Registro Oficial

Nº\n 329

Dr. Alfredo Palacio G.
\n PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DE LA REPUBLICA

En ejercicio de las atribuciones que le conceden los artículos\n 171, numeral 14 concordante con el 179, numeral 2 de la Constitución\n Política de la República del Ecuador y el Art.\n 41 de la Ley de Personal de las Fuerzas Armadas; y, a solicitud\n del señor Ministro de Defensa Nacional, previo pedido\n de la Comandancia General de la Fuerza Terrestre, a través\n del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas,

Decreta:
\n Art. 1°.-¬ Designar a partir del 17 de julio del 2005\n hasta el 17 de enero del 2007, para que desempeñe las\n funciones de "INSTRUCTOR INVITADO", en el Instituto\n de Cooperación para la Seguridad Hemisférica (WHINSEC),\n Fuerte Benning, Georgia, en condiciones de Agregado Militar Adjunto\n a la Embajada del Ecuador en los Estados Unidos de Norteamérica,\n al señor 100114355-9 TCRN. de E. M. PROAÑO DAZA\n JACINTO AGUSTIN, quien percibirá las asignaciones económicas\n determinadas en el reglamento pertinente, con cargo al presupuesto\n del Ministerio de Defensa Nacional, Sección Fuerza Terrestre.

Art. 2°.¬- Los señores ministros de Defensa\n Nacional y Relaciones Exteriores, quedan encargados de la ejecución\n del presente decreto.

Dado en el Palacio Nacional, en Quito, D. M., a 14 de julio\n del 2005.

f.) Alfredo Palacio G., Presidente Constitucional de la República.\n

f.) Gral. A. Solón Espinosa Ayala, Ministro de Defensa\n Nacional.

f.) Dr. Antonio Parra Gil, Ministro de Relaciones Exteriores.\n

Es fiel copia del original.- Lo certifico.

f.) Juan Montalvo Malo, Subsecretario General de la Administración\n Pública.

N°\n 0031

EL MINISTRO DE BIENESTAR SOCIAL

Considerando:

Que el señor doctor Alfredo Palacio G., Presidente\n Constitucional de la República, suscribió el Decreto\n Ejecutivo No. 12 de 22 de abril del 2005, y el artículo\n primero dispone dejar sin efecto todos los nombramientos de los\n funcionarios de libre remoción, los contratos de servicios\n profesionales y ocasionales y dar por terminadas las comisiones\n de servicios interinstitucionales, expedidas y ejecutadas por\n el Gobierno del destituido Presidente de la República,\n ingeniero Lucio Gutiérrez, desde el 15 de enero del 2003,\n hasta el 20 de abril del 2005;

Que mediante Acuerdo Ministerial No. 0044 de 12 de febrero\n del 2003, se designa al señor Luis Venegas Cobos, Jefe\n del Cuerpo de Bomberos de Portoviejo, provincia de Manabí;\n y,

De conformidad a lo que establece el artículo 18 de\n la Ley de Defensa Contra Incendios,

Acuerda:

ARTICULO PRIMERO.- Dejar sin efecto el nombramiento emitido\n mediante Acuerdo Ministerial No. 0044 de 12 de febrero del 2003,\n por el cual se designa al señor Luis Venegas Cobos, Jefe\n del Cuerpo de Bomberos de Portoviejo, provincia de Manabí.

ARTICULO SEGUNDO.- Encargar temporalmente al señor\n Comandante Johnny Segura A., la Jefatura del Cuerpo de Bomberos\n de Portoviejo, provincia de Manabí, hasta que el Consejo\n de Administración y Disciplina remita la terna para designar\n al titular.

Comuníquese.- Dado en Quito, a 10 de junio del 2005.

f.) Dr. Alberto Rigail Arosemena, Ministro de Bienestar Social.

Es fiel copia del original.- Lo certifico.- f.) Jefe de Archivo.-\n 21 de junio del 2005.

N°\n 0032

EL MINISTERIO DE BIENESTAR SOCIAL

Considerando:

Que es necesario reestructurar el Consejo de Administración\n y Disciplina del Cuerpo de Bomberos del Cantón Cotacachi,\n provincia de Imbabura, para que cumpla con sus funciones específicas\n en la institución bomberil, al servicio de la comunidad;

Que mediante Decreto Ejecutivo No. 1659 de 6 de mayo del 2004,\n se reformó el Reglamento General de Aplicación\n a la Ley de Defensa Contra Incendios, disponiendo la creación\n de los consejos de Administración y Disciplina en los\n cuerpos de bomberos cantonales, similares a los existentes en\n las capitales provinciales;

Que, de conformidad con el artículo 6 del decreto ejecutivo,\n el Jefe del Cuerpo de Bomberos del Cantón Cotacachi, provincia\n de Imbabura, remite la terna para nombrar al representante de\n los propietarios de predios urbanos ante el Consejo de Administración\n y Disciplina; y,

En ejercicio de lo dispuesto en el artículo 8 de la\n Ley de Defensa Contra Incendios,

Acuerda:

ARTICULO UNICO.- Designar al señor Fausto Elías\n Romero Baroja, como representante de los propietarios de los\n predios urbanos ante el Consejo de Administración y Disciplina\n del Cuerpo de Bomberos del Cantón Cotacachi, provincia\n de Imbabura.

Comuníquese.- Dado en Quito, a 13 de junio del 2005.

f.) Dr. Alberto Rigail Arosemena, Ministro de Bienestar Social.

Es fiel copia del original.- Lo certifico.- f.) Jefe de Archivo.-\n 21 de junio del 2005.

