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Registro Oficial No 445 - Miércoles 25 de Febrero de 2015 Suplemento

Miércoles, 25 de febrero de 2015

Última modificación: Lunes, 13 de abril de 2015 | 10:49

Administración del Señor Ec. Rafael Correa Delgado

Presidente Constitucional de la República del Ecuador

Miércoles 25 de Febrero de 2015 - R. O. No. 445

 

 

SUMARIO

 

SUPLEMENTO

               

Secretaria Nacional de la Administración Pública:

 

Ejecutivo:

Acuerdo

 

1043 Expídese la Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo

               

Gobiernos Autónomos Descentralizados: Ordenanza Provincial:

 

Ordenanza           

 

-       Provincia de Napo: Que cambia la denominación del patronato provincial de atención social prioritaria por ?Sumak Kawsay Wasi? instituto de atención social prioritaria del GADP, y que regula su organización y funcionamiento

 

 

 

 

CONTENIDO

 


 

No. 1043

 

Vinicio Alvarado Espinel

SECRETARIO NACIONAL DE LA

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

 

Considerando:

 

Que, el artículo 18 de la Constitución de la República, en su numeral segundo, establece que es derecho de todas las personas el acceso a la información generada en instituciones públicas o privadas que manejen fondos públicos o realicen funciones públicas. Además del derecho de acceso universal a las tecnologías de información y comunicación;

 

Que, el artículo 227 de la carta magna, determina que: ?La  administración pública constituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía, desconcentración, descentralización, coordinación, participación, planificación, transparencia y evaluación?;

 

Que, el artículo 379, numerales 3 y 4, de la Constitución de la República del Ecuador, establece que son parte el patrimonio cultural tangible e intangible relevante para la memoria e identidad de las personas y colectivos, y objeto de salvaguardia del Estado, entre otros: ?3. Los documentos, objetos, colecciones, archivos, bibliotecas y museos que tengan valor histórico, artístico, arqueológico, etnográfico o paleontológico. 4. Las creaciones artísticas, científicas y tecnológicas?.

 

Que, el artículo 13 del Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva, prescribe que: ?La  Secretaría Nacional de la Administración Pública es una entidad de derecho público, con personalidad jurídica y patrimonio propio, dotada de autonomía presupuestaria, financiera, económica y administrativa, quien establecerá las políticas, metodologías de gestión e innovación institucional y herramientas necesarias para el mejoramiento de la eficiencia, calidad y transparencia de la gestión en las dependencias y organismos de la Función Ejecutiva, con quienes coordinará las acciones que sean necesarias para la correcta ejecución de dichos fines, y realizará el control, seguimiento y evaluación de la gestión de los planes, programas, proyectos y procesos de las entidades y organismos de la Función Ejecutiva que se encuentran en ejecución, así como, el control, seguimiento y evaluación de la calidad en la gestión de los mismos?;

 

Que, el literal n) del artículo 15, del Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva, establece que es atribución del Secretario Nacional de la Administración Pública: ?Expedir acuerdos, resoluciones, órdenes y disposiciones conforme a la ley y el Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva, dentro del ámbito de su competencia?;

 

Que, el artículo 10 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, establece que: ?Es responsabilidad de las entidades públicas, personas jurídicas de derecho público y demás entidades públicas, crear y mantener registros públicos de manera profesional, para que el derecho a la información se pueda ejercer a plenitud, por lo que, en ningún caso se justificará la ausencia de normas técnicas en el manejo y archivo de la información y documentación para impedir u obstaculizar el ejercicio de acceso a la información pública, peor aún su destrucción??;

 

Que, la Ley del Sistema Nacional de Archivos, en su artículo 1 define que: ?Constituye Patrimonio del Estado la documentación básica que actualmente existe o que en adelante se produjere en los archivos de todas las instituciones de los sectores público, y privado, así como la de personas particulares, que sean calificadas como tal (?)?;

 

Que, el Objetivo No. 5 del Plan Nacional para el Buen Vivir 2013-2017, señala la responsabilidad del Estado de garantizar el acceso al patrimonio debe estar orientada hacia el fortalecimiento de redes de investigación, bibliotecas, archivos, museos y sitios patrimoniales a nivel nacional, y que éstos deben operar a través de un subsistema de memoria y patrimonio por medio de instituciones nacionales que garanticen su acceso y circulación. El fin es garantizar la protección, conservación, salvaguarda y difusión de los patrimonios como un bien común

