo del año en curso, y el informe del año que concluye, elaborados por el oficial de cumplimiento.

32.5   Conocer y aprobar el informe de cumplimiento, emitido por el auditor externo dentro del primer cuatrimestre de cada año, de ser el caso.

Art. 33.- Los representantes legales de la compañía controlada tendrán las siguientes obligaciones:

  1. Cumplir y hacer cumplir con lo determinado en el Manual de Prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.
  2. Someter a la aprobación de la junta general de accionistas y/o socios, el nombre del candidato para que sea designado como oficial de cumplimiento de la compañía.
  3. Conocer y aprobar, previo a su envío a la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE), las operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas, que deberán ser remitidas dentro del término de cuatro días, contados a partir de la fecha en que se tenga conocimiento.
  4. Atender los requerimientos y recomendaciones que realice el oficial de cumplimiento, para el desarrollo de sus funciones.

Art. 34.- Los sujetos obligados que deban presentar informes de auditoría externa de sus estados financieros, tendrán la obligación adicional de contratar otra auditoría externa que se encargará de verificar el cumplimiento de lo previsto en esta norma respecto a las políticas, procedimientos y mecanismos implementados por el sujeto obligado para la prevención de lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y otros delitos, valorar su eficacia operativa y proponer, de ser el caso, eventuales rectificaciones o mejoras.

Dichas auditorías externas podrán ser realizadas por diferentes auditores externos.

Las operaciones o transacciones detectadas durante las auditorías practicadas por los auditores externos, que a su criterio constituyen actividades inusuales e injustificadas, deberán ser informadas al oficial de cumplimiento del sujeto obligado.

El Auditor Externo no tendrá acceso a los reportes de operaciones y transacciones inusuales e injustificadas reportadas por el Sujeto Obligado a la Unidad de Análisis Financiero y Económico.

Los informes de auditoría externa por el cumplimiento de la presente Norma no forman parte de los estados financieros y serán ingresados en el sistema institucional hasta el 30 de mayo de cada año.

Las personas naturales y jurídicas que se dediquen a realizar auditorías de prevención de lavado de activos, deberán remitir dentro de los requisitos exigidos para obtener o renovar su calificación capacitaciones en materia de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.

El incumplimiento e inobservancia de la presente normativa por parte de los auditores externos, será sancionada de conformidad con las disposiciones de la ley de Compañías.

Art. 35.- El directorio o la junta general de socios o accionistas de los sujetos obligados deberá designar un oficial de cumplimiento para coordinar las actividades de prevención, control, reportes y envío de información del sujeto obligado.

El oficial de cumplimiento en ejercicio de sus funciones será independiente de las otras áreas del sujeto obligado y estará dotado de capacitaciones en la materia, facultades y recursos suficientes para cumplir adecuadamente sus funciones.

El sujeto obligado conservará la respectiva acta de junta general de socios o accionistas de la compañía y el registro correspondiente realizado en la Unidad de Análisis Financiero y Económico. Copia auténtica o certificada de dicha acta, deberá ser enviada a la Dirección Nacional de Prevención de Lavado de Activos del organismo de control societario, en el término de diez días de realizada la correspondiente designación.

La no designación del oficial de cumplimiento no exime al sujeto obligado de aplicar las medidas preventivas, siendo el representante legal el responsable que asuma esta labor hasta la designación.

Art. 36.- Para ser oficial de cumplimiento, las personas designadas deberán contar con los siguientes requisitos:

  1. Estar en pleno goce de sus derechos políticos.
  2. Tener mayoría de edad.

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36.3 Aprobar el curso de capacitación virtual establecido por la Unidad de Análisis Financiero y Económico o el realizado por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.

Art. 37.- No podrá designarse como oficiales de cumplimiento a las siguientes personas:

37.1   Los representantes legales o administradores de la empresa, salvo las excepciones contempladas en la Disposición General Primera de esta norma.

37.2     Quienes hayan ejercido las atribuciones y responsabilidades respecto del control interno del sujeto obligado, tales como contralores, contadores, auditores, asesores y asistentes contables, comisarios, etc. hasta dentro de los tres (3) meses anteriores a la designación.