No.\n 0033

EL MINISTERIO DE BIENESTAR SOCIAL

Considerando:

Que, es necesario reestructurar la Cía. del Cuerpo\n de Bomberos de la Parroquia Noboa, cantón 24 de Mayo,\n provincia de Manabí, para que cumpla con sus funciones\n específicas en bien de la comunidad;

Que, mediante oficio sin número de 15 de abril del\n 2005, el señor Reinaldo Quiroz Cedeño, presenta\n la renuncia irrevocable al cargo de Jefe del Cuerpo de Bomberos\n de la Parroquia Noboa;

Que mediante oficio No. 321 JCBP de 26 de mayo del 2005, el\n Coronel (B) Luis Venegas, Jefe Provincial de Manabí, remite\n la terna para designar Jefe del Cuerpo de Bomberos de la Cía.\n de la parroquia Noboa, provincia de Manabí; y,

De conformidad a lo que establece el artículo 18 de\n la Ley de Defensa Contra Incendios,

Acuerda:

ARTICULO PRIMERO.- Agradecer al señor Comandante del\n (B) Reinaldo Quiroz Cedeño los servicios prestados, como\n Jefe de la Cía. de Bomberos de Noboa, provincia de Manabí.\n

ARTICULO SEGUNDO.- Designar al señor Comandante Yerovy\n López Alcívar, Jefe del Cuerpo de Bomberos de la\n Parroquia Noboa, provincia de Manabí.

Comuníquese.- Dado en Quito, a 13 de junio del 2005.

f.) Dr. Alberto Rigail Arosemena, Ministro de Bienestar Social.

Es fiel copia del original.- Lo certifico.- f.) Jefe de Archivo.-\n 21 de junio del 2005.

N°\n 0034

EL MINISTRO DE BIENESTAR SOCIAL

Considerando:

Que el señor doctor Alfredo Palacio G., Presidente\n Constitucional de la República, suscribió el Decreto\n Ejecutivo N° 12 de 22 de abril del 2005, y el artículo\n primero dispone dejar sin efecto todos los nombramientos de los\n funcionarios de libre remoción, los contratos de servicios\n profesionales y ocasionales y dar por terminadas las comisiones\n de servicios interinstitucionales, expedidas y ejecutadas por\n el Gobierno del destituido Presidente de la República,\n ingeniero Lucio Gutiérrez, desde el 15 de enero del 2003,\n hasta el 20 de abril del 2005;

Que mediante Acuerdo Ministerial N° 3017 de 10 de agosto\n del 2004, se designa al señor Ab. Francisco Pinargotty,\n Jefe del Cuerpo de Bomberos de Manta, provincia de Manabí;\n y,

De conformidad a lo que establece el artículo 18 de\n la Ley de Defensa Contra Incendios,

Acuerda:

ARTICULO PRIMERO.- Dejar sin efecto el nombramiento emitido\n mediante Acuerdo Ministerial N° 3017 de 10 de agosto del\n 2004, por el cual se designa al señor Francisco Pinargotty,\n Jefe del Cuerpo de Bomberos de Manta, provincia de Manabí.\n

ARTICULO SEGUNDO.- Encargar temporalmente al señor\n Comandante Fredy Plantón González, la Jefatura\n del Cuerpo de Bomberos de Manta, provincia de Manabí,\n hasta que el Consejo de Administración y Disciplina remita\n la terna para designar al titular.

Comuníquese.- Dado en Quito, a 13 de junio del 2005.

f.) Dr. Alberto Rigail Arosemena, Ministro de Bienestar Social.

Es fiel copia del original.- Lo certifico.- f.) Jefe de Archivo.-\n 21 de junio del 2005.

No.\n 0035

EL MINISTRO DE BIENESTAR SOCIAL

Considerando:

Que el señor doctor Alfredo Palacio G., Presidente\n Constitucional de la República, suscribió el Decreto\n Ejecutivo N° 12 de 22 de abril del 2005, y el artículo\n primero dispone dejar sin efecto todos los nombramientos de los\n funcionarios de libre remoción, los contratos de servicios\n profesionales y ocasionales y dar por terminadas las comisiones\n de servicios interinstitucionales, expedidas y ejecutadas por\n el Gobierno del destituido Presidente de la República,\n ingeniero Lucio Gutiérrez Borbúa, desde el 15 de\n enero del 2003, hasta el 20 de abril del 2005;

Que mediante Acuerdo Ministerial N° 4308 de 5 de octubre\n del 2004, se designa al señor Coronel (B) Hugo Ruilova\n Murillo, Jefe del Cuerpo de Bomberos de Machala, provincia de\n El Oro; y,

De conformidad a lo que establece el artículo 18 de\n la Ley de Defensa Contra Incendios,

Acuerda:

ARTICULO PRIMERO.- Dejar sin efecto el nombramiento emitido\n mediante Acuerdo Ministerial N° 4308 de 5 de octubre del\n 2004, por el cual se designa al señor Coronel (B) Hugo\n Ruilova Murillo, Jefe del Cuerpo de Bomberos de Machala, provincia\n de El Oro.

ARTICULO SEGUNDO.- Encargar al señor Dennys Arcentales\n Fernández, las funciones de Jefe del Cuerpo de Bomberos\n de Machala, provincia de El Oro, hasta que se reúna el\n Consejo de Administración y Disciplina de la entidad bomberil\n y elabore la terna para designar al titular de la institución.

Comuníquese.- Dado en Quito, a 13 de junio del 2005.

f.) Dr. Alberto Rigail Arosemena, Ministro de Bienestar Social.

Es fiel copia del original.- Lo certifico.- f.) Jefe de Archivo.-\n 21 de junio del 2005.