 

 

Que, el artículo 5 del capítulo II del Decreto Ejecutivo No. 985 de fecha 29 de diciembre de 2011 dispone: ?Suprímase (sic.) el Sistema Nacional de Archivos como institución. El Archivo Nacional del Ecuador y sus seccionales funcionarán como unidades de gestión desconcentrada del Ministerio de Cultura y cumplirán las responsabilidades estatales establecidas en la Ley del Sistema Nacional de Archivos.?;

 

Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 1346 de 31 de octubre de 2012, se transfiere las funciones del Archivo Intermedio a la Secretaría Nacional de la Administración Pública, institución que incorporará en su estructura a la Dirección de Archivo de la Administración Pública para el cumplimiento de las siguientes atribuciones: a) Establecer los procedimientos de la gestión de archivos para las entidades de la Administración Pública Central e Institucional; b) Elaborar e implementar manuales, procedimientos y normas técnicas para la gestión del archivo, manejo documental, racionalización de la gestión documental, conservación, custodia y mantenimiento de documentos; c) Dictar recomendaciones para mejorar la administración documental en las entidades de la Administración Pública Central e Institucional; d) Recibir, administrar y custodiar los documentos de archivo de la Administración Pública Central e Institucional, que tenga más de quince años contados desde la fecha de expedición como lo establece el artículo 15 de la Ley del Sistema Nacional de Archivo; e) Conferir copias certificadas del fondo documental bajo su custodia, observando las normas legales y técnicas de la materia; f) Elaborar propuestas y proyectos de digitalización de los archivos bajo su custodia, así como los de las entidades de la Administración Pública Central e Institucional; y, g) Las demás establecidas en leyes, reglamentos u otras normas del ordenamiento jurídico;

 

Que, a través de Decreto Ejecutivo No. 1384 de 13 de diciembre de 2012, se establece como política pública el desarrollo de la interoperabilidad gubernamental como un esfuerzo mancomunado y permanente de todas las entidades de la Administración Central para compartir e intercambiar, entre ellas, por medio de las tecnologías de la información y comunicación, datos e información electrónicos, necesarios en la prestación de los trámites y servicios ciudadanos que presten las entidades, así como en la gestión interna e interinstitucional;

 

Que, en Acuerdo Ministerial No. 718 de 27 de julio de 2011, la Secretaría Nacional de la Administración Pública, expide el Instructivo para Normar el Uso del Sistema de Gestión Documental Quipux para las Entidades de la Administración Pública Central;

 

Que, es necesario establecer como política pública en la Administración Pública Central, Institucional y dependientes de la Función Ejecutiva, la gestión documental y archivo, con visión estratégica como el punto de partida que permita promover la defensa y protección de los derechos fundamentales como el de acceso a la información pública, y permita mejorar la eficiencia, eficacia de los servicios que prestan así como fortalecer la transparencia y rendición de cuentas a la ciudadanía.

 

En uso de las facultades y atribuciones que le confiere el literal n) del artículo 15 del Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva,

 

 

Acuerda:

 

Expedir la Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo.

 

Artículo 1.- Objeto.- El objeto del presente Acuerdo es difundir la Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo con su metodología, documentos que se adjuntan como anexo al presente Acuerdo Ministerial, y por lo tanto forma parte integral del mismo.

 

Artículo 2.- Ámbito de aplicación. Esta Norma Técnica es de aplicación obligatoria para todas las entidades de la Administración Pública Central, Institucional y dependientes de la Función Ejecutiva.

 

Artículo 3.- La Subsecretaría de Servicios, Procesos e Innovación a través de la Dirección Nacional de Archivo de la Administración Pública, será la dependencia encargada de efectuar la coordinación, articulación interinstitucional, emisión de las políticas, directrices, normativas y lineamientos, así como, de la generación de programas y proyectos que sean necesarios para la implementación de la Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo.

 

DISPOSICIÓNES GENERALES

 

PRIMERA.- La Secretaría Nacional de la Administración Pública, a través de la Dirección Nacional de Archivo de la Administración Pública, asistirá los requerimientos y consultas técnicas efectuadas por personas naturales, entidades de la Administración Pública Central, Institucional y que dependiente de la Función Ejecutiva.