37.3   Las que se hallen inhabilitadas para ejercer el comercio.

  1. Los servidores públicos.
  2. Las declaradas en quiebra y aún no rehabilitadas.
  3. Las que hubieren sido llamadas ajuicio o sentenciadas por infracciones a la Ley Orgánica de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos u otras relacionadas, en materia de lavado de activos.
  4. Las personas jurídicas.

Art. 38.- Una misma persona podrá ejercer el cargo de oficial de cumplimiento de varias compañías, en los siguientes casos:

  1. En un grupo empresarial, cuando uno o varios socios o accionistas, directa o indirectamente, posean más del 40% de las participaciones o acciones en otras sociedades, sean estas nacionales o extranjeras, o cuando tales sociedades estén vinculadas por administración; el grupo empresarial no podrá exceder de 5 compañías para la designación del cargo.
  2. Cuando se trate de compañías matriz y subsidiaria. Debiéndose considerar como subsidiaria a una o varias sociedades controladas por la matriz y esta última debe tener como mínimo el 50% de participación sobre las decisiones financieras y operativas de la subsidiaria.

Art. 39.- Es responsabilidad del sujeto obligado que su oficial de cumplimiento cuente con los requisitos y no se encuentre incurso en las prohibiciones para ocupar el cargo; lo que será verificado en los controles que realice la Dirección Nacional de Prevención de lavado de activos y cuyo incumplimiento motivará las sanciones respectivas.

Art. 40.- Para el ejercicio de sus funciones será responsabilidad del representante legal y del oficial de cumplimiento del sujeto obligado contar con la capacitación en materia de prevención de lavado de activos y de financiamiento del terrorismo y otros delitos.

Art. 41.- Son funciones del oficial de cumplimiento:

41.1  Elaborar el Manual de Prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, la matriz de riesgo y presentarlos a la junta de socios o accionistas para su aprobación. El Manual de Prevención de lavado de activos deberá ser actualizado cada dos años o cuando se den cambios en las normativas vigentes, o cuando la compañía considere que ameritan realizarse dichos cambios.

41.2 Presentar a la junta general de accionistas y/o socios hasta el 31 de enero de cada año, un informe anual de sus actividades y metas cumplidas, y el plan de trabajo para el año en curso.

41.3   Revisar las transacciones de la compañía en coordinación con los responsables de las diferentes áreas en temas de prevención, a fin de determinar las transacciones que superan los umbrales legales establecidos y detectar aquellas inusuales e injustificadas, para la elaboración de los respectivos reportes.

41.4     Monitorear las operaciones y transacciones registradas en la compañía periódicamente, según se haya definido en el Manual de Prevención del sujeto obligado.

  1. Realizar el análisis de las operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas, preparar el informe para el conocimiento del representante legal y remitirlo a la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE). Cabe indicar que la limitación por parte del representante legal no exime la obligación que tiene el oficial de cumplimiento para el envío del reporte.
  2. Controlar el cumplimiento de las políticas de debida diligencia implementadas por la compañía, tales como "Conozca a su cliente", "Conozca a su empleado", "Conozca su mercado", "Conozca su proveedor" y "Conozca a su Corresponsal", y que éstas cuenten con la documentación de respaldo.
  3. Verificar la conservación y custodia de la información que corresponde a los reportes de operaciones o transacciones iguales o superiores al umbral legal, los reportes de operaciones inusuales e injustificadas ROII, los reportes de operaciones propias, los reemplazos de información ya reportada.
  4. Coordinar el desarrollo de programas anuales internos de capacitación, dirigidos a los miembros de la empresa.
  5. Absolver consultas del personal del sujeto obligado relacionadas con la naturaleza de las transacciones frente a la actividad del cliente y otras que se presentaren en el ámbito de la prevención para el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y otros delitos.

41.10   Ser interlocutor del sujeto obligado frente a las autoridades en materia de prevención para el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y otros delitos.

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El oficial de cumplimiento o quien haga sus veces, sea o no trabajador del sujeto obligado a reportar a la entidad competente y que estando encargado de funciones de prevención, detección y control de lavado de activos, omita el cumplimiento de sus obligaciones de control previstas por la ley, será sancionado de acuerdo con el artículo 319 del Código Orgánico Integral Penal.