N°\n 0036

EL MINISTRO DE BIENESTAR SOCIAL

Considerando:

Que el señor doctor Alfredo Palacio G., Presidente\n Constitucional de la República, suscribió el Decreto\n Ejecutivo N° 12 de 22 de abril del 2005, y el artículo\n primero dispone dejar sin efecto todos los nombramientos de los\n funcionarios de libre remoción, los contratos de servicios\n profesionales y ocasionales y dar por terminadas las comisiones\n de servicios interinstitucionales, expedidas y ejecutadas por\n el Gobierno del destituido Presidente de la República,\n ingeniero Lucio Gutiérrez Borbúa, desde el 15 de\n enero del 2003, hasta el 20 de abril del 2005;

Que, mediante Acuerdo Ministerial N° 4694 de 13 de enero\n del 2005, se designa al señor Francisco Eliseo Ulloa Moina,\n Jefe del Cuerpo de Bomberos de Pedernales, provincia de Manabí;\n y,

De conformidad a lo que establece el artículo 18 de\n la Ley de Defensa Contra Incendios,

Acuerda:

ARTICULO PRIMERO.- Dejar sin efecto el nombramiento emitido\n mediante Acuerdo Ministerial N° 4694 de 13 de enero del 2005\n por el cual se designa al señor Francisco Eliseo Ulloa\n Moina, Jefe del Cuerpo de Bomberos de Pedernales, provincia de\n Manabí.

ARTICULO SEGUNDO.- Encargar al señor Milton Reinaldo\n Canchingre Arteaga, las funciones de Jefe del Cuerpo de Bomberos\n de Pedernales, provincia de Manabí, hasta que se reúna\n el Consejo de Administración y Disciplina de la entidad\n bomberil y elabore la terna para designar al titular de la institución.

Comuníquese.- Dado en Quito, a 13 de junio del 2005.

f.) Dr. Alberto Rigail Arosemena, Ministro de Bienestar Social.

Es fiel copia del original.- Lo certifico.- f.) Jefe de Archivo.-\n 21 de junio del 2005.

No.\n 0037

EL MINISTRO DE BIENESTAR SOCIAL

Considerando:

Que el señor doctor Alfredo Palacio G., Presidente\n Constitucional de la República, suscribió el Decreto\n Ejecutivo No. 12 del 22 de abril del 2005, y el artículo\n primero dispone dejar sin efecto todos los nombramientos de los\n funcionarios de libre remoción, los contratos de servicios\n profesionales y ocasionales y dar por terminadas las comisiones\n de servicios interinstitucionales, expedidas y ejecutadas por\n el Gobierno del destituido Presidente de la República\n ingeniero Lucio Gutiérrez Borbúa, desde el 15 de\n enero del 2003 hasta el 20 de abril del 2005;

Que, mediante Acuerdo Ministerial No. 4917 de 11 de marzo\n del 2004 se designa al señor Eduardo Reyes Guerrero, Jefe\n del Cuerpo de Bomberos de Tena, provincia de Napo; y,

De conformidad a lo que establece el artículo 18 de\n la Ley de Defensa Contra Incendios,

Acuerda:

ARTICULO PRIMERO.- Dejar sin efecto el nombramiento emitido\n mediante Acuerdo Ministerial N° 4917 de 11 de marzo del 2004\n por el cual se designa al señor Eduardo Reyes Guerrero,\n Jefe del Cuerpo de Bomberos de Tena, provincia de Napo.

ARTICULO SEGUNDO.- Encargar al señor Ignacio David\n Aguinda Shiguango, las funciones de Jefe del Cuerpo de Bomberos\n de Tena, provincia de Napo, hasta que se reúna el Consejo\n de Administración y Disciplina de la entidad bomberil\n y elabore la terna para designar al titular de la institución.

Comuníquese.- Dado en Quito, a 13 de junio del 2005.

f.) Dr. Alberto Rigail Arosemena, Ministro de Bienestar Social.

Es fiel copia del original.- Lo certifico.- f.) Jefe de Archivo.-\n 21 de junio del 2005.

No.\n 0038

EL MINISTRO DE BIENESTAR SOCIAL

Considerando:

Que el señor doctor Alfredo Palacio G., Presidente\n Constitucional de la República, suscribió el Decreto\n Ejecutivo N° 12 de 22 de abril del 2005, y el artículo\n primero dispone dejar sin efecto todos los nombramientos de los\n funcionarios de libre remoción, los contratos de servicios\n profesionales y ocasionales y dar por terminadas las comisiones\n de servicios interinstitucionales, expedidas y ejecutadas por\n el Gobierno del destituido Presidente de la República,\n ingeniero Lucio Gutiérrez Borbúa, desde el 15 de\n enero del 2003, hasta el 20 de abril del 2005;

Que mediante Acuerdo Ministerial N° 4505 de 23 de noviembre\n del 2004, se designa al señor Capitán (B) René\n Ramírez Muñoz, Jefe del Cuerpo de Bomberos de Cotacachi,\n provincia de Imbabura; y,

De conformidad a lo que establece el artículo 18 de\n la Ley de Defensa Contra Incendios,

Acuerda:

ARTICULO PRIMERO.- Dejar sin efecto el nombramiento emitido\n mediante Acuerdo Ministerial N° 4505 de 23 de noviembre del\n 2004 por el cual se designa al señor Capitán (B)\n René Ramírez Muñoz, Jefe del Cuerpo de Bomberos\n de Cotacachi, provincia de Imbabura.

ARTICULO SEGUNDO.- Encargar al señor Fausto Germánico\n Gómez, las funciones de Jefe del Cuerpo de Bomberos de\n Cotacachi, provincia de Imbabura, hasta que se reúna el\n Consejo de Administración y Disciplina de la entidad bomberil\n y elabore la terna para designar al titular de la institución.