 

SEGUNDA.- La Secretaría Nacional de la Administración Pública, a través de la Dirección Nacional de Archivo de la Administración Pública, a fin de contribuir a una mejor gestión documental y de archivo de la administración pública en general, brindará cuando así se lo requiera, apoyo a las instituciones de las otras funciones del Estado, Gobiernos Autónomos Descentralizados, Notarías, Registros de la Propiedad y Mercantiles; así como aquellas instituciones obligadas a cumplir con la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, en materia del presente Acuerdo.

 

 

DISPOSICIONES TRANSITORIAS

 

PRIMERA.- Todas las entidades de la Administración Pública Central, Institucional y que dependen de la Función Ejecutiva deberán, en el plazo de ciento veinte (120) días, contados a partir de la publicación del presente Acuerdo Ministerial, deberán publicar sus herramientas metodológicas consistentes en el Cuadro General de Clasificación Documental y la Tabla de Plazos de Conservación Documental y los remitirán a la Secretaría Nacional de la Administración Pública, para su validación y registro.

 

SEGUNDA.- La Secretaría Nacional de la Administración Pública, en el plazo de dieciocho (18) meses contados a partir de la publicación del presente Acuerdo Ministerial pondrá a disposición de los sujetos obligados un Sistema Integral de Gestión Documental y Archivo que se complemente al Sistema de Gestión Documental Quipux.

 

DISPOSICIÓN FINAL

 

El presente Acuerdo Ministerial derogará cualquier norma de igual o menor jerarquía, que se contradigan u opongan al presente instrumento.

 

La presente Norma Técnica entrará en vigencia a partir de su publicación en el Registro Oficial.

 

De su ejecución encárguese a la Secretaría Nacional de la Administración Pública, a través de la Dirección Nacional de Archivo de la Administración Pública, y a todas las dependencias de la Administración Pública Central, Institucional y que dependen de la Función Ejecutiva. Dado y aprobado en Quito D.M, a los 02 de febrero de 2015.

 

Comuníquese y publíquese.

 

f.) Dr. Vinicio Alvarado Espinel, Secretario Nacional de la Administración Pública.

 

Es fiel copia del original.- LO CERTIFICO.- Quito, 02 de febrero del 2015.- f.) Abg. Sofía Ruiz G., Coordinadora General de Asesoría Jurídica (E), Secretaría Nacional de la Administración Pública.

 

SECRETARÍA NACIONAL DE LA

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

 

DIRECCIÓN NACIONAL DE ARCHIVO

 

NORMA TÉCNICA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL Y ARCHIVO

 

Contenido

CAPÍTULO I

DE LOS ALCANCES Y PRINCIPIOS GENERALES

DE LA NORMA TÉCNICA

De los alcances

Artículo 1. Objeto

Artículo: 2. Definiciones y Abreviaturas

Artículo 3. Ente rector

De los Principios Generales

Artículo 4. El Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivo

Artículo 5. Del ciclo vital del documento

Artículo 6. De la política institucional en materia de gestión documental y archivo

Artículo 7. De los documentos de archivo sujetos al procedimiento archivístico

Artículo 8. Del patrimonio documental de la Nación Artículo 9. De la procuración de recursos

 

CAPÍTULO II

DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

Artículo 10. Descripción, integración y funcionamiento del Sistema Institucional

Artículo 11. Responsabilidades de las unidades

Artículo 12. Del archivo de gestión o activo

 

Artículo 13. De la Dirección de Gestión Documental y Archivo

Artículo 14. Del Archivo Central

Artículo

15. De la Comisión de Gestión Documental y Archivo de cada dependencia Artículo

16. Del Archivo Intermedio

Artículo 17. Del Archivo Nacional del Ecuador

CAPITULO III

DE LOS PROCESOS RELATIVOS A LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

Artículo 18. De los procesos que deberá realizar el Sistema Institucional

Artículo19. De los instrumentos de consulta y control de la gestión documental y archivo

Artículo 20. Del registro de entrada y salida de correspondencia y control de la gestión documental

Artículo 21. De la identificación de documentos de archivo

Artículo 22. De la integración y ordenación de expedientes

Artículo 23. De la clasificación archivística por procesos

Artículo 24. De la descripción documental

Artículo 25. De la valoración documental

Artículo 26. De las transferencias documentales

Artículo 27. De la preservación de los archivos

Artículo 28. De control de la gestión documental y archivo

CAPITULO IV

DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO

Artículo 29. Características

Artículo 30. Gestión

Artículo 31. Sistema Informático Integral de Gestión Documental y Archivo

Artículo 32. Conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo

Artículo 33. De la digitalización y desmaterialización de impresos

Artículo 34. Del tratamiento de los medios audiovisuales

CAPÍTULO V

PADRÓN NACIONAL DE ARCHIVOS

Artículo 35. De la integración del Padrón

Artículo 36. Certificado de Registro

Artículo 37. Indicadores de desempeño

 

CAPÍTULO I

 

DE LOS ALCANCES Y PRINCIPIOS

GENERALES DE LA NORMA TÉCNICA

 

De los alcances

 

Artículo 1. Objeto.- El objeto de la presente norma técnica es normar la gestión documental y archivo para cada una de las fases del ciclo vital del documento así como la preservación del patrimonio documental de la Nación con base en las buenas prácticas internacionales, a fin de asegurar en el corto, mediano y largo plazo, el cumplimiento de los requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo, en beneficio de una gestión pública eficiente, eficaz y transparente.

 

Artículo 2. Definiciones y Abreviaturas.- A efectos de  comprensión de los conceptos abordados en la presente Norma Técnica se entenderá por:

 

APCID: Entidades de la Administración Pública, Central Institucional y dependientes de la Función Ejecutiva.

 

Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las unidades productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

 

Archivo Central: Son aquellas unidades de archivo que dependen de la Dirección de Gestión Documental y Archivo o quién haga sus veces, que custodian y administran la documentación procedente de las distintas unidades productoras, una vez que esta documentación ha finalizado su gestión administrativa, pero que conserva todavía validez legal y puede ser requerida tanto por personas naturales como jurídicas a efectos de verificación, acciones de habeas data o en el ejercicio del derecho de acceso a la información pública contenida en estos documentos.

 

Archivo Intermedio: Es el que concentra la documentación que conforme a la Tabla haya cumplido su plazo de conservación en el Archivo Central de las dependencias, y tendrá la finalidad de llevar a cabo una acción eficaz de administración documental a nivel nacional, para salvaguardar la documentación que por su importancia histórica, económica, científica, cultural y social constituyen el Patrimonio Documental de la Nación.

 

Archivo Histórico: Es el que custodia y gestiona fondos documentales que constituyen el Patrimonio Histórico, son la memoria colectiva de una nación, región o localidad; testimonios que evidencian la experiencia humana y que deben conservarse permanentemente dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

 

ANE: Archivo Nacional del Ecuador

 

Ciclo vital del documento: Las etapas por las que sucesivamente pasan los documentos desde su producción o recepción en una dependencia, hasta la determinación de su destino final, que puede ser baja documental o conservación permanente en el Archivo Nacional del Ecuador o en el Archivo Histórico que corresponda. Los tipos de archivo que se contemplan en el ciclo vital del documento son: Archivo de Gestión o Activo, Archivo Central, Archivo Intermedio y Archivo Histórico. La Tabla autorizada por cada dependencia establecerá para cada serie documental los plazos de conservación, los valores documentales, el destino final, la técnica de selección y las condiciones de acceso.

 

Dependencia: Todos los organismos, instituciones y entidades de la Administración Pública, Central Institucional y dependientes de la Función Ejecutiva. Desmaterialización: Es el proceso de transformación de documentos físicos a formato electrónico caracterizándose porque cuentan con plena validez jurídica por medio de certificación electrónica.

 

Dirección: Se refiere a la Dirección de Gestión Documental y Archivo de cada dependencia o quien haga sus veces.

 

Gestión Documental y Archivo: Son los procesos integrales relacionados con la gestión documental y archivo en las dependencias, cualquiera que sea su soporte; para garantizar su integridad, autenticidad, fiabilidad y disponibilidad.

 

Instructivo: Es una serie de explicaciones e instrucciones que son agrupadas, organizadas y expuestas de diferente manera, en diversos soportes, para darle a un individuo la posibilidad de actuar de acuerdo a cómo sea requerido para cada situación, su objetivo primordial es orientar al usuario en los procedimientos a seguir a través de una manera clara, detallada y precisa, de modo tal que la actividad a realizar resulte sencilla y exitosa.

 

Metodología: Es el conjunto de procedimientos racionales utilizados para alcanzar una gama de objetivos que rigen una investigación científica, una exposición doctrinal o tareas que requieran habilidades, conocimientos o cuidados específicos.

 

Norma Técnica: Se refiere a la Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo emitida por la Secretaría Nacional de la Administración Pública.

 

Plan Institucional: Es el Plan Anual de Desarrollo de Gestión Documental y Archivo elaborado en el contexto del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo.

 

Plan Anual Nacional: Plan Anual de Desarrollo de Gestión Documental y Archivo elaborado en el contexto de las entidades de la Administración Pública Central e Institucional.

 

Procedimiento de Archivo: Es el conjunto de acciones u operaciones a realizarse como: organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original así como el ciclo vital y la normatividad archivística.

 

SNAP: Secretaría Nacional de la Administración Pública. XIX. Sistema Institucional: Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo.

 

Sistema Nacional: El Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivo.

 

 

Sujetos Obligados: Las personas naturales o jurídicas  sobre las cuales recae el cumplimiento obligatorio de la presente Norma Técnica.

 

Cuadro: Cuadro General de Clasificación Documental

 

Tabla: Tabla de Plazos de Conservación Documental

 

Oficina Productora: Nombre de la Unidad Administrativa o Académica que produce y conserva la documentación tramitada en el ejercicio de sus funciones.

 

Para otros conceptos relacionados con esta Norma Técnica se deberá consultar en el glosario que emita la SNAP.

 

Ésta Norma Técnica es parte de una estructura normativa que contendrá metodología, instructivos y herramientas.

 

Artículo 3. Ente rector.- Dentro de la Función Ejecutiva del Estado Ecuatoriano, en la Secretaria Nacional de Administración Pública, se dispone la existencia de la Dirección Nacional de Archivo de la Administración Pública como la dependencia responsable de establecer la rectoría de la gestión documental y archivo de las entidades de la APCID.

 

De acuerdo a las atribuciones que le confiere el Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva y el Decreto Ejecutivo No. 1346 de 31 de octubre de 2012, la Dirección Nacional de Archivo de la SNAP, tendrá las siguientes atribuciones y responsabilidades:

 

Elaborar el Plan Anual Nacional para las entidades de la APCID.

 

Establecer los procedimientos de la gestión de archivos para los sujetos obligados al cumplimiento de esta Norma Técnica;

 

Elaborar e implementar manuales y normas técnicas para la gestión documental y archivo, manejo documental, racionalización de la gestión documental, conservación, custodia y mantenimiento de documentos;

 

Diseñar y proponer proyectos de gestión documental y archivos que permitan innovar al gobierno de la información en la Administración Pública.

 

Coordinar y dirigir proyectos relacionados con la gestión documental y archivo, que a su vez estén orientados a la mejora y modernización de la Administración Pública;

 

Emitir recomendaciones para mejorar la administración documental.

 

Presentar y validar propuestas y proyectos de digitalización y desmaterialización electrónica;

 

Validar el cumplimiento de directrices en la elaboración de herramientas metodológicas;

 

Validar el cumplimiento de las directrices emitidas en la

 

Tabla de cada dependencia en relación a la baja documental y emitir el dictamen final;

 

Dar claridad cuando exista duda respecto a la interpretación de las disposiciones de la presente Norma;

 

Conferir copias certificadas del fondo documental bajo su custodia, observando las normas legales y técnicas;

 

Ejercer las demás atribuciones y responsabilidades delegadas por la autoridad competente, y,

 

Las demás establecidas en leyes, reglamentos u otras normas del ordenamiento jurídico.

 

 

De los Principios Generales

 

Artículo 4. El Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivo.- Es el conjunto de dependencias y procesos de gestión documental y archivo articulados entre sí y que tienen como finalidad coordinar las estrategias necesarias para la correcta operación de los procesos y procedimientos a nivel nacional, así como la preservación del patrimonio documental histórico de la Nación.

 

Artículo 5. Del ciclo vital del documento.- Corresponde a las etapas por las que sucesivamente pasan los documentos desde su producción o recepción en una Dependencia, hasta la determinación de su destino final, que puede ser baja documental o conservación permanente en el Archivo Nacional del Ecuador o en el Archivo Histórico que corresponda. Los tipos de archivo que se contemplan en el ciclo vital del documento son: Archivo de Gestión o Activo, Archivo Central, Archivo Intermedio y Archivo Histórico.