Art. 42.- Los sujetos obligados podrán designar un oficial de cumplimiento suplente, quien actuará a falta temporal del titular. Si tal suplente no estuviere designado, dicha función de subrogación le corresponderá al representante legal, en ningún caso por un período mayor a 30 días. En caso de que la situación antedicha persista por un período mayor a los 30 días, deberá designarse inmediatamente un oficial de cumplimiento titular o suplente.

Art. 43.- Los oficiales de cumplimiento están prohibidos de delegar el ejercicio de su cargo, salvo en el caso de reemplazo en los términos señalados en el artículo precedente. Tampoco podrán revelar datos contenidos en los informes o información alguna respecto a los negocios o asuntos de la entidad, obtenidos en el ejercicio de sus funciones, a personas no relacionadas con las funciones de control.

Art. 44.- Los oficiales de cumplimiento podrán ser sancionados con:

  1. Suspensión temporal de sus funciones.
  2. Cancelación del cargo.

La suspensión se producirá en los siguientes casos:

a.1) No verificar permanentemente el cumplimiento del Manual de Prevención;

a.2) No realizar oportunamente los descargos de observaciones realizadas por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros;

a.3) No enviar, por dos ocasiones, la información mensual a la Unidad de Análisis Financiero y Económico.

La cancelación del cargo se podrá dictar en estos casos:

b.1) Cuando no se haya superado las causas que motivaron la suspensión;

b.2) Cuando se comprobaren irregularidades auspiciadas o toleradas por él;

b.3) Cuando tenga alguna de las prohibiciones establecidas en esta norma para el ejercicio de la función.

Art. 45.- La cancelación del cargo determinará que el sancionado no pueda ejercer estas funciones en las compañías sujetas al control de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, por el período de un año. En caso de reincidencia quedará inhabilitado permanentemente.

La suspensión temporal será levantada, una vez que el oficial afectado haya presentado los descargos respectivos en el término de 30 días; y sobre ellos se pronuncie favorablemente en un informe la Dirección Nacional de Prevención de Lavado de Activos.

Art. 46.- La Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, a través de la Dirección Nacional de Prevención de Lavado de Activos, y al amparo de sus facultades legales, controlará especialmente los siguientes aspectos:

  1. El cumplimiento de la legislación para prevenir el lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.
  2. Que los sujetos obligados cuenten con políticas, procedimientos y mecanismos para prevenir el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y otros delitos, contenidos en el Manual de Prevención y su grado de cumplimiento.
  3. El desarrollo de la actividad, información societaria y contable, registros transaccionales, mediante inspecciones a las compañías controladas por esta institución.
  4. Revisar que la información en los documentos de debida diligencia se encuentren correctamente registrados, junto a su respectivo análisis financiero y patrimonial realizado por el oficial de cumplimiento en los casos que correspondan, como parte del proceso de prevención de lavado de activos.

46.5   Convocar a las oficinas de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros a los oficiales de cumplimiento, representantes legales o a quien delegue, para revisar procesos de cumplimiento de prevención de lavado de activos que estén aplicando.

Art. 47.- En el Certificado de Cumplimiento de Obligaciones que emite la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, se procederá a disponer la observación y/o aplicar una multa según lo señalado en el artículo 445 de la Ley de Compañías, en los siguientes casos:

47.1  Cuando un sujeto obligado no ha solicitado código de registro ante la Unidad de Análisis Financiero y Económico, para la compañía y sus establecimientos.

  1. Cuando en los controles realizados se detecte incumplimientos a la presente norma.
  2. Cuando la Dirección Nacional de Prevención de Lavado de Activos haya solicitado información y no fuere remitida en los tiempos señalados.

 

  1. Cuando teniendo la obligación de presentar el informe de auditoría externa, no cumpliera con dicha presentación en los plazos determinados.
  2. Cuando no hayan actualizado en la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros la actividad que realizan y que los identifica como sujetos obligados que deben cumplir con las normativas en prevención de lavado de activo

16 - Viernes 28 de diciembre de 2018 Segundo Suplemento - Registro Oficial N° 396

 

47.6 Cuando siendo sujeto obligado no hubiere acreditado ante la Unidad de Análisis Financiero y Económico, al oficial de cumplimiento.

Art. 48.- El obstaculizar o dificultar la labor de control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, o el incumplimiento de sus resoluciones, incluyendo las presentes normas, podrán ser causales para la disolución de la compañía, y según el caso, de remitir un reporte a la Unidad de Análisis Financiero y Económico.