Comuníquese.- Dado en Quito, a 13 de junio del 2005.

f.) Dr. Alberto Rigail Arosemena, Ministro de Bienestar Social.

Es fiel copia del original.- Lo certifico.- f.) Jefe de Archivo.-\n 21 de junio del 2005.

No.\n CNA-001-2005

EL CONSEJO NACIONAL DE ARCHIVOS

Considerando:

Que el Reglamento a la Ley Orgánica de Transparencia\n y Acceso a la Información Pública, en la disposición\n general ordena que el Sistema Nacional de Archivos prepare y\n expida un instructivo para que las instituciones sometidas a\n dicha ley orgánica, cumplan con sus obligaciones relativas\n a archivos y custodia de información, a fin de poner a\n disposición de quienes legal y justificadamente la necesiten;

Que en el marco de este instructivo es necesario establecer\n procedimientos técnicos que permitan estandarizar la aplicación\n de los procesos archivísticos, desde el ingreso del documento\n hasta la custodia, de todos los documentos considerados de propiedad\n de las instituciones públicas y privadas con participación\n del Estado, cuya aplicación será responsabilidad\n de cada una de estas entidades y los encargados de los archivos\n institucionales;

Que para cumplir con estos requerimientos la Dirección\n del Sistema Nacional de Archivos, preparó un instructivo\n que permita cumplir el objetivo descrito;

Que es obligación de la Dirección del Sistema\n Nacional de Archivos, supervisar que se cumpla lo descrito en\n el instructivo, así como buscar los mecanismos más\n adecuados para que se capacite sobre la utilización del\n mismo; y,

Que de conformidad con lo que establece el Art. 5 literal\n c) de la Ley del Sistema Nacional de Archivos,

Resuelve:

EXPEDIR EL INSTRUCTIVO DE ORGANIZACION BASICA Y GESTION DE\n ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS PARA CUMPLIR CON LO DISPUESTO EN LA\n LEY ORGANICA Y REGLAMENTO GENERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A\n LA INFORMACION PUBLICA.

Art. 1.- El presente instructivo será de uso y aplicación\n obligatoria en todos los organismos, entidades e instituciones\n del sector público y privado con participación\n del Estado.

Art. 2.- Las máximas autoridades, jefes de unidades\n administrativas y personal encargado del manejo y administración\n de documentos y archivos, serán los responsables de acatar\n y dar cumplimiento a la formación de archivos, facilitar\n su organización y mantenimiento de tal manera que se inserten\n las áreas de archivo central en los organigramas estructurales\n y funcionales de cada entidad.

Art. 3.- Las autoridades de las entidades involucradas a nivel\n nacional, tendrán la obligación de disponer se\n cumpla con los procedimientos detallados en este instructivo;\n su incumplimiento deberá ponerse en conocimiento de los\n organismos de control a fin de que ellos sancionen de acuerdo\n con la Ley Orgánica y Reglamento General de Transparencia\n y Acceso a la Información Pública.

Dado en el Distrito Metropolitano de Quito, el siete de julio\n del año dos mil cinco.

f.) Beatriz Parra Durango, Subsecretaria de Cultura, Presidenta\n del Consejo Nacional de Archivos.

CONSEJO NACIONAL DE ARCHIVOS

DIRECCION DEL SISTEMA NACIONAL
\n DE ARCHIVOS

INSTRUCTIVO DE
\n ORGANIZACION BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS
\n Para uso obligatorio en los archivos de las instituciones públicas\n y privadas contempladas en la Ley del Sistema Nacional de Archivos\n y la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información\n Pública.

INSTRUCTIVO DE ORGANIZACION BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

INDICE GENERAL

CONTENIDO

i. Resolución administrativa
\n ii. Introducción
\n iii. Objetivos del instructivo
\n iv. Ámbito de aplicación
\n v. Normas para actualización y mantenimiento del instructivo
\n vi. Organización institucional
\n vi.1 Funciones

vi.1.1 De la Unidad de Archivo Central
\n vi.1.2 Del Archivo Pasivo
\n vi.1.3 Del archivo de oficina y archivos descentralizados

I. CATEGORIAS DE LOS ARCHIVOS

II. DESCRIPCION DEL SISTEMA

II.1 Gestión Documental

II.1.1 De la entrada del documento

a) Recepción
\n b) Calificación
\n c) Apertura y sello
\n d) Registro y control
\n e) Distribución de comunicaciones
\n f) Organización de los archivos de
\n registros de control (tarjeteros)

II.1.2 Del proceso de la gestión del documento

a) Trámite y control interno del documento en una unidad\n administrativa
\n b) Siglas de identificación y numeración del documento\n
\n c) Elaboración de respuesta

II.1.3 De la salida del documento

a) Control y despacho de los documentos

II.1.4 De la retroalimentación de la información

a) Cancelación del control de trámite
\n b) Control de préstamo interno de documentos

III. ORGANIZACION DE ARCHIVOS

IV. CODIFICACION Y ETIQUETACION DE CARPETAS

V. GUIAS PARA LA FORMACION DE ARCHIVOS EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS\n

VI. CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS
\n VI.1 Tabla de plazos de conservación documental
\n VI.2 Áreas físicas de los archivos

VII. DESCRIPCION DOCUMENTAL

VIII. DIFUSION DE LA INFORMACION

IX. ACCESO Y CONSULTA DE ARCHIVOS

X. PROCEDIMIENTO DE ACCESO A LA INFORMACION

XI. PROHIBICION DE ACCESO A LOS ARCHIVOS RESERVADOS

XII. PROHIBICIONES Y SANCIONES GENERALES DE ACCESO

XIII. ANEXOS

MODELOS DE FORMATOS PARA USO EN LOS ARCHIVOS CENTRALES Y ARCHIVOS\n DE GESTION

GLOSARIO DE TERMINOS ARCHIVISTICOS

ii. INTRODUCCION

Los archivos de las instituciones públicas y privadas\n representan la gestión de cada una de ellas y la memoria\n de las actividades cumplidas en la administración. Estos\n archivos constituyen testimonios jurídicos y administrativos\n para los ciudadanos y para el propio Estado, por lo que se hace\n necesario salvaguardar los documentos que forman parte del acervo\n documental que constituirá la historia y patrimonio del\n Estado.

Para cumplir con este objetivo la Sra. María Luisa\n Marconi, Directora del Sistema Nacional de Archivos, ha preparado\n el INSTRUCTIVO DE ORGANIZACION BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS,\n como un instrumento didáctico que permita guiar la organización\n y custodia de documentos y archivos, aplicando normas técnicas\n universales. Se ha recibido un valioso aporte en la revisión\n de este Instructivo del Ing. Carlos Arias Valenzuela, profesional\n en el área de administración, consultor archivístico\n y miembro del Consejo Nacional de Archivos.

En la descripción del proceso archivístico se\n pretende unificar algunas tareas técnico-administrativas\n de registro, control, distribución, despacho, archivo\n y conservación de documentos que se tramitan en las instituciones\n públicas y privadas con participación del Estado.

Estas tareas que, posiblemente, las vienen cumpliendo independientemente\n algunas unidades administrativas, deberán ser realizadas\n por una Unidad de Archivo Central, cuando así lo amerite;\n esto permitirá mantener el control y seguimiento de los\n trámites y acciones internas, así como mejorar\n la organización de los archivos de gestión. En\n síntesis, con este instructivo se pretende normar racionalmente\n lo que se conoce como administración de documentos y archivos.

La administración de documentos y archivos debe ser\n planificada y debe adaptarse a los intereses, requerimientos\n y realidad específicos de cada institución, tomando\n en cuenta aquellos elementos considerados básicos y elementales\n como: la entrada, el proceso, la salida y la retroalimentación\n de la información documental; a este proceso se deben\n añadir los formatos que sean necesarios y que permitan\n optimizar los procesos de Control y Gestión.

Este instructivo, por su claridad y sencillez en la estructura\n del contenido, brindará el apoyo y orientación\n en la consulta y comprensión del proceso técnico\n que se quiere implementar en las instituciones públicas\n y privadas; por tanto, facilitará el conocimiento elemental\n para quienes desconozcan el manejo de documentos y archivos administrativos.

Con el presente instructivo se cumple lo dispuesto en la disposición\n general del Reglamento General a la Ley Orgánica de Transparencia\n y Acceso a la Información Pública, en cuanto se\n refiere a dictar directrices para una adecuada organización,\n difusión, custodia y mantenimiento de documentos y archivos.\n A través de la Dirección del Sistema Nacional de\n Archivos, SINAR, se brindará asesoría o asistencia\n técnica y capacitación para satisfacer y absolver\n inquietudes y requerimientos que tengan las entidades involucradas.

iii. OBJETIVOS DEL INSTRUCTIVO

_ Dotar al Sistema Nacional de Archivos del país de\n un proceso de administración de documentación y\n archivo de aplicación general.

_ Determinar niveles de responsabilidad sobre la ejecución\n de tareas en el campo archivístico.

_ Servir como material de consulta en el caso de dudas sobre\n la aplicación o ejecución de procedimientos dentro\n del manejo de documentos y archivos y su organización.

_ Garantizar la fluidez y la agilidad en los trámites\n que deben atenderse en la difusión e información\n que el usuario requiera; esto para cumplir con la Ley Orgánica\n de Transparencia y Acceso a la Información Pública\n y su reglamento.

iv. AMBITO DE APLICACION

Este instructivo está dirigido a todos los organismos,\n entidades e instituciones del sector público y privado\n que tengan participación del Estado, en los términos\n establecidos en los Arts. 1 y 3 de la LOTAIP, y será aplicado\n en todas las unidades administrativas de servicios archivísticos\n existentes en cada una de dichas dependencias.

v. NORMAS PARA ACTUALIZACION Y MANTENIMIENTO DEL INSTRUCTIVO

La información del Instructivo está actualizada\n a la fecha de su aprobación. Se recomienda su revisión\n de manera eventual, para esto deberá acogerse las sugerencias\n de los usuarios o personal involucrado directamente en su manejo.\n Se observarán las siguientes normas para actualización\n y mantenimiento:

1. Cualquier reforma al Instructivo se preparará en\n la Dirección del Sistema Nacional de Archivos, por iniciativa,\n a pedido del Consejo Nacional de Archivos o de otra Institución\n del sector público y privado sujeto a la Ley del Sistema\n Nacional de Archivos y Ley Orgánica de Transparencia y\n Acceso a la Información Pública.

2. Todo tipo de actualización de la información\n contenida en el presente Instructivo deberá distribuirse\n a cada uno de los organismos, entidades e instituciones que posean\n un ejemplar del mismo.

3. La distribución de la actualización del Instructivo\n se la hará mediante una comunicación en la que\n se explique las páginas que deben extraerse y las que\n deben colocarse.

4. Las páginas extraídas del Instructivo deberán\n ser destruidas de inmediato.

vi. ORGANIZACION INSTITUCIONAL

Las instituciones deberán contar con la Unidad de Archivo\n Central, que dependerá de la Secretaría General\n o en su ausencia de la Dirección Administrativa y las\n secretarías y archivos de las unidades administrativas,\n dependerán jerárquicamente de los directores o\n jefes y funcionalmente para la aplicación del sistema,\n de la Unidad de Archivo Central, con el que mantendrán\n coordinación permanente.

vi.1 FUNCIONES

vi.1.1 De la Unidad de Archivo Central (AAC)
\n Las funciones que se detallan a continuación deberán\n considerarse como actividades básicas y propias en las\n áreas que conformen esta unidad:

_ Dirigir las actividades de correspondencia y archivo a nivel\n institucional, que permitan la planificación, organización,\n control, supervisión y coordinación con las demás\n unidades administrativas de la institución.

_ Asignar funciones al personal que integra el Área\n de Archivo Central.

_ Supervisar el cumplimiento del sistema de administración\n documental y archivos.
\n _ Elaborar la Tabla de Plazos de Conservación Documental\n (TPCD) en coordinación con los archivos de las unidades\n administrativas.

_ Recibir, calificar, registrar y distribuir la correspondencia\n que ingresa a la institución.

_ Mantener actualizados los registros de control de las comunicaciones\n y los archivos.

_ Informar sobre el estado del trámite de los documentos\n (en base a plazos establecidos).

_ Despachar con oportunidad la correspondencia elaborada en\n las diferentes unidades administrativas y control de los medios\n de entrega.

_ Participar técnicamente en las evaluaciones de documentos.

_ Programar y ejecutar la conservación documental a\n través de la microfilmación o la aplicación\n de otros medios informáticos como la digitalización,\n de acuerdo con las necesidades de la institución.

_ Atender pedidos de referencia del usuario y personal de\n la institución y llevar registro de los préstamos\n de documentos.

_ Atender a los usuarios que requieran acceso a la información,\n según establece la Ley Orgánica y Reglamento de\n Transparencia y Acceso a la Información Pública.\n

_ Establecer la participación obligatoria en programas\n de adiestramiento archivístico a todo el personal que\n tenga bajo su responsabilidad el manejo de documentos y archivos.

_ Presentar informes de avance o evaluación de trabajos\n y novedades del AAC a su inmediato superior.
\n Otras que le fueran encomendadas por su inmediato superior y\n que tengan relación con la Administración Documental.

vi.1.2 DEL ARCHIVO PASIVO (INACTIVO)

Son funciones las siguientes:

_ Establecer los períodos cronológicos de transferencias\n documentales de los archivos de oficina al Área de Archivo\n Central (Pasivo).

_ Recibir, controlar y comprobar el inventario de la documentación\n transferida de las unidades administrativas, que han cumplido\n los plazos de permanencia y legalizar el "Acta de Entrega-Recepción\n de documentos".

_ Organizar y custodiar la documentación transferida\n de las unidades administrativas.

_ Ubicar la documentación que recibe en las estanterías,\n con su respectivo código que corresponde a cada unidad\n administrativa.

_ Llevar un registro de ubicación de los archivos.\n

_ Atender a pedidos de referencia y llevar registro de sus\n préstamos de documentos.
\n _ Atender solicitudes de copias de la documentación de\n archivo, previa autorización del superior.

_ Actualizar el inventario de los archivos de cada unidad\n administrativa.

_ Recomendar sobre posible eliminación de papeles obsoletos\n de archivos (AAC).

_ Coordinar con las diversas unidades administrativas para\n la recepción de archivos.

_ Adiestrar al personal que administra los archivos en las\n unidades administrativas, sobre el proceso de transferencias\n de archivos al Archivo Pasivo.

_ Sugerir diseño de nuevos formularios para mejoramiento\n del sistema (AAC).

_ Operar equipos de computación para la información.

_ Información al inmediato superior sobre novedades\n del Archivo Pasivo.

_ Participación en seminarios y cursos, relacionados\n a la materia archivística.

Otras que le fueran encomendadas por su inmediato superior\n y que tengan relación con la Administración Documental.

vi.1.3 DEL ARCHIVO DE OFICINA Y ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS\n (De las Secretarias y Archivos de las Unidades Administrativas)

Son funciones las siguientes:

_ Recibir y controlar las comunicaciones registradas en el\n Área de Archivo Central.

_ Distribuir la correspondencia a la autoridad o funcionarios\n respectivos.

_ Informar al responsable de la unidad administrativa el estado\n de atención de trámites.

_ Elaborar y actualizar el registro (tarjetero) de control\n y trámite de documentos para información ágil.

_ Coordinar con el Área de Archivo Central (AAC).

_ Seguimiento y control de las comunicaciones que pasarán\n a otras unidades administrativas.

_ Impedir la eliminación de documentos sin previa evaluación\n y autorización escrita.

_ Proporcionar información solicitada por parte de\n los ciudadanos, de la Administración Pública y\n de funcionarios de la propia institución.

_ Cumplir las normas establecidas por el Área de Archivo\n Central.

_ Organizar, clasificar y archivar la documentación\n de la unidad.

_ Conservar la documentación según plazos establecidos\n en la TPCD.

_ Atender el acceso de información según procedimientos\n establecidos.

_ Control y recuperación de los documentos a través\n de un registro de préstamo.

_ Evaluar periódicamente la documentación para\n su permanencia, eliminación o envío al Archivo\n Central, en base a los procedimientos establecidos.

_ Preparar las transferencias documentales según normas\n establecidas.

_ Llevar el inventario de archivos y actualizarlo.

_ Elaborar la guía de formación de archivos\n de la unidad.

Otras que le fueran encomendadas por su inmediato superior\n y que tengan relación con la Administración Documental.

I. CATEGORIAS DE ARCHIVOS

Los archivos del país se clasifican dentro de las siguientes\n categorías:

1. Archivo Activo

Constituye la documentación producto de la actividad\n institucional, documentación que es sometida a continua\n utilización y consulta. Se encuentran en los siguientes\n archivos:

a) Archivo de Recepción y Registro

Constituye el inicio de la gestión documental;

b) Archivos de Oficina

Son archivos generados por las actividades de cada unidad\n administrativa. Su función es la organización y\n la conservación de la documentación mientras su\n utilización es constante;

c) Archivo Central

Este archivo es único en cada entidad y podrá\n contener el Archivo de Recepción y Registro; es el responsable\n del control del tratamiento documental que se produce en cada\n unidad administrativa y de recibir la documentación considerada\n pasiva que le transfieren los archivos de oficina; y,

d) Archivo Descentralizado

Archivo independiente del Archivo Central, con las mismas\n responsabilidades del Archivo de Oficina.

2. Archivo Intermedio

Administrador de las series documentales transferidas por\n los archivos centrales de las instituciones de servicio público,\n permanece en éste hasta que prescriban sus valores administrativos.

3. Archivo Histórico / Permanente.

Administrador de la documentación con valores históricos\n y culturales, custodio del Patrimonio Documental.

II. DESCRIPCION DEL SISTEMA

Las instituciones producen documentos en todas sus gestiones,\n los documentos son un recurso y un activo organizacional, como\n recurso, proveen información y como activo, proveen documentación,\n por lo tanto las instituciones, se integrarán a un Sistema\n de Administración Documental.

II.1 GESTION DOCUMENTAL

Es el inicio de la gestión institucional que establece\n los procedimientos de entrada, proceso, salida y retroalimentación\n de la información.
\n Los archivos en su categoría serán responsables\n de cumplir los siguientes procedimientos:

II.1.1 DE LA ENTRADA DEL DOCUMENTO

Se compone de los documentos que recibe en su ámbito\n y cumple los siguientes pasos:

a) Recepción;

b) Calificación;

c) Apertura y sello;

d) Registro y control;

e) Distribución de comunicaciones; y,

f) Organización de los archivos de control (tarjeteros).

a) Recepción de documentos

Para la recepción de documentos se observan los siguientes\n principios:

1. El Área de Archivo Central (AAC), es responsable\n de la recepción oficial de la documentación dirigida\n a la entidad, ninguna otra instancia o persona de la entidad\n deberá, si no tiene una disposición por escrito,\n recibir la documentación oficial para su trámite.

2. El AAC, tendrá la obligación de receptar\n el documento consignando los datos respectivos, según\n el control adoptado por la institución, va respaldada\n por un sello institucional o formato. Ejemplo: DSINAR-RD-01 RECEPCION\n DE DOCUMENTOS (ANEXO 1);

b) Calificación de documentos

La calificación de las comunicaciones recibidas consiste\n en determinar si son de carácter oficial o personal.

Documentos oficiales:

Se califican como documentos oficiales en los siguientes casos:

_ Cuando el sobre va dirigido a nombre de la institución.

_ Cuando el sobre va dirigido el cargo del funcionario.

_ Cuando el sobre va dirigido el nombre y cargo del funcionario.

Documentos personales:

Se califican como documentos personales en los siguientes\n casos:

_ Cuando el sobre va dirigido el nombre de la persona y la\n institución donde labora (el nombre de la institución\n se entiende como referencia de dirección).

_ Cuando está impreso en el sobre la leyenda "PERSONAL".

Los documentos calificados como personales, se entregarán\n cerrados al destinatario previo registro de los principales datos\n de referencia del sobre.

Cuando exista duda sobre el documento calificado como personal\n y se presuma que sea oficial, el responsable de esta actividad,\n utilizará un sello en el sobre con la leyenda: "EN\n CASO DE SER OFICIAL, FAVOR DEVOLVER AL ARCHIVO CENTRAL PARA SU\n REGISTRO";
\n c) Apertura y sello

1. Todas las comunicaciones recibidas y calificadas como oficiales,\n serán abiertas y revisadas por el responsable designado\n para esta labor, quien determinará si el documento cumple\n con los requisitos establecidos por la institución de\n acuerdo al tipo de trámite, igualmente verificará\n si el documento tiene la firma de responsabilidad, la dirección\n para la respuesta, existencia de anexos, fechas, etc.

2. Todas las comunicaciones oficiales serán selladas\n con la leyenda "Correspondencia oficial" del (nombre\n de la Institución) y se anotará la fecha y número\n de registro del trámite, estos datos se harán constar\n en la parte superior del documento. Estos documentos pasarán\n a ser propiedad de la institución;

d) Registro y control de trámite de los documentos

1. El registro de documentos constituye un acto jurídico\n y administrativo que responsabiliza a la institución en\n el cumplimiento eficiente de un trámite.
\n 2. El registro de documentos garantiza al usuario el control\n y seguimiento de la documentación recibida, la distribución\n a la unidad que se encargará del trámite en forma\n ágil y oportuna, la organización de la documentación\n generada y la conservación y el acceso para futuros requerimientos.

3. El Área de Archivo Central recibe la documentación\n oficial, elabora inmediatamente el registro y control de trámite\n de los documentos, estableciendo el mecanismo de seguimiento\n administrativo del trámite.

4. Las comunicaciones "PERSONALES", O "CONFIDENCIALES"\n una vez abiertas por los destinatarios se determinen contener\n asuntos oficiales, deben ser devueltas al Área de Archivo\n Central para su registro.

5. El registro y control de trámite de los documentos\n se lo realizará a través de un formato. Ejemplo:\n DSINAR-RCD-01, REGISTRO Y CONTROL DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS\n (ANEXO 2);

e) Distribución de comunicaciones

1. El Área de Archivo Central distribuirá con\n la mayor rapidez los documentos oficiales registrados a las unidades\n administrativas que les corresponde atender el trámite,\n de acuerdo a procedimientos internos establecidos para el formato\n DSINAR-RCD-01; y,

f) Organización de los archivos de registro de control\n (tarjeteros)

1. El Área de Archivo Central, manejará archivos\n de los formatos de Control por Remitente (Asunto u Organizacional)\n y Numérico para el formato DSINAR-RCD-01.

2. Las unidades administrativas, establecerán el Tarjetero\n de Control por Remitente (Asunto u Organizacional) para el formato\n DSINAR-RCD-01.

II.1.2 DEL PROCESO DE LA GESTION DEL DOCUMENTO

1. A efectos de garantizar un seguimiento y control de los\n documentos en trámite y un adecuado manejo documental\n por parte de las unidades administrativas de la entidad, se observan\n los siguientes principios básicos:

2. La unidad administrativa debe tener constancia de su creación\n y definido su nivel jerárquico y funcional en la estructura\n institucional y un responsable que la dirija.

3. La instancia responsable de la recepción, secuencia\n del registro, seguimiento y tenencia de los documentos son las\n secretarias a nivel de unidad administrativa.

a) Trámite y control interno del documento en una unidad\n administrativa

1. El seguimiento y control del documento en trámite\n que pasa a otra unidad administrativa, se efectuará por\n medio de un control interno de documentos, diseñado por\n el Archivo Central.

2. El éxito del control y seguimiento de los trámites\n implica la coordinación y colaboración de las unidades\n administrativas con el Archivo Central.

3. Las secretarias de las unidades administrativas entregarán\n en forma ágil a los tramitadores para el establecimiento\n de la respuesta;

b) Siglas de identificación y numeración del\n documento

1. Las unidades administrativas deberán utilizar en\n sus comunicaciones una sigla que la identifique de las demás,\n pudiendo ser numérico, alfabético o alfanumérico.

2. En el caso de que las unidades administrativas se encuentren\n descentralizadas, llevarán la numeración de sus\n documentos creados, cada una de ellas.

3. En el caso de que exista una numeración centralizada,\n a través de la AAC, se mantendrá el mismo procedimiento.

4. La numeración de documentos creados internos y externos\n será consecutiva ANUAL, manteniendo una relación\n correlativa completa.

5. La unidad administrativa (Secretaría General) es\n la responsable del control, registro, numeración, fechado\n y distribución de los ACUERDOS, CONTRATOS, CONVENIOS,\n DECRETOS Y RESOLUCIONES. La numeración es consecutiva\n por cada período de Gobierno; y,

c) Elaboración de respuestas

1. Para cada tipo de trámite, la unidad administrativa\n establecerá el número de copias a utilizarse y\n su distribución.

2. Toda respuesta oficial al igual que los anexos llevará\n en las copias y al pie del documento la sumilla de firma de responsabilidad\n de los funcionarios que intervienen en la elaboración.

II.1.3 DE LA SALIDA DEL DOCUMENTO

1. Los tramitadores son los responsables de la atención\n a los documentos que reciben, debiendo reducir al máximo\n el tiempo establecido para cada tipo de trámite, sobre\n todo para el caso de correspondencia urgente.

2. La correspondencia de salida, en caso de haber respuesta\n oficial, conservará en todos los casos una copia que será\n integrada al expediente respectivo y una copia para la Unidad\n del Archivo Central.

3. La salida de correspondencia derivados de trámites\n emprendidos por la institución, constituyen un importante\n factor para que la entidad cumpla oportuna y completamente la\n función que le corresponde dentro del aparato estatal,\n manteniendo en forma efectiva el servicio de comunicación\n con el usuario, con otras instituciones o internamente.

a) Control y despacho de los documentos

1. El Archivo Central es el responsable del despacho de los\n documentos de la institución con la máxima agilidad,\n siendo el único autorizado para distribuir a nivel nacional\n o internacional la correspondencia de salida de las diferentes\n unidades administrativas, que le será entregada directamente\n por la Secretaria de la Unidad de Trámite.

2. Todo documento que se envíe a través de FAX\n U OTRO MEDIO ELECTRONICO, que no garantice la durabilidad de\n la información, será remitido el original inmediatamente\n a su destinatario.
\n 3. La Unidad del Archivo Central, establecerá un registro\n de salida de correspondencia, debiendo utilizar un formato. Ejemplo:\n DSINAR-RSC-01 REGISTRO DE SALIDA DE CORRESPON-DENCIA (ANEXO 3).

4. En el caso de entrega de correspondencia a través\n de empresas intermediarias de encomiendas nacionales o internacionales,\n se utilizará el mismo registro, indicando los datos de:\n Transporte utilizado y nombre de la empresa, fecha y número\n de guía de envío.

II.1.4 DE LA RETROALIMETACION DE LA INFORMACION

1. El Archivo Central ejerce la función de información\n al usuario siendo responsable de llevar eficientemente el control\n del trámite iniciado.

2. El Archivo Central es el responsable de actualizar la salida\n de la gestión documental con la de entrada a través\n del retorno del formato DSINAR-RCD-01 REGISTRO Y CONTROL DE TRAMITE\n DE DOCUMENTOS en el tarjetero respectivo.

a) Cancelación del control de trámite

1. En el caso de que exista respuesta oficial, la copia de\n la comunicación o respuesta que reciba el Archivo Central,\n será archivada en orden numérico o cronológico\n por procedencia a nombre de la unidad administrativa, en orden\n orgánico estructural.

2. Los trámites que no requieran contestación,\n la autoridad ordenará la acción de archivo con\n su firma y fecha en el casillero del formato DSINAR-RCD-01; la\n Secretaria actualizará la acción en su registro\n y devolverá el formato DSINAR-RCD-01 al

Loading..