48.1 Las inconsistencias de carácter tributario detectadas dentro de las inspecciones realizadas por la Dirección Nacional de Prevención de Lavado de Activos podrán ser reportadas al Servicio de Rentas Internas según el caso.

Art. 49.- La Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, podrá realizar, ante solicitud reservada de la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE) o por requerimiento de alguna autoridad que la Ley establezca, inspecciones in situ de cualquier compañía que se encuentre bajo su vigilancia y control.

Art. 50.- La Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros comunicará, reservadamente, a la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE) las operaciones y transacciones económicas inusuales e injustificadas detectadas en el ejercicio de sus funciones de control y supervisión, adjuntando para tal efecto un informe con los sustentos del caso.

Art. 51.- La Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros comunicará, a la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE) sobre las operaciones y transacciones económicas detectadas en el ejercicio de sus funciones de control y supervisión, que el sujeto obligado debió haber reportado de acuerdo a la Ley.

DISPOSICIONES GENERALES

PRIMERA: Las empresas declaradas como no habituales o aquellas que la cuantía de sus operaciones o transacciones sea igual o inferior a los US $ 10.000,00 (Diez mil 00/100 dólares) cada mes, deberán establecer un sistema preventivo adaptado a la estructura de la compañía y aplicando las debidas diligencias establecidas en los artículos 23, 24, 25 y 26; pudiendo designar como oficial de cumplimiento al representante legal de la compañía.

SEGUNDA: Al sujeto obligado que haya sido declarado no habitual por la Unidad de Análisis Financiero y Económico; no se le exime de la presentación de reportes de transacciones que igualen o superen el umbral legal; y, de aquellas que se califiquen como inusuales e injustificadas, en caso de existir.

TERCERA: Las dudas que surgieren en la aplicación de las disposiciones contenidas en la presente resolución, serán resueltas por el Superintendente de Compañías, Valores y Seguros.

CUARTA: La Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros a través de la Dirección Nacional de Prevención

de Lavado de Activos podrá utilizar como medio de comunicación el correo electrónico proporcionado por el sujeto obligado para la entrega de notificaciones y comunicaciones. Es responsabilidad del sujeto obligado el actualizar la información de contacto cuando se presente algún cambio.

QUINTA: La Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros a través de la Dirección Nacional de Prevención de Lavado de Activos podrá realizar inspecciones contables, financieras, sociales y patrimoniales a las compañías que se encuentren bajo su vigilancia y control, que no son sujetos obligados.

SEXTA: Las compañías que en la base de datos institucional, tengan registrada alguna de las actividades establecidas en el artículo 5 de la Ley Orgánica de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos y que no realizan efectivamente dichas actividades, deberán actualizar su registro de actividad en la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, el que se efectuará previa la correspondiente verificación.

DISPOSICIÓN TRANSITORIA

PRIMERA: En el plazo de tres meses, las compañías que actualmente cuenten con manuales de cumplimiento deberán actualizarlos de conformidad a lo preceptuado en esta norma y no requerirán aprobación previa de la Superintendencia de Compañías Valores y Seguros, sin perjuicio del control posterior que pueda realizar la institución. Dicha actualización será puesta en conocimiento para la aprobación de la Junta General de Socios o Accionistas.

SEGUNDA: En el plazo de 90 días, las compañías que realicen alguna de las actividades establecidas en el artículo 5 de la Ley Orgánica de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos y que no se encuentren identificadas como tales en la base de datos del organismo de control societario, deberán actualizar su actividad en la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.

DISPOSICIÓN DEROGATORIA.- Deróguese la resolución No. SCVS-DSC-2018-0029 del 17 de julio del 2018, publicada en el Registro Oficial No. 319, de 4 de septiembre de 2018.

DISPOSICIÓN FINAL.- La presente resolución entrará en vigencia a partir de su publicación en el Registro Oficial.

COMUNÍQUESE Y PUBLÍQUESE.- Dada y firmada en la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, Oficina Matriz, en Guayaquil, a los 21 días del mes de diciembre del año dos mil dieciocho.

f.) Ab. Víctor Anchundia Places, Superintendente de Compañías, Valores y Seguros (E).

 